ABD–Kanada Sınırı Ötesinde Çalışan İşe Alma Rehberi

Çalışan sınır ötesinde çalışırsa hangi ülkenin bordro kuralları geçerlidir?

Çalışanın işi fiilen nerede yaptığına bakarak başlayın. Yabancı bir işveren, o ülkede bordro stopajı ve bildirimi yükümlülüğü altına girebilir. Kuruluş yeri, banka hesabı ve ödeme para birimi sonucu belirlemez. ABD’de yapılan iş karşılığı ABD ücretleri ABD stopajına ve istihdam vergilerine tabi olabilir. Kanada’da çalışan bir çalışanı olan mukim olmayan işverenin ise genellikle Kanada stopaj, aktarım ve bildirim yükümlülükleri vardır (IRS: yabancı işveren ücretleri; CRA: T4001).

Bordro seçmeden önce üç soruyu ayırın: her çalışma gününün nerede geçtiği, emeklilik veya sosyal güvenlik katkılarını hangi ülkenin kapsadığı ve yerel kesintileri hangi eyaletin veya Kanada eyaletinin belirlediği. ABD–Kanada sosyal güvenlik anlaşması, emeklilik kapsamını genellikle çalışılan ülkeye bağlar. Geçici görevlendirme için bir istisna vardır. Anlaşma gelir vergisi stopajını, Kanada İstihdam Sigortasını (EI) veya eyalet ve Kanada eyaleti yükümlülüklerini belirlemez.

Kısa ziyaretler için anlaşmanın XV. maddesi, çalışılan ülkedeki ödeme o ülkenin para biriminde $10.000 tutarını aşmıyorsa veya bulunma süresi en fazla Mali yıl içinde başlayan veya biten herhangi bir 12 aylık dönemde 183 gün olup ödeme ne mukim bir işveren tarafından yapılıyor ne de yerel bir daimi iş yerine yükleniyorsa ücretlerin yalnızca çalışanın mukim olduğu ülkede vergilendirilmesini sağlayabilir. IV. maddedeki mukimlik çatışması kuralı anlaşma mukimliğini değiştirebilir. Tek başına bir anlaşma muafiyeti bordro stopajını durdurmaz. Aşağıdaki ilgili muafiyet sürecini kullanın.

Kanadalı bir işletme ABD’de şirket kurmadan ABD’li bir çalışan işe alabilir mi?

Evet, Kanadalı bir işletme genellikle doğrudan işveren olarak kalabilir ve ABD bordrosuna kaydolabilir. ABD bordro kaydı, kendi başına bir ABD şirketi kurmayı gerektirmez. Çalışanın başka ABD işletme vergisi veya kayıt yükümlülükleri doğurup doğurmadığı ise olaya bağlı, ayrı bir sorudur (IRS: yabancı işveren ücretleri; IRS: işveren kimlik numarası).

Kanadalı işveren, geçerli kurallar gerektirdiğinde ABD’deki iş karşılığı ücretleri ABD bordro ücreti olarak işlemelidir. IRS’ye göre yabancı bir işveren için ABD’de yapılan iş genellikle Sosyal Güvenlik ve Medicare stopajına, bir istisna uygulanmadıkça da federal işsizlik vergisine (FUTA) tabidir (IRS: Sosyal Güvenlik ve Medicare; IRS: işsizlik vergisi). ABD’de yerel olarak işe alınan bir çalışan, genellikle sosyal güvenlik anlaşması kapsamında Kanada’dan geçici olarak gönderilen biri sayılmaz.

İşletme vergisi ve işletme türü seçimi için ABD’ye açılan Kanadalı işletme rehberine bakın.

İlk maaştan önce hangi ABD hesapları gerekir?

Federal işveren kimlik numarası (EIN) alın, ardından çalışana ödeme yapmadan önce çalışma eyaletinin stopaj, işsizlik, ücret bildirimi ve yeni işe alım şartlarını kontrol edin. Ana iş yeri ABD dışında olan Kanadalı bir işletme, Form SS-4 veya telefonla IRS’nin uluslararası süreci üzerinden EIN başvurusu yapabilir (IRS: EIN).

Yurt içi kurulum sırası için ABD bordrosu kurma rehberine bakın. Çalışan başka bir eyalette de çalışıyorsa Başka eyalette çalışanlar rehberine bakın.

ABD’li bir işletme Kanada’da yaşayan bir çalışanı doğrudan işe alabilir mi?

Evet. ABD’li işletme genellikle çalışanı doğrudan istihdam edebilir ve CRA’ya mukim olmayan işveren olarak kaydolabilir. CRA’ya göre Kanada’da hizmet veren çalışanları olan mukim olmayan işverenlerin, mukim işverenlerle aynı Kanada stopaj, aktarım ve bildirim yükümlülükleri vardır (CRA: T4001).

Bir ABD ödeme hesabı tek başına bu Kanada yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. CRA’nın mukim olmayan işveren onayı da Kanada’da yaşayıp çalışan bir çalışan için genellikle yardımcı olmaz. CRA’nın tarif ettiği muafiyet, Kanada’da sınırlı süre çalışan ve vergi anlaşması koşullarını karşılayan uygun mukim olmayan çalışanlar içindir (CRA: T4001). Çalışanın Kanada işletme vergisi doğurup doğurmadığı veya işletme türü seçimi, Kanada’ya açılan ABD’li işletme rehberinin konusudur.

Kanada bordrosu, ABD bordro yükümlülüklerini otomatik olarak sona erdirmez. Kanada’da yapılan olağan iş, ABD’li bir işverenin yanında çalışan ABD vatandaşı için bile ABD federal işsizlik vergisi (FUTA) dışındadır. Yasa, ABD ile işsizlik anlaşması olan komşu bir ülkedeki işi hariç tutar ve Kanada’nın böyle bir anlaşması vardır (ABD Yasası: FUTA istihdam tanımı; ABD Çalışma Bakanlığı: anlaşma). ABD vatandaşı veya mukimi için ABD gelir vergisi stopajını ayrıca kontrol edin. Kanada yasası gelir vergisi stopajı gerektiriyorsa bir istisna uygulanabilir (IRS: gelir vergisi stopajı). Sosyal Güvenlik ve Medicare’i kapsam anlaşması uyarınca kontrol edin.

ABD’li bir işveren Kanada bordro hesabını nasıl açar?

İşletme numarası (BN) ve bordro kesintileri (RP) hesabı talep etmek için CRA’nın mukim olmayan işletme kaydını kullanın. Kanada dışında kurulmuş veya bulunan bir işletme, ikisini de aynı çevrim içi başvuruda talep edebilir. CRA, çevrim içi kayıt kullanılamadığında posta veya faksla Form RC1 yolunu da listeler (CRA: mukim olmayan işletme kaydı).

Kayıttan önce işletmenin yasal adını ve adresini, sahiplik ve iletişim bilgilerini, çalışanın başlangıç tarihini ve çalışma yerini, beklenen ilk ödeme tarihini toplayın. Ardından çalışanın Sosyal Sigorta Numarasını (SIN) ve doldurulmuş federal ve varsa eyalet TD1 formlarını alın, istihdam eyaletini belirleyin ve ilk ödemeden önce kesintileri hesaplayın (CRA: T4001). Bordroya kaydolmak, kendi başına GST/HST veya kurumlar vergisi kaydını çözmez. Bunlar ayrı koşullara bağlıdır.

Hangi Kanada vergisi, CPP ve EI kesilmeli ve hangi eyalet geçerli?

Kanada’daki iş için ABD’li işveren, istihdam sigortaya tabi ise genellikle Kanada gelir vergisini ve EI’yi keser. CPP ayrı bir kontrol gerektirir. Kanada’da iş yeri olmayan işverenin yetkili imza sahibi, Form CPT13 ile genellikle Quebec dışında yaşayıp çalışan uygun çalışanlar için isteğe bağlı CPP kapsamı talep edebilir. İşveren bir kapsam başlangıç tarihi seçer. CRA, onaylanan düzenlemenin iptal edilemeyeceğini belirtir. Kanada kapsamı uygulanmazsa sosyal güvenlik anlaşması ABD kapsamını atar. İşverenin Kanada’da iş yeri varsa veya çalışan ABD’den geçici olarak gönderildiyse geçerli emeklilik kapsamı kurallarını kontrol edin. İşveren, kendisine düşen CPP ve EI paylarını öder (CRA: Form CPT13; SSA: anlaşma, Madde V).

ABD işsizlik sigortası da uygulanıyorsa EI’yi ayrıca kontrol edin: Kanada EI’si, bir ABD eyaleti işsizlik sigortası yasası uyarınca prim ödenmesi gereken istihdamı kapsam dışı bırakır. İlgili ödeme dönemi ve eyalet için CRA bordro hesaplayıcısını veya tablolarını kullanın. Çalışanın ev adresi tek başına istihdam eyaletini belirlemez (CRA: T4001; CRA: istihdam eyaleti).

Quebec bordrosu geçerliyse Revenu Québec kaynakta kesinti kaydını çevrim içi veya Form LM-1-V ile yaptırın, gerektiği şekilde Quebec gelir vergisini, QPP’yi ve QPIP’i kesin ve RL-1 belgelerini ile RL-1 özetini belgelerin ilgili olduğu takvim yılını izleyen Şubat'ın son günü tarihine kadar sunun. Tek başına bir CRA RP hesabı bu beyanları kapsamaz (Revenu Québec: kayıt; RL-1 beyanı; CRA: Quebec kesintileri). Genel Kanada ödeme düzeni Bordro yürütme rehberindedir.

Taşınma veya geçici görevlendirmeden sonra Sosyal Güvenlik, Medicare veya CPP için ne değişir?

ABD–Kanada sosyal güvenlik anlaşması, çalışanı genellikle işin yapıldığı ülkenin emeklilik sistemine bağlar. Normalde bir ülkede istihdam edilen ve orada kapsanan uygun bir çalışan, orada iş yeri olan bir işveren tarafından diğer ülkeye, aynı işverenin veya uygun bir iştirakin yanında çalışmak üzere gönderilirse ve görev süresinin 60 ay sınırını aşmaması bekleniyorsa kendi ülkesinin sistemine bağlı kalabilir. Diğer sistemden muafiyetin kanıtı olarak kapsamı sağlayan ülke bir kapsam belgesi (certificate of coverage) düzenler (SSA: anlaşma, Madde V ve idari düzenleme).

Olağan sınırı aşması beklenen veya gönderen ülkede iş yeri olmayan bir işveren tarafından gönderilen görevlendirmede, gönderen ülke kapsamının sürdürülmesi için her iki ülkenin yetkili makamlarından önceden karşılıklı onay gerekir (SSA: anlaşma, Madde V).

ABD’deki iş için önce sosyal güvenlik anlaşmasını uygulayın: anlaşma normalde emeklilik kapsamını ABD’ye bağlar. Kanada belgesiyle kanıtlanan uygun bir geçici görevlendirme gibi bir anlaşma istisnası geçerliyse Kanada CPP’si, ABD Sosyal Güvenlik ve Medicare yerine devam edebilir. Kanada EI’sini ve gelir vergisi stopajını kendi kurallarına göre ayrıca kontrol edin (SSA: anlaşma; CRA: Kanada dışında istihdam).

Hangi vergi ödemeleri, beyannameler ve yıl sonu belgeleri gerekir?

İşveren kaydolduktan sonra çalışana ödeme yapmak, düzenli vergi ödeme ve bildirim yükümlülükleri doğurur. Bordro hesabı yalnızca başlangıçtır. Ödemeleri üç aylık veya yıllık beyannamelerle ve çalışanın yıl sonu belgesiyle mutabık hale getirin (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

ABD vergi ödemelerinin geç yapılması, gecikmeye ve bildirime bağlı olarak %2 ile %15 arası ceza doğurabilir. CRA, C$500 üzerindeki geç aktarımlara genellikle %3 ile %10 arasında ceza uygular. Tekrarlanan bilinçli veya ağır ihmalle yapılan hatada bu oran %20 olur (IRS: ödeme cezaları; CRA: geç aktarımlar).

Çalışan, vergi anlaşması muafiyeti talep eden ABD’de mukim olmayan bir yabancıysa özel ABD kuralları uygulanabilir. Çalışan her vergi yılı için Form 8233’ü imzalar. İşveren kabulünü imzalar, bir kopyayı 5 gün içinde IRS’ye gönderir ve stopajı durdurmadan önce postaya verdikten sonra en az 10 gün bekler. Muaf ücretleri Form W-2 Box 1 yerine Form 1042 ve 1042-S üzerinde bildirin (IRS: Form 8233 talimatları; IRS: Publication 515). Önce çalışanın vergi mukimliğini ve talep ettiği muafiyeti doğrulayın.

Mevcut bir çalışan taşınırsa bordro ne zaman değişmelidir?

Yeni ülkedeki işi kapsayan ilk maaştan önce yeniden değerlendirin. Ontario’daki bir çalışan Texas’a taşınıp orada çalışırsa tek başına Kanada bordrosu ABD bordro yükümlülüklerini karşılamayabilir. ABD federal ve Texas işveren yükümlülüklerini kontrol edin, ardından Kanada CPP, EI veya gelir vergisi stopajının devam edip etmediğini ayrıca sınayın. Çalışma tarihlerini, çalışanın mukimliğini, Kanada’daki raporlama yerini ve ödeme kaynağını ve varsa kapsam belgesini kaydedin. Taşınma, bir ödeme döneminin yalnızca bir bölümünü etkileyebilir (IRS: yabancı işveren ücretleri; CRA: Kanada dışında istihdam).

Taşınmanın geçici olup olmadığını, çalışanı aynı işverenin gönderip göndermediğini ve bir kapsam belgesi bulunup bulunmadığını sorun. Çalışanın eski ülkeye iş için gidip gitmeyeceğini de doğrulayın. Kısa ziyaretler için Kanada işveren onayı, uygun mukim olmayan çalışanlarla ilgilidir. Kanada’da mukim bir çalışanın olağan Kanada ücretini muaf tutmaz (CRA: T4001). Çalışanın Kanada’ya iş ziyaretleri, CRA işveren rehberi uyarınca istihdam stopajına yol açabilir. Mukim olmayan bir işletmeye ödenen ücretler ise ayrı hizmetler rehberinde ele alınır (CRA: Regulation 105 rehberliği).

Vergi anlaşması muafiyeti olan ve Kanada’yı ziyaret eden ABD mukimi bir çalışan için, uygun bir ABD’li işveren Kanada’daki işten en az 30 gün önce CRA’ya ulaşacak şekilde Form RC473 ile CRA onayı isteyebilir. Çalışan, takvim yılında Kanada’da 45 gün sınırının altında çalışmalı veya Ödemenin yapıldığı dönemi içeren herhangi bir 12 aylık dönemde 90 gün sınırının altında bulunmalıdır. Onay en fazla iki takvim yılı geçerlidir. Aksi hâlde çalışan (veya yetkili işveren), işten ya da ilk ödemeden en az 30 gün önce Form R102-R ile Regulation 102 muafiyeti isteyebilir. Bu muafiyetlerin hiçbiri, Kanada mukimi bir çalışana yapılan olağan ödemeyi kapsamaz (CRA: onay; CRA: muafiyet).

Çalışanı bir üçüncü taraf istihdam ediyor veya ona ödeme yapıyorsa bordro vergisini kim öder?

Beyan düzenini sözleşme ve fiili işveren ilişkisi belirler. Bir aracıya ödeme yapmak, tek başına işverenin vergi sorumluluğunu devretmez. IRS’ye göre bordro hizmet sağlayıcısı kullanan bir işveren genellikle ödemelerden ve beyannamelerden sorumlu kalır. Resmen atanmış belirli temsilciler veya onaylı düzenlemeler için farklı sorumluluk kuralları vardır (IRS: Publication 15). CRA da bir hizmet bürosu T4 beyannamesini sunduğunda bile işverenin beyannamenin doğruluğundan, bakiyesinden ve son tarihinden sorumlu kaldığını belirtir (CRA: RC4120). Quebec’te, ücretlerin ödenmesine yetki veren veya yol açan bir bordro hizmeti, Tax Administration Act 24.0.3 maddesi uyarınca kaynakta kesintilerden kendisi de ortak sorumlu olabilir.

Bir kayıtlı istihdam kuruluşu (employer of record) yasal işveren olduğunu ileri sürüyorsa iş sözleşmesini, ödeme belgelerinde adı geçen işvereni, kullanılan vergi hesabı numaralarını ve ödemelerin ve yıl sonu belgelerinin kanıtını alın. Aracının bordrosunu kendi uyumunuz saymadan önce düzenlemeyi her iki ülkede ve çalışma eyaletinde ya da Kanada eyaletinde kontrol edin. Bir bordro hizmet sözleşmesi ile yasal işvereni değiştiren bir sözleşmenin etkileri farklıdır (IRS: üçüncü taraf ödeme düzenlemeleri).

Bordro borcu kişilere yansıyabilir. ABD’de şahıs işletmesi sahibi, işletmenin istihdam vergilerinden doğrudan sorumludur. Genel ortak, ortak olduğu dönemde doğan borçlardan sorumlu olabilir. New York ve Ontario hukuku bunu gösterir. Sınırlı sorumlu ortaklıklarda (LLP) ise kurallar farklıdır (IRS: şahıs işletmesi sahipleri). Internal Revenue Code section 6672 uyarınca, kesilen vergileri kontrol eden ve bilerek ödemeyen bir yönetici, yönetim kurulu üyesi, ortak veya başka bir kişi ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı tutarında ceza ödeyebilir. IRS tahsilat süresi, yasal istisnalar saklı kalmak üzere, genellikle tarhiyattan sonra 10 yıl ile sınırlıdır (IRS: ceza; 26 USC 6502). Kanada’da, ödemenin yapılmadığı sırada görevde olan şirket yönetim kurulu üyeleri; ödenmemiş stopajdan, CPP’den ve EI’den, ayrıca faiz ve cezalardan Income Tax Act section 227.1, CPP section 21.1 ve Employment Insurance Act section 83 uyarınca sorumlu olabilir. Kanada’daki tahsilat davası, kişinin yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrıldığı tarihten itibaren iki yıl içinde başlamalıdır. Yasal tahsilat önkoşulları ve gerekli özeni gösterme savunması geçerlidir.

Quebec’in Tax Administration Act 23–24.0.2 maddeleri kapsamında kendi yönetim kurulu üyesi kuralı vardır. Yönetim kurulu üyeleri, aktarılmayan Quebec vergisinden, QPP’den, QPIP’ten ve işveren katkılarından sorumlu olabilir. Kanada mukimi bir çalışandan hiç kesilmemiş gelir vergisi için ise genellikle ilgili faizden ve cezalardan sorumludur, kesilmeyen verginin kendisinden değildir. Revenu Québec, yönetim kurulu üyesine, kişinin son ayrıldığı tarihten itibaren iki yıl içinde tarhiyat yapmalıdır. Yasal tahsilat önkoşulları ile makul özen veya haberdar olmama savunmaları geçerlidir.

Örnek

Yalnızca açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır. Toronto’daki bir şirket, yalnızca New York’ta yaşayıp çalışan bir kişiyi her ay 5.000 ABD doları ödenen 60.000 ABD doları yıllık maaşla işe alır. Toronto’daki şirket doğrudan işveren olarak kalabilir. İlk maaştan önce IRS EIN’i alır, New York stopaj ve işsizlik kaydını kontrol eder, Form W-4’ü toplar ve ABD vergi ödemelerini ayarlar. Ayrıca işe alma tarihinden itibaren 20 gün içinde yeni çalışanı New York’a bildirir (New York: çalışan işe alma). Her New York çalışma gününü kaydeder, ABD ücretlerini geçerli ABD bordro beyannameleri ve Form W-2 ile bildirir ve kendi çalışanı için Kanada CPP veya EI kurallarından herhangi birinin geçerli olup olmadığını kontrol eder. Örnek, vergi hesaplamaz ve yalnızca işe almanın şirketin ABD işletme vergisi durumunu çözdüğünü varsaymaz.

Sizin durumunuz farklı mı?

• ABD’deki çalışanınız Kanada’da da çalışıyor: bu çalışma günleri için Kanada istihdam stopajı uygulanabilir. Çalışma düzeniniz için CRA işveren rehberine bakın.
• ABD’li çalışanınız birden fazla eyalette çalışıyor: Başka eyalette çalışanlar rehberine bakın.
• Quebec bordrosu geçerli: Revenu Québec ile kaydolun ve CRA T4’ünün yanında RL-1 belgelerini de sunun.
• Kanadalı işletmenizin ABD’de vergisel varlığı olabilir: ABD’ye açılan Kanadalı işletme rehberine bakın.
• ABD’li işletmenizin Kanada’da vergisel varlığı olabilir: Kanada’ya açılan ABD’li işletme rehberine bakın.
• Çalışanın sınır ötesi ücretleri kişisel olarak bildirmesi gerekiyor: Yurt dışındaki bir işveren için ABD’de çalışma veya Sınır ötesi çalışma rehberine bakın.
• Çalışan aslında bağımsız yüklenici olabilir: Çalışan sayılabilecek yükleniciler veya Kanada bordro denetimleri ve çalışan statüsü kararları rehberine bakın.
• ABD vergi ödemeleri atlandı veya beyannameler verilmedi: Bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın.
• Doğrudan istihdam ile üçüncü taraf işveren arasında karar veriyorsunuz: muhasebe kayıt ve bordro desteği almadan önce sözleşmeleri, çalışma yerlerini ve tarihlerini, önceki ödeme kayıtlarını, vergi hesabı tescillerini ve varsa kapsam belgesini toplayın.