Hàng tồn kho hay vật tư: có tính chi phí ngay khi mua hàng không?

Bạn có thể khấu trừ hàng hóa ngay ngày mua, hay chỉ khi bán?

Thường chỉ khi hàng được bán hoặc được sử dụng. Hàng mua để bán lại, và nguyên vật liệu trở thành một phần của thứ bạn bán, là hàng tồn kho, và giá vốn của chúng chỉ đi vào lợi nhuận khi hàng rời đi (26 CFR 1.471-1). Ngoại lệ: doanh nghiệp có tổng doanh thu bình quân không quá $32.000.000 được theo sổ sách của chính mình, nên việc tính chi phí ngay khi trả tiền cho hàng hóa chỉ dùng được nếu sổ sách thật sự ghi là chi phí và không ghi hàng tồn kho. Một khi sổ sách ghi hàng tồn kho, giá vốn phải chờ đến khi bán.

Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng phương pháp đơn giản hơn việc kiểm kê hàng tồn kho đầy đủ, nhưng chỉ trong các cách sau:

Điều khiến một trường hợp bớt đơn giản: các tờ khai trước xử lý cùng một số hàng theo cách khác nhau, một khoản mua lớn gần cuối năm, tổng doanh thu tăng dần đến ngưỡng, hoặc một bên cho vay đã được xem số liệu hàng tồn kho. Hãy chuẩn bị hóa đơn mua hàng, số kiểm đếm hoặc ước tính hàng tồn cuối năm dù hàng nằm ở đâu, các trang giá vốn hàng bán của những tờ khai gần nhất, và tổng doanh thu của ba năm gần nhất. Việc xử lý khác nhau giữa các năm, thay đổi phương pháp và sổ sách có ghi hàng tồn kho là những điểm mà cả tờ khai lẫn sổ sách thường cần chuyên gia xem xét.

Giá vốn hàng bán và vật tư: cái nào là hàng tồn kho, cái nào là vật tư?

Hàng tồn kho là những gì bạn mua để bán lại, cộng nguyên vật liệu thô và vật tư trở thành một phần vật chất của sản phẩm bạn bán. Vật tư không trở thành một phần của sản phẩm thì không phải hàng tồn kho (Publication 538; 26 CFR 1.471-1).

Trong sổ sách, hàng bạn đang giữ là tài sản cho đến khi bán, rồi thành giá vốn hàng bán, tức là một khoản chi phí. Bao bì đựng đi kèm sản phẩm giao cho người mua, như chai và hộp, được tính là hàng hóa (26 CFR 1.471-1). Bao bì không phải là một phần không thể tách của sản phẩm, như thùng carton, túi gửi hàng và băng keo chỉ dùng để gửi đơn hàng, là chi phí vận chuyển hoặc chi phí bán hàng (Publication 334); xem chi phí nhập kho trong giá vốn hàng bán.

Các vật phẩm hữu hình mà doanh nghiệp dùng hết là nguyên vật liệu và vật tư khi đáp ứng một tiêu chí trong quy định, như nhiên liệu và các vật tương tự dùng hết trong vòng 12 tháng, thời gian sử dụng hữu ích từ 12 tháng trở xuống, hoặc đơn giá từ $200 trở xuống. Các vật phẩm đắt hơn và bền hơn được xử lý trong tính chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ. Vật tư có hai loại (26 CFR 1.162-3):

• Nguyên vật liệu và vật tư không phải vật tư phụ được khấu trừ vào năm chúng được sử dụng hoặc tiêu hao lần đầu trong hoạt động kinh doanh.
• Nguyên vật liệu và vật tư phụ được khấu trừ vào năm đã trả hoặc phát sinh, theo các điều kiện trong phần kế tiếp.

Giá vốn hàng bán và vật tư là hai mục tách riêng trên tờ khai. Trên Schedule C, giá vốn hàng hóa đi qua Part III, còn dòng Supplies (line 22) dành cho vật tư "không thuộc Part III" (Schedule C). Hợp danh hoặc công ty khai giá vốn hàng bán trên Form 1125-A.

Vật tư nào bạn có thể tính chi phí ngay khi trả tiền?

Vật tư phụ, và các khoản mua nhỏ thuộc lựa chọn de minimis safe harbor. Vật tư chắc chắn đủ điều kiện là vật tư phụ khi được giữ sẵn trong kho, không ghi lại việc sử dụng, và không kiểm đếm thực tế vào đầu năm và cuối năm. Khi đó chi phí được khấu trừ vào năm đã trả (với doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích, là năm nghĩa vụ phát sinh), với điều kiện cách đó phản ánh rõ ràng thu nhập chịu thuế, nên hãy kiểm tra trước với khoản mua lớn hoặc bất thường (26 CFR 1.162-3; hướng dẫn Schedule C, line 22). Quy định nối điều kiện về hồ sơ và kiểm đếm bằng chữ "hoặc", nhưng hướng dẫn của chính IRS mô tả vật tư không có cả hồ sơ sử dụng lẫn kiểm đếm (IRS: quy định về tài sản hữu hình). Trang này coi việc không có cả hai là trường hợp an toàn, nên doanh nghiệp có kiểm đếm vật tư hoặc theo dõi mức sử dụng, nhưng không làm cả hai, hãy kiểm tra lại thực tế trước. Bất cứ thứ gì bạn bán, hoặc trở thành một phần của thứ bạn bán, đều là hàng hóa, dù rẻ đến đâu.

De minimis safe harbor là cách thứ hai, dành cho các vật phẩm hữu hình không phải hàng hóa, kể cả vật tư. Doanh nghiệp chọn cách này mỗi năm bằng một bản kê kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn, tính cả thời gian gia hạn. Tờ khai điều chỉnh nộp sau không tạo ra lựa chọn này trừ khi IRS đồng ý cho chọn muộn, và lựa chọn không thể thu hồi. Doanh nghiệp cần có chính sách tính chi phí ngay từ đầu năm (bằng văn bản nếu doanh nghiệp có báo cáo tài chính áp dụng) và áp dụng cho các khoản mua đã được tính là chi phí trong sổ sách theo chính sách đó, tối đa $2.500 mỗi hóa đơn hoặc mỗi mặt hàng, và cao hơn nếu có báo cáo tài chính áp dụng. Hợp danh hoặc S corporation (công ty bầu chọn để lợi nhuận tính vào tờ khai cá nhân của cổ đông) tự đưa ra lựa chọn, không phải các chủ sở hữu. Lựa chọn này loại trừ hàng tồn kho (26 CFR 1.263(a)-1(f); IRS: quy định về tài sản hữu hình), và một khi đã chọn, nó áp dụng cho mọi nguyên vật liệu và vật tư đủ điều kiện trong năm đó (26 CFR 1.162-3(f)). Xem tính chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.

Doanh nghiệp nhỏ nào được bỏ qua việc kiểm kê hàng tồn kho chính thức?

Doanh nghiệp nhỏ theo quy định (small business taxpayer) được bỏ qua. Đó là doanh nghiệp có tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước không quá $32.000.000 và không phải là tax shelter (26 U.S.C. 471(c); 26 CFR 1.471-1; IRB 2025-45). Ở đây, tax shelter là một doanh nghiệp không phải C corporation (công ty chịu thuế thu nhập riêng) từng được chào bán trong đợt chào bán chứng khoán đã đăng ký, một syndicate (section 1256(e)(3)(B)), hoặc một cơ cấu có mục đích đáng kể là tránh thuế (26 U.S.C. 448(d)(3); 461(i)(3)). Bỏ qua là một lựa chọn, không phải mặc định: doanh nghiệp vẫn có thể giữ việc kiểm kê hàng tồn kho chính thức (Publication 334). Ngưỡng này được điều chỉnh mỗi năm, nên các ấn phẩm của IRS in cho năm thuế trước sẽ ghi con số nhỏ hơn.

Cách tính của phép kiểm tra:

• Tổng doanh thu là tổng doanh số sau khi trừ hàng trả lại và giảm giá, số tiền nhận được cho dịch vụ, và thu nhập khác như tiền lãi và tiền cho thuê. Tổng doanh thu không bị trừ giá vốn hàng bán. Thuế bán hàng đã thu không được tính khi luật đặt thuế đó lên người mua (26 CFR 1.448-1T).
• Doanh nghiệp mới hơn dùng khoảng thời gian mình đã tồn tại, các năm ngắn được quy đổi theo cả năm, và doanh thu của doanh nghiệp tiền nhiệm được tính vào (26 U.S.C. 448(c)).
• Cá nhân có nhiều doanh nghiệp kiểm tra từng doanh nghiệp như thể là công ty hoặc hợp danh, nhưng cộng doanh thu của chúng lại, cộng thêm phần doanh thu của bất kỳ hợp danh hoặc S corporation nào mà cá nhân đó sở hữu (26 U.S.C. 471(c)(3); 26 CFR 1.471-1).
• Công ty hoặc hợp danh tính doanh thu của chính mình cộng phần doanh thu của mỗi hợp danh mà mình tham gia, trừ khi áp dụng quy tắc gộp. Các quy tắc đó coi những doanh nghiệp liên quan dưới cùng quyền kiểm soát là một người (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 448(c)). LLC một thành viên là pháp nhân bị bỏ qua về thuế được coi là một phần của hoạt động kinh doanh của chủ sở hữu (26 CFR 301.7701-2).

Phép kiểm tra được thực hiện mỗi năm dựa trên ba năm trước, nên doanh nghiệp có thể mất ngoại lệ này vào một năm sau đó. Trên ngưỡng, doanh nghiệp có hàng hóa phải giữ việc kiểm kê hàng tồn kho chính thức và dùng phương pháp dồn tích cho hàng mua và hàng bán. Doanh nghiệp nhỏ theo quy định cũng được miễn các quy tắc vốn hóa thống nhất, vốn buộc người sản xuất hoặc người bán lại phải cộng thêm chi phí vào giá hàng (26 U.S.C. 263A(i)); hướng dẫn về sản phẩm thủ công nêu những gì tính vào giá vốn của từng mặt hàng.

Nếu bỏ qua việc kiểm kê hàng tồn kho chính thức, chi phí vào lợi nhuận ở năm nào?

Tùy doanh nghiệp dùng phương pháp nào trong hai phương pháp được phép.

Phương pháp nguyên vật liệu và vật tư không phải vật tư phụ. Chi phí được thu hồi qua giá vốn hàng bán vào năm muộn hơn trong hai năm: năm hàng được sử dụng hoặc tiêu hao, tức là năm hàng giao cho khách, và năm chi phí được trả hoặc phát sinh (26 CFR 1.471-1). Hàng còn trên kệ cuối năm phải chờ đến năm sau. Ví dụ trong chính quy định là một thợ làm bánh mua nguyên liệu vào tháng 11, nướng vào tháng 12 và bán vào tháng 1: chi phí được thu hồi vào năm của lần bán trong tháng 1.

Sổ sách của chính doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể theo cách sổ sách và hồ sơ của mình xử lý hàng tồn kho. Doanh nghiệp có báo cáo tài chính áp dụng (báo cáo được chứng nhận theo nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, như hồ sơ nộp cho SEC hoặc báo cáo đã kiểm toán dùng cho vay vốn hoặc báo cáo cho chủ sở hữu) theo phương pháp của báo cáo đó hoặc dùng phương pháp không phải vật tư phụ. Báo cáo được soát xét hoặc biên soạn, và báo cáo riêng của chủ sở hữu, không phải là báo cáo đã kiểm toán (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 451(b)(3)). Ngay cả khi đó, chi phí cũng không thể được thu hồi trước khi được trả hoặc phát sinh theo phương pháp tổng thể của doanh nghiệp.

Bỏ qua việc kiểm kê chính thức không có nghĩa là bỏ qua phép tính. Vẫn phải có người tính xem hàng nào đã giao cho khách và còn lại bao nhiêu. Kiểm kê chính thức đếm hàng theo người sở hữu, không theo nơi hàng nằm: hàng ở kho của sàn thương mại hoặc đang vận chuyển được tính nếu quyền sở hữu thuộc về bạn, còn hàng đã đặt nhưng chưa thuộc về bạn thì không (26 CFR 1.471-1, paragraph (a), quy tắc về quyền sở hữu). Quy tắc đó được viết cho việc kiểm kê chính thức, và không có nguồn nào nói nó áp dụng thế nào với các phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ, nên hãy kiểm tra từng lô hàng đang ở đâu vào cuối năm.

Có phương pháp theo dõi hàng tồn kho nào được ưu tiên không?

Không có phương pháp nào được ưu tiên; lựa chọn phải phù hợp với hồ sơ. Kiểm kê chính thức xác định giá vốn bằng cách xác định cụ thể, khi mỗi mặt hàng khớp với một hóa đơn, hoặc bằng nhập trước xuất trước (nhập sau xuất trước cần lựa chọn riêng). Phương pháp phải theo nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung cho các doanh nghiệp tương tự, phản ánh rõ ràng thu nhập và được dùng nhất quán mỗi năm. Hồ sơ hàng tồn kho liên tục phải được điều chỉnh theo số kiểm đếm thực tế ở những khoảng thời gian hợp lý (Publication 538).

Phương pháp không phải vật tư phụ cho phép xác định cụ thể, nhập trước xuất trước hoặc giá bình quân, dùng nhất quán, và không cho phép nhập sau xuất trước (26 CFR 1.471-1). Việc định giá hàng cuối năm được nêu trong hướng dẫn về giá vốn hàng bán trên Schedule C. Đổi phương pháp sau này là thay đổi phương pháp; xem "Làm sao chuyển đổi phương pháp, và IRS có phải chấp thuận không?" bên dưới.

Trên Schedule C có gì thay đổi nếu bạn kiểm kê hàng tồn kho?

Part III đảm nhận phần việc này, còn phần còn lại của tờ khai vẫn theo phương pháp chung. Doanh nghiệp có kiểm kê hàng tồn kho nói chung dùng phương pháp dồn tích cho hàng mua và hàng bán, và có thể giữ phương pháp tiền mặt cho mọi thứ còn lại (Publication 334).

Part III cho thấy giá vốn hàng bán bằng hàng tồn đầu kỳ cộng hàng mua và chi phí khác, trừ hàng tồn cuối kỳ. Hàng tồn đầu kỳ phải khớp với hàng tồn cuối kỳ của năm trước; hãy đính kèm giải thích nếu không khớp (Schedule C; Publication 334). Hướng dẫn về giá vốn hàng bán trên Schedule C đi qua từng dòng.

Những gì giữ nguyên: tổng doanh thu ở line 1, dòng Supplies cho vật tư phụ, và phương pháp tiền mặt cho thu nhập và chi phí khác. Schedule C không có ô cho các phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ; Form 1125-A thì có, ở line 9a.

Sổ sách của bạn có phải theo cùng phương pháp với tờ khai không?

Nếu doanh nghiệp dùng phương pháp theo sổ sách thì có: tờ khai theo sổ sách. Với phương pháp không phải vật tư phụ thì không: tờ khai xét đến lúc hàng giao cho khách. Dù cách nào, hồ sơ phải chứng minh được tờ khai, và mọi chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai phải được đối chiếu (26 CFR 1.446-1(a)(4); Rev. Proc. 2015-13, section 2.01(4)). Quy định vạch ranh giới cho phương pháp theo sổ sách bằng các ví dụ (26 CFR 1.471-1):

• Sổ sách tính hàng là chi phí khi trả tiền và không phân bổ giá vốn cho hàng còn lại thì hỗ trợ việc khấu trừ chi phí khi đã trả. Việc kiểm đếm thực tế đều đặn tự nó không làm thay đổi điều đó.
• Sổ sách có ghi hàng tồn kho thì không hỗ trợ cách đó. Trong các ví dụ, ba việc khiến sổ sách bị coi là có ghi hàng tồn kho: một lần kiểm đếm dùng để phân bổ giá vốn trong sổ sách trong khi giá vốn hàng được báo cho bên cho vay; sổ cái của hệ thống bán hàng tại quầy theo dõi giá vốn và số lượng; và một lần kiểm đếm dùng để định giá hàng trong các báo cáo nội bộ gửi cổ đông, mà quy định coi là một phần của sổ sách. Khi đó tờ khai phải theo sổ sách.
• Việc đã trả tiền là mốc sàn. Ngay cả với phương pháp theo sổ sách, chi phí không thể được thu hồi trước khi được trả hoặc phát sinh. Trong một ví dụ, sổ sách dồn tích ghi một chi phí vào tháng 12, nhưng tờ khai thu hồi nó vào năm có tháng 1, khi hóa đơn được trả.

Một bảng cân đối kế toán có hàng tồn kho đặt cạnh một tờ khai đã tính chi phí ngay cho chính số hàng đó là hai cách xử lý cùng một số hàng. Với phương pháp theo sổ sách, quy định xét sổ sách, nên hai thứ được đọc cùng nhau.

Người bán nhỏ cần những tài khoản nào cho hàng hóa và vật tư?

Các tài khoản phản chiếu các dòng trên tờ khai, để có thể truy ra cả hai phương pháp từ sổ sách (Schedule C; Form 1125-A).

Một tài khoản tài sản hàng tồn kho có theo dõi, được đối chiếu với số kiểm đếm cuối năm, là loại hồ sơ mà các ví dụ của quy định coi là có ghi hàng tồn kho; xem "Sổ sách của bạn có phải theo cùng phương pháp với tờ khai không?" ở trên.

Phương pháp có làm thay đổi lợi nhuận của bạn vĩnh viễn, hay chỉ thay đổi thời điểm?

Chỉ thay đổi thời điểm, đối với hàng sau này được bán. IRS coi một cách làm thay đổi năm tính một khoản chi phí, nhưng không thay đổi thu nhập chịu thuế suốt đời, là một phương pháp kế toán (Rev. Proc. 2015-13). Mỗi chi phí được thu hồi một lần; phương pháp quyết định năm nào. Khoản khấu trừ năm nay lớn hơn nghĩa là khoản khấu trừ ở năm hàng được bán sẽ nhỏ hơn.

Thời điểm vẫn quan trọng, vì nó chuyển lợi nhuận giữa các năm. Hàng không bao giờ bán được là một vấn đề riêng: xem xóa sổ hàng tồn kho chưa bán hoặc lỗi thời.

Làm sao chuyển đổi phương pháp, và IRS có phải chấp thuận không?

Thay đổi cách doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho là thay đổi phương pháp kế toán. Cần có sự chấp thuận của IRS trước khi dùng phương pháp mới, dù phương pháp mới có được phép hay không (26 CFR 1.446-1; 26 CFR 1.471-1). Tờ khai đầu tiên là ngoại lệ: doanh nghiệp chọn phương pháp ban đầu khi nộp tờ khai đó (Publication 538).

Với doanh nghiệp nhỏ theo quy định, sự chấp thuận được coi là đã cấp theo thủ tục tự động khi hồ sơ được nộp đúng, và vẫn chịu sự xem xét của IRS:

1. Điền Form 3115 với đúng số thay đổi: 260 cho phương pháp không phải vật tư phụ, 261 cho phương pháp theo sổ sách hoặc báo cáo tài chính, 263 để quay về kiểm kê hàng tồn kho chính thức (Rev. Proc. 2025-23, sections 22.18 và 22.20). Với 260 và 261, chỉ cần điền các phần mà revenue procedure nêu; 263 không có bản khai rút gọn.
2. Đính kèm bản gốc vào tờ khai của năm thay đổi, nộp đúng hạn kể cả thời gian gia hạn. Doanh nghiệp tự nộp: chủ sở hữu (cả hai vợ chồng nếu khai chung), một thành viên hợp danh chung hoặc thành viên LLC, hoặc một cán bộ điều hành của công ty ký (Hướng dẫn điền Form 3115).
3. Gửi một bản sao có chữ ký cho IRS không sớm hơn ngày đầu tiên của năm thay đổi và không muộn hơn ngày nộp tờ khai. Không có lệ phí, và IRS không xác nhận đã nhận (Hướng dẫn điền Form 3115).

Nếu IRS đã liên hệ với bạn về việc kiểm tra một tờ khai, một bản sao Form 3115 cũng phải gửi cho nhân viên kiểm tra trước ngày nộp, và thay đổi có thể không được bảo vệ khi bị kiểm tra; đó là trường hợp cần chuyên gia xem xét trước khi nộp (Hướng dẫn điền Form 3115, lines 6a đến 7a; Rev. Proc. 2015-13, sections 6.03(3) và 8). Thay đổi sau này về cách sổ sách xử lý hàng tồn kho cũng là thay đổi phương pháp, với số thay đổi riêng là 262, và không được bảo vệ khi bị kiểm tra (Rev. Proc. 2025-23, section 22.19).

Khoản điều chỉnh theo section 481(a) giúp chi phí không bị tính hai lần hoặc bị bỏ sót khi chuyển đổi; sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước nêu cách tính và chia khoản này. Trong năm thay đổi, Schedule C line 35 là hàng tồn cuối năm ngoái được tính lại theo phương pháp mới, và mọi chênh lệch phải được giải thích (hướng dẫn Schedule C).

Thủ tục tự động nói chung bị đóng nếu doanh nghiệp đã thay đổi, hoặc đã nộp đơn xin thay đổi, cùng một mục trong bất kỳ năm thuế nào trong năm năm kết thúc cùng năm thay đổi (Rev. Proc. 2015-13, section 5.05). Ngoại lệ: thay đổi trong phương pháp theo sổ sách hoặc báo cáo tài chính, thay đổi quay về kiểm kê hàng tồn kho chính thức vào năm đầu tiên doanh nghiệp không còn đủ điều kiện, và việc chuyển sau đó sang phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ sau lần đó (Rev. Proc. 2025-23, sections 22.18(5), 22.19(2) và 22.20(3)). Tờ khai nộp đúng hạn nhưng thiếu Form 3115 có thể được điều chỉnh trong vòng sáu tháng kể từ hạn nộp gốc (không tính thời gian gia hạn) để đính kèm, kèm một bản kê viện dẫn section 301.9100-2(b) (Rev. Proc. 2015-13, section 6.03(4)(a)). Ngoài các quy tắc tự động, Form 3115 nói chung phải được nộp cho IRS National Office trong năm thay đổi, chậm nhất ngày 31 tháng 12 với doanh nghiệp dùng năm dương lịch; đó là yêu cầu xin phán quyết và có lệ phí (Hướng dẫn điền Form 3115; Rev. Proc. 2015-13, section 6.03(2)).

Nếu các tờ khai trước lẫn lộn hai phương pháp thì sao?

Đó có thể là một phương pháp đã được chấp nhận hoặc một sai sót, và các nguồn để việc xác định tùy vào sự kiện cụ thể. Xử lý một mục trọng yếu theo cùng một cách trên hai tờ khai liên tiếp trở lên cho thấy đó là một phương pháp. Trong hầu hết trường hợp, một phương pháp không được coi là đã chấp nhận nếu thiếu tính nhất quán đó, nhưng một mục được xử lý đúng ngay trên tờ khai đầu tiên thì được chấp nhận ngay (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01; 26 CFR 1.446-1). Một năm bất thường đơn lẻ có thể là một sai sót cần sửa trên tờ khai điều chỉnh. Cách xử lý giống nhau lặp lại trên các tờ khai liên tiếp có thể là một phương pháp đã chấp nhận, và đổi phương pháp đã chấp nhận được thực hiện bằng Form 3115.

Việc xử lý lẫn lộn có thể tính trùng. Nếu một năm khấu trừ mọi khoản mua và năm sau mở đầu với chính số hàng đó là hàng tồn đầu kỳ, giá vốn của số hàng đó bị khấu trừ hai lần. Một mục bị xử lý không nhất quán có thể không phản ánh rõ ràng thu nhập, và IRS có thể tính lại thu nhập theo phương pháp có phản ánh rõ (Publication 538; 26 CFR 1.471-1). Xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người rang cà phê còn hạt cà phê cuối năm

Giả sử người rang cà phê là doanh nghiệp nhỏ theo quy định (tổng doanh thu bình quân ba năm trước thấp hơn nhiều so với ngưỡng tổng doanh thu, không phải tax shelter, không có báo cáo tài chính áp dụng) và đã được phép dùng phương pháp ở mỗi dòng, nên kiểm kê hàng tồn kho chính thức chỉ là một lựa chọn. Người này bắt đầu không có hàng, trả US$60.000 cho hạt cà phê xanh và bán US$180.000 cà phê, toàn bộ giá vốn hạt, trừ US$15.000, đã bán cho khách chậm nhất vào ngày 31 tháng 12. Không còn cà phê rang chưa bán. Không có số kiểm đếm, nên phải có người tính từ hóa đơn và kho chứa xem còn lại bao nhiêu.

Dòng thứ ba chỉ dùng được khi sổ sách thật sự tính chi phí ngay khi mua hàng và không ghi hàng tồn kho, và tờ khai vẫn phải phản ánh rõ ràng thu nhập. Người rang cà phê mà sổ sách có theo dõi hạt cà phê thì thuộc hai dòng đầu. Khi dòng thứ ba áp dụng, lợi nhuận năm nay thấp hơn US$15.000 so với hai dòng đầu. Nếu số hạt còn lại được rang và bán vào năm sau, chênh lệch đảo ngược khi đó: US$15.000 được khấu trừ vào năm sau theo hai phương pháp đầu và không có gì theo phương pháp thứ ba, vốn đã khấu trừ rồi.

Vật tư và hàng hóa của một người làm nến

Một người làm nến, là doanh nghiệp nhỏ theo quy định và không có báo cáo tài chính áp dụng, mua US$800 vật tư vệ sinh và khăn lau xưởng, và US$4.000 sáp và hũ để làm nến. Vật tư là vật tư phụ nếu cô không ghi nhận việc sử dụng và không kiểm đếm, nên US$800 được khấu trừ khi đã trả. Sáp và hũ là hàng hóa. Với kiểm kê hàng tồn kho chính thức hoặc phương pháp không phải vật tư phụ, giá vốn của chúng đi vào lợi nhuận khi nến được bán, và sáp còn lại cuối năm chưa được khấu trừ; sổ sách tính hàng mua là chi phí và không ghi hàng tồn kho có thể hỗ trợ việc khấu trừ khi đã trả. Nếu cô bắt đầu vừa ghi nhận việc sử dụng vừa kiểm đếm khăn lau, chúng trở thành vật tư không phải vật tư phụ và được khấu trừ khi sử dụng, trừ khi lựa chọn de minimis safe harbor cho phép cô khấu trừ khi đã trả.

Khoản mua hàng tháng 12 của một cửa hàng online

Một cửa hàng online mua, nhận và trả tiền cho US$40.000 hàng mùa xuân vào tháng 12 và không bán món nào cho đến tháng 3. Giả sử cửa hàng là doanh nghiệp nhỏ theo quy định và không có báo cáo tài chính áp dụng. Với kiểm kê hàng tồn kho chính thức, US$40.000 là hàng tồn cuối kỳ, nên không phần nào là giá vốn hàng bán năm nay. Với phương pháp không phải vật tư phụ, hàng được sử dụng hoặc tiêu hao khi giao cho khách vào tháng 3, nên khoản khấu trừ rơi vào năm kế tiếp. Không phương pháp hàng hóa nào biến nó thành khoản khấu trừ tháng 12. Chỉ sổ sách thật sự tính hàng mua là chi phí và không ghi hàng tồn kho mới có thể hỗ trợ việc khấu trừ khi đã trả; cửa hàng mà sổ sách có ghi hàng tồn kho thì không ở vị trí đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các tờ khai trước xử lý cùng một số hàng theo các cách khác nhau: hãy đọc sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước, rồi xem dịch vụ ghi sổ kế toán để dựng lại hồ sơ hàng tồn kho của từng năm và kiểm tra mỗi tờ khai đã dùng phương pháp nào.
• Một khoản mua lớn cuối năm làm lợi nhuận dao động: phương pháp quyết định nó rơi vào năm nào. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán về hồ sơ hàng tồn cuối năm quyết định điều đó.
• Tổng doanh thu của bạn đang tăng dần đến ngưỡng, hoặc bạn sở hữu nhiều doanh nghiệp: phép kiểm tra cộng các doanh nghiệp liên quan lại, và doanh nghiệp vượt ngưỡng phải quay về kiểm kê hàng tồn kho chính thức. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán để theo dõi doanh thu so với ngưỡng và chuẩn bị việc thay đổi.
• Bên cho vay hoặc người mua muốn thấy hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán: sổ sách có ghi hàng tồn kho có thể làm thay đổi phương pháp tính thuế. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán để cho sổ sách khớp với tờ khai.
• Hợp danh hoặc công ty nộp Form 1125-A dựa trên sổ sách của bạn: số liệu hàng hóa phải khớp với sổ sách và phương pháp. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán để kiểm tra trước khi lập tờ khai.
• IRS đã liên hệ với bạn về một tờ khai có hàng hóa: thay đổi phương pháp trong khi bị kiểm tra có thêm các bước. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán trước khi nộp bất cứ thứ gì.
• Bạn đang thành lập công ty, bán doanh nghiệp hoặc đưa nó vào một hợp danh: nói chung không thể xin thay đổi phương pháp cho năm doanh nghiệp chấm dứt, khoản điều chỉnh section 481(a) chưa dùng hết được tính vào thu nhập năm đó, và phép kiểm tra tổng doanh thu của chủ sở hữu mới bao gồm doanh thu của người tiền nhiệm (Rev. Proc. 2015-13, sections 3.04, 5.03 và 7.03; 26 U.S.C. 448(c)). Xem dịch vụ ghi sổ kế toán để sắp xếp hồ sơ hàng tồn kho trước khi thay đổi.
• Bạn tự làm ra thứ bạn bán: xem giá vốn hàng bán cho sản phẩm thủ công.
• Bạn đã trả cước vận chuyển, thuế hải quan hoặc bao bì cho hàng: xem chi phí nhập kho trong giá vốn hàng bán.
• Bạn mua hàng bằng tiền cá nhân trước khi mở doanh nghiệp: xem hàng tồn kho ban đầu bạn đã sở hữu.
• Bạn không có hồ sơ về giá vốn của hàng: xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ.
• Hàng của bạn không bán được: xem xóa sổ hàng tồn kho chưa bán hoặc lỗi thời.
• Bạn đang chọn giữa sổ sách tiền mặt và dồn tích: xem kế toán tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn bán trên các sàn thương mại online: xem thuế thu nhập của người bán online.