Entregue as declarações da folha em atraso mesmo com imposto não pago e mantenha os novos depósitos em dia. Um Form 941 entregue não corrige um depósito atrasado. O IRS pode cancelar a multa de um período que se qualifique; os períodos seguintes precisam de outros fundamentos. Empresários individuais (sole proprietors) e a maioria dos sócios gerais respondem pessoalmente pelo imposto sobre a folha. Em corporações e LLCs, as pessoas responsáveis podem responder pela multa de recuperação do imposto retido (trust fund) em caso de falta de pagamento intencional.
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Pagamentos em dinheiro e transferências eletrônicas não mudam a classificação do trabalhador. Examine quem controla o trabalho e verifique a section 530; se a lei exigir tratamento de empregado, inicie a folha de pagamento e corrija as declarações afetadas. A empresa deve os impostos trabalhistas. Empresários individuais (sole proprietors) e sócios gerais podem devê-los pessoalmente; diretores responsáveis de corporações e outras pessoas podem responder pela multa de recuperação do imposto retido (trust fund) por falta intencional de reter ou pagar os impostos retidos.
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Registre primeiro os estados de trabalho e de residência e as datas das mudanças. Empresários individuais (sole proprietors), sociedades de pessoas e corporações devem se cadastrar onde for exigido, reter e recolher os impostos estaduais e locais sobre salários conforme as regras dos dois estados e pagar o imposto de seguro-desemprego ao estado que cobre o empregado; alguns estados também cobram contribuições do trabalhador. O trabalho remoto pode gerar imposto de renda empresarial ou imposto de franquia no estado onde o trabalho é feito.
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Nos EUA, sim: se o seu filho faz um trabalho real para a empresa e recebe uma remuneração razoável, a empresa geralmente pode deduzir o valor pago. As exceções federais de imposto sobre a folha dependem do tipo de empresa e da idade do filho; elas não valem para a remuneração paga por uma corporação. O filho pode não dever imposto de renda federal sobre uma remuneração baixa, mas as obrigações de declaração da folha de pagamento continuam.
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Confira os valores, entregue os Forms 1099-NEC ou W-2 que faltam, depois apresente os 1099-NEC ao IRS e os W-2 à Social Security Administration. As multas por não apresentar e por não entregar o comprovante são separadas e recaem sobre quem deveria declarar: o próprio autônomo (sole proprietor), a sociedade de pessoas ou a corporação. A correção rápida pode reduzi-las; a causa razoável (reasonable cause) pode eliminá-las. Responda à Notice 972CG em até 45 dias (60 para quem declara do exterior).
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Antes de pagar, peça o W-8BEN de uma pessoa física estrangeira, o W-8BEN-E de uma empresa estrangeira ou o formulário correspondente à entidade, além de uma prova do local de trabalho. Em geral, o trabalho feito no exterior não exige retenção nos EUA, 1099-NEC nem 1042-S. Para dias trabalhados nos EUA, divida o pagamento; retenha, salvo isenção, e em geral apresente o 1042-S e o 1042 mesmo com isenção. Quem paga deve a retenção que não fez. Uma pessoa dos EUA (US person) no exterior segue as regras do W-9 e do 1099-NEC.
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Nos EUA, se a sua LLC é tributada como empresa individual (sole proprietorship), você se paga com uma retirada do proprietário (owner's draw). Se é tributada como sociedade de pessoas (partnership), use distribuições ou pagamentos garantidos acordados. Retiradas e distribuições comuns não são despesa dedutível da empresa nem um segundo imposto sobre o que você recebe: o proprietário declara o lucro do negócio, retirando o dinheiro ou não. Distribuições de uma sociedade de pessoas acima do custo-base (basis) fiscal podem gerar ganho.
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Primeiro, projete o imposto federal total do dono e a retenção sobre o salário. O dono paga as parcelas federais exigidas que faltarem pelo Form 1040-ES ou as cobre com retenção extra no salário; o lucro de transparência fiscal (pass-through) é tributável mesmo sem distribuição. A corporação paga seus próprios depósitos da folha de pagamento e só faz estimativas para impostos específicos da própria entidade. Também podem existir pagamentos estaduais do dono e da empresa.
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Se você trabalha para a sua S corporation e retira dinheiro ou bens dela, pague a si mesmo um salário W-2 razoável pelos seus serviços antes de tratar o restante como distribuição. O IRS não fixa um valor em dólares nem uma proporção entre salário e distribuições. Use suas funções, seu tempo, a remuneração de mercado para trabalho comparável e a origem da receita da corporação para justificar o valor.
Corporações
Antes do primeiro pagamento, obtenha o EIN do empregador e as contas exigidas no estado onde o empregado trabalha, colete o Form I-9 e os formulários de retenção, defina o salário e o dia de pagamento, depois calcule e deposite a retenção do empregado e os impostos do empregador; marque no calendário as declarações, os W-2 e o registro de novos contratados. Autônomos (sole proprietors), sócios e donos de LLCs desconsideradas (disregarded) não pagam salário a si mesmos; donos de corporações que trabalham na empresa geralmente recebem salário.
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