Cambiar de contador a mitad de año en EE. UU.: un traspaso seguro

Puede cambiar de contador en cualquier momento, incluso semanas antes de una fecha límite prorrogada, pero ninguna fecha de vencimiento del IRS ni de los estados de EE. UU. se mueve por eso. En la primera semana, haga una lista de todos los vencimientos de los próximos 90 días, pida a un ejecutivo o socio que firme el Form 8821 o el Form 2848 para que el nuevo contador pueda ver la cuenta ante el IRS, y envíe al contador anterior una solicitud de registros por escrito. Un CPA, agente inscrito o abogado debe devolver sus registros de inmediato según la sección 10.28 de la Circular 230.

El traspaso es sencillo cuando la firma anterior coopera y no hay nada por vencer pronto. Requiere criterio profesional cuando puede haberse omitido una prórroga o un pago estimado, cuando la nómina cambia a mitad de trimestre, o cuando la empresa tiene un propietario extranjero, varios estados o un proyecto en Canadá.

¿Qué hacemos en la primera semana?

¿Podemos cambiar de contador a mitad de año o justo antes de una fecha límite de prórroga?

Sí. Un Form 1120 de año calendario vence el 15 de abril del año siguiente (el día 15 del 4.º mes), o el 15 de octubre con prórroga. El Form 1065 y el Form 1120-S vencen el 15 de marzo, o el 15 de septiembre con prórroga. El nuevo contador trabaja con esas fechas.

El Form 7004 debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento original de la declaración. «No se requiere firma» en él (instrucciones del Form 7004), así que el nuevo contador puede presentarlo si el anterior no lo hizo. El Form 7004 prorroga el plazo para presentar, no para pagar. Los intereses corren desde la fecha de vencimiento original. Una corporación evita la multa por pago tardío si pagó al menos 90% de su impuesto a más tardar en la fecha original y paga el resto a más tardar en la fecha prorrogada.

No cumplir una fecha sin prórroga cuesta dinero: una corporación C debe 5% del impuesto no pagado por mes, hasta 25%; una sociedad de personas debe $260 por socio, y una corporación S $260 por accionista, por mes durante hasta 12 meses, para declaraciones que vencen en 2027 (un poco menos para declaraciones anteriores). Las solicitudes de alivio se explican en Multas por presentación y pago tardíos.

¿Nuestro contador presentó la prórroga y qué se pagó?

Pida a la firma anterior el acuse de aceptación de presentación electrónica del IRS de cada Form 7004 y de cada declaración. El IRS ya no envía una carta que apruebe una prórroga; solo escribe si la rechaza. Si no hay acuse y la fecha de vencimiento no ha pasado, presente el Form 7004 ahora. Si la fecha ya pasó, presente la declaración lo antes posible; las multas y el alivio se explican en Multas por presentación y pago tardíos.

Luego revise la cuenta usted mismo:

• Business Tax Account (cuenta tributaria empresarial del IRS) muestra el saldo, el historial de pagos, las transcripciones y los avisos del IRS (Business Tax Account). En una corporación C o corporación S, el funcionario designado debe ser un ejecutivo o miembro administrador, un empleado actual que recibió un W-2 por el año fiscal más reciente y que puede obligar a la empresa. Un fundador en el extranjero que no cobra sueldo con W-2 no puede registrarse; un ejecutivo en EE. UU. que está en nómina sí puede. En una sociedad de personas, se registra un socio general o un socio administrador de la LLC.
• EFTPS, con la inscripción a nombre de la empresa y su propio PIN, muestra 15 meses de historial de pagos. La inscripción puede tardar hasta cinco días hábiles (EFTPS).
• Transcripciones. Con un Form 8821 o Form 2848 registrado, un CPA, agente inscrito, abogado o proveedor autorizado de presentación electrónica obtiene las transcripciones y registros de la cuenta a través del Transcript Delivery System. El Form 4506-T es la vía en papel.

Form 8821 o Form 2848: ¿cuál necesita el nuevo contador?

El Form 8821 permite que alguien vea su información tributaria ante el IRS; el Form 2848 permite que un CPA, agente inscrito o abogado actúe en su nombre. Un nuevo contador que tratará con el IRS por usted necesita el Form 2848.

Fuentes: instrucciones del Form 8821, instrucciones del Form 2848.

Ambos formularios pueden subirse en IRS.gov/Submit2848 o Submit8821. Un formulario con firma electrónica solo puede presentarse allí; si no, envíelo por correo o fax con firma manuscrita. Tax Pro Account no acepta autorizaciones de empresas (Tax Pro Account).

Dos trampas:

• Agregar actos en la línea 5a, distintos de los estándar ya indicados, o limitar actos en la línea 5b convierte el Form 2848 en «modificado», y el representante ya no puede obtener transcripciones por el TDS (aspectos a considerar).
• Cada entidad firma sus propios formularios: una matriz y su subsidiaria, o una nube de GPU y su LLC de alojamiento. Incluya también los Forms 941 y 940 cuando la nueva firma se encargue de asuntos de nómina.

El representante de la sociedad de personas (partnership representative), la persona que trata con el IRS en una auditoría, se nombra en el Form 1065 de cada año y no cambia cuando usted cambia de contador. Si se nombró al contador anterior, elija de nuevo en la próxima declaración (instrucciones del Form 8979).

¿Cómo quitamos el acceso del contador anterior ante el IRS?

Un Form 2848 nuevo reemplaza el 2848 de la firma anterior para los mismos asuntos, pero no revoca ningún Form 8821. Un Form 8821 nuevo revoca los 8821 anteriores, salvo que usted los conserve. Para revocar sin nombrar a nadie nuevo, escriba «REVOKE» en la parte superior de una copia del formulario anterior, fírmelo y féchelo de nuevo, y envíelo por correo o fax. Sin una copia, envíe una declaración firmada que indique los asuntos, los períodos y los nombres, o «revoke all years/periods» (revocar todos los años y períodos).

La casilla «Yes» de la última declaración permite que el preparador individual que la firmó hable sobre el procesamiento de esa declaración hasta la fecha de vencimiento original del año siguiente. Las instrucciones del Form 1065 dicen que esa autorización no puede revocarse; para el Form 1120, vea la Publication 947 del IRS.

Si la dirección de la firma anterior es su dirección registrada ante el IRS, presente el Form 8822-B. El IRS «recomienda enfáticamente» no usar la dirección de un proveedor (subcontratar las tareas de nómina). Quite también los usuarios de la firma anterior de su software contable y de los portales del banco y de nómina.

¿Qué registros debe recibir el nuevo contador del anterior?

El nuevo contador necesita todo lo que conecta la declaración del año pasado con la contabilidad de este año. Los registros por lo general importan durante 3 años después de presentar, y más tiempo en el caso de bienes y pérdidas (cuánto tiempo conservar los registros).

La solicitud por escrito (lo que se suele llamar «carta de cambio de contador») enumera esos registros por año, la fecha y el formato de entrega, y pide a la firma anterior que confirme qué presentó y qué pagó.

¿El contador anterior tiene que devolver nuestros registros si todavía le debemos una factura?

Por lo general sí. La sección 10.28 exige que un profesional devuelva, cuando se le pide, todos los registros del cliente necesarios para cumplir las obligaciones tributarias federales de EE. UU., y una disputa de honorarios por lo general no cambia eso. El profesional puede quedarse con copias.

• Donde la ley estatal permite que un profesional retenga registros por honorarios impagos, el profesional igual debe devolver los registros que deben adjuntarse a la declaración y dar acceso razonable para revisar y copiar el resto.
• Sus registros incluyen lo que usted o terceros entregaron, y las declaraciones o schedules que el profesional preparó y le entregó en un encargo anterior cuando se necesitan para las presentaciones actuales. Un cuadro de depreciación del año anterior que usted recibió cuenta.
• Excluido: una declaración o schedule que el profesional retiene hasta que usted pague los honorarios de ese documento.
• La regla obliga a abogados, CPA y agentes inscritos. La sección 10.8 dice que también cubre a cualquier persona a la que se le paga por preparar toda o sustancialmente toda una declaración, pero una decisión judicial de 2014 (Loving v. IRS) limita el poder del IRS sobre los preparadores sin esas credenciales, así que para ellos, y para un responsable contable, lo que más importa es el contrato y la ley estatal.

Si la firma anterior no responde, el nuevo contador puede reconstruir gran parte de lo federal con el IRS: transcripciones de la cuenta a través del Transcript Delivery System y copias de las declaraciones presentadas con el Form 4506. La mala conducta de un preparador pagado puede denunciarse con el Form 14157. Los cuadros de depreciación, los libros y los papeles de trabajo estatales por lo general solo existen en los archivos de la firma o en su propia contabilidad.

Las disputas de honorarios y los reclamos contractuales son asuntos legales que quedan fuera de esta página.

¿Podemos cambiar de proveedor de nómina a mitad de año o de trimestre (Form 8655)?

Sí, pero si puede, cambie el primer día de un trimestre. «Presente el Form 941 solo una vez por trimestre» (instrucciones del Form 941), así que después de un cambio a mitad de trimestre un solo Form 941 debe incluir los salarios de ambos proveedores. Si alguno de los proveedores presenta un único Form 941 combinado para muchos empleadores con su propio EIN (un declarante agregado), las instrucciones dan reglas distintas.

El Form 8655 permite que un agente informante firme y presente declaraciones por vía electrónica, haga depósitos por el EFTPS y reciba copias de los avisos; la línea 19 puede agregar declaraciones estatales y locales. Un Form 8655 nuevo que nombra a otro agente termina la autoridad del agente anterior desde el período indicado, pero el agente anterior conserva la autorización para recibir información de períodos anteriores, salvo que también se revoque. El Form 8655 no revoca un Form 2848 ni un 8821. En cualquier caso, el empleador sigue siendo responsable de cada declaración y depósito. Un ejecutivo, socio o empleado que controla los pagos y deja voluntariamente sin pagar los impuestos retenidos puede deberlos personalmente según la sección 6672, la multa por recuperación del fondo fiduciario, que por lo general puede determinarse durante 3 años desde el 15 de abril posterior al año del trimestre (sección 6501).

El nuevo proveedor necesita los salarios y las retenciones acumulados en el año de cada empleado. Sin ellos, sigue reteniendo el Seguro Social por encima de la base salarial de $184,500. Los depósitos omitidos que descubra el traspaso se explican en Atrasado con los impuestos sobre la nómina.

¿Qué cambia en las cuentas estatales de impuesto sobre la renta, nómina e impuesto sobre las ventas?

Cada autoridad tributaria estatal de EE. UU. tiene su propio formulario de autorización, y varía si uno nuevo anula el anterior. Ejemplos:

• California Franchise Tax Board, Form 3520-BE: presentarlo «no revocará» declaraciones anteriores que se superpongan, y la autoridad por lo general vence seis años después de la firma.
• California EDD, Form DE 48 para nómina: sigue vigente hasta que se revoque o se reciba uno nuevo.
• Texas Comptroller, Form 01-137 para el impuesto de franquicia y el impuesto sobre las ventas: rige hasta la fecha que usted elija o hasta que se revoque por escrito, y la firma no puede tener más de 12 meses de antigüedad al presentarlo.

Revise cada estado donde la empresa presenta declaraciones, como Virginia, Ohio o Washington. Qué estados nuevos requieren declaraciones se explica en Impuesto sobre la renta empresarial en otros estados, el registro en Registrarse en otro estado y el impuesto sobre las ventas en Presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Quién hace el próximo pago de impuestos estimados?

Acuerden por escrito quién programa cada pago en el EFTPS. Una corporación C de EE. UU. paga cuotas a más tardar el día 15 de los meses 4.º, 6.º, 9.º y 12.º cuando espera un impuesto de $500 o más, por transferencia electrónica de fondos (instrucciones del Form 1120).

Por lo general no hay multa si la empresa pagó a tiempo al menos el menor entre el impuesto de este año y el del año pasado. El del año pasado solo cuenta si esa declaración cubrió 12 meses y mostró impuesto. Una corporación grande, con $1 millón o más de ingreso gravable en alguno de los 3 años anteriores, solo puede basar su primera cuota en el impuesto del año pasado (instrucciones del Form 2220). El crecimiento por contratos de centros de datos puede cruzar esa línea, y entonces las cuotas posteriores del año siguiente deben seguir el impuesto del año en curso. Cómo funciona el impuesto corporativo se explica en Cómo tributan las corporaciones C.

Las sociedades de personas y las corporaciones S por lo general trasladan el ingreso a sus propietarios, que pagan impuestos estimados en sus propias declaraciones. Si la empresa eligió un impuesto estatal para entidades transparentes (PTET), la propia empresa lo paga en las fechas de ese estado; California exige el primer pago a más tardar el 15 de junio del año de la elección; de 2026 a 2030, un pago omitido o insuficiente reduce el crédito de los propietarios en 12.5% del monto no pagado (FTB). Los impuestos estimados estatales de una corporación C también siguen las fechas de cada estado; inclúyalos en el mismo calendario por escrito.

¿Qué avisos del IRS y de los estados siguen abiertos?

Haga una lista de cada aviso abierto del IRS y de los estados, con su fecha de respuesta y quién lo responde. Business Tax Account muestra los avisos del IRS. La casilla de copia de avisos del Form 8821 envía copias del IRS a dos designados como máximo para los mismos asuntos, así que márquela para la nueva firma y confirme que la casilla de la firma anterior ya no se aplica.

¿Qué cambia con un propietario extranjero o un proyecto en Canadá?

Los pasos son los mismos, pero la lista de registros crece. Una corporación estadounidense de propiedad extranjera también entrega los Forms 5472 y el libro de operaciones con partes relacionadas; vea Qué necesita su preparador para una corporación de propiedad extranjera, y Declaraciones omitidas de propietarios extranjeros si la firma anterior nunca las presentó. Un proyecto en Canadá implica una segunda autoridad tributaria:

El traspaso en Canadá se explica en Cambiar de contador en Canadá. Los contratistas, proveedores y nubes de GPU que trabajan en proyectos de centros de datos pueden ver nuestros servicios para centros de datos.

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares estadounidenses.

Contratista eléctrico de Dallas: una cuota de septiembre de $42,000 omitida

Una corporación C empieza a trabajar en centros de datos con cuadrillas en Virginia y Ohio, y cambia de contador el 20 de septiembre de 2026. El acuse del Form 7004 de la firma anterior muestra que el Form 1120 de 2025 vence el 15 de octubre de 2026.

• En 2025, el ingreso gravable fue de $800,000 y el impuesto de $168,000, y el ingreso gravable se mantuvo por debajo de $1,000,000 en cada uno de 2023, 2024 y 2025. Así que para 2026 puede usar el impuesto del año pasado: cuatro cuotas de $42,000.
• El EFTPS muestra pagadas las de abril y junio, y nadie programó la del 15 de septiembre. La empresa paga ahora; corre una multa sobre el faltante desde el 15 de septiembre (Form 2220). La nueva firma programa la del 15 de diciembre.
• El ingreso gravable de 2026 apunta a $3,000,000, así que en 2027 solo la primera cuota puede basarse en el impuesto de 2026.
• La nómina se traslada el 1 de octubre con un Form 8655 nuevo; el proveedor anterior presenta el Form 941 del tercer trimestre.
• El acceso al impuesto de franquicia y al impuesto sobre las ventas de Texas se tramita con el Form 01-137.

Nube de GPU que deja una plataforma de registro contable: $6,000,000 en servidores por traspasar

Una corporación C de Delaware respaldada por capital de riesgo deja una plataforma de registro contable para startups en mayo de 2026, después de que la plataforma presentó el Form 7004. Un fundador en Taipéi tiene el 40% y prestó $500,000, así que el Form 1120 y el Form 5472 de 2025 vencen el 15 de octubre de 2026; omitir el Form 5472 cuesta $25,000.

• En 2025 empezaron a funcionar $6,000,000 en servidores con GPU en un centro de datos de colocation en Dallas, lo que dejó un arrastre de pérdida operativa neta de $5,000,000.
• La nueva firma pide el Form 1120 y el Form 5472 de 2024, el acuse del Form 7004, el cuadro activo por activo, el cuadro de pérdidas y el libro de operaciones con partes relacionadas.
• El director financiero (CFO) radicado en EE. UU., un ejecutivo en nómina con W-2, registra la Business Tax Account. El fundador, como director general (CEO), firma el Form 2848 electrónicamente y se sube en línea.
• El Form 8821 de la plataforma sigue vigente hasta que la empresa lo revoque.

Revendedor de servidores con dos socios: Form 7004 a más tardar el 15 de marzo

Una LLC que tributa como sociedad de personas revende e instala servidores y equipos de refrigeración en Virginia y Carolina del Norte, además de un proyecto en Ontario. Cambia de contador el 20 de febrero de 2027, sin nada presentado para 2026.

• La nueva firma presenta el Form 7004 a más tardar el 15 de marzo de 2027, sin necesidad de firma. El Form 1065 ahora vence el 15 de septiembre de 2027.
• No cumplir el 15 de marzo sin prórroga habría costado $260 × 2 socios, o sea $520, por mes durante hasta 12 meses.
• Cualquiera de los socios puede firmar el Form 8821. El Form 2848 requiere a ambos, o a un socio con autoridad según la ley estatal para obligar a la sociedad (por ejemplo, según el acuerdo operativo), adjuntando una copia de esa autorización.
• El representante de la sociedad de personas para 2026 se nombra en esa declaración. Se necesita acceso al impuesto sobre las ventas en ambos estados; el proyecto en Ontario sigue las reglas canadienses.

¿Su caso es distinto?

• La contabilidad está atrasada varios meses: vea Ponerse al día con la contabilidad atrasada, o Pasar del método de efectivo al de acumulación.
• Algunos años nunca se presentaron: vea Ponerse al día con declaraciones empresariales no presentadas.
• El nuevo contador encuentra un error en una declaración presentada: vea Corregir una declaración empresarial presentada.
• La declaración del 15 de octubre de una corporación de propiedad extranjera: vea Declaración corporativa que vence después de una prórroga.
• Un negocio canadiense que ahora necesita presentar en EE. UU.: vea Cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo.
• Cuadrillas o personal en otro estado: vea Empleados en otro estado y Impuesto municipal sobre la renta de Ohio para cuadrillas itinerantes.
• Ventas en Washington, Ohio u Oregon: vea Impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados.
• Servidores en un centro de datos de colocation de otro estado: vea Servidores en un centro de datos de otro estado.
• Cuadros de depreciación de servidores con GPU: vea Deducir servidores con GPU.
• Informe anual e impuesto de franquicia de Delaware: vea Impuesto de franquicia de Delaware.
• Se acerca una ronda de financiamiento: vea Regularización fiscal antes de la debida diligencia de los inversionistas.
• Una prórroga o cuota omitida, o varios estados a la vez: traiga a nuestros CPA la lista de vencimientos, los acuses del Form 7004 y el historial del EFTPS para sus declaraciones corporativas.