Paie en Californie : compte EDD, SDI, UI et retenues

Comment mettre en place la paie en Californie, et quand m'inscrire à l'EDD?

Inscrivez-vous à l'Employment Development Department (EDD) de la Californie dans les 15 jours suivant le moment où vous devenez employeur : une entreprise qui embauche des employés et verse plus de 100 $ de salaires au cours d'un trimestre civil (EDD : étape 1). Les salaires comptent qu'ils soient payés par chèque, en espèces, par virement électronique ou par application de paiement. L'EDD précise que tous les employeurs, y compris ceux d'un autre État, produisent leurs déclarations et font leurs paiements par voie électronique (EDD : obligation électronique).

L'inscription se fait en ligne. Inscrivez-vous à e-Services for Business, vérifiez votre courriel dans les 24 heures, puis choisissez New Employer et remplissez la demande. Vous recevez un numéro de compte de charges sociales d'employeur à huit chiffres, nécessaire pour chaque déclaration, rapport et paiement (EDD : étape 3). Un formulaire papier (DE 1) existe pour les employeurs qui ne peuvent pas s'inscrire en ligne; il prend plus de temps.

Ce qui complique un dossier : un travailleur en Californie pour un employeur établi ailleurs, un propriétaire qui veut figurer sur la paie, un employé qui partage son temps entre des États, ou des comptes déjà en retard. Rassemblez l'EIN fédéral (numéro d'identification de l'employeur), le type d'entité et sa classification fiscale fédérale, la première date de paie et les salaires prévus par trimestre.

Les étapes fédérales pour un premier employé (EIN, formulaire 941, formulaire I-9, formulaire W-4) figurent dans mettre en place la paie pour votre premier employé.

Quelles sont les quatre charges sociales de la Californie, et qui paie chacune?

La Californie a quatre charges sociales. L'employeur en paie deux; il retient les deux autres sur le salaire de l'employé et les verse à l'EDD (EDD : charges sociales).

Les salaires sont généralement assujettis aux quatre, mais certains types de travail ne le sont pas. Consultez la fiche sur les types d'emploi de l'EDD avant de présumer qu'un travailleur est couvert ou exempté (EDD : DE 44).

Quels sont les taux et les plafonds de salaire de l'UI, de l'ETT et de la SDI cette année?

Pour l'année d'imposition de cette page, le taux de retenue de la SDI est de 1,3 % sur tous les salaires, le taux de l'ETT est de 0,1 % (non exigé tant que le compte de réserve d'UI d'un employeur est négatif, auquel cas son taux d'UI est plus élevé), et l'UI et l'ETT ne s'appliquent qu'aux premiers 7 000 $ de salaire de chaque employé (EDD : taux). L'EDD fixe les taux et les plafonds chaque année : vérifiez la page des taux avant la première paie d'une nouvelle année.

L'EDD envoie par la poste un avis des taux de cotisation (DE 2088) chaque décembre, et vous avez 60 jours à compter de la date d'envoi pour contester tout élément, sauf la SDI et l'ETT, qui sont fixées par la loi (EDD : taux).

Deux pièges. La SDI n'a pas de part patronale : elle provient uniquement de la paie de l'employé, et elle n'a plus de plafond de salaire, de sorte qu'elle s'applique à chaque paie toute l'année. L'UI et l'ETT fonctionnent à l'inverse : elles cessent dès que le salaire d'un employé atteint le plafond (EDD : DE 44).

Comment retenir l'impôt sur le revenu de la Californie (formulaire DE 4)?

Faites remplir à chaque nouvel employé le formulaire fédéral W-4 et le certificat de retenue de la Californie (formulaire DE 4), puis retenez l'impôt de l'État à l'aide du DE 4. Le W-4 ne fixe que la retenue fédérale (EDD : taux et retenues).

Si vous n'avez pas de DE 4 dûment rempli d'un employé, retenez comme si l'employé était célibataire avec zéro allocation. L'EDD publie chaque année deux méthodes de retenue : un tableau par tranches de salaire (méthode A) et un calcul exact (méthode B). Les deux figurent sur la page des taux. Un employé ne peut demander aucune retenue californienne que s'il n'avait aucun impôt fédéral ou d'État à payer pour l'année précédente et n'en prévoit aucun pour l'année en cours, et l'exemption doit être renouvelée sur un nouveau DE 4 chaque année au plus tard le 15 février (EDD : DE 44).

Les primes et les autres salaires supplémentaires suivent des règles de retenue distinctes dans le DE 44.

Quand dois-je déposer la SDI et le PIT, et quand l'UI et l'ETT sont-elles exigibles?

L'UI et l'ETT sont exigibles chaque trimestre. Les dépôts de SDI et de PIT sont exigibles selon un calendrier établi par votre calendrier fédéral de dépôt et par le montant du PIT de la Californie que vous avez accumulé (EDD : dépôts). Vous pouvez payer l'UI et l'ETT à l'avance, avec un dépôt de SDI et de PIT.

Les paiements trimestriels sont exigibles le 1er jour suivant la fin du trimestre (1er avril, 1er juillet, 1er octobre, 1er janvier) et sont en retard après le dernier jour de ce mois. Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant. Consultez le tableau actuel des dépôts. Les dépôts se font sur un bordereau de dépôt des charges sociales (DE 88) par e-Services for Business (EDD : DE 44).

Quelles déclarations et quels relevés de salaires dois-je produire chaque trimestre, et dois-je le faire en ligne?

Produisez chaque trimestre une déclaration trimestrielle (DE 9) et un relevé trimestriel des salaires (DE 9C), tous deux en ligne. Le DE 9 rapproche les salaires et les charges sociales du trimestre; le DE 9C indique, pour chaque employé, ses salaires, ses salaires assujettis au PIT et le PIT retenu (EDD : déclarations exigées).

L'obligation vise les déclarations, les relevés de salaires et les dépôts. Un employeur peut demander une dispense sur le formulaire DE 1245W s'il ne peut vraiment pas produire par voie électronique; sans dispense approuvée, une déclaration papier coûte 50 $ par déclaration, même une déclaration papier qui n'indique aucun salaire (EDD : obligation électronique).

Un trimestre sans salaires exige quand même un DE 9 et un DE 9C tant que le compte est ouvert. Si aucun salaire n'est prévu pour la prochaine année, fermez le compte dans e-Services for Business (EDD : déclarations exigées).

Dois-je déclarer mes nouvelles embauches à la Californie, et dans quel délai?

Oui. Déclarez chaque employé nouveau ou réembauché qui travaille en Californie au registre des nouveaux employés de l'EDD (New Employee Registry) dans les 20 jours civils suivant le premier jour de travail rémunéré, au moyen d'un DE 34 dans e-Services for Business (EDD : registre des nouveaux employés). La déclaration demande votre numéro de compte EDD et votre EIN, ainsi que le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale (SSN), son adresse domiciliaire et sa date d'entrée en fonction.

Une réembauche doit être déclarée si l'employé avait quitté le même employeur depuis au moins 60 jours consécutifs. Un employeur qui déclare par voie électronique envoie deux déclarations par mois, espacées de 12 à 16 jours, et n'en envoie aucune s'il n'y a rien à déclarer. Une déclaration tardive peut coûter 24 $ par employé, ou 490 $ si l'employeur et l'employé ont convenu d'omettre ou de falsifier les renseignements.

Un membre de LLC, un associé ou un propriétaire de société de type S peut-il figurer sur la paie en Californie?

Cela dépend de la façon dont l'entité est imposée, et pour un propriétaire qui travaille dans l'entreprise, la réponse n'est pas la même qu'au fédéral. L'EDD de la Californie applique ses propres règles selon le type d'entité. Les lignes sur les LLC et les associés ci-dessous viennent des fiches d'information de l'EDD sur les entités à responsabilité limitée et les types d'emploi, qui citent les lois. Ce sont d'anciennes fiches, que les pages Web de l'EDD ne reprennent pas : confirmez auprès de l'EDD ou d'un CPA avant de vous fier à une ligne pour un propriétaire. La ligne sur les dirigeants figure aussi dans les questions fréquentes de l'EDD sur les charges sociales.

Une LLC à membre unique ignorée aux fins de l'impôt fédéral n'est pas visée par ces fiches : confirmez son traitement auprès de l'EDD avant de mettre le propriétaire sur la paie (EDD : DE 231TE).

Une personne responsable d'une LLC ou d'une société de personnes à responsabilité limitée (LLP) qui omet volontairement de payer les charges sociales de la Californie peut être tenue personnellement responsable du montant dû, avec pénalités et intérêts, même si les membres d'une LLC de la Californie ne sont généralement pas responsables de ses dettes du seul fait d'être membres (EDD : DE 231LLC).

Le salaire qu'un propriétaire de société de type S devrait se verser est une autre question : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S. Pour les propriétaires d'une entreprise individuelle et d'une LLC en général, voyez se rémunérer à partir d'une LLC.

Que coûte un dépôt ou une déclaration en retard?

L'EDD facture 15 % d'un paiement de charges sociales en retard, plus des intérêts, et la pénalité n'est annulée que pour un motif valable (EDD : dépôts; EDD : tableau des pénalités). Les intérêts sont rajustés tous les six mois (EDD : DE 44).

Un solde impayé donne lieu à un relevé de compte (Statement of Account), et l'EDD peut inscrire un privilège fiscal de l'État, qui devient public (EDD : DE 44). Si des dépôts ou des déclarations sont déjà en retard, voyez retard dans les charges sociales.

Exemple

Tous les montants sont des dollars américains, donnés à titre d'illustration.

Une LLC de la Californie imposée comme une société de type S embauche son premier employé

La LLC verse 5 000 $ à un employé le dernier jour de chaque mois. L'employeur retient la SDI à 1,3 % sur les 5 000 $ au complet, soit 65 $. Il retient aussi l'impôt sur le revenu de la Californie d'après le DE 4 et le tableau de retenue de l'EDD; supposons que le tableau donne 150 $. L'employé reçoit 4 785 $ avant la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) et de Medicare. L'employeur doit séparément l'UI et l'ETT sur les premiers 7 000 $ de salaire de l'employé pour l'année. La SDI et le PIT sont détenus en fiducie et déposés selon le calendrier, et ne sont jamais gardés comme liquidités de l'entreprise.

Une société du Delaware avec un employé à distance en Californie

Une société du Delaware verse 3 000 $ le 10 août à un nouvel employé qui travaille uniquement de chez lui en Californie. C'est au-dessus du seuil de salaire : la société s'inscrit donc à l'EDD au plus tard le 25 août, remplit un DE 4 avec l'employé et déclare l'embauche sur un DE 34 dans les 20 jours suivant le premier jour travaillé. La retenue de la Californie s'applique aux salaires pour le travail fait en Californie (EDD : DE 44). La question de savoir si un autre État a aussi une réclamation relève de employés dans un autre État.

La première année d'un nouvel employeur

Un nouvel employeur se voit attribuer un taux d'UI de 3,4 % (utilisez le taux de votre propre avis). Il verse 5 000 $ par mois à un employé, soit 60 000 $ sur l'année. L'UI est de 3,4 % des premiers 7 000 $ de salaire, soit 238 $. L'ETT est de 0,1 % des mêmes 7 000 $, soit 7 $. Les deux sont payées en entier au plus tard au deuxième mois de paie, de sorte que l'employeur ne doit plus rien en UI ou en ETT pour cet employé pour l'année. La SDI retenue sur l'employé est de 1,3 % des 60 000 $ au complet, soit 780 $, parce que la SDI n'a pas de plafond.

Votre situation est différente?

• Votre travailleur vit ou travaille en partie dans un autre État : voyez employés dans un autre État.
• Vous êtes propriétaire d'une société de type S et décidez de votre rémunération : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Vous payez des gens comme entrepreneurs indépendants : les critères de statut de travailleur de la Californie diffèrent des critères fédéraux; voyez entrepreneurs indépendants qui pourraient être des employés.
• Vous êtes le seul travailleur de votre LLC : voyez se rémunérer à partir d'une LLC.
• Un dépôt ou une déclaration est déjà en retard : voyez retard dans les charges sociales.
• Il vous faut encore les étapes fédérales (EIN, formulaire 941, formulaire I-9, formulaire W-4) : voyez mettre en place la paie pour votre premier employé.
• Vous avez plusieurs États, un propriétaire qui est une société, ou des déclarations en retard à rattraper : rassemblez l'EIN, le type d'entité, la première date de paie, les salaires par trimestre et tout avis de l'EDD, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.