Buchhalterfehler und IRS-Strafzuschläge: Wer zahlt, was tun?

Mein Buchhalter hat Fehler gemacht: Schulde ich trotzdem die Steuer, die Strafzuschläge und die Zinsen?

Grundsätzlich ja. Der IRS macht den Steuerpflichtigen für das verantwortlich, was eingereicht, eingezahlt und gezahlt wird, auch wenn jemand anderes es erledigt. Bei einem Unternehmen schaut er auf die Person, die befugt ist, die Erklärung einzureichen, die Einzahlung zu leisten oder die Steuer zu zahlen (IRS: Erlass wegen triftigen Grundes). Ein Strafzuschlag, der auf den Fehler eines Buchhalters oder Buchhaltungsexperten zurückgeht, bleibt der Strafzuschlag des Unternehmens, bis der IRS ihn erlässt. Was ihn meist beseitigt, ist die eigene saubere Einreichungs- und Zahlungshistorie des Unternehmens, nicht das Verschulden des Dienstleisters: Der automatische Erlass und der Erlass beim ersten Verstoß prüfen nur diese Historie.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn mehrere Erklärungen oder Zeiträume betroffen sind, Lohnsteuer-Einzahlungen im Spiel sind, die Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) verspätet war, der Dienstleister nicht mehr antwortet oder die Bücher nicht mehr zum Konto beim IRS passen. Dann klären Sie zuerst, was der IRS gespeichert hat, bevor Sie irgendetwas beantragen.

Tragen Sie zuerst zusammen: jedes IRS-Schreiben (Name des Strafzuschlags, Steuerzeitraum, Abschnitt des Gesetzes); die Daten des IRS zu jedem betroffenen Zeitraum, aus dem Online-Konto des IRS für die jeweilige Erklärungsart (siehe die Schritte unten) oder per Anruf unter der Nummer auf dem Schreiben; das Beauftragungsschreiben (Engagement Letter) und jede Nachricht zu der Aufgabe, die schiefgegangen ist; Kontoauszüge, die an den Dienstleister gezahlte oder für den IRS zurückgelegte Gelder zeigen; und eine Liste jeder Erklärung und Einzahlung, die der Dienstleister bearbeitet hat.

Wird der Strafzuschlag erlassen, wenn ich meinem Buchhalter oder Buchhaltungsexperten die Schuld gebe?

Meist nicht bei verspäteter Einreichung, verspäteter Zahlung oder verspäteten Einzahlungen. Der IRS sagt, das Vertrauen auf einen Steuerfachmann sei grundsätzlich kein gültiger Grund, weil sich die Pflicht zum Einreichen, Zahlen und Einzahlen nicht abgeben lasse (IRS: Erlass wegen triftigen Grundes; IRM 20.1.1.3.2.2.5). Das Handbuch ist die Anweisung des IRS an die eigenen Mitarbeiter, kein Gesetz. Ein Fehler oder Versehen allein genügt nicht; er hilft nur, wenn andere Tatsachen zeigen, dass das Unternehmen sich um Regeltreue bemüht hat.

Drei Situationen können trotzdem helfen:

Auch Schnelligkeit zählt: Ein triftiger Grund liegt nicht vor, wenn das Unternehmen nach Wegfall der Ursache nicht innerhalb angemessener Zeit die Vorschriften einhält (IRM 20.1.1.3.2).

Welchen Erlass kann ich trotzdem beantragen: beim ersten Verstoß, automatisch oder wegen triftigen Grundes?

Zwei administrative Erlassarten, Praxis des IRS statt Gesetz, schauen auf die Historie des Unternehmens, nicht darauf, wer das Versäumnis verschuldet hat. Die automatische Befreiung vom Strafzuschlag (Automatic Exemption from Penalty, AEP) und der Erlass beim ersten Verstoß (First Time Abate, FTA) fragen, ob das Unternehmen zuvor pünktlich eingereicht und gezahlt hat; keine von beiden fragt, warum dieser Zeitraum verspätet war (IRS: administrativer Erlass).

Lohnsteuererklärungen haben zwei weitere Tests: weniger als vier frühere Erlasse von Strafzuschlägen für Einzahlungen und ein Strafzuschlag für Einzahlungen, der nicht daher rührt, dass EFTPS, das Zahlungssystem des IRS, umgangen wurde.

Die AEP gilt für Jahreserklärungen für das Steuerjahr 2025 und vierteljährliche Erklärungen für 2026 sowie jeder spätere Zeitraum; die FTA bleibt für frühere Erklärungen und für erfasste Erklärungen, die im ersten Jahr nicht auf die AEP geprüft wurden. Das Procedural Update des IRS nennt die Forms 1040, 1065, 1120, 1120-S, 940, 941, 943, 944 und 945, doch die öffentliche Seite des IRS zum Erlass lässt Form 1120-S aus; bestätigen Sie es daher für eine S Corporation (Update). Beide Erlassarten erfassen Strafzuschläge für verspätete Einreichung (einschließlich der Verspätungszuschläge für Personengesellschaften und S Corporations), verspätete Zahlung und verspätete Einzahlung. Keine erfasst die gesonderten Strafzuschläge für fehlende Pflichtangaben auf Form 1065 oder 1120-S (IRM 20.1.1.3.3.2.1) oder Strafzuschläge wegen unrichtiger Angaben; dafür braucht es einen triftigen Grund. Strafzuschläge für verspätete oder falsche Forms W-2 und 1099 sind ebenfalls nicht erfasst und haben einen eigenen Test auf triftigen Grund, der das Handeln eines Beauftragten berücksichtigen kann, wenn das Unternehmen vorher und nachher verantwortungsvoll gehandelt hat (IRS: Erlass wegen triftigen Grundes). Eine versäumte Form 5472 für eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz ist ein internationaler Strafzuschlag mit eigenen Regeln; siehe Was eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz einreichen muss.

Ein Dienstleister, der mehrere Zeiträume hintereinander versäumt hat, kann die Historie durchbrechen: Die FTA gilt für einen einzelnen Steuerzeitraum, und ein Zeitraum, für den AEP oder FTA gewährt wurde, zählt nicht mehr als sauber, sodass spätere verspätete Zeiträume meist einen triftigen Grund oder andere Tatsachen brauchen (Procedural Update des IRS; IRM 20.1.1.3.3.2.1). Ein Jahr, für das der IRS die Erklärung selbst erstellt hat, zählt ebenfalls nicht als regelkonform. Kleine Personengesellschaften haben einen eigenen Weg in Erlass bei verspäteter Erklärung einer Personengesellschaft.

Welchen Strafzuschlag habe ich bekommen, und ändert er sich bei einer Personengesellschaft, S Corporation oder C Corporation?

Ja. Das Schreiben nennt den Strafzuschlag und seinen Abschnitt des Internal Revenue Code grundsätzlich; ordnen Sie ihn einer Zeile zu.

Bei einer Personengesellschaft oder S Corporation erscheint eine Einkommensteuer-Nachzahlung grundsätzlich in den Erklärungen der Eigentümer, und ein triftiger Grund wird am Handeln des Eigentümers und der Gesellschaft gemessen (26 CFR 1.6664-4(e)). Mindestbeträge, Fristverlängerungen und Einzelheiten je Gesellschaftsform stehen in Strafzuschläge für verspätete Unternehmenserklärungen.

Mein Buchhalter hat meine Unternehmens- oder Lohnsteuererklärungen nie eingereicht: Was tue ich zuerst?

Die übliche Reihenfolge: Klären Sie, was der IRS hat, reichen Sie Fehlendes ein, zahlen Sie oder vereinbaren Sie eine Zahlung, beantragen Sie dann den Erlass.

1. Prüfen Sie die Daten des IRS für jede Erklärungsart und jeden Zeitraum. Verlassen Sie sich nicht auf das Wort des Dienstleisters, etwas sei eingereicht worden. Das Business Tax Account zeigt Saldo, Zahlungen, Transkripte und Schreiben zu Unternehmenserklärungen wie Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung); es steht einer LLC (US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die als Einzelunternehmer einreicht, noch nicht offen, sie kann stattdessen die Nummer auf einem Schreiben anrufen. Der Strafzuschlag auf die Einkommensteuer eines Einzelunternehmers liegt auf der persönlichen Form 1040; nutzen Sie daher das Online-Konto für Privatpersonen.
2. Holen Sie Ihre Unterlagen zurück, falls der Dienstleister sie hält: Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen.
3. Reichen Sie die fehlenden Erklärungen ein und leisten Sie die fehlenden Einzahlungen. Verspätungszuschläge wachsen jeden Monat. Für Zeiträume, die der automatische Erlass erfasst, lässt eine Einreichung innerhalb von 3 Jahre nach dem Fälligkeitstermin den IRS ihn bei der Bearbeitung der Erklärung anwenden; für frühere Zeiträume beantragen Sie nach der Einreichung den Erlass beim ersten Verstoß oder wegen triftigen Grundes (IRS: administrativer Erlass).
4. Zahlen Sie, was Sie können, und vereinbaren Sie für den Rest einen Zahlungsplan. Säumniszuschläge und Zinsen laufen, bis die Steuer gezahlt ist (IRS: Säumniszuschlag).
5. Beantragen Sie dann den Erlass der Strafzuschläge.

Bei mehreren versäumten Jahren gilt eine Reihenfolge der Einreichung: siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen. Ist ein Fälligkeitstermin heute oder gerade verstrichen, siehe Wenn ein Buchhaltungsexperte die Frist versäumt.

Lohnsteuern wurden nie eingezahlt, aber die Bücher zeigten sie als gezahlt: Wer haftet?

Das Unternehmen haftet grundsätzlich für die Steuer, die Strafzuschläge und die Zinsen, und Personen, die über sein Geld verfügen, können für einen Teil persönlich haften. Versäumt ein Dritter die Zahlungen an den Bund, kann der IRS Strafzuschläge und Zinsen auf dem Konto des Arbeitgebers festsetzen, und der Arbeitgeber haftet für alles (IRS: Auslagerung von Lohnabrechnungsaufgaben). Ein Einzelunternehmer schuldet die Lohnsteuer persönlich, und persönlich haftende Gesellschafter (General Partners) haften nach dem Recht der Bundesstaaten grundsätzlich für die Schulden einer Personengesellschaft (IRM 5.17.7). Die Ausnahme ist eine zertifizierte Professional Employer Organization (CPEO, Personaldienstleister mit IRS-Zertifizierung): Sie ist grundsätzlich der einzige Arbeitgeber, der für die Steuer auf Löhne haftet, die sie an Arbeitnehmer am Einsatzort (Work Site Employees, im Sinne des Gesetzes) zahlt, aber sie und das Unternehmen können beide für andere von ihr bezahlte Arbeitskräfte haften (26 USC 3511; IRS: CPEO-Kunden).

Die persönliche Haftung ist die Trust Fund Recovery Penalty. „Trust Fund“ meint die vom Lohn der Arbeitnehmer einbehaltene Steuer, die das Unternehmen für den IRS hält. Der Strafzuschlag beträgt 100 % der nicht gezahlten einbehaltenen Einkommensteuer und des Arbeitnehmeranteils an der Steuer für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere). Er setzt ein vorsätzliches Versäumnis einer verantwortlichen Person voraus, wozu nach Angaben des IRS ein Lohnabrechnungsdienstleister oder dessen Mitarbeiter gehören können, und ein Schreiben, das ihn vorschlägt, gibt 60 Tage für den Einspruch (IRS: Trust Fund Recovery Penalty). Wer als verantwortlich gilt und was vorsätzlich heißt, steht im Ratgeber zur Trust Fund Recovery Penalty; versäumte Einzahlungen eines Lohnabrechnungsdienstleisters behandelt Wenn ein Lohnabrechnungsdienstleister Ihre Steuern nicht gezahlt hat.

Ein Eintrag „bezahlt“ in den Büchern zeigt nicht, dass der IRS etwas erhalten hat; nur die Daten des IRS zeigen das. Ein Arbeitgeber, der bei EFTPS, dem Zahlungssystem des IRS, angemeldet ist, sieht die unter seiner eigenen Nummer geleisteten Zahlungen; Kunden einer CPEO sehen dort die Einzahlungen der CPEO nicht und sollten bei der CPEO einen Nachweis verlangen (IRS: CPEO-Kunden). Der IRS rät außerdem davon ab, seine Zustelladresse auf die des Dienstleisters zu ändern, damit Schreiben Sie weiter erreichen (IRS: Auslagerung von Lohnabrechnungsaufgaben).

Nächste Schritte:

1. Vergleichen Sie jede Lohnsteuerzahlung in den Büchern Quartal für Quartal mit den Daten des IRS und zahlen Sie jeden Fehlbetrag.
2. Korrigieren Sie falsche Erklärungen mit Form 941-X oder der passenden „X“-Form, sobald der Fehler gefunden ist (Form 940 hat keine; kreuzen Sie auf einer neuen Form 940 das Feld für eine geänderte Erklärung an). Form 843 (Antrag auf Erstattung und Erlass) dient Strafzuschlägen und Zinsen, nicht der Korrektur von Steuer (IRS: Korrektur von Lohnsteuern).
3. Beantragen Sie den Erlass des Strafzuschlags für Einzahlungen. Die automatische Befreiung vom Strafzuschlag und der Erlass beim ersten Verstoß decken meist nur den ersten verspäteten Zeitraum; spätere Zeiträume brauchen einen triftigen Grund.
4. Ein Schreiben, das persönliche Haftung vorschlägt, startet die oben genannte Einspruchsfrist; ein auf Steuerrecht spezialisierter Rechtsanwalt oder ein CPA (Certified Public Accountant) kann es lesen, bevor Sie antworten.

Werden bei Erlass eines Strafzuschlags auch die Zinsen erlassen?

Die auf den erlassenen Strafzuschlag berechneten Zinsen entfallen automatisch mit ihm. Zinsen auf die nicht gezahlte Steuer selbst bleiben, bis die Steuer gezahlt ist, und der IRS erlässt Zinsen weder wegen triftigen Grundes noch als Erlass beim ersten Verstoß (IRS: Zinsen).

Zinsen auf Steuer können nur erlassen werden, wenn ein unangemessener Fehler oder eine unangemessene Verzögerung des IRS bei einer Verwaltungs- oder Routinehandlung (Managerial or Ministerial Act) sie verursacht hat, und nicht bei Lohnsteuern (Anleitung zu Form 843). Eine Verzögerung des Dienstleisters ist keine Verzögerung des IRS.

Wie beantrage ich den Erlass: Anruf, Brief oder Form 843, und was lege ich bei?

Rufen Sie zuerst die Nummer auf dem Schreiben an; nutzen Sie einen schriftlichen Antrag oder Form 843, wenn der Anruf es nicht klären kann. Der IRS kann manche Strafzuschläge telefonisch erlassen. Halten Sie das Schreiben, den Strafzuschlag, der erlassen werden soll, und Ihre Gründe bereit. Beantragen Sie einen Erlass wegen triftigen Grundes, erfüllen aber die Voraussetzungen für den Erlass beim ersten Verstoß, wendet der IRS stattdessen diesen an (IRS: Erlass wegen triftigen Grundes). Wird ein Anruf abgelehnt, senden Sie den Antrag schriftlich: Ein Einspruch beginnt mit einem schriftlichen Antrag und einem Ablehnungsschreiben, das Rechtsbehelfe nennt (IRS: Einspruch gegen Strafzuschläge).

Für Form 843 (Formular; Anleitung):

• Reichen Sie je Steuerzeitraum ein Formular ein.
• Kreuzen Sie oben das Feld für den Grund an (ein Strafzuschlag wegen triftigen Grundes oder eines anderen nach dem Gesetz zulässigen Grundes), auf Zeile 4 die Steuer (zum Beispiel Lohnsteuer oder Einkommensteuer) und auf Zeile 5 die Erklärung. Bei Form 1065 oder 1120-S kreuzen Sie „Other“ an und nennen die Form.
• Tragen Sie auf Zeile 6 den Abschnitt aus dem Schreiben ein, kreuzen Sie auf Zeile 7 das Feld c an und schildern Sie auf Zeile 8 die Tatsachen und Ihre Berechnung.
• Senden Sie es an die Rücksendeadresse auf dem Schreiben, wenn Sie darauf antworten; andernfalls an das Servicezentrum, bei dem Sie eine Erklärung des laufenden Jahres für diese Steuer einreichen würden (siehe die Anleitung der Erklärung).
• Ein bevollmächtigter Officer (Führungskraft) unterschreibt das Formular einer Kapitalgesellschaft und fügt seine Position hinzu. Ein Vertreter, der für Sie einreicht, fügt Form 2848 (Vollmacht zur Vertretung vor dem IRS) bei.
• Um einen bereits gezahlten Strafzuschlag zurückzubekommen, gilt grundsätzlich die Antragsfrist von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt.

Fügen Sie das Schreiben bei, einen datierten Ablauf (was der Dienstleister tun sollte, was Sie ihm gegeben haben, wann Sie es erfuhren, was Sie danach taten), das Beauftragungsschreiben und die Nachrichten, den Nachweis, dass die fehlenden Erklärungen und Einzahlungen inzwischen eingereicht und geleistet wurden, und die Daten des IRS zu Ihrer früheren Einreichungs- und Zahlungshistorie.

Lehnt der IRS den Antrag ab, nennt das Schreiben Rechtsbehelfe, grundsätzlich 30 Tage ab seinem Datum (IRS: Einspruch gegen Strafzuschläge).

Kann ich meinen Buchhalter oder Buchhaltungsexperten zahlen lassen, und schulde ich seine Rechnung?

Möglicherweise, aber nicht über den IRS, der beim Unternehmen kassiert (IRS: Auslagerung von Lohnabrechnungsaufgaben). Ob Sie Strafzuschläge, Zinsen und Mehrkosten ersetzt bekommen können, richtet sich nach dem Vertrags- und Haftungsrecht (Negligence) Ihres Bundesstaates und nach Ihrem Beauftragungsschreiben, nicht nach den obigen Regeln zu Strafzuschlägen; das ist eine Frage für einen in Ihrem Bundesstaat zugelassenen Rechtsanwalt. Fristen ergeben sich aus dem Recht des Bundesstaates und dem Vertrag; fragen Sie also früh.

Achten Sie im Beauftragungsschreiben darauf, was der Dienstleister zugesagt hat (Transaktionen erfassen, eine Erklärung erstellen, sie einreichen und Einzahlungen leisten sind verschiedene Aufgaben), auf eine Haftungsbegrenzung, ob Streitigkeiten vor Gericht oder ein Schiedsgericht gehen, auf eine Anzeigefrist und darauf, was Sie liefern oder freigeben mussten. Ein in Ihrem Bundesstaat zugelassener Rechtsanwalt kann es lesen, am besten bevor die Rechnung des Dienstleisters für die fehlerhafte Arbeit bezahlt oder bestritten wird. Siehe Was ein Beauftragungsschreiben für die Buchhaltung enthalten sollte.

Ist der Dienstleister ein CPA, weist der IRS darauf hin, dass CPAs von den Aufsichtsbehörden der Bundesstaaten (State Boards of Accountancy) zugelassen sind, die eine Anlaufstelle für Beschwerden über einen zugelassenen CPA sind (IRS: Qualifikationen von Erstellern). Eine Beschwerde ist etwas anderes als ein Anspruch auf Geld.

Wie dokumentiere ich den Fehler und melde einen Ersteller, der eine Erstattung gestohlen oder eine Erklärung gefälscht hat?

Erstellen Sie den Ablauf jetzt, solange Nachrichten und Zugänge noch existieren: Bewahren Sie Originale auf, notieren Sie, wann Sie jede Tatsache erfuhren, und sichern Sie die eigenen Worte des Dienstleisters dazu, was getan wurde. Ein CPA, Enrolled Agent (beim IRS zugelassener Steuervertreter) oder Rechtsanwalt, der in einer IRS-Angelegenheit beauftragt ist und von einem Fehler in einer von Ihnen eingereichten Erklärung weiß, muss Sie unverzüglich darauf hinweisen (31 CFR 10.21). Die Regel betrifft Fachleute, die vor dem IRS auftreten dürfen, nicht jeden Buchhalter, und ist selbst kein Anspruch auf Geld; ein Rechtsanwalt kann sagen, was die Nachrichten wert sind.

Der IRS nimmt Beschwerden über Ersteller auf Form 14157 entgegen, etwa wegen Diebstahls oder Umleitung einer Erstattung, falscher Angaben, der Zusage einzureichen ohne Einreichung, Abrechnung nicht erbrachter Leistungen und nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgeführter Lohnsteuermittel. Er verlangt konkrete, glaubwürdige Angaben und leitet Verhalten in Steuersachen der Bundesstaaten oder Kommunen an die Behörde des Bundesstaates weiter (IRS: Fehlverhalten von Erstellern). Bei einer gestohlenen Erstattung oder einer veränderten persönlichen Erklärung siehe Ein Ersteller hat eine falsche persönliche Erklärung eingereicht.

Was korrigiere ich, damit das nicht wieder passiert?

Korrigieren Sie, was falsch ist, und legen Sie sich dann die Daten des IRS statt des Berichts des Dienstleisters vor.

• Korrigieren Sie die Erklärungen, bevor der IRS fragt. Ändern Sie eine falsche Unternehmenserklärung (Eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren) und falsche Lohnsteuererklärungen mit den „X“-Forms. Bei einer Einkommensteuererklärung kann eine qualifizierte geänderte Erklärung (Qualified Amended Return), die nach dem Fälligkeitstermin und vor dem frühesten Stichtag eingereicht wird, den Strafzuschlag wegen unrichtiger Angaben von der zusätzlichen Steuer fernhalten, außer die ursprüngliche Position war betrügerisch. Zu den Stichtagen gehört, dass der IRS Sie wegen einer Prüfung zuerst kontaktiert, bei einem Posten einer Personengesellschaft oder S Corporation die Gesellschaft (26 CFR 1.6664-2). Zinsen laufen auf die zusätzliche Steuer weiter. Ein Säumniszuschlag darauf beginnt nur, wenn sie nach Mitteilung und Zahlungsaufforderung des IRS unbezahlt bleibt; zahlt man sie mit der geänderten Erklärung, vermeidet man diesen Strafzuschlag daher grundsätzlich (26 USC 6651(a)(3)).
• Sehen Sie die Nachweise selbst ein. Melden Sie sich bei EFTPS an, prüfen Sie Ihr Online-Konto beim IRS für jede Erklärungsart und bewahren Sie Nachweise auf, dass jede Erklärung und Zahlung rechtzeitig gesendet wurde, wie der IRS rät (IRS: Erlass wegen triftigen Grundes).
• Stimmen Sie die Bücher jedes Quartal mit dem IRS ab und halten Sie fest, wer was bis wann erledigt. Die Lohnsteuer in den Büchern sollte dem entsprechen, was der IRS als gezahlt zeigt. Einreichung, Einzahlungen und Freigaben gehören ins Beauftragungsschreiben. Siehe So prüfen Sie die Arbeit Ihres Buchhalters.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine verspätete Erklärung einer Personengesellschaft

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, reicht ihre 2026 fällige Form 1065 vier Monate nach dem ursprünglichen Fälligkeitstermin ein, weil die Buchhalterin sagte, sie kümmere sich darum. Bei US$255 je Gesellschafter und Monat beträgt der Strafzuschlag 255 × 2 Gesellschafter × 4 Monate = US$2.040. Die eigene Historie der Personengesellschaft ist sauber (frühere Erklärungen pünktlich und ohne Strafzuschläge, oder keine frühere Einreichungspflicht); ihr Weg ist also der Erlass aufgrund dieser Historie, nicht des Verschuldens der Buchhalterin: der automatische Erlass, wenn der IRS ihn bei der Bearbeitung der Erklärung angewendet hat, andernfalls ein Anruf mit der Bitte um den Erlass beim ersten Verstoß. Mit zwei natürlichen Personen als Gesellschaftern kommt auch der Weg für kleine Personengesellschaften in Frage.

Lohnsteuer als gezahlt gebucht, nie eingezahlt

Der Buchhalter einer S Corporation bucht US$30.000 Lohnsteuer über zwei Quartale als gezahlt, zahlt sie aber nie ein. Davon wurden US$20.000 von den Arbeitnehmern einbehalten. Die Kapitalgesellschaft schuldet die US$30.000, Zinsen, Säumniszuschläge und einen Strafzuschlag für verspätete Einzahlung: 10 % (US$3.000), wenn jede Einzahlung mehr als 15 Tage verspätet war, oder 15 % (US$4.500), wenn die Steuer nach Ablauf der Frist im IRS-Schreiben noch unbezahlt ist. Der Eigentümer, der die Schecks unterschreibt, kann für den einbehaltenen Teil von US$20.000 mit der Trust Fund Recovery Penalty rechnen, wenn der IRS ihn für verantwortlich und das Versäumnis für vorsätzlich hält. Die Kapitalgesellschaft muss den Fehlbetrag zahlen und ihre Erklärungen korrigieren. Ein Erlass aufgrund ihrer sauberen Historie kann nur das erste der beiden verspäteten Quartale erfassen; das zweite braucht einen triftigen Grund, den das Versäumnis eines Buchhalters selten liefert. Rat zu jedem Schreiben, das den Eigentümer nennt, ist der nächste Schritt.

Eine falsch kontierte private Ausgabe

Ein Einzelunternehmer kündigt einen Buchhalter, der private Ausgaben von US$20.000 als Betriebsausgaben kodiert hat. Bei einem angenommenen gemischten Satz von 30 % beträgt die zusätzliche Steuer US$6.000. Stellt der IRS Fahrlässigkeit fest und greift kein triftiger Grund, beträgt der Strafzuschlag von 20 % wegen unrichtiger Angaben auf diese Steuer US$1.200. Erfüllt die Änderung die oben genannte Regel zur geänderten Erklärung, kann die zusätzliche Steuer als in der Erklärung angegeben gelten, sodass der Strafzuschlag ohne sie berechnet wird; Zinsen laufen weiter. Das Beauftragungsschreiben begrenzt die Haftung auf die gezahlten Honorare (US$4.800 im Jahr); hält die Begrenzung nach dem Recht des Bundesstaates, bringt ein Anspruch gegen den Buchhalter womöglich wenig ein. Der Eigentümer korrigiert die Erklärung und lässt das Schreiben von einem Rechtsanwalt prüfen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie halten ein Schreiben zu einem Strafzuschlag oder eine korrigierte Erklärung in der Hand, die auf den Buchhalter zurückgeht, oder die Bücher zeigen Lohnsteuer als gezahlt und die Daten des IRS stimmen nicht überein, und Sie können nicht sagen, wie viele Zeiträume, Erklärungen oder Einzahlungen falsch sind: Stimmen Sie die Bücher Zeitraum für Zeitraum mit den Daten des IRS ab, bevor Sie den Erlass beantragen, mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Mehrere Jahre Erklärungen wurden nie eingereicht: siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Bücher dieser Jahre neu aufzubauen.
• Ein Lohnabrechnungsunternehmen oder eine Professional Employer Organization hat Ihre Lohnabrechnung geführt: siehe Wenn ein Lohnabrechnungsdienstleister Ihre Steuern nicht gezahlt hat.
• Ein Fälligkeitstermin ist heute oder gerade verstrichen: siehe Wenn ein Buchhaltungsexperte die Frist versäumt.
• Der Strafzuschlag einer Personengesellschaft oder S Corporation braucht das Gesamtbild: siehe Strafzuschläge für verspätete Unternehmenserklärungen und, für eine kleine Personengesellschaft, Erlass bei verspäteter Erklärung einer Personengesellschaft.
• Eine eingereichte Erklärung oder Schedules K-1 (Gewinnanteilsmitteilungen) sind falsch: siehe Eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren.
• Der IRS schlägt persönliche Haftung für nicht gezahlte Lohnsteuer vor: siehe Die Trust Fund Recovery Penalty.
• Eine persönliche Erklärung wurde verändert oder eine persönliche Erstattung gestohlen: siehe Ein Ersteller hat eine falsche persönliche Erklärung eingereicht.
• Sie besitzen eine US-Gesellschaft vom Ausland aus, und eine Form 5472 oder eine andere Informationserklärung wurde versäumt: siehe Was eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz einreichen muss und Buchhaltung für eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz.
• Der Dienstleister hat Ihre Unterlagen oder antwortet nicht mehr: siehe Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen und Ihren Buchhalter ersetzen.