Limite do 1099-NEC: quais prestadores recebem, LLCs e cartões

Quem recebe um 1099-NEC, e qual é o limite agora?

Uma empresa geralmente envia um Form 1099-NEC a cada pessoa a quem pagou $2.000 ou mais durante o ano-calendário por serviços, quando essa pessoa não é seu empregado (instruções do IRS). O teste é “ou mais”: um prestador de serviços que recebeu exatamente o limite recebe o formulário (26 U.S.C. 6041).

Muitas fontes ainda mostram $600; esse valor vale para pagamentos feitos antes de 2026 (perguntas frequentes do IRS).

A retenção adicional é a exceção: se você reteve imposto de renda federal de um prestador de serviços, entrega um 1099-NEC desse prestador em qualquer valor (IRS).

As quatro condições devem ser atendidas (instruções do IRS):

1. Você pagou a alguém que não é seu empregado.
2. O pagamento foi por serviços no curso da sua atividade empresarial (organizações sem fins lucrativos e órgãos do governo também contam).
3. Quem recebe é uma pessoa física, uma sociedade de pessoas ou um espólio, ou uma corporação que se enquadra em uma exceção abaixo.
4. Você pagou a essa pessoa o limite ou mais durante o ano.

O limite é a parte fácil. Um prestador de serviços que é LLC, um W-9 que falta, pagamentos feitos por cartão ou aplicativo, um trabalhador que pode ser de fato empregado e anos anteriores nunca entregues é o que torna um caso mais difícil. Antes de janeiro, reúna uma lista de todos a quem você pagou por serviços, o total de cada pessoa por ano-calendário, como cada pagamento foi feito e o W-9 de cada prestador de serviços. Se você pagou muitos fornecedores, não tem W-9 nem totais por ano, ou anos anteriores ficaram sem envio, essa lista precisa ser reconstruída a partir dos seus registros bancários e de cartão; a última seção, E no seu caso?, diz por onde começar.

Envio um 1099-NEC a um prestador de serviços que é LLC?

Depende de como a LLC é tributada, não das letras “LLC”. Leia a linha 3a do Form W-9 do prestador de serviços: uma LLC de um único membro desconsiderada (um proprietário, tratada pelo IRS como parte desse proprietário) marca a caixa da classificação do proprietário, e qualquer outra LLC marca “LLC” e informa o próprio código (C, S ou P).

Uma LLC desconsiderada de propriedade de uma corporação mostra uma corporação na linha 3a. Se a linha 3a estiver em branco ou inconsistente, peça um W-9 corrigido. Um trust, um espólio ou uma entidade “Other” não é abordado nesta tabela e pode exigir revisão profissional.

Envio um 1099-NEC a um prestador de serviços que é corporação?

Geralmente não. Os pagamentos por serviços a uma corporação, inclusive uma LLC tratada como corporação C ou S, normalmente não precisam de um 1099-NEC (instruções do IRS).

Os serviços jurídicos são a exceção. Os honorários de advogados são declaráveis no Form 1099-NEC no limite, mesmo quando pagos a um escritório de advocacia que é corporação, e o dinheiro de acordo pago a um advogado, e não como honorários, vai no Form 1099-MISC. Pagamentos médicos e de saúde a uma corporação também são declaráveis, no Form 1099-MISC (Pub. 1099).

Envio um 1099-NEC se paguei por cartão de crédito, cartão de débito ou aplicativo de pagamento?

Geralmente não há 1099-NEC para pagamentos por cartão de pagamento ou rede de pagamentos de terceiros. Eles ficam sob as regras de declaração do Form 1099-K do processador, e a empresa que pagou não entrega um 1099-NEC por eles (instruções do IRS; Regulamento seção 1.6041-1). Isso vale mesmo quando o limite do próprio processador não é atingido, porque o IRS desconsidera esse limite ao decidir qual formulário se aplica (instruções do Form 1099-K).

Cheques, dinheiro e transferências enviados da sua conta bancária direto ao prestador de serviços (ACH ou wire) não são pagamentos por cartão ou rede; por isso, você os declara. Quando um prestador de serviços é pago por vários meios, conte no total todo pagamento que não seja por cartão ou rede de pagamentos e deixe de fora os que um processador informa. Se um pagamento por aplicativo é um pagamento de rede depende de como o aplicativo o liquida; por isso, guarde a forma de cada pagamento e pergunte ao aplicativo ou ao seu contador quando houver dúvida.

Quais pagamentos geralmente não precisam de um 1099-NEC?

Pagamentos pessoais, pagamentos a empregados, pagamentos por bens e a maioria dos pagamentos a corporações geralmente não precisam de um 1099-NEC (instruções do IRS).

• Empregados: salários, bônus, prêmios e distinções vão no Form W-2, e reembolsos de despesas de negócio a empregados não são informados em um 1099-NEC.
• Pagamentos pessoais: só os pagamentos feitos no curso da atividade empresarial são declaráveis.
• Bens: pagamentos por mercadorias, frete, armazenagem, telefone e itens semelhantes. Peças e materiais que um prestador de serviços fornece como parte de um serviço contam.
• Organizações isentas de imposto e governos: pagamentos a uma organização isenta de imposto, aos Estados Unidos, a um estado ou a um governo estrangeiro.
• Aluguel: não é informado no Form 1099-NEC. O aluguel de espaço ou equipamento comercial pago ao proprietário geralmente é informado, em vez disso, no Form 1099-MISC, que tem limite próprio. O aluguel pago a um corretor de imóveis ou administrador de imóveis não exige formulário seu, porque eles informam o que repassam ao proprietário (instruções do IRS).
• Totais abaixo do limite, a menos que você tenha feito retenção adicional.

Como somo o que paguei a um prestador de serviços?

Some tudo o que você pagou ao mesmo beneficiário no ano-calendário, contado pela data em que pagou, não pela data da fatura nem do projeto (Regulamento seção 1.6041-1 liga a declaração aos pagamentos que você faz durante o ano-calendário). Compare o total com o limite daquele ano.

O que conta no total (instruções do IRS):

• Honorários, comissões e outro pagamento por serviços.
• Peças e materiais que o prestador de serviços forneceu quando isso era acessório ao serviço, por exemplo uma conta de reparo com mão de obra e peças.
• Reembolsos de viagem que o prestador de serviços não prestou contas a você.
• Imposto estadual ou local sobre vendas cobrado do prestador do serviço e pago a ele. O imposto sobre vendas cobrado de você como comprador e recolhido de você fica de fora.

Informe um empresário individual (sole proprietor) com o nome da pessoa física; um nome empresarial vai na segunda linha de nome, nunca sozinho (Pub. 1099). Deixe de fora os pagamentos por cartão de pagamento e por redes de terceiros, o processador entregue ou não um Form 1099-K.

O que a minha contabilidade deve conter durante o ano para que janeiro seja um relatório?

Cada prestador de serviços precisa de um cadastro de fornecedor com cinco dados registrados antes do primeiro pagamento, para que a lista de janeiro saia de um relatório, e não de uma busca. O IRS sugere pedir um Form W-9 a todo beneficiário dos EUA (Pub. 1099).

Se você repassa gorjetas de clientes a um prestador de serviços, registre-as à parte: o formulário mostra as gorjetas em dinheiro na caixa 1b e o código da ocupação com gorjetas na caixa 1c, além do total na caixa 1a (instruções do IRS).

Em dezembro, rode os pagamentos por fornecedor, por forma de pagamento, para o ano-calendário. Compare cada total com o limite e cobre qualquer W-9 que falte enquanto o prestador de serviços ainda é localizável. Guarde cópias dos formulários entregues por pelo menos 3 anos, ou 4 se houve retenção adicional (Pub. 1099).

Quando vence o 1099-NEC, e o meu estado quer uma cópia?

A cópia do IRS e a cópia do prestador de serviços vencem ambas em 31 de janeiro depois do ano do pagamento, passando para o próximo dia útil quando essa data cai em fim de semana ou feriado (Pub. 1099). Para pagamentos feitos em 2026, o vencimento é 1º de fevereiro de 2027. O Form 1099-NEC não tem prorrogação automática.

Um formulário atrasado ou incorreto gera multa por formulário, separadamente para a cópia do IRS e para a cópia do prestador de serviços, e o valor aumenta quanto mais tempo a falha fica sem correção (IRS). Para valores, prazos perdidos, avisos e correções, veja 1099 e W-2 atrasados.

As regras estaduais são separadas. As caixas estaduais do formulário são para sua conveniência e não precisam ser preenchidas para o IRS; se um estado quer uma cópia em papel, a Copy 1 vai para o departamento de impostos do estado (instruções do IRS). Consulte o órgão de impostos do seu estado. A Califórnia, por exemplo, exige separadamente um relatório ao EDD (formulário DE 542) para prestadores de serviços pessoa física, empresário individual e LLC de um único membro, em até 20 dias depois de pagar $600 ou mais, ou de contratar esse valor, o que ocorrer primeiro, quando um 1099 federal também é exigido (California EDD).

Como entrego os 1099-NEC por via eletrônica, e há um jeito gratuito?

Sim, existe entrega eletrônica gratuita. O IRIS Taxpayer Portal (Information Returns Intake System) do IRS é gratuito: digite os formulários à mão ou envie um CSV, entregue até 100 declarações por vez e baixe as cópias dos prestadores de serviços (IRS: IRIS). A partir do ano fiscal de 2026, o IRIS é o único sistema do IRS para entrega eletrônica de declarações informativas (Pub. 1099).

• Peça cedo. O IRIS exige um Transmitter Control Code (TCC), o código do IRS que permite a entrega eletrônica. É preciso um EIN para pedir, e o IRS indica o prazo de processamento como até 45 dias em um lugar e 45 dias úteis em outro (Pub. 1099). Um empresário individual (sole proprietor) sem EIN precisa de um antes.
• A entrega eletrônica é obrigatória a partir de 10. Conte as declarações informativas originais que você deve entregar no ano, de todos os tipos juntos, inclusive W-2; as correções não contam para os 10. Se os originais tiveram de ser entregues por via eletrônica, as correções também. Uma sociedade de pessoas com mais de 100 sócios deve entregar por via eletrônica em qualquer quantidade (Pub. 1099; IRS; Regulamento seção 301.6011-2). Uma dispensa por dificuldade é pedida no Form 8508, pelo menos 45 dias antes do vencimento (Pub. 1099).
• Com menos de 10, o papel é permitido. Use a Copy A impressa pelo IRS com o Form 1096, o formulário de remessa das declarações em papel. A Copy A e o Form 1096 impressos do site do IRS não podem ser entregues, porque o IRS digitaliza os formulários em papel (IRS; instruções gerais).
• Dê uma cópia ao prestador de serviços. O site do IRS tem cópias em PDF preenchíveis para entregar ao prestador de serviços (instruções do IRS). A entrega eletrônica só é permitida se o prestador de serviços consentiu da forma exigida (Pub. 1099).

E se o trabalhador deveria ter sido empregado, ou eu nunca coletei um W-9?

Um 1099-NEC não faz de um trabalhador um prestador de serviços. O IRS pesa o controle comportamental, o controle financeiro e o tipo de relação, não o formulário que você emitiu. Se você não tinha base razoável para tratar um empregado como prestador de serviços, pode dever impostos sobre a folha desse trabalhador (IRS). O alívio da seção 530 tem exigências próprias, inclusive entregar todas as declarações informativas exigidas de forma consistente com o modo como você tratou o trabalhador (IRS). O Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952) pede todos os 1099 exigidos dos três anos anteriores (IRS). Veja trabalhadores que podem ser empregados, que também trata de quem pode dever esses impostos pessoalmente.

Sem um W-9, você não consegue saber se um prestador de serviços é uma corporação nem qual número fiscal informar. Peça um agora. Se um prestador de serviços não quer dar um número fiscal, a retenção adicional de 24% pode se aplicar aos pagamentos por serviços e, se você não a cobrar e repassar, pode se tornar responsável pelo valor não cobrado (Pub. 1099); veja como obter o número fiscal dos prestadores de serviços.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Um empresário individual paga um fotógrafo freelancer

Um estúdio de design, administrado como empresário individual (sole proprietor), paga por cheque um fotógrafo freelancer, pessoa física.

• 2025: US$900. O limite para os pagamentos de 2025 era US$600; por isso, um 1099-NEC era devido naquele ano. Se nunca foi enviado, veja 1099 atrasados.
• 2026: US$3.000. O total está acima do limite de US$2.000; por isso, o estúdio envia um 1099-NEC. Se tivesse pago US$1.500 e não tivesse retido nada, nenhum 1099-NEC seria devido naquele ano.

Uma corporação S paga uma LLC

Uma corporação S paga US$8.000 por cheque a uma empresa de ar-condicionado e aquecimento (HVAC) constituída como LLC, por reparos, com as peças incluídas. O W-9 da empresa mostra uma LLC tributada como sociedade de pessoas; por isso, a corporação S envia um 1099-NEC pelos US$8.000 inteiros. Se o W-9 tivesse mostrado uma LLC tributada como corporação C ou S, a corporação S geralmente não enviaria nenhum.

Um freelancer é pago por aplicativo de pagamento

Um proprietário paga US$4.000 a um freelancer por um aplicativo de pagamento que liquida os pagamentos na própria rede. Esses pagamentos ficam sob as regras de declaração do Form 1099-K do próprio aplicativo; por isso, o proprietário não envia 1099-NEC por eles. Se o proprietário tivesse pago os mesmos US$4.000 por cheque ou transferência bancária a um freelancer pessoa física, enviaria um.

E no seu caso?

• Você pagou vários prestadores de serviços, e os seus cadastros de fornecedores não têm W-9, tipos de entidade, formas de pagamento ou totais por ano: a lista de fornecedores precisa ser reconstruída a partir dos seus registros bancários e de cartão. Isso é trabalho de escrituração contábil e permite que a lista de janeiro saia de um relatório, e não de uma busca.
• Os 1099 de anos anteriores nunca foram enviados: veja 1099 e W-2 atrasados para prazos e multas. Os totais de cada ano perdido são reconstruídos do mesmo modo, a partir dos registros bancários e de cartão.
• Um prestador de serviços não quer dar um W-9 nem um número fiscal: veja como obter o número fiscal dos prestadores de serviços.
• Um trabalhador pode ser, na verdade, um empregado: veja trabalhadores que podem ser empregados e o custo de um empregado em comparação com um prestador de serviços.
• O prestador de serviços está fora dos EUA: um W-9 certifica a condição de pessoa dos EUA; por isso, veja pagar prestadores de serviços no exterior.
• Você pagou um subcontratado em dinheiro, sem recibo: veja pagar subcontratados em dinheiro.
• Você paga faxineiros ou prestadores de pequenos reparos por um imóvel alugado: veja formulários de imposto de prestadores de serviços para proprietários de imóveis alugados.