Şirket kurduktan sonra ilk beyanlar ve son tarihler

Eyaletin onayında nelere bakmalıyım?

Şirket adını vergi formlarında veya hesap başvurularında kullanmadan önce eyaletin resmî kaydını kontrol edin. Onaylanan kuruluş belgesini (articles veya certificate) ve kayıt makbuzunu saklayın; yasal adı, kayıt veya yürürlük tarihini, eyalet kimlik numarasını, işletme adresini ve kayıtlı temsilciyi (şirket adına hukuki evrakı teslim alan kişi, agent for service of process) doğrulayın. New York, LLC kayıt makbuzunun kaydın kanıtı olduğunu belirtir ve başvuranlardan makbuzdaki adı ve tarihi kontrol etmelerini ister. California'nın işletme araması ise kuruluşun kayıt tarihini gösterir (New York Department of State; California Secretary of State).

Şirketin hukuki kimliğini eyalet kaydı belirler; EIN yazısı LLC'yi veya şirketi oluşturmaz. Eyaletin onayladığı kaydı, varsa değişiklikleri ve kayıtlı temsilcinin güncel iletişim bilgilerini bir arada tutun. Adres veya temsilci sonradan değişirse eyaletin güncelleme usulüne bakın. Örneğin California'da LLC'nin temsilcisi veya adresi Statement of Information ile güncellenir (California Secretary of State).

EIN'e ne zaman ihtiyacım olur?

LLC veya şirket eyalette kurulduktan sonra, zorunlu bir beyan, çalışan veya işletme hesabı için numaraya ihtiyaç duymadan önce başvurun. IRS, önce eyalet kaydının yapılmasının EIN başvurusundaki gecikmeleri önleyebileceğini belirtir. EIN'i doğrudan IRS'den almak ücretsizdir (IRS: EIN alma).

Bir eyalet kaydı veya işletme hesabı şirketin numarasını istediğinde EIN yine de işe yarayabilir. İsteğe bağlı bir EIN'i federal vergi seçimi saymayın; başvurunun şartlarına bakın. Yok sayılan bir LLC'de müşterinin Form W-9'u genellikle LLC'nin EIN'ini değil, sahibin adını ve vergi kimlik numarasını kullanır (IRS: Tek üyeli LLC'ler). IRS, geçerli bir seçim yapılmadıkça ABD'de kurulu tek sahipli LLC'yi gelir vergisi bakımından sahibinin parçası, birden çok sahipli LLC'yi ise ortaklık sayar. Yalnızca eşlerin topluluk malı (community property) olarak sahip olduğu nitelikli bir LLC istisna olabilir; bkz. eş ve aile LLC'leri (IRS: Form SS-4 talimatları).

Yok sayılan LLC'nin gelirini ve serbest çalışma vergisini sahibi olan kişi bildirir; ortaklar ve S şirketi hissedarları ise dağıtım olmasa bile paylarını bildirir. C şirketi genellikle kendi gelir vergisini öder. Bkz. işletmenizin hangi beyannameleri verdiği (IRS: Tek üyeli LLC'ler; IRS: Form 1065 talimatları; IRS: Form 1120-S talimatları; IRS: Şirket kurma).

Sorumlu kişi Sosyal Güvenlik Numarası yerine ITIN kullanabilir mi?

Evet. Sorumlu taraf (şirketin nihai sahibi veya kontrol eden kişi), EIN başvurusunda Bireysel Vergi Kimlik Numarası (ITIN) kullanabilir. Başvuru diğer şartları karşılıyorsa, ABD'de ana iş yeri bulunması dahil, IRS'nin çevrimiçi aracı sorumlu tarafın SSN'sini veya ITIN'ini kabul eder (IRS: EIN alma; IRS: Form SS-4 talimatları).

Sorumlu taraf genellikle şirketin nihai sahibi veya kontrol eden gerçek kişi olmalıdır, aracı (nominee) bir şirket olmamalıdır. Bu kişinin SSN'si veya ITIN'i yoksa ve ikisini de alamıyorsa, Form SS-4 talimatları sorumlu taraf kimlik satırına “foreign” veya “N/A” yazılmasını söyler. Ana iş yeri ABD dışında olan bir işletme IRS'nin çevrimiçi aracını kullanamaz (IRS: Form SS-4 talimatları; IRS: EIN alma). Bu başvuru yolu için yurt dışından şirket kurma ve yönetme rehberine bakın.

Eyalet kaydı ile EIN yazısındaki adlar farklıysa ne yapmalıyım?

Kayıtlardan birini değiştirmeden önce eyaletin onayladığı belgeyi, EIN başvurusunu ve IRS'nin EIN atama bildirimini karşılaştırın. Form SS-4, yasal adın kuruluş belgesinde veya başka bir hukuki belgede göründüğü gibi yazılmasını ister; ticari ad ayrı bir satıra yazılır (IRS: Form SS-4 talimatları).

Yalnızca hesap başvurusu farklıysa hizmet sağlayıcıya iki kaydı da verin ve hangi adı istediğini sorun. Sağlayıcı bir uyuşmazlık bildirdi diye ikinci bir EIN başvurusu yapmayın: IRS, mükerrer EIN'leri önlemek için her tüzel kişi için tek bir başvuru yönteminin kullanılmasını söyler (IRS: Form SS-4 talimatları).

Hesap açmadan önce sahipler neyi kararlaştırmalı?

Sahiplik ve imza yetkisini yazılı hale getirin; ardından eyaletin onayladığı kaydı, verildiyse EIN bildirimini, sahiplerin kimlik belgelerini ve hesap sağlayıcının istediği sözleşmeyi veya şirket yetki belgesini toplayın. Her sahibin payını, sermaye katkısını, yönetim yetkisini, kâr haklarını ve kararların ile ayrılışların nasıl işleyeceğini belgeleyin; tek sahip de bu kararları kayda geçirebilir. Hesap açma şartları kuruma göre değişir; başvurmadan önce kurumun belge listesine bakın.

Eyaletin işletme sözleşmesi (operating agreement) kuralını kontrol edin. New York, LLC üyelerinin kayıttan önce, kayıt sırasında veya kayıttan sonraki 90 gün içinde yazılı bir sözleşme yapmasını ister; California da sözleşmenin LLC'nin kayıtlarıyla birlikte saklanmasını ister (New York Department of State; California Secretary of State). Şirket ise sahiplik kayıtlarını ve yönetim kurulu tutanaklarını, hesap imza yetkililerine ilişkin yetkilendirme dahil, saklamalıdır (IRS: Publication 583).

Kişisel paranızdan ayrı bir işletme hesabı açın. IRS, ayrı bir işletme çek hesabı ve mevduatların satış, sahip katkısı veya borç olduğunu gösteren kayıtlar önerir (IRS: Publication 583).

Eyalet onaydan sonra başka bir belge istiyor mu?

Kuruluş eyaletinin yeni tüzel kişi talimatlarına hemen bakın: onaydan sonra ilk rapor, sahiplik beyanı, ilan, ruhsat veya vergi kaydı istenebilir. Şart ve süre eyalete ve işletme türüne göre değişir; eyalet onayı bu sonraki adımları tamamlamaz.

Yok sayılan işletme veya ortaklık olarak vergilendirilen California LLC'leri, borçlu iseler $800 yıllık vergiyi, kayıt ayı ilk ay sayılarak 4. ayın 15. günü tarihine kadar FTB 3522 ile ödemelidir. Kullanılmayan ve SOS Form LLC-4/8 koşullarını karşılayan bir LLC, ilk yıl vergisinden kaçınmak için kuruluştan sonraki 12 ay içinde iptal edilebilir; iptal artık bizfile Online Full Access gerektirir (California Franchise Tax Board; California Secretary of State). Bkz. California asgari vergisi ve LLC ücreti. California'da Statement of Information'ın çevrimiçi verilmesi için bizfile Online kullanıcı erişimi gerekir. Beyan, gecikme bildiriminden ve 60 günden sonra hâlâ verilmemişse eyalet $250 ceza tarh edebilir (California Secretary of State; California Secretary of State: SSS; California Franchise Tax Board).

Faaliyete özgü ruhsatlar için şirketin çalışacağı şehir, ilçe ve eyaletlere de bakın. New York, bazı işletmelerin eyalet veya yerel izne ihtiyaç duyduğunu belirtir; California ise sahipleri kendi ruhsat ve izin arama aracına yönlendirir (New York Department of State; California Secretary of State).

Şirket başka bir eyalette faaliyet gösterecekse orada yabancı eyalet şirketi (out-of-state entity) olarak kayıt yaptırması gerekip gerekmediğini kontrol edin. Örneğin California, eyalet içi iş yapmadan önce kayıt ister (California Secretary of State).

Yeni kurulan bir ABD şirketi federal gerçek faydalanıcı bildirimi vermeli mi?

Hayır. ABD'de kurulan bir tüzel kişi için şu anda federal FinCEN gerçek faydalanıcı bildirimi gerekmez. FinCEN'in güncel nihai kuralı, ABD şirketlerini ve bunların gerçek faydalanıcılarını bu bildirim yükümlülüğünden muaf tutar (FinCEN: BOI bildirimi).

Yabancı hukuka göre kurulup ABD'de iş yapmak üzere kayıt olan bazı tüzel kişiler için kural farklıdır. Şirketiniz bu durumdaysa FinCEN'in güncel kuralına bakın. Eyaletin sahiplik beyanları veya hesap sağlayıcının kimlik talepleri, federal FinCEN bildiriminden ayrıdır (FinCEN: BOI bildirimi).

Hangi vergi seçimi tarihi takvime yazılmalı?

Sahipler S şirketi vergi statüsünü düşünüyorsa Form 2553 süresini hemen takvime yazın. Genel son tarih, seçimin yürürlüğe girmesi istenen vergi yılının başlangıcından sonra 2 ay 15 gün süredir; bir önceki vergi yılı içinde vermek de mümkündür. Yeni bir şirkette yürürlük yılı, şirketin ilk kez sahipleri, varlıkları veya iş faaliyeti olduğu tarihlerden en erken olanında başlayabilir (IRS: Form 2553 talimatları).

Form 2553'ü yetkili bir görevli imzalar ve gerekli her sahip Part I onayını imzalar (IRS: Form 2553). Bir LLC kuruluştan itibaren C şirketi olarak vergilendirilmek istiyorsa Form 8832'yi gecikmeden kontrol edin: yürürlük tarihi genellikle başvurudan 75 gün öncesinden daha geriye gidemez. Part I onayını tüm mevcut üyeler veya yetkili bir görevli, yönetici ya da üye imzalar; geriye dönük dönemde sahip olan eski bir sahip de imzalamalıdır (IRS: Form 8832).

EIN almak veya Form SS-4'e “1120-S” yazmak S şirketi seçimi anlamına gelmez. IRS'nin Form 2553'ü alıp kabul etmesi gerekir; uygun bir LLC bu seçim için genellikle ayrıca Form 8832 vermez (IRS: Form SS-4 talimatları; IRS: Form 2553 talimatları). Uygunluk ve sahip ücretine etkisi ayrı bir karar gerektirir: S şirketi statüsünü seçmeli misiniz?.

Şirket bir son tarihi kaçırdıysa, uygun düzeltme başvurusu S şirketi seçimi için Form 2553, C şirketi sınıflandırması için Form 8832 ile yapılır ve genellikle amaçlanan yürürlük tarihinden itibaren 3 yıl 75 gün içinde yapılmalıdır. İkisi de makul gerekçe ve tutarlı beyannameler ister; bazı şirketler için S seçimine özel bir istisna vardır. Bkz. S şirketi statüsünü seçmeli misiniz? (IRS: Geç seçimde düzeltme imkânı; IRS: Rev. Proc. 2009-41).

İlk fatura veya maaştan önce neler hazır olmalı?

İşlemler başlamadan önce kayıt düzenini ve gerekli vergi kayıtlarını hazırlayın. EIN, eyalet kaydı, satış vergisi izni, işveren hesabı ve işletme ruhsatı farklı amaçlara hizmet eder; birini almak diğerlerinin yerini tutmaz (IRS: Publication 583; New York Department of State).

Şirketin gelir veya franchise vergisi hesabı için eyalet gelir idaresine bakın ve ayrı bir kayıt gerekip gerekmediğini öğrenin. İdarenin bildirimlerini EIN yazısıyla birlikte saklayın (California Secretary of State).

Bordro vergisinden sorumlu bir sahip, yönetici veya görevli, kesilen vergiyi kasıtlı olarak ödemezse, işveren vergisini LLC veya şirket borçlu olsa bile, Internal Revenue Code madde 6672 uyarınca ödenmeyen kesinti tutarının %100 oranını kişisel olarak borçlu olabilir. Verilmiş bir bordro beyannamesi için tarhiyat süresi normalde beyan tarihinden itibaren üç yıldır (daha erken verilmişse takip eden 15 Nisan'dan itibaren); tahsilat süresi ise tarhiyattan sonra on yıldır, istisnalar saklıdır. Önerilen ceza yazısını alan kişinin itiraz için 60 gün süresi vardır; yazı ABD dışındaki bir adrese gönderildiyse bu süre 75 gün olur (IRS: Trust Fund Recovery Penalty; IRC madde 6501 ve 6502).

Gelir ve giderleri açıkça gösteren bir kayıt yöntemi seçin; kuruluş belgelerini, EIN bildirimini, sahip kayıtlarını, eyalet beyanlarını, ruhsatları, faturaları ve makbuzları tek yerde saklayın (IRS: Publication 583). Ardından hangi federal ve eyalet gelir vergisi beyannamelerinin geleceği işletmenizin ilk vergi beyannamesi ve işletmenizin hangi beyannameleri verdiği rehberlerinde anlatılır.

Örnek

Yalnızca örnektir; tutarlar ABD dolarıdır. Tek sahibi ABD kişisi olan bir California LLC'si 1 Eylül'de kaydedilir. Sahip 2.000 ABD doları tutarında bir danışmanlık faturası keser ve yeni işletme hesabına kendi parasından 1.000 ABD doları yatırır. Sahip onaylanan kuruluş belgesini saklar, eyalet kaydındaki adı ve temsilciyi kontrol eder, 1.000 ABD dolarını satış değil, sahip katkısı olarak kaydeder.

Çalışanı, ilgili özel tüketim vergisi veya şirket seçimi yoksa, hesap başvurusu bir tane isteyebilse de LLC ayrı bir federal EIN olmadan faaliyet gösterebilir. Sahip, California'daki ilk Statement of Information'ı kayıttan 90 gün sonrası olan 30 Kasım için takvime yazar. LLC yok sayılan işletme olarak kalırsa ilk California yıllık vergi ödemesi 15 Aralık'ta yapılır. LLC'nin ilk vergi yılından itibaren S statüsü düşünülüyorsa sahip, bordro çalıştırmadan veya ilk faturayı nasıl bildireceğine karar vermeden önce Form 2553'ün yürürlük tarihine ve başvuru süresine bakar. Sahip ayrıca yerel ruhsatları ve hizmetin satıldığı yerde vergiye tabi olup olmadığını kontrol eder.

Sizin durumunuz farklı mı?

• S şirketi statüsünü düşünüyorsunuz veya seçim süresini kaçırdınız: S şirketi statüsünü seçmeli misiniz? uygunluğu ve başvuruyu anlatır; geç veya belirsiz bir seçim yapmadan önce işletme kuruluşu desteği alın.
• Bir çalışana veya kendinize bordro üzerinden ödeme yapacaksınız: Bordro kurulumu kaydı ve ilk vergi yatırmayı anlatır.
• Vergiye tabi mal veya hizmet satacaksınız: Satış vergisini ne zaman tahsil etmeniz gerekir izin ve tahsilat koşullarını anlatır.
• Şirketin sahibisiniz ve yurt dışında yaşıyorsunuz: Yurt dışından şirket kurma ve yönetme EIN konularını, ABD işletme adresi ve banka hesabı ise temsilci ve belge sorularını ele alır.
• İlk beyannameleri belirlemeniz veya vermeniz gerekiyor, gelirsiz bir yıl dahil: Bkz. işletmenizin hangi beyannameleri verdiği ve işletmenizin ilk vergi beyannamesi.
• Eyalet kaydı, IRS kaydı, sahiplik belgeleri veya ilk son tarih belirsiz: Onaylanan kaydı, EIN bildirimini, sahiplerin kimlik belgelerini, temsilci bilgilerini ve planladığınız ilk işe alım ile satışı toplayın; beyan vermeden veya hesap açmadan önce bunları uzlaştırmak için işletme kuruluşu desteği alın.