İlk çalışanınız için bordro kurulumu

İlk maaştan önce neleri kurmam gerekir?

Ücret ödemeden önce işverenin vergi kimliğini, bordro hesaplarını, çalışan kayıtlarını, stopaj yöntemini ve ödeme yöntemini kurun. İşletmede yalnızca bir çalışan olsa bile bir maaş ödemesi vergi ve bildirim yükümlülükleri doğurur (IRS: Publication 15).

1. İşletmenin federal vergi sınıflandırmasını ve çalışanın çalışma yerini doğrulayın. Bir LLC’nin adı tek başına, sahibinin çalışan olup olmadığını göstermez (IRS: tek üyeli LLC’ler).
2. İşveren kimlik numarasını (EIN) ve çalışanın çalıştığı yerde gereken bordro hesaplarını alın (IRS: EIN; California EDD: kayıt).
3. İşe alım formlarını toplayın ve çalışanın adını ve Sosyal Güvenlik Numarasını (SSN) doğrulayın. Ücreti, ödeme gününü ve bordro dönemini belirleyin (IRS: çalışan işe alma; IRS: Publication 15).
4. Stopajı ve işveren vergilerini hesaplayın, elektronik federal ödemeleri düzenleyin; ardından federal ve eyalet beyannamelerini ve yeni çalışan bildirimini takvime işleyin (IRS: yatırma ve bildirme; California EDD: yeni çalışanlar).

Çalışan olarak işe aldığınız kişi bağımsız yüklenici sayılabilirse, bordro yolunu seçmeden önce çalışan mı bağımsız yüklenici mi sorusunu netleştirin.

Hangi federal ve kendi eyaletime ait işveren hesaplarına ihtiyacım var?

ABD’de işveren, federal bordro vergilerini bildirmek için bir EIN’e ve ücret ödediği eyaletin istediği hesaplara ihtiyaç duyar. Gelir vergisi bakımından yok sayılan tek üyeli bir LLC, çalışanlara ödediği ücretler için yine LLC’nin kendi adını ve EIN’ini kullanır (IRS: EIN; IRS: tek üyeli LLC’ler).

Eyalet ve yerel gereklilikler değişir. İlk maaş ödemesinden önce çalışanın çalışma yerindeki idareyi kontrol edin; California hesabı bir örnektir, ülke çapında bir hesap değildir. Çalışan ikinci bir eyalette çalışıyorsa başka eyalette çalışan çalışanlar rehberine bakın.

California’da çalışan işe alan bir işletme, bir takvim çeyreğinde $100 tutarından fazla ödeme yaptıktan sonra 15 gün içinde kayıt yaptırmalıdır (California EDD: kayıt eşiği).

İşe alırken hangi formları ve bilgileri toplamalıyım?

Federal gelir vergisi stopajı için imzalı Form W-4’ü toplayın, kimlik ve çalışma yetkisini doğrulamak için Form I-9’u doldurun ve Form W-2 için çalışanın doğru adını ve Sosyal Güvenlik Numarasını kaydedin. IRS, Bireysel Vergi Kimlik Numarasının (ITIN) çalışanın SSN’sinin yerini tutmadığını belirtir (IRS: çalışan işe alma).

Çalışma yetkisi olan bir çalışan SSN bekliyorsa, Sosyal Güvenlik İdaresi’ne başvurmasını sağlayın. Form W-2 vadesi geldiğinde numara hâlâ beklemedeyse, kâğıtta “Applied For”, elektronik ortamda sıfırlar kullanın; numara geldiğinde W-2’yi düzeltin (IRS: Publication 15).

Ödemeler ve sonraki beyannameler mutabık olsun diye bordro dönemini, brüt ücretleri, kesintileri, net ödemeyi ve vergi yükümlülüklerini işverenin kayıtlarında tutun (IRS: Publication 15).

ABD’de çalışan, mukim olmayan yabancı bir çalışan için IRS’nin özel W-4 talimatlarını ve stopaj düzeltmesini izleyin. Anlaşmayla muaf ücretlerde Form W-4 yerine Form 8233 gerekebilir (IRS: Publication 15).

Her maaştan neler kesilir ve işveren neler ekler?

Çalışanın stopajı eline geçen parayı azaltır; işverenin kendi vergileri işletmeye eklenen bir maliyettir. Olağan kapsamlı ücretlerde işveren, hem çalışan hem işveren Social Security ve Medicare tutarlarını ve kesilen federal gelir vergisini yatırır (IRS: Publication 15; IRS: yatırma ve bildirme).

Olağan işletme çalışanları için federal işsizlik vergisi, işveren bu veya önceki yılın herhangi bir çeyreğinde en az $1.500 ücret ödediyse ya da iki yıldan birinde en az 20 farklı haftada günün bir bölümünde çalışanı olduysa genellikle uygulanır. Tarım ve ev işlerinde farklı testler vardır (IRS: Publication 15).

Yukarıdaki federal oranlar ve ücret tavanları IRS Publication 15 kaynağından alınmıştır. Bu işverenin bir takvim yılında ödediği ücretin $200.000 tutarını aşan kısmından, eşiği aşan maaş ödemesinden başlayarak ek %0,9 kesin. İşveren eşleşmesi yoktur (IRS: Publication 15). Örneğin California, işsizlik ve istihdam eğitim vergilerini işveren maliyeti, eyalet engellilik sigortası ve kişisel gelir vergisini ise ücretten kesilen tutarlar olarak listeler (California EDD: bordro vergileri). Eyalet oranları, ücret tavanları ve yerel vergiler ayrıca kontrol edilmelidir.

Federal ödeme takvimimi nasıl bulurum ve nasıl öderim?

İşverenin aylık veya haftada iki kez ödeme takvimini bulmak için IRS geriye bakış (lookback) kurallarını kullanın. Form 941’i çeyreklik vermek, vergileri çeyreklik ödemek anlamına gelmez. Yeni bir Form 941 işvereni, önceki geriye bakış yükümlülüğü sıfır sayıldığı için ilk takvim yılında genellikle aylık ödeyen olarak başlar (IRS: Publication 15).

Bunlar, kesilen federal gelir vergisi ile Social Security ve Medicare’in her iki tarafı için ödeme kurallarıdır; ödeme dönemini maaş tarihi belirler. Form 941 işvereni, cari veya önceki çeyrek vergi yükümlülüğü $2.500 altındaysa ve cari çeyrekte ertesi gün ödeme yükümlülüğü doğmadıysa, vergiyi zamanında verilen beyannameyle birlikte de ödeyebilir. Emin değilseniz takvime göre yatırın. Gerekli federal ödemeler elektroniktir (IRS: Publication 15).

Ertesi gün eşiğine ulaşan aylık ödeme yapan işveren, ertesi günden itibaren o yılın kalanı ve sonraki yıl için en az haftada iki kez ödeme yapan işveren olur (IRS: Publication 15).

Federal işsizlik vergisinin ayrı bir çeyreklik ödeme testi vardır: birikmiş yükümlülük $500 tutarını aştıktan sonra, o çeyreği izleyen ayın son gününe kadar yatırın; daha küçük tutarlar genellikle sonraya devredilir (IRS: Publication 15).

Geç ödemeler 1–5. günler için %2, 6–15. günler için %5, 15. günden sonra %10, ya da ilk IRS bildiriminden sonra 10 günden fazla ödenmemişse veya hemen ödeme talebinde, hangisi önce gelirse %15 ceza doğurabilir. Makul sebep cezayı kaldırabilir; ilk çeyrekteki kasıtsız bir hata, zamanında beyan verildikten sonra IRS büyüklük sınırlarına bağlı olarak affa da uygun olabilir (IRS: Publication 15).

Şahıs işletmesi sahibi, kasıt testi olmadan doğrudan istihdam vergilerinden sorumludur. Genel ortaklar da genellikle eyalet hukuku uyarınca ortaklığın bordro borçlarından sorumludur; LLP farklı olabilir. Bir şirketin, ortaklığın veya LLC’nin stopajından sorumlu olan ve bunu kasten ödemeyen kişi, IRC 6672 kapsamında trust fund tutarından sorumlu olabilir; işveren vergileri ve FUTA bu cezanın dışındadır. Zamanında verilen beyannamelerde IRS’nin tarhiyat için genellikle sonraki 15 Nisan’dan itibaren üç yılı, tahsil için tarhiyattan sonra on yılı vardır. Teklif edilen tarhiyata 60 gün içinde, yurt dışı adrese gönderilmişse 75 gün içinde itiraz edilebilir (IRS: sorumluluk rehberi; IRS: ceza ve itiraz).

Bir bordro sağlayıcısı kullanmak genellikle doğru ödemelerin ve beyannamelerin sorumluluğunu işverenin üzerinde bırakır (IRS: Publication 15).

California’da bir LLC’yi kontrol eden ve eyalet bordro vergilerini kasten ödemeyen kişi, UI Code 1735 uyarınca vergi, ceza ve faizden de sorumlu olabilir (California EDD: LLC bordrosu).

Hangi beyannameleri ve ücret belgelerini vermem gerekir?

Çoğu işveren her çeyrek Form 941, federal işsizlik vergisine tabiyse yılda bir Form 940 ve her çalışan için Form W-2 verir. Federal vergi ödemesi bir yükümlülüğü öder; o yükümlülüğü bildiren beyannamenin yerini tutmaz (IRS: yatırma ve bildirme).

Yıllık istihdam vergisinin $1.000 veya altında olmasını bekleyen bir işveren, 2026 için Form 944’ü 16 Mart’a (posta) veya 1 Nisan’a (telefon) kadar talep edebilirdi. Bu talep süresi kapanmıştır; Form 944’ü yalnızca IRS yazılı olarak onayladıysa kullanın. Tarım işverenleri Form 943 kullanabilir (IRS: Form 941 talimatları).

Yeni bir çalışanı eyalete bildirmem gerekir mi, ne zaman?

Yeni bir çalışanı, vergi beyannamelerinden ayrı olarak, çalışma eyaletinin yeni çalışan kurallarına göre bildirin. California, orada çalışan çalışanlar için ücret karşılığı ilk iş gününden sonra 20 takvim günü içinde Form DE 34 ister; en az 60 ardışık gün ayrılıktan sonra yeniden işe almaları da kapsar. Elektronik bildirimde EDD, 12 ile 16 gün arayla iki aylık rapor ister; boş raporu atlayın (California EDD: yeni çalışanlar).

California’nın raporu, işverenin EDD hesap numarasını ve EIN’ini, ayrıca çalışanın adını, Sosyal Güvenlik Numarasını, ev adresini ve işe başlama tarihini içerir. Diğer eyaletlerde farklı son tarihler ve yöntemler olabilir; çalışan işe başlamadan önce ilgili eyalet idaresini kontrol edin (California EDD: yeni çalışanlar).

California, bildirilmeyen her çalışan için $24, raporu atlamak veya raporda sahtecilik yapmak üzere kasıtlı bir anlaşma için $490 ceza uygulayabilir (California EDD: yeni çalışanlar).

S şirketimin tek çalışanı benim. Neler aynı kalır?

Hizmet veren ve ödeme alan veya ödeme almaya hakkı olan bir S şirketi yöneticisinin ödemesi, tüm hisselerin sahibi olsa bile genellikle çalışan ücretidir. IRS istisnası, hiç veya yalnızca küçük hizmetler veren ve ödeme hakkı olmayan yönetici içindir. Başka bir çalışan için kullanılan aynı işveren EIN’ini, geçerli eyalet hesabını, stopajı, ödemeleri, beyannameleri ve W-2 sürecini kurun (IRS: S şirketi yöneticileri).

Dağıtımlar, hizmetler karşılığı ücretin yerini tutmaz. S şirketi sahibine ne kadar maaş ödeneceği ayrı bir sorudur; tutar işe ve somut koşullara bağlıdır (IRS: S şirketi yöneticileri).

Şahıs işletmem veya LLC’m var. Kendimi bordroya alabilir miyim?

ABD’de şahıs işletmesi sahibi ve yok sayılan tek üyeli LLC’nin bireysel sahibi, kendi çekimlerini çalışan ücreti saymak yerine genellikle işletme kazancı üzerinden serbest çalışma vergisi öder. Ortaklık olarak vergilendirilen LLC’nin üyesi dahil bir ortak, o ortaklığa verdiği hizmetler bakımından serbest çalışandır; ortaklığın çalışanı değildir (IRS: tek üyeli LLC’ler; IRS: ortaklar).

Bu, federal kuraldır. California bordro vergileri için EDD, sınırlı ortağa yapılan hizmet ödemesini genellikle ücret sayar, ancak gerçek genel ortak çekimlerini hariç tutar (California EDD: LLC ve ortaklık bordrosu).

Şirket olarak vergilendirilen bir LLC, çalışan statüsünde çalışan bir sahip için şirket bordro kurallarını izler. Bu nedenle önce sınıflandırma gelir: bir LLC yok sayılabilir, ortaklık olarak veya şirket olarak vergilendirilebilir. Yok sayılan bir LLC, diğer çalışanları için yine kendi adı ve EIN’i altında bordro işletebilir (IRS: tek üyeli LLC’ler).

Örnek

Yalnızca açıklayıcı ABD doları tutarlarıdır; olağan kapsamlı ücretler, aylık federal ödeme takvimi ve eyalet veya yan hak kesintisi olmadığını varsayın. Bir işletme bir çalışana bir ayda brüt $5.000 öder. Form W-4’e dayalı federal gelir vergisi hesabı $500 stopaj çıkarır. Çalışanın Social Security’si $310, Medicare’i $72,50’dir; çalışana $4.117,50 kalır.

İşletme ayrıca kendi Social Security’si olan $310’u ve kendi Medicare’i olan $72,50’yi öder. İşsizlik vergisi ve diğer işveren maliyetlerinden önce nakit maliyeti $5.382,50’dir. O ayın ücretleri için federal ödemesi $1.265’tir: $500 kesilen gelir vergisi ile çalışandan $382,50 ve işverenden $382,50. İşletme aylık takvime göre ödemeyi yapar, ardından ücretleri ve vergileri çeyreklik Form 941’inde ayrıca bildirir. Çalışanın $382,50 stopajı brüt ücretin parçasıdır; ayrı bir işveren maliyeti değildir.

Durumunuz farklı mı?

• Çalışan bağımsız yüklenici olabilir: ödeme yapmadan önce çalışan sınıflandırmasını kontrol edin.
• S şirketi sahibi ücretiniz henüz belli değil: S şirketi sahip maaşı rehberini inceleyin.
• Çalışan başka bir eyalette çalışıyor: başka eyalette çalışan çalışanlar rehberine bakın.
• Çalışan ABD–Kanada sınırı ötesinde çalışıyor: sınır ötesi işe alım rehberine bakın.
• İlk çalışanınız çocuğunuz veya eşiniz: şahıs işletmesinde veya belirli ebeveyn sahipli ortaklıklarda aile ücretlerine federal Social Security, Medicare veya FUTA muafiyetleri uygulanabilir; şirket ücretleri kapsamda kalır (IRS: Publication 15, aile çalışanları).
• İşletmenizin nitelikli araştırma giderleri var: nitelikli bir küçük işletme, araştırma bordro vergisi kredisini, uzatmalar dahil asıl gelir vergisi beyannamesi son tarihine kadar Form 6765 ile seçer. Bu gelir vergisi beyannamesini verdikten sonraki çeyrekten itibaren işverenin Social Security ve Medicare vergisini azaltmak için istihdam vergisi beyannamesiyle birlikte Form 8974’ü kullanır (IRS: Publication 15).
• Bir ödeme veya beyanname zaten gecikti: bordro vergilerinde geride kalma rehberine bakın. İşletmenin nakit sıkıntısı olsa bile kesilen vergiler ödenmesi gereken tutar olarak kalır (IRS: Publication 15).
• İşletmeyi hâlâ kuruyorsunuz: kuruluştan sonra neler kurulmalı rehberine bakın.
• İşletme türünün sınıflandırması, eyalet hesapları veya ilk ödemeler belirsiz: EIN’i, LLC vergi seçimini veya şirket statüsünü, çalışma yerini, ödeme takvimini, W-4’ü ve eyalet hesap bildirimlerini toplayın, ardından muhasebe kayıt desteği alın.