Contabilidad atrasada: cómo ponerla al día antes de declarar

¿Qué debe mostrar mi contabilidad para poder presentar la declaración de impuestos?

Su contabilidad debe mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos con la claridad suficiente para respaldar la declaración. También debe distinguir el dinero ganado de los depósitos que no son ventas, y los gastos del negocio de los gastos personales. El IRS acepta cualquier sistema adecuado, pero exige registros suficientes para establecer los montos declarados (guía del IRS sobre registros; 26 CFR 1.6001-1).

Una reconstrucción lista para impuestos produce estas verificaciones, no solo una lista de movimientos bancarios:

El IRS explica que la contabilidad de un negocio resume las operaciones que muestran los documentos de respaldo. Empiece por el mes faltante más antiguo, concílielo y avance mes a mes, para que los saldos posteriores no hereden errores anteriores. La declaración que recibe esos totales depende del tipo de entidad; consulte Qué declaraciones presenta su negocio.

¿Puedo solicitar una prórroga mientras termino la contabilidad?

Por lo general, sí: solicite la prórroga que corresponda a más tardar en la fecha de vencimiento original de la declaración. Los Forms 4868 y 7004 normalmente prorrogan la presentación, no el pago. Por eso, calcule y pague el impuesto adeudado antes de esa fecha y guarde la confirmación de la prórroga. Los ciudadanos o residentes de EE. UU. que cumplen los requisitos y cuyo domicilio fiscal y residencia están en el extranjero, o que prestan servicio militar en el exterior, y ciertas sociedades de personas y corporaciones, tienen hasta el día 15 del sexto mes posterior al cierre del año para presentar y pagar. Documente que cumple los requisitos con una constancia escrita adjunta a la declaración de impuestos o, si solicita más tiempo para presentar antes de esa fecha, con la casilla correspondiente del Form 4868 o 7004. Los intereses siguen corriendo sobre el impuesto no pagado desde la fecha de vencimiento regular (guía del IRS sobre prórrogas; 26 CFR 1.6081-5; instrucciones del Form 7004).

La prórroga de una entidad no prorroga la declaración individual de su propietario; si la necesita, solicítela por separado (instrucciones del Form 7004 del IRS; IRS Topic 304). La prórroga no termina la contabilidad ni cubre cada obligación independiente, como los depósitos de nómina o el impuesto estatal sobre las ventas. Para las fechas de vencimiento y los formularios de cada entidad, consulte Qué declaraciones presenta su negocio. Si una declaración ya está atrasada, consulte Multas por presentación y pago tardíos.

¿Qué registros debo reconstruir y dónde consigo copias?

Reúna los registros de todos los meses faltantes antes de clasificar las operaciones. Los estados de cuenta bancarios son el punto de partida, pero las facturas, los reportes de pagos, los registros de nómina y la declaración presentada el año pasado explican qué significan los depósitos y los retiros (IRS Publication 583).

Si es propietario único, una transcripción de ingresos y salarios del IRS puede ayudarle a encontrar declaraciones informativas emitidas con el número de identificación fiscal de la persona, pero solo muestra los formularios presentados ante el IRS. Las sociedades de personas y las corporaciones pueden solicitar una transcripción de la declaración empresarial si falta la copia del año pasado; muestra la mayoría de las líneas de la declaración, pero no todos los anexos. Pida a quien los emitió los documentos fuente que falten.

¿Puedo usar estados de cuenta bancarios y de tarjeta de crédito en lugar de recibos?

Los estados de cuenta ayudan a probar que el dinero se movió; por sí solos, es posible que no prueben qué se compró ni su propósito comercial. El IRS incluye los estados de cuenta entre los posibles documentos de respaldo, pero indica que puede hacer falta una combinación de documentos para establecer el beneficiario, el monto, el pago, la fecha y la descripción comercial (guía del IRS sobre registros).

Relacione cada movimiento del estado de cuenta con facturas, recibos, historiales de pedidos, contratos o explicaciones escritas respaldadas por otras pruebas. Un pago con tarjeta que aparece en la cuenta bancaria es una transferencia que paga el saldo de la tarjeta; los posibles gastos son las compras que se hicieron con la tarjeta. No deduzca ambos. Para viajes, regalos, comidas y uso de vehículos, la Publication 463 describe pruebas adicionales del monto, el momento, el lugar y el propósito comercial. Un cargo bancario por sí solo no aporta todo eso.

¿Qué hago si perdí recibos o nunca los guardé?

Intente reconstruir la prueba faltante con registros independientes y marque cualquier gasto que no pueda respaldar antes de preparar la declaración. Pida duplicados de facturas o recibos, combínelos con los estados de cuenta y anote el propósito comercial mientras aún pueda identificarlo. El IRS exige documentos de respaldo para los asientos tanto de la contabilidad como de las declaraciones.

La falta de recibos no impide automáticamente deducir todos los gastos, pero hacer cálculos a ojo es arriesgado. Para gastos de viaje, regalos y vehículos, la Publication 463 indica que los registros incompletos requieren una constancia escrita específica más otras pruebas suficientes, y que los montos no pueden simplemente aproximarse. Si los registros se destruyeron por circunstancias fuera de su control, la Publication 463 permite reconstruir los registros o los gastos. Lleve una lista aparte de los conceptos cuyo monto o propósito siga siendo incierto, para que el preparador de la declaración decida qué se puede respaldar.

¿Cómo separo los gastos personales y del negocio en una misma cuenta?

Clasifique cada operación según lo que fue, no según la cuenta en la que quedó. El IRS recomienda mantener separadas las cuentas del negocio y las personales, e identificar el origen de los depósitos y el tipo de gasto (IRS Publication 583).

Primero relacione las transferencias entre sus propias cuentas, los pagos de tarjeta y los fondos de préstamos con su contrapartida; no los registre como ventas ni como costos operativos solo porque pasaron por la cuenta. Los fondos de un préstamo genuino no son ingresos (IRS Publication 334). Luego marque cada depósito y cada cargo como negocio, personal, transferencia, préstamo o sin resolver. En un cargo de uso mixto, registre como posible costo del negocio solo la parte comercial respaldada y conserve la base de esa división (IRS Publication 334). Mantenga separados los gastos personales y los retiros del propietario. En una empresa individual, un retiro personal no es un gasto del negocio. En una sociedad de personas o una corporación, los pagos a los propietarios pueden recibir un trato fiscal distinto; no llame préstamo, sueldo o distribución a un pago sin el acuerdo y los registros que lo respalden. En particular, los pagos de una corporación S a un propietario que trabaja en ella pueden ser salarios aunque se llamen distribuciones (guía del IRS).

¿Mis ingresos totales deben coincidir con los Forms 1099-K y 1099-NEC?

Su contabilidad debe explicar cada diferencia; el total de ingresos gravables no tiene que ser igual a la suma de los formularios. El Form 1099-K informa los pagos brutos procesados antes de comisiones, reembolsos y otros ajustes, mientras que sus registros pueden incluir además efectivo y pagos directos que no figuran en ese formulario (guía del IRS sobre el Form 1099-K).

Concilie cada formulario con las operaciones que lo originan. Si una cuenta de pagos recibió dinero de más de una actividad, divida los pagos por actividad con los registros de las operaciones (guía del IRS sobre el Form 1099-K). Relacione los montos del Form 1099-NEC con las facturas y los pagos, verifique si algún pago también aparece en un reporte del procesador y cuente cada venta una sola vez. Compare los pagos brutos procesados con los reembolsos, las comisiones y los depósitos netos que llegaron al banco. Investigue un formulario emitido a nombre del contribuyente equivocado o con un monto incorrecto, y pida una corrección a quien lo emitió. En una sociedad de personas o una corporación, verifique si un Form 1099-K está a nombre de un propietario individual aunque las ventas las haya hecho la entidad; pida al emisor que lo corrija y conserve los registros de ventas. No retrase la presentación mientras espera un Form 1099-K corregido (guía del IRS sobre el Form 1099-K). Los ingresos que no se informaron en un formulario igual pertenecen a la contabilidad. Para el trato fiscal de las ventas en marketplaces, consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.

¿Qué método contable deben seguir los registros que pongo al día?

Reconstruya la contabilidad con el método contable que usa la declaración de impuestos del negocio, salvo que corresponda un cambio de método válido. Ponerse al día no convierte por sí solo un negocio de método de efectivo a método de acumulación. Con el método de efectivo, los ingresos generalmente se declaran cuando se reciben y los gastos normalmente se deducen o se capitalizan cuando se pagan; con el método de acumulación, los ingresos generalmente se declaran cuando se ganan y los gastos se deducen o se capitalizan cuando se incurren (IRS Publication 583).

Revise la última declaración presentada y cómo se trató el inventario antes de asignar las operaciones a un año fiscal. Un negocio que vende inventario puede estar sujeto a reglas y excepciones adicionales de inventario; una reconstrucción basada solo en el banco puede pasar por alto mercancía en existencia o facturas de clientes sin cobrar. El IRS indica que un cambio de método contable generalmente requiere su aprobación, que a menudo se solicita con el Form 3115 (IRS Publication 583; Form 3115 del IRS). Si sospecha que el método es incorrecto, márquelo para revisión fiscal en lugar de cambiar sin más los totales de este año.

¿Mi sociedad de personas o corporación necesita un balance general que coincida con la declaración del año pasado?

Si la entidad debe completar el Schedule L, su balance general debe coincidir con sus libros y registros. Algunas sociedades de personas y corporaciones pequeñas pueden omitir el Schedule L, así que revise las instrucciones de la declaración que corresponda en lugar de suponer que siempre es obligatorio (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120).

Empiece la reconstrucción con los saldos de cierre anteriores de efectivo, cuentas por cobrar, inventario, activos, préstamos y capital de los propietarios. Concilie cada uno con los estados de cuenta y registros actuales antes de registrar los meses faltantes. Las instrucciones del Form 1065 indican que el total de activos al inicio generalmente debe ser igual al total de activos al cierre del año anterior; una diferencia sin explicar requiere una declaración. Un error de un año anterior puede necesitar su propia revisión. No fuerce el balance general nuevo para que cuadre inventando una partida de ajuste ni trate una diferencia de apertura como ingreso del año en curso.

¿Qué más podría mostrar la contabilidad reconstruida que yo deba?

Al ponerse al día puede descubrir obligaciones ajenas a la declaración del impuesto sobre la renta. Revise los registros de pagos y ventas en busca de declaraciones informativas sobre pagos a contratistas, nómina e impuesto sobre las ventas antes de dar el trabajo por terminado (IRS Publication 583).

Las reglas de presentación para esos temas dependen de quien paga, del tipo de entidad y del estado. Consulte Sueldo del propietario de una corporación S para el pago al propietario y Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado para el impuesto sobre las ventas. Si faltan varios años fiscales por presentar, use Cómo ponerse al día con declaraciones empresariales sin presentar.

¿Cuánto tiempo conservo los registros después de presentar la declaración?

Conserve la contabilidad reconstruida y sus documentos de respaldo durante el período en que la declaración pueda modificarse o examinarse; algunos registros deben guardarse por más tiempo. Conserve copias de las declaraciones presentadas para trasladar saldos y métodos a los años siguientes (guía del IRS sobre conservación).

Estos no son los únicos plazos posibles: el IRS indica plazos más largos para ciertos reclamos e ingresos omitidos. Las reglas estatales pueden ser distintas. Por ejemplo, el Texas Comptroller exige conservar los registros del impuesto sobre las ventas y el uso durante al menos cuatro años y recomienda guardarlos hasta que se resuelva cualquier auditoría o disputa relacionada. Si reemplaza los originales en papel con registros electrónicos, el sistema de almacenamiento debe conservar copias legibles y recuperables conforme a las reglas del IRS (IRS Publication 583).

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses. El Form 1099-K y el reporte del procesador de un consultor independiente muestran $50,000 en cargos a clientes. El procesador reembolsa $5,000, cobra $2,000 en comisiones y deposita $43,000. Pagos directos de clientes por $30,000 llegan al banco y también se informan en el Form 1099-NEC. Una transferencia de $10,000 desde la cuenta de ahorros del propio consultor es otro depósito.

La contabilidad muestra $80,000 en cargos a clientes, $5,000 en reembolsos y $75,000 en cobros a clientes después de los reembolsos. Tras la comisión de $2,000 del procesador, los pagos de clientes depositados en el banco suman $73,000. Los depósitos bancarios totales son $83,000 al incluir la transferencia de ahorros de $10,000, que no es una venta. El Form 1099-NEC no suma otros $30,000 de ingresos. El consultor todavía necesita los registros de los demás gastos antes de que la declaración esté lista.

¿Su caso es distinto?

• Faltan varios años de declaraciones: use Cómo ponerse al día con declaraciones empresariales sin presentar para definir el orden de presentación.
• La contabilidad muestra vacíos en la nómina o una corporación S cuyo propietario no recibe sueldo: revise Sueldo del propietario de una corporación S y busque ayuda con la contabilidad para los registros de nómina.
• Se debía impuesto sobre las ventas y nunca se cobró: consulte Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Un propietario extranjero tiene una LLC de un solo miembro en EE. UU.: los registros de su Form 5472 requieren atención aparte; consulte Presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.
• La empresa es canadiense: consulte Estados financieros de cierre de año para una corporación para conocer lo que requiere la declaración T2.
• El negocio lleva más de un año de atraso, tiene nómina o impuesto sobre las ventas sin resolver, o necesita un balance general de la entidad: reúna los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, los reportes de pagos, los Forms 1099, los estados de cuenta de préstamos, los registros de nómina y la última declaración presentada antes de buscar ayuda con la contabilidad. Cuando esté al día, compare llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.