Produisez les déclarations de paie en retard même si l'impôt n'est pas payé, et gardez vos nouveaux versements à jour. Un formulaire 941 produit ne corrige pas un versement tardif. L'IRS peut annuler la pénalité d'une période admissible ; les périodes suivantes exigent un autre motif. Les entrepreneurs individuels et la plupart des associés d'une société en nom collectif doivent les retenues sur la paie à titre personnel. Dans une société ou une LLC, les personnes responsables peuvent devoir la pénalité de recouvrement des sommes détenues en fiducie en cas de non-paiement volontaire.
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Les paiements en argent comptant ou par virement électronique ne changent pas le statut du travailleur. Examinez qui contrôle le travail et vérifiez l'article 530 ; si le traitement comme employé est exigé, mettez en place la paie et corrigez les déclarations touchées. L'entreprise doit les impôts sur l'emploi. Les entrepreneurs individuels et les associés d'une société en nom collectif peuvent les devoir à titre personnel ; les dirigeants responsables d'une société et d'autres personnes peuvent devoir la pénalité sur les sommes détenues en fiducie pour avoir omis volontairement de percevoir ou de payer les retenues d'impôt.
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Notez d'abord les États de travail et de résidence ainsi que les dates des changements. Les entrepreneurs individuels, les sociétés de personnes et les sociétés doivent s'inscrire là où c'est exigé, retenir et remettre les impôts d'État et locaux sur les salaires selon les règles des deux États, et payer l'impôt sur le chômage à l'État qui couvre l'employé ; certains États perçoivent aussi des cotisations des travailleurs. Le travail à distance peut déclencher un impôt sur le revenu des entreprises ou une taxe de franchise dans l'État de travail.
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Oui, si votre enfant fait un vrai travail pour l'entreprise et reçoit un salaire raisonnable, l'entreprise peut généralement déduire cette rémunération. Les exceptions fédérales aux charges sociales dépendent de la structure de votre entreprise et de l'âge de l'enfant; elles ne s'appliquent pas aux salaires versés par une société par actions. L'enfant peut n'avoir aucun impôt fédéral sur le revenu à payer sur un salaire modeste, mais la déclaration de la paie reste obligatoire.
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Vérifiez les montants, remettez les formulaires 1099-NEC ou W-2 manquants, puis produisez les 1099-NEC auprès de l'IRS et les W-2 auprès de la Social Security Administration. Des pénalités distinctes pour la production et pour la remise du relevé frappent le déclarant : l'entrepreneur individuel en personne, ou la société de personnes ou la société par actions. Une correction rapide peut les réduire; une cause raisonnable peut les annuler. Répondez à l'avis 972CG dans les 45 jours (60 jours pour un déclarant étranger).
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Avant de payer, obtenez le formulaire W-8BEN d'un particulier étranger, le W-8BEN-E d'une société étrangère ou le formulaire correspondant à l'entité, ainsi qu'une preuve du lieu de travail. Un travail fait à l'étranger n'entraîne généralement ni retenue américaine, ni 1099-NEC, ni 1042-S. Pour les jours travaillés aux États-Unis, répartissez la rémunération; retenez l'impôt sauf exemption, et produisez généralement les formulaires 1042-S et 1042 même en cas d'exemption. Le payeur doit la retenue omise. Une personne américaine (US person) qui vit à l'étranger relève du formulaire W-9 et des règles du 1099-NEC.
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Si votre LLC est imposée comme une entreprise individuelle, payez-vous au moyen d'un retrait du propriétaire (owner's draw). Si elle est imposée comme une société de personnes, utilisez des distributions ou des paiements garantis convenus. Les retraits et les distributions ordinaires ne sont pas des dépenses déductibles de l'entreprise et ne sont pas imposés séparément comme une rémunération; les propriétaires déclarent le bénéfice de l'entreprise, qu'ils le retirent ou non. Les distributions d'une société de personnes qui dépassent le coût de base fiscal peuvent créer un gain.
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Commencez par projeter l'impôt fédéral total du propriétaire et les retenues sur son salaire. Le propriétaire verse les acomptes fédéraux exigés qui restent au moyen du formulaire 1040-ES, ou les couvre par une retenue supplémentaire sur son salaire; le profit en transparence fiscale est imposable même sans distribution. La société verse elle-même ses remises de paie et ses acomptes seulement pour certains impôts propres à l'entité. Des paiements d'État du propriétaire et de la société peuvent aussi s'appliquer.
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Si vous travaillez pour votre société de type S et que vous en retirez de l'argent ou des biens, versez-vous d'abord un salaire W-2 raisonnable pour vos services, avant de traiter le reste comme des distributions. L'IRS ne fixe ni montant en dollars ni ratio salaire-distributions. Justifiez le montant par vos tâches, votre temps de travail, la rémunération comparable et la source du revenu de la société.
Sociétés
Avant la première paie, obtenez l'EIN de l'employeur et les comptes exigés dans l'État de travail, recueillez les formulaires I-9 et de retenue, fixez le salaire et la date de paie, puis calculez et remettez les retenues de l'employé et les impôts de l'employeur; inscrivez au calendrier les déclarations, les formulaires W-2 et la déclaration des nouvelles embauches. Les entrepreneurs individuels, les associés et les propriétaires de LLC ignorées ne se versent pas de salaire; les propriétaires actifs d'une société par actions, en général, s'en versent un.
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