הנהלת שכר בקליפורניה: חשבון EDD, SDI, UI וניכוי במקור

איך מגדירים הנהלת שכר בקליפורניה, ומתי נרשמים ב-⁠EDD?

הירשמו ב-⁠EDD של קליפורניה (Employment Development Department) תוך 15 ימים מהרגע שנעשיתם מעסיקים: עסק שמעסיק עובדים ומשלם שכר של יותר מ-⁠⁦$100⁩ ברבעון קלנדרי (EDD: שלב 1). שכר נחשב בין אם שולם בצ׳ק, במזומן, בהעברה אלקטרונית או באפליקציית תשלום. לפי EDD, כל המעסיקים, כולל מעסיקים מחוץ למדינה, מגישים ומשלמים אלקטרונית (EDD: חובת הגשה אלקטרונית).

ההרשמה נעשית אונליין. הירשמו ל-⁠e-Services for Business, אמתו את האימייל תוך 24 שעות, בחרו New Employer ומלאו את הבקשה. תקבלו מספר חשבון מס שכר של מעסיק בן שמונה ספרות, שנדרש לכל דוח ותשלום (EDD: שלב 3). קיים טופס נייר (DE 1) למעסיקים שלא יכולים להירשם אונליין, וההרשמה בו אורכת יותר.

מה מסבך מקרה: עובד בקליפורניה אצל מעסיק שיושב במקום אחר, בעלים שרוצה להיות בהנהלת השכר, עובד שמחלק את זמנו בין מדינות, או חשבונות שכבר בפיגור. אספו את ה-⁠EIN הפדרלי, את סוג הישות ואת סיווג המס הפדרלי שלה, את תאריך התשלום הראשון ואת השכר הצפוי לפי רבעון.

השלבים הפדרליים לעובד הראשון (EIN, טופס 941, טופס ⁦I-9⁩, טופס ⁦W-4⁩) מופיעים בהקמת הנהלת שכר לעובד הראשון.

מהם ארבעת מסי השכר בקליפורניה, ומי משלם כל אחד?

בקליפורניה יש ארבעה מסי שכר. המעסיק משלם שניים; את השניים האחרים המעסיק מנכה משכר העובד ומעביר ל-⁠EDD (EDD: מסי שכר).

בדרך כלל כל ארבעת המסים חלים על שכר, אבל יש סוגי עבודה שאינם חייבים. עיינו בדף סוגי ההעסקה של EDD לפני שמניחים שעובד מכוסה או פטור (EDD: DE 44).

מהם השיעורים ותקרות השכר השנה ב-⁠UI, ב-⁠ETT וב-⁠SDI?

בשנת המס של העמוד הזה, שיעור הניכוי של SDI הוא ⁦1.3%⁩ על כל השכר, שיעור ה-⁠ETT הוא ⁦0.1%⁩ (לא נגבה כל עוד חשבון עתודת ה-⁠UI של המעסיק שלילי; אז שיעור ה-⁠UI שלו גבוה יותר), ו-⁠UI ו-⁠ETT חלים רק על ⁦$7,000⁩ הראשונים משכרו של כל עובד (EDD: שיעורים). EDD קובע שיעורים ותקרות שכר מדי שנה, ולכן בדקו את דף השיעורים לפני תשלום השכר הראשון בשנה חדשה.

EDD שולח בדואר בכל דצמבר הודעת שיעורי תרומה (Notice of Contribution Rates, DE 2088), ויש 60 ימים ממועד המשלוח להשיג על כל סעיף חוץ מ-⁠SDI ו-⁠ETT, שנקבעים בחוק (EDD: שיעורים).

שתי מלכודות. ל-⁠SDI אין חלק של המעסיק: הוא נגבה רק משכר העובד, ואין לו עוד תקרת שכר, ולכן הוא חל על כל משכורת לאורך השנה. UI ו-⁠ETT פועלים הפוך: הם נפסקים כששכר העובד מגיע לתקרה (EDD: DE 44).

איך מנכים מס הכנסה של קליפורניה (טופס DE 4)?

בקשו מכל עובד חדש למלא גם את טופס ⁦W-4⁩ הפדרלי וגם את תעודת ההטבות לניכוי במקור של עובד בקליפורניה (Employee's Withholding Allowance Certificate, DE 4), ונכו מס מדינה לפי ה-⁠DE 4. טופס ⁦W-4⁩ קובע ניכוי פדרלי בלבד (EDD: שיעורים וניכוי במקור).

אם אין לכם DE 4 שמולא כראוי מעובד, נכו כאילו העובד רווק עם אפס הטבות. EDD מפרסם מדי שנה שתי שיטות ניכוי: טבלת מדרגות שכר (שיטה A) וחישוב מדויק (שיטה B). שתיהן בדף השיעורים. עובד רשאי לבקש שלא ינכו ממנו מס בקליפורניה רק אם בשנה הקודמת לא היה לו חיוב במס הכנסה פדרלי או מדינתי והוא לא צופה חיוב כזה השנה, ויש לחדש את הפטור ב-⁠DE 4 חדש מדי שנה עד 15 בפברואר (EDD: DE 44).

בונוסים ושכר נוסף אחר כפופים לכללי ניכוי נפרדים ב-⁠DE 44.

מתי מפקידים SDI ו-⁠PIT, ומתי חל המועד של UI ו-⁠ETT?

UI ו-⁠ETT משולמים מדי רבעון. הפקדות SDI ו-⁠PIT חלות לפי לוח שנקבע על פי לוח ההפקדות הפדרלי שלכם וסכום ה-⁠PIT של קליפורניה שצברתם (EDD: הפקדות). אפשר לשלם UI ו-⁠ETT מוקדם, יחד עם הפקדת SDI ו-⁠PIT.

תשלומים רבעוניים חלים ב-⁠1 בחודש שאחרי סוף הרבעון (1 באפריל, 1 ביולי, 1 באוקטובר, 1 בינואר) ונחשבים מאוחרים אחרי היום האחרון של אותו חודש. מועד שחל בסוף שבוע או בחג חוקי עובר ליום העסקים הבא. בדקו את טבלת ההפקדות העדכנית. ההפקדות נעשות בטופס הפקדת מס שכר (DE 88) דרך e-Services for Business (EDD: DE 44).

אילו דוחות ודוחות שכר מגישים מדי רבעון, והאם חובה להגיש אונליין?

מגישים אונליין, מדי רבעון, דוח רבעוני (DE 9) ודוח שכר רבעוני (DE 9C). ה-⁠DE 9 מתאים את השכר, המסים וההפקדות של הרבעון; ה-⁠DE 9C מפרט לכל עובד את השכר, השכר החייב ב-⁠PIT וה-⁠PIT שנוכה (EDD: דוחות חובה).

החובה חלה על דוחות, דוחות שכר והפקדות. מעסיק יכול לבקש פטור בטופס DE 1245W אם הוא באמת לא יכול להגיש אלקטרונית; בלי פטור מאושר, דוח נייר עולה ⁦$50⁩ לכל דוח, גם דוח נייר שמדווח על אפס שכר (EDD: חובת הגשה אלקטרונית).

גם רבעון בלי שכר מחייב DE 9 ו-⁠DE 9C כל עוד החשבון פתוח. אם לא צפוי שכר בשנה הבאה, סגרו את החשבון ב-⁠e-Services for Business (EDD: דוחות חובה).

האם מדווחים לקליפורניה על עובדים חדשים, ובאיזו מהירות?

כן. דווחו על כל עובד חדש או שחזר לעבודה שעובד בקליפורניה ל-⁠New Employee Registry של EDD תוך 20 ימים קלנדריים מהיום הראשון לעבודה בשכר, בטופס DE 34 ב-⁠e-Services for Business (EDD: New Employee Registry). הדוח מבקש את מספר החשבון שלכם ב-⁠EDD ואת ה-⁠EIN, ואת שם העובד, מספר הביטוח הלאומי האמריקאי שלו, כתובת המגורים ותאריך ההתחלה.

חזרה לעבודה חייבת בדיווח אם העובד היה מופרד מאותו מעסיק לפחות 60 ימים רצופים. מעסיק שמדווח אלקטרונית שולח שתיים דוחות בחודש, במרווח של 12 עד 16 ימים, ואינו שולח דוח כשאין מה לדווח. דוח מאוחר עלול לעלות ⁦$24⁩ לכל עובד, או ⁦$490⁩ אם המעסיק והעובד הסכימו להשמיט את המידע או לזייף אותו.

האם חבר ב-⁠LLC, שותף או בעל חברת S יכול להיות בהנהלת השכר בקליפורניה?

זה תלוי באופן שבו הישות ממוסה, ולבעלים שעובד בעסק התשובה אינה זהה לתשובה הפדרלית. EDD של קליפורניה מפעיל כללים משלו לפי סוג הישות. השורות על LLC ועל שותף להלן לקוחות מדפי המידע של EDD על ישויות בעלות אחריות מוגבלת ועל סוגי העסקה, שמפנים לחוקים. אלה דפים ישנים, ודפי האתר של EDD אינם חוזרים עליהם, ולכן אמתו מול EDD או מול CPA לפני שנשענים על שורה לגבי בעלים. שורת נושא המשרה מופיעה גם בשאלות הנפוצות של EDD על מסי שכר.

LLC עם בעלים יחיד שמתעלמים ממנה לצורכי מס פדרליים אינה מוסדרת בדפים האלה, ולכן אמתו מול EDD איך מטפלים בה לפני שמכניסים את הבעלים להנהלת השכר (EDD: DE 231TE).

מי שאחראי על LLC או על LLP ואינו משלם במזיד מסי שכר בקליפורניה יכול להיות אחראי אישית לסכום החוב, עם קנסות וריבית, אף שחברים ב-⁠LLC בקליפורניה בדרך כלל אינם אחראים לחובותיה רק בגלל היותם חברים (EDD: DE 231LLC).

כמה משכורת בעל חברת S צריך לקחת היא שאלה אחרת: ראו משכורת בעלים בחברת S. לבעלי עסק יחידני ולבעלי LLC באופן כללי, ראו תשלום לעצמכם מ-⁠LLC.

כמה עולה הפקדה או דוח באיחור?

EDD גובה ⁦15%⁩ על תשלום מס שכר באיחור, בתוספת ריבית, והקנס מבוטל רק מסיבה מוצדקת (EDD: הפקדות; EDD: טבלת קנסות). הריבית מתאפסת כל שישה חודשים (EDD: DE 44).

יתרה שלא שולמה מובילה להודעת חשבון (Statement of Account), ו-⁠EDD רשאי לרשום שעבוד מס מדינתי, שהופך לרשומה ציבורית (EDD: DE 44). אם הפקדות או דוחות כבר באיחור, ראו פיגור במסי שכר.

דוגמה

כל הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאיים.

LLC בקליפורניה שממוסה כחברת S מעסיקה עובד ראשון

ה-⁠LLC משלמת לעובד ⁦$5,000⁩ ביום האחרון של כל חודש. המעסיק מנכה SDI בשיעור ⁦1.3%⁩ מכל ה-⁠⁦$5,000⁩, כלומר ⁦$65⁩. הוא מנכה גם מס הכנסה של קליפורניה לפי ה-⁠DE 4 וטבלת הניכוי של EDD; נניח שהטבלה נותנת ⁦$150⁩. העובד מקבל ⁦$4,785⁩ לפני ניכוי מס הכנסה פדרלי, ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare). בנפרד, המעסיק חייב ב-⁠UI וב-⁠ETT על ⁦$7,000⁩ הראשונים משכר העובד בשנה. SDI ו-⁠PIT מוחזקים בנאמנות ומופקדים לפי הלוח, ולעולם לא נשארים כמזומן של העסק.

חברה בדלאוור עם עובד מרוחק אחד בקליפורניה

חברה בדלאוור משלמת לעובד חדש, שעובד רק מהבית בקליפורניה, ⁦$3,000⁩ ב-⁠10 באוגוסט. זה מעל סף השכר, ולכן החברה נרשמת ב-⁠EDD עד 25 באוגוסט, ממלאת DE 4 עם העובד ומדווחת על הגיוס בטופס DE 34 תוך 20 ימים מהיום הראשון לעבודה. ניכוי במקור בקליפורניה חל על שכר עבור עבודה שנעשתה בקליפורניה (EDD: DE 44). השאלה אם גם למדינה אחרת יש טענה נדונה בעובדים במדינה אחרת.

השנה הראשונה של מעסיק חדש

מעסיק חדש מקבל שיעור UI של ⁦3.4%⁩ (השתמשו בשיעור שבהודעה שלכם). הוא משלם לעובד אחד ⁦$5,000⁩ בחודש, ⁦$60,000⁩ בשנה. UI הוא ⁦3.4%⁩ מ-⁠⁦$7,000⁩ הראשונים של השכר, כלומר ⁦$238⁩. ETT הוא ⁦0.1%⁩ מאותם ⁦$7,000⁩, כלומר $7. שניהם משולמים במלואם עד החודש השני של תשלום השכר, ולכן המעסיק לא חייב עוד UI או ETT על העובד הזה באותה שנה. ה-⁠SDI שמנוכה מהעובד הוא ⁦1.3%⁩ מכל ⁦$60,000⁩, כלומר ⁦$780⁩, כי ל-⁠SDI אין תקרה.

שונה אצלכם?

• העובד שלכם גר או עובד בחלקו במדינה אחרת: ראו עובדים במדינה אחרת.
• אתם בעלי חברת S ומחליטים כמה לשלם לעצמכם: ראו משכורת בעלים בחברת S.
• אתם משלמים לאנשים כקבלנים עצמאיים: מבחני מעמד העובד בקליפורניה שונים מהפדרליים; ראו קבלנים עצמאיים שעשויים להיות עובדים.
• אתם העובדים היחידים ב-⁠LLC שלכם: ראו תשלום לעצמכם מ-⁠LLC.
• הפקדה או דוח כבר באיחור: ראו פיגור במסי שכר.
• אתם עדיין צריכים את השלבים הפדרליים (EIN, טופס 941, טופס ⁦I-9⁩, טופס ⁦W-4⁩): ראו הקמת הנהלת שכר לעובד הראשון.
• יש לכם כמה מדינות, בעלים שהוא חברה, או הגשות מאוחרות להשלים: אספו את ה-⁠EIN, סוג הישות, תאריך התשלום הראשון, השכר לפי רבעון וכל הודעה מ-⁠EDD, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.