إعداد كشوف الرواتب لأول موظف في الولايات المتحدة

ما الذي يجب إعداده قبل أول راتب؟

أعدّ الهوية الضريبية لصاحب العمل، وحسابات كشوف الرواتب، وسجلات الموظف، وطريقة الاستقطاع وطريقة الإيداع قبل دفع الأجور. فالراتب ينشئ التزامات ضريبية والتزامات إبلاغ حتى لو كان لدى النشاط عامل واحد فقط (IRS: المنشور 15).

1. تأكد من التصنيف الضريبي الفيدرالي للنشاط ومن مكان عمل العامل. فاسم LLC وحده لا يكشف هل مالكها موظف (IRS: الشركات ذات المسؤولية المحدودة بعضو واحد).
2. احصل على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) وحسابات كشوف الرواتب المطلوبة في المكان الذي يعمل فيه الموظف (IRS: EIN؛ EDD كاليفورنيا: التسجيل).
3. اجمع نماذج التعيين وتحقق من اسم العامل ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به. وحدد الأجر وموعد الدفع وفترة كشف الرواتب (IRS: توظيف الموظفين؛ IRS: المنشور 15).
4. احسب الاستقطاع وضرائب صاحب العمل، ورتّب الإيداعات الفيدرالية الإلكترونية، ثم سجّل في تقويمك مواعيد الإقرارات الفيدرالية وإقرارات الولاية والإبلاغ عن الموظفين الجدد (IRS: الإيداع والإبلاغ؛ EDD كاليفورنيا: الموظفون الجدد).

إذا كان العامل قد يكون مقاولًا مستقلًا، فحسم وضع الموظف مقابل المقاول المستقل قبل اختيار مسار كشوف الرواتب.

ما حسابات صاحب العمل الفيدرالية وحسابات ولايتي التي أحتاج إليها؟

يحتاج صاحب العمل إلى EIN للإبلاغ عن ضرائب كشوف الرواتب الفيدرالية، وإلى الحسابات التي تشترطها ولايته على الأجور المدفوعة فيها. وLLC بعضو واحد المُهمَلة لأغراض ضريبة الدخل تظل تستخدم اسمها وEIN الخاص بها للأجور التي تدفعها لموظفيها (IRS: EIN؛ IRS: الشركات ذات المسؤولية المحدودة بعضو واحد).

تختلف متطلبات الولايات والجهات المحلية. راجع الجهة المختصة في مكان عمل الموظف قبل أول دفعة رواتب. وحساب كاليفورنيا مثال لا حساب وطني. وإذا كان العامل في ولاية ثانية، فراجع الموظفون في ولاية أخرى.

في كاليفورنيا، يجب على النشاط الذي يوظف موظفين أن يسجل خلال 15 يومًا بعد دفع أكثر من 100 دولار في ربع سنة تقويمي (EDD كاليفورنيا: حد التسجيل).

ما النماذج والبيانات التي أجمعها عند التعيين؟

اجمع النموذج W-4 موقعًا لاستقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية، واستكمل النموذج I-9 للتحقق من الهوية والتصريح بالعمل، وسجّل اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي الصحيحين لأجل النموذج W-2. وتقول IRS إن رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) ليس بديلًا عن رقم الضمان الاجتماعي للموظف (IRS: توظيف الموظفين).

إذا كان عامل مصرّح له بالعمل ينتظر رقم الضمان الاجتماعي (SSN)، فليتقدم بطلبه عبر الضمان الاجتماعي. وإذا بقي الطلب معلقًا عند استحقاق النموذج W-2، فاستخدم عبارة «Applied For» في النموذج الورقي أو أصفارًا في التقديم الإلكتروني، ثم صحح النموذج W-2 عند وصول الرقم (IRS: المنشور 15).

احتفظ في سجلات صاحب العمل بفترة كشف الرواتب والأجور الإجمالية والخصومات وصافي الأجر والالتزامات الضريبية، حتى تتطابق الإيداعات والإقرارات اللاحقة (IRS: المنشور 15).

بالنسبة لموظف أجنبي غير مقيم يعمل في الولايات المتحدة، اتبع تعليمات W-4 الخاصة وتعديل الاستقطاع لدى IRS. وقد تتطلب الأجور المعفاة بموجب اتفاقية ضريبية النموذج 8233 بدل النموذج W-4 (IRS: المنشور 15).

ما الذي يُقتطع من كل راتب، وما الذي يضيفه صاحب العمل؟

استقطاع الموظف يقلل صافي ما يتسلمه، أما ضرائب صاحب العمل فهي تكلفة إضافية على النشاط. وبالنسبة للأجور الخاضعة العادية، يودع صاحب العمل مبالغ الضمان الاجتماعي وMedicare على الموظف وعلى صاحب العمل، إضافة إلى ضريبة الدخل الفيدرالية المستقطعة (IRS: المنشور 15؛ IRS: الإيداع والإبلاغ).

بالنسبة لموظفي الأعمال العاديين، تنطبق ضريبة البطالة الفيدرالية عادةً إذا دفع صاحب العمل أجورًا لا تقل عن 1,500 دولار في أي ربع سنة من السنة الحالية أو السابقة، أو كان لديه موظف لجزء من يوم في 20 أسابيع مختلفة على الأقل في أي من السنتين. وللعمل الزراعي والمنزلي اختبارات مختلفة (IRS: المنشور 15).

النسب الفيدرالية وحدود الأجور أعلاه مأخوذة من المنشور 15 لدى IRS. استقطع 0.9% إضافية من أجور الموظف التي تتجاوز 200,000 دولار ويدفعها صاحب العمل نفسه في السنة التقويمية، بدءًا من الراتب الذي يتجاوز الحد. ولا يوجد ما يقابلها على صاحب العمل (IRS: المنشور 15). ففي كاليفورنيا مثلًا، تُعدّ ضريبتا البطالة والتدريب على التوظيف تكلفة على صاحب العمل، بينما يُستقطع التأمين ضد العجز في الولاية وضريبة الدخل الشخصية من الأجور (EDD كاليفورنيا: ضرائب كشوف الرواتب). أما نسب الولاية وحدود الأجور والضرائب المحلية فتحتاج إلى فحص منفصل.

كيف أعرف جدول الإيداع الفيدرالي الخاص بي وكيف أدفع؟

استخدم قواعد فترة المراجعة السابقة (lookback) لدى IRS لمعرفة هل جدول صاحب العمل شهري أم نصف أسبوعي. فتقديم النموذج 941 كل ربع سنة لا يعني دفع الضرائب كل ربع سنة. ويبدأ صاحب العمل الجديد الذي يقدم النموذج 941 عادةً مودعًا شهريًا في سنته التقويمية الأولى، لأن التزامه في فترة المراجعة السابقة يُعامل على أنه صفر (IRS: المنشور 15).

هذه قواعد إيداع ضريبة الدخل الفيدرالية المستقطعة وجانبي الضمان الاجتماعي وMedicare. ويحدد تاريخ الدفع فترة الإيداع. وقد يدفع صاحب العمل الذي يقدم النموذج 941 مع الإقرار في موعده بدل الإيداع إذا كان الالتزام الضريبي للربع الحالي أو السابق أقل من 2,500 دولار ولم ينشأ التزام بالإيداع في اليوم التالي في الربع الحالي. وإذا كنت غير متأكد، فأودع حسب الجدول. والإيداعات الفيدرالية المطلوبة إلكترونية (IRS: المنشور 15).

المودع الشهري الذي يبلغ حد الإيداع في اليوم التالي يصبح مودعًا نصف أسبوعي من اليوم التالي، لمدة لا تقل عن بقية تلك السنة والسنة التالية (IRS: المنشور 15).

لضريبة البطالة الفيدرالية اختبار إيداع ربع سنوي منفصل: أودع بعد أن يتجاوز الالتزام المتراكم 500 دولار، بحلول آخر يوم من الشهر التالي لذلك الربع. وتُرحَّل المبالغ الأصغر عادةً إلى الفترة التالية (IRS: المنشور 15).

قد تبلغ غرامة الإيداع المتأخر 2% للأيام من 1 إلى 5، و5% للأيام من 6 إلى 15، و10% بعد اليوم 15، أو 15% إذا بقي المبلغ غير مسدد بعد أكثر من 10 أيام من أول إشعار من IRS أو عند الطلب الفوري، أيهما أسبق. ويمكن أن يزيل السبب المعقول الغرامة. وقد يؤهل إخفاق غير مقصود في الربع الأول أيضًا للإعفاء بعد التقديم في الموعد، ضمن حدود الحجم التي تضعها IRS (IRS: المنشور 15).

صاحب المنشأة الفردية مدين مباشرة بضرائب التوظيف دون اختبار التعمد. والشركاء العامون مدينون عادةً أيضًا بديون كشوف رواتب الشراكة بموجب قانون الولاية، وقد تختلف الحال في LLP. وقد يدين الشخص المسؤول عن استقطاع شركة أو شراكة أو LLC، إذا امتنع عمدًا عن دفعه، بمبلغ أموال الأمانة الضريبية بموجب IRC 6672، وتُستثنى من هذه الغرامة ضرائب صاحب العمل وFUTA. وبالنسبة للإقرارات المقدمة في موعدها، تملك IRS عادةً ثلاث سنوات لتقدير الضريبة تبدأ من 15 أبريل التالي للسنة، وعشر سنوات بعد التقدير للتحصيل. ويمكن الطعن في التقدير المقترح خلال 60 يومًا، أو 75 إذا كان العنوان في الخارج (IRS: إرشادات المسؤولية؛ IRS: الغرامة والطعن).

التعاقد مع مزود خدمات كشوف رواتب يُبقي عادةً صاحب العمل مسؤولًا عن صحة الإيداعات والإقرارات (IRS: المنشور 15).

في كاليفورنيا، قد يدين الشخص المتحكم في LLC، إذا امتنع عمدًا عن دفع ضرائب كشوف رواتب الولاية، بالضريبة والغرامات والفوائد بموجب UI Code 1735 (EDD كاليفورنيا: كشوف رواتب LLC).

ما الإقرارات وكشوف الأجور التي سأقدمها؟

يقدم معظم أصحاب العمل النموذج 941 كل ربع سنة، والنموذج 940 سنويًا إذا كانوا خاضعين لضريبة البطالة الفيدرالية، والنموذج W-2 لكل موظف. وإيداع الضريبة الفيدرالية يسدد التزامًا ولا يحل محل الإقرار الذي يبلّغ عنه (IRS: الإيداع والإبلاغ).

كان بوسع صاحب العمل الذي يتوقع ضريبة توظيف سنوية قدرها 1,000 دولار أو أقل أن يطلب النموذج 944 لسنة 2026 بحلول 16 مارس (بالبريد) أو 1 أبريل (بالهاتف). وقد انتهت مهلة الطلب هذه. فلا تستخدم النموذج 944 إلا إذا وافقت عليه IRS كتابةً. ويجوز لأصحاب العمل الزراعيين استخدام النموذج 943 (IRS: تعليمات النموذج 941).

هل أبلّغ الولاية عن موظف جديد، ومتى؟

أبلغ عن الموظف الجديد وفق قواعد ولاية العمل المتعلقة بالموظفين الجدد، بصورة منفصلة عن الإقرارات الضريبية. تشترط كاليفورنيا النموذج DE 34 للموظفين الذين يعملون فيها خلال 20 يومًا تقويميًا من أول يوم عمل مدفوع الأجر. كما يشمل إعادة التوظيف بعد انقطاع لا يقل عن 60 يومًا متتاليًا. وللتقديم الإلكتروني، تطلب EDD اثنان تقارير شهرية بفارق 12 إلى 16 يومًا بينها. وتجاوز أي تقرير فارغ (EDD كاليفورنيا: الموظفون الجدد).

يتضمن تقرير كاليفورنيا رقم حساب EDD لصاحب العمل وEIN، إضافة إلى اسم الموظف ورقم ضمانه الاجتماعي وعنوان سكنه وتاريخ بدء عمله. وقد تستخدم ولايات أخرى مواعيد وطرقًا مختلفة، فراجع جهة الولاية المعنية قبل أن يبدأ العامل عمله (EDD كاليفورنيا: الموظفون الجدد).

قد تفرض كاليفورنيا 24 دولارًا عن كل عامل لم يُبلَّغ عنه، أو 490 دولارًا عند الاتفاق عمدًا على حذف التقرير أو تزويره (EDD كاليفورنيا: الموظفون الجدد).

أنا العامل الوحيد في شركة S الخاصة بي. ما الذي يبقى كما هو؟

مسؤول شركة S الذي يؤدي خدمات ويتقاضى أجرًا أو يحق له ذلك تُعد مدفوعاته عادةً أجور موظف، حتى لو كان يملك كل الأسهم. أما استثناء IRS فهو للمسؤول الذي لا يؤدي خدمات أو يؤدي خدمات بسيطة فقط ولا يحق له أجر. أعدّ EIN صاحب العمل نفسه، وحساب الولاية المنطبق، والاستقطاع، والإيداعات، والإقرارات، وعملية W-2 نفسها المستخدمة لأي موظف آخر (IRS: مسؤولو شركات S).

التوزيعات لا تحل محل الأجور مقابل الخدمات. وتحديد كم ينبغي أن يكون راتب مالك شركة S مسألة منفصلة، والمبلغ يعتمد على العمل والوقائع (IRS: مسؤولو شركات S).

أملك منشأة فردية أو LLC. هل أستطيع وضع نفسي على كشوف الرواتب؟

صاحب المنشأة الفردية والمالك الفرد لـLLC بعضو واحد مُهمَلة ضريبيًا يدفعان عادةً ضريبة العمل الحر على أرباح النشاط، ولا يعاملان سحوباتهما على أنها أجور موظف. والشريك، بمن فيه عضو LLC تُعامل ضريبيًا كشراكة، يعمل لحسابه الخاص مقابل خدماته لتلك الشراكة، ولا يُعد موظفًا لديها (IRS: الشركات ذات المسؤولية المحدودة بعضو واحد؛ IRS: الشركاء).

هذه هي القاعدة الفيدرالية. أما في ضرائب كشوف الرواتب في كاليفورنيا، فتعامل EDD عادةً الأجر مقابل خدمات الشريك المحدود على أنه أجور، لكنها تستثني سحوبات الشريك العام الحقيقية (EDD كاليفورنيا: كشوف رواتب LLC والشراكات).

تتبع LLC المعاملة ضريبيًا كشركة قواعد كشوف رواتب الشركات بالنسبة لمالك يعمل موظفًا. لذلك يأتي التصنيف أولًا، فقد تكون LLC مُهمَلة ضريبيًا أو تُعامل كشراكة أو كشركة. ويمكن لـLLC المُهمَلة أن تدير كشوف رواتب لموظفيها الآخرين باسمها وEIN الخاص بها (IRS: الشركات ذات المسؤولية المحدودة بعضو واحد).

مثال

بالدولار الأمريكي للتوضيح. افترض أجورًا خاضعة عادية، وجدول إيداع فيدرالي شهريًا، ولا استقطاعات للولاية أو للمزايا. يدفع نشاط لموظف واحد أجرًا إجماليًا قدره 5,000 دولار في شهر. ويعطي حساب ضريبة الدخل الفيدرالية من النموذج W-4 استقطاعًا قدره 500 دولار. ويبلغ الضمان الاجتماعي على الموظف 310 دولارات وMedicare 72.50 دولارًا، فيتبقى للموظف 4,117.50 دولارًا.

ويدين النشاط أيضًا بـ310 دولارات من الضمان الاجتماعي الخاص به و72.50 دولارًا من Medicare الخاص به. وتبلغ تكلفته النقدية 5,382.50 دولارًا قبل ضريبة البطالة وأي تكاليف أخرى لصاحب العمل. ويبلغ إيداعه الفيدرالي عن أجور ذلك الشهر 1,265 دولارًا: 500 دولار ضريبة دخل مستقطعة، إضافة إلى 382.50 دولارًا من الموظف و382.50 دولارًا من صاحب العمل. ويودع حسب الجدول الشهري، ثم يبلّغ بصورة منفصلة عن الأجور والضرائب في النموذج 941 ربع السنوي. واستقطاع الموظف البالغ 382.50 دولارًا جزء من الأجر الإجمالي، لا تكلفة إضافية على صاحب العمل.

هل وضعك مختلف؟

• قد يكون العامل مقاولًا مستقلًا: راجع تصنيف العاملين قبل الدفع له.
• لم تحدد بعد أجر مالك شركة S: راجع راتب مالك شركة S.
• الموظف يعمل في ولاية أخرى: راجع الموظفون في ولاية أخرى.
• الموظف يعمل عبر الحدود بين الولايات المتحدة وكندا: راجع التوظيف عبر الحدود.
• أول موظف لديك هو ابنك أو زوجك أو زوجتك: قد تنطبق إعفاءات فيدرالية من الضمان الاجتماعي أو Medicare أو FUTA على أجور أفراد العائلة في المنشأة الفردية أو في بعض الشراكات التي يملكها الوالدان، وتظل أجور الشركات خاضعة (IRS: المنشور 15، موظفو العائلة).
• لدى نشاطك نفقات بحث مؤهلة: تختار الشركة الصغيرة المؤهلة ائتمان ضريبة كشوف الرواتب للبحث بالنموذج 6765 بحلول موعد استحقاق إقرار ضريبة الدخل الأصلي، بما في ذلك التمديدات. وتستخدم النموذج 8974 مع إقرار ضريبة التوظيف لتخفيض ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare على صاحب العمل بدءًا من الربع التالي لتقديم إقرار ضريبة الدخل ذاك (IRS: المنشور 15).
• تأخر إيداع أو إقرار بالفعل: راجع التأخر في ضرائب كشوف الرواتب. وتبقى الضرائب المستقطعة مستحقة حتى لو كان النشاط يعاني ضغطًا نقديًا (IRS: المنشور 15).
• ما زلت تؤسس النشاط: راجع ما الذي تعدّه بعد التأسيس.
• تصنيف الكيان أو حسابات الولاية أو الإيداعات الأولى غير مؤكدة: اجمع EIN، واختيار المعاملة الضريبية لـLLC أو وضع الشركة، ومكان العمل، وجدول الدفع، والنموذج W-4، وإشعارات حسابات الولاية، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.