Seuil du 1099-NEC : qui en reçoit un, LLC et paiements par carte

Qui reçoit un 1099-NEC, et quel est le seuil actuel?

Une entreprise envoie généralement un formulaire 1099-NEC à chaque personne à qui elle a payé 2 000 $ ou plus pendant l'année civile pour des services, quand cette personne n'est pas son employée (instructions de l'IRS). Le critère est « ou plus » : un entrepreneur payé exactement le montant du seuil reçoit un formulaire (26 U.S.C. 6041).

Beaucoup de sources montrent encore 600 $; ce chiffre s'applique aux paiements faits avant 2026 (foire aux questions de l'IRS).

La retenue de réserve est l'exception : si vous avez retenu de l'impôt fédéral sur le revenu d'un entrepreneur, vous produisez un 1099-NEC pour cet entrepreneur, quel que soit le montant (IRS).

Les quatre conditions doivent être remplies (instructions de l'IRS) :

1. Vous avez payé une personne qui n'est pas votre employée.
2. Le paiement visait des services rendus dans le cadre de votre commerce ou de votre entreprise (les organismes sans but lucratif et les organismes publics comptent aussi).
3. Le bénéficiaire est un particulier, une société de personnes ou une succession, ou une société visée par une exception décrite plus bas.
4. Vous avez payé à ce bénéficiaire le montant du seuil ou plus pendant l'année.

Le seuil est la partie facile. Un entrepreneur qui est une LLC, un W-9 manquant, des paiements faits par carte ou par application, un travailleur qui est peut-être réellement un employé et des années antérieures jamais produites compliquent le cas. Avant janvier, rassemblez la liste de toutes les personnes que vous avez payées pour des services, le total de chacune par année civile, la façon dont chaque paiement a été fait et le W-9 de chaque entrepreneur. Si vous avez payé beaucoup de fournisseurs, si vous n'avez ni W-9 ni totaux annuels, ou si des années antérieures n'ont pas été envoyées, cette liste doit être reconstituée à partir de vos relevés bancaires et de carte; la dernière section, Votre situation est différente?, indique par où commencer.

Dois-je envoyer un 1099-NEC à un entrepreneur qui est une LLC?

Cela dépend de la façon dont la LLC est imposée, pas des lettres « LLC ». Lisez la ligne 3a du formulaire W-9 de l'entrepreneur : une LLC à membre unique ignorée (un seul propriétaire, traitée par l'IRS comme une partie de ce propriétaire) coche la case de la catégorie de son propriétaire, et toute autre LLC coche « LLC » et inscrit son propre code (C, S ou P).

Une LLC ignorée appartenant à une société indique une société à la ligne 3a. Si la ligne 3a est vide ou incohérente, demandez un W-9 corrigé. Une fiducie, une succession ou une entité « Other » n'est pas visée par ce tableau et peut exiger un examen professionnel.

Dois-je envoyer un 1099-NEC à un entrepreneur qui est une société?

Généralement non. Les paiements pour des services à une société, y compris une LLC traitée comme une société de type C ou S, n'exigent habituellement pas de 1099-NEC (instructions de l'IRS).

Les services juridiques font exception. Les honoraires d'avocat sont à déclarer sur le formulaire 1099-NEC au seuil, même lorsqu'ils sont payés à un cabinet d'avocats constitué en société, et les sommes de règlement versées à un avocat autrement qu'à titre d'honoraires vont sur le formulaire 1099-MISC. Les paiements pour des services médicaux et de soins de santé à une société sont aussi à déclarer, sur le formulaire 1099-MISC (Pub. 1099).

Dois-je envoyer un 1099-NEC si j'ai payé par carte de crédit, carte de débit ou application de paiement?

Généralement, aucun 1099-NEC n'est requis pour les paiements par carte de paiement ou par réseau tiers. Ils relèvent des règles de déclaration du formulaire 1099-K du processeur, et l'entreprise qui a payé ne produit pas de 1099-NEC pour eux (instructions de l'IRS; Règlement du Trésor américain, article 1.6041-1). C'est vrai même si le seuil propre au processeur n'est pas atteint, car l'IRS ne tient pas compte de ce seuil pour décider quel formulaire s'applique (instructions du formulaire 1099-K).

Les chèques, les espèces et les virements envoyés de votre compte bancaire directement à l'entrepreneur (ACH ou virement bancaire) ne sont pas des paiements par carte ou par réseau; vous les déclarez donc. Quand un entrepreneur est payé de plusieurs façons, comptez dans votre total chaque paiement qui n'est pas un paiement par carte ou par réseau de paiement, et laissez de côté ceux qu'un processeur déclare. Qu'un paiement par application soit un paiement par réseau dépend de la façon dont l'application le règle; notez donc le mode de paiement de chaque paiement et posez la question à l'application ou à votre comptable en cas de doute.

Quels paiements n'exigent généralement pas de 1099-NEC?

Les paiements personnels, la rémunération des employés, les paiements pour des biens et la plupart des paiements à des sociétés n'exigent généralement pas de 1099-NEC (instructions de l'IRS).

• Employés : les salaires, les primes, les prix et les récompenses vont sur le formulaire W-2, et les remboursements de dépenses d'entreprise aux employés ne sont pas déclarés sur un 1099-NEC.
• Paiements personnels : seuls les paiements faits dans le cadre d'un commerce ou d'une entreprise sont à déclarer.
• Biens : les paiements pour des marchandises, le fret, l'entreposage, le téléphone et des éléments semblables. Les pièces et les matériaux qu'un entrepreneur fournit dans le cadre d'un service, eux, comptent.
• Organismes exonérés d'impôt et gouvernements : les paiements à un organisme exonéré d'impôt, aux États-Unis, à un État ou à un gouvernement étranger.
• Loyer : non déclaré sur le formulaire 1099-NEC. Le loyer d'un local ou d'un équipement d'entreprise payé au propriétaire est généralement déclaré plutôt sur le formulaire 1099-MISC, qui a son propre seuil. Le loyer payé à un agent immobilier ou à un gestionnaire d'immeubles n'exige aucun formulaire de votre part, parce qu'ils déclarent ce qu'ils remettent au propriétaire (instructions de l'IRS).
• Totaux inférieurs au seuil, sauf si vous avez prélevé une retenue de réserve.

Comment additionner ce que j'ai payé à un entrepreneur?

Additionnez tout ce que vous avez payé au même bénéficiaire pendant l'année civile, en comptant selon la date où vous avez payé, et non selon la date de la facture ou du projet (Règlement du Trésor américain, article 1.6041-1 rattache la déclaration aux paiements que vous faites pendant l'année civile). Comparez le total au seuil de cette année-là.

Ce qui compte dans le total (instructions de l'IRS) :

• Les honoraires, les commissions et les autres rémunérations pour des services.
• Les pièces et les matériaux que l'entrepreneur a fournis lorsque cela était accessoire au service, par exemple une facture de réparation qui indique la main-d'œuvre et les pièces.
• Les remboursements de frais de déplacement dont l'entrepreneur ne vous a pas rendu compte.
• La taxe de vente de l'État ou locale imposée au fournisseur de services et payée à celui-ci. La taxe de vente imposée à vous comme acheteur et perçue auprès de vous reste exclue.

Déclarez un entrepreneur individuel sous le nom du particulier; le nom commercial va sur la deuxième ligne de nom, jamais seul (Pub. 1099). Laissez de côté les paiements par carte de paiement et par réseau tiers, que le processeur produise ou non un formulaire 1099-K.

Que doivent contenir mes livres pendant l'année pour que janvier se résume à un rapport?

Chaque entrepreneur a besoin d'une fiche de fournisseur contenant cinq éléments consignés avant le premier paiement, pour que la liste de janvier vienne d'un rapport plutôt que d'une recherche. L'IRS suggère de demander un formulaire W-9 à chaque bénéficiaire américain (Pub. 1099).

Si vous remettez à un entrepreneur les pourboires de clients, consignez-les séparément : le formulaire indique les pourboires en espèces à la case 1b et le code de profession à pourboires à la case 1c, en plus du total à la case 1a (instructions de l'IRS).

En décembre, produisez un rapport des paiements par fournisseur et par mode de paiement pour l'année civile. Comparez chaque total au seuil et relancez tout W-9 manquant tant que l'entrepreneur est encore joignable. Conservez des copies des formulaires produits pendant au moins 3 ans, ou 4 ans si une retenue de réserve a été imposée (Pub. 1099).

Quelle est la date limite du 1099-NEC, et mon État veut-il une copie?

La copie de l'IRS et la copie de l'entrepreneur sont toutes deux dues 31 janvier après l'année de paiement, et reportées au jour ouvrable suivant lorsque cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié légal (Pub. 1099). Pour les paiements faits en 2026, la date limite est 1er février 2027. Le formulaire 1099-NEC n'a aucune prolongation automatique.

Un formulaire tardif ou inexact entraîne une pénalité par formulaire, séparément pour la copie de l'IRS et pour la copie de l'entrepreneur, et le montant augmente plus la correction tarde (IRS). Pour les montants, les dates limites manquées, les avis et les corrections, voyez 1099 et W-2 tardifs.

Les règles des États sont distinctes. Les cases d'État du formulaire sont là par commodité et n'ont pas à être remplies pour l'IRS; si un État veut une copie papier, la copie 1 va au ministère du Revenu de l'État (instructions de l'IRS). Vérifiez auprès de l'agence fiscale de votre État. La Californie, par exemple, exige séparément une déclaration à l'EDD (formulaire DE 542) pour les entrepreneurs particuliers, individuels ou LLC à membre unique, dans les 20 jours suivant le paiement de 600 $ ou plus, ou la conclusion d'un contrat pour ce montant, selon la première éventualité, lorsqu'un 1099 fédéral est aussi requis (EDD de la Californie).

Comment produire les formulaires 1099-NEC par voie électronique, et existe-t-il une option gratuite?

Oui, la production électronique gratuite existe. Le portail des contribuables IRIS (Information Returns Intake System) de l'IRS est gratuit : saisissez les formulaires à la main ou téléversez un fichier CSV, produisez jusqu'à 100 déclarations à la fois et téléchargez les copies destinées aux entrepreneurs (IRS : IRIS). À partir de l'année d'imposition 2026, IRIS est le seul système de l'IRS pour produire des déclarations de renseignements par voie électronique (Pub. 1099).

• Faites la demande tôt. IRIS exige un Transmitter Control Code (TCC), le code de l'IRS qui vous permet de produire par voie électronique. Un EIN est nécessaire pour la demande, et l'IRS indique un délai de traitement pouvant aller jusqu'à 45 jours à un endroit et 45 jours ouvrables à un autre (Pub. 1099). Un entrepreneur individuel sans EIN doit d'abord en obtenir un.
• La production électronique est obligatoire à partir de 10. Comptez les déclarations de renseignements originales que vous devez produire dans l'année, tous types confondus, W-2 compris; les corrections ne comptent pas dans le total de 10. Si les originaux devaient être produits par voie électronique, les corrections aussi. Une société de personnes de plus de 100 associés doit produire par voie électronique, quel que soit le nombre (Pub. 1099; IRS; Règlement du Trésor américain, article 301.6011-2). Une dispense pour difficultés se demande au moyen du formulaire 8508, au moins 45 jours avant la date limite (Pub. 1099).
• Sous 10, le papier est permis. Utilisez la copie A imprimée par l'IRS avec le formulaire 1096, le formulaire de couverture des déclarations papier. La copie A et le formulaire 1096 imprimés à partir du site de l'IRS ne peuvent pas être produits, car l'IRS numérise les formulaires papier (IRS; instructions générales).
• Donnez une copie à l'entrepreneur. Le site de l'IRS propose des copies PDF remplissables à remettre à l'entrepreneur (instructions de l'IRS). La remise électronique n'est permise que si l'entrepreneur y a consenti de la façon requise (Pub. 1099).

Que faire si le travailleur aurait dû être un employé, ou si je n'ai jamais obtenu de W-9?

Un 1099-NEC ne fait pas d'un travailleur un entrepreneur. L'IRS pèse le contrôle du comportement, le contrôle financier et le type de relation, pas le formulaire que vous avez émis. Si vous n'aviez aucun motif raisonnable de traiter un employé comme un entrepreneur, vous pourriez devoir des impôts sur l'emploi pour ce travailleur (IRS). L'allègement de l'article 530 a ses propres exigences, dont celle de produire toutes les déclarations de renseignements requises de façon cohérente avec la manière dont vous avez traité le travailleur (IRS). Le Voluntary Classification Settlement Program (formulaire 8952) exige tous les 1099 requis pour les trois années précédentes (IRS). Voyez travailleurs qui pourraient être des employés, qui explique aussi qui peut devoir personnellement ces impôts.

Sans W-9, vous ne pouvez pas savoir si un entrepreneur est une société ni quel numéro d'identification fiscale déclarer. Demandez-en un dès maintenant. Si un entrepreneur refuse de donner un numéro d'identification fiscale, la retenue de réserve de 24 % peut s'appliquer aux paiements pour services, et si vous ne la prélevez pas et ne la versez pas, vous pourriez devenir responsable du montant non prélevé (Pub. 1099); voyez obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.

Exemple

Tous les chiffres sont en dollars américains et donnés à titre d'illustration.

Un entrepreneur individuel paie un photographe pigiste

Un studio de design exploité comme entreprise individuelle paie par chèque un photographe pigiste, un particulier.

• 2025 : 900 $. Le seuil pour les paiements de 2025 était de 600 $; un 1099-NEC était donc dû pour cette année-là. S'il n'a jamais été envoyé, voyez 1099 tardifs.
• 2026 : 3 000 $. Le total dépasse le seuil de 2 000 $; le studio envoie donc un 1099-NEC. S'il avait payé 1 500 $ sans rien retenir, aucun 1099-NEC ne serait dû pour cette année-là.

Une société de type S paie une LLC

Une société de type S paie par chèque 8 000 $ à une entreprise de chauffage et de climatisation constituée en LLC pour des réparations, pièces comprises. Le W-9 de l'entreprise indique une LLC imposée comme une société de personnes; la société de type S envoie donc un 1099-NEC pour la totalité des 8 000 $. Si le W-9 avait indiqué une LLC imposée comme une société de type C ou S, la société de type S n'en enverrait généralement pas.

Un pigiste est payé par une application de paiement

Un propriétaire paie 4 000 $ à un pigiste au moyen d'une application de paiement qui règle les paiements sur son propre réseau. Ces paiements relèvent des règles de déclaration du formulaire 1099-K de l'application; le propriétaire n'envoie donc aucun 1099-NEC pour eux. S'il avait payé les mêmes 4 000 $ par chèque ou par virement bancaire à un pigiste qui est un particulier, le propriétaire en enverrait un.

Votre situation est différente?

• Vous avez payé plusieurs entrepreneurs, et vos fiches de fournisseurs n'ont ni W-9, ni types d'entité, ni modes de paiement, ni totaux annuels : la liste des fournisseurs doit être reconstituée à partir de vos relevés bancaires et de carte. C'est un travail de tenue de livres, et il permet à la liste de janvier de venir d'un rapport plutôt que d'une recherche.
• Les 1099 des années antérieures n'ont jamais été envoyés : voyez 1099 et W-2 tardifs pour les dates limites et les pénalités. Les totaux de chaque année manquée se reconstituent de la même façon, à partir des relevés bancaires et de carte.
• Un entrepreneur refuse de donner un W-9 ou un numéro d'identification fiscale : voyez obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Un travailleur est peut-être réellement un employé : voyez travailleurs qui pourraient être des employés et coût d'un employé ou d'un entrepreneur.
• L'entrepreneur est hors des États-Unis : un W-9 atteste le statut de personne américaine; voyez donc payer des entrepreneurs à l'étranger.
• Vous avez payé un sous-traitant en espèces sans reçu : voyez payer des sous-traitants en espèces.
• Vous payez des gens de ménage ou des hommes à tout faire pour un immeuble locatif : voyez formulaires fiscaux des entrepreneurs pour les propriétaires bailleurs.