Lohnabrechnung einrichten für den ersten Mitarbeiter

Was muss ich vor der ersten Gehaltszahlung einrichten?

Richten Sie vor der Lohnzahlung die steuerliche Identität des Arbeitgebers, die Lohnkonten, die Unterlagen des Mitarbeiters, das Einbehaltsverfahren und das Verfahren zur Abführung ein. Eine Gehaltszahlung löst Steuer- und Meldepflichten aus, auch wenn das Unternehmen nur einen Mitarbeiter hat (IRS: Publication 15).

1. Klären Sie die steuerliche Einordnung des Unternehmens auf Bundesebene und den Arbeitsort des Mitarbeiters. Der Name einer LLC allein zeigt nicht, ob ihr Eigentümer Arbeitnehmer ist (IRS: Single-Member-LLCs).
2. Besorgen Sie die EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) und die Lohnkonten, die am Arbeitsort des Mitarbeiters vorgeschrieben sind (IRS: EIN; California EDD: Registrierung).
3. Holen Sie die Einstellungsformulare ein und prüfen Sie Namen und Social Security Number (SSN, US-Sozialversicherungsnummer) des Mitarbeiters. Legen Sie Lohn, Zahltag und Abrechnungszeitraum fest (IRS: Mitarbeiter einstellen; IRS: Publication 15).
4. Berechnen Sie Einbehalt und Arbeitgebersteuern, richten Sie elektronische Abführungen an den Bund ein und planen Sie dann Erklärungen an Bund und Bundesstaat sowie die Meldung neuer Mitarbeiter im Kalender ein (IRS: Abführung und Meldung; California EDD: neue Mitarbeiter).

Ist der Mitarbeiter möglicherweise ein selbstständiger Auftragnehmer, klären Sie zuerst den Status als Arbeitnehmer oder Auftragnehmer, bevor Sie den Weg der Lohnabrechnung wählen.

Welche Arbeitgeberkonten brauche ich auf Bundesebene und in meinem Heimatstaat?

Ein Arbeitgeber braucht eine EIN, um die Lohnsteuern auf Bundesebene zu melden, und die Konten, die sein Bundesstaat für dort gezahlte Löhne verlangt. Eine Single-Member-LLC, die für die Einkommensteuer steuerlich nicht eigenständig ist, verwendet für Löhne an Mitarbeiter weiterhin den eigenen Namen und die eigene EIN der LLC (IRS: EIN; IRS: Single-Member-LLCs).

Anforderungen der Bundesstaaten und Gemeinden unterscheiden sich. Prüfen Sie vor der ersten Gehaltsabrechnung die Behörde für den Arbeitsort des Mitarbeiters. Das kalifornische Konto ist ein Beispiel und kein landesweites Konto. Arbeitet der Mitarbeiter in einem zweiten Bundesstaat, siehe Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat.

In Kalifornien muss sich ein Unternehmen, das Mitarbeiter einstellt, innerhalb von 15 Tagen registrieren, nachdem es in einem Kalenderquartal mehr als $100 gezahlt hat (California EDD: Auslöser der Registrierung).

Welche Formulare und Angaben hole ich bei der Einstellung ein?

Holen Sie ein unterschriebenes Form W-4 für den Einbehalt der US-Bundeseinkommensteuer ein, lassen Sie Form I-9 zur Prüfung von Identität und Arbeitserlaubnis ausfüllen und erfassen Sie Namen und SSN des Mitarbeiters für Form W-2 korrekt. Laut IRS ist eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) kein Ersatz für die SSN eines Arbeitnehmers (IRS: Mitarbeiter einstellen).

Wartet ein arbeitsberechtigter Mitarbeiter noch auf die SSN, soll er sie bei der Social Security beantragen. Liegt sie bei Fälligkeit von Form W-2 noch nicht vor, tragen Sie auf Papier „Applied For“ und elektronisch Nullen ein und berichtigen Sie das W-2, sobald die Nummer eintrifft (IRS: Publication 15).

Halten Sie Abrechnungszeitraum, Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn und Steuerschulden in den Unterlagen des Arbeitgebers fest, damit Abführungen und spätere Erklärungen übereinstimmen (IRS: Publication 15).

Für einen nicht ansässigen ausländischen Mitarbeiter, der in den USA arbeitet, beachten Sie die besonderen Hinweise des IRS zu Form W-4 und die Anpassung des Einbehalts. Durch ein Abkommen befreite Löhne können Form 8233 statt Form W-4 erfordern (IRS: Publication 15).

Was wird von jeder Gehaltszahlung abgezogen, und was kommt für den Arbeitgeber hinzu?

Der Einbehalt des Mitarbeiters verringert das Nettogehalt. Die eigenen Steuern des Arbeitgebers sind zusätzliche Kosten des Unternehmens. Bei gewöhnlichen erfassten Löhnen führt der Arbeitgeber die Beträge für Social Security und Medicare von Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie die einbehaltene US-Bundeseinkommensteuer ab (IRS: Publication 15; IRS: Abführung und Meldung).

Bei gewöhnlichen Mitarbeitern gilt die Arbeitslosensteuer des Bundes in der Regel, wenn der Arbeitgeber in einem Quartal des laufenden oder des vorherigen Jahres mindestens $1.500 an Löhnen gezahlt hat oder in einem der beiden Jahre in mindestens 20 verschiedenen Wochen einen Mitarbeiter für einen Teil eines Tages beschäftigt hat. Für Landarbeit und Haushaltsarbeit gelten andere Tests (IRS: Publication 15).

Die Sätze und Lohngrenzen des Bundes oben stammen aus IRS Publication 15. Behalten Sie zusätzlich 0,9 % vom Lohn eines Mitarbeiters ein, soweit der von diesem Arbeitgeber im Kalenderjahr gezahlte Lohn $200.000 übersteigt, beginnend mit der Gehaltszahlung, die die Grenze überschreitet. Der Arbeitgeber zahlt dazu keinen entsprechenden Anteil (IRS: Publication 15). Kalifornien weist zum Beispiel Arbeitslosen- und Weiterbildungssteuern als Arbeitgeberkosten und die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung sowie die Einkommensteuer als vom Lohn einbehaltene Beträge aus (California EDD: Lohnsteuern). Sätze, Lohngrenzen und Steuern der Bundesstaaten und Gemeinden müssen Sie gesondert prüfen.

Wie finde ich meinen Abführungsrhythmus auf Bundesebene und wie zahle ich?

Mit den Lookback-Regeln des IRS bestimmen Sie, ob der Arbeitgeber monatlich oder halbwöchentlich abführt. Dass Form 941 vierteljährlich eingereicht wird, heißt nicht, dass Steuern vierteljährlich gezahlt werden. Ein neuer Arbeitgeber mit Form 941 beginnt im ersten Kalenderjahr in der Regel als monatlicher Zahler, weil seine Lookback-Schuld des Vorjahres als null gilt (IRS: Publication 15).

Das sind Abführungsregeln für einbehaltene US-Bundeseinkommensteuer und beide Seiten von Social Security und Medicare. Das Zahlungsdatum bestimmt den Abführungszeitraum. Ein Arbeitgeber mit Form 941 kann stattdessen mit einer fristgerechten Erklärung zahlen, wenn die Steuerschuld des laufenden oder des vorherigen Quartals unter $2.500 liegt und im laufenden Quartal keine Pflicht zur Abführung bis zum nächsten Werktag entstand. Wenn Sie unsicher sind, führen Sie nach Plan ab. Vorgeschriebene Abführungen an den Bund erfolgen elektronisch (IRS: Publication 15).

Ein monatlicher Zahler, der die Grenze für die Abführung bis zum nächsten Werktag erreicht, wird am folgenden Tag zum halbwöchentlichen Zahler, mindestens für den Rest dieses Jahres und für das folgende Jahr (IRS: Publication 15).

Für die Arbeitslosensteuer des Bundes gilt ein eigener vierteljährlicher Test: Führen Sie ab, nachdem die angesammelte Schuld $500 übersteigt, bis zum letzten Tag des Monats nach diesem Quartal. Kleinere Beträge werden in der Regel vorgetragen (IRS: Publication 15).

Verspätete Abführungen können 2 % für Tag 1–5, 5 % für Tag 6–15, 10 % nach Tag 15 oder 15 % kosten, wenn mehr als 10 Tage nach dem ersten Schreiben des IRS oder bei sofortiger Zahlungsaufforderung noch nicht gezahlt ist, je nachdem, was früher eintritt. Ein triftiger Grund (reasonable cause) kann den Strafzuschlag beseitigen. Ein versehentliches Versäumnis im ersten Quartal kann nach fristgerechter Einreichung ebenfalls für einen Erlass in Frage kommen, vorbehaltlich der Größenbeschränkungen des IRS (IRS: Publication 15).

Ein Einzelunternehmer schuldet Beschäftigungssteuern unmittelbar, ohne Test auf Vorsatz. Gesellschafter einer General Partnership schulden meist nach dem Recht des Bundesstaates auch die Lohnschulden der Personengesellschaft. Bei einer LLP kann das anders sein. Wer für den Einbehalt einer Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder LLC verantwortlich ist und ihn vorsätzlich nicht zahlt, kann den Trust-Fund-Betrag nach IRC 6672 schulden. Arbeitgebersteuern und FUTA sind von diesem Strafzuschlag ausgenommen. Bei fristgerecht eingereichten Erklärungen hat der IRS in der Regel drei Jahre ab dem folgenden 15. April zur Festsetzung und zehn Jahre nach der Festsetzung zur Beitreibung. Gegen eine vorgeschlagene Festsetzung kann innerhalb von 60 Tagen Einspruch eingelegt werden, bei Adresse im Ausland innerhalb von 75 Tagen (IRS: Hinweise zur Haftung; IRS: Strafzuschlag und Einspruch).

Wer einen Anbieter für die Lohnabrechnung beauftragt, bleibt als Arbeitgeber in der Regel für korrekte Abführungen und Erklärungen verantwortlich (IRS: Publication 15).

In Kalifornien kann auch eine Person, die eine LLC kontrolliert und die Lohnsteuern des Bundesstaates vorsätzlich nicht zahlt, die Steuer, Strafzuschläge und Zinsen nach UI Code 1735 schulden (California EDD: Lohnabrechnung bei LLCs).

Welche Erklärungen und Lohnmeldungen reiche ich ein?

Die meisten Arbeitgeber reichen jedes Quartal Form 941 ein, jährlich Form 940, wenn sie der Arbeitslosensteuer des Bundes unterliegen, und Form W-2 für jeden Mitarbeiter. Eine Abführung an den Bund zahlt eine Steuerschuld, ersetzt aber nicht die Erklärung, die sie meldet (IRS: Abführung und Meldung).

Ein Arbeitgeber, der jährliche Beschäftigungssteuer von $1.000 oder weniger erwartet, konnte Form 944 für 2026 bis zum 16. März (Post) oder 1. April (Telefon) beantragen. Dieses Antragsfenster ist geschlossen. Verwenden Sie Form 944 nur, wenn der IRS es schriftlich genehmigt hat. Landwirtschaftliche Arbeitgeber können Form 943 verwenden (IRS: Anleitung zu Form 941).

Muss ich einen neuen Mitarbeiter dem Bundesstaat melden, und wann?

Melden Sie einen neuen Mitarbeiter nach den Regeln des Bundesstaates der Arbeit zur Meldung neuer Mitarbeiter, getrennt von den Steuererklärungen. Kalifornien verlangt Form DE 34 für Mitarbeiter, die dort arbeiten, innerhalb von 20 Kalendertagen nach dem ersten Arbeitstag, für den Lohn gezahlt wird. Das gilt auch für Wiedereinstellungen nach einer Unterbrechung von mindestens 60 aufeinanderfolgenden Tagen. Bei elektronischer Einreichung verlangt die EDD zwei monatliche Meldungen im Abstand von 12 bis 16 Tagen. Eine leere Meldung entfällt (California EDD: neue Mitarbeiter).

Die kalifornische Meldung enthält die EDD-Kontonummer und die EIN des Arbeitgebers sowie Namen, SSN, Wohnadresse und Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Andere Bundesstaaten können andere Fristen und Verfahren haben. Prüfen Sie daher die zuständige Behörde des Bundesstaates, bevor der Mitarbeiter anfängt (California EDD: neue Mitarbeiter).

Kalifornien kann $24 je nicht gemeldetem Mitarbeiter erheben, oder $490 bei einer vorsätzlichen Absprache, die Meldung zu unterlassen oder zu fälschen (California EDD: neue Mitarbeiter).

Ich bin der einzige Mitarbeiter meiner S Corporation. Was gilt gleich?

Ein Officer einer S Corporation, der Leistungen erbringt und bezahlt wird oder Anspruch auf Bezahlung hat, bezieht in der Regel Arbeitnehmerlohn, auch wenn er alle Anteile hält. Die Ausnahme des IRS gilt für einen Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und keinen Anspruch auf Bezahlung hat. Richten Sie dieselbe EIN des Arbeitgebers, dasselbe Konto des Bundesstaates, denselben Einbehalt, dieselben Abführungen, Erklärungen und denselben W-2-Prozess ein wie für jeden anderen Mitarbeiter (IRS: Officers einer S Corporation).

Ausschüttungen ersetzen keinen Lohn für Leistungen. Wie viel Gehalt ein Eigentümer einer S Corporation erhalten sollte, ist eine eigene Frage. Der Betrag hängt von der Arbeit und den Fakten ab (IRS: Officers einer S Corporation).

Ich habe ein Einzelunternehmen oder eine LLC. Kann ich mich selbst auf die Lohnabrechnung setzen?

Ein Einzelunternehmer und der einzelne Eigentümer einer steuerlich nicht eigenständigen Single-Member-LLC zahlen auf die Gewinne des Unternehmens in der Regel Selbstständigensteuer und behandeln ihre eigenen Entnahmen nicht als Arbeitnehmerlohn. Ein Gesellschafter, auch ein Mitglied einer LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, ist für Leistungen an diese Personengesellschaft selbstständig und nicht ihr Arbeitnehmer (IRS: Single-Member-LLCs; IRS: Gesellschafter).

Das ist die Regel auf Bundesebene. Für Lohnsteuern in Kalifornien behandelt die EDD die Vergütung eines Limited Partners für Leistungen in der Regel als Lohn, schließt aber echte Entnahmen eines General Partners aus (California EDD: Lohnabrechnung bei LLCs und Personengesellschaften).

Eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, folgt für einen als Arbeitnehmer tätigen Eigentümer den Regeln der Kapitalgesellschaft zur Lohnabrechnung. Daher kommt zuerst die Einordnung: Eine LLC kann steuerlich nicht eigenständig sein, als Personengesellschaft oder als Kapitalgesellschaft besteuert werden. Eine steuerlich nicht eigenständige LLC kann für ihre übrigen Mitarbeiter dennoch unter eigenem Namen und eigener EIN Löhne abrechnen (IRS: Single-Member-LLCs).

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar. Angenommen werden gewöhnliche erfasste Löhne, ein monatlicher Abführungsrhythmus auf Bundesebene und keine Abzüge des Bundesstaates oder für Leistungen. Ein Unternehmen zahlt einem Mitarbeiter in einem Monat $5.000 brutto. Die Berechnung der US-Bundeseinkommensteuer nach Form W-4 ergibt einen Einbehalt von $500. Die Social-Security-Steuer des Mitarbeiters beträgt $310, die Medicare-Steuer $72,50. Dem Mitarbeiter bleiben $4.117,50.

Das Unternehmen schuldet außerdem $310 eigene Social-Security-Steuer und $72,50 eigene Medicare-Steuer. Seine Barkosten betragen $5.382,50 vor Arbeitslosensteuer und weiteren Arbeitgeberkosten. Seine Abführung an den Bund für die Löhne dieses Monats beträgt $1.265: $500 einbehaltene Einkommensteuer plus $382,50 vom Mitarbeiter und $382,50 vom Arbeitgeber. Es führt nach dem monatlichen Rhythmus ab und meldet die Löhne und Steuern danach getrennt in seinem vierteljährlichen Form 941. Der Einbehalt von $382,50 des Mitarbeiters ist Teil des Bruttolohns und keine weiteren Arbeitgeberkosten.

Anders bei Ihnen?

• Der Mitarbeiter ist möglicherweise ein selbstständiger Auftragnehmer: Prüfen Sie die Einordnung von Arbeitskräften, bevor Sie ihn bezahlen.
• Das Gehalt des Eigentümers Ihrer S Corporation ist noch offen: Lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Der Mitarbeiter arbeitet in einem anderen Bundesstaat: siehe Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat.
• Der Mitarbeiter arbeitet grenzüberschreitend zwischen den USA und Kanada: siehe Mitarbeiter grenzüberschreitend einstellen.
• Ihr erster Mitarbeiter ist Ihr Kind oder Ihr Ehepartner: Für Löhne an Familienmitglieder in einem Einzelunternehmen oder in bestimmten Personengesellschaften im Eigentum der Eltern können auf Bundesebene Ausnahmen von Social Security, Medicare oder FUTA gelten. Löhne in einer Kapitalgesellschaft bleiben erfasst (IRS: Publication 15, Familienangehörige als Mitarbeiter).
• Ihr Unternehmen hat qualifizierte Forschungsausgaben: Ein qualifiziertes kleines Unternehmen wählt die Steuergutschrift für Forschung bei der Lohnsteuer mit Form 6765 bis zum ursprünglichen Fälligkeitstag seiner Einkommensteuererklärung, einschließlich Verlängerungen. Mit Form 8974 und seiner Erklärung zur Beschäftigungssteuer verringert es dann die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitgebers, beginnend mit dem Quartal nach der Einreichung dieser Einkommensteuererklärung (IRS: Publication 15).
• Eine Abführung oder Erklärung ist schon verspätet: siehe Rückstand bei Lohnsteuern. Einbehaltene Steuern bleiben auch bei knapper Liquidität des Unternehmens geschuldet (IRS: Publication 15).
• Sie gründen das Unternehmen noch: siehe Was nach der Gründung einzurichten ist.
• Die Einordnung des Rechtsträgers, Konten des Bundesstaates oder erste Abführungen sind unklar: Sammeln Sie die EIN, die Wahl der Besteuerung der LLC oder den Status der Kapitalgesellschaft, den Arbeitsort, den Zahlungsrhythmus, W-4 und Schreiben zu Konten des Bundesstaates und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.