Como montar a folha de pagamento para o primeiro empregado

O que preciso configurar antes do primeiro pagamento?

Antes de pagar salários, configure a identidade fiscal do empregador, as contas da folha de pagamento, os registros do empregado, o método de retenção e o método de depósito. Um pagamento de salário cria obrigações fiscais e de declaração mesmo que a empresa tenha só um trabalhador (IRS: Publication 15).

1. Confirme a classificação fiscal federal da empresa e o local de trabalho do empregado. O nome de uma LLC, sozinho, não diz se o dono é empregado (IRS: LLCs de um único membro).
2. Obtenha o número de identificação do empregador (EIN) e as contas de folha de pagamento exigidas no local onde o empregado trabalha (IRS: EIN; California EDD: registro).
3. Colete os formulários de contratação e confirme o nome e o número de Social Security do trabalhador. Defina o salário, o dia de pagamento e o período da folha (IRS: como contratar empregados; IRS: Publication 15).
4. Calcule a retenção e os impostos do empregador, organize os depósitos federais eletrônicos e depois marque no calendário as declarações federais e estaduais e o registro de novos contratados (IRS: depósitos e declarações; California EDD: novos contratados).

Se o trabalhador puder ser um prestador de serviços, resolva primeiro a situação de empregado ou prestador de serviços antes de escolher o caminho da folha de pagamento.

De quais contas federais e do estado de origem o empregador precisa?

O empregador precisa de um EIN para declarar os impostos federais sobre a folha de pagamento e das contas que o estado exige para os salários pagos ali. Uma LLC de um único membro desconsiderada para fins de imposto de renda ainda usa o nome e o EIN da própria LLC para os salários que paga a empregados (IRS: EIN; IRS: LLCs de um único membro).

As exigências estaduais e locais variam. Consulte o órgão do local de trabalho do empregado antes do primeiro pagamento; a conta da Califórnia é um exemplo, e não uma conta nacional. Se o trabalhador estiver em um segundo estado, veja empregados em outro estado.

Na Califórnia, a empresa que contrata empregados deve se registrar em até 15 dias depois de pagar mais de $100 em um trimestre do ano-calendário (California EDD: quando o registro é exigido).

Quais formulários e dados devo coletar na contratação?

Colete o Form W-4 assinado para a retenção de imposto de renda federal, preencha o Form I-9 para confirmar a identidade e a autorização de trabalho e registre o nome correto e o número de Social Security do empregado para o Form W-2. O IRS diz que o número de identificação fiscal individual (ITIN) não substitui o número de Social Security do empregado (IRS: como contratar empregados).

Se um trabalhador autorizado está aguardando o SSN, peça que ele o solicite à Social Security. Se o número ainda estiver pendente quando o Form W-2 vencer, use “Applied For” no formulário em papel ou zeros no envio eletrônico e depois corrija o W-2 quando o número chegar (IRS: Publication 15).

Mantenha nos registros do empregador o período da folha, o salário bruto, os descontos, o salário líquido e as obrigações fiscais, para que os depósitos e as declarações posteriores batam (IRS: Publication 15).

Para um empregado estrangeiro não residente que trabalha nos EUA, siga as instruções especiais do W-4 e o ajuste de retenção do IRS. Salários isentos por tratado podem exigir o Form 8233 em vez do Form W-4 (IRS: Publication 15).

O que é descontado de cada pagamento e o que o empregador acrescenta?

A retenção do empregado reduz o valor que ele leva para casa; os impostos do próprio empregador são um custo adicional da empresa. Para salários comuns sujeitos às contribuições, o empregador deposita os valores de Social Security e Medicare do empregado e do empregador, além do imposto de renda federal retido (IRS: Publication 15; IRS: depósitos e declarações).

Para empregados comuns de empresas, o imposto federal de seguro-desemprego geralmente se aplica se o empregador pagou pelo menos $1.500 em salários em qualquer trimestre do ano atual ou do anterior, ou teve um empregado por parte de um dia em pelo menos 20 semanas diferentes em qualquer um dos dois anos. Trabalho agrícola e doméstico têm testes diferentes (IRS: Publication 15).

As alíquotas e os limites de salário federais acima vêm da IRS Publication 15. Retenha 0,9% adicionais sobre o salário do empregado que passar de $200.000 pagos por este empregador em um ano-calendário, a partir do pagamento que cruzar o limite. Não há contrapartida do empregador (IRS: Publication 15). A Califórnia, por exemplo, lista os impostos de seguro-desemprego e de treinamento profissional como custos do empregador e o seguro estadual por invalidez e o imposto de renda pessoal como valores retidos do salário (California EDD: impostos sobre a folha de pagamento). Alíquotas estaduais, limites de salário e impostos locais exigem uma verificação à parte.

Como descubro meu calendário de depósitos federais e como pago?

Use as regras de lookback (período de referência) do IRS para descobrir se o empregador deposita mensalmente ou duas vezes por semana (semiweekly); entregar o Form 941 a cada trimestre não significa pagar os impostos a cada trimestre. O empregador novo que entrega o Form 941 geralmente começa como depositante mensal no primeiro ano-calendário, porque a obrigação do período de referência anterior é tratada como zero (IRS: Publication 15).

Estas são as regras de depósito do imposto de renda federal retido e dos dois lados de Social Security e Medicare; a data do pagamento do salário define o período de depósito. O empregador que entrega o Form 941 pode, em vez disso, pagar junto com a declaração no prazo, se a obrigação de imposto do trimestre atual ou do anterior for inferior a $2.500 e não tiver surgido obrigação de depósito até o dia útil seguinte no trimestre atual. Se tiver dúvida, deposite conforme o calendário. Os depósitos federais exigidos são eletrônicos (IRS: Publication 15).

O depositante mensal que atinge o gatilho do dia seguinte passa a ser depositante semiweekly a partir do dia seguinte, pelo menos pelo restante daquele ano e pelo ano seguinte (IRS: Publication 15).

O imposto federal de seguro-desemprego tem um teste trimestral de depósito próprio: deposite depois que a obrigação acumulada ultrapassar $500, até o último dia do mês seguinte ao trimestre; valores menores geralmente são transferidos para o período seguinte (IRS: Publication 15).

Depósitos atrasados podem custar 2% nos dias 1 a 5, 5% nos dias 6 a 15, 10% depois do dia 15, ou 15% se ainda não pago mais de 10 dias depois da primeira notificação do IRS ou mediante cobrança imediata, o que ocorrer primeiro. A causa razoável pode eliminar a multa; uma falha involuntária no primeiro trimestre também pode qualificar para dispensa depois da entrega no prazo, sujeita aos limites de porte do IRS (IRS: Publication 15).

O autônomo (sole proprietor) deve diretamente os impostos de emprego, sem teste de intenção. Os sócios gerais (general partners) geralmente também devem as dívidas de folha de pagamento da sociedade pela lei estadual; uma LLP pode ser diferente. A pessoa responsável pela retenção de uma corporação, sociedade de pessoas ou LLC que deixar de pagá-la de forma intencional pode dever o valor retido (trust fund) pelo IRC 6672; os impostos do empregador e o FUTA ficam fora dessa multa. Para declarações entregues no prazo, o IRS geralmente tem três anos a partir do 15 de abril seguinte para lançar e dez anos depois do lançamento para cobrar; um lançamento proposto pode ser contestado em até 60 dias, ou 75 se a notificação for endereçada ao exterior (IRS: orientação sobre responsabilidade; IRS: multa e recurso).

Contratar um provedor de folha de pagamento geralmente mantém o empregador responsável por depósitos e declarações corretos (IRS: Publication 15).

Na Califórnia, a pessoa que controla uma LLC e deixa de pagar de forma intencional os impostos estaduais sobre a folha de pagamento também pode dever o imposto, as multas e os juros pelo UI Code 1735 (California EDD: folha de pagamento de LLCs).

Quais declarações e informes de salários vou entregar?

A maioria dos empregadores entrega o Form 941 a cada trimestre, o Form 940 uma vez por ano, se estiver sujeita ao imposto federal de seguro-desemprego, e o Form W-2 de cada empregado. O depósito do imposto federal paga uma obrigação; ele não substitui a declaração que a informa (IRS: depósitos e declarações).

O empregador que espera imposto de emprego anual de $1.000 ou menos poderia pedir o Form 944 para 2026 até 16 de março (por correio) ou 1º de abril (por telefone). Esse prazo de pedido já passou; use o Form 944 somente se o IRS o aprovou por escrito. Empregadores agrícolas podem usar o Form 943 (IRS: instruções do Form 941).

Preciso informar um novo contratado ao estado e quando?

Informe o novo contratado conforme as regras de novos contratados do estado onde se trabalha, separadamente das declarações de imposto. A Califórnia exige o Form DE 34 para empregados que trabalham ali, em até 20 dias corridos depois do primeiro dia de trabalho remunerado; também abrange recontratações após uma separação de pelo menos 60 dias consecutivos. Para entrega eletrônica, o EDD pede dois relatórios mensais com 12 a 16 dias de intervalo; pule um relatório vazio (California EDD: novos contratados).

O relatório da Califórnia inclui o número da conta do EDD e o EIN do empregador, além do nome, número de Social Security, endereço residencial e data de início do empregado. Outros estados podem ter prazos e métodos diferentes; por isso, consulte o órgão estadual competente antes de o trabalhador começar (California EDD: novos contratados).

A Califórnia pode cobrar $24 por trabalhador não informado, ou $490 por acordo intencional para omitir ou falsificar o relatório (California EDD: novos contratados).

Sou o único trabalhador da minha S corporation. O que é igual?

O diretor de uma S corporation que presta serviços e é pago, ou tem direito a pagamento, geralmente recebe salário como empregado, mesmo que seja dono de todas as ações. A exceção do IRS vale para o diretor que não presta serviços ou presta apenas serviços de pouca importância e não tem direito a pagamento. Configure o mesmo EIN do empregador, a conta estadual aplicável, a retenção, os depósitos, as declarações e o processo de W-2 usados para qualquer outro empregado (IRS: diretores de S corporations).

Distribuições não substituem o salário pelos serviços. Decidir quanto salário pagar ao dono de uma S corporation é uma questão separada; o valor depende do trabalho e dos fatos (IRS: diretores de S corporations).

Tenho uma empresa individual (sole proprietorship) ou uma LLC. Posso me colocar na folha de pagamento?

O autônomo (sole proprietor) e o dono pessoa física de uma LLC de um único membro desconsiderada geralmente pagam o imposto de autônomo (self-employment tax) sobre o lucro da empresa, em vez de tratar suas retiradas como salário de empregado. O sócio, incluindo o membro de uma LLC tributada como sociedade de pessoas, é autônomo pelos serviços prestados a essa sociedade, e não empregado dela (IRS: LLCs de um único membro; IRS: sócios).

Essa é a regra federal. Para os impostos da folha de pagamento da Califórnia, o EDD geralmente trata o pagamento por serviços a um sócio limitado (limited partner) como salário, mas exclui as retiradas legítimas de sócios gerais (California EDD: folha de pagamento de LLCs e sociedades de pessoas).

Uma LLC tributada como corporação segue as regras de folha de pagamento de corporações para o dono que trabalha como empregado. Por isso, a classificação vem primeiro; uma LLC pode ser desconsiderada, tributada como sociedade de pessoas ou tributada como corporação. Uma LLC desconsiderada ainda pode rodar a folha de pagamento dos seus outros empregados com o próprio nome e EIN (IRS: LLCs de um único membro).

Exemplo

Dólares americanos apenas como ilustração; suponha salários comuns sujeitos às contribuições, calendário mensal de depósitos federais e nenhum desconto estadual ou de benefícios. Uma empresa paga US$5.000 brutos a um empregado em um mês. O cálculo da retenção de imposto de renda federal pelo Form W-4 resulta em US$500 retidos. O Social Security do empregado é de US$310 e o Medicare é de US$72,50, sobrando US$4.117,50 para o empregado.

A empresa também deve US$310 do próprio Social Security e US$72,50 do próprio Medicare. Seu custo em dinheiro é de US$5.382,50, antes do imposto de seguro-desemprego e de outros custos do empregador. O depósito federal sobre os salários daquele mês é de US$1.265: US$500 de imposto de renda retido, mais US$382,50 do empregado e US$382,50 do empregador. Ela deposita no calendário mensal e depois informa separadamente os salários e os impostos no Form 941 trimestral. A retenção de US$382,50 do empregado faz parte do salário bruto, e não é outro custo do empregador.

E se o seu caso for diferente?

• O trabalhador pode ser um prestador de serviços: confira a classificação do trabalhador antes de pagá-lo.
• O salário do dono da sua S corporation ainda não foi definido: veja Salário do dono de S corporation.
• O empregado trabalha em outro estado: veja empregados em outro estado.
• O empregado trabalha entre os EUA e o Canadá: veja contratação entre países.
• Seu primeiro empregado é seu filho ou seu cônjuge: isenções federais de Social Security, Medicare ou FUTA podem se aplicar a salários de familiares em uma empresa individual ou em certas sociedades de pessoas pertencentes aos pais; salários pagos por corporações continuam cobertos (IRS: Publication 15, empregados da família).
• Sua empresa tem despesas qualificadas de pesquisa: uma pequena empresa qualificada opta pelo crédito de imposto sobre a folha de pagamento para pesquisa no Form 6765, até a data de vencimento original da declaração de imposto de renda, incluindo prorrogações. Ela usa o Form 8974 com a declaração de imposto de emprego para reduzir o Social Security e o Medicare do empregador a partir do trimestre seguinte ao da entrega dessa declaração de imposto de renda (IRS: Publication 15).
• Um depósito ou uma declaração já está atrasado: veja impostos de folha de pagamento em atraso. Os impostos retidos continuam devidos mesmo quando a empresa está com pouco caixa (IRS: Publication 15).
• Você ainda está abrindo a empresa: veja o que configurar depois de abrir a empresa.
• A classificação da entidade, as contas estaduais ou os primeiros depósitos estão incertos: reúna o EIN, a opção tributária da LLC ou a situação da corporação, o local de trabalho, o calendário de pagamento, o W-4 e as notificações das contas estaduais e procure ajuda com contabilidade.