Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen

Was passiert, wenn meine LLC oder Kapitalgesellschaft nichts einreicht?

Eine fehlende, vorgeschriebene Steuererklärung kann Zuschläge, Zinsen und Beitreibungsmaßnahmen nach sich ziehen. Der IRS kann eine Ersatzerklärung (Substitute Return) erstellen, die Abzüge oder Steuergutschriften auslässt, die das Unternehmen hätte geltend machen können; ein nicht gezahlter Steuerbescheid kann zu einem Pfandrecht (Lien) oder einer Pfändung (Levy) führen. Wiederholte Versäumnisse können weitere Maßnahmen auslösen (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen). Bei einem Eigentümer, der selbstständig ist und nichts eingereicht hat, zählen die Einkünfte unter Umständen nicht für die Leistungen der Social Security (US-Rentenversicherung). Die SSA (US-Sozialversicherungsbehörde) verlangt die Erklärung zur selbstständigen Tätigkeit in der Regel innerhalb von drei Jahren, drei Monaten und 15 Tagen nach Ende des Steuerjahres, um diese Einkünfte anzurechnen (SSA: Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit melden).

Dieselbe LLC kann getrennte Pflichten bei Einkommensteuer, Lohnsteuer und in den Bundesstaaten haben. Klären Sie zuerst, welche Pflichten in jedem Jahr tatsächlich bestanden. Ein Jahr ohne Einkommen beantwortet für sich allein nicht, ob eine Steuererklärung nötig war; lesen Sie Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Wie viele Jahre muss das Unternehmen rückwirkend einreichen?

Listen Sie jedes fehlende Jahr auf, und bestimmen Sie dann anhand der Tatsachen des Unternehmens und aller Schreiben des IRS oder des Bundesstaates, für welchen Zeitraum eingereicht werden muss. Der IRS verfolgt überfällige Steuererklärungen normalerweise für nicht mehr als sechs Jahre nach der Policy Statement 5-133. Das ist aber eine Praxis bei der Durchsetzung und keine Erlaubnis, ältere vorgeschriebene Steuererklärungen unterlassen zu dürfen. Die Regel erlaubt eine längere Verfolgung mit Genehmigung und verlangt eine besondere Behandlung, wenn Hinweise auf Vorsatz oder Betrug bestehen.

Reicht ein Steuerpflichtiger eine vorgeschriebene Einkommensteuererklärung nie ein, kann der IRS dessen Steuer in der Regel jederzeit festsetzen; eine Ersatzerklärung des IRS setzt die übliche Festsetzungsfrist nicht in Gang. Bei Partnern und Aktionären einer S Corporation hängt die Festsetzungsfrist für ihre eigene Einkommensteuer in der Regel von ihren eigenen Steuererklärungen ab, nicht von der Erklärung der Gesellschaft (IRS: Frist für die Festsetzung; 26 USC 6501). Die Bundesstaaten haben eigene Pflichten zur Einreichung und zur Wiederzulassung. Ein älteres Jahr kann sich auch auf die Anschaffungskosten von Vermögen, Abschreibungen, Verluste oder Eigentümerkonten späterer Jahre auswirken. Klären Sie diese Verbindungen, bevor Sie entscheiden, welche Jahre Sie auslassen können.

Ein Erstattungsanspruch kann verfallen, auch wenn die Pflicht zur Einreichung bestehen bleibt. Bei einbehaltener oder vorausgezahlter Steuer zu einer fehlenden Einkommensteuererklärung muss die Erklärung nach Angaben des IRS in der Regel innerhalb von drei Jahren nach ihrer Fälligkeit eingereicht werden, um eine Erstattung zu beantragen; Ausnahmen und der Zeitpunkt der Zahlung können das Ergebnis ändern (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen).

Welche Steuererklärungen erstelle ich zuerst, und in welcher Reihenfolge?

Notieren Sie zuerst jede Frist aus einem Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates, und halten Sie laufende Steuererklärungen und Lohnsteuereinzahlungen termingerecht ein. Klären Sie für überfällige Jahre den Steuerstatus jedes Jahres, und rekonstruieren Sie das älteste Jahr zuerst, damit seine Schlusszahlen in das nächste Jahr einfließen. Wenn ein LLC-Mitglied hinzukommt oder ausscheidet, kann sich die Standard-Einstufung der LLC in diesem Jahr ändern (IRS: Besteuerung von LLCs). Gleichen Sie Löhne und Lohnabrechnung ab, bevor Sie die Einkommensteuererklärungen abschließen. Geben Sie den Eigentümern ihre Schedules K-1 der Personengesellschaft oder S Corporation, bevor sie ihre eigenen Steuererklärungen erstellen oder berichtigen. Prüfen Sie die Pflichten in den Bundesstaaten parallel zur Arbeit auf Bundesebene (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen; IRS: Fälligkeitstermine für Lohnsteuern).

Hat ein Eigentümer für dieses Jahr bereits eine Steuererklärung eingereicht, vergleichen Sie sie mit der neuen K-1 und berichtigen Sie sie, wenn sich die gemeldeten Beträge ändern; eine Privatperson verwendet dafür in der Regel Form 1040-X (IRS: Anleitung zu Form 1040-X). Hatte eine Personengesellschaft einen ausländischen Partner, prüfen Sie auch die Quellensteuer nach Abschnitt 1446, die Forms 8804 und 8805 sowie versäumte Zahlungen; lesen Sie Quellensteuer bei ausländischen Partnern (IRS: Anleitung zu den Forms 8804, 8805 und 8813).

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Wahl der Besteuerung als S Corporation wirksam wurde, nur weil ein Eigentümer sie beabsichtigt hat. Form 1120-S setzt eine anerkannte Wahl voraus, die noch in Kraft ist (IRS: Anleitung zu Form 1120-S). Eine LLC, die die Einstufung als Kapitalgesellschaft wählt, verwendet Form 8832, unterschrieben von ihren aktuellen Eigentümern oder einem bevollmächtigten Amtsträger (Officer) oder Manager; frühere Eigentümer, die von einer rückwirkenden Wahl betroffen sind, unterschreiben ebenfalls. Der Wirksamkeitstermin liegt in der Regel höchstens 75 Tage vor der Einreichung oder 12 Monate danach (IRS: Form 8832). Eine berechtigte LLC kann stattdessen mit Form 2553 die Besteuerung als S Corporation ohne gesonderte Form 8832 wählen; ein bevollmächtigter Amtsträger unterschreibt, und betroffene Aktionäre stimmen zu. Reichen Sie sie im vorherigen Steuerjahr ein oder in der Regel innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres, ab dem die Wahl gelten soll (IRS: Anleitung zu Form 2553).

Fehlt eine Wahl, kam sie zu spät oder ist sie nicht bestätigt, prüfen Sie die tatsächliche Einstufung, bevor Sie eine Steuererklärung wählen; eine LLC kann weiterhin steuerlich nicht eigenständig sein oder als Personengesellschaft besteuert werden. Frühere, nicht eingereichte Form 1120-S können die Entlastung bei verspäteter Wahl beeinflussen; lesen Sie vor der Einreichung Entlastung bei verspäteter Wahl der S Corporation (IRS: Anleitung zu Form 2553). Prüfen Sie auch, ob ein nicht berechtigter Eigentümer, etwa ein nicht in den USA ansässiger ausländischer Aktionär, eine wirksame Wahl später beendet hat (IRS: S Corporations; IRS: Anleitung zu Form 1120-S).

Erstellen Sie eine einzige Liste nach Jahren mit Einkommensteuererklärungen, Eigentümern, Lohnabrechnungszeiträumen, Informationserklärungen, Bundesstaaten und Schreiben. Business Tax Transcripts können eingereichte Steuererklärungen, Zahlungen, Zuschläge und die Unternehmensdaten des IRS zeigen; vergleichen Sie sie mit Gründungsunterlagen, Wahlen, früheren Steuererklärungen und dem Schriftverkehr zur EIN. Nutzen Sie für jedes fehlende Jahr die Formulare und Anleitungen früherer Jahre des IRS.

Was gilt, wenn eine LLC mit einem Mitglied nie eingereicht hat?

Eine inländische LLC mit einem Mitglied, die nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt hat, meldet ihr Einkommen in der Regel in der Steuererklärung ihres Eigentümers und nicht in einer gesonderten Einkommensteuererklärung der LLC. Klären Sie für jedes Jahr den Eigentümer und seinen US-Steuerstatus: Eine Privatperson, die US-Staatsbürger oder in den USA steuerlich ansässig ist, verwendet in der Regel Form 1040 mit Schedule C, E oder F; eine nicht in den USA ansässige Privatperson braucht möglicherweise Form 1040-NR; ein Eigentümer, der eine Gesellschaft oder Personengesellschaft ist, nimmt die Tätigkeit in seine eigene Erklärung auf (IRS: Single-member LLCs; IRS: Anleitung zu Form 1040-NR).

Dass die LLC bei der Einkommensteuer steuerlich nicht eigenständig ist, nimmt ihr nicht die eigenen Pflichten bei Lohnsteuer und bestimmten Verbrauchsteuern (IRS: Besteuerung von LLCs). Bei einer LLC in ausländischem Eigentum kann zusätzlich ein Problem mit Form 5472 bestehen (IRS: Anleitung zu Form 5472); lesen Sie Versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer.

Muss ich auch Lohnsteuererklärungen, W-2 und 1099 nachholen?

Ja. Hat das Unternehmen Arbeitnehmer bezahlt oder meldepflichtige Zahlungen an Auftragnehmer geleistet, prüfen Sie diese Einreichungen für jeden betroffenen Zeitraum. Lohnsteuereinzahlungen und -erklärungen sind von der jährlichen Einkommensteuererklärung getrennt, und einbehaltene Steuern von Arbeitnehmern begründen ein dringenderes Risiko (IRS: Fälligkeitstermine für Lohnsteuern; IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Verwenden Sie für jedes Zahlungsjahr die Regeln zur Meldung auf Form 1099; heutige Schwellenwerte können von älteren abweichen (IRS: Anforderungen zur Einreichung von Form 1099). Gleichen Sie Lohnunterlagen, Einzahlungen und Forms W-2 ab, bevor Sie Abzüge für Löhne in den Einkommensteuererklärungen abschließen. Wurden einbehaltene Steuern nicht gezahlt, kann eine verantwortliche Person, die vorsätzlich gehandelt hat, persönlich für die nicht gezahlte Treuhandsteuer (Trust Fund Tax) haften (IRS: Trust Fund Recovery Penalty). Hat eine S Corporation ihrem mitarbeitenden Eigentümer keinen Lohn gezahlt, lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Was ist mit Steuererklärungen der Bundesstaaten oder einer gesperrten Gesellschaft?

Prüfen Sie die Unterlagen jedes Bundesstaates zu Einkommensteuer, Franchise Tax, Lohnsteuer und Registrierung zusammen mit den Unterlagen auf Bundesebene. Ein Bundesstaat kann eigene Steuererklärungen oder Berichte verlangen, und um das Recht der Gesellschaft zur Geschäftstätigkeit wiederherzustellen, genügt unter Umständen die Einreichung beim IRS nicht.

Die genannten Bundesstaaten zeigen unterschiedliche Regeln; prüfen Sie die Bundesstaaten, in denen die Gesellschaft tatsächlich gegründet, registriert oder tätig war. Die Mindeststeuer einer LLC in Kalifornien und die Franchise Tax einer Gesellschaft in Delaware folgen eigenen Regeln; lesen Sie Kalifornische Mindeststeuer oder Franchise Tax in Delaware. Wurde Sales Tax nicht erhoben, lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Wie erstelle ich alte Steuererklärungen ohne Buchhaltung?

Rekonstruieren Sie jedes Jahr aus den vorhandenen Unterlagen, und bewahren Sie die Belege hinter jedem Betrag auf. Der IRS nennt Kontoauszüge, Rechnungen, Belege, entwertete Schecks und Unterlagen zu Vermögenswerten als Nachweis für betriebliche Beträge (IRS: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen).

Sammeln Sie Gründungsunterlagen, Schriftverkehr zur EIN, Bestätigungen zu Wahlen, Eigentümerlisten und Eigentümerwechsel; sammeln Sie dann Konto- und Kartenabrechnungen, Umsatzunterlagen, Unterlagen zu Auftragnehmern und Lohnabrechnung, Käufe und Verkäufe von Vermögenswerten, frühere Steuererklärungen, Steuer-Transcripts und jedes Schreiben. Trennen Sie Überweisungen, Darlehen und Einlagen der Eigentümer vom Umsatz, und kennzeichnen Sie private Ausgaben, bevor Sie Aufwand geltend machen. Die Bücher müssen Bruttoeinkommen, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, mit Belegen für die gemeldeten Beträge (IRS: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen). Zur ausführlichen Rekonstruktion lesen Sie Überfällige Buchführung nachholen.

Was kosten Zuschläge und Zinsen?

Eine verlässliche Gesamtsumme gibt es erst, wenn die richtigen Formulare, Jahre, Eigentümer, nicht gezahlte Steuern und Zahlungen feststehen. Zuschläge für verspätete Erklärungen von Personengesellschaften und S Corporations können von der Zahl der Partner oder Aktionäre und der Dauer der Verspätung abhängen, während die Verspätungs- und Säumniszuschläge einer C Corporation in der Regel von der nicht gezahlten Steuer abhängen; Zinsen und Gebühren der Bundesstaaten kommen hinzu (IRS: Anleitung zu Form 1065; IRS: Anleitung zu Form 1120-S; IRS: Anleitung zu Form 1120).

Erstellen Sie zuerst richtige Steuererklärungen, und gleichen Sie die Zahlungen mit den Transcripts ab. Schätzen Sie dann die Kosten je Steuererklärung und Jahr, vergleichen Sie die Festsetzungen des IRS mit Ihren Unterlagen, und zahlen Sie unstrittige Beträge, soweit möglich, während Sie strittige Posten prüfen (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen). Auch ein Jahr mit wenig oder keinem Einkommen kann einen Zuschlag für verspätete Einreichung bei einer Personengesellschaft oder S Corporation nach sich ziehen. Zu Sätzen und Entlastungsregeln lesen Sie Zuschläge für verspätete Einreichung und Zahlung.

Soll ich einreichen, bevor der IRS sich meldet, oder erst nach einem Schreiben?

Reichen Sie überfällige, vorgeschriebene Steuererklärungen ein, sobald sie richtig erstellt werden können, auch wenn der IRS das Unternehmen noch nicht kontaktiert hat. Einreichen und zahlen, was möglich ist, kann weitere Kosten begrenzen, und eine Ersatzerklärung kann berechtigte Abzüge auslassen (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen). Wurden Einkünfte absichtlich verschwiegen oder Steuererklärungen bewusst zurückgehalten, holen Sie vor der Einreichung umgehend steuerlichen oder rechtlichen Rat zum passenden Weg der Offenlegung ein; für die freiwillige Offenlegung beim IRS gelten gesonderte Voraussetzungen und Fristen (IRS: Voluntary Disclosure Practice).

Ist bereits ein Schreiben eingetroffen, lesen Sie zuerst die Art der Steuererklärung, die Jahre, die Antwortfrist und die Adresse für die Einreichung. Antworten Sie bis zur genannten Frist. Der IRS sagt, eine überfällige Steuererklärung sei an die Adresse im Schreiben zu senden; eine vorgeschlagene Ersatzerklärung kann eine Frist enthalten, innerhalb derer Sie die Steuererklärung einreichen oder den Tax Court anrufen müssen (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen). Bei Verdacht auf vorsätzliche Pflichtverletzung sollten Sie umgehend steuerlichen oder rechtlichen Rat zur Antwort und zu den Möglichkeiten der Offenlegung einholen. Für Hilfe bei der Erstellung der Steuererklärungen lesen Sie Erstellung von Steuererklärungen.

Was gilt, wenn das Unternehmen nicht zahlen kann?

Reichen Sie die vorgeschriebenen Steuererklärungen trotzdem ein, und zahlen Sie, was das Unternehmen kann. Der IRS sagt, die Einreichung sei unabhängig von der Zahlungsfähigkeit vorgeschrieben; Zahlungspläne können nach Einreichung der vorgeschriebenen Steuererklärungen möglich sein, aber Zinsen und Zuschläge können laufen, bis der Betrag gezahlt ist (IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen; IRS: Zahlungspläne).

Einzelunternehmer beantragen einen Zahlungsplan in der Regel als Privatpersonen; Unternehmen sollten die Kontaktdaten aus ihrem Schreiben oder die Telefonnummer des IRS für Unternehmenssteuern verwenden (IRS: Zahlungspläne). Halten Sie laufende Steuererklärungen und Einzahlungen ein, während Sie ältere Beträge klären. Nicht abgeführte einbehaltene Steuern von Arbeitnehmern erfordern sofortige Aufmerksamkeit, weil verantwortliche Personen persönlich herangezogen werden können (IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Beispiel

Alle Beträge sind US-Dollar zur Veranschaulichung. Eine LLC, die zwei in den USA ansässigen Privatpersonen mit gleichen Gewinnrechten gehört, hat drei jährliche Erklärungen der Personengesellschaft versäumt. Für das älteste Jahr betragen die gewöhnlichen betrieblichen Einnahmen $120.000 und die abzugsfähigen Betriebsausgaben $70.000. Form 1065, Seite 1, Zeile 23, und Schedule K, Zeile 1, zeigen $50.000 gewöhnliche Betriebseinkünfte; die Schedule K-1, Feld 1, jedes Eigentümers zeigt $25.000 vor anderen Steuerposten oder Anpassungen (IRS: Form 1065; IRS: Schedule K-1).

Die LLC erstellt zuerst Form 1065 und die Schedules K-1 dieses Jahres. Jeder Eigentümer nutzt die K-1, um eine fehlende Form 1040 zu erstellen oder eine bereits eingereichte zu berichtigen. Die LLC wiederholt den Ablauf für die nächsten beiden Jahre und überträgt betroffene Salden. Sie prüft Lohnsteuer und Bundesstaaten gesondert und reicht die Steuererklärungen auch dann ein, wenn die entstehende Rechnung nicht sofort gezahlt werden kann. Die tatsächlichen Beträge der K-1 hängen vom Gesellschaftsvertrag und von den vollständigen Steuerunterlagen ab.

Bei Ihnen anders?

• Die Gesellschaft hatte kein Einkommen: Klären Sie, welche Steuererklärungen trotzdem nötig waren.
• Die Wahl der Besteuerung als S Corporation fehlt oder ist unsicher: Lesen Sie Entlastung bei verspäteter Wahl der S Corporation, bevor Sie eine Steuererklärung für Kapitalgesellschaften wählen.
• Ein ausländischer Eigentümer hat Form 5472 versäumt: Lesen Sie den Leitfaden zur Einreichung für ausländische Eigentümer.
• Sie haben auch FBAR oder Form 5471 versäumt: Lesen Sie Versäumte Auslandsmeldungen.
• Sie leben in Kanada und haben US-Steuererklärungen versäumt: Lesen Sie Versäumte US-Steuererklärungen aus Kanada nachholen.
• Eine kanadische Kapitalgesellschaft hat ihre T2 versäumt: Lesen Sie Nicht eingereichte kanadische Körperschaftsteuererklärungen.
• Es gibt Lohnsteuern, Schreiben, strittige Jahre oder möglichen Vorsatz: Sammeln Sie alle Schreiben, Transcripts und Zahlungsnachweise, und holen Sie Hilfe bei der Erstellung von Steuererklärungen ein.