첫 직원 급여 지급 설정: 계정과 신고

첫 급여를 주기 전에 무엇을 준비해야 하나요?

급여를 지급하기 전에 고용주의 세금 식별 정보(EIN), 급여 계정, 직원 기록, 원천징수 방법, 납부 방법을 준비하세요. 직원이 한 명뿐이어도 급여를 지급하면 세금과 신고 의무가 생깁니다(IRS: Publication 15).

1. 사업체의 연방 세금 분류와 직원의 근무지를 확인하세요. LLC라는 이름만으로는 소유주가 직원인지 알 수 없습니다(IRS: 단일 구성원 LLC).
2. 고용주 식별번호(EIN)와 직원이 일하는 곳에서 요구하는 급여 계정을 받으세요(IRS: EIN; 캘리포니아 EDD: 등록).
3. 채용 서류를 받고 근로자의 이름과 SSN(사회보장번호)을 확인하세요. 급여액, 지급일, 급여 기간을 정합니다(IRS: 직원 채용; IRS: Publication 15).
4. 원천징수액과 고용주 부담 세금을 계산하고, 연방 전자 납부를 준비하세요. 그런 다음 연방과 주 신고서, 신규 채용자 신고 일정을 달력에 표시합니다(IRS: 납부와 신고; 캘리포니아 EDD: 신규 채용자).

근로자가 독립 계약자일 수 있다면, 급여 지급 방식을 정하기 전에 직원 대 독립 계약자 분류부터 정리하세요.

어떤 연방 및 거주 주 고용주 계정이 필요한가요?

고용주는 연방 급여세를 신고하려면 EIN이 필요하고, 해당 주에서 지급하는 급여에 대해 그 주가 요구하는 계정이 필요합니다. 소득세상 별도로 보지 않는 단일 구성원 LLC(disregarded entity)도 직원에게 지급하는 급여에는 LLC 자체의 이름과 EIN을 사용합니다(IRS: EIN; IRS: 단일 구성원 LLC).

주와 지역의 요건은 다릅니다. 첫 급여를 지급하기 전에 직원의 근무지를 관할하는 기관에 확인하세요. 캘리포니아 계정은 예시이며 전국 공통 계정이 아닙니다. 근로자가 두 번째 주에서도 일한다면 다른 주에서 일하는 직원을 참고하세요.

캘리포니아에서 직원을 채용하는 사업체는 한 분기에 $100를 넘는 급여를 지급한 후 15일 이내에 등록해야 합니다(캘리포니아 EDD: 등록 기준).

채용할 때 어떤 서류와 정보를 받아야 하나요?

연방 소득세 원천징수를 위해 서명한 Form W-4를 받고, 신원과 취업 자격을 확인하기 위해 Form I-9를 작성하고, Form W-2에 쓸 직원의 정확한 이름과 SSN을 기록하세요. IRS는 개인 납세자 식별번호(ITIN)가 직원의 SSN을 대신할 수 없다고 밝힙니다(IRS: 직원 채용).

취업 자격이 있는 근로자가 SSN을 기다리는 중이라면 사회보장국에 신청하도록 안내하세요. Form W-2 제출 기한까지도 번호가 나오지 않았다면 종이 서식에는 “Applied For”, 전자 제출에는 영(zero)을 입력하고, 번호가 나오면 W-2를 정정하세요(IRS: Publication 15).

납부와 이후 신고서를 맞춰 볼 수 있도록 급여 기간, 총급여, 공제액, 실수령액, 세금 부담액을 고용주 기록에 보관하세요(IRS: Publication 15).

미국에서 일하는 비거주 외국인 직원은 IRS의 특별 W-4 안내와 원천징수 조정을 따르세요. 조세조약에 따라 면세되는 급여에는 Form W-4 대신 Form 8233이 필요할 수 있습니다(IRS: Publication 15).

급여마다 무엇이 공제되고, 고용주는 무엇을 추가로 부담하나요?

직원의 원천징수는 실수령액을 줄이고, 고용주 자신의 세금은 사업 비용으로 추가됩니다. 일반적인 과세 대상 급여의 경우 고용주는 직원과 고용주 양쪽의 사회보장세와 메디케어세, 그리고 원천징수한 연방 소득세를 함께 납부합니다(IRS: Publication 15; IRS: 납부와 신고).

일반 사업체 직원의 경우, 고용주가 올해 또는 전년도의 어느 분기에든 급여를 $1,500 이상 지급했거나, 두 해 중 어느 해에든 서로 다른 20주(週) 이상 하루의 일부라도 직원이 있었다면 연방 실업세가 일반적으로 적용됩니다. 농업과 가사 노동에는 다른 기준이 적용됩니다(IRS: Publication 15).

위의 연방 세율과 급여 한도는 IRS Publication 15에 나온 값입니다. 이 고용주가 한 달력 연도에 지급한 직원 급여가 $200,000를 넘으면, 기준을 넘는 급여 지급분부터 0.9%를 추가로 원천징수하세요. 고용주 부담분은 없습니다(IRS: Publication 15). 예를 들어 캘리포니아는 실업세와 고용 훈련세를 고용주 비용으로, 주 장애보험과 개인 소득세를 급여에서 원천징수하는 금액으로 안내합니다(캘리포니아 EDD: 급여세). 주 세율, 급여 한도, 지역 세금은 따로 확인해야 합니다.

연방 납부 일정은 어떻게 확인하고 납부하나요?

IRS lookback(소급 확인) 규칙으로 고용주의 월별 또는 주 두 번 납부 일정을 확인하세요. Form 941을 분기마다 제출한다고 해서 세금도 분기마다 납부하는 것은 아닙니다. Form 941을 제출하는 신규 고용주는 이전 lookback 기간의 납부 의무를 없는 것으로 보기 때문에 일반적으로 첫 달력 연도에는 월별 납부자로 시작합니다(IRS: Publication 15).

이는 원천징수한 연방 소득세와 사회보장세·메디케어세 양쪽 부담분에 대한 납부 규칙이며, 급여 지급일이 납부 기간을 결정합니다. Form 941 제출 고용주는 현재 분기 또는 직전 분기의 세금 납부 의무가 $2,500 미만이고 현재 분기에 다음 영업일 납부 의무가 발생하지 않았다면, 기한 내 신고서와 함께 납부할 수도 있습니다. 확실하지 않으면 일정에 맞춰 납부하세요. 필요한 연방 납부는 전자로 합니다(IRS: Publication 15).

다음 영업일 납부 기준에 도달한 월별 납부자는 그다음 날부터 최소한 그해의 남은 기간과 다음 해에는 주 두 번 납부자가 됩니다(IRS: Publication 15).

연방 실업세에는 별도의 분기 납부 기준이 있습니다. 누적 납부 의무가 $500를 넘으면 해당 분기 다음 달 말일까지 납부하며, 그보다 적은 금액은 일반적으로 다음 기간으로 이월됩니다(IRS: Publication 15).

납부가 늦으면 1–5일은 2%, 6–15일은 5%, 15일 이후는 10%의 가산세가 붙을 수 있습니다. IRS의 첫 통지 후 10일이 지나도 납부하지 않았거나 즉시 납부 요구(immediate demand)를 받은 경우 중 빠른 쪽을 기준으로 15%가 부과될 수 있습니다. 합리적인 사유가 있으면 가산세를 면제받을 수 있으며, 첫 분기의 부주의한 불이행은 기한 내 신고 후 IRS의 규모 제한 안에서 면제 대상이 될 수도 있습니다(IRS: Publication 15).

개인사업자는 고의성 여부와 관계없이 고용세를 직접 납부할 책임이 있습니다. 일반 파트너는 보통 주 법에 따라 파트너십의 급여 채무도 부담하며, LLP는 다를 수 있습니다. 법인, 파트너십, LLC의 원천징수를 책임지는 사람이 고의로 납부하지 않으면 IRC 6672에 따라 trust fund 금액을 부담할 수 있습니다. 고용주 부담 세금과 FUTA는 이 가산세에서 제외됩니다. 기한 내에 제출한 신고서의 경우 IRS는 일반적으로 다음 해 4월 15일부터 3년 이내에 부과하고, 부과 후 10년 이내에 징수할 수 있습니다. 부과 예정 통지에 대해서는 60일 이내에, 주소가 해외인 경우 75일 이내에 이의를 제기할 수 있습니다(IRS: 책임 안내; IRS: 가산세와 이의 제기).

급여 대행 업체를 쓰더라도 정확한 납부와 신고에 대한 책임은 일반적으로 고용주에게 남습니다(IRS: Publication 15).

캘리포니아에서는 LLC를 통제하는 사람이 주 급여세를 고의로 납부하지 않으면 UI Code 1735에 따라 세금, 가산세, 이자를 부담할 수 있습니다(캘리포니아 EDD: LLC 급여).

어떤 신고서와 급여 명세서를 제출해야 하나요?

대부분의 고용주는 매 분기 Form 941, 연방 실업세 대상이면 매년 Form 940, 직원마다 Form W-2를 제출합니다. 연방세 납부는 세금을 내는 것이지, 그 세금을 신고하는 신고서를 대신하지 않습니다(IRS: 납부와 신고).

연간 고용세가 $1,000 이하일 것으로 예상하는 고용주는 2026년분에 대해 3월 16일(우편) 또는 4월 1일(전화)까지 Form 944를 요청할 수 있었습니다. 그 요청 기간은 끝났으므로, IRS가 서면으로 승인한 경우에만 Form 944를 사용하세요. 농업 고용주는 Form 943을 사용할 수 있습니다(IRS: Form 941 작성 안내).

신규 채용자를 주에 신고해야 하나요? 언제 하나요?

신규 채용자는 세금 신고서와는 별도로 근무지 주의 신규 채용자 신고 규정에 따라 신고합니다. 캘리포니아는 그곳에서 급여를 받고 일하는 직원에 대해 근무 첫날로부터 20일(달력 기준) 이내에 Form DE 34를 제출하도록 요구합니다. 연속 60일 이상 퇴직했다가 다시 채용한 경우도 포함됩니다. 전자 제출은 EDD가 12일에서 16일 간격의 월 둘회 보고서를 요구하며, 내용이 없는 보고서는 건너뜁니다(캘리포니아 EDD: 신규 채용자).

캘리포니아 보고서에는 고용주의 EDD 계정 번호와 EIN, 직원의 이름, SSN, 집 주소, 근무 시작일이 들어갑니다. 다른 주는 기한과 방법이 다를 수 있으므로, 근로자가 일을 시작하기 전에 해당 주 기관에 확인하세요(캘리포니아 EDD: 신규 채용자).

캘리포니아는 신고하지 않은 근로자 한 명당 $24, 보고서를 누락하거나 허위로 작성하기로 고의로 합의한 경우 $490의 가산세를 부과할 수 있습니다(캘리포니아 EDD: 신규 채용자).

제가 S corporation의 유일한 근로자입니다. 무엇이 같은가요?

업무를 수행하고 대가를 받았거나 받을 권리가 있는 S corporation 임원은, 주식을 전부 소유하더라도 일반적으로 직원 급여를 받습니다. IRS의 예외는 업무를 하지 않거나 사소한 업무만 하고 대가를 받을 권리가 없는 임원에 해당합니다. 다른 직원과 같은 방식으로 고용주 EIN, 해당 주 계정, 원천징수, 납부, 신고서, W-2 절차를 준비하세요(IRS: S corporation 임원).

분배금은 업무에 대한 급여를 대체하지 못합니다. S corporation 소유주에게 얼마의 급여를 줄지 정하는 것은 별개의 문제이며, 금액은 업무와 사실관계에 따라 달라집니다(IRS: S corporation 임원).

개인사업자 또는 LLC를 운영합니다. 본인을 급여 대상에 올릴 수 있나요?

개인사업자와 과세상 별도로 보지 않는 단일 구성원 LLC(disregarded entity)의 개인 소유주는 일반적으로 자신의 인출금을 직원 급여로 처리하지 않고 사업 소득에 대해 자영업세를 냅니다. 파트너십으로 과세되는 LLC의 구성원을 포함한 파트너는 그 파트너십에 제공하는 서비스에 대해서는 자영업자이며, 그 파트너십의 직원이 아닙니다(IRS: 단일 구성원 LLC; IRS: 파트너).

이는 연방 규칙입니다. 캘리포니아 급여세에서는 EDD가 유한 파트너에게 지급한 서비스 대가를 일반적으로 급여로 보지만, 진정한 일반 파트너의 인출금은 제외합니다(캘리포니아 EDD: LLC와 파트너십 급여).

법인으로 과세되는 LLC는 직원으로 일하는 소유주에게 법인 급여 규칙을 적용합니다. 그래서 분류가 먼저입니다. LLC는 과세상 별도로 보지 않는 단체(disregarded entity), 파트너십, 법인 중 하나로 과세될 수 있습니다. 과세상 별도로 보지 않는 LLC도 다른 직원에게는 자체 이름과 EIN으로 급여를 지급할 수 있습니다(IRS: 단일 구성원 LLC).

예시

설명을 위한 미국 달러 예시입니다. 일반적인 과세 대상 급여, 월별 연방 납부 일정, 주 세금과 복리후생 공제가 없다고 가정합니다. 사업체가 한 달에 직원 한 명에게 총 $5,000을 지급합니다. Form W-4로 계산한 연방 소득세 원천징수액은 $500입니다. 직원 부담 사회보장세는 $310, 메디케어세는 $72.50이며, 직원의 실수령액은 $4,117.50입니다.

사업체는 자신의 사회보장세 $310와 메디케어세 $72.50도 부담합니다. 실업세와 그 밖의 고용주 비용을 더하기 전 현금 비용은 $5,382.50입니다. 그 달 급여에 대한 연방 납부액은 $1,265입니다. 원천징수한 소득세 $500에 직원 부담분 $382.50과 고용주 부담분 $382.50을 더한 금액입니다. 월별 일정에 맞춰 납부한 다음, 급여와 세금은 분기 Form 941로 따로 신고합니다. 직원의 원천징수액 $382.50은 총급여에 포함된 금액이며, 고용주의 추가 비용이 아닙니다.

상황이 다르신가요?

• 근로자가 독립 계약자일 수 있는 경우: 급여를 지급하기 전에 근로자 분류를 확인하세요.
• S corporation 소유주의 급여를 아직 정하지 못한 경우: S corporation 소유주 급여를 살펴보세요.
• 직원이 다른 주에서 일하는 경우: 다른 주에서 일하는 직원을 참고하세요.
• 직원이 미국과 캐나다 국경을 넘어 일하는 경우: 국경을 넘는 채용을 참고하세요.
• 첫 직원이 자녀나 배우자인 경우: 개인사업자나 부모가 소유한 일부 파트너십에서는 가족 급여에 연방 사회보장세, 메디케어세 또는 FUTA 면제가 적용될 수 있습니다. 법인 급여는 계속 과세 대상입니다(IRS: Publication 15, 가족 직원).
• 사업체에 적격 연구 비용이 있는 경우: 적격 소기업은 소득세 신고 기한(연장 포함)까지 Form 6765로 연구 급여세 세액공제를 선택합니다. 그 소득세 신고서를 제출한 다음 분기부터 고용세 신고서와 함께 Form 8974를 사용해 고용주 부담 사회보장세와 메디케어세를 줄입니다(IRS: Publication 15).
• 납부나 신고가 이미 늦은 경우: 밀린 급여세를 참고하세요. 사업체의 자금 사정이 어려워도 원천징수한 세금은 계속 납부해야 합니다(IRS: Publication 15).
• 아직 사업체를 설립하는 중인 경우: 설립 후 준비할 일을 참고하세요.
• 사업체의 분류, 주 계정, 첫 납부가 불확실한 경우: EIN, LLC 세금 선택 또는 법인 지위, 근무지, 급여 일정, W-4, 주 계정 통지서를 준비하고 장부 관리 도움을 받으세요.