California bordro kurulumu: EDD hesabı, SDI, UI ve stopaj

California'da bordroyu nasıl kurarım ve EDD'ye ne zaman kayıt yaptırırım?

İşveren olduktan sonra 15 gün içinde Employment Development Department (EDD) ile kayıt yaptırın. İşveren, çalışan işe alan ve bir takvim çeyreğinde $100 tutarından fazla ücret ödeyen işletmedir (EDD: 1. adım). Ücret; çek, nakit, elektronik havale veya ödeme uygulamasıyla ödenmiş olsa da sayılır. EDD'ye göre başka eyaletteki işverenler dahil tüm işverenler beyannamelerini ve ödemelerini elektronik ortamda yapar (EDD: e-beyan zorunluluğu).

Kayıt çevrimiçi yapılır. e-Services for Business'a kaydolun, e-postanızı 24 saat içinde doğrulayın, ardından New Employer'ı seçip başvuruyu tamamlayın. Her beyanname, rapor ve ödeme için gereken sekiz haneli işveren bordro vergisi hesap numarasını alırsınız (EDD: 3. adım). Çevrimiçi kayıt yaptıramayan işverenler için kâğıt bir form (DE 1) vardır ve işlem daha uzun sürer.

Durumu daha karmaşık yapan noktalar: merkezi başka yerde olan bir işverenin California'daki çalışanı, bordroda yer almak isteyen bir sahip, zamanını eyaletler arasında bölen bir çalışan veya zaten gecikmiş hesaplar. Federal EIN'i, kuruluş türünü ve federal vergi sınıflandırmasını, ilk ödeme tarihini ve çeyrekler itibarıyla beklenen ücretleri hazırlayın.

Federal ilk çalışan adımları (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4) ilk çalışanınız için bordro kurulumu rehberindedir.

California'nın dört bordro vergisi nedir ve her birini kim öder?

California'da dört bordro vergisi vardır. İkisini işveren öder; diğer ikisini işveren çalışanın ücretinden keser ve EDD'ye gönderir (EDD: bordro vergileri).

Ücretler genellikle dördüne de tabidir, ancak bazı iş türleri kapsam dışıdır. Bir çalışanın kapsamda mı muaf mı olduğunu varsaymadan önce EDD'nin istihdam türleri bilgi sayfasına bakın (EDD: DE 44).

Bu yılın UI, ETT ve SDI oranları ile ücret sınırları nedir?

Bu sayfanın ait olduğu vergi yılı için SDI stopaj oranı tüm ücretlerde %1,3 olarak uygulanır. ETT oranı %0,1 düzeyindedir (işverenin UI rezerv hesabı negatifken alınmaz; bu durumda UI oranı daha yüksek olur). UI ve ETT yalnızca her çalışanın ücretinin ilk $7.000 kısmına uygulanır (EDD: oranlar). EDD oranları ve ücret sınırlarını her yıl belirler; bu yüzden yeni yılın ilk bordrosundan önce oranlar sayfasını kontrol edin.

EDD her Aralık ayında Notice of Contribution Rates (DE 2088, prim oranı bildirimi) gönderir. Kanunla belirlenen SDI ve ETT dışındaki her kaleme, gönderim tarihinden itibaren 60 gün içinde itiraz edebilirsiniz (EDD: oranlar).

İki tuzak. SDI'da işveren payı yoktur: yalnızca çalışanın ücretinden gelir ve artık ücret üst sınırı da yoktur; bu yüzden yıl boyunca her maaş ödemesine uygulanır. UI ve ETT ise tersine çalışır: çalışanın ücreti sınıra ulaştığında durur (EDD: DE 44).

California gelir vergisi stopajını nasıl yaparım (Form DE 4)?

Her yeni çalışana hem federal Form W-4'ü hem de California Employee's Withholding Allowance Certificate'i (DE 4) doldurtun, ardından eyalet vergisini DE 4'e göre kesin. W-4 yalnızca federal stopajı belirler (EDD: oranlar ve stopaj).

Bir çalışandan düzgün doldurulmuş bir DE 4 almadıysanız, çalışanı sıfır indirimli bekâr kabul ederek stopaj yapın. EDD her yıl iki stopaj yöntemi yayımlar: ücret dilimi tablosu (Yöntem A) ve tam hesaplama (Yöntem B). İkisi de oranlar sayfasındadır. Bir çalışan, California stopajı yapılmamasını yalnızca bir önceki yıl federal veya eyalet gelir vergisi yükümlülüğü yoksa ve cari yıl için de beklemiyorsa isteyebilir. Bu muafiyet her yıl 15 Şubat'a kadar yeni bir DE 4 ile yenilenmelidir (EDD: DE 44).

Primler ve diğer ek ücretler için DE 44'te ayrı stopaj kuralları vardır.

SDI ve PIT ödemelerini ne zaman yapmalıyım, UI ve ETT ne zaman vadesi gelir?

UI ve ETT üç aylık olarak ödenir. SDI ve PIT ödemelerinin takvimi, federal ödeme takviminize ve biriktirdiğiniz California PIT tutarına göre belirlenir (EDD: ödemeler). UI ve ETT'yi SDI ve PIT ödemesiyle birlikte erkenden de ödeyebilirsiniz.

Üç aylık ödemelerin vadesi, çeyreğin bitiminden sonraki 1. gündür (1 Nisan, 1 Temmuz, 1 Ekim, 1 Ocak) ve o ayın son gününden sonra gecikmiş sayılır. Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen son tarih sonraki iş gününe kayar. Güncel ödeme tablosuna bakın. Ödemeler, e-Services for Business üzerinden bordro vergisi ödeme formu (DE 88) ile yapılır (EDD: DE 44).

Her çeyrek hangi beyannameleri ve ücret raporlarını veririm ve bunları çevrimiçi vermek zorunda mıyım?

Her çeyrek, ikisi de çevrimiçi olmak üzere bir üç aylık beyanname (DE 9) ve bir üç aylık ücret raporu (DE 9C) verin. DE 9, çeyreğe ait ücretleri ve vergileri mutabakata bağlar. DE 9C ise her çalışanın ücretini, PIT'e tabi ücretini ve kesilen PIT'i listeler (EDD: zorunlu beyanlar).

Zorunluluk beyannameleri, ücret raporlarını ve ödemeleri kapsar. İşveren, gerçekten elektronik ortamda beyan veremiyorsa DE 1245W formuyla muafiyet (waiver) talep edebilir. Onaylı muafiyet olmadan, hiç ücret bildirmeyen kâğıt bir beyanname dahil her kâğıt beyanname için $50 ceza uygulanır (EDD: e-beyan zorunluluğu).

Hesap açıkken ücret ödenmeyen bir çeyrek için de DE 9 ve DE 9C vermek gerekir. Gelecek yıl için ücret beklenmiyorsa hesabı e-Services for Business üzerinden kapatın (EDD: zorunlu beyanlar).

Yeni işe alımları California'ya bildirmeli miyim ve ne kadar sürede?

Evet. California'da çalışan her yeni veya yeniden işe alınan çalışanı, ücret karşılığı çalışmaya başladığı ilk günden sonraki 20 takvim günü içinde, e-Services for Business'ta DE 34 kullanarak EDD'nin New Employee Registry'sine (yeni çalışan kaydı) bildirin (EDD: New Employee Registry). Rapor, EDD hesap numaranızı, EIN'inizi ve çalışanın adını, Sosyal Güvenlik numarasını, ev adresini ve başlangıç tarihini ister.

Çalışan aynı işverenden en az 60 ardışık gün ayrı kaldıysa, yeniden işe alım bildirilmelidir. Elektronik bildirim yapan işveren ayda iki rapor gönderir; raporlar arasında 12 ile 16 gün olur. Bildirilecek bir şey yoksa rapor göndermez. Geç bildirim çalışan başına $24 cezaya yol açabilir. İşveren ile çalışan bilgiyi çıkarmak veya değiştirmek konusunda anlaşmışsa ceza $490 olur.

Bir LLC üyesi, ortak veya S şirketi sahibi California bordrosunda yer alabilir mi?

Bu, kuruluşun nasıl vergilendirildiğine bağlıdır. İşletmede çalışan bir sahip için yanıt, federal yanıtla aynı değildir. California EDD'si kuruluş türüne göre kendi kurallarını uygular. Aşağıdaki LLC ve ortak satırları, EDD'nin limited liability entities ve types of employment bilgi sayfalarından gelir; bu sayfalar ilgili kanunlara atıf yapar. Bunlar eski sayfalardır ve EDD'nin web sayfaları bunları yeniden belirtmez; bu yüzden bir sahip için bir satıra güvenmeden önce EDD'ye veya bir CPA'ya danışın. Yönetici (officer) satırı EDD'nin bordro vergileri hakkında sık sorulan sorularında da yer alır.

Federal vergi açısından yok sayılan tek üyeli bir LLC bu bilgi sayfalarında ele alınmaz. Bu yüzden sahibi bordroya almadan önce uygulamayı EDD ile doğrulayın (EDD: DE 231TE).

Bir LLC'nin veya LLP'nin yönetiminden sorumlu kişi, California bordro vergilerini kasıtlı olarak ödemezse, California LLC üyeleri yalnızca üye oldukları için genellikle LLC'nin borçlarından sorumlu olmasa da, borçlu tutardan ceza ve faizle birlikte kişisel olarak sorumlu olabilir (EDD: DE 231LLC).

S şirketi sahibinin ne kadar maaş alması gerektiği ayrı bir sorudur: bkz. S şirketi sahibinin maaşı. Şahıs işletmesi sahipleri ve LLC sahipleri için genel olarak bkz. LLC'den kendinize ödeme yapma.

Geç yapılan bir ödeme veya beyanname ne kadara mal olur?

EDD, geç yapılan bordro vergisi ödemesinin %15 oranında ceza ve faiz alır. Ceza yalnızca haklı bir sebep varsa affedilir (EDD: ödemeler; EDD: ceza tablosu). Faiz her altı ayda bir yeniden belirlenir (EDD: DE 44).

Ödenmemiş bakiye bir Statement of Account'a yol açar ve EDD, kamuya açık hale gelen bir eyalet vergi rehni (lien) kaydedebilir (EDD: DE 44). Ödemeler veya beyannameler zaten gecikmişse bkz. bordro vergisi borcunuz birikmişse.

Örnek

Tüm rakamlar açıklayıcı ABD dolarıdır.

S şirketi olarak vergilendirilen bir California LLC'si ilk çalışanını işe alıyor

LLC, çalışana her ayın son günü $5.000 öder. İşveren, tam $5.000 üzerinden %1,3 SDI keser; bu $65 eder. DE 4'e ve EDD'nin stopaj tablosuna göre California gelir vergisini de keser; tablonun $150 verdiğini varsayın. Federal gelir vergisi, Social Security ve Medicare kesilmeden önce çalışan $4.785 alır. İşveren ayrıca, çalışanın yıl içindeki ilk $7.000 ücreti üzerinden UI ve ETT öder. SDI ve PIT emanet olarak tutulur ve takvime göre ödenir; asla işletmenin nakdi olarak kullanılmaz.

California'da tek uzaktan çalışanı olan bir Delaware şirketi

Bir Delaware şirketi, yalnızca California'daki evinden çalışan yeni bir çalışana 10 Ağustos'ta $3.000 ödüyor. Bu tutar ücret eşiğinin üzerindedir; bu yüzden şirket 25 Ağustos'a kadar EDD'ye kayıt yaptırır, çalışanla birlikte bir DE 4 doldurur ve işe alımı çalışılan ilk günden sonraki 20 gün içinde bir DE 34 ile bildirir. California stopajı, California'da yapılan iş için ödenen ücretlere uygulanır (EDD: DE 44). Başka bir eyaletin de hak iddia edip etmediği sorusu başka eyaletteki çalışanlar rehberinin konusudur.

Yeni bir işverenin ilk yılı

Yeni bir işverene %3,4 UI oranı atanır (kendi bildiriminizdeki oranı kullanın). İşveren bir çalışana ayda $5.000, yıl boyunca $60.000 öder. UI, ücretin ilk $7.000'ının %3,4'üdür; bu $238 eder. ETT aynı $7.000'ın %0,1'idir; bu $7 eder. İkisi de ücret ödemesinin ikinci ayında tamamen ödenmiş olur; bu yüzden işveren o çalışan için yıl içinde UI veya ETT olarak başka bir şey ödemez. Çalışandan kesilen SDI, SDI'ın üst sınırı olmadığı için tüm $60.000'ın %1,3'üdür; bu $780 eder.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çalışanınız kısmen başka bir eyalette yaşıyor veya çalışıyor: bkz. başka eyaletteki çalışanlar.
• Kendinize ne ödeyeceğinize karar veren bir S şirketi sahibisiniz: bkz. S şirketi sahibinin maaşı.
• İnsanlara bağımsız yüklenici olarak ödeme yapıyorsunuz: California'nın çalışan statüsü testleri federal testlerden farklıdır; bkz. çalışan sayılabilecek yükleniciler.
• LLC'nizin tek çalışanı sizsiniz: bkz. LLC'den kendinize ödeme yapma.
• Bir ödeme veya beyanname zaten gecikmiş: bkz. bordro vergisi borcunuz birikmişse.
• Federal adımlara hâlâ ihtiyacınız var (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4): bkz. ilk çalışanınız için bordro kurulumu.
• Birkaç eyaletiniz, şirket olan bir sahibiniz veya tamamlanacak gecikmiş beyanlarınız var: EIN'i, kuruluş türünü, ilk ödeme tarihini, çeyrekler itibarıyla ücretleri ve EDD'den gelen bildirimleri hazırlayın, ardından muhasebe kayıtları desteği alın.