Comptable qui a manqué la date limite : prolongation et suites

Mon comptable ne terminera pas à temps la déclaration de mon entreprise : que dois-je faire en premier?

Si la date d'échéance n'est pas passée, produisez vous-même la prolongation. Le formulaire 7004 n'exige aucune signature, et une prolongation doit être produite au plus tard à la date limite habituelle (instructions du formulaire 7004). Utilisez le formulaire 7004 pour la déclaration d'une société de personnes, d'une société de type S ou d'une société de type C, et le formulaire 4868 pour votre propre formulaire 1040 (IRS : obtenir une prolongation). Une prolongation reporte la date de production, pas la date de paiement; payez donc une estimation en même temps. Ce sont des formulaires fédéraux; les déclarations des États ont leurs propres règles de prolongation.

Dans cet ordre :

1. Confirmez la date d'échéance de chaque déclaration et si quelqu'un a produit une prolongation.
2. Si vous ne pouvez pas en confirmer une, produisez-la vous-même avant la date limite. Si vous détenez une part d'une société de personnes ou d'une société de type S, prolongez aussi votre propre formulaire 1040, qui déclare votre part du revenu de l'entité d'après son annexe K-1.
3. Payez une estimation de l'impôt dû, s'il y en a.
4. Demandez par écrit vos registres et tout projet de déclaration.
5. Si le comptable ne s'engage pas sur une date de production, envisagez un nouveau préparateur.

Si la date est passée sans prolongation, la déclaration est en retard, sauf si une autre date s'applique, par exemple pour des livres tenus à l'étranger, un propriétaire à l'étranger ou un report en cas de catastrophe. Produisez-la dès qu'elle est complète, parce que la pénalité pour production tardive augmente à chaque mois ou partie de mois.

Dossier complexe si : il y a plusieurs propriétaires (les pénalités des sociétés de personnes et des sociétés de type S sont imposées par propriétaire, par mois), un solde est dû, la paie est en retard, le comptable ne répond plus et détient vos livres, ou vous ne savez pas si une prolongation existe. Si l'un de ces cas vous concerne, réglez la situation de production, le paiement et la personne qui produit avant la date limite (voyez l'aide en fiscalité des sociétés).

À rassembler : les déclarations de l'an dernier; les livres à jour et les relevés bancaires; la lettre de mission et les messages montrant ce que vous avez envoyé et ce que le comptable a promis; toutes les personnes qui ont détenu une participation pendant l'année, y compris celles qui sont parties; tout avis de l'IRS.

Quand la déclaration de mon entreprise est-elle due, et que me donne une prolongation?

La déclaration américaine d'une société de personnes ou d'une société de type S à année civile est généralement due en mars, et celle d'une société de type C ou d'un entrepreneur individuel en avril. Une prolongation automatique ajoute généralement six mois pour produire.

Une LLC produit sa déclaration comme l'un de ces types d'entité : à deux membres ou plus, elle est une société de personnes, et la LLC à membre unique d'un particulier déclare ses revenus dans la déclaration personnelle du propriétaire, à moins d'avoir choisi d'être imposée comme une société (IRS : société à responsabilité limitée). Des conjoints qui détiennent une LLC en bien commun (community property) peuvent la déclarer de l'une ou l'autre façon (Revenue Procedure 2002-69). Des conjoints qui exploitent une entreprise non constituée en société, détenue hors d'une LLC ou d'une autre entité d'un État, peuvent plutôt choisir d'être une entreprise conjointe admissible (qualified joint venture), ce qui remplace le formulaire 1065 par deux annexes C dans leur déclaration conjointe (instructions du formulaire 1065).

Une fin de semaine ou un jour férié reporte la date au jour ouvrable suivant. Une entreprise à exercice non civil utilise le 15e jour du 3e mois suivant la fin de l'exercice pour une société de personnes ou une société de type S, et le 4e mois pour une société de type C (instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120).

Quatre cas déplacent la date :

• Fin d'exercice au 30 juin, société de type C : un exercice commencé avant 2026 (un exercice court se terminant en juin compte) est dû le 15e jour du 3e mois, avec une prolongation de sept mois. Les exercices suivants utilisent le 4e mois et six mois (instructions du formulaire 1120 et du formulaire 7004).
• Livres tenus à l'étranger : une société de personnes qui tient ses livres et registres, ou une société américaine qui exerce ses activités et tient ses livres, à l'extérieur des États-Unis et de Porto Rico, a jusqu'au 15e jour du 6e mois pour produire et payer, sans formulaire 7004 mais avec un état joint à la déclaration (instructions du formulaire 7004).
• Propriétaire à l'étranger, sa propre déclaration : un citoyen ou un résident américain dont le domicile et le principal lieu de travail sont à l'extérieur des États-Unis et de Porto Rico, ou qui est en service militaire à l'extérieur, obtient deux mois de plus pour produire et payer le formulaire 1040; les intérêts courent quand même depuis la date habituelle (instructions du formulaire 4868).
• Zone sinistrée : une annonce de l'IRS en cas de catastrophe peut reporter les dates limites pour la région touchée (IRS : allègement fiscal en cas de catastrophe).

Un formulaire 7004 couvre une seule déclaration et ne prolonge pas votre déclaration personnelle, qui exige son propre formulaire 4868. L'IRS n'envoie plus d'approbation; il ne communique avec vous que si la demande est refusée (instructions du formulaire 7004).

Puis-je produire moi-même la prolongation si mon comptable ne le fait pas?

Oui. Le formulaire 7004 n'exige aucune signature et couvre une seule déclaration; produisez-en donc un pour chacune (instructions du formulaire 7004). Produisez-le par voie électronique par l'entremise d'un fournisseur de production électronique approuvé par l'IRS (IRS : production électronique du formulaire 7004) ou sur papier à l'adresse indiquée dans les instructions. Un fiscaliste qui produit par voie électronique des déclarations d'entreprise peut être en mesure de l'envoyer pour vous avant la date limite.

• Produisez-le au plus tard à la date d'échéance habituelle, pas à la date prolongée.
• Le nom et le numéro d'identification de l'employeur doivent correspondre aux dossiers de l'IRS, sinon la prolongation ne sera pas valide.
• Inscrivez à la ligne 6 l'impôt que l'entité prévoit devoir, ou -0- s'il n'y en a pas.
• Conservez l'accusé de réception électronique ou la preuve d'envoi postal.

Pour votre propre formulaire 1040, l'IRS offre trois voies : payer en ligne et cocher la case indiquant que le paiement sert à une prolongation, la demander par IRS Free File, ou poster le formulaire 4868 (IRS : obtenir une prolongation).

Une prolongation donne-t-elle plus de temps pour payer, et comment payer une estimation?

Non. Ni le formulaire 7004 ni le formulaire 4868 ne prolonge le délai de paiement, et les intérêts courent depuis la date d'échéance habituelle même avec une prolongation (instructions du formulaire 7004; instructions du formulaire 4868). La pénalité pour paiement tardif est de 0,5 % de l'impôt impayé par mois ou partie de mois, jusqu'à 25 % (IRS : pénalité pour défaut de payer).

• Une société de personnes ne paie généralement pas d'impôt elle-même; ses associés déclarent leur part dans leurs propres déclarations (instructions du formulaire 1065). L'estimation qui compte figure dans la déclaration de chaque associé.
• Les actionnaires d'une société de type S sont redevables de l'impôt sur leur part du revenu; l'estimation qui compte figure donc dans la déclaration de chaque actionnaire. La société elle-même ne doit que des impôts au niveau de l'entité, comme l'impôt sur les gains latents (instructions du formulaire 1120-S).
• Une société de type C inscrit l'impôt qu'elle prévoit devoir sur le formulaire 7004 et le paie au plus tard à la date d'échéance habituelle, par virement électronique de fonds ou par l'entremise d'un tiers comme un fiscaliste ou une banque (instructions du formulaire 7004).
• Un entrepreneur individuel estime l'impôt total de l'année sur le formulaire 4868 et en soustrait ce qui est déjà payé, ou paie en ligne et coche la case de prolongation (IRS : obtenir une prolongation).

Une société de type C qui a une prolongation ne se voit généralement pas imposer de pénalité pour paiement tardif si l'impôt indiqué sur le formulaire 7004, ou payé au plus tard à la date d'échéance habituelle, représente au moins 90 % de l'impôt final et que le solde est payé au plus tard à la date d'échéance prolongée (instructions du formulaire 7004). Un particulier est réputé avoir un motif raisonnable pour la période de prolongation si au moins 90 % de l'impôt final est payé au plus tard à la date d'échéance habituelle et le solde avec la déclaration (instructions du formulaire 4868). Pour estimer l'impôt quand les livres sont inachevés, voyez la prolongation du formulaire 7004 quand les livres de votre entreprise ne sont pas prêts.

La date limite est passée et aucune prolongation n'a été produite : que faire maintenant?

Un formulaire 7004 doit être produit au plus tard à la date d'échéance habituelle; une demande présentée après cette date ne donne donc pas la prolongation (instructions du formulaire 7004; IRM 3.12.212). La déclaration est en retard à compter du lendemain. Si une prolongation a été produite et que la date prolongée est passée, la déclaration est en retard à compter de la date prolongée (IRS : pénalité pour défaut de produire).

1. Confirmez les faits. Demandez au comptable si une prolongation a été produite, et demandez-en la preuve. Un formulaire 7004 traité devrait aussi apparaître dans le relevé de compte de votre dossier de l'IRS.
2. Faites produire la déclaration. Produisez-la même si vous ne pouvez pas payer en totalité (IRS : produire des déclarations en retard). Chaque mois ou partie de mois ajoute à la pénalité.
3. Payez ce que vous pouvez maintenant. Payer limite les intérêts et la pénalité pour paiement tardif sur le montant payé (IRS : produire des déclarations en retard). La pénalité par propriétaire d'une société de personnes ou d'une société de type S peut continuer à s'accumuler jusqu'à la production d'une déclaration complète, jusqu'à la limite de 12 mois, sauf si un allègement s'applique (IRS : pénalité pour défaut de produire).
4. Une déclaration en suspens peut coûter plus cher. Si aucune déclaration n'est produite, l'IRS peut en préparer une pour vous, peut-être sans les déductions auxquelles vous avez droit (IRS : produire des déclarations en retard).

Pour plusieurs années non produites, voyez mettre à jour des déclarations d'entreprise non produites.

Que coûte une déclaration tardive d'une société de personnes, d'une société de type S ou d'un particulier?

La déclaration tardive ou incomplète d'une société de personnes ou d'une société de type S coûte à l'entité un montant fixe par propriétaire pour chaque mois, même si aucun impôt n'est dû. La déclaration tardive d'un particulier ou d'une société de type C coûte une part de l'impôt impayé.

Les montants par propriétaire augmentent avec l'inflation et dépendent de l'année où la déclaration était due. Le tableau montre les déclarations dues en 2027 (Revenue Procedure 2025-32). Une déclaration due en 2026 utilise 255 $ par associé ou 255 $ par actionnaire, et la page de l'IRS liste les années antérieures. Un formulaire 1040 ou 1120 en retard de plus de 60 jours comporte aussi une pénalité minimale; la pénalité minimale, la façon dont les pénalités pour production et pour paiement se compensent, et l'allègement se trouvent dans les pénalités pour déclaration d'entreprise tardive et l'allègement.

Chaque propriétaire doit aussi recevoir une annexe K-1; une annexe tardive, incomplète ou inexacte peut entraîner une pénalité distincte par annexe (instructions du formulaire 1065 et du formulaire 1120-S).

Se fier à mon comptable constitue-t-il un motif raisonnable?

Généralement non. Le motif raisonnable est le critère qu'utilise l'IRS pour annuler une pénalité, et l'IRS range le fait de s'en remettre à un fiscaliste parmi les raisons qui ne sont habituellement pas admises. Vous êtes responsable de la production même quand quelqu'un d'autre s'occupe de vos impôts, et l'IRS s'attend à ce que vous sachiez ce que votre préparateur produit et que vous obteniez la preuve de l'envoi dans les délais (IRS : motif raisonnable).

Parmi les raisons que l'IRS dit pouvoir admettre figurent les incendies, les catastrophes naturelles ou les troubles civils, l'impossibilité d'obtenir des registres, le décès ou une maladie grave du contribuable ou d'un proche parent, et les problèmes de système qui ont retardé une production ou un paiement électronique. L'impossibilité d'obtenir des registres figure sur cette liste; conservez donc vos demandes écrites de registres, avec les dates et les réponses. L'allègement est décidé au cas par cas, et, pour une entreprise, les raisons s'appliquent à la personne qui a le pouvoir de soumettre la déclaration.

Le calcul des pénalités, l'allègement automatique et l'allègement de première infraction (first-time abatement) se trouvent dans les pénalités pour déclaration d'entreprise tardive et l'allègement. Pour récupérer le coût auprès du comptable, voyez les erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités.

Mon CPA ne répond pas : comment récupérer mes registres et le projet de déclaration?

Demandez par écrit. Un CPA, un avocat, un agent agréé ou un autre professionnel autorisé à représenter des contribuables devant l'IRS doit rapidement remettre, sur demande, tous les registres du client dont celui-ci a besoin pour remplir ses obligations fiscales fédérales (Circular 230, article 10.28; qui peut exercer).

• Un différend sur les honoraires n'excuse généralement pas le retard. Si la loi de l'État permet au professionnel de garder des registres dans un différend, il doit quand même remettre les registres qui doivent être joints à votre déclaration et donner un accès raisonnable pour copier le reste.
• Les « registres » comprennent les documents que vous avez fournis, les documents qui existaient avant le mandat, et les déclarations ou annexes qui vous ont été présentées dans un mandat antérieur et dont vous avez besoin maintenant. Ils ne comprennent pas une déclaration ou une annexe que le comptable garde jusqu'au paiement des honoraires correspondants.

Un projet inachevé peut donc échapper à la règle, surtout s'il est retenu pour des honoraires impayés; demandez-le séparément. Un spécialiste de la tenue de livres qui n'est pas un professionnel autorisé à représenter des contribuables n'est pas visé par cette règle fédérale; la remise des registres dépend donc de la loi de l'État et de votre lettre de mission. Demandez-les quand même et gardez des copies.

Envoyez la demande par courriel et par lettre. Énumérez ce que vous voulez, fixez une date rapprochée et demandez la preuve de toute prolongation ou production. Si vous n'obtenez pas de réponse, voyez reprendre les livres d'un ancien comptable.

Comment vérifier ce que l'IRS a au dossier de mon entreprise?

Ouvrez une session dans l'IRS Business Tax Account (compte fiscal d'entreprise de l'IRS). Il montre le solde dû par année, les paiements, les relevés fiscaux et les avis de l'IRS (IRS : Business Tax Account). Qui peut s'inscrire dépend de l'entité :

• Société de personnes : un associé commandité, ou un associé gérant de la LLC, pour un accès complet. Un associé dont l'annexe K-1 est au dossier a un accès limité, seulement pour les années que l'IRS liste, qui peuvent ne pas encore comprendre les années récentes.
• Société de type S ou société de type C : un dirigeant ou un membre gérant qui est un employé actuel (formulaire W-2) et autorisé à engager l'entité. Un actionnaire d'une société de type S dont l'annexe K-1 est au dossier a le même accès limité qu'un associé.
• Entrepreneur individuel : inscrivez-vous avec votre numéro de sécurité sociale ou votre ITIN et un EIN si vous produisez l'annexe C ou F. Ce n'est pas encore offert à une LLC qui produit comme entrepreneur individuel à l'annexe C ou F. Le solde et les paiements de votre formulaire 1040 se trouvent dans votre compte en ligne de particulier (IRS : votre compte en ligne).

Pour voir si une prolongation a été inscrite, lisez le relevé de compte (account transcript). Le Taxpayer Advocate Service indique que le code de transaction 460 correspond à « Extension of Time for Filing » (prolongation du délai de production), et le manuel de l'IRS dit qu'un formulaire 7004 traité le génère (Taxpayer Advocate Service; IRM 3.12.212). Le manuel dit aussi qu'un formulaire 7004 refusé pour production tardive n'obtient ni code 460 ni date d'échéance prolongée. Si vous ne la trouvez pas, demandez l'accusé de réception à la personne qui a produit la prolongation. Une entreprise qui ne peut pas s'inscrire peut demander un relevé de compte au moyen du formulaire 4506-T; un membre d'une société de personnes ou un dirigeant ayant le pouvoir d'engager une société peut le signer (formulaire 4506-T).

Comment changer de préparateur en pleine saison?

Si vous changez, réglez d'abord la date de production.

1. Produisez vous-même la prolongation, ou faites-la produire par le nouveau préparateur, avant la date limite.
2. Signez avec le nouveau préparateur une lettre de mission qui nomme chaque déclaration, sa date d'échéance et l'état de la prolongation.
3. Remettez au nouveau préparateur votre preuve de prolongation, les déclarations antérieures et les livres que vous avez.
4. Donnez au nouveau préparateur un accès à l'IRS. Le formulaire 8821 lui permet de consulter vos dossiers de l'IRS (IRS : à propos du formulaire 8821). Le formulaire 2848 permet à une personne habilitée à exercer devant l'IRS, comme un CPA, un agent agréé ou un avocat, d'agir pour vous (IRS : à propos du formulaire 2848).
5. Envoyez à l'ancien comptable une demande écrite de vos registres et un avis que le nouveau préparateur prend la relève.

Le formulaire 8821 ou 2848, le retrait de l'accès de l'ancien comptable et ce qui change selon l'État se trouvent dans changer de comptable.

Quand puis-je signaler un préparateur à l'IRS?

Vous pouvez signaler un préparateur rémunéré au moyen du formulaire 14157 lorsque sa conduite figure parmi celles que l'IRS énumère. Parmi elles : accepter de produire une déclaration et ne pas le faire, ne pas remettre les registres d'un client, ne pas remettre à un client une copie de la déclaration après une demande, et ne pas verser les paiements d'impôt dus (IRS : porter plainte contre un préparateur).

• L'IRS ne couvre que la conduite des préparateurs pour les déclarations fédérales. Pour les questions d'un État ou d'une administration locale, communiquez avec l'organisme de l'État ou de l'administration locale.
• En général, l'IRS ne peut pas donner suite à une plainte fédérale portant sur une conduite vieille de plus de trois ans.
• L'IRS demande des renseignements précis et crédibles, vos documents et une signature sous peine de parjure.

Une plainte signale une conduite. Elle est distincte d'une demande d'allègement des pénalités. Le cas d'un préparateur qui a produit une déclaration erronée ou n'a jamais produit est traité dans un préparateur de déclarations a produit une déclaration erronée.

Les déclarations des États suivent-elles la prolongation fédérale?

Pas toujours. Chaque État fixe sa propre règle, qui peut varier selon le type de déclaration. New York exige son propre formulaire IT-370 pour les déclarations d'impôt sur le revenu des particuliers et n'accepte pas une copie du formulaire fédéral à sa place (New York : instructions du formulaire IT-370). La Californie accorde à une LLC en règle imposée comme une société de personnes une prolongation automatique de sept mois sans demande écrite, mais une prolongation pour produire n'est pas une prolongation pour payer l'impôt de la LLC, les frais de la LLC ni l'impôt des membres non-résidents qui n'ont pas donné leur consentement (FTB de la Californie : instructions du formulaire FTB 3537).

Vérifiez chaque État où vous produisez, et demandez à votre préparateur quelles prolongations des États ont été produites.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Société de type S, trois actionnaires, aucune prolongation

Une société de type S à année civile compte trois actionnaires. En mars, le comptable annonce que le formulaire 1120-S sera en retard, et aucun formulaire 7004 n'a été produit à la date d'échéance. La déclaration est produite 70 jours après la date d'échéance, ce qui compte pour trois mois parce qu'une partie de mois compte. Avec 260 $ US par actionnaire par mois, le montant pour une déclaration due en 2027, et en supposant qu'aucun impôt n'est dû, la pénalité pour production de la déclaration est de 260 $ US × 3 actionnaires × 3 mois = 2 340 $ US, avant tout allègement. Si la déclaration restait non produite pendant 12 mois, elle atteindrait 9 360 $ US.

Entrepreneur individuel avec une annexe C inachevée

Un entrepreneur individuel a un bénéfice net de 90 000 $ US, et l'annexe C est inachevée le 15 avril. Le propriétaire paie 20 000 $ US en ligne, l'estimation de l'impôt encore dû, et coche la case de prolongation. La déclaration est due le 15 octobre. L'impôt final est de 21 000 $ US. Parce qu'au moins 90 % de l'impôt final a été payé au plus tard le 15 avril et que le solde de 1 000 $ US est payé avec la déclaration, les instructions du formulaire 4868 traitent la période de prolongation comme un motif raisonnable pour la pénalité pour paiement tardif. Les intérêts sur les 1 000 $ US courent quand même depuis le 15 avril, et la pénalité distincte pour insuffisance des acomptes d'impôt estimatif pendant l'année n'est pas visée par cette règle (instructions du formulaire 4868).

LLC à deux membres imposée comme une société de personnes

Une LLC à deux membres n'a jamais produit le formulaire 1065 et n'avait aucune prolongation. La déclaration est produite quatre mois après la date d'échéance. Au même montant de 260 $ US par associé, la pénalité pour production de la déclaration est de 260 $ US × 2 associés × 4 mois = 2 080 $ US, sauf si l'allègement pour les petites sociétés de personnes s'applique. Voyez l'allègement de la pénalité pour déclaration tardive d'une société de personnes.

Votre situation est différente?

• La date limite est dans quelques jours ou est passée, vous ne pouvez pas confirmer une prolongation, et votre comptable ne répond plus : un formulaire 7004 produit après la date d'échéance ne donne pas de prolongation; les questions ouvertes sont donc de savoir si l'on en a déjà produit une, ce qu'il faut payer maintenant, qui produit la déclaration et s'il faut demander un allègement des pénalités. Voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Il y a plusieurs propriétaires, ou l'entreprise est une société : la pénalité d'une société de personnes ou d'une société de type S est imposée par propriétaire et par mois, et la déclaration de chaque propriétaire dépend de celle de l'entité. Voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Une personne non américaine détient l'entreprise : une société américaine ou une LLC à membre unique dont le propriétaire est étranger peut aussi devoir produire le formulaire 5472, qui a sa propre pénalité (instructions du formulaire 5472). Voyez la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous êtes entrepreneur individuel et c'est votre propre déclaration qui est en jeu : voyez l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vous avez reçu un avis de pénalité : consultez les pénalités pour déclaration d'entreprise tardive et l'allègement, ou l'allègement de la pénalité pour déclaration tardive d'une société de personnes pour une LLC à deux membres qui n'a jamais produit le formulaire 1065.
• Plusieurs années ne sont pas produites : consultez mettre à jour des déclarations d'entreprise non produites.
• Vos livres sont en retard et la déclaration en dépend : consultez mettre à jour des livres en retard avec l'aide en tenue de livres.
• Des dépôts ou des déclarations de paie ont aussi été manqués : une personne responsable qui omet délibérément de verser l'impôt retenu sur la paie peut se voir imposer personnellement la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) (IRS : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). Consultez en retard sur les charges sociales, et voyez l'aide en fiscalité des sociétés pour la déclaration de l'entreprise.
• Vous voulez changer de comptable sans manquer une production : consultez changer de comptable et reprendre les livres d'un ancien comptable.
• Vous voulez récupérer les pénalités ou les honoraires auprès du comptable : consultez les erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités.