Multa por atraso no Form 1065: alívio para sociedades pequenas

Qual é a multa por sócio pelo atraso do Form 1065 e quando ela para de crescer?

O IRS (a receita federal dos EUA) cobra a entrega tardia ou incompleta do Form 1065 por sócio e por mês. Para cada mês ou parte de mês em que a declaração está faltando ou incompleta, a multa é um valor fixo em dólares multiplicado pelo número de pessoas que foram sócias em qualquer momento daquele ano, por até 12 meses. Ela é lançada contra a sociedade (26 U.S.C. 6698; instruções do Form 1065). O aviso CP162C é a carta do IRS que cobra essa multa por uma declaração de sociedade ou de corporação S entregue com atraso ou incompleta (IRS: aviso CP162C).

O valor depende do ano em que a declaração venceu. A taxa publicada mais alta é $260 por sócio por mês, para declarações com vencimento em 2027; anos de vencimento anteriores têm taxas menores. Para uma LLC com ano-calendário, a declaração venceu em 15 de março. A cobrança para de crescer quando uma declaração completa é entregue ou o limite é atingido, e cada ano não entregue é uma cobrança própria. As taxas por ano de vencimento, a contagem dos meses e a tabela de avisos estão em multas por atraso em declarações empresariais.

Três caminhos podem eliminar a cobrança:

O alívio é pedido depois que as declarações em atraso são entregues, não no lugar de entregá-las.

O caso não é simples quando vários anos não foram entregues, a declaração de um sócio também foi atrasada, um sócio é uma empresa ou uma pessoa estrangeira, a LLC foi encerrada ou os livros se perderam. Antes de responder ao IRS, reúna:

• a lista de membros de cada ano, com as datas de entrada e saída e a participação de cada um
• as declarações entregues de cada sócio ou as transcrições do IRS, e as confirmações de prorrogação
• todos os avisos do IRS, com o ano fiscal e a descrição da multa
• extratos bancários e de cartão de cada ano em que a LLC operou
• as datas de constituição e de encerramento da LLC

Uma LLC de dois membros é uma sociedade para fins fiscais?

Uma LLC dos EUA com dois ou mais membros que não entregou o Form 8832 nem fez a opção pelo regime S no Form 2553 é uma sociedade para fins fiscais federais e entrega o Form 1065 (instruções do Form 1065). A multa se aplica apenas a uma sociedade que era obrigada a entregar, então confira isso primeiro.

Se os cônjuges são os únicos proprietários, têm a LLC como bem comunitário e ela não é tributada como corporação, o IRS aceita tanto o tratamento de entidade desconsiderada quanto o de sociedade, conforme o casal declarou e entregou declarações compatíveis; uma mudança posterior de posição é tratada como conversão (Revenue Procedure 2002-69). Um casal que tratou essa LLC como desconsiderada, ou nunca declarou de nenhuma das duas formas, pode ter uma questão de classificação antes de uma questão de alívio.

Se os membros sempre quiseram o tratamento de corporação ou de corporação S e nunca entregaram a opção, o alívio por opção tardia em geral deve ser pedido em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida; um Form 2553 tardio é assinado por um diretor autorizado e por todos os acionistas do período (Revenue Procedure 2013-30). Uma nova opção vale no máximo 75 dias antes da data de entrega, então não desfaz anos anteriores como sociedade (26 CFR 301.7701-3). Veja alívio para opção tardia de tributação de LLC e alívio para opção tardia pelo regime S.

O que é o alívio para sociedade pequena do Revenue Procedure 84-35?

O Revenue Procedure 84-35 permite ao IRS presumir causa razoável para um Form 1065 entregue com atraso ou incompleto quando uma sociedade pequena dos EUA cumpre todas as condições abaixo. Ele elimina a multa; não elimina o dever de entregar (IRS: aviso CP162C; IRM 20.1.2).

Cada condição é medida para o ano fiscal da sociedade, então cada ano não entregue depende dos próprios fatos (26 CFR 301.6231(a)(1)-1). A declaração do sócio precisa ser completa. O revenue procedure pesa a natureza e o tamanho de qualquer erro: uma subdeclaração trivial de imposto não derruba o alívio, mas uma material em geral significa que o sócio não declarou integralmente (IRM 20.1.2).

O revenue procedure é de 1984, e a condição sobre regras de auditoria e a contagem de sócios se apoiam nas antigas regras consolidadas de auditoria, que o regime de auditoria atual substituiu para anos de sociedade iniciados depois de 2017 (instruções do Form 1065). Um memorando de 2019 do Chief Counsel do IRS orientou que ele não é obsoleto e continua valendo, com a antiga definição de sociedade pequena como referência; o memorando não pode ser usado nem citado como precedente (PMTA 2020-01). O IRS ainda imprime as condições no aviso e no manual (IRM 20.1.2), mas essas fontes não dizem como ele aplica a condição de regras de auditoria e a contagem de sócios a anos recentes. Se o IRS recusar a declaração, a causa razoável continua disponível.

Ele cobre apenas a multa por declaração entregue com atraso ou incompleta. Um Schedule K-1 (o formulário que informa a cada sócio a sua participação) entregue com atraso ou incompleto tem uma multa própria por formulário (instruções do Form 1065).

Como provamos que todos os sócios declararam numa declaração entregue no prazo?

Mantenha um arquivo de prova por sócio para cada ano fiscal. O IRS primeiro pede uma declaração assinada sob pena de perjúrio, e o revenue procedure manda a sociedade ou qualquer sócio comprovar a declaração dos sócios se o IRS pedir (IRS: aviso CP162C; IRM 20.1.2).

Uma transcrição não é uma fotocópia; para uma cópia da declaração, o IRS indica o Form 4506 (IRS: registros e transcrições fiscais). O revenue procedure não define “no prazo”, então guarde o registro da prorrogação sempre que um sócio tiver dependido de uma. A transcrição empresarial da própria LLC mostra se a declaração atrasada já foi processada (IRS: transcrições empresariais).

E se um sócio entregou com atraso, nunca entregou, ou é uma empresa ou estrangeiro não residente?

Um sócio que falha derruba o caminho 84-35 naquele ano. Isso, por si só, não derruba o First Time Abate nem a isenção automática, que testam o histórico de entregas da própria sociedade; por isso confira-os em seguida e depois a causa razoável. O IRS lançará de novo uma multa cancelada se descobrir depois que algum sócio não se qualificava, entregou com atraso ou não declarou a sua participação (IRM 20.1.2).

O First Time Abate (primeira redução de multa) ou a isenção automática ajuda se anos anteriores nunca foram entregues?

Em geral não, para qualquer ano depois do primeiro que a LLC deixou de entregar, porque os dois alívios olham para trás nos 3 anos anteriores para o mesmo tipo de declaração e exigem que nenhuma multa tenha sido lançada nesses anos, a menos que tenha sido cancelada por causa razoável ou erro do IRS (IRS: alívio administrativo; atualização de procedimento do IRS).

Qual dos dois se aplica depende do ano fiscal. A isenção automática cobre declarações originais do ano fiscal 2025 em diante; o IRS a aplica quando a declaração é processada, sem você pedir. O First Time Abate cobre os anos anteriores, mais qualquer declaração do primeiro ano da isenção que ela não alcançou; você precisa pedi-lo, e ele não está disponível para declarações com vencimento em 1º de janeiro de 2027 ou depois. Para anos antigos não entregues, o First Time Abate é o único dos dois que se aplica (atualização de procedimento do IRS; IRS: alívio administrativo).

Outros limites:

• A isenção automática se aplica apenas a uma declaração original entregue em até 3 anos do vencimento original (atualização de procedimento do IRS).
• O First Time Abate se aplica a um período fiscal por vez (IRM 20.1.1).
• A página de alívio do IRS pede entrega no prazo nos anos anteriores; o manual diz entregue. Se um ano anterior foi entregue com atraso, pergunte ao IRS como ele contará.
• Uma sociedade em seu primeiro ano não tem entregas anteriores a conferir, e a atualização de procedimento conta um ano sem obrigação de entrega como cumprindo a análise do histórico. Se o IRS aplica isso ao seu primeiro ano é decisão do IRS.

Para os mesmos dois alívios em outras declarações empresariais, veja multas por atraso em declarações empresariais.

Se não nos qualificarmos, o que conta como causa razoável?

Causa razoável significa que a sociedade usou cuidado e prudência comuns e mesmo assim não conseguiu entregar no prazo, avaliado com todos os fatos (IRS: causa razoável).

As duas colunas vêm da página de causa razoável do IRS, que acrescenta que, para um negócio, os motivos se aplicam à pessoa com autoridade para enviar a declaração. Desconhecer a regra pode contar junto com outros fatos. O manual pesa a escolaridade e a experiência do proprietário com o imposto, multas anteriores, a complexidade da regra e se houve esforço de boa-fé para cumprir, e diz que a causa razoável nunca deve ser presumida, mesmo quando se alega desconhecimento da lei (IRM 20.1.1).

Para registros perdidos, o manual pergunta por que os registros eram necessários e não estavam disponíveis, que passos foram dados para obtê-los, por que a informação não foi estimada e se a sociedade cumpriu logo que os teve. A causa razoável não pode ser demonstrada enquanto a falha continua, e o cuidado comum inclui continuar tentando cumprir mesmo com atraso; por isso entregue primeiro (IRM 20.1.2; IRM 20.1.1).

Como pedimos: respondendo ao aviso com uma declaração, por carta ou por telefone?

Primeiro encontre a data no aviso. Se você concorda com a multa, o IRS pede o pagamento até essa data para evitar mais juros (IRS: aviso CP162C). Se as declarações não ficarem prontas até lá, veja Meu negócio recebeu um aviso do IRS antes que a data passe.

Em geral, entregue primeiro as declarações em atraso e depois peça na forma que o caminho exige.

1. Entregue cada declaração em atraso, completa, com um Schedule K-1 para cada sócio. As instruções do Form 1065 mandam não anexar uma explicação à declaração; o IRS a considera depois de um aviso de multa (instruções do Form 1065). Envie uma declaração em atraso para o endereço do aviso, ou para onde iria uma declaração no prazo (IRS: declarações em atraso).
2. Confira o aviso com os seus registros: ano fiscal, descrição da multa, número de sócios e de meses.
3. Escolha o pedido na tabela abaixo.
4. Guarde a prova de entrega e uma cópia de tudo o que enviar.
5. Se o IRS negar um pedido por escrito, em geral você tem 30 dias a partir da data da carta de negação para pedir um recurso; vale o que a carta disser (IRS: recurso contra multa).

Uma declaração falsa pode trazer a multa de volta, e o aviso do IRS também cita uma multa separada por declarações falsas pela seção 7206 (IRS: aviso CP162C). A declaração é assinada sob pena de perjúrio, então o arquivo de provas vem primeiro.

A LLC foi encerrada: ainda entregamos as declarações em atraso?

Em geral sim, para cada ano em que a LLC recebeu renda ou teve gastos tratados como deduções ou créditos. Uma LLC classificada como sociedade tem o mesmo dever de entrega que qualquer sociedade dos EUA. O ano fiscal dela termina quando ela se extingue: quando encerra seus negócios (instruções do Form 1065), ou quando um membro compra toda a participação do outro (IRS Publication 3402). Essa declaração final vence o 15º dia do 3º mês após o mês em que a sociedade de pessoas se encerra. Um ano sem renda e sem esses gastos em geral não tem dever de entregar o Form 1065.

A multa é lançada contra a sociedade, mas, para a cobrança forçada, o manual do IRS responsabiliza os sócios individualmente por ela, até o limite da responsabilidade deles pelas dívidas da sociedade (IRM 20.1.2). O IRS em geral tem dez anos após o lançamento para cobrar uma multa lançada, como faz com o imposto (26 U.S.C. 6502; 26 U.S.C. 6665). Se um membro de uma LLC encerrada responde pelas dívidas da LLC não é tratado aqui.

Um pedido de alívio exige a declaração já entregue, e uma LLC encerrada sem livros tem dois trabalhos: refazer cada ano a partir de extratos bancários e de cartão e reunir o número de identificação de cada sócio para o K-1 (instruções do Form 1065). O IRS diz a todo contribuinte que entregue todas as declarações em atraso, possa ou não pagar tudo (IRS: declarações em atraso). Como montar as contas de capital sem livros está em como refazer as contas de capital da sociedade.

O que entregamos primeiro, e o que acontece com os K-1 e com as declarações dos próprios sócios?

O ano mais antigo em falta é o ponto de partida habitual, porque os saldos iniciais de cada ano em geral vêm do ano anterior (instruções do Form 1065). Quais anos entregar e quantos estão em como regularizar declarações empresariais não entregues; os saldos iniciais e as contas de capital estão em como refazer as contas de capital da sociedade.

Cada declaração leva um Schedule K-1 para cada sócio, e a sociedade fornece uma cópia a cada um (instruções do Form 1065). Cada sócio então compara o K-1 com o que declarou naquele ano. Um sócio cuja declaração é inconsistente com a da sociedade, ou que entrega antes de a sociedade entregar, pode precisar do Form 8082 com a declaração, e deixar de entregá-lo pode trazer uma multa por imprecisão (instruções do sócio). O revenue procedure não diz se uma declaração retificadora entregue depois do vencimento conta como declaração entregue no prazo que declarou integralmente a participação; por isso não presuma que conta.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos. Eles supõem um valor redondo de US$250 por sócio por mês; a taxa real depende do ano em que a declaração venceu.

Dois sócios, um ano, ambos declararam no prazo

Dois sócios têm uma LLC de design, 50/50. Ela nunca entregou o Form 1065 de um ano e entrega 14 meses depois do vencimento, então vale o limite de 12 meses: 2 sócios × 12 meses × US$250 = US$6.000. Os dois sócios entregaram as próprias declarações no prazo e cada um declarou metade do lucro de US$60.000 da LLC. A LLC tem dois sócios pessoas físicas, nenhum estrangeiro não residente, participações iguais em todos os itens e nenhuma opção de auditoria, então a declaração de sociedade pequena pode servir. Eles entregam o Form 1065 e os K-1, devolvem o aviso com a declaração assinada e deixam prontas as declarações entregues e as transcrições dos dois sócios.

Três proprietários, incluindo uma corporação, dois anos não entregues

Uma LLC tem dois proprietários pessoas físicas e uma corporação C, com os mesmos três sócios nos dois anos, e dois anos não foram entregues. As duas declarações são entregues mais de 12 meses depois dos vencimentos. A cobrança de cada ano é de 3 sócios × 12 meses × US$250 = US$9.000, ou US$18.000 antes do alívio. O sócio corporação exclui o caminho 84-35 nos dois anos. O Ano 1 pode se qualificar para o First Time Abate ou para a isenção automática, o que servir ao seu ano fiscal, somente se os três anos anteriores tiverem sido entregues sem multas, ou se nenhuma entrega era exigida. O Ano 2 em geral não pode se qualificar enquanto o Ano 1 não estiver entregue ou sua multa continuar valendo, porque a análise do histórico não encontra uma entrega limpa do Ano 1. Onde o alívio pelo histórico de entregas falha, resta a causa razoável, e as duas declarações devem ser entregues agora.

Uma LLC encerrada, livros perdidos, um sócio atrasado

Dois sócios encerraram a LLC com dois anos não entregues e sem livros. Um sócio entregou a própria declaração do Ano 1 seis meses depois do vencimento, sem prorrogação; o outro entregou tudo no prazo. As duas declarações da LLC são entregues mais de 12 meses depois dos vencimentos, então a cobrança é de 2 sócios × 12 meses × US$250 = US$6.000 por ano, US$12.000 antes do alívio. No Ano 1, a declaração atrasada derruba a declaração de sociedade pequena, então o Ano 1 depende do alívio pelo histórico de entregas ou da causa razoável. No Ano 2, a declaração pode servir se as duas declarações foram no prazo e declararam integralmente cada participação, mas ninguém sabe até que os dois anos sejam refeitos a partir dos extratos bancários e comparados com o que cada sócio declarou. Um profissional deve ler esses fatos antes de qualquer coisa ser enviada ao IRS.

E no seu caso?

• Os avisos cobrem mais de um ano, ou você não consegue mostrar a declaração no prazo de todos os sócios: cada ano precisa do próprio caminho, um ano não entregue muda a análise do histórico do seguinte, e a declaração do 84-35 é assinada sob pena de perjúrio. Peça as transcrições primeiro. A declaração de um sócio atrasada ou ausente exclui o caminho 84-35 naquele ano, mas o alívio pelo histórico de entregas e a causa razoável podem continuar. Peça a leitura dos avisos e das declarações dos sócios.
• A LLC foi encerrada com anos não entregues e sem livros: refaça os anos a partir dos registros bancários e apure o K-1 de cada sócio com como refazer as contas de capital da sociedade e ajuda com escrituração contábil.
• Você não sabe quais anos entregar primeiro, nem quantos: veja como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Um sócio ou a LLC é estrangeiro, ou um sócio é estrangeiro não residente: veja LLCs encerradas de propriedade estrangeira que nunca entregaram.
• A carta pode não ser uma multa do Form 1065: veja Meu negócio recebeu um aviso do IRS.
• Um responsável contábil ou contador causou a falha: veja erros de responsável contábil e quem paga as multas.
• Um estado também cobrou uma multa: as multas estaduais são separadas da federal; veja multas por atraso em declarações empresariais, que trata da Califórnia.
• Resta um saldo depois do alívio: veja planos de pagamento do IRS para dívidas de imposto de empresas.
• Você não tem certeza de que a LLC é uma sociedade: veja como as sociedades são tributadas e como as LLCs são tributadas.