Gecikmiş muhasebe kayıtlarını beyanname öncesi tamamlama

Beyanname verilmeden önce kayıtlarım neleri göstermelidir?

ABD'de kayıtlarınız brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini beyannameyi destekleyecek açıklıkta göstermelidir. Ayrıca kazanılan parayı satış olmayan mevduatlardan, işletme harcamalarını da kişisel harcamalardan ayırmalıdır. IRS uygun her kayıt sistemini kabul eder, ancak beyannamede bildirilen tutarları ispatlamaya yetecek kayıtları şart koşar (IRS kayıt tutma rehberi; 26 CFR 1.6001-1).

Vergiye hazır bir yeniden oluşturma çalışması, yalnızca banka işlemleri listesi değil, şu kontrolleri de üretir:

IRS açıklamasına göre işletme kayıtları, destekleyici belgelerde görünen işlemleri özetler. Eksik olan en eski aydan başlayın, o ayı mutabık hale getirin, sonra ileri doğru ilerleyin; böylece sonraki bakiyeler önceki hataları taşımaz. Bu toplamların hangi beyannameye gideceği işletme türüne bağlıdır; bkz. İşletmenizin verdiği beyannameler.

Kayıtları tamamlarken süre uzatımı alabilir miyim?

Genellikle evet: geçerli uzatımı beyannamenin asıl son tarihine kadar talep edin. Form 4868 ve Form 7004 genellikle beyan süresini uzatır, ödeme süresini uzatmaz. Bu nedenle ödenecek vergiyi tahmin edip o tarihe kadar ödeyin ve uzatım onayını saklayın. Vergi ikameti ve asıl yaşam yeri yurt dışında olan ya da yurt dışında askerlik yapan nitelikli ABD vatandaşları veya mukimleri ile bazı ortaklıklar ve şirketler ise beyan vermek ve ödeme yapmak için yıl sonundan sonraki altıncı ayın 15. gününe kadar süre kazanır. Uygunluğunuzu beyannameye eklenecek bir açıklamayla ya da bu tarihe kadar ek beyan süresi talep ediyorsanız Form 4868 veya Form 7004 üzerindeki ilgili kutuyla belgeleyin. Ödenmemiş vergiye faiz, normal son tarihten itibaren işlemeye devam eder (IRS süre uzatımı rehberi; 26 CFR 1.6081-5; Form 7004 talimatları).

Şirket veya ortaklık için alınan uzatım, sahibin bireysel beyannamesinin süresini uzatmaz; gerekirse o uzatımı ayrıca talep edin (IRS Form 7004 talimatları; IRS Topic 304). Uzatım, kayıtların tamamlanmasını sağlamaz ve bordro vergisi ödemeleri ya da eyalet satış vergisi gibi ayrı yükümlülükleri kapsamaz. Beyanname son tarihleri ve işletme türüne göre formlar için İşletmenizin verdiği beyannameler rehberine bakın. Beyanname zaten gecikmişse Geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberine bakın.

Hangi kayıtları yeniden oluşturmam gerekir ve kopyalarını nereden alırım?

İşlemleri sınıflandırmadan önce eksik her ayın kayıtlarını toplayın. Başlangıç noktası banka hesap özetleridir, ancak mevduat ve çekimlerin ne anlama geldiğini faturalar, ödeme raporları, bordro kayıtları ve geçen yıl verilen beyanname açıklar (IRS Publication 583).

Şahıs işletmesi sahibi için IRS ücret ve gelir transkripti, kişinin vergi numarasıyla düzenlenen bilgi bildirimlerini bulmaya yardımcı olabilir, ancak yalnızca IRS'ye verilmiş formları gösterir. Ortaklıklar ve şirketler, geçen yılın kopyası elinizde yoksa işletme beyannamesi transkripti isteyebilir; bu transkript beyannamenin çoğu satırını gösterir, her eki göstermez. Eksik kaynak belgeleri düzenleyen tarafa sorun.

Makbuz yerine banka ve kredi kartı hesap özetlerini kullanabilir miyim?

Hesap özetleri paranın hareket ettiğini kanıtlamaya yardımcı olur; tek başlarına neyin satın alındığını veya işletme amacını kanıtlamayabilir. IRS, hesap özetlerini olası destekleyici belgeler arasında sayar, ancak ödeme yapılan tarafı, tutarı, ödemeyi, tarihi ve işletme açıklamasını ispatlamak için birkaç belgenin birlikte gerekebileceğini belirtir (IRS kayıt tutma rehberi).

Hesap özeti kalemlerini faturalar, makbuzlar, sipariş geçmişleri, sözleşmeler veya başka kanıtlarla desteklenen yazılı açıklamalarla eşleştirin. Banka hesabında görünen bir kart ödemesi, kart bakiyesini kapatan bir transferdir; olası giderler kart üzerindeki asıl alımlardır. İkisini birden indirmeyin. Seyahat, hediye, yemek ve araç kullanımı için Publication 463, tutarın, zamanın, yerin ve işletme amacının ek kanıtını tarif eder. Tek başına bir banka kesintisi bunların hepsini sağlamaz.

Makbuzlarımı kaybettiysem veya hiç saklamadıysam ne olur?

Eksik kanıtı bağımsız kayıtlardan yeniden oluşturmaya çalışın ve destekleyemeyeceğiniz her gideri beyanname hazırlanmadan önce işaretleyin. Faturaların veya makbuzların kopyasını isteyin, hesap özetleriyle eşleştirin ve işletme amacını hâlâ belirleyebiliyorken not edin. IRS, hem kayıtlardaki hem beyannamelerdeki kalemler için destekleyici belge ister.

Eksik makbuzlar her gideri otomatik olarak engellemez, ancak tahmin yürütmek güvenli değildir. Seyahat, hediye ve araç maliyetleri için Publication 463, eksik kayıtlarda belirli bir açıklamanın ve yeterli başka kanıtın gerektiğini, tutarların basitçe tahmin edilemeyeceğini söyler. Kayıtlar kontrolünüz dışındaki durumlar yüzünden yok olduysa Publication 463, kayıtları veya giderleri yeniden oluşturmanıza izin verir. Tutarı veya amacı belirsiz kalan kalemlerin ayrı bir listesini tutun; böylece beyanname hazırlayıcısı nelerin desteklenebileceğine karar verebilir.

Tek hesaptaki kişisel ve işletme harcamalarını nasıl ayırırım?

Her işlemi hangi hesapta durduğuna göre değil, ne olduğuna göre sınıflandırın. IRS, işletme ve kişisel hesapların ayrı tutulmasını ve mevduatın kaynağı ile giderin türünün belirlenmesini önerir (IRS Publication 583).

Önce kendi hesaplarınız arasındaki transferleri, kart ödemelerini ve kredi olarak alınan tutarları karşı tarafıyla eşleştirin; yalnızca hesaptan geçtikleri için bunları satış veya işletme gideri olarak adlandırmayın. Gerçek bir kredinin tutarı gelir sayılmaz (IRS Publication 334). Sonra her mevduatı ve harcamayı işletme, kişisel, transfer, kredi veya çözülmemiş olarak işaretleyin. Karma kullanımlı bir harcamada yalnızca desteklenen işletme payını olası işletme maliyeti olarak kaydedin ve bölüşümün dayanağını saklayın (IRS Publication 334). Kişisel harcamaları ve sahip çekimlerini ayrı tutun. Şahıs işletmesi sahibi için kişisel çekim bir işletme gideri değildir. Ortaklık veya şirkette sahiplere yapılan ödemelerin vergi işlemi farklı olabilir; ödemeyi destekleyen sözleşme ve kayıtlar olmadan ona kredi, ücret veya dağıtım demeyin. Özellikle bir S şirketinin çalışan sahibine yaptığı ödemeler, dağıtım olarak adlandırılsa bile ücret sayılabilir (IRS rehberi).

Gelir toplamlarım Form 1099-K ve Form 1099-NEC ile eşleşmek zorunda mı?

Kayıtlarınız her farkı açıklamalıdır; vergiye tabi gelir toplamının formların toplamına eşit olması gerekmez. Form 1099-K, ücretler, iadeler ve diğer düzeltmelerden önceki brüt işlenen ödemeleri bildirir; kayıtlarınızda ise bu formda görünmeyen nakit ve doğrudan ödemeler de olabilir (IRS Form 1099-K rehberi).

Her formu asıl işlemlerle mutabık hale getirin. Bir ödeme hesabı birden fazla faaliyet için tahsilat yaptıysa ödemeleri işlem kayıtlarıyla faaliyete göre ayırın (IRS Form 1099-K rehberi). Form 1099-NEC tutarlarını fatura ve ödemelerle eşleştirin, herhangi bir ödemenin ödeme sağlayıcı raporunda da görünüp görünmediğine bakın ve her satışı yalnızca bir kez sayın. Brüt işlenen ödemeleri iadeler, ücretler ve bankaya ulaşan net mevduatlarla karşılaştırın. Yanlış vergi mükellefi adına veya hatalı tutarla düzenlenmiş bir formu araştırın ve düzenleyen taraftan düzeltme isteyin. Ortaklık veya şirkette, satışları işletme yaptığı halde Form 1099-K'nın bireysel bir sahibin adına düzenlenip düzenlenmediğine bakın; düzenleyen taraftan düzeltme isteyin ve satış kayıtlarını saklayın. Düzeltilmiş Form 1099-K'yı beklerken beyanı geciktirmeyin (IRS Form 1099-K rehberi). Bir formda bildirilmeyen gelir de yine kayıtlarda yer almalıdır. Pazaryeri satışlarının vergi işlemi için Online satıcı gelir vergisi rehberine bakın.

Gecikmiş kayıtlar hangi muhasebe yöntemini izlemelidir?

Geçerli bir yöntem değişikliği yoksa kayıtları, işletmenin vergi beyannamesinde kullandığı muhasebe yöntemiyle yeniden oluşturun. Gecikmiş kayıtları tamamlamak, bir işletmeyi nakit esaslı muhasebeden tahakkuk esaslı muhasebeye geçirmez. Nakit esasında gelir genellikle tahsil edildiğinde bildirilir, giderler genellikle ödendiğinde indirilir veya aktifleştirilir; tahakkuk esasında gelir genellikle kazanıldığında bildirilir, giderler ise ortaya çıktığında indirilir veya aktifleştirilir (IRS Publication 583).

İşlemleri bir vergi yılına atamadan önce son verilen beyannameyi ve stokun nasıl işlendiğini kontrol edin. Stok satan bir işletmede ek stok kuralları ve istisnalar olabilir; yalnızca bankaya dayalı bir yeniden oluşturma, elde kalan malları veya ödenmemiş müşteri faturalarını gözden kaçırabilir. IRS'ye göre muhasebe yöntemi değişikliği genellikle onayını gerektirir ve çoğu zaman Form 3115 ile talep edilir (IRS Publication 583; IRS Form 3115). Yanlış yöntemden şüpheleniyorsanız bu yılın toplamlarını sessizce değiştirmek yerine vergi incelemesi için işaretleyin.

Ortaklığımın veya şirketimin geçen yılın beyannamesiyle uyumlu bir bilançosu olmalı mı?

Şirket veya ortaklık Schedule L'yi doldurmak zorundaysa bilançosu kayıtları ve defterleriyle uyumlu olmalıdır. Bazı küçük ortaklıklar ve şirketler Schedule L'yi atlayabilir; bunun her zaman gerekli olduğunu varsaymak yerine ilgili beyanname talimatlarına bakın (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120).

Yeniden oluşturmaya; nakit, alacaklar, stok, varlıklar, krediler ve sahip özkaynağı için önceki kapanış bakiyeleriyle başlayın. Eksik ayları kaydetmeden önce her birini güncel hesap özetleri ve kayıtlarla mutabık hale getirin. Form 1065 talimatlarına göre dönem başı toplam varlıklar genellikle önceki yılın dönem sonu toplam varlıklarına eşit olmalıdır; açıklanamayan fark için bir açıklama gerekir. Önceki yıldan kalan bir hata ayrıca incelenmeli olabilir. Yeni bilançoyu, uydurma bir denkleştirme kalemi ekleyerek veya açılış farkını cari gelir sayarak zorla tutturmayın.

Kayıtları yeniden oluşturunca başka hangi vergi yükümlülükleri ortaya çıkabilir?

Gecikmiş kayıtları tamamlarken gelir vergisi beyannamesinin dışında kalan yükümlülükler ortaya çıkabilir. İşi bitmiş saymadan önce ödemeleri ve satış kayıtlarını bağımsız yüklenici bildirimi, bordro ve satış vergisi açısından gözden geçirin (IRS Publication 583).

Bu konulardaki beyan kuralları, ödemeyi yapana, işletme türüne ve eyalete bağlıdır. Sahip ücreti için S şirketi sahibi maaşı, satış vergisi için Tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama rehberine bakın. Birkaç vergi yılının beyannamesi verilmemişse Verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama rehberini kullanın.

Beyanname verildikten sonra kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?

Yeniden oluşturduğunuz kayıtları ve destekleyici belgelerini, beyannamenin değiştirilebildiği veya incelenebildiği süre boyunca saklayın; bazı kayıtlar daha uzun saklanmalıdır. Bakiyeleri ve yöntemleri sonraki yıllara taşıyabilmek için verilen beyannamelerin kopyalarını saklayın (IRS saklama rehberi).

Olası süreler bunlarla sınırlı değildir: IRS, bazı talepler ve beyan edilmeyen gelir için daha uzun süreler sıralar. Eyalet kuralları farklı olabilir. Örneğin Texas Comptroller, satış ve kullanım vergisi kayıtlarının en az dört yıl tutulmasını şart koşar ve herhangi bir denetim veya ilgili uyuşmazlık sonuçlanana kadar saklanmasını önerir. Kağıt asıllarını elektronik kayıtlarla değiştirirseniz saklama sistemi, IRS kurallarına göre okunaklı ve erişilebilir kopyaları korumalıdır (IRS Publication 583).

Örnek

Yalnızca örnektir; tüm tutarlar ABD dolarıdır. Serbest çalışan bir danışmanın Form 1099-K'sı ve ödeme sağlayıcı raporu $50.000 müşteri tahsilatı gösteriyor. Ödeme sağlayıcı $5.000 iade yapıyor, $2.000 ücret kesiyor ve $43.000 yatırıyor. Müşterilerden gelen $30.000 tutarındaki doğrudan ödemeler bankaya geliyor ve Form 1099-NEC'de de bildiriliyor. Danışmanın kendi tasarruf hesabından yapılan $10.000 tutarındaki bir transfer ise ayrı bir mevduat.

Kayıtlar $80.000 müşteri tahsilatı, $5.000 iade ve iadelerden sonra $75.000 müşteri tahsilatı gösterir. $2.000 ödeme sağlayıcı ücretinden sonra bankaya yatan müşteri ödemeleri toplam $73.000 olur. Satış olmayan $10.000 tasarruf transferi dahil toplam banka mevduatı $83.000'dir. Form 1099-NEC, ek $30.000 gelir oluşturmaz. Danışmanın beyannamenin hazır olması için diğer giderlere ilişkin kayıtlara yine ihtiyacı vardır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birkaç yıllık beyanname eksik: verilme sırasını belirlemek için Verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama rehberini kullanın.
• Kayıtlar bordro boşlukları veya maaşsız bir S şirketi sahibi gösteriyor: S şirketi sahibi maaşı rehberini inceleyin ve bordro kayıtları konusunda muhasebe kayıt desteği alın.
• Satış vergisi ödenmesi gerekirken hiç tahsil edilmedi: bkz. Tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.
• Yabancı bir sahibin tek üyeli ABD LLC'si var: Form 5472 kayıtları ayrı ilgi gerektirir; bkz. Yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı.
• Şirket Kanadalı: T2 gereksinimleri için bkz. Şirket için yıl sonu mali tabloları.
• İşletme bir yıldan fazla geride, çözülmemiş bordro veya satış vergisi sorunu var ya da şirket veya ortaklık bilançosu gerekiyor: muhasebe kayıt desteği almadan önce banka ve kart hesap özetlerini, ödeme raporlarını, Form 1099'ları, kredi hesap özetlerini, bordro kayıtlarını ve son verilen beyannameyi toplayın. Kayıtlar güncel olduktan sonra kendi kayıtlarınızı tutmak ile muhasebe sorumlusu tutmayı karşılaştırın.