Folha de pagamento na Califórnia: EDD, SDI, UI e retenção

Como abro a folha de pagamento na Califórnia e quando me registro no EDD?

Registre-se no Employment Development Department (EDD), o órgão estadual de empregos e folha de pagamento da Califórnia, em até 15 dias depois de se tornar empregador: uma empresa que contrata empregados e paga mais de $100 em salários em um trimestre do ano-calendário (EDD: etapa 1). Os salários contam seja qual for a forma de pagamento: cheque, dinheiro, transferência eletrônica ou aplicativo de pagamento. O EDD diz que todos os empregadores, inclusive os de outros estados, entregam as declarações e pagam por meio eletrônico (EDD: obrigação de e-file).

O registro é feito pela internet. Cadastre-se no e-Services for Business, confirme seu e-mail em até 24 horas, escolha New Employer e preencha o pedido. Você recebe um número de conta de imposto sobre a folha de pagamento do empregador, com oito dígitos, necessário para toda declaração, relatório e pagamento (EDD: etapa 3). Existe um formulário em papel (DE 1) para empregadores que não conseguem se registrar pela internet, e ele demora mais.

O que torna um caso menos simples: um trabalhador na Califórnia para um empregador sediado em outro lugar, um proprietário que quer entrar na folha de pagamento, um empregado que divide o tempo entre estados ou contas que já estão atrasadas. Reúna o EIN federal, o tipo de entidade e a classificação fiscal federal dela, a data do primeiro pagamento e os salários previstos por trimestre.

As etapas federais para o primeiro empregado (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4) estão em como abrir a folha de pagamento para o primeiro empregado.

Quais são os quatro impostos da Califórnia sobre a folha de pagamento e quem paga cada um?

A Califórnia tem quatro impostos sobre a folha de pagamento. O empregador paga dois; os outros dois o empregador retém do salário do empregado e envia ao EDD (EDD: impostos da folha de pagamento).

Os salários geralmente estão sujeitos aos quatro impostos, mas alguns tipos de trabalho não estão. Veja a ficha de tipos de emprego do EDD antes de presumir que um trabalhador está coberto ou isento (EDD: DE 44).

Quais são as alíquotas e os limites de salário de UI, ETT e SDI deste ano?

Para o ano fiscal desta página, a alíquota de retenção do SDI é de 1,3% sobre todos os salários, a alíquota do ETT é de 0,1% (não cobrada enquanto a conta de reserva de UI do empregador estiver negativa, quando a alíquota de UI dele é maior), e o UI e o ETT incidem apenas sobre os primeiros $7.000 do salário de cada empregado (EDD: alíquotas). O EDD define alíquotas e limites a cada ano, então confira a página de alíquotas antes da primeira folha de pagamento de um novo ano.

O EDD envia pelo correio um Notice of Contribution Rates (DE 2088, aviso das alíquotas de contribuição) todo mês de dezembro, e você tem 60 dias a partir da data de envio para contestar qualquer item, exceto o SDI e o ETT, que são definidos por lei (EDD: alíquotas).

Duas armadilhas. O SDI não tem parte do empregador: ele sai só do salário do empregado e não tem mais teto de salário, então incide sobre todo pagamento durante o ano inteiro. O UI e o ETT funcionam ao contrário: eles param quando o salário do empregado chega ao limite (EDD: DE 44).

Como retenho o imposto de renda da Califórnia (Form DE 4)?

Peça a cada novo empregado que preencha o Form W-4 federal e o Employee's Withholding Allowance Certificate da Califórnia (DE 4, certificado de deduções para retenção) e retenha o imposto estadual com base no DE 4. O W-4 define apenas a retenção federal (EDD: alíquotas e retenção).

Se você não tiver um DE 4 corretamente preenchido por um empregado, retenha como se ele fosse solteiro com zero dedução. O EDD publica dois métodos de retenção a cada ano: uma tabela por faixas de salário (Method A) e um cálculo exato (Method B). Os dois estão na página de alíquotas. O empregado só pode pedir que não haja retenção na Califórnia se não teve imposto de renda federal nem estadual a pagar no ano anterior e não espera ter no ano atual, e a isenção precisa ser renovada em um novo DE 4 a cada ano, até 15 de fevereiro (EDD: DE 44).

Bônus e outros salários complementares seguem regras de retenção separadas no DE 44.

Quando deposito o SDI e o PIT, e quando vencem o UI e o ETT?

O UI e o ETT vencem a cada trimestre. Os depósitos de SDI e PIT vencem conforme um calendário definido pelo seu calendário federal de depósitos e pelo valor de PIT da Califórnia que você acumulou (EDD: depósitos). Você pode pagar o UI e o ETT antes, junto com um depósito de SDI e PIT.

Os pagamentos trimestrais vencem no 1º dia depois do fim do trimestre (1º de abril, 1º de julho, 1º de outubro, 1º de janeiro) e passam a estar atrasados depois do último dia desse mês. Um vencimento que cai em um fim de semana ou feriado legal passa para o próximo dia útil. Confira a tabela atual de depósitos. Os depósitos são feitos em um formulário de depósito de imposto sobre a folha de pagamento (DE 88) pelo e-Services for Business (EDD: DE 44).

Quais declarações e relatórios de salários entrego a cada trimestre, e preciso entregar pela internet?

Entregue a cada trimestre uma declaração trimestral (DE 9) e um relatório trimestral de salários (DE 9C), os dois pela internet. O DE 9 concilia os salários e os impostos do trimestre; o DE 9C lista, por empregado, os salários, os salários sujeitos ao PIT e o PIT retido (EDD: declarações obrigatórias).

A obrigação abrange declarações, relatórios de salários e depósitos. O empregador pode pedir uma dispensa no formulário DE 1245W se realmente não conseguir entregar por meio eletrônico; sem uma dispensa aprovada, uma declaração em papel custa $50 por declaração, mesmo que informe zero salários (EDD: obrigação de e-file).

Um trimestre sem salários ainda exige um DE 9 e um DE 9C enquanto a conta estiver aberta. Se não houver salários previstos para o próximo ano, feche a conta no e-Services for Business (EDD: declarações obrigatórias).

Preciso informar contratações à Califórnia, e em quanto tempo?

Sim. Informe ao New Employee Registry do EDD cada empregado novo ou recontratado que trabalhe na Califórnia, em até 20 dias corridos depois do primeiro dia de trabalho remunerado, usando um DE 34 no e-Services for Business (EDD: New Employee Registry). O relatório pede o número da sua conta no EDD e o EIN, além do nome, do número de Social Security, do endereço residencial e da data de início do empregado.

Uma recontratação deve ser informada se o empregado ficou afastado do mesmo empregador por pelo menos 60 dias seguidos. O empregador que informa por meio eletrônico envia dois relatórios por mês, com intervalo de 12 a 16 dias entre eles, e não envia nenhum se não houver nada a informar. Um relatório atrasado pode custar $24 por empregado, ou $490 se o empregador e o empregado combinaram omitir ou falsificar a informação.

Um membro de LLC, um sócio ou o proprietário de uma corporação S pode estar na folha de pagamento da Califórnia?

Depende de como a entidade é tributada e, para um proprietário que trabalha no negócio, a resposta não é a mesma do nível federal. O EDD da Califórnia aplica regras próprias por tipo de entidade. As linhas sobre LLC e sócio abaixo vêm das fichas de informação do EDD sobre entidades de responsabilidade limitada e tipos de emprego, que citam as leis. São fichas antigas e as páginas do EDD na internet não as repetem, então confirme com o EDD ou com um CPA (contador público habilitado) antes de contar com uma linha para um proprietário. A linha sobre o diretor também está nas perguntas frequentes sobre impostos da folha de pagamento do EDD.

Uma LLC de um único membro que é desconsiderada para fins fiscais federais não é tratada nessas fichas, então confirme o tratamento dela com o EDD antes de colocar o proprietário na folha de pagamento (EDD: DE 231TE).

A pessoa responsável por uma LLC ou LLP que deliberadamente deixa de pagar os impostos da Califórnia sobre a folha de pagamento pode responder pessoalmente pelo valor devido, com multas e juros, mesmo que os membros de uma LLC da Califórnia geralmente não respondam pelas dívidas dela só por serem membros (EDD: DE 231LLC).

Quanto salário o proprietário de uma corporação S deve receber é outra pergunta: veja o salário do proprietário de uma corporação S. Para autônomos individuais e proprietários de LLC em geral, veja como se pagar por meio de uma LLC.

Quanto custa um depósito ou uma declaração atrasados?

O EDD cobra 15% sobre um pagamento atrasado de imposto da folha de pagamento, mais juros, e a multa só é dispensada por motivo justificado (EDD: depósitos; EDD: tabela de multas). Os juros são redefinidos a cada seis meses (EDD: DE 44).

Um saldo sem pagamento leva a um Statement of Account (extrato da conta), e o EDD pode registrar um gravame fiscal estadual (state tax lien), que se torna público (EDD: DE 44). Se depósitos ou declarações já estão atrasados, veja o que fazer com impostos da folha de pagamento em atraso.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Uma LLC da Califórnia tributada como corporação S contrata o primeiro empregado

A LLC paga US$5.000 a um empregado no último dia de cada mês. O empregador retém o SDI de 1,3% sobre os US$5.000 inteiros, o que dá US$65. Também retém o imposto de renda da Califórnia com base no DE 4 e na tabela de retenção do EDD; suponha que a tabela dê US$150. O empregado recebe US$4.785 antes da retenção do imposto de renda federal, do Social Security e do Medicare. O empregador deve, em separado, o UI e o ETT sobre os primeiros US$7.000 de salário do empregado no ano. O SDI e o PIT são mantidos em custódia e depositados conforme o calendário, nunca usados como caixa da empresa.

Uma empresa de Delaware com um empregado remoto na Califórnia

Uma empresa de Delaware paga US$3.000, em 10 de agosto, a um novo empregado que trabalha só de casa na Califórnia. Isso passa do limite de salários, então a empresa se registra no EDD até 25 de agosto, preenche um DE 4 com o empregado e informa a contratação em um DE 34 em até 20 dias depois do primeiro dia trabalhado. A retenção da Califórnia se aplica aos salários do trabalho feito na Califórnia (EDD: DE 44). Saber se outro estado também tem direito de cobrar é a pergunta tratada em empregados em outro estado.

O primeiro ano de um empregador novo

Um empregador novo recebe uma alíquota de UI de 3,4% (use a alíquota do seu próprio aviso). Ele paga US$5.000 por mês a um empregado, US$60.000 no ano. O UI é de 3,4% dos primeiros US$7.000 de salário, o que dá US$238. O ETT é de 0,1% dos mesmos US$7.000, o que dá US$7. Os dois estão totalmente pagos até o segundo mês de pagamento, então o empregador não deve mais nada de UI nem de ETT sobre esse empregado no ano. O SDI retido do empregado é de 1,3% de todos os US$60.000, o que dá US$780, porque o SDI não tem teto.

E no seu caso?

• Seu trabalhador mora ou trabalha em parte em outro estado: veja empregados em outro estado.
• Você é proprietário de uma corporação S e decide quanto pagar a si mesmo: veja o salário do proprietário de uma corporação S.
• Você paga pessoas como prestadores de serviços: os testes da Califórnia para definir o status do trabalhador diferem dos federais; veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• Você é o único trabalhador da sua LLC: veja como se pagar por meio de uma LLC.
• Um depósito ou uma declaração já está atrasado: veja o que fazer com impostos da folha de pagamento em atraso.
• Você ainda precisa das etapas federais (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4): veja como abrir a folha de pagamento para o primeiro empregado.
• Você tem vários estados, um proprietário corporativo ou declarações atrasadas para regularizar: reúna o EIN, o tipo de entidade, a data do primeiro pagamento, os salários por trimestre e os avisos do EDD, e depois peça ajuda com a escrituração contábil.