Mettre en place la paie pour votre premier employé

Que dois-je mettre en place avant la première paie?

Avant de verser un salaire, mettez en place l'identité fiscale de l'employeur, les comptes de paie, les dossiers des employés, la méthode de retenue et la méthode de remise. Une paie crée des obligations fiscales et de déclaration, même si l'entreprise n'a qu'un seul travailleur (IRS : Publication 15).

1. Confirmez la classification fiscale fédérale de l'entreprise et le lieu de travail du travailleur. Le nom d'une LLC ne dit pas à lui seul si son propriétaire est un employé (IRS : LLC à membre unique).
2. Obtenez le numéro d'identification de l'employeur (EIN) et les comptes de paie exigés là où l'employé travaille (IRS : EIN; EDD de la Californie : inscription).
3. Recueillez les formulaires d'embauche et vérifiez le nom du travailleur et son numéro de sécurité sociale. Fixez le salaire, la date de paie et la période de paie (IRS : embaucher des employés; IRS : Publication 15).
4. Calculez les retenues et les impôts de l'employeur, organisez les remises fédérales par voie électronique, puis inscrivez au calendrier les déclarations fédérales et d'État ainsi que la déclaration des nouvelles embauches (IRS : remettre et déclarer; EDD de la Californie : nouvelles embauches).

Si le travailleur est peut-être un entrepreneur indépendant, réglez d'abord la question de l'employé ou de l'entrepreneur indépendant avant de choisir la voie de la paie.

De quels comptes d'employeur fédéraux et d'État d'origine ai-je besoin?

L'employeur a besoin d'un EIN pour déclarer les impôts de paie fédéraux, et des comptes que son État exige pour les salaires versés sur son territoire. Une LLC à membre unique ignorée pour l'impôt sur le revenu utilise tout de même son propre nom et son propre EIN pour les salaires qu'elle verse à ses employés (IRS : EIN; IRS : LLC à membre unique).

Les exigences des États et des administrations locales varient. Vérifiez auprès de l'organisme du lieu de travail de l'employé avant la première paie; le compte californien n'est qu'un exemple, et non un compte national. Si le travailleur est dans un deuxième État, consultez les employés dans un autre État.

En Californie, une entreprise qui embauche des employés doit s'inscrire dans les 15 jours après avoir versé plus de 100 $ en salaires durant un trimestre civil (EDD de la Californie : seuil d'inscription).

Quels formulaires et renseignements dois-je recueillir à l'embauche?

Recueillez un formulaire W-4 signé pour la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, remplissez le formulaire I-9 pour vérifier l'identité et l'autorisation de travail, et consignez le nom exact et le numéro de sécurité sociale de l'employé pour le formulaire W-2. Selon l'IRS, un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) ne remplace pas le numéro de sécurité sociale d'un employé (IRS : embaucher des employés).

Si un travailleur autorisé attend son numéro de sécurité sociale (SSN), invitez-le à présenter une demande auprès de la Social Security Administration. S'il est encore en attente à la date d'échéance du formulaire W-2, inscrivez « Applied For » sur le formulaire papier ou des zéros en production électronique, puis corrigez le W-2 à l'arrivée du numéro (IRS : Publication 15).

Conservez dans les registres de l'employeur la période de paie, le salaire brut, les déductions, la paie nette et les impôts à payer, afin que les remises et les déclarations ultérieures concordent (IRS : Publication 15).

Pour un employé étranger non résident qui travaille aux États-Unis, suivez les instructions particulières du W-4 et l'ajustement de retenue de l'IRS. Un salaire exonéré par une convention fiscale peut exiger le formulaire 8233 plutôt que le formulaire W-4 (IRS : Publication 15).

Que retient-on sur chaque paie, et que l'employeur ajoute-t-il?

La retenue de l'employé réduit sa paie nette; les impôts propres à l'employeur sont un coût d'entreprise additionnel. Pour un salaire ordinaire assujetti, l'employeur remet les cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employé et de l'employeur, ainsi que l'impôt fédéral sur le revenu retenu (IRS : Publication 15; IRS : remettre et déclarer).

Pour les employés ordinaires d'une entreprise, l'impôt fédéral sur le chômage s'applique généralement si l'employeur a versé au moins 1 500 $ en salaires durant un trimestre de l'année courante ou de l'année précédente, ou s'il a eu un employé durant une partie de journée pendant au moins 20 semaines différentes de l'une ou l'autre année. Le travail agricole et le travail domestique obéissent à d'autres critères (IRS : Publication 15).

Les taux et plafonds de salaire fédéraux ci-dessus proviennent de la Publication 15 de l'IRS. Retenez une cotisation additionnelle de 0,9 % sur le salaire d'un employé qui dépasse 200 000 $ versés par cet employeur durant une année civile, à partir de la paie qui franchit le seuil. L'employeur n'a pas de cotisation correspondante à verser (IRS : Publication 15). La Californie, par exemple, classe l'impôt sur le chômage et la formation à l'emploi parmi les coûts de l'employeur, et l'assurance invalidité de l'État et l'impôt sur le revenu des particuliers parmi les montants retenus sur le salaire (EDD de la Californie : impôts de paie). Les taux d'État, les plafonds de salaire et les impôts locaux demandent une vérification distincte.

Comment trouver mon calendrier de remise fédéral et payer?

Utilisez les règles de la période de référence de l'IRS pour trouver le calendrier mensuel ou semi-hebdomadaire de l'employeur; produire le formulaire 941 chaque trimestre ne veut pas dire payer les impôts chaque trimestre. Un nouvel employeur qui produit le formulaire 941 commence généralement avec le calendrier de remise mensuel durant sa première année civile, car son impôt de la période de référence antérieure est considéré comme nul (IRS : Publication 15).

Ce sont les règles de remise de l'impôt fédéral sur le revenu retenu et des deux parts des cotisations de sécurité sociale et Medicare; la date de paie détermine la période de remise. Un employeur qui produit le formulaire 941 peut plutôt payer avec une déclaration produite à temps si l'impôt à payer du trimestre courant ou précédent est inférieur à 2 500 $ et qu'aucune obligation de remise le jour ouvrable suivant n'est survenue durant le trimestre courant. En cas de doute, remettez selon le calendrier. Les remises fédérales exigées se font par voie électronique (IRS : Publication 15).

Un employeur au calendrier mensuel qui atteint le seuil du jour ouvrable suivant passe au calendrier semi-hebdomadaire dès le lendemain, au moins pour le reste de cette année et pour l'année suivante (IRS : Publication 15).

L'impôt fédéral sur le chômage a son propre critère de remise trimestrielle : remettez après que l'impôt accumulé dépasse 500 $, au plus tard le dernier jour du mois qui suit ce trimestre; les montants moindres sont généralement reportés (IRS : Publication 15).

Une remise tardive peut coûter 2 % pour les jours 1 à 5, 5 % pour les jours 6 à 15, 10 % après le jour 15, ou 15 % si le montant reste impayé plus de 10 jours après le premier avis de l'IRS ou sur demande immédiate, selon la première éventualité. Un motif raisonnable peut annuler la pénalité; un défaut involontaire du premier trimestre peut aussi donner droit à une renonciation après une production faite à temps, sous réserve des limites de taille de l'IRS (IRS : Publication 15).

L'entrepreneur individuel doit directement les impôts sur l'emploi, sans critère de volonté. Les associés commandités doivent généralement aussi les dettes de paie de la société de personnes selon le droit de l'État; une société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) peut différer. La personne responsable de la retenue d'une société par actions, d'une société de personnes ou d'une LLC qui omet volontairement de la payer peut devoir le montant détenu en fiducie selon l'article 6672 de l'Internal Revenue Code; les impôts de l'employeur et la FUTA sont exclus de cette pénalité. Pour les déclarations produites à temps, l'IRS dispose généralement de trois ans à compter du 15 avril suivant pour établir la cotisation et de dix ans après celle-ci pour la recouvrer; une cotisation proposée peut être portée en appel dans les 60 jours, ou 75 jours si elle est adressée à l'étranger (IRS : directives sur la responsabilité; IRS : pénalité et appel).

Faire appel à un fournisseur de services de paie laisse généralement l'employeur responsable de l'exactitude des remises et des déclarations (IRS : Publication 15).

En Californie, la personne qui contrôle une LLC et qui omet volontairement de payer les impôts de paie de l'État peut aussi devoir l'impôt, les pénalités et les intérêts selon l'article 1735 du UI Code (EDD de la Californie : paie d'une LLC).

Quelles déclarations et quels relevés de salaire devrai-je produire?

La plupart des employeurs produisent le formulaire 941 chaque trimestre, le formulaire 940 chaque année s'ils sont assujettis à l'impôt fédéral sur le chômage, et le formulaire W-2 pour chaque employé. Une remise d'impôt fédéral paie une dette fiscale; elle ne remplace pas la déclaration qui en rend compte (IRS : remettre et déclarer).

Un employeur qui prévoit des impôts annuels sur l'emploi de 1 000 $ ou moins pouvait demander le formulaire 944 pour 2026 au plus tard le 16 mars (par la poste) ou le 1er avril (par téléphone). Cette période de demande est close; n'utilisez le formulaire 944 que si l'IRS l'a approuvé par écrit. Les employeurs agricoles peuvent utiliser le formulaire 943 (IRS : instructions du formulaire 941).

Dois-je déclarer une nouvelle embauche à l'État, et quand?

Déclarez une nouvelle embauche selon les règles de l'État de travail, séparément des déclarations de revenus. La Californie exige le formulaire DE 34 pour les employés qui y travaillent, dans les 20 jours civils suivant le premier jour de travail rémunéré; il couvre aussi les réembauches après une interruption d'au moins 60 jours consécutifs. Pour la production électronique, l'EDD demande deux rapports mensuels espacés de 12 à 16 jours; ne produisez pas de rapport vide (EDD de la Californie : nouvelles embauches).

Le rapport californien comprend le numéro de compte de l'EDD de l'employeur et son EIN, ainsi que le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale, l'adresse de son domicile et sa date d'entrée en fonction. D'autres États peuvent avoir des délais et des méthodes différents; vérifiez donc auprès de l'organisme de l'État concerné avant l'arrivée du travailleur (EDD de la Californie : nouvelles embauches).

La Californie peut imposer 24 $ par travailleur non déclaré, ou 490 $ en cas d'entente intentionnelle pour omettre ou falsifier le rapport (EDD de la Californie : nouvelles embauches).

Je suis le seul travailleur de ma société de type S. Qu'est-ce qui reste pareil?

Le dirigeant d'une société de type S qui rend des services et qui est payé, ou y a droit, reçoit généralement un salaire d'employé, même s'il détient toutes les actions. L'exception de l'IRS vise le dirigeant qui ne rend aucun service ou seulement des services mineurs et qui n'a pas droit à une rémunération. Mettez en place le même EIN d'employeur, le même compte d'État applicable, les mêmes retenues, remises, déclarations et le même processus W-2 que pour tout autre employé (IRS : dirigeants d'une société de type S).

Les distributions ne remplacent pas le salaire pour des services. Décider quel salaire verser au propriétaire d'une société de type S est une question distincte; le montant dépend du travail et des faits (IRS : dirigeants d'une société de type S).

Je possède une entreprise individuelle ou une LLC. Puis-je me mettre à la paie?

L'entrepreneur individuel et le propriétaire particulier d'une LLC à membre unique ignorée paient généralement l'impôt sur le travail autonome sur les bénéfices de l'entreprise, plutôt que de traiter leurs propres retraits comme un salaire d'employé. Un associé, y compris le membre d'une LLC imposée comme société de personnes, est un travailleur autonome pour les services rendus à cette société de personnes, et non son employé (IRS : LLC à membre unique; IRS : associés).

C'est la règle fédérale. Pour les impôts de paie de la Californie, l'EDD traite généralement la rémunération des services d'un commanditaire comme un salaire, mais exclut les retraits véritables d'un associé commandité (EDD de la Californie : paie des LLC et des sociétés de personnes).

Une LLC imposée comme une société suit les règles de paie des sociétés pour le propriétaire qui travaille comme employé. La classification vient donc en premier; une LLC peut être ignorée, imposée comme société de personnes ou imposée comme société. Une LLC ignorée peut tout de même faire la paie de ses autres employés sous son propre nom et son propre EIN (IRS : LLC à membre unique).

Exemple

Dollars américains, à titre indicatif; supposez un salaire ordinaire assujetti, un calendrier de remise fédéral mensuel et aucune déduction d'État ni d'avantages sociaux. Une entreprise verse 5 000 $ US bruts à un employé en un mois. Son calcul de l'impôt fédéral sur le revenu à partir du formulaire W-4 donne une retenue de 500 $ US. La cotisation de sécurité sociale de l'employé est de 310 $ US et celle de Medicare, de 72,50 $ US, ce qui laisse 4 117,50 $ US à l'employé.

L'entreprise doit aussi 310 $ US de sécurité sociale et 72,50 $ US de Medicare à titre d'employeur. Son coût en espèces est de 5 382,50 $ US avant l'impôt sur le chômage et les autres coûts d'employeur. Sa remise fédérale pour les salaires de ce mois est de 1 265 $ US : 500 $ US d'impôt sur le revenu retenu, plus 382,50 $ US de l'employé et 382,50 $ US de l'employeur. Elle remet selon le calendrier mensuel, puis déclare séparément les salaires et les impôts sur son formulaire 941 trimestriel. La retenue de 382,50 $ US de l'employé fait partie de la paie brute et n'est pas un autre coût de l'employeur.

Votre situation est différente?

• Le travailleur est peut-être un entrepreneur indépendant : vérifiez la classification des travailleurs avant de le payer.
• Le salaire du propriétaire de votre société de type S n'est pas encore décidé : consultez Salaire du propriétaire d'une société de type S.
• L'employé travaille dans un autre État : consultez les employés dans un autre État.
• L'employé travaille des deux côtés de la frontière entre les États-Unis et le Canada : consultez l'embauche transfrontalière.
• Votre premier employé est votre enfant ou votre conjoint : des exemptions fédérales de sécurité sociale, de Medicare ou de FUTA peuvent s'appliquer aux salaires familiaux dans une entreprise individuelle ou dans certaines sociétés de personnes appartenant aux parents; le salaire versé par une société par actions demeure assujetti (IRS : Publication 15, employés de la famille).
• Votre entreprise a des dépenses de recherche admissibles : une petite entreprise admissible choisit le crédit d'impôt de paie pour la recherche au moyen du formulaire 6765, au plus tard à la date limite de sa déclaration de revenus initiale, prolongations comprises. Elle utilise le formulaire 8974 avec sa déclaration d'impôts sur l'emploi pour réduire la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employeur à partir du trimestre qui suit la production de cette déclaration de revenus (IRS : Publication 15).
• Une remise ou une déclaration est déjà en retard : consultez les impôts de paie en retard. Les impôts retenus restent dus même lorsque l'entreprise manque de liquidités (IRS : Publication 15).
• Vous êtes encore en train de constituer l'entreprise : consultez ce qu'il faut mettre en place après la constitution.
• La classification de l'entité, les comptes d'État ou les premières remises sont incertains : rassemblez l'EIN, le choix fiscal de la LLC ou le statut de société, le lieu de travail, le calendrier de paie, le formulaire W-4 et les avis des comptes d'État, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.