Estoque ou suprimentos: dá para deduzir o estoque ao comprar?

Dá para deduzir o estoque no dia em que você o compra, ou só quando o vende?

Em geral só quando as mercadorias são vendidas ou usadas. Mercadorias compradas para revenda e materiais que passam a fazer parte do que você vende são estoque, e o custo delas chega ao seu lucro conforme saem (26 CFR 1.471-1). A exceção: uma empresa com receita bruta média de $32.000.000 ou menos pode seguir a própria escrituração, então deduzir o estoque quando pago só funciona se a escrituração realmente o lança como despesa e não mantém estoque em mãos. Quando a escrituração mantém estoque, o custo espera a venda.

Uma pequena empresa pode usar um método mais simples que um inventário formal completo, mas só estes:

O que torna um caso menos simples: declarações anteriores que trataram o mesmo estoque de formas diferentes, uma compra grande perto do fim do ano, uma receita bruta crescendo em direção ao limite ou um credor a quem foi mostrado um valor de estoque. Reúna as faturas de compra, uma contagem ou estimativa do estoque em mãos no fim do ano, onde quer que ele esteja, as páginas do custo das mercadorias vendidas das últimas declarações e a receita bruta dos últimos três anos. Tratamento misto entre anos, mudança de método e escrituração que mantém estoque são os pontos em que a declaração e a escrituração costumam precisar da revisão de um profissional.

Custo das mercadorias vendidas ou suprimentos: o que é estoque e o que é suprimento?

Estoque é o que você compra para revender, mais as matérias-primas e os suprimentos que passam fisicamente a fazer parte do que você vende. Suprimentos que não passam a fazer parte do produto não são estoque (Publication 538; 26 CFR 1.471-1).

Na escrituração, o estoque que você mantém é um ativo até ser vendido, e depois vira custo das mercadorias vendidas, uma despesa. Embalagens que passam ao comprador junto com o produto, como garrafas e caixas, contam como estoque (26 CFR 1.471-1). Embalagens que não são parte integrante do produto, como caixas de papelão, envelopes e fita usados só para enviar um pedido, são despesa de envio ou de venda (Publication 334); veja custo total de aquisição (landed cost) no custo das mercadorias vendidas.

Itens tangíveis que uma empresa consome são materiais e suprimentos quando atendem a um teste do regulamento, como combustível e itens semelhantes usados em até 12 meses, vida útil de 12 meses ou menos, ou custo unitário de $200 ou menos. Itens mais caros e mais duráveis são tratados em deduzir ou capitalizar pequenas compras. Os suprimentos são de dois tipos (26 CFR 1.162-3):

• Materiais e suprimentos não incidentais são deduzidos no ano em que são usados ou consumidos pela primeira vez na empresa.
• Materiais e suprimentos incidentais são deduzidos no ano em que são pagos ou incorridos, nas condições da próxima seção.

O custo das mercadorias vendidas e os suprimentos são uma divisão na declaração. No Schedule C, o custo do estoque passa pela Parte III, e a linha de suprimentos (linha 22) é para suprimentos “não incluídos na Parte III” (Schedule C). Uma sociedade de pessoas ou corporação informa o custo das mercadorias vendidas no Form 1125-A.

Quais suprimentos você pode deduzir quando os paga?

Suprimentos incidentais e pequenas compras cobertas pela opção pelo safe harbor de minimis. Os suprimentos se qualificam claramente como incidentais quando são mantidos em mãos, nenhum registro do uso deles é feito e nenhuma contagem física é feita no início e no fim do ano. Seu custo é então deduzido no ano em que é pago (para uma empresa no regime de competência, o ano em que a obrigação é incorrida), desde que isso reflita com clareza a renda tributável; por isso, confira antes uma compra grande ou incomum (26 CFR 1.162-3; instruções do Schedule C, linha 22). O regulamento liga as condições de registro e de contagem com “ou”, mas a orientação do próprio IRS descreve suprimentos sem registros de uso e sem contagens (IRS: regulamentos sobre bens tangíveis). Esta página trata a ausência de ambos como o caso seguro; por isso, uma empresa que conta os suprimentos ou controla o uso deles, mas não as duas coisas, deve conferir os fatos antes. Tudo o que você vende, ou que passa a fazer parte do que você vende, é estoque, por mais barato que seja.

O safe harbor de minimis é um segundo caminho, para itens tangíveis que não são estoque, suprimentos inclusive. A empresa faz a opção a cada ano com uma declaração anexada à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas. Uma declaração retificadora posterior não faz a opção, a menos que o IRS consinta em uma opção tardia, e a opção não pode ser revogada. Ela exige uma política de dedução imediata em vigor no início do ano (por escrito, se a empresa tem uma demonstração financeira aplicável) e cobre compras lançadas como despesa na escrituração conforme essa política, até $2.500 por fatura ou item, e mais com uma demonstração financeira aplicável. Uma sociedade de pessoas ou corporação S faz a opção ela mesma, não seus proprietários. Ela exclui o estoque (26 CFR 1.263(a)-1(f); IRS: regulamentos sobre bens tangíveis) e, uma vez feita, cobre todos os materiais e suprimentos qualificados daquele ano (26 CFR 1.162-3(f)). Veja deduzir ou capitalizar pequenas compras.

Quais pequenas empresas podem dispensar um inventário formal?

Um contribuinte de pequeno porte pode. É uma empresa cuja receita bruta anual média dos três anos fiscais anteriores é de $32.000.000 ou menos e que não é um tax shelter (26 U.S.C. 471(c); 26 CFR 1.471-1; IRB 2025-45). Um tax shelter (abrigo fiscal), aqui, é uma empresa que não seja corporação C que já foi oferecida em uma oferta registrada de valores mobiliários, um syndicate (seção 1256(e)(3)(B)) ou um arranjo com um propósito significativo de evitar impostos (26 U.S.C. 448(d)(3); 461(i)(3)). Dispensar é uma escolha, não um padrão: a empresa ainda pode manter um inventário formal (Publication 334). O limite é corrigido a cada ano, então as publicações do IRS impressas para o ano fiscal anterior mostram um valor menor.

Como o teste conta:

• Receita bruta é o total das vendas líquidas de devoluções e abatimentos, os valores recebidos por serviços e outras rendas, como juros e aluguel. Ela não é reduzida pelo custo das mercadorias vendidas. O imposto sobre vendas cobrado fica de fora quando a lei o coloca sobre o comprador (26 CFR 1.448-1T).
• Uma empresa mais nova usa o período em que existe, anos curtos são anualizados e a receita de um antecessor é incluída (26 U.S.C. 448(c)).
• Uma pessoa física com várias empresas testa cada uma como se fosse uma corporação ou sociedade de pessoas, mas soma a receita delas, mais uma parte da receita de qualquer sociedade de pessoas ou corporação S de que seja proprietária (26 U.S.C. 471(c)(3); 26 CFR 1.471-1).
• Uma corporação ou sociedade de pessoas conta a própria receita mais a sua parte da receita de cada sociedade de pessoas de que participa, a menos que as regras de agregação se apliquem. Essas regras tratam empresas relacionadas sob controle comum como uma só pessoa (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 448(c)). Uma LLC de um único membro que seja desconsiderada é tratada como parte da empresa do proprietário (26 CFR 301.7701-2).

O teste é refeito todo ano com base nos três anos anteriores, então uma empresa pode perder a isenção em um ano posterior. Acima do limite, uma empresa com estoque mantém um inventário formal e usa o regime de competência para compras e vendas. Os contribuintes de pequeno porte também ficam isentos das regras de capitalização uniforme, que obrigam quem fabrica ou revende a somar custos extras ao estoque (26 U.S.C. 263A(i)); o guia de produtos artesanais trata do que entra no custo de cada item.

Se você dispensa o inventário formal, em qual ano o custo chega ao seu lucro?

Depende de qual dos dois métodos permitidos a empresa usa.

Método dos materiais e suprimentos não incidentais. O custo é recuperado pelo custo das mercadorias vendidas no mais tardio de dois anos: o ano em que as mercadorias são usadas ou consumidas, que é o ano em que vão para um cliente, e o ano em que o custo é pago ou incorrido (26 CFR 1.471-1). O estoque que ainda está na prateleira no fim do ano espera um ano posterior. O próprio exemplo do regulamento é o de um padeiro que compra ingredientes em novembro, assa em dezembro e vende em janeiro: o custo é recuperado no ano da venda de janeiro.

A própria escrituração da empresa. Uma empresa pode, em vez disso, seguir como sua escrituração e seus registros tratam o estoque. Uma empresa com uma demonstração financeira aplicável (uma demonstração certificada conforme os princípios contábeis geralmente aceitos, como um documento entregue à SEC ou uma demonstração auditada usada para crédito ou para relatórios aos proprietários) segue o método dessa demonstração ou usa o método não incidental. Demonstrações revisadas ou compiladas e os relatórios do próprio proprietário não são auditados (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 451(b)(3)). Mesmo assim, um custo não pode ser recuperado antes de ser pago ou incorrido segundo o método geral da empresa.

Dispensar o inventário formal não dispensa a aritmética. Alguém ainda precisa calcular quais mercadorias foram para os clientes e o que sobrou. Um inventário formal conta o estoque por quem é o dono, não por onde ele está: mercadorias em um armazém de marketplace ou em trânsito contam se a titularidade é sua, e mercadorias pedidas mas ainda não suas não contam (26 CFR 1.471-1, parágrafo (a), a regra da titularidade). Essa regra foi escrita para inventários formais, e nenhuma fonte diz como se aplica aos métodos de pequenas empresas, então confira onde estava cada lote de estoque no fim do ano.

Existe um método preferido para controlar o estoque?

Nenhum método é o preferido; a escolha precisa se encaixar nos registros. Um inventário formal identifica o custo por identificação específica, quando cada item corresponde a uma fatura, ou por primeiro a entrar, primeiro a sair (o último a entrar, primeiro a sair exige uma opção própria). O método deve seguir os princípios contábeis geralmente aceitos para empresas semelhantes, refletir com clareza a renda e ser usado do mesmo jeito todo ano. Os registros permanentes de estoque devem ser ajustados a uma contagem física em intervalos razoáveis (Publication 538).

O método não incidental permite identificação específica, primeiro a entrar, primeiro a sair, ou custo médio, usados de forma consistente, e não permite o último a entrar, primeiro a sair (26 CFR 1.471-1). A avaliação do estoque de fim de ano é tratada no guia do custo das mercadorias vendidas no Schedule C. Mudar o método depois é uma mudança de método; veja “Como mudar de método, e o IRS precisa consentir?”, abaixo.

O que muda no Schedule C se você mantém um inventário?

A Parte III faz o trabalho, e o restante da declaração continua no método geral. Uma empresa que mantém inventário em geral usa o regime de competência para compras e vendas e pode continuar no regime de caixa para todo o resto (Publication 334).

A Parte III mostra o custo das mercadorias vendidas como estoque inicial mais compras e outros custos, menos o estoque final. O estoque inicial deve ser igual ao estoque final do ano passado; anexe uma explicação se não for (Schedule C; Publication 334). O guia do custo das mercadorias vendidas no Schedule C percorre cada linha.

O que continua igual: a receita bruta na linha 1, a linha de suprimentos para suprimentos incidentais e o regime de caixa para as demais rendas e despesas. O Schedule C não tem uma caixa para os métodos de pequenas empresas; o Form 1125-A tem, na linha 9a.

A sua escrituração precisa seguir o mesmo método da declaração?

Se a empresa usa o método da escrituração, sim: a declaração segue a escrituração. No método não incidental, não: ele considera quando as mercadorias vão para os clientes. Em qualquer caso, os registros devem sustentar a declaração, e qualquer diferença entre escrituração e declaração deve ser conciliada (26 CFR 1.446-1(a)(4); Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01(4)). O regulamento traça a linha do método da escrituração com exemplos (26 CFR 1.471-1):

• Uma escrituração que lança o estoque como despesa quando pago e não aloca custo ao estoque em mãos sustenta a dedução do custo quando pago. Uma contagem física regular não muda isso por si só.
• Uma escrituração que mantém estoque não sustenta isso. Nos exemplos, três situações fizeram a escrituração manter estoque: uma contagem usada para alocar custo na escrituração enquanto o custo do estoque é informado a um credor; um livro do ponto de venda que controla custo e quantidades; e uma contagem usada para avaliar o estoque em relatórios internos aos acionistas, que o regulamento trata como parte da escrituração. A declaração deve então acompanhá-la.
• O pagamento é um piso. Mesmo no método da escrituração, um custo não pode ser recuperado antes de ser pago ou incorrido. Em um exemplo, a escrituração no regime de competência mostrava um custo em dezembro, mas a declaração o recuperou no ano de janeiro em que a fatura foi paga.

Um balanço patrimonial que mostra estoque ao lado de uma declaração que deduziu esse mesmo estoque apresenta dois tratamentos das mesmas mercadorias. No método da escrituração, o regulamento olha para a escrituração, então os dois são lidos em conjunto.

Que contas um pequeno vendedor precisa para estoque e suprimentos?

Contas que espelhem as linhas da declaração, para que qualquer um dos métodos possa ser rastreado a partir da escrituração (Schedule C; Form 1125-A).

Uma conta de ativo de estoque controlado, conciliada com as contagens de fim de ano, é o tipo de registro que os exemplos do regulamento tratam como manutenção de estoque; veja “A sua escrituração precisa seguir o mesmo método da declaração?”, acima.

O método muda o seu lucro de forma permanente, ou só o momento?

Só o momento, no caso de mercadorias que são vendidas depois. O IRS trata como método contábil uma prática que muda o ano em que um custo é considerado, mas não a renda tributável ao longo da vida (Rev. Proc. 2015-13). Cada custo é recuperado uma vez; o método decide o ano. Uma dedução maior neste ano significa uma menor no ano em que o estoque for vendido.

O momento ainda importa, porque move o lucro entre anos. Estoque que nunca é vendido é outra questão: veja como dar baixa em estoque não vendido ou obsoleto.

Como mudar de método, e o IRS precisa consentir?

Mudar o modo como uma empresa trata o estoque é uma mudança de método contábil. Ela precisa do consentimento do IRS antes de o novo método ser usado, seja ele permitido ou não (26 CFR 1.446-1; 26 CFR 1.471-1). A primeira declaração é a exceção: a empresa escolhe o método inicial ao entregá-la (Publication 538).

Para um contribuinte de pequeno porte, o consentimento é considerado concedido pelos procedimentos automáticos quando o pedido é feito corretamente, sujeito à revisão do IRS:

1. Preencha o Form 3115 com o número de mudança certo: 260 para o método não incidental, 261 para o método da escrituração ou da demonstração financeira, 263 para voltar a um inventário formal (Rev. Proc. 2025-23, seções 22.18 e 22.20). Para 260 e 261, só precisam ser preenchidas as partes que a revenue procedure indica; o 263 não tem entrega reduzida.
2. Anexe o original à declaração do ano da mudança, entregue no prazo, prorrogações incluídas. A empresa o entrega por si: assina o proprietário (os dois cônjuges em uma declaração conjunta), um sócio geral ou membro da LLC, ou um diretor da corporação (instruções do Form 3115).
3. Envie uma cópia assinada ao IRS não antes do primeiro dia do ano da mudança e não depois do dia da entrega da declaração. Não há taxa de uso, e o IRS não confirma o recebimento (instruções do Form 3115).

Se o IRS entrou em contato com você sobre auditar uma declaração, uma cópia do Form 3115 também deve ir ao agente da auditoria até a data de entrega, e a mudança pode não ter proteção contra auditoria; esse é um caso para revisão profissional antes da entrega (instruções do Form 3115, linhas 6a a 7a; Rev. Proc. 2015-13, seções 6.03(3) e 8). Uma mudança posterior no modo como a escrituração trata o estoque também é uma mudança de método, com número de mudança próprio, 262, e sem proteção contra auditoria (Rev. Proc. 2025-23, seção 22.19).

Um ajuste da seção 481(a) evita que custos sejam contados duas vezes ou deixem de ser contados na transição; como corrigir estoque que faltou em declarações passadas explica como ele é calculado e diluído. No ano da mudança, a linha 35 do Schedule C é o estoque final do ano passado recalculado pelo novo método, com qualquer diferença explicada (instruções do Schedule C).

O caminho automático em geral está fechado se a empresa mudou, ou pediu para mudar, o mesmo item em qualquer dos cinco anos fiscais que terminam com o ano da mudança (Rev. Proc. 2015-13, seção 5.05). Exceções: uma mudança dentro do método da escrituração ou da demonstração financeira, uma volta a um inventário formal no primeiro ano em que a empresa deixa de se qualificar e uma mudança posterior para um método de pequena empresa depois dessa (Rev. Proc. 2025-23, seções 22.18(5), 22.19(2) e 22.20(3)). Uma declaração entregue no prazo que deixou de fora o Form 3115 pode ser retificada até seis meses depois do vencimento original (sem contar prorrogações) para anexá-lo, com uma declaração que cite a seção 301.9100-2(b) (Rev. Proc. 2015-13, seção 6.03(4)(a)). Fora das regras automáticas, o Form 3115 em geral deve ser entregue à National Office do IRS durante o ano da mudança, até 31 de dezembro para uma empresa com ano-calendário; é um pedido de decisão e tem taxa de uso (instruções do Form 3115; Rev. Proc. 2015-13, seção 6.03(2)).

E se declarações anteriores misturaram os dois métodos?

Pode ser um método adotado ou um erro, e as fontes deixam a linha divisória para os fatos. Tratar um item relevante do mesmo modo em duas ou mais declarações entregues em sequência mostra um método. Na maioria dos casos um método não é adotado sem essa consistência, mas um item tratado corretamente na primeira declaração é adotado de imediato (Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01; 26 CFR 1.446-1). Um único ano estranho pode ser um erro a corrigir em uma declaração retificadora. O mesmo tratamento repetido em declarações consecutivas pode ser um método adotado, e mudar um método adotado se faz com o Form 3115.

O tratamento misto pode contar em dobro. Se um ano deduziu toda compra e o ano seguinte começou com o mesmo estoque como estoque inicial, o custo desse estoque é deduzido duas vezes. Um item tratado de forma inconsistente pode não refletir com clareza a renda, e o IRS pode recalcular a renda por um método que reflita (Publication 538; 26 CFR 1.471-1). Veja como corrigir estoque que faltou em declarações passadas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um torrefador de café com grãos sobrando no fim do ano

Suponha que o torrefador seja um contribuinte de pequeno porte (receita média dos três anos anteriores muito abaixo do limite de receita bruta, não é um tax shelter, sem demonstração financeira aplicável) e já possa usar o método de cada linha, então o inventário formal é uma escolha. Ele começa sem estoque, paga US$60.000 por grãos verdes e vende US$180.000 de café, tendo vendido aos clientes, até 31 de dezembro, todo o custo dos grãos, exceto US$15.000. Nenhum café torrado ficou sem vender. Nenhuma contagem foi feita, então alguém precisa descobrir pelas faturas e pelo depósito o que sobrou.

A terceira linha só está disponível quando a escrituração realmente lança as compras como despesa e não mantém estoque, e a declaração ainda deve refletir com clareza a renda. Um torrefador cuja escrituração controla os grãos está nas duas primeiras linhas. Quando a terceira linha se aplica, o lucro deste ano é US$15.000 menor do que nas duas primeiras. Se os grãos restantes forem torrados e vendidos no ano seguinte, a diferença se inverte: US$15.000 são deduzidos no ano seguinte nos dois primeiros métodos e nada no terceiro, que já os deduziu.

Suprimentos e estoque de uma fabricante de velas

Uma fabricante de velas, contribuinte de pequeno porte sem demonstração financeira aplicável, compra US$800 de material de limpeza e panos de oficina e US$4.000 de cera e potes que entram nas velas. Os suprimentos são incidentais se ela não mantém registros de uso nem contagens, então os US$800 são deduzidos quando pagos. A cera e os potes são estoque. Em um inventário formal ou no método não incidental, o custo deles chega ao lucro conforme as velas são vendidas, e a cera que sobra no fim do ano ainda não é deduzida; uma escrituração que lança as compras como despesa e não mantém estoque pode sustentar a dedução quando pagas. Se ela começar a manter registros de uso e a contar os panos, eles passam a ser não incidentais e são deduzidos conforme usados, a menos que uma opção pelo safe harbor de minimis permita deduzi-los quando pagos.

A compra de estoque de dezembro de uma loja online

Uma loja online compra, recebe e paga US$40.000 de estoque para a primavera em dezembro e não vende nada dele até março. Suponha que seja um contribuinte de pequeno porte sem demonstração financeira aplicável. Em um inventário formal, os US$40.000 são estoque final, então nada disso é custo das mercadorias vendidas neste ano. No método não incidental, as mercadorias são usadas ou consumidas quando vão para os clientes, em março, então a dedução cai no ano seguinte. Nenhum dos dois métodos de estoque faz disso uma dedução de dezembro. Só uma escrituração que realmente lança as compras como despesa e não mantém estoque poderia sustentar a dedução quando pagas; uma loja cuja escrituração mantém o estoque não está nessa posição.

E no seu caso?

• Declarações anteriores trataram o mesmo estoque de formas diferentes: leia como corrigir estoque que faltou em declarações passadas e depois veja a ajuda com a escrituração contábil para refazer os registros de estoque de cada ano e conferir qual método cada declaração usou.
• Uma compra grande no fim do ano muda muito o seu lucro: o método decide em qual ano ela cai. Veja a ajuda com a escrituração contábil para os registros de estoque de fim de ano que decidem isso.
• Sua receita bruta está crescendo em direção ao limite, ou você tem várias empresas: o teste soma empresas relacionadas, e uma empresa que o ultrapassa volta ao inventário formal. Veja a ajuda com a escrituração contábil para acompanhar a receita em relação ao limite e preparar a mudança.
• Um credor ou comprador quer estoque no balanço patrimonial: uma escrituração que mantém estoque pode mudar o método fiscal. Veja a ajuda com a escrituração contábil para alinhar a escrituração com a declaração.
• Uma sociedade de pessoas ou corporação entrega o Form 1125-A a partir da sua escrituração: os números de estoque devem bater com a escrituração e com o método. Veja a ajuda com a escrituração contábil para conferi-los antes de a declaração ser preparada.
• O IRS entrou em contato sobre uma declaração que inclui estoque: uma mudança de método durante uma auditoria tem etapas extras. Veja a ajuda com a escrituração contábil antes de entregar qualquer coisa.
• Você vai constituir uma corporação, vender o negócio ou levá-lo a uma sociedade de pessoas: em geral não se pode pedir uma mudança de método para o ano em que o negócio deixa de existir, qualquer ajuste da seção 481(a) ainda não aproveitado entra na renda desse ano, e o teste de receita bruta do novo proprietário inclui a do antecessor (Rev. Proc. 2015-13, seções 3.04, 5.03 e 7.03; 26 U.S.C. 448(c)). Veja a ajuda com a escrituração contábil para pôr os registros de estoque em ordem antes da mudança.
• Você fabrica o que vende: veja custo das mercadorias vendidas de produtos artesanais.
• Você pagou frete, tarifas ou embalagem sobre o estoque: veja custo total de aquisição no custo das mercadorias vendidas.
• Você comprou estoque com dinheiro pessoal antes de abrir: veja estoque inicial que você já possuía.
• Você não tem registros do que o estoque custou: veja estoque e custo das mercadorias sem registros.
• Seu estoque não vende: veja como dar baixa em estoque não vendido ou obsoleto.
• Você está escolhendo entre a escrituração em regime de caixa ou de competência: veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.
• Você vende em marketplaces online: veja imposto de renda de vendedores online.