Mi contador no cumplió la fecha límite: prórroga y qué hacer

Mi contador no va a terminar a tiempo la declaración de mi negocio: ¿qué hago primero?

Si la fecha de vencimiento no ha pasado, presente usted mismo la prórroga. El Form 7004 no requiere firma, y la prórroga debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento normal (instrucciones del Form 7004). Use el Form 7004 para la declaración de una sociedad de personas, una corporación S o una corporación C, y el Form 4868 para su propio Form 1040 (IRS: obtener una prórroga). Una prórroga mueve la fecha de presentación, no la de pago, así que pague un estimado junto con ella. Estos son formularios federales; las declaraciones estatales tienen sus propias reglas de prórroga.

En este orden:

1. Confirme la fecha de vencimiento de cada declaración y si alguien presentó una prórroga.
2. Si no puede confirmarla, preséntela usted antes de la fecha. Si es dueño de una parte de una sociedad de personas o de una corporación S, prorrogue también su propio Form 1040, que reporta su parte del ingreso de la entidad según su Schedule K-1.
3. Pague un estimado del impuesto que deba.
4. Pida por escrito sus registros y cualquier borrador de la declaración.
5. Si el contador no se compromete con una fecha de presentación, considere a un preparador nuevo.

Si la fecha pasó sin una prórroga, la declaración está atrasada, salvo que se aplique otra fecha, como en el caso de contabilidad llevada en el extranjero, un propietario en el extranjero o un aplazamiento por desastre. Preséntela en cuanto esté completa, porque la multa por presentación tardía crece con cada mes o fracción de mes.

No es sencillo si: hay varios propietarios (las multas de la sociedad de personas y de la corporación S se cobran por propietario y por mes), hay un saldo a pagar, la nómina está atrasada, el contador no responde y tiene su contabilidad, o no puede saber si existe una prórroga. Si se da alguno de estos casos, defina antes de la fecha el estado de la presentación, el pago y quién presenta (consulte ayuda con impuestos corporativos).

Reúna: las declaraciones de años anteriores; la contabilidad actual y los estados de cuenta bancarios; la carta de contratación y los mensajes que muestren lo que usted envió y lo que el contador prometió; a todos los que tuvieron una participación durante el año, incluso a quien se fue; y cualquier aviso del IRS.

¿Cuándo vence la declaración de mi negocio y qué me da una prórroga?

La declaración de una sociedad de personas o de una corporación S con año calendario generalmente vence en marzo, y la de una corporación C o de un propietario único en abril. Una prórroga automática generalmente agrega seis meses para presentar.

Una LLC presenta como una de estas: con dos o más miembros es una sociedad de personas, y la LLC de un solo miembro de una persona declara en la declaración del propio propietario, a menos que haya elegido tributar como corporación (IRS: compañía de responsabilidad limitada). Los cónyuges que son dueños de una LLC como bienes gananciales pueden declararla de cualquiera de las dos maneras (Revenue Procedure 2002-69). Los cónyuges que operan un negocio no constituido en sociedad, fuera de una LLC u otra entidad estatal, pueden en cambio elegir ser una empresa conjunta calificada (qualified joint venture), que sustituye el Form 1065 por dos Schedules C en su declaración conjunta (instrucciones del Form 1065).

Un fin de semana o un día feriado legal mueve la fecha al siguiente día hábil. Un negocio con año fiscal usa el día 15 del tercer mes después del cierre del año para una sociedad de personas o una corporación S, y el cuarto mes para una corporación C (instrucciones del Form 1065, del Form 1120-S y del Form 1120).

Cuatro casos mueven la fecha:

• Cierre del año el 30 de junio, corporación C: un año fiscal que comenzó antes de 2026 (un año corto que termina en junio cuenta) vence el día 15 del tercer mes, con una prórroga de siete meses. Los años posteriores usan el cuarto mes y seis meses (instrucciones del Form 1120 y del Form 7004).
• Contabilidad llevada en el extranjero: una sociedad de personas que lleva sus libros y registros, o una corporación nacional que hace negocios y lleva su contabilidad, fuera de EE. UU. y Puerto Rico tiene hasta el día 15 del sexto mes para presentar y pagar, sin Form 7004 pero con una declaración adjunta a la declaración (instrucciones del Form 7004).
• Propietario en el extranjero, declaración propia: un ciudadano o residente de EE. UU. cuyo hogar y lugar principal de trabajo están fuera de EE. UU. y Puerto Rico, o que está en servicio militar allí, tiene dos meses más para presentar y pagar el Form 1040; los intereses siguen corriendo desde la fecha normal (instrucciones del Form 4868).
• Zona de desastre: un anuncio de desastre del IRS puede aplazar las fechas límite en el área afectada (IRS: alivio fiscal en situaciones de desastre).

Un Form 7004 cubre una sola declaración y no prorroga su declaración personal, que necesita su propio Form 4868. El IRS ya no envía una aprobación; solo se comunica con usted si la solicitud es rechazada (instrucciones del Form 7004).

¿Puedo presentar yo la prórroga si mi contador no lo hace?

Sí. El Form 7004 no requiere firma y cubre una sola declaración, así que presente uno por cada una (instrucciones del Form 7004). Preséntelo por vía electrónica a través de un proveedor de e-file aprobado por el IRS (IRS: presentación electrónica del Form 7004) o en papel a la dirección que indican las instrucciones. Un profesional de impuestos que presenta declaraciones de negocios por vía electrónica puede enviarlo por usted antes de la fecha.

• Preséntelo a más tardar en la fecha de vencimiento normal, no en la prorrogada.
• El nombre y el número de identificación del empleador (EIN) deben coincidir con los registros del IRS, o la prórroga no será válida.
• Anote en la línea 6 el impuesto que la entidad espera deber, o -0- si no debe nada.
• Conserve el acuse de recibo electrónico o la prueba de envío por correo.

Para su propio Form 1040, el IRS ofrece tres maneras: pagar en línea y marcar la casilla que indica que el pago es para una prórroga, solicitarla mediante IRS Free File, o enviar por correo el Form 4868 (IRS: obtener una prórroga).

¿Una prórroga da más tiempo para pagar y cómo pago un estimado?

No. Ni el Form 7004 ni el Form 4868 prorrogan el plazo de pago, y los intereses corren desde la fecha de vencimiento normal incluso con prórroga (instrucciones del Form 7004; instrucciones del Form 4868). La multa por pago tardío es 0.5% del impuesto sin pagar por mes o fracción de mes, hasta 25% (IRS: multa por falta de pago).

• Una sociedad de personas generalmente no paga impuesto por sí misma; sus socios reportan su parte en sus propias declaraciones (instrucciones del Form 1065). El estimado que importa está en la declaración de cada socio.
• Los accionistas de una corporación S son responsables del impuesto sobre su parte del ingreso, así que el estimado que importa está en la declaración de cada accionista. La corporación misma solo debe impuestos a nivel de la entidad, como el impuesto sobre ganancias incorporadas (instrucciones del Form 1120-S).
• Una corporación C anota en el Form 7004 el impuesto que espera deber y lo paga a más tardar en la fecha de vencimiento normal, por transferencia electrónica de fondos o mediante un tercero, como un profesional de impuestos o un banco (instrucciones del Form 7004).
• Un propietario único estima el impuesto total del año en el Form 4868 y resta lo que ya pagó, o paga en línea y marca la casilla de prórroga (IRS: obtener una prórroga).

A una corporación C con prórroga generalmente no se le cobra multa por pago tardío si el impuesto que muestra el Form 7004, o que se pagó a más tardar en la fecha de vencimiento normal, es al menos 90% del impuesto final y el saldo se paga a más tardar en la fecha de vencimiento prorrogada (instrucciones del Form 7004). A una persona se le considera con causa razonable durante el período de prórroga si paga al menos 90% del impuesto final a más tardar en la fecha de vencimiento normal y el saldo con la declaración (instrucciones del Form 4868). Cómo estimar con una contabilidad sin terminar se explica en prórroga con el Form 7004 cuando la contabilidad de su negocio no está lista.

La fecha límite pasó y no se presentó ninguna prórroga: ¿qué hago?

Un Form 7004 debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento normal, así que una solicitud posterior a esa fecha no da la prórroga (instrucciones del Form 7004; IRM 3.12.212). La declaración está atrasada desde el día siguiente. Si se presentó una prórroga y la fecha prorrogada ya pasó, está atrasada desde la fecha prorrogada (IRS: multa por presentación tardía).

1. Confirme los hechos. Pregunte al contador si se presentó una prórroga y pida la prueba. Un Form 7004 procesado también debe aparecer en la transcripción de su cuenta del IRS.
2. Presente la declaración. Preséntela aunque no pueda pagar en su totalidad (IRS: presentar declaraciones atrasadas). Cada mes o fracción de mes suma a la multa.
3. Pague ahora lo que pueda. Pagar limita los intereses y la multa por pago tardío sobre el monto pagado (IRS: presentar declaraciones atrasadas). La multa por propietario de una sociedad de personas o de una corporación S puede continuar hasta que se presente una declaración completa, hasta el límite de 12 meses, salvo que se aplique un alivio (IRS: multa por presentación tardía).
4. Una declaración pendiente puede costar más. Si no se presenta ninguna declaración, el IRS puede preparar una por usted, posiblemente sin las deducciones a las que tiene derecho (IRS: presentar declaraciones atrasadas).

Si faltan varios años por presentar, consulte cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar.

¿Cuánto cuesta una declaración tardía de una sociedad de personas, una corporación S o una persona?

Una declaración tardía o incompleta de una sociedad de personas o de una corporación S le cuesta a la entidad un monto fijo por propietario por cada mes, aunque no se deba impuesto. Una declaración tardía de una persona o de una corporación C cuesta una parte del impuesto sin pagar.

Los montos por propietario suben con la inflación y dependen del año en que vencía la declaración. La tabla muestra las declaraciones con vencimiento en 2027 (Revenue Procedure 2025-32). Una declaración con vencimiento en 2026 usa $255 por socio o $255 por accionista, y la página del IRS enumera los años anteriores. Un Form 1040 o un Form 1120 con más de 60 días de atraso también tiene una multa mínima; el mínimo, cómo se compensan entre sí las multas por presentación y por pago, y el alivio se explican en multas y alivio por declaraciones de negocios tardías.

Cada propietario también debe recibir un Schedule K-1; uno tardío, incompleto o incorrecto puede traer una multa aparte por cada schedule (instrucciones del Form 1065 y del Form 1120-S).

¿Confiar en mi contador cuenta como causa razonable?

Generalmente no. La causa razonable es la prueba que usa el IRS para eliminar una multa, y el IRS incluye la confianza en un profesional de impuestos entre los motivos que normalmente no califican. Usted es responsable de presentar aunque otra persona se encargue de sus impuestos, y el IRS espera que sepa qué presenta su preparador y que obtenga la prueba de que se envió a tiempo (IRS: causa razonable).

Los motivos que según el IRS pueden calificar incluyen incendios, desastres naturales o disturbios civiles, la imposibilidad de obtener los registros, la muerte o una enfermedad grave del contribuyente o de un familiar directo, y problemas de sistemas que retrasaron una presentación o un pago electrónico. La imposibilidad de obtener los registros está en esa lista, así que conserve las solicitudes escritas de sus registros, con fechas y respuestas. El alivio se decide caso por caso, y en un negocio los motivos se aplican a la persona con autoridad para presentar la declaración.

El cálculo de las multas, el alivio automático y la primera reducción por única vez se explican en multas y alivio por declaraciones de negocios tardías. Cómo recuperar el costo del contador se explica en errores del responsable contable y quién paga las multas.

Mi CPA no responde: ¿cómo recupero mis registros y el borrador de la declaración?

Pídalos por escrito. Un CPA, abogado, agente inscrito (enrolled agent) u otro profesional que ejerce ante el IRS debe devolver sin demora, cuando se lo pidan, los registros del cliente que este necesite para cumplir sus obligaciones tributarias federales (Circular 230, sección 10.28; quién puede ejercer).

• Una disputa de honorarios generalmente no justifica la demora. Si la ley estatal permite al profesional retener registros en una disputa, igual debe devolver los registros que deben adjuntarse a su declaración y dar acceso razonable para copiar el resto.
• Los «registros» incluyen los documentos que usted entregó, el material que existía antes de la contratación, y las declaraciones o schedules que se le presentaron en una contratación anterior y que necesita ahora. No incluyen una declaración o un schedule que el contador retiene hasta que usted pague los honorarios por él.

Por eso, un borrador sin terminar puede quedar fuera de la regla, en especial uno retenido por honorarios sin pagar; pídalo por separado. Un responsable contable que no es profesional autorizado a ejercer ante el IRS queda fuera de esta regla federal, así que si debe devolver los registros depende de la ley estatal y de su carta de contratación. Pídalos de todos modos y conserve copias.

Envíe la solicitud por correo electrónico y por carta. Enumere lo que quiere, fije una fecha cercana y pida la prueba de cualquier prórroga o presentación. Si no recibe respuesta, consulte cómo hacerse cargo de la contabilidad de un contador anterior.

¿Cómo reviso qué tiene el IRS registrado de mi negocio?

Inicie sesión en el Business Tax Account del IRS. Muestra el saldo adeudado por año, los pagos, las transcripciones de impuestos y los avisos del IRS (IRS: Business Tax Account). Quién puede registrarse depende de la entidad:

• Sociedad de personas: un socio general, o un socio administrador de la LLC, para tener acceso completo. Un socio con un Schedule K-1 registrado tiene acceso limitado, solo a los años que el IRS enumera, que quizá aún no incluyan los años recientes.
• Corporación S o corporación C: un funcionario o miembro administrador que sea empleado actual con Form W-2 y esté autorizado para obligar a la entidad. Un accionista de una corporación S con un Schedule K-1 registrado tiene el mismo acceso limitado que un socio.
• Propietario único: regístrese con su número de Seguro Social o ITIN y un EIN si presenta el Schedule C o el Schedule F. Todavía no está disponible para una LLC que presenta como propietario único en el Schedule C o el Schedule F. El saldo y los pagos de su Form 1040 están en su cuenta individual en línea (IRS: su cuenta en línea).

Para ver si se registró una prórroga, lea la transcripción de la cuenta. El Taxpayer Advocate Service enumera el código de transacción 460 como "Extension of Time for Filing," y el manual del IRS dice que un Form 7004 procesado lo genera (Taxpayer Advocate Service; IRM 3.12.212). El manual también dice que un Form 7004 denegado por presentación tardía no genera el código 460 ni una fecha de vencimiento prorrogada. Si no la encuentra, pida el acuse de recibo a quien presentó la prórroga. Un negocio que no puede registrarse puede solicitar una transcripción de la cuenta en el Form 4506-T; un miembro de una sociedad de personas o un funcionario con autoridad para obligar a una corporación puede firmarlo (Form 4506-T).

¿Cómo cambio a un preparador nuevo en plena temporada?

Si va a cambiar, defina primero la fecha de presentación.

1. Presente usted la prórroga, o haga que la presente el preparador nuevo, antes de la fecha.
2. Firme con el preparador nuevo una carta de contratación que nombre cada declaración, su fecha de vencimiento y el estado de la prórroga.
3. Entregue al preparador nuevo su prueba de prórroga, las declaraciones anteriores y la contabilidad que tenga.
4. Dé al preparador nuevo acceso al IRS. El Form 8821 le permite ver sus registros del IRS (IRS: acerca del Form 8821). El Form 2848 permite que una persona autorizada a ejercer ante el IRS, como un CPA, un agente inscrito o un abogado, actúe en su nombre (IRS: acerca del Form 2848).
5. Envíe al contador anterior una solicitud escrita de sus registros y un aviso de que el preparador nuevo se hace cargo.

El Form 8821 o el Form 2848, cómo retirar el acceso del contador anterior y qué cambia según el estado se explican en cambiar de contador.

¿Cuándo puedo denunciar a un preparador ante el IRS?

Puede denunciar a un preparador pagado en el Form 14157 cuando la conducta es una de las que enumera el IRS. Entre ellas: aceptar presentar una declaración y no hacerlo, no devolver los registros de un cliente, no entregar al cliente una copia de la declaración después de que la pida, y no remitir los pagos de los impuestos adeudados (IRS: queja sobre un preparador).

• El IRS se ocupa de la conducta de los preparadores solo en declaraciones federales. Para asuntos estatales o locales, comuníquese con la agencia estatal o local.
• En general, el IRS no puede actuar sobre una queja federal por una conducta de más de tres años.
• El IRS pide información específica y creíble, sus documentos y una firma bajo pena de perjurio.

Una queja informa una conducta. Es independiente de pedir alivio de multas. El caso de un preparador que presentó una declaración incorrecta o nunca presentó se explica en preparador de impuestos presentó una declaración incorrecta.

¿Las declaraciones estatales siguen la prórroga federal?

No siempre. Cada estado fija su propia regla, y puede variar según el tipo de declaración. Nueva York exige su propio Form IT-370 para las declaraciones del impuesto sobre la renta personal y no acepta en su lugar una copia del formulario federal (Nueva York: instrucciones del Form IT-370). California da a una LLC en situación regular (good standing) que tributa como sociedad de personas una prórroga automática de siete meses sin solicitud escrita, pero una prórroga para presentar no es una prórroga para pagar el impuesto de la LLC, la cuota de la LLC ni el impuesto de los miembros no residentes que no dieron su consentimiento (California FTB: instrucciones del Form FTB 3537).

Revise cada estado donde presenta y pregunte a su preparador qué prórrogas estatales se presentaron.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Corporación S, tres accionistas, sin prórroga

Una corporación S con año calendario tiene tres accionistas. En marzo el contador dice que el Form 1120-S se presentará tarde, y no se presentó ningún Form 7004 antes de la fecha de vencimiento. La declaración se presenta 70 días después de la fecha de vencimiento, lo que cuenta como tres meses porque una fracción de mes cuenta. Con US$260 por accionista por mes, el monto de una declaración con vencimiento en 2027, y suponiendo que no se debe impuesto, la multa por presentación de la declaración es US$260 × 3 accionistas × 3 meses = US$2,340, antes de cualquier alivio. Si la declaración siguiera sin presentarse durante 12 meses, llegaría a US$9,360.

Propietario único con un Schedule C sin terminar

Un propietario único tiene US$90,000 de utilidad neta y el Schedule C está sin terminar el 15 de abril. El propietario paga US$20,000 en línea, el estimado del impuesto que aún debe, y marca la casilla de prórroga. La declaración vence el 15 de octubre. El impuesto final es US$21,000. Como se pagó al menos el 90% del impuesto final a más tardar el 15 de abril y el saldo de US$1,000 se paga con la declaración, las instrucciones del Form 4868 tratan el período de prórroga como causa razonable para la multa por pago tardío. Los intereses sobre los US$1,000 siguen corriendo desde el 15 de abril, y la multa aparte por pagar de menos el impuesto estimado durante el año no está cubierta por esta regla (instrucciones del Form 4868).

LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas

Una LLC de dos miembros nunca presentó el Form 1065 y no tuvo prórroga. La declaración se presenta cuatro meses después de la fecha de vencimiento. Con los mismos US$260 por socio, la multa por presentación de la declaración es US$260 × 2 socios × 4 meses = US$2,080, salvo que se aplique el alivio para sociedades de personas pequeñas. Consulte alivio de la multa por declaración tardía de una sociedad de personas.

¿Su caso es distinto?

• La fecha está a pocos días o ya pasó, no puede confirmar una prórroga y su contador no responde: un Form 7004 presentado después de la fecha de vencimiento no da una prórroga, así que las preguntas abiertas son si alguna vez se presentó una, cuánto pagar ahora, quién presenta la declaración y si pedir alivio de multas. Consulte ayuda con impuestos corporativos.
• Hay varios propietarios, o el negocio es una corporación: la multa de una sociedad de personas o de una corporación S se cobra por propietario y por mes, y la declaración de cada propietario depende de la de la entidad. Consulte ayuda con impuestos corporativos.
• Una persona que no es de EE. UU. es dueña del negocio: una corporación estadounidense o una LLC de un solo miembro con un dueño extranjero también puede tener que presentar el Form 5472, que tiene su propia multa (instrucciones del Form 5472). Consulte presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Es propietario único y la que está en riesgo es su propia declaración: consulte ayuda con impuestos para individuos.
• Recibió un aviso de multa: use multas y alivio por declaraciones de negocios tardías, o alivio de la multa por declaración tardía de una sociedad de personas para una LLC de dos miembros que nunca presentó el Form 1065.
• Faltan varios años por presentar: use cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar.
• Su contabilidad está atrasada y la declaración depende de ella: use cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada junto con ayuda con la contabilidad.
• También se omitieron depósitos o declaraciones de nómina: una persona responsable que deliberadamente no entrega el impuesto de nómina retenido puede recibir personalmente la multa de recuperación del impuesto en fideicomiso (trust fund recovery penalty) (IRS: multa de recuperación del impuesto en fideicomiso). Use atrasado con los impuestos de nómina y, para la declaración del negocio, consulte ayuda con impuestos corporativos.
• Quiere cambiar de contador sin perder una fecha de presentación: use cambiar de contador y cómo hacerse cargo de la contabilidad de un contador anterior.
• Quiere recuperar del contador las multas o los honorarios: use errores del responsable contable y quién paga las multas.