Inventario o suministros: ¿se deduce la mercancía al comprarla?

¿Puede deducir la mercancía el día que la compra, o solo cuando la vende?

Por lo general, solo cuando los bienes se venden o se usan. Los bienes que se compran para revender y los materiales que pasan a formar parte de lo que usted vende son inventario, y su costo llega a sus ganancias cuando los bienes salen (26 CFR 1.471-1). La excepción: un negocio cuyos ingresos brutos promedio no superan $32,000,000 puede seguir sus propios libros, de modo que deducir la mercancía al pagarla funciona solo si los libros realmente la tratan como gasto y no llevan mercancía en existencia. Cuando los libros llevan mercancía, el costo espera a la venta.

Una pequeña empresa puede usar un método más sencillo que un inventario completo, pero solo estos:

Lo que hace menos sencillo un caso: declaraciones anteriores que trataron la misma mercancía de distintas maneras, una compra grande cerca del cierre del año, ingresos brutos que se acercan al límite o un prestamista a quien se mostró una cifra de inventario. Reúna las facturas de compra, un conteo o una estimación al cierre del año de la mercancía en existencia donde esté, las páginas del costo de los bienes vendidos de las últimas declaraciones y los ingresos brutos de los últimos tres años. El trato mixto entre años, un cambio de método y los libros que llevan mercancía son los puntos en los que tanto la declaración como los libros suelen necesitar la revisión de un profesional.

Costo de los bienes vendidos o suministros: ¿qué es inventario y qué es un suministro?

El inventario es lo que usted compra para revender, más las materias primas y los suministros que pasan físicamente a formar parte de lo que vende. Los suministros que no pasan a formar parte del producto no son inventario (Publication 538; 26 CFR 1.471-1).

En los libros, la mercancía que usted tiene es un activo hasta que se vende; luego pasa a ser costo de los bienes vendidos, un gasto. Los envases que pasan al comprador junto con el producto, como botellas y cajas, cuentan como mercancía (26 CFR 1.471-1). El empaque que no es parte integral del producto, como cartones, sobres y cinta que se usan solo para enviar un pedido, es un gasto de envío o de venta (Publication 334); vea el costo puesto en destino en el costo de los bienes vendidos.

Los bienes tangibles que un negocio consume son materiales y suministros cuando cumplen una prueba del reglamento, como el combustible y artículos similares que se usan en 12 meses, una vida útil de 12 meses o menos, o un costo por unidad de $200 o menos. Los artículos más costosos que duran más se tratan en cómo deducir o capitalizar compras pequeñas. Los suministros son de dos tipos (26 CFR 1.162-3):

• Los materiales y suministros no incidentales se deducen en el año en que se usan o se consumen por primera vez en el negocio.
• Los materiales y suministros incidentales se deducen en el año en que se pagan o se incurren, con las condiciones de la sección siguiente.

El costo de los bienes vendidos frente a los suministros es una división en la declaración. En el Schedule C, el costo de la mercancía pasa por la Part III, y la línea de suministros (línea 22, «Supplies») es para suministros «not included in Part III» (Schedule C). Una sociedad de personas o una corporación informa el costo de los bienes vendidos en el Form 1125-A.

¿Qué suministros puede deducir cuando los paga?

Los suministros incidentales y las compras pequeñas cubiertas por la elección del puerto seguro de minimis. Los suministros claramente califican como incidentales cuando se tienen a mano, no se lleva ningún registro de su uso y no se hace ningún conteo físico al inicio ni al final del año. Su costo se deduce entonces en el año en que se pagan (para un negocio con método de acumulación, el año en que se incurre la obligación), siempre que eso refleje con claridad el ingreso gravable, así que revise primero una compra grande o inusual (26 CFR 1.162-3; instrucciones del Schedule C, línea 22). El reglamento une las condiciones del registro y del conteo con «o», pero la propia guía del IRS describe suministros sin registros de uso ni conteos (IRS: reglamentos sobre propiedad tangible). Esta página trata como caso seguro no tener ninguno de los dos, así que un negocio que cuenta los suministros o controla su uso, pero no ambas cosas, debe revisar primero los hechos. Todo lo que usted vende, o que pasa a formar parte de lo que vende, es mercancía, por barato que sea.

El puerto seguro de minimis es una segunda vía, para bienes tangibles que no son mercancía, incluidos los suministros. El negocio lo elige cada año con una declaración adjunta a su declaración original presentada a tiempo, incluidas las prórrogas. Una declaración enmendada posterior no hace la elección salvo que el IRS acepte una elección tardía, y la elección no se puede revocar. Requiere una política de deducción vigente al inicio del año (por escrito, si el negocio tiene un estado financiero aplicable) y cubre las compras deducidas en los libros conforme a esa política, hasta $2,500 por factura o artículo, y más si hay un estado financiero aplicable. Una sociedad de personas o una corporación S hace la elección por sí misma, no sus propietarios. Excluye el inventario (26 CFR 1.263(a)-1(f); IRS: reglamentos sobre propiedad tangible) y, una vez hecha, cubre todos los materiales y suministros que califiquen ese año (26 CFR 1.162-3(f)). Vea cómo deducir o capitalizar compras pequeñas.

¿Qué pequeños negocios pueden omitir un inventario formal?

Un contribuyente de pequeña empresa puede hacerlo. Es un negocio cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores no superan $32,000,000 y que no es un refugio fiscal (26 U.S.C. 471(c); 26 CFR 1.471-1; IRB 2025-45). Un refugio fiscal, aquí, es una empresa que no es una corporación C y que alguna vez se ofreció en una oferta de valores registrada, un sindicato (sección 1256(e)(3)(B)) o un arreglo con un propósito significativo de evitar impuestos (26 U.S.C. 448(d)(3); 461(i)(3)). Omitirlo es una opción, no una regla automática: el negocio todavía puede llevar un inventario formal (Publication 334). El límite se ajusta cada año, por lo que las publicaciones del IRS impresas para el año fiscal anterior muestran una cifra menor.

Cómo cuenta la prueba:

• Los ingresos brutos son las ventas totales netas de devoluciones y rebajas, los montos recibidos por servicios y otros ingresos como intereses y alquileres. No se reducen por el costo de los bienes vendidos. El impuesto sobre las ventas cobrado se excluye cuando la ley lo impone al comprador (26 CFR 1.448-1T).
• Un negocio nuevo usa el período que lleva existiendo, los años cortos se anualizan y se incluyen los ingresos de un predecesor (26 U.S.C. 448(c)).
• Una persona con varios negocios evalúa cada uno como si fuera una corporación o una sociedad de personas, pero suma sus ingresos, más una parte de los ingresos de cualquier sociedad de personas o corporación S que la persona posea (26 U.S.C. 471(c)(3); 26 CFR 1.471-1).
• Una corporación o una sociedad de personas cuenta sus propios ingresos más su parte de los ingresos de cada sociedad de personas a la que pertenece, salvo que se apliquen las reglas de agregación. Esas reglas tratan como una sola persona a los negocios relacionados bajo control común (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 448(c)). Una LLC de un solo miembro que es una entidad ignorada se trata como parte del negocio de su propietario (26 CFR 301.7701-2).

La prueba se aplica cada año sobre los tres años anteriores, de modo que un negocio puede perder la exención en un año posterior. Por encima del límite, un negocio con mercancía lleva un inventario formal y usa el método de acumulación para las compras y las ventas. Los contribuyentes de pequeña empresa también están exentos de las reglas de capitalización uniforme, que obligan a un fabricante o revendedor a sumar costos adicionales a la mercancía (26 U.S.C. 263A(i)); la guía de productos hechos a mano explica qué entra en el costo de cada artículo.

Si omite un inventario formal, ¿en qué año llega el costo a sus ganancias?

Depende de cuál de los dos métodos permitidos use el negocio.

Método de materiales y suministros no incidentales. El costo se recupera mediante el costo de los bienes vendidos en el más tardío de dos años: el año en que los bienes se usan o se consumen, que es el año en que van a un cliente, y el año en que el costo se paga o se incurre (26 CFR 1.471-1). La mercancía que sigue en el estante al cierre del año espera a un año posterior. El ejemplo del propio reglamento es el de un panadero que compra ingredientes en noviembre, hornea en diciembre y vende en enero: el costo se recupera en el año de la venta de enero.

Los propios libros del negocio. Un negocio puede, en cambio, seguir el trato que sus libros y registros dan al inventario. Un negocio con un estado financiero aplicable (un estado certificado conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados, como una presentación ante la SEC o un estado auditado que se usa para crédito o para informar a los propietarios) sigue el método de ese estado o usa el método de los no incidentales. Los estados revisados o compilados y los informes propios del propietario no están auditados (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 451(b)(3)). Aun así, un costo no puede recuperarse antes de pagarse o incurrirse según el método general del negocio.

Omitir el inventario formal no omite la aritmética. Alguien tiene que calcular qué bienes fueron a los clientes y cuáles quedan. Un inventario formal cuenta la mercancía según quién es su dueño, no según dónde está: los bienes en el almacén de un marketplace o en tránsito cuentan si la titularidad es suya, y los bienes pedidos que todavía no son suyos no cuentan (26 CFR 1.471-1, párrafo (a), la regla de la titularidad). Esa regla está escrita para inventarios formales, y ninguna fuente dice cómo se aplica con los métodos de pequeña empresa, así que revise dónde estaba cada lote de mercancía al cierre del año.

¿Hay un método preferido para llevar el inventario?

Ningún método es el preferido; la elección debe ajustarse a los registros. Un inventario formal identifica el costo por identificación específica, cuando cada artículo corresponde a una factura, o por primeras entradas, primeras salidas (FIFO); las últimas entradas, primeras salidas (LIFO) requieren su propia elección. El método debe seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados para negocios similares, reflejar con claridad el ingreso y usarse igual todos los años. Los registros perpetuos de mercancía deben ajustarse a un conteo físico a intervalos razonables (Publication 538).

El método de los no incidentales permite la identificación específica, FIFO o el costo promedio, usados de forma consistente, y no permite LIFO (26 CFR 1.471-1). La valoración de la mercancía al cierre del año se explica en la guía del costo de los bienes vendidos en el Schedule C. Cambiar el método después es un cambio de método; vea «¿Cómo se cambia de método y debe consentir el IRS?» más abajo.

¿Qué cambia en el Schedule C si lleva un inventario?

La Part III hace el trabajo, y el resto de la declaración se queda en su método general. Un negocio que lleva un inventario generalmente usa el método de acumulación para las compras y las ventas y puede seguir con el método de efectivo para todo lo demás (Publication 334).

La Part III muestra el costo de los bienes vendidos como el inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final. El inventario inicial debe coincidir con el inventario final del año pasado; adjunte una explicación si no coincide (Schedule C; Publication 334). La guía del costo de los bienes vendidos en el Schedule C recorre cada línea.

Lo que no cambia: los ingresos brutos de la línea 1, la línea de suministros para los suministros incidentales y el método de efectivo para los demás ingresos y gastos. El Schedule C no tiene una casilla para los métodos de pequeña empresa; el Form 1125-A sí, en la línea 9a.

¿Deben sus libros seguir el mismo método que su declaración?

Si el negocio usa el método de los libros, sí: la declaración sigue a los libros. Con el método de los no incidentales, no: se atiende al momento en que los bienes van a los clientes. En ambos casos, los registros deben respaldar la declaración, y toda diferencia entre los libros y la declaración debe conciliarse (26 CFR 1.446-1(a)(4); Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01(4)). El reglamento traza la línea del método de los libros con ejemplos (26 CFR 1.471-1):

• Los libros que deducen la mercancía al pagarla y no asignan costo a la mercancía en existencia respaldan deducir el costo al pagarlo. Un conteo físico regular no cambia eso por sí solo.
• Los libros que llevan mercancía no respaldan eso. En los ejemplos, tres cosas hicieron que los libros llevaran inventario: un conteo usado para asignar el costo en los libros mientras el costo de la mercancía se informa a un prestamista; un libro de punto de venta que controla costos y cantidades; y un conteo usado para valorar la mercancía en informes internos a los accionistas, que el reglamento trata como parte de los libros. La declaración debe entonces seguirlos.
• El pago es un piso. Aun con el método de los libros, un costo no puede recuperarse antes de pagarse o incurrirse. En un ejemplo, los libros con método de acumulación mostraron un costo en diciembre, pero la declaración lo recuperó en el año de enero en que se pagó la factura.

Un balance general que muestra mercancía junto a una declaración que dedujo esa misma mercancía presenta dos tratamientos de los mismos bienes. Con el método de los libros, el reglamento atiende a los libros, así que ambos se leen juntos.

¿Qué cuentas necesita un vendedor pequeño para la mercancía y los suministros?

Cuentas que reflejen las líneas de la declaración, para poder rastrear cualquiera de los dos métodos desde los libros (Schedule C; Form 1125-A).

Una cuenta de activo de inventario controlado, conciliada con los conteos de fin de año, es el tipo de registro que los ejemplos del reglamento tratan como mercancía en libros; vea «¿Deben sus libros seguir el mismo método que su declaración?» más arriba.

¿El método cambia sus ganancias para siempre o solo el momento?

Solo el momento, en el caso de bienes que se venden después. El IRS trata como método contable una práctica que cambia el año en que se toma un costo, pero no el ingreso gravable de toda la vida (Rev. Proc. 2015-13). Cada costo se recupera una vez; el método decide el año. Una deducción mayor este año significa una menor en el año en que se vende la mercancía.

El momento igual importa, porque traslada ganancias entre años. La mercancía que nunca se vende es otra cuestión: vea cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.

¿Cómo se cambia de método y debe consentir el IRS?

Cambiar la forma en que un negocio trata el inventario es un cambio de método contable. Requiere el consentimiento del IRS antes de usar el método nuevo, sea o no un método permitido (26 CFR 1.446-1; 26 CFR 1.471-1). La primera declaración es la excepción: un negocio elige su método inicial al presentarla (Publication 538).

Para un contribuyente de pequeña empresa, el consentimiento se considera otorgado conforme a los procedimientos automáticos cuando la presentación se hace correctamente, sujeto a la revisión del IRS:

1. Complete el Form 3115 con el número de cambio correcto: 260 para el método de los no incidentales, 261 para el método de los libros o del estado financiero, 263 para volver a un inventario formal (Rev. Proc. 2025-23, secciones 22.18 y 22.20). Para 260 y 261, solo hay que completar las partes que indica el procedimiento tributario; el 263 no tiene presentación reducida.
2. Adjunte el original a la declaración del año del cambio, presentada a tiempo, incluidas las prórrogas. El negocio lo presenta por sí mismo: lo firma el propietario (ambos cónyuges en una declaración conjunta), un socio general o miembro de la LLC, o un ejecutivo de la corporación (Instructions for Form 3115).
3. Envíe una copia firmada al IRS no antes del primer día del año del cambio y no después del día en que se presenta la declaración. No hay cargo por el trámite, y el IRS no acusa recibo (Instructions for Form 3115).

Si el IRS se ha comunicado con usted para examinar una declaración, también debe enviarse una copia del Form 3115 al agente examinador antes de la fecha de presentación, y el cambio puede no tener protección ante una auditoría; ese es un caso para la revisión de un profesional antes de presentar (Instructions for Form 3115, líneas 6a a 7a; Rev. Proc. 2015-13, secciones 6.03(3) y 8). Un cambio posterior en la forma en que los libros tratan el inventario también es un cambio de método, con su propio número de cambio, 262, y sin protección ante una auditoría (Rev. Proc. 2025-23, sección 22.19).

Un ajuste conforme a la sección 481(a) evita que los costos se cuenten dos veces o se omitan en el cambio; cómo corregir inventario omitido en declaraciones anteriores explica cómo se calcula y se reparte. En el año del cambio, la línea 35 del Schedule C es el inventario final del año pasado recalculado con el método nuevo, con cualquier diferencia explicada (instrucciones del Schedule C).

La vía automática generalmente está cerrada si el negocio cambió, o solicitó cambiar, el mismo concepto en cualquiera de los cinco años fiscales que terminan con el año del cambio (Rev. Proc. 2015-13, sección 5.05). Excepciones: un cambio dentro del método de los libros o del estado financiero, un cambio de regreso a un inventario formal en el primer año en que el negocio deja de calificar, y un cambio posterior a un método de pequeña empresa después de ese (Rev. Proc. 2025-23, secciones 22.18(5), 22.19(2) y 22.20(3)). Una declaración presentada a tiempo que omitió el Form 3115 puede enmendarse dentro de los seis meses posteriores a su fecha de vencimiento original (sin contar las prórrogas) para adjuntarlo, con una declaración que cite la sección 301.9100-2(b) (Rev. Proc. 2015-13, sección 6.03(4)(a)). Fuera de las reglas automáticas, el Form 3115 generalmente debe presentarse ante la oficina nacional del IRS (National Office) durante el año del cambio, a más tardar el 31 de diciembre para un negocio con año calendario; es una solicitud de resolución y tiene un cargo por el trámite (Instructions for Form 3115; Rev. Proc. 2015-13, sección 6.03(2)).

¿Y si las declaraciones anteriores mezclaron los dos métodos?

Puede ser un método adoptado o un error, y las fuentes dejan la línea a los hechos. Tratar un concepto importante de la misma manera en dos o más declaraciones presentadas de forma consecutiva muestra un método. En la mayoría de los casos no se adopta un método sin esa consistencia, pero un concepto tratado correctamente en la primera declaración se adopta de inmediato (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01; 26 CFR 1.446-1). Un solo año extraño puede ser un error que se corrige en una declaración enmendada. El mismo tratamiento repetido en declaraciones consecutivas puede ser un método adoptado, y cambiar un método adoptado se hace con el Form 3115.

El trato mixto puede contar dos veces. Si un año se dedujo cada compra y al año siguiente se abrió con esa misma mercancía como inventario inicial, el costo de esa mercancía se deduce dos veces. Un concepto tratado de forma inconsistente puede no reflejar con claridad el ingreso, y el IRS puede recalcular el ingreso con un método que sí lo haga (Publication 538; 26 CFR 1.471-1). Vea cómo corregir inventario omitido en declaraciones anteriores.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Un tostador de café con granos sin vender al cierre del año

Suponga que el tostador es un contribuyente de pequeña empresa (ingresos promedio de los tres años anteriores muy por debajo del límite de ingresos brutos, no es un refugio fiscal y no tiene un estado financiero aplicable) y que ya puede usar el método de cada fila, por lo que un inventario formal es una opción. Empieza sin mercancía, paga US$60,000 por granos verdes y vende US$180,000 de café, y todo el costo de los granos, salvo US$15,000, se vendió a clientes a más tardar el 31 de diciembre. No queda café tostado sin vender. No se hizo ningún conteo, así que alguien debe calcular, con las facturas y el almacén, cuánto queda.

La tercera fila está disponible solo cuando los libros realmente deducen las compras y no llevan mercancía, y la declaración debe seguir reflejando con claridad el ingreso. Un tostador cuyos libros controlan los granos está en las dos primeras filas. Cuando se aplica la tercera fila, las ganancias de este año son US$15,000 menores que en las dos primeras. Si los granos restantes se tuestan y se venden el año siguiente, la diferencia se revierte entonces: US$15,000 se deducen el año siguiente con los dos primeros métodos y nada con el tercero, que ya los dedujo.

Los suministros y la mercancía de una fabricante de velas

Una fabricante de velas, contribuyente de pequeña empresa sin estado financiero aplicable, compra US$800 en artículos de limpieza y toallas de taller, y US$4,000 en cera y frascos que van a las velas. Los suministros son incidentales si ella no lleva registros de uso ni conteos, así que los US$800 se deducen al pagarse. La cera y los frascos son mercancía. Con un inventario formal o con el método de los no incidentales, su costo llega a las ganancias a medida que se venden las velas, y la cera que queda al cierre del año todavía no se deduce; los libros que deducen las compras y no llevan mercancía pueden respaldar deducirla al pagarla. Si empieza a llevar registros de uso y a contar las toallas, pasan a ser no incidentales y se deducen a medida que se usan, salvo que una elección del puerto seguro de minimis le permita deducirlas al pagarlas.

La compra de mercancía en diciembre de una tienda en línea

Una tienda en línea compra, recibe y paga US$40,000 de mercancía de primavera en diciembre y no vende nada hasta marzo. Suponga que es un contribuyente de pequeña empresa sin estado financiero aplicable. Con un inventario formal, los US$40,000 son inventario final, así que nada de eso es costo de los bienes vendidos este año. Con el método de los no incidentales, los bienes se usan o se consumen cuando van a los clientes en marzo, así que la deducción cae en el año siguiente. Ningún método de mercancía lo convierte en una deducción de diciembre. Solo los libros que realmente deducen las compras y no llevan mercancía podrían respaldar deducirla al pagarla; una tienda cuyos libros llevan la mercancía no está en esa situación.

¿Su caso es distinto?

• Las declaraciones anteriores trataron la misma mercancía de distintas maneras: lea cómo corregir inventario omitido en declaraciones anteriores y luego vea ayuda con la contabilidad para reconstruir los registros de mercancía de cada año y comprobar qué método usó cada declaración.
• Una compra grande de fin de año cambia mucho sus ganancias: el método decide en qué año cae. Vea ayuda con la contabilidad para los registros de mercancía de fin de año que lo deciden.
• Sus ingresos brutos se acercan al límite, o usted tiene varios negocios: la prueba suma los negocios relacionados, y un negocio que la supera vuelve a un inventario formal. Vea ayuda con la contabilidad para seguir los ingresos frente al límite y preparar el cambio.
• Un prestamista o un comprador quiere ver el inventario en el balance general: los libros que llevan mercancía pueden cambiar el método tributario. Vea ayuda con la contabilidad para alinear los libros con la declaración.
• Una sociedad de personas o una corporación presenta el Form 1125-A a partir de sus libros: las cifras de mercancía deben coincidir con los libros y con el método. Vea ayuda con la contabilidad para verificarlas antes de preparar la declaración.
• El IRS se ha comunicado con usted sobre una declaración que incluye mercancía: un cambio de método durante un examen tiene pasos adicionales. Vea ayuda con la contabilidad antes de presentar cualquier cosa.
• Va a constituir una corporación, vender el negocio o aportarlo a una sociedad de personas: generalmente no se puede solicitar un cambio de método para el año en que el negocio cesa, cualquier ajuste de la sección 481(a) no aplicado pasa a ingresos ese año, y la prueba de ingresos brutos del nuevo propietario incluye los de su predecesor (Rev. Proc. 2015-13, secciones 3.04, 5.03 y 7.03; 26 U.S.C. 448(c)). Vea ayuda con la contabilidad para ordenar los registros de mercancía antes del cambio.
• Usted fabrica lo que vende: vea el costo de los bienes vendidos de productos hechos a mano.
• Pagó flete, aranceles o empaque por la mercancía: vea el costo puesto en destino en el costo de los bienes vendidos.
• Compró mercancía a título personal antes de abrir el negocio: vea el inventario inicial que ya tenía.
• No tiene registros de cuánto costó la mercancía: vea inventario y costo de los bienes vendidos sin registros.
• Su mercancía no se venderá: consulte cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Está eligiendo entre libros con método de efectivo o de acumulación: vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.
• Vende en marketplaces en línea: vea impuesto sobre la renta de un vendedor en línea.