Contador perdeu o prazo da declaração: prorrogação e o que fazer

Meu contador não vai terminar a declaração da minha empresa no prazo. O que faço primeiro?

Se o vencimento ainda não passou, peça a prorrogação você mesmo. O Form 7004 não precisa de assinatura, e a prorrogação precisa ser pedida até o vencimento normal (instruções do Form 7004). Use o Form 7004 para a declaração de sociedade de pessoas, corporação S ou corporação C e o Form 4868 para o seu próprio Form 1040 (IRS: como obter uma prorrogação). A prorrogação adia a data de entrega, não a de pagamento, então pague uma estimativa junto com ela. Estes são formulários federais; as declarações estaduais têm regras de prorrogação próprias.

Nesta ordem:

1. Confirme o vencimento de cada declaração e se alguém pediu uma prorrogação.
2. Se não conseguir confirmar, peça você mesmo antes da data. Se você é dono de parte de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S, prorrogue também o seu próprio Form 1040, que informa a sua parte da renda da entidade vinda do Schedule K-1.
3. Pague uma estimativa de qualquer imposto devido.
4. Peça por escrito os seus registros e qualquer rascunho da declaração.
5. Se o contador não se comprometer com uma data de entrega, considere um novo preparador.

Se a data passou sem prorrogação, a declaração está atrasada, a menos que outra data se aplique, como para escrituração ou proprietário no exterior, ou um adiamento por desastre. Entregue-a assim que estiver completa, porque a multa por atraso na entrega cresce a cada mês ou fração de mês.

Não é simples se: há vários proprietários (as multas da sociedade de pessoas e da corporação S são cobradas por proprietário, por mês), há saldo a pagar, a folha de pagamento está atrasada, o contador está em silêncio e está com a sua escrituração, ou você não sabe dizer se existe uma prorrogação. Se algum desses casos se aplica, resolva a situação da entrega, o pagamento e quem entrega antes da data (veja a ajuda com impostos de corporações).

Reúna: as declarações do ano anterior; a escrituração atual e os extratos bancários; a carta de contratação e as mensagens que mostram o que você enviou e o que o contador prometeu; todos que tiveram participação durante o ano, inclusive quem saiu; qualquer aviso do IRS.

Quando vence a declaração da minha empresa, e o que uma prorrogação me dá?

A declaração de uma sociedade de pessoas ou corporação S com ano-calendário geralmente vence em março, e a de uma corporação C ou empresário individual, em abril. Uma prorrogação automática geralmente acrescenta seis meses para entregar.

Uma LLC entrega a declaração como um destes tipos: com dois ou mais membros, é uma sociedade de pessoas, e a LLC de um único membro de uma pessoa física informa na declaração pessoal do proprietário, a menos que tenha optado por ser tributada como corporação (IRS: empresa de responsabilidade limitada). Cônjuges que são donos de uma LLC como bens comuns do casal (community property) podem informá-la de qualquer uma das duas formas (Revenue Procedure 2002-69). Cônjuges que tocam um negócio sem personalidade jurídica, fora de uma LLC ou de outra entidade estadual, podem optar por ser uma joint venture qualificada (qualified joint venture), que substitui o Form 1065 por dois Schedules C na declaração conjunta (instruções do Form 1065).

Um fim de semana ou feriado legal move a data para o próximo dia útil. Uma empresa com exercício fiscal usa o 15º dia do terceiro mês depois do fim do exercício para uma sociedade de pessoas ou corporação S, e o quarto mês para uma corporação C (instruções do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120).

Quatro casos mudam a data:

• Fim do exercício em 30 de junho, corporação C: um ano fiscal que começou antes de 2026 (um ano reduzido que termina em junho conta) vence no 15º dia do terceiro mês, com prorrogação de sete meses. Os anos seguintes usam o quarto mês e seis meses (instruções do Form 1120 e do Form 7004).
• Escrituração mantida no exterior: uma sociedade de pessoas que mantém sua escrituração e seus registros, ou uma corporação americana que faz negócios e mantém sua escrituração, fora dos Estados Unidos e de Porto Rico tem até o 15º dia do sexto mês para entregar e pagar, sem Form 7004, mas com uma declaração anexada ao formulário (instruções do Form 7004).
• Proprietário no exterior, declaração própria: um cidadão ou residente dos EUA cuja casa e principal local de trabalho ficam fora dos Estados Unidos e de Porto Rico, ou que está em serviço militar ali, ganha mais dois meses para entregar e pagar o Form 1040; os juros continuam correndo desde a data normal (instruções do Form 4868).
• Área de desastre: um comunicado do IRS sobre desastre pode adiar os prazos da área afetada (IRS: alívio de impostos em situações de desastre).

Um Form 7004 cobre uma declaração e não prorroga a sua declaração pessoal, que precisa do seu próprio Form 4868. O IRS não envia mais uma aprovação; ele só entra em contato se o pedido for recusado (instruções do Form 7004).

Posso pedir a prorrogação eu mesmo se meu contador não pedir?

Sim. O Form 7004 não precisa de assinatura e cobre uma declaração, então entregue um para cada uma (instruções do Form 7004). Entregue-o por via eletrônica por um provedor de entrega eletrônica aprovado pelo IRS (IRS: entrega eletrônica do Form 7004) ou em papel, no endereço das instruções. Um profissional de impostos que entrega declarações empresariais por via eletrônica pode conseguir enviá-lo por você antes da data.

• Entregue-o até o vencimento normal, não o prorrogado.
• O nome e o EIN (número de identificação do empregador) precisam bater com os registros do IRS, ou você não terá uma prorrogação válida.
• Informe na linha 6 o imposto que a entidade espera dever, ou -0- se não houver.
• Guarde a confirmação eletrônica ou o comprovante de envio pelo correio.

Para o seu próprio Form 1040, o IRS oferece três caminhos: pagar online e marcar que o pagamento é para uma prorrogação, pedi-la pelo IRS Free File, ou enviar o Form 4868 pelo correio (IRS: como obter uma prorrogação).

A prorrogação dá mais tempo para pagar, e como pago uma estimativa?

Não. Nem o Form 7004 nem o Form 4868 prorroga o prazo de pagamento, e os juros correm desde o vencimento normal mesmo com prorrogação (instruções do Form 7004; instruções do Form 4868). A multa por atraso no pagamento é de 0,5% do imposto não pago por mês ou fração de mês, até 25% (IRS: multa por atraso no pagamento).

• Uma sociedade de pessoas geralmente não paga imposto por si; os sócios informam a sua parte nas próprias declarações (instruções do Form 1065). A estimativa que importa está na declaração de cada sócio.
• Os acionistas de uma corporação S respondem pelo imposto sobre a sua parte da renda dela, então a estimativa que importa está na declaração de cada acionista. A própria corporação deve apenas impostos no nível da entidade, como o imposto sobre ganhos embutidos (built-in gains tax) (instruções do Form 1120-S).
• Uma corporação C informa no Form 7004 o imposto que espera dever e o paga até o vencimento normal, por transferência eletrônica de fundos ou por meio de um terceiro, como um profissional de impostos ou um banco (instruções do Form 7004).
• Um empresário individual estima no Form 4868 o imposto total do ano e subtrai o que já foi pago, ou paga online e marca a caixa de prorrogação (IRS: como obter uma prorrogação).

Uma corporação C com prorrogação geralmente não sofre multa por atraso no pagamento se o imposto informado no Form 7004, ou pago até o vencimento normal, for de pelo menos 90% do imposto final e o saldo for pago até o vencimento prorrogado (instruções do Form 7004). Uma pessoa física é tratada como tendo justa causa durante o período da prorrogação se pelo menos 90% do imposto final for pago até o vencimento normal e o saldo com a declaração (instruções do Form 4868). Para estimar com a escrituração inacabada, veja prorrogação com o Form 7004 quando a escrituração da empresa não está pronta.

O prazo passou e nenhuma prorrogação foi pedida. O que fazer agora?

O Form 7004 precisa ser entregue até o vencimento normal, então um pedido feito depois dessa data não dá a prorrogação (instruções do Form 7004; IRM 3.12.212). A declaração está atrasada a partir do dia seguinte. Se uma prorrogação foi pedida e a data prorrogada passou, ela está atrasada a partir da data prorrogada (IRS: multa por atraso na entrega).

1. Confirme os fatos. Pergunte ao contador se uma prorrogação foi pedida e peça a prova. Um Form 7004 processado também deve aparecer na transcrição da sua conta no IRS.
2. Entregue a declaração. Entregue mesmo que você não consiga pagar tudo (IRS: como entregar declarações atrasadas). Cada mês ou fração de mês aumenta a multa.
3. Pague o que puder agora. Pagar limita os juros e a multa por atraso no pagamento sobre o valor pago (IRS: como entregar declarações atrasadas). A multa por proprietário de uma sociedade de pessoas ou corporação S pode continuar até que uma declaração completa seja entregue, até o limite de 12 meses, a menos que um alívio se aplique (IRS: multa por atraso na entrega).
4. Uma declaração em aberto pode custar mais. Se nenhuma declaração for entregue, o IRS pode preparar uma por você, possivelmente sem deduções a que você tem direito (IRS: como entregar declarações atrasadas).

Para vários anos sem declaração entregue, veja como regularizar declarações empresariais não entregues.

Quanto custa uma declaração atrasada de sociedade de pessoas, corporação S ou pessoa física?

Uma declaração atrasada ou incompleta de sociedade de pessoas ou corporação S custa à entidade um valor fixo por proprietário, por mês, mesmo quando não há imposto devido. Uma declaração atrasada de pessoa física ou de corporação C custa uma parte do imposto não pago.

Os valores por proprietário sobem com a inflação e dependem do ano em que a declaração venceu. A tabela mostra declarações com vencimento em 2027 (Revenue Procedure 2025-32). Uma declaração com vencimento em 2026 usa $255 por sócio ou $255 por acionista, e a página do IRS lista os anos anteriores. Um Form 1040 ou Form 1120 com mais de 60 dias de atraso também tem uma multa mínima; o mínimo, como as multas de entrega e de pagamento se compensam e o alívio estão em multas e alívio para declarações empresariais atrasadas.

Cada proprietário também precisa receber um Schedule K-1; um K-1 atrasado, incompleto ou incorreto pode gerar uma multa separada por formulário (instruções do Form 1065 e do Form 1120-S).

Confiar no meu contador conta como justa causa?

Em geral, não. A justa causa (reasonable cause) é o critério do IRS para cancelar uma multa, e o IRS lista a confiança em um profissional de impostos como um motivo que normalmente não se qualifica. Você é responsável por entregar a declaração mesmo quando outra pessoa cuida dos seus impostos, e o IRS espera que você saiba o que o seu preparador entrega e obtenha a prova de que foi enviado no prazo (IRS: justa causa).

Os motivos que o IRS diz que podem se qualificar incluem incêndios, desastres naturais ou distúrbios civis, impossibilidade de obter registros, morte ou doença grave do contribuinte ou de um familiar próximo e problemas de sistema que atrasaram uma entrega ou um pagamento eletrônico. A impossibilidade de obter registros está nessa lista, então guarde os pedidos escritos dos seus registros, com datas e respostas. O alívio é decidido caso a caso e, para uma empresa, os motivos valem para a pessoa com autoridade para entregar a declaração.

O cálculo das multas, o alívio automático e o abatimento para quem nunca foi penalizado (first-time abatement) estão em multas e alívio para declarações empresariais atrasadas. Recuperar o custo do contador está em erros do responsável contábil e quem paga as multas.

Meu CPA não responde. Como recupero meus registros e o rascunho da declaração?

Peça por escrito. Um CPA, advogado, enrolled agent ou outro profissional que atua perante o IRS deve devolver prontamente, quando solicitado, todos os registros do cliente de que ele precisa para cumprir suas obrigações fiscais federais (Circular 230, seção 10.28; quem pode atuar).

• Uma disputa sobre honorários geralmente não justifica o atraso. Se a lei estadual permitir que o profissional retenha registros numa disputa, ele ainda precisa devolver os registros que devem ser anexados à sua declaração e dar acesso razoável para copiar o resto.
• Os “registros” incluem os documentos que você forneceu, os materiais que existiam antes da contratação e as declarações ou anexos apresentados a você em uma contratação anterior de que você precisa agora. Não incluem uma declaração ou anexo que o contador retém até você pagar os honorários por ele.

Por isso, um rascunho inacabado pode ficar fora da regra, principalmente um retido por honorários não pagos; peça-o separadamente. Um responsável contábil que não é um profissional autorizado a atuar perante o IRS está fora desta regra federal, então a devolução dos registros depende da lei estadual e da sua carta de contratação. Peça mesmo assim e guarde cópias.

Envie o pedido por e-mail e por carta. Liste o que você quer, defina uma data curta e peça a prova de qualquer prorrogação ou entrega. Se não houver resposta, veja como assumir a escrituração de um ex-contador.

Como confiro o que o IRS tem registrado sobre a minha empresa?

Entre na Business Tax Account do IRS. Ela mostra o saldo devido por ano, os pagamentos, as transcrições fiscais e os avisos do IRS (IRS: Business Tax Account). Quem pode se registrar depende da entidade:

• Sociedade de pessoas: um sócio geral, ou um sócio administrador da LLC, para o acesso completo. Um sócio com Schedule K-1 registrado tem acesso limitado, só para os anos que o IRS lista, que podem ainda não incluir os anos recentes.
• Corporação S ou corporação C: um diretor ou membro administrador que seja empregado atual com Form W-2 e autorizado a obrigar a entidade. Um acionista de corporação S com Schedule K-1 registrado tem o mesmo acesso limitado que um sócio.
• Empresário individual: registre-se com o seu SSN ou ITIN e um EIN, se você entrega o Schedule C ou F. O acesso ainda não está disponível para uma LLC que entrega a declaração como empresário individual no Schedule C ou F. O saldo e os pagamentos do seu Form 1040 estão na sua conta online de pessoa física (IRS: sua conta online).

Para ver se uma prorrogação foi registrada, leia a transcrição da conta. O Taxpayer Advocate Service lista o código de transação 460 como “Extension of Time for Filing” (prorrogação do prazo de entrega), e o manual do IRS diz que um Form 7004 processado o gera (Taxpayer Advocate Service; IRM 3.12.212). O manual também diz que um Form 7004 negado por entrega tardia não recebe o código 460 nem um vencimento prorrogado. Se você não o encontrar, peça a quem pediu a prorrogação a confirmação de recebimento. Uma empresa que não consegue se registrar pode pedir a transcrição da conta no Form 4506-T; um membro de uma sociedade de pessoas ou um diretor com autoridade para obrigar uma corporação pode assiná-lo (Form 4506-T).

Como troco de preparador no meio da temporada de declarações?

Se você está trocando, resolva primeiro a data de entrega.

1. Peça a prorrogação você mesmo, ou peça que o novo preparador a peça, antes da data.
2. Assine uma carta de contratação com o novo preparador que cite cada declaração, o vencimento e a situação da prorrogação.
3. Entregue ao novo preparador a prova da prorrogação, as declarações anteriores e a escrituração que você tem.
4. Dê ao novo preparador acesso ao IRS. O Form 8821 permite que ele veja os seus registros no IRS (IRS: sobre o Form 8821). O Form 2848 permite que uma pessoa habilitada a atuar perante o IRS, como um CPA, enrolled agent ou advogado, aja em seu nome (IRS: sobre o Form 2848).
5. Envie ao contador antigo um pedido por escrito dos seus registros e o aviso de que o novo preparador está assumindo.

O Form 8821 ou Form 2848, a retirada do acesso do contador antigo e o que muda por estado estão em como trocar de contador.

Quando posso denunciar um preparador ao IRS?

Você pode denunciar um preparador pago no Form 14157 quando a conduta for uma das que o IRS lista. Entre elas: concordar em entregar uma declaração e não fazê-lo, não devolver os registros de um cliente, não dar ao cliente uma cópia da declaração após um pedido e não repassar os pagamentos de impostos devidos (IRS: reclamação sobre um preparador).

• O IRS trata apenas da conduta do preparador em declarações federais. Para assuntos estaduais ou locais, procure o órgão estadual ou local.
• Em geral, o IRS não pode agir sobre uma reclamação federal sobre uma conduta de mais de três anos atrás.
• O IRS pede informações específicas e confiáveis, os seus documentos e uma assinatura sob pena de falso testemunho (perjury).

Uma reclamação relata uma conduta. Ela é separada de um pedido de alívio de multa. O preparador que entregou uma declaração errada ou nunca a entregou está em preparador entregou uma declaração errada.

As declarações estaduais seguem a prorrogação federal?

Nem sempre. Cada estado define a sua regra, que pode variar por tipo de declaração. Nova York exige o seu próprio Form IT-370 para as declarações de imposto de renda pessoal e não aceita uma cópia do formulário federal no lugar dele (Nova York: instruções do Form IT-370). A Califórnia dá a uma LLC em situação regular, tributada como sociedade de pessoas, uma prorrogação automática de sete meses sem pedido por escrito, mas a prorrogação para entregar não é uma prorrogação para pagar o imposto da LLC, a taxa da LLC nem o imposto dos membros não residentes que não consentiram (Franchise Tax Board da Califórnia: instruções do Form FTB 3537).

Confira cada estado em que você entrega declaração e pergunte ao seu preparador quais prorrogações estaduais foram pedidas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Corporação S, três acionistas, sem prorrogação

Uma corporação S com ano-calendário tem três acionistas. Em março, o contador diz que o Form 1120-S vai atrasar, e nenhum Form 7004 foi entregue até o vencimento. A declaração é entregue 70 dias depois do vencimento, o que conta como três meses porque uma fração de mês conta. Com US$260 por acionista por mês, o valor para uma declaração com vencimento em 2027, e supondo que não haja imposto devido, a multa por entregar a declaração é de US$260 × 3 acionistas × 3 meses = US$2.340, antes de qualquer alívio. Se a declaração ficasse 12 meses sem ser entregue, chegaria a US$9.360.

Empresário individual com um Schedule C inacabado

Um empresário individual tem US$90.000 de lucro líquido, e o Schedule C está inacabado em 15 de abril. O proprietário paga US$20.000 online, a estimativa do imposto que ainda deve, e marca a caixa de prorrogação. A declaração vence em 15 de outubro. O imposto final é de US$21.000. Como pelo menos 90% do imposto final foi pago até 15 de abril e o saldo de US$1.000 é pago com a declaração, as instruções do Form 4868 tratam o período da prorrogação como justa causa para a multa por atraso no pagamento. Os juros sobre os US$1.000 continuam correndo desde 15 de abril, e a multa separada por pagar a menos o imposto estimado durante o ano não é coberta por esta regra (instruções do Form 4868).

LLC com dois membros tributada como sociedade de pessoas

Uma LLC com dois membros nunca entregou o Form 1065 e não teve prorrogação. A declaração é entregue quatro meses depois do vencimento. Com os mesmos US$260 por sócio, a multa por entregar a declaração é de US$260 × 2 sócios × 4 meses = US$2.080, a menos que o alívio para pequenas sociedades de pessoas se aplique. Veja alívio da multa por declaração atrasada de sociedade de pessoas.

E no seu caso?

• A data está a poucos dias ou já passou, você não consegue confirmar uma prorrogação e seu contador está em silêncio: um Form 7004 entregue depois do vencimento não dá prorrogação, então as perguntas em aberto são se alguma vez foi pedida uma, o que pagar agora, quem entrega a declaração e se vale pedir alívio de multa. Veja a ajuda com impostos de corporações.
• Há vários proprietários, ou a empresa é uma corporação: a multa de uma sociedade de pessoas ou corporação S é cobrada por proprietário e por mês, e a declaração de cada proprietário depende da declaração da entidade. Veja a ajuda com impostos de corporações.
• Uma pessoa não residente nos EUA é dona da empresa: uma corporação americana ou LLC de um único membro com proprietário estrangeiro também pode ter de entregar o Form 5472, que tem uma multa própria (instruções do Form 5472). Veja declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira e a ajuda com impostos entre países.
• Você é empresário individual e a sua própria declaração é a que está em risco: veja a ajuda com impostos de pessoa física.
• Você recebeu um aviso de multa: use multas e alívio para declarações empresariais atrasadas, ou alívio da multa por declaração atrasada de sociedade de pessoas para uma LLC com dois membros que nunca entregou o Form 1065.
• Vários anos não foram entregues: use como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Sua escrituração está atrasada e a declaração depende dela: use como atualizar a escrituração atrasada com a ajuda com escrituração contábil.
• Depósitos ou declarações da folha de pagamento também foram esquecidos: uma pessoa responsável que deixa de forma dolosa de recolher o imposto retido da folha de pagamento pode sofrer, pessoalmente, a multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty) (IRS: multa de recuperação de impostos retidos). Use atraso nos impostos sobre a folha de pagamento e veja a ajuda com impostos de corporações para a declaração da empresa.
• Você quer trocar de contador sem perder uma entrega: use como trocar de contador e como assumir a escrituração de um ex-contador.
• Você quer recuperar multas ou honorários do contador: use erros do responsável contábil e quem paga as multas.