Declarações empresariais não apresentadas: como se regularizar

O que acontece se minha LLC ou corporação não apresenta a declaração?

Uma declaração obrigatória não apresentada pode gerar multas, juros e cobrança. O IRS pode preparar uma declaração substituta (substitute return) que deixa de fora deduções ou créditos que a empresa poderia ter pedido; um lançamento não pago pode levar a um gravame (lien) ou a uma penhora (levy). Falhas repetidas podem trazer outras medidas de cobrança (IRS: como apresentar declarações em atraso). A renda de um proprietário autônomo que não apresentou a declaração pode não contar para os benefícios da Social Security. A SSA (previdência social dos EUA) geralmente exige a declaração de autônomo em até três anos, três meses e 15 dias após o fim do ano fiscal para creditar esses ganhos (SSA: como informar a renda de autônomo).

A mesma LLC pode ter obrigações separadas de imposto de renda, de folha de pagamento e estaduais. Comece identificando quais obrigações realmente existiram em cada ano. Um ano sem receita não responde, por si só, se uma declaração era obrigatória; veja quais declarações a sua empresa apresenta.

Quantos anos para trás a empresa precisa apresentar?

Liste todos os anos que faltam e depois determine o período de apresentação exigido a partir dos fatos da empresa e de qualquer notificação do IRS ou do estado. O IRS normalmente exige a apresentação de no máximo seis anos de declarações em atraso, conforme a Policy Statement 5-133, mas isso é uma prática de fiscalização, e não uma permissão para deixar sem apresentar declarações obrigatórias mais antigas. A política permite uma fiscalização por período mais longo, com aprovação, e prevê tratamento especial quando há sinais de dolo ou fraude.

Se um contribuinte nunca apresenta uma declaração de imposto de renda obrigatória, o IRS geralmente pode lançar o imposto desse contribuinte a qualquer momento; uma declaração substituta do IRS não inicia o prazo usual de lançamento. Para sócios e acionistas de corporação S, o prazo de lançamento do imposto de renda deles geralmente depende das declarações deles, e não da declaração da entidade (IRS: prazo de lançamento; 26 USC 6501). Os estados têm suas próprias exigências de apresentação e de reativação. Um ano mais antigo também pode afetar o custo-base de bens, a depreciação, os prejuízos ou os saldos dos proprietários de um ano posterior, então identifique esses vínculos antes de decidir quais anos podem ser omitidos.

Uma restituição pode prescrever mesmo que a obrigação de apresentar continue. Para a retenção ou o imposto estimado de uma declaração de renda que faltou, o IRS diz que a declaração geralmente deve ser apresentada em até três anos após o vencimento para pedir a restituição; exceções e o momento do pagamento podem mudar o resultado (IRS: como apresentar declarações em atraso).

Quais declarações preparo primeiro, e em que ordem?

Primeiro, anote o prazo de qualquer notificação do IRS ou do estado e mantenha em dia as declarações atuais e os depósitos da folha de pagamento. Para os anos em atraso, confirme a situação fiscal de cada ano e refaça primeiro o ano mais antigo, para que seus números finais alimentem o ano seguinte. Incluir ou perder um membro da LLC pode mudar a classificação padrão dela naquele ano (IRS: tributação da LLC). Concilie os salários e a folha antes de finalizar as declarações de renda. Entregue aos proprietários os Schedules K-1 da sociedade de pessoas ou da corporação S antes de eles prepararem ou corrigirem suas próprias declarações. Confira as obrigações estaduais junto com o trabalho federal (IRS: como apresentar declarações em atraso; IRS: prazos dos impostos sobre a folha de pagamento).

Se um proprietário já apresentou a declaração daquele ano, compare-a com o novo K-1 e corrija-a se os valores informados mudarem; uma pessoa física geralmente usa a Form 1040-X (IRS: instruções da Form 1040-X). Se a sociedade de pessoas teve um sócio estrangeiro, verifique também a retenção da seção 1446, as Forms 8804 e 8805 e quaisquer pagamentos não feitos; veja retenção sobre sócios estrangeiros (IRS: instruções das Forms 8804, 8805 e 8813).

Não presuma que a opção pelo regime S entrou em vigor só porque o proprietário pretendia fazê-la. A Form 1120-S exige uma opção aceita e ainda em vigor (IRS: instruções da Form 1120-S). Uma LLC que opta pela classificação de corporação usa a Form 8832, assinada pelos proprietários atuais ou por um diretor ou administrador autorizado; os ex-proprietários afetados por uma opção retroativa também assinam. A data de vigência geralmente não pode ser mais de 75 dias anterior à apresentação nem mais de 12 meses posterior a ela (IRS: Form 8832). Uma LLC elegível pode, em vez disso, optar pelo regime S na Form 2553, sem uma Form 8832 separada; um diretor autorizado assina e os acionistas afetados consentem. Apresente-a durante o ano fiscal anterior ou, em geral, em até 2 meses e 15 dias após o início do ano fiscal de vigência (IRS: instruções da Form 2553).

Se a opção está ausente, atrasada ou não confirmada, verifique a classificação real antes de escolher a declaração; uma LLC ainda pode ser desconsiderada ou tributada como sociedade de pessoas. Declarações anteriores da Form 1120-S não apresentadas podem afetar o alívio para opção tardia; veja alívio para a opção tardia pelo regime de corporação S antes de apresentar (IRS: instruções da Form 2553). Verifique também se um proprietário inelegível, como um acionista estrangeiro não residente, encerrou depois uma opção S que estava em vigor (IRS: corporações S; IRS: instruções da Form 1120-S).

Monte uma única lista ano a ano com as declarações de renda, os proprietários, os períodos de folha, as declarações informativas, os estados e as notificações. Os extratos fiscais da empresa (business tax transcripts) podem mostrar as declarações apresentadas, os pagamentos, as multas e os registros da entidade no IRS; compare-os com os documentos de constituição, as opções, as declarações anteriores e a correspondência do EIN. Use os formulários e instruções de anos anteriores do IRS para cada ano que falta.

E se uma LLC de um único membro nunca apresentou declaração?

Uma LLC de um único membro constituída nos EUA que não optou pelo tratamento fiscal de corporação geralmente informa sua renda na declaração do proprietário, e não em uma declaração de renda separada da LLC. Identifique o proprietário e a situação fiscal dele nos EUA em cada ano: uma pessoa física cidadã ou residente dos EUA geralmente usa a Form 1040 com o Schedule C, E ou F, uma pessoa física não residente pode precisar da Form 1040-NR, e um proprietário que seja corporação ou sociedade de pessoas inclui a atividade na declaração da própria entidade (IRS: LLCs de um único membro; IRS: instruções da Form 1040-NR).

A condição de desconsiderada para o imposto de renda não elimina as obrigações da própria LLC com os impostos sobre a folha de pagamento ou com certos impostos sobre consumo (excise taxes) (IRS: tributação da LLC). Uma LLC de propriedade estrangeira pode ter uma questão separada com a Form 5472 (IRS: instruções da Form 5472); veja declarações de proprietários estrangeiros não apresentadas.

Também preciso atualizar as declarações de folha, os W-2 e os 1099?

Sim, se a empresa pagou empregados ou fez pagamentos a prestadores de serviços que exigem informe, confira essas declarações em todos os períodos afetados. Os depósitos e as declarações da folha são separados da declaração anual de renda, e a retenção dos empregados cria uma exposição mais urgente (IRS: prazos dos impostos sobre a folha de pagamento; IRS: trust fund recovery penalty).

Use as regras de informe da Form 1099 do ano de cada pagamento; os limites atuais podem ser diferentes dos antigos (IRS: exigências de apresentação da Form 1099). Concilie os registros da folha, os depósitos e as Forms W-2 antes de finalizar as deduções de salários nas declarações de renda. Se os impostos retidos não foram pagos, uma pessoa que era responsável e agiu de forma intencional pode responder pessoalmente pelo imposto retido não pago (trust fund tax) (IRS: trust fund recovery penalty). Se uma corporação S não pagou salário ao proprietário que trabalha nela, veja salário do proprietário de uma corporação S.

E as declarações estaduais ou uma empresa suspensa?

Confira os registros estaduais de imposto de renda, imposto de franquia, folha de pagamento e registro junto com os registros federais. Um estado pode exigir suas próprias declarações ou relatórios, e restaurar o direito da empresa de operar pode exigir mais do que apresentar declarações ao IRS.

Os estados acima ilustram regras diferentes; verifique os estados reais em que a empresa foi constituída, registrada ou operou. O imposto mínimo de uma LLC da Califórnia e o imposto de franquia de uma empresa de Delaware têm regras próprias; veja imposto mínimo da Califórnia ou imposto de franquia de Delaware. Se o imposto sobre vendas não foi cobrado, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Como preparo declarações antigas sem contabilidade?

Reconstrua cada ano a partir dos registros disponíveis e guarde as provas de cada valor. O IRS lista extratos bancários, faturas, recibos, cheques compensados e registros de bens como comprovação dos valores da empresa (IRS: manutenção de registros da empresa).

Reúna os documentos de constituição, a correspondência do EIN, as cartas de opção, as listas de proprietários e as mudanças de propriedade; depois, junte os extratos bancários e de cartão, os registros de vendas, os registros de prestadores de serviços e da folha, as compras e vendas de bens, as declarações anteriores, os extratos fiscais (tax transcripts) e todas as notificações. Separe transferências, empréstimos e aportes dos proprietários das vendas, e identifique os gastos pessoais antes de pedir despesas. A contabilidade deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, com comprovação dos valores informados (IRS: manutenção de registros da empresa). Para a reconstrução detalhada, veja como atualizar a contabilidade em atraso.

Quanto vão custar as multas e os juros?

Não há um total confiável até que se saibam os formulários, os anos, os proprietários, o imposto não pago e os pagamentos corretos. As multas por atraso de sociedades de pessoas e de corporações S podem depender do número de sócios ou acionistas e do tempo de atraso, enquanto os encargos por atraso na entrega e no pagamento de uma corporação C geralmente dependem do imposto não pago; juros e encargos estaduais aumentam a conta (IRS: instruções da Form 1065; IRS: instruções da Form 1120-S; IRS: instruções da Form 1120).

Primeiro, prepare declarações corretas e concilie os pagamentos nos extratos fiscais. Depois, estime os encargos por declaração e por ano, compare os lançamentos do IRS com os registros e pague o valor que não é contestado, se puder, enquanto revisa os encargos contestados (IRS: como apresentar declarações em atraso). Um ano com pouca ou nenhuma renda ainda pode ter multa por atraso na declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S. Para as alíquotas e as regras de alívio, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

Devo apresentar antes de o IRS entrar em contato ou depois de chegar uma notificação?

Apresente as declarações obrigatórias em atraso assim que puderem ser preparadas com exatidão, mesmo que o IRS não tenha entrado em contato com a empresa. Apresentar e pagar o que for possível pode limitar encargos adicionais, e uma declaração substituta pode deixar de fora deduções válidas (IRS: como apresentar declarações em atraso). Se a renda foi escondida de propósito ou as declarações foram retidas deliberadamente, procure logo orientação fiscal ou jurídica sobre o caminho adequado de divulgação antes de apresentar; a divulgação voluntária ao IRS tem regras próprias de elegibilidade e de prazo (IRS: Voluntary Disclosure Practice).

Se chegou uma notificação, leia primeiro o tipo de declaração, os anos, o prazo de resposta e o endereço de envio. Responda dentro do prazo indicado. O IRS diz para enviar uma declaração em atraso ao endereço que consta na notificação; uma declaração substituta proposta pode trazer um prazo para apresentar a declaração ou recorrer ao Tax Court (IRS: como apresentar declarações em atraso). A suspeita de descumprimento intencional exige orientação fiscal ou jurídica imediata sobre a resposta e as opções de divulgação. Para ajuda com a preparação das declarações, veja preparação de declarações.

E se a empresa não puder pagar?

Apresente as declarações obrigatórias mesmo assim e pague o que a empresa puder. O IRS diz que apresentar é obrigatório, independentemente da capacidade de pagar; planos de pagamento podem estar disponíveis depois que as declarações obrigatórias forem apresentadas, mas juros e multas podem continuar até que o saldo seja pago (IRS: como apresentar declarações em atraso; IRS: planos de pagamento).

Empresários individuais (sole proprietors) geralmente pedem um plano de pagamento como pessoa física; as empresas devem usar os dados de contato da notificação ou a linha do IRS para impostos de empresas (IRS: planos de pagamento). Mantenha as declarações e os depósitos atuais em dia enquanto trata os saldos mais antigos. A retenção de empregados não paga exige atenção imediata, porque as pessoas responsáveis podem sofrer lançamento pessoal (IRS: trust fund recovery penalty).

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos. Uma LLC de dois proprietários, pessoas físicas residentes nos EUA com direitos iguais sobre o lucro, deixou de apresentar três declarações anuais de sociedade de pessoas. No ano mais antigo, a receita operacional ordinária é de $120.000 e as despesas empresariais dedutíveis são de $70.000. A Form 1065, página 1, linha 23, e o Schedule K, linha 1, mostram $50.000 de renda empresarial ordinária; o Schedule K-1, caixa 1, de cada proprietário mostra $25.000 antes de outros itens fiscais ou ajustes (IRS: Form 1065; IRS: Schedule K-1).

A LLC prepara primeiro a Form 1065 e os Schedules K-1 daquele ano. Cada proprietário usa o K-1 para preparar uma Form 1040 que faltava ou corrigir uma já apresentada. A LLC repete a sequência para os dois anos seguintes, levando adiante os saldos afetados. Ela confere a folha de pagamento e as obrigações estaduais separadamente e apresenta as declarações mesmo que a conta resultante não possa ser paga de uma vez. Os valores reais do K-1 dependem do contrato da sociedade de pessoas e de todos os registros fiscais.

Seu caso é diferente?

• A empresa não teve receita: confirme quais declarações ainda eram obrigatórias.
• A opção pelo regime S está ausente ou incerta: resolva o alívio para a opção tardia pelo regime S antes de escolher a declaração de corporação.
• Um proprietário estrangeiro deixou de apresentar a Form 5472: use o guia sobre declarações de proprietários estrangeiros.
• Você também deixou de apresentar o FBAR ou a Form 5471: veja declarações estrangeiras não apresentadas.
• Você mora no Canadá e deixou de apresentar declarações dos EUA: veja como regularizar declarações dos EUA não apresentadas a partir do Canadá.
• Uma corporação canadense deixou de apresentar a T2: veja declarações corporativas canadenses não apresentadas.
• Há impostos sobre a folha de pagamento, notificações, anos contestados ou possível dolo: reúna todas as notificações, extratos fiscais e comprovantes de pagamento e procure ajuda com a preparação de declarações.