Escrituração atrasada: como atualizar antes da declaração

O que a escrituração contábil precisa mostrar para a declaração poder ser entregue?

A escrituração contábil precisa mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos com clareza suficiente para sustentar a declaração. Também precisa distinguir o dinheiro ganho dos depósitos que não são vendas, e os gastos da empresa dos gastos pessoais. O IRS (Internal Revenue Service, a receita federal dos EUA) aceita qualquer sistema adequado, mas exige registros suficientes para comprovar os valores declarados (orientação do IRS sobre manutenção de registros; 26 CFR 1.6001-1).

Uma reconstrução pronta para o imposto entrega estas verificações, e não apenas uma lista de lançamentos bancários:

O IRS explica que a escrituração da empresa resume as transações mostradas nos documentos de apoio. Comece pelo mês mais antigo que falta, concilie-o e avance, para que os saldos seguintes não herdem erros anteriores. A declaração que recebe esses totais depende do tipo de empresa; veja Quais declarações sua empresa entrega.

Posso pedir prorrogação enquanto termino a escrituração contábil?

Em geral, sim: peça a prorrogação aplicável até a data original de vencimento da declaração. Os Forms 4868 e 7004 normalmente prorrogam a entrega, não o pagamento. Por isso, estime e pague o imposto devido até essa data e guarde a confirmação da prorrogação. Cidadãos ou residentes dos EUA que se qualificam, com domicílio fiscal e residência no exterior ou em serviço militar no exterior, e certas sociedades de pessoas e corporações, têm até o 15º dia do sexto mês após o fim do ano para entregar e pagar. Comprove a elegibilidade com uma explicação por escrito anexada à declaração ou, se pedir mais prazo de entrega até essa data, marcando a caixa de qualificação do Form 4868 ou 7004. Os juros continuam correndo sobre o imposto não pago desde o vencimento normal (orientação do IRS sobre prorrogações; 26 CFR 1.6081-5; instruções do Form 7004).

A prorrogação da entidade não prorroga a declaração individual do proprietário; peça essa prorrogação separadamente, se necessário (instruções do Form 7004 do IRS; IRS Topic 304). A prorrogação não conclui a escrituração nem cobre todas as obrigações separadas, como os depósitos da folha de pagamento ou o imposto estadual sobre vendas. Para prazos de declaração e formulários por tipo de entidade, use Quais declarações sua empresa entrega. Se a declaração já está atrasada, veja Multas por atraso na entrega e no pagamento.

Quais registros preciso refazer e onde consigo cópias?

Reúna os registros de todos os meses que faltam antes de classificar as transações. Os extratos bancários são o ponto de partida, mas faturas, relatórios de pagamento, registros da folha de pagamento e a declaração entregue no ano passado explicam o que significam os depósitos e as saídas (IRS Publication 583).

Para um autônomo, uma transcrição de salários e rendimentos do IRS pode ajudar a encontrar declarações informativas emitidas com o número fiscal da pessoa, mas mostra apenas formulários enviados ao IRS. Sociedades de pessoas e corporações podem pedir uma transcrição da declaração empresarial se faltar a cópia do ano passado; ela mostra a maioria das linhas da declaração, não todos os anexos. Peça ao emissor os documentos de origem que faltarem.

Posso usar extratos de banco e de cartão de crédito no lugar dos recibos?

Os extratos ajudam a provar que o dinheiro foi movimentado; sozinhos, podem não provar o que foi comprado nem a finalidade empresarial. O IRS lista os extratos entre os possíveis documentos de apoio, mas diz que pode ser preciso combinar documentos para comprovar o beneficiário, o valor, o pagamento, a data e a descrição da atividade (orientação do IRS sobre manutenção de registros).

Relacione cada lançamento do extrato com faturas, recibos, históricos de pedidos, contratos ou explicações por escrito apoiadas em outras provas. Um pagamento de cartão que aparece na conta bancária é uma transferência que quita o saldo do cartão; as compras feitas no cartão é que são as possíveis despesas. Não deduza as duas. Para viagens, presentes, refeições e uso de veículo, a Publication 463 descreve provas adicionais de valor, data, local e finalidade empresarial. Uma cobrança bancária, por si só, não fornece tudo isso.

E se eu perdi os recibos ou nunca os guardei?

Tente refazer a prova que falta a partir de registros independentes e sinalize toda despesa que você não consegue comprovar antes de a declaração ser preparada. Peça segundas vias de faturas ou recibos, junte-as aos extratos e anote a finalidade empresarial enquanto você ainda consegue identificá-la. O IRS exige documentos de apoio para os lançamentos tanto na escrituração quanto nas declarações.

A falta de recibos não impede automaticamente todas as despesas, mas estimativas são arriscadas. Para viagens, presentes e custos de veículo, a Publication 463 diz que registros incompletos exigem uma declaração específica mais outras provas suficientes, e que os valores não podem ser apenas aproximados. Se os registros foram destruídos por circunstâncias fora do seu controle, a Publication 463 permite reconstruir os registros ou as despesas. Mantenha uma lista separada dos itens cujo valor ou finalidade continua incerto, para que o preparador da declaração decida o que é sustentável.

Como separo gastos pessoais e empresariais em uma mesma conta?

Classifique cada transação pelo que ela foi, e não pela conta em que passou. O IRS recomenda manter contas empresariais e pessoais separadas e identificar a origem dos depósitos e o tipo de despesa (IRS Publication 583).

Primeiro, associe as transferências entre suas próprias contas, os pagamentos de cartão e os recursos de empréstimos ao outro lado de cada operação; não os classifique como vendas ou custos operacionais só porque passaram pela conta. Os valores de um empréstimo genuíno não são renda (IRS Publication 334). Depois, marque cada depósito e cada cobrança como empresarial, pessoal, transferência, empréstimo ou pendente. Em uma cobrança de uso misto, registre como possível custo empresarial apenas a parte empresarial comprovada e guarde o critério da divisão (IRS Publication 334). Mantenha separados os gastos pessoais e as retiradas do proprietário. Para um autônomo (sole proprietor), uma retirada pessoal não é despesa da empresa. Em uma sociedade de pessoas ou corporação, os pagamentos aos proprietários podem ter tratamento fiscal diferente; não chame um pagamento de empréstimo, salário ou distribuição sem o contrato e os registros que o sustentem. Em especial, os pagamentos de uma corporação S a um proprietário que trabalha na empresa podem ser salário, mesmo quando chamados de distribuições (orientação do IRS).

Meus totais de receita precisam bater com os Forms 1099-K e 1099-NEC?

A escrituração deve explicar cada diferença; o total da renda tributável não precisa ser igual à soma dos formulários. O Form 1099-K informa os pagamentos brutos processados antes de taxas, reembolsos e outros ajustes, enquanto seus registros também podem incluir dinheiro em espécie e pagamentos diretos que não aparecem nesse formulário (orientação do IRS sobre o Form 1099-K).

Concilie cada formulário com as transações de origem. Se uma conta de pagamento recebeu valores de mais de uma atividade, divida os pagamentos por atividade usando os registros das transações (orientação do IRS sobre o Form 1099-K). Relacione os valores do Form 1099-NEC com faturas e pagamentos, verifique se algum pagamento também aparece em um relatório de processadora e conte cada venda uma só vez. Compare os pagamentos brutos processados com os reembolsos, as taxas e os depósitos líquidos que chegaram ao banco. Investigue um formulário emitido para o contribuinte errado ou com valor incorreto e peça a correção ao emissor. Em uma sociedade de pessoas ou corporação, verifique se um Form 1099-K traz o nome de um proprietário individual, embora as vendas tenham sido da entidade; peça ao emissor que o corrija e guarde os registros de vendas. Não adie a entrega da declaração esperando um Form 1099-K corrigido (orientação do IRS sobre o Form 1099-K). A renda que não aparece em nenhum formulário ainda precisa constar na escrituração. Para o tratamento fiscal das vendas em marketplaces, veja Imposto de renda de vendedores on-line.

Que método contábil a escrituração atrasada precisa seguir?

Refaça a escrituração com o método contábil usado na declaração fiscal da empresa, a menos que uma mudança de método válida se aplique. Atualizar a escrituração não troca, por si só, o regime de caixa pelo de competência. No regime de caixa, a renda em geral é declarada quando recebida e as despesas costumam ser deduzidas ou capitalizadas quando pagas; no regime de competência, a renda em geral é declarada quando ganha e as despesas são deduzidas ou capitalizadas quando incorridas (IRS Publication 583).

Confira a última declaração entregue e como o estoque foi tratado antes de atribuir as transações a um ano fiscal. Uma empresa que vende mercadorias pode ter regras e exceções adicionais de estoque; uma reconstrução baseada só no banco pode deixar passar mercadorias em estoque ou faturas de clientes ainda não pagas. O IRS diz que uma mudança de método contábil em geral exige a sua aprovação, muitas vezes pedida no Form 3115 (IRS Publication 583; Form 3115 do IRS). Se suspeitar de um método errado, sinalize-o para revisão fiscal em vez de alterar os totais deste ano sem avisar ninguém.

Minha sociedade de pessoas ou corporação precisa de um balanço patrimonial que bata com a declaração do ano passado?

Se a entidade precisa preencher o Schedule L, o balanço patrimonial deve concordar com a sua escrituração e os seus registros. Algumas sociedades de pessoas e corporações menores podem deixar de preencher o Schedule L; por isso, consulte as instruções da declaração aplicável em vez de presumir que ele é sempre exigido (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120).

Comece a reconstrução pelos saldos de encerramento do ano anterior de caixa, contas a receber, estoque, ativos, empréstimos e patrimônio dos proprietários. Concilie cada um com os extratos e registros atuais antes de lançar os meses que faltam. As instruções do Form 1065 dizem que o ativo total inicial em geral deve ser igual ao ativo total final do ano anterior; uma diferença sem explicação exige uma declaração explicativa. Um erro do ano anterior pode precisar de revisão própria. Não force o novo balanço patrimonial a fechar inventando um valor de ajuste nem tratando uma diferença inicial como renda do ano corrente.

O que mais a escrituração refeita pode mostrar que eu devo?

A atualização pode revelar obrigações fora da declaração de imposto de renda. Revise os registros de pagamentos e vendas quanto a declarações de prestadores de serviços, folha de pagamento e imposto sobre vendas antes de considerar o trabalho concluído (IRS Publication 583).

As regras de entrega para essas questões dependem do pagador, da entidade e do estado. Veja Salário do proprietário de corporação S para a remuneração do proprietário e Como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado para o imposto sobre vendas. Se vários anos fiscais estão sem declaração, use Como regularizar declarações empresariais não entregues.

Por quanto tempo guardo os registros depois de entregar a declaração?

Guarde a escrituração refeita e os documentos de apoio durante o período em que a declaração pode ser alterada ou fiscalizada; alguns registros devem ser guardados por mais tempo. Mantenha cópias das declarações entregues para levar saldos e métodos aos anos seguintes (orientação do IRS sobre prazos de guarda).

Esses não são os únicos prazos possíveis: o IRS indica prazos maiores para certos pedidos e para renda omitida. As regras estaduais podem ser diferentes. Por exemplo, o Texas Comptroller exige que os registros do imposto sobre vendas e uso sejam guardados por pelo menos quatro anos e recomenda mantê-los até que qualquer auditoria ou disputa relacionada seja resolvida. Se você substituir os originais em papel por registros eletrônicos, o sistema de armazenamento deve preservar cópias legíveis e recuperáveis conforme as regras do IRS (IRS Publication 583).

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores são em dólares americanos. O Form 1099-K e o relatório da processadora de um consultor autônomo mostram US$50.000 em cobranças de clientes. A processadora devolve US$5.000, cobra US$2.000 em taxas e deposita US$43.000. Pagamentos diretos de clientes, de US$30.000, chegam ao banco e também são informados no Form 1099-NEC. Uma transferência de US$10.000 da poupança do próprio consultor é outro depósito.

A escrituração mostra US$80.000 em cobranças de clientes, US$5.000 em reembolsos e US$75.000 em recebimentos de clientes após os reembolsos. Depois da taxa de US$2.000 da processadora, os pagamentos de clientes depositados no banco somam US$73.000. O total de depósitos bancários é de US$83.000, incluindo a transferência de US$10.000 da poupança, que não é uma venda. O Form 1099-NEC não acrescenta outros US$30.000 de renda. O consultor ainda precisa de registros das demais despesas antes de a declaração ficar pronta.

E no seu caso é diferente?

• Faltam as declarações de vários anos: use Como regularizar declarações empresariais não entregues para definir a ordem de entrega.
• A escrituração mostra lacunas na folha de pagamento ou uma corporação S cujo proprietário não recebe salário: revise Salário do proprietário de corporação S e busque ajuda com a escrituração contábil para os registros da folha de pagamento.
• O imposto sobre vendas era devido, mas nunca foi cobrado: veja Como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Um proprietário estrangeiro tem uma LLC de um único membro nos EUA: os registros do Form 5472 exigem atenção separada; veja Declaração de LLC de um único membro com proprietário estrangeiro.
• A empresa é canadense: veja Demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação para as exigências da declaração T2.
• A empresa está atrasada há mais de um ano, tem folha de pagamento ou imposto sobre vendas pendentes, ou precisa de balanço patrimonial da entidade: reúna extratos de banco e de cartão, relatórios de pagamento, Forms 1099, extratos de empréstimos, registros da folha de pagamento e a última declaração entregue antes de buscar ajuda com a escrituração contábil. Com a escrituração em dia, compare fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.