Erro do contador gerou multa do IRS: quem paga e o que fazer

Meu responsável contábil errou: ainda devo o imposto, as multas e os juros?

Em geral, sim. O IRS responsabiliza o contribuinte pelo que é entregue, depositado e pago, mesmo quando outra pessoa cuida disso. No caso de uma empresa, o IRS olha para quem tem autoridade para enviar a declaração, fazer o depósito ou pagar o imposto (IRS: causa razoável). Uma multa que vem do erro de um responsável contábil ou contador continua sendo multa da empresa até o IRS removê-la. O que costuma removê-la é o bom histórico de entrega e pagamento da própria empresa, não a culpa do prestador: o alívio automático e o de primeira infração olham apenas para esse histórico.

O caso não é simples quando várias declarações ou períodos são afetados, há depósitos da folha de pagamento envolvidos, a declaração de uma sociedade ou corporação S foi entregue com atraso, o prestador parou de responder ou a contabilidade já não bate com a conta do IRS. Nesse caso, descubra primeiro o que o IRS tem registrado antes de pedir qualquer coisa.

Reúna primeiro: todos os avisos do IRS (nome da multa, período fiscal, seção do Internal Revenue Code); o registro do IRS de cada período afetado, na conta online do IRS para esse tipo de declaração (veja as etapas abaixo) ou por telefone, no número do aviso; a carta de contratação e todas as mensagens sobre a tarefa que deu errado; os extratos bancários que mostram o dinheiro pago ao prestador ou reservado para o IRS; e uma lista de todas as declarações e depósitos que o prestador cuidou.

Culpar meu responsável contábil ou contador faz a multa ser removida?

Em geral, não, nos casos de atraso na entrega, no pagamento ou nos depósitos. O IRS diz que confiar em um profissional de impostos geralmente não é motivo válido, porque o dever de entregar, pagar e depositar não pode ser repassado (IRS: causa razoável; IRM 20.1.1.3.2.2.5). O manual é a orientação do IRS para os próprios funcionários, não é lei. Um erro ou descuido, por si só, não basta; ele só ajuda quando outros fatos mostram que a empresa tentou cumprir as regras.

Três situações ainda podem ajudar:

A rapidez também conta: não existe causa razoável se, depois que o motivo termina, a empresa não cumpre a obrigação em um prazo razoável (IRM 20.1.1.3.2).

Que alívio posso pedir de qualquer forma: o de primeira infração, o automático ou o de causa razoável?

Dois alívios administrativos, que são política do IRS e não lei, olham para o histórico da empresa, não para quem teve culpa pela falha. A Isenção Automática de Multa (Automatic Exemption from Penalty, AEP) e o alívio por primeira infração (First Time Abate, FTA) perguntam se a empresa já entregou e pagou em dia antes; nenhum deles pergunta por que este período atrasou (IRS: alívio administrativo).

As declarações da folha de pagamento têm mais dois testes: menos de quatro dispensas anteriores de multa por depósito e uma multa por depósito que não venha de evitar o EFTPS, o sistema de pagamentos do IRS.

A AEP cobre declarações anuais do ano fiscal 2025 e declarações trimestrais de 2026, e todos os períodos posteriores; o FTA continua valendo para declarações anteriores e para declarações cobertas que não foram analisadas para a AEP no primeiro ano. A atualização de procedimento do IRS lista os Forms 1040, 1065, 1120, 1120-S, 940, 941, 943, 944 e 945, embora a página pública de alívio do IRS omita o Form 1120-S; por isso, confirme no caso de uma corporação S (atualização). Os dois alívios cobrem as multas por atraso na entrega (inclusive as multas por atraso de sociedades e de corporações S), atraso no pagamento e atraso no depósito. Nenhum deles cobre as multas separadas pela falta de informações exigidas no Form 1065 ou no Form 1120-S (IRM 20.1.1.3.3.2.1), nem as multas relacionadas à exatidão; essas exigem causa razoável. As multas por Forms W-2 e 1099 atrasados ou errados também não estão nessa lista e têm o seu próprio teste de causa razoável, que pode considerar as ações de um agente se a empresa agiu com responsabilidade antes e depois (IRS: causa razoável). A falta do Form 5472 de uma empresa americana de propriedade estrangeira é uma multa internacional com regras próprias; veja o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira precisa entregar.

Um prestador que deixou vários períodos seguidos passar pode quebrar o histórico: o FTA vale para um único período fiscal, e um período que recebeu AEP ou FTA deixa de contar como limpo; por isso, os períodos atrasados seguintes costumam exigir causa razoável ou outros fatos (atualização de procedimento do IRS; IRM 20.1.1.3.3.2.1). Um ano em que o próprio IRS preparou a declaração também não conta como em dia. Sociedades pequenas têm um caminho separado em alívio da multa por declaração de sociedade entregue com atraso.

Que multa recebi, e ela muda para uma sociedade, uma corporação S ou uma corporação C?

Sim. O aviso geralmente indica o nome da multa e a seção do Internal Revenue Code; associe-a a uma linha da tabela.

No caso de uma sociedade ou de uma corporação S, um pagamento insuficiente de imposto de renda geralmente aparece nas declarações dos proprietários, e a causa razoável é avaliada pelas ações do proprietário e da pessoa jurídica (26 CFR 1.6664-4(e)). Os mínimos, as prorrogações e o detalhe por pessoa jurídica estão em multas por declaração de empresa atrasada.

Meu responsável contábil nunca entregou as declarações da minha empresa nem da folha de pagamento: o que faço primeiro?

A ordem habitual é esta: confirmar o que o IRS tem, entregar o que falta, pagar ou combinar o pagamento e só então pedir alívio.

1. Confira o registro do IRS para cada tipo de declaração e período. Não confie na palavra do prestador de que algo foi entregue. A conta fiscal de empresa mostra o saldo, os pagamentos, as transcrições e os avisos das declarações de empresa, como o Form 941; ela ainda não está aberta a uma LLC que declara como empresário individual, que pode ligar para o número do aviso. A multa de imposto de renda de um empresário individual fica no Form 1040 pessoal, então use a conta online para pessoas físicas.
2. Recupere seus registros se o prestador estiver com eles: como assumir a contabilidade de um contador anterior.
3. Entregue as declarações que faltam e faça os depósitos que faltam. As multas por atraso na entrega crescem a cada mês. Nos períodos que o alívio automático cobre, entregar em até 3 anos da data de vencimento permite que o IRS o aplique ao processar a declaração; nos períodos anteriores, peça o alívio de primeira infração ou de causa razoável depois de entregar (IRS: alívio administrativo).
4. Pague o que puder e faça um plano de pagamento para o restante. As multas por falta de pagamento e os juros correm até o imposto ser pago (IRS: falta de pagamento).
5. Só então peça o alívio da multa.

Vários anos em atraso têm uma ordem de entrega: veja como regularizar declarações de empresa não entregues. Se um prazo vence hoje ou acabou de vencer, veja quando o contador perde o prazo.

Os impostos sobre a folha nunca foram depositados, mas a contabilidade mostrava como pagos: quem responde?

Em geral, a empresa responde pelo imposto, pelas multas e pelos juros, e as pessoas que controlam o dinheiro dela podem responder pessoalmente por parte deles. Quando um terceiro não faz os pagamentos federais, o IRS pode lançar multas e juros na conta do empregador, e o empregador responde por tudo (IRS: terceirização das tarefas da folha de pagamento). Um empresário individual deve o imposto sobre a folha pessoalmente, e os sócios gerais geralmente respondem, pela lei estadual, pelas dívidas de uma sociedade (IRM 5.17.7). A exceção é a CPEO (organização certificada de empregadores profissionais, certified professional employer organization): em geral, ela é o único empregador responsável pelo imposto sobre os salários que paga aos empregados do local de trabalho (work site employees), como o Código os define, mas ela e a empresa podem responder juntas por outros trabalhadores que ela paga (26 USC 3511; IRS: clientes de CPEO).

A exposição pessoal é a Trust Fund Recovery Penalty (multa de recuperação de valores retidos). “Trust fund” é o imposto retido do pagamento dos empregados, que a empresa guarda para o IRS. A multa é de 100% do imposto de renda retido não pago e da parte dos empregados no imposto de Social Security e Medicare; ela exige uma falha intencional (willful) de uma pessoa responsável, o que o IRS diz que pode incluir um prestador de serviços de folha de pagamento ou as pessoas dentro dele, e uma carta que a propõe dá 60 dias para recorrer (IRS: Trust Fund Recovery Penalty). Quem conta como responsável e o que significa intencional estão no guia da trust fund recovery penalty; os depósitos não feitos por um prestador de folha de pagamento estão em quando o prestador de folha de pagamento não pagou seus impostos.

Um lançamento “pago” na contabilidade não prova que o IRS recebeu algo; só o registro do IRS prova. Um empregador inscrito no EFTPS, o sistema de pagamentos do IRS, vê os pagamentos feitos com o seu próprio número; os clientes de uma CPEO não veem os depósitos da CPEO ali e devem pedir à CPEO uma comprovação (IRS: clientes de CPEO). O IRS também desaconselha trocar o endereço registrado nele pelo do prestador, para que os avisos continuem chegando a você (IRS: terceirização das tarefas da folha de pagamento).

Próximos passos:

1. Compare cada pagamento de imposto sobre a folha na contabilidade com o registro do IRS, trimestre por trimestre, e pague qualquer diferença.
2. Corrija as declarações erradas com o Form 941-X ou com o formulário “X” correspondente assim que o erro for encontrado (o Form 940 não tem um; marque a caixa de declaração retificadora em um novo Form 940). O Form 843 serve para multas e juros, não para corrigir o imposto (IRS: correção dos impostos sobre a folha).
3. Peça o alívio da multa por depósito. A Isenção Automática de Multa e o alívio por primeira infração costumam cobrir apenas o primeiro período atrasado; os períodos seguintes exigem causa razoável.
4. Uma carta que propõe responsabilidade pessoal inicia o prazo de recurso citado acima; um advogado tributarista ou um CPA pode lê-la antes de você responder.

Se o IRS remover uma multa, os juros também saem?

Os juros cobrados sobre a multa removida saem junto com ela, automaticamente. Os juros sobre o próprio imposto não pago continuam até o imposto ser pago, e o IRS não remove juros por causa razoável nem como alívio de primeira infração (IRS: juros).

Os juros sobre o imposto só podem ser abatidos quando um erro ou atraso não razoável do IRS em um ato gerencial ou ministerial os causou, e não nos impostos sobre a folha (instruções do Form 843). O atraso de um prestador não é atraso do IRS.

Como peço: por telefone, carta ou Form 843, e o que anexo?

Ligue primeiro para o número do aviso; use um pedido por escrito ou o Form 843 quando a ligação não resolver. O IRS pode remover algumas multas por telefone. Tenha em mãos o aviso, a multa que você quer remover e os seus motivos. Se você pedir causa razoável mas se qualificar para o alívio de primeira infração, o IRS aplica este último (IRS: causa razoável). Se o pedido por telefone for negado, envie-o por escrito: um recurso começa com um pedido escrito e uma carta de negativa que informe os direitos de recurso (IRS: recurso contra multa).

Para o Form 843 (formulário; instruções):

• Entregue um formulário para cada período fiscal.
• Marque a caixa do motivo no alto (multa devida por causa razoável ou por outro motivo permitido pela lei), o imposto na linha 4 (por exemplo, sobre a folha ou de renda) e a declaração na linha 5. Para o Form 1065 ou o Form 1120-S, marque “Other” e indique o nome do formulário.
• Coloque na linha 6 a seção do Internal Revenue Code que consta do aviso, marque a caixa c na linha 7 e apresente os fatos e o seu cálculo na linha 8.
• Envie pelo correio ao endereço de retorno do aviso, se estiver respondendo a um; caso contrário, ao centro de serviço onde você entregaria uma declaração do ano corrente para esse imposto (veja as instruções da declaração).
• Um diretor autorizado assina o formulário de uma corporação e acrescenta o cargo. Um representante que entrega em seu nome anexa o Form 2848.
• Para recuperar uma multa já paga, o prazo geral do pedido é de 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último.

Anexe o aviso, uma linha do tempo datada (o que o prestador deveria fazer, o que você entregou a ele, quando você descobriu, o que fez depois), a carta de contratação e as mensagens, a prova de que as declarações e os depósitos que faltavam já foram entregues e feitos, e o registro do IRS do seu histórico anterior de entrega e pagamento.

Se o IRS negar o pedido, a carta informa os direitos de recurso, geralmente 30 dias a partir da data dela (IRS: recurso contra multa).

Posso fazer meu responsável contábil ou contador pagar, e devo a fatura dele?

Possivelmente, mas não pelo IRS, que cobra da empresa (IRS: terceirização das tarefas da folha de pagamento). Se você pode recuperar multas, juros e taxas extras é uma questão de contrato e de responsabilidade por negligência pela lei estadual e da sua carta de contratação, não das regras de multa acima; por isso, é uma pergunta para um advogado licenciado no seu estado. Os prazos vêm da lei estadual e do contrato, então pergunte cedo.

Na carta de contratação, procure o que o prestador se comprometeu a fazer (registrar transações, preparar uma declaração, entregá-la e fazer depósitos são trabalhos diferentes), qualquer limite de responsabilidade, se as disputas vão para a justiça ou para a arbitragem, qualquer prazo de aviso e o que você tinha de fornecer ou aprovar. Um advogado licenciado no seu estado pode lê-la, de preferência antes de a fatura do prestador pelo trabalho defeituoso ser paga ou contestada. Veja o que uma carta de contratação de escrituração contábil deve dizer.

Se o prestador for um CPA, o IRS observa que os CPAs são licenciados por conselhos estaduais de contabilidade, que são um dos lugares para reclamar de um CPA licenciado (IRS: credenciais de preparadores). A reclamação é separada de um pedido de indenização.

Como documento o erro e denuncio um preparador que roubou uma restituição ou falsificou uma declaração?

Monte a linha do tempo agora, enquanto as mensagens e os acessos ainda existem: guarde os originais, anote quando você soube de cada fato e salve as palavras do próprio prestador sobre o que foi feito. Um CPA, enrolled agent (profissional autorizado pelo IRS a representar contribuintes) ou advogado contratado em um assunto do IRS que saiba de um erro em uma declaração que você enviou deve avisá-lo prontamente (31 CFR 10.21). A regra alcança os profissionais habilitados a atuar perante o IRS, não todo responsável contábil, e não é, por si só, um pedido de indenização; um advogado pode dizer quanto valem as mensagens.

O IRS recebe reclamações sobre preparadores no Form 14157 para condutas como roubar ou desviar uma restituição, declarar itens falsos, concordar em entregar e não entregar, cobrar por trabalho não feito e não recolher integralmente ou em dia os valores dos impostos sobre a folha. Ele pede informações específicas e confiáveis e encaminha as condutas ligadas a impostos estaduais ou locais ao órgão estadual (IRS: má conduta de preparadores). Para uma restituição roubada ou uma declaração pessoal alterada, veja um preparador entregou uma declaração pessoal errada.

O que corrijo para não acontecer de novo?

Corrija o que está errado e passe a ter diante de você o registro do IRS, em vez do relatório do prestador.

• Corrija as declarações antes que o IRS pergunte. Retifique uma declaração de empresa errada (como corrigir uma declaração de empresa já entregue) e as declarações erradas da folha de pagamento com os formulários “X”. Em uma declaração de imposto de renda, uma declaração retificadora qualificada entregue depois do vencimento e antes do primeiro limite pode evitar a multa relacionada à exatidão sobre o imposto adicional, salvo se a posição original foi fraudulenta. Os limites incluem o primeiro contato do IRS com você, ou, no caso de um item de sociedade ou de corporação S, com a pessoa jurídica, sobre uma auditoria (26 CFR 1.6664-2). Os juros continuam correndo sobre o imposto adicional. Uma multa por falta de pagamento sobre ele só começa se ele continuar sem pagamento depois do aviso e da cobrança do IRS; por isso, pagá-lo junto com a declaração retificadora geralmente evita essa multa (26 USC 6651(a)(3)).
• Veja as provas você mesmo. Inscreva-se no EFTPS, consulte a conta online do IRS para cada tipo de declaração e guarde a prova de que cada declaração e pagamento foi enviado em dia, como o IRS recomenda (IRS: causa razoável).
• Concilie a contabilidade com o IRS a cada trimestre e anote quem faz o quê e até quando. O imposto sobre a folha na contabilidade deve bater com o que o IRS mostra como pago. Entrega, depósitos e aprovações pertencem à carta de contratação. Veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma declaração de sociedade entregue com atraso

Uma LLC com dois membros, tributada como sociedade, entrega o Form 1065, com vencimento em 2026, quatro meses depois da data de vencimento original, porque a responsável contábil disse que estava cuidando disso. Com US$255 por sócio por mês, a multa é 255 × 2 sócios × 4 meses = US$2.040. O histórico da própria sociedade está limpo (declarações anteriores em dia e sem multas, ou nenhuma obrigação de entrega anterior); por isso, o caminho é um alívio baseado nesse histórico, não na culpa da responsável contábil: o alívio automático, se o IRS o aplicou ao processar a declaração, ou, caso contrário, uma ligação pedindo o alívio de primeira infração. Como os dois sócios são pessoas físicas, eles também podem se encaixar no caminho das sociedades pequenas.

Imposto sobre a folha registrado como pago, nunca depositado

O responsável contábil de uma corporação S marca US$30.000 de imposto sobre a folha como pagos ao longo de dois trimestres, mas nunca os deposita. Desse total, US$20.000 foram retidos dos empregados. A corporação deve os US$30.000, os juros, as multas por falta de pagamento e uma multa por depósito: 10% (US$3.000) se todos os depósitos tiveram mais de 15 dias de atraso, ou 15% (US$4.500) se o imposto continua sem pagamento depois do prazo do aviso do IRS. O proprietário que assina os cheques pode enfrentar a Trust Fund Recovery Penalty sobre a parte retida de US$20.000 se o IRS o considerar responsável e a falha intencional. A corporação tem de pagar a diferença e corrigir as declarações. O alívio com base no histórico limpo pode cobrir apenas o primeiro dos dois trimestres atrasados; o segundo exige causa razoável, que a falha de um responsável contábil raramente oferece. Em seguida, vem a orientação sobre qualquer carta que cite o proprietário.

Uma despesa pessoal classificada errado

Um empresário individual demite um responsável contábil que classificou US$20.000 de gastos pessoais como despesas da empresa. Com uma alíquota combinada presumida de 30%, o imposto adicional é de US$6.000. Se o IRS encontrar negligência e a causa razoável não se aplicar, a multa relacionada à exatidão de 20% sobre esse imposto é de US$1.200. Se a retificação se qualificar pela regra da declaração retificadora acima, o imposto adicional pode contar como já informado na declaração, e a multa é calculada sem ele; os juros continuam correndo. A carta de contratação limita a responsabilidade aos honorários pagos (US$4.800 por ano); se o limite for válido pela lei estadual, um pedido contra o responsável contábil pode recuperar pouco. O proprietário corrige a declaração e pede a um advogado que revise a carta.

E no seu caso?

• Você tem um aviso de multa ou uma declaração corrigida ligada ao responsável contábil, ou a contabilidade mostra o imposto sobre a folha como pago e o registro do IRS não bate, e você não sabe quantos períodos, declarações ou depósitos estão errados: concilie a contabilidade com o registro do IRS período por período antes de pedir alívio, com ajuda de escrituração contábil.
• Vários anos de declarações nunca foram entregues: veja como regularizar declarações de empresa não entregues e conte com ajuda de escrituração contábil para reconstruir a contabilidade desses anos.
• Uma empresa de folha de pagamento ou uma organização de empregadores profissionais cuidou da sua folha: veja quando o prestador de folha de pagamento não pagou seus impostos.
• Um prazo vence hoje ou acabou de vencer: veja quando o contador perde o prazo.
• Uma multa de sociedade ou de corporação S exige o quadro completo: veja multas por declaração de empresa atrasada e, para uma sociedade pequena, alívio da multa por declaração de sociedade entregue com atraso.
• Uma declaração entregue ou os K-1 estão errados: veja como corrigir uma declaração de empresa já entregue.
• O IRS propõe responsabilidade pessoal por imposto sobre a folha não pago: veja a trust fund recovery penalty.
• Uma declaração pessoal foi alterada ou uma restituição pessoal foi roubada: veja um preparador entregou uma declaração pessoal errada.
• Você é proprietário de uma empresa americana e mora no exterior, e perdeu um Form 5472 ou outra declaração informativa: veja o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira precisa entregar e escrituração contábil para uma empresa americana de propriedade estrangeira.
• O prestador está com seus registros ou parou de responder: veja como assumir a contabilidade de um contador anterior e como trocar de responsável contábil.