گم شدہ رسیدیں اور کاروباری اخراجات: ثبوت کیا کام آتا ہے

اگر میری رسیدیں گم ہو گئی ہیں تو کیا میں پھر بھی کاروباری اخراجات کی کٹوتی لے سکتا ہوں؟

رسید گم ہونے سے کٹوتی خود بخود ختم نہیں ہوتی۔ خرچ پھر بھی حقیقی کاروباری خرچ ہونا چاہیے، اور آپ کو اسے دوسرے ریکارڈ سے ثابت کرنا ہوگا۔ وفاقی قواعد کے مطابق ایسی کتابیں یا ریکارڈ چاہیے جو آپ کی کٹوتیاں ثابت کرنے کے لیے کافی ہوں (⁦26 CFR 1.6001-1⁩؛ IRS Topic 305)، اور IRS کہتا ہے کہ چند صورتوں کے سوا قانون کسی خاص قسم کا ریکارڈ لازمی نہیں کرتا (Publication 583)۔ ثابت کرنا آپ کا کام ہے، اور IRS کے مطابق عام طور پر دستاویزی ثبوت چاہیے، جیسے رسیدیں، منسوخ شدہ چیک یا بل (IRS: ثبوت کی ذمہ داری)۔ جب رسید نہ ہو تو یہ کام دوسری دستاویزات کو کرنا ہوتا ہے۔

معاملہ سادہ نہیں رہتا جب رسیدیں ایک سے زیادہ سال کی غائب ہوں، جب خلا میں گاڑی، سفر یا بڑی خریداریاں شامل ہوں، یا جب IRS کا خط پہلے ہی ثبوت مانگ چکا ہو۔ نیچے کے حصے ہر ایک کو بیان کرتے ہیں۔

ثبوت کے دو راستے ہیں:

⁦$75⁩ کی بغیر رسید والی حد سفر، تحفے اور گاڑی کے قواعد سے تعلق رکھتی ہے، عام اخراجات سے نہیں۔ تفصیل نیچے ہے۔

⁦26 CFR 1.274-5T⁩ عدالت کے ایک پرانے طریقے (Cohan v. Commissioner) کا ذکر کرتا ہے جو اس وقت قریبی اندازے کی اجازت دیتا تھا جب خرچ واضح طور پر ہوا ہو لیکن درست رقم معلوم نہ ہو۔ وہ کہتا ہے کہ سفر، تحفوں اور گاڑیوں جیسی درج شدہ جائیداد کے لیے سخت قاعدہ اس طریقے کی جگہ لیتا ہے۔ نہ وہ ضابطہ اور نہ Publications 463 اور 583 یہ بتاتے ہیں کہ یہ طریقہ عام اخراجات کے لیے اب بھی مددگار ہے یا نہیں، اس لیے اندازے پر بھروسا نہ کریں۔

پہلے یہ جمع کریں:

• ہر اس اکاؤنٹ یا کارڈ کی پورے سال کی اسٹیٹمنٹس جس سے کاروباری اخراجات ادا ہوئے، بشمول وہ ذاتی کارڈ جو کاروبار کے لیے استعمال ہوا۔
• ہر فروخت کنندہ کے آن لائن اکاؤنٹ سے بلنگ کی تاریخ اور انوائسز۔
• آرڈر اور رسید کی ای میلز، اور ایپ یا اسٹور کی خریداری کی تاریخ۔
• سفر اور میٹنگز کے لیے کیلنڈرز، سفر کے پروگرام اور گاہکوں کی ای میلز۔
• پچھلے سال کا گوشوارہ اور حسابات، اور آپ کو ملے ہوئے Forms 1099-NEC اور ⁦1099-K⁩، تاکہ حسابات دوبارہ بناتے ہوئے آمدنی کی تکمیل جانچ سکیں (یہ آنے والی رقم دکھاتے ہیں، اخراجات نہیں)۔

اگر میرا آڈٹ ہو تو کیا بینک یا کریڈٹ کارڈ اسٹیٹمنٹ کافی ہے؟

عام طور پر اکیلی کافی نہیں۔ اسٹیٹمنٹ ثابت کرتی ہے کہ آپ نے ادائیگی کی، یہ نہیں کہ کیا خریدا یا کیوں۔ Publication 583 کہتی ہے کہ صاف پڑھی جانے والی اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس ادائیگی ثابت کر سکتی ہیں اگر ان میں نیچے دی گئی تفصیلات ہوں، اور یہ کہ صرف ادائیگی کا ثبوت کٹوتی کو ثابت نہیں کرتا۔ وہ انوائسز یا سیلز سلپس رکھیں جو دکھائیں کہ خرچ ہوا (Publication 583)۔

Publication 583 مالیاتی اداروں کی تیار کردہ اسٹیٹمنٹس کا ذکر کرتی ہے اور یہ نہیں بتاتی کہ پیمنٹ ایپ کی اپنی تاریخ شمار ہوتی ہے یا نہیں، اس لیے اس بینک یا کارڈ کی اسٹیٹمنٹ بھی نکالیں جس سے رقم آئی۔

Publication 463 چیکوں کے بارے میں یہی بات کہتی ہے: وصول کنندہ کے بل کے ساتھ منسوخ شدہ چیک عام طور پر خرچ ثابت کرتا ہے، لیکن اکیلا چیک کاروباری مقصد نہیں دکھاتا (Publication 463)۔ اسٹیٹمنٹ کی وہ لائن جس میں صرف تاجر کا نام ہو، وہی خلا چھوڑتی ہے۔

گم شدہ رسید کی جگہ کیا کام آ سکتا ہے؟

جو بھی چیز رقم، تاریخ، خریدی گئی شے اور وجہ دکھائے وہ مدد کر سکتی ہے، اور سب سے قریبی متبادل فروخت کنندہ کی کاپی ہے۔ Publication 583 معاون دستاویزات میں ادا شدہ بل، انوائسز، اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس اور سیلز سلپس کو شمار کرتی ہے (Publication 583)۔

اس آخری قطار پر: جو ریکارڈ اسی وقت یا اس کے قریب بنایا جائے اس کی اعتبار کی سطح اونچی ہوتی ہے جو بعد کے بیان میں نہیں ہوتی، کیونکہ یادداشت اکثر کمزور ہوتی ہے۔ بعد کے بیان کو ایسی تائیدی شہادت چاہیے جس کی ثبوتی قدر بہت زیادہ ہو (⁦26 CFR 1.274-5T⁩)۔ یہ حصہ سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات پر لاگو ہوتا ہے۔ کسی بھی خرچ کے لیے، اب لکھے گئے نوٹ کو بیرونی ریکارڈ سے سہارا دیں، جیسے انوائسز، ای میلز اور کیلنڈر کی اندراجات، اور اس پر لکھ دیں کہ یہ بعد میں لکھا گیا۔

سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات میں Publication 463 آپ کا اپنا تحریری یا زبانی بیان خلا پر کرنے کی اجازت صرف تب دیتی ہے جب دوسرے معاون ثبوت اس کی تائید کریں، اور رقم، وقت، جگہ یا تاریخ کے لیے براہ راست یا دستاویزی ثبوت چاہیے (Publication 463)۔ گاڑی کے لیے مائلیج لاگ دوبارہ بنانا دیکھیں۔

بغیر رسید کی نقد ادائیگی سب سے کمزور صورت ہے، کیونکہ کوئی اسٹیٹمنٹ اسے نہیں دکھاتی۔ Publication 583 کہتی ہے کہ جب نقد ادائیگی کی رسید نہ مل سکے تو ادائیگی کے وقت ہی اپنے ریکارڈ میں مناسب وضاحت لکھیں (Publication 583)۔ نقد ادا کیے گئے ذیلی ٹھیکیدار کے لیے ذیلی ٹھیکیداروں کو نقد ادائیگی دیکھیں۔

کیا رسیدوں کا نہ ہونا بڑی بات ہے؟ کن اخراجات کے لیے سخت ثبوت چاہیے؟

عام اخراجات کے لیے گم شدہ رسید ایک خلا ہے جسے دوسرے ریکارڈ سے بھرا جاتا ہے۔ سفر، تحفوں اور گاڑی کے اخراجات کے لیے یہ بڑا مسئلہ ہے: ⁦26 CFR 1.274-5T⁩ اس وقت تک کٹوتی کی اجازت نہیں دیتا جب تک ہر جزو ثابت نہ ہو، اور یہ خرچ کا اندازہ لگانے کے پرانے رواج کو منسوخ کر دیتا ہے۔

ماخذ: Publication 463, Table 5-1 اور ⁦26 CFR 1.274-5T⁩۔

یہ جدول اصل لاگت کے دعووں کو بیان کرتا ہے۔ اگر آپ اہل ہیں تو دو مقررہ شرح کے طریقے کچھ رسیدوں کی جگہ لیتے ہیں: گھر سے دور سفر کے لیے معیاری کھانے کا الاؤنس، اور کار کے اخراجات کے لیے معیاری مائلیج کی شرح۔ دونوں کو ان رسیدوں کی ضرورت نہیں، لیکن دونوں کو سفر یا میلوں کا ثبوت پھر بھی چاہیے: تاریخیں، منزل، کاروباری میل اور مقصد (⁦26 CFR 1.274-5(j)⁩؛ Publication 463)۔ یہ مقررہ شرحیں ہیں، اندازے نہیں؛ اہلیت کاروباری کھانوں کی کٹوتی اور معیاری مائلیج یا اصل کار کے اخراجات میں ہے۔

سخت ثبوت کا قاعدہ ایسی گاڑی پر لاگو نہیں ہوتا جو اہل غیر ذاتی استعمال کی ہو، یعنی جس کی نوعیت ایسی ہو کہ ذاتی مقاصد کے لیے معمولی (de minimis) سے زیادہ استعمال کا امکان نہ ہو (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩ and (i))۔ کام کا ٹرک یا وین اہل ہے یا نہیں، یہ گاڑی اور اس کے استعمال پر منحصر ہے۔

سفر کے دوران کھانا سفر کے قواعد کے تحت آتا ہے۔ جو کاروباری کھانا سفر کا حصہ نہ ہو وہ قانون کی سخت ثبوت والی فہرست (سفر، تحفے اور درج شدہ جائیداد) میں نہیں ہے (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩)، اور Publication 463 کے Table 5-1 میں اس کی کوئی قطار نہیں، لیکن یہ پھر بھی حقیقی کاروباری خرچ ہونا چاہیے۔ کاروباری کھانے کے لیے Publication 463 کہتی ہے کہ ریستوران کی رسید کافی ہے اگر اس میں ریستوران کا نام اور مقام، کھانا کھانے والوں کی تعداد، تاریخ اور رقم ہو۔ کارڈ اسٹیٹمنٹ ریستوران، تاریخ اور رقم دکھاتی ہے، اس لیے کھانے میں کون شریک تھا اور کاروباری وجہ کیا تھی، اس کے لیے آپ کا اپنا ریکارڈ چاہیے۔ کھانے کا کتنا حصہ قابل کٹوتی ہے، یہ کاروباری کھانوں کی کٹوتی میں ہے۔

کیا چھوٹی خریداریوں کے لیے رسید چاہیے؟

سفر، تحفے اور گاڑی کے قواعد کے تحت ⁦$75⁩ سے کم کے خرچ کے لیے رسید لازمی نہیں، سوائے قیام کے۔ قیام کے لیے، اور ⁦$75⁩ یا اس سے زیادہ کے کسی بھی دوسرے خرچ کے لیے، دستاویزی ثبوت لازمی ہے۔ نقل و حمل کے چارجز کے لیے، جب رسید آسانی سے دستیاب نہ ہو، اور سفر کے کھانے یا قیام کے لیے، جب ملازم اکاؤنٹیبل پلان کے تحت روزانہ الاؤنس (per diem) کے ذریعے آجر کو حساب دے، یہ شرط معاف ہے (⁦26 CFR 1.274-5⁩؛ Publication 463)۔ رقم، تاریخ، جگہ اور مقصد پھر بھی درج کرنا ہوگا۔

Publication 583 عام اخراجات کے لیے ڈالر کی کوئی حد مقرر نہیں کرتی، جنہیں حسابات پھر بھی ثابت کرنا ہوتے ہیں۔ رسید میں کیا ہونا ضروری ہے، یہ IRS کی رسید کے تقاضے میں ہے۔

اگر آگ، سیلاب یا کمپیوٹر کریش نے رسیدیں تباہ کر دیں تو؟

اگر ریکارڈ آپ کے قابو سے باہر حالات میں ضائع ہوں، جیسے آگ، سیلاب یا کوئی اور حادثہ، تو ⁦26 CFR 1.274-5T⁩ سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات کو معقول تعمیر نو سے ثابت کرنے کا حق دیتا ہے (Publication 463)۔ آپ کو ثابت کرنا ہوگا کہ نقصان آپ کے قابو سے باہر تھا، اس لیے وہ چیز رکھیں جو واقعہ دکھائے، جیسے انشورنس کلیم یا واقعے کی رپورٹ۔

کمپیوٹر کریش، حذف شدہ فولڈر یا کھویا ہوا ڈبہ دونوں ذرائع میں مذکور نہیں۔ یہ شمار ہوتا ہے یا نہیں، حقائق پر منحصر ہے، اور آپ کو اسے ثابت کرنا ہوگا۔ پہلے بینک، کارڈ جاری کرنے والے اور فروخت کنندگان سے کاپیاں مانگیں۔

آفت کے بعد کاروباری ریکارڈ دوبارہ بنانے کے لیے IRS سپلائر انوائسز کی کاپیاں، بینک اسٹیٹمنٹس اور پچھلے سال کے گوشوارے بتاتا ہے، جنہیں وہ انوینٹری اور فروخت کے اعداد کے لیے استعمال کرتا ہے؛ یہی دستاویزات خرچ بھی دکھاتی ہیں۔ وہ Get Transcript کے ذریعے مفت گوشوارے کے ٹرانسکرپٹس اور ڈاک سے Form 4506-T کا بھی ذکر کرتا ہے (IRS: ریکارڈ دوبارہ بنانا)۔

کسی چیز کو دو بار گنے بغیر سال کے اخراجات دوبارہ کیسے بناؤں؟

رسیدوں سے نہیں، اسٹیٹمنٹس سے شروع کریں: وہ کسی اکاؤنٹ یا کارڈ سے ہونے والی ہر ادائیگی درج کرتی ہیں، اور باقی دستاویزات ثابت کرتی ہیں کہ ہر ایک کیا تھی۔ خرچ کس سال کا ہے، یہ کاروبار کے مقرر شدہ حساب کے طریقے سے طے ہوتا ہے: عام طور پر نقد طریقے میں ادائیگی کا سال، اور استحقاقی (accrual) طریقے میں خرچ ہونے کا سال، چاہے ادائیگی ہوئی ہو یا نہیں (Publication 583)۔ استحقاقی حسابات کے لیے سال کے اختتام پر غیر ادا شدہ بل شامل کریں اور ہر ادائیگی کو کھلے بل سے ملائیں تاکہ دوبارہ نہ گنی جائے۔ اس ترتیب سے کام کریں:

1. سال کے دوران کاروباری اخراجات ادا کرنے والے ہر اکاؤنٹ، کارڈ اور پیمنٹ ایپ کی فہرست بنائیں۔
2. ہر ایک کی پورے سال کی اسٹیٹمنٹس نکالیں۔
3. ہر لائن پر نشان لگائیں کہ کاروباری ہے، ذاتی، ٹرانسفر یا ریفنڈ۔ بینک اکاؤنٹ سے ادا کیا گیا کریڈٹ کارڈ کا بل ٹرانسفر ہے؛ کارڈ کے چارجز اخراجات ہیں۔
4. ہر کاروباری لائن کو اس ریکارڈ سے ملائیں جو دکھاتا ہے کہ کیا خریدا، اور لائن پر ریکارڈ کا نوٹ لکھیں۔
5. نقد ادائیگیاں شامل کریں، جنہیں کوئی اسٹیٹمنٹ نہیں دکھاتی، فروخت کنندہ کی کاپیوں، پیٹی کیش سلپس اور دوسرے ریکارڈ سے (Publication 583)۔ نقد نکلوانا خرچ نہیں ہے؛ اسے اس خرچ سے ملائیں جس کے لیے ادا ہوا۔
6. ہر خرچ ایک ہی بار گنیں۔ انوائس اور اس کی اسٹیٹمنٹ کی لائن ایک ہی خرچ ہیں؛ ریفنڈ اس خرچ کو کم کرتا ہے جس کا وہ ریفنڈ ہے۔
7. جن لائنوں کا کوئی معاون ریکارڈ نہ ہو انہیں "متفرق" زمرے میں چھپانے کے بجائے الگ فہرست میں رکھیں۔
8. مجموعوں کو اسٹیٹمنٹس سے ملائیں، جیسا کہ Publication 583 بینک اسٹیٹمنٹ کو حسابات سے ملانے کے لیے بتاتی ہے (Publication 583)۔

اسٹیٹمنٹس سے دوبارہ بنائے گئے پورے سالوں کے لیے بینک اسٹیٹمنٹس سے حسابات دوبارہ بنانا دیکھیں۔

اگر میں کوئی خرچ ثابت نہ کر سکوں تو کیا مجھ پر جرمانہ لگ سکتا ہے؟

پہلا نقصان خود کٹوتی کا ہے: IRS جس خرچ کو رد کر دے اس سے آپ کی قابل ٹیکس آمدنی بڑھتی ہے۔ جرمانہ بھی لگ سکتا ہے۔ درستی سے متعلق جرمانہ کم ادا شدہ ٹیکس کے اس حصے کا ⁦20%⁩ ہے جو لاپروائی یا خاطر خواہ کم بیانی کی وجہ سے ہو (IRS: درستی سے متعلق جرمانہ)۔ ⁦26 CFR 1.6662-3⁩ کہتا ہے کہ لاپروائی میں مناسب کتابیں اور ریکارڈ نہ رکھنا یا اشیا کو درست طریقے سے ثابت نہ کرنا شامل ہے۔

IRS کہتا ہے کہ جب آپ نے نیک نیتی سے کام کیا ہو اور معقول وجہ ثابت کر سکیں تو وہ کچھ جرمانے ہٹا یا کم کر سکتا ہے، اور یہ کہ وہ جرمانوں پر سود لیتا ہے۔ خاطر خواہ کم بیانی کے ٹیسٹ، جو افراد اور کارپوریشنوں کے لیے مختلف ہیں، اور ناقص ریکارڈ کے دوسرے اخراجات کاروباری ریکارڈ نہ رکھنے پر جرمانے میں ہیں۔

اگر IRS پہلے ہی ثبوت مانگ چکا ہو تو؟

آڈٹ ڈاک سے شروع ہوتا ہے، مخصوص دستاویزات کی تحریری درخواست اور جواب کی تاریخ کے ساتھ (IRS: IRS آڈٹ)۔ اگر آپ اس تاریخ تک جواب نہ دیں تو IRS آڈٹ مکمل کر دیتا ہے اور تجویز کردہ تبدیلیوں کے ساتھ رپورٹ بھیجتا ہے۔

1. دیکھیں کہ خط کن مدوں اور سالوں کا احاطہ کرتا ہے۔ وہ مخصوص دستاویزات مانگتا ہے، اس لیے جواب مد بہ مد بنائیں۔
2. ہر مد کے لیے اسٹیٹمنٹ کی لائن، فروخت کنندہ کا ریکارڈ اور مقصد کا نوٹ جمع کریں۔ سفر، تحفے اور گاڑی کی مدوں کے لیے اوپر کے جدول کے اجزا شامل کریں۔
3. دوبارہ بنائے گئے ریکارڈ پر لکھیں کہ یہ دوبارہ بنائے گئے ہیں، بنانے کی تاریخ کے ساتھ۔ کبھی کوئی رسید اصل جیسی نہ بنائیں۔
4. کچھ مدوں کا کوئی ایسا ریکارڈ نہیں ہو سکتا جو انہیں ثابت کرے۔ ثابت کرنا آپ کا کام ہے (IRS: ثبوت کی ذمہ داری)، اس لیے آڈٹ میں یہی مدیں خطرے میں ہیں۔ کن مدوں کی تائید پہلے کرنا مناسب ہے اور کن کی نہیں، یہ ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والے یا مجاز نمائندے کے فیصلے کا معاملہ ہے۔
5. اگر ڈاک کے آڈٹ میں مزید وقت چاہیے تو خط کی ہدایت کے مطابق تحریری طور پر مانگیں۔ IRS کہتا ہے کہ وہ عام طور پر 30 دن کی ایک بار کی خودکار توسیع دے سکتا ہے۔ جب Notice of Deficiency رجسٹرڈ ڈاک سے آ جائے تو وہ دستاویزات کے لیے مزید وقت نہیں دے سکتا اور Tax Court میں پٹیشن دائر کرنے کے لیے دیے گئے اصل 90 دن کی توسیع بھی نہیں کر سکتا (IRS: IRS آڈٹ)۔
6. جواب ایسے طریقے سے بھیجیں جو ترسیل کی تصدیق کرے۔

آپ خود اپنی نمائندگی کر سکتے ہیں یا مجاز نمائندہ رکھ سکتے ہیں۔ آڈٹ کیسے چلتا ہے، توسیع کے قواعد اور آپ کی نمائندگی کون کر سکتا ہے، یہ چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ میں ہے۔

رسیدیں دوبارہ گم نہ ہوں، اس کے لیے مجھے کیا بدلنا چاہیے؟

ثبوت اسی وقت محفوظ کریں جب خرچ ہو، سال کے آخر میں نہیں۔ جو ریکارڈ اسی وقت یا اس کے قریب بنایا جائے اس کا وزن زیادہ ہوتا ہے (Publication 463)۔

• کاروباری اخراجات ایک ہی کاروباری اکاؤنٹ یا کارڈ سے ادا کریں، تاکہ اسٹیٹمنٹس میں کاروباری خرچ درج ہو۔
• ہر انوائس یا رسید کی ای میل اسی ہفتے سال کے فولڈر میں محفوظ کریں۔
• نقد کے لیے ادائیگی کے وقت لکھیں کہ کس لیے تھی، کب اور کتنی (Publication 583)۔
• سفر، تحفوں، کھانوں اور گاڑی کے استعمال کے لیے مقصد اسی وقت لکھیں جب ہو۔
• اسٹیٹمنٹس کو ہر مہینے حسابات سے ملائیں۔

مکمل نظام خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا میں ہے۔ کاغذ کی جگہ تصویریں کاغذ کی جگہ اسکین شدہ رسیدیں میں ہیں، اور سب کچھ کتنی دیر رکھنا ہے وہ کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں ہے۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک ڈیزائنر جس کے پاس کارڈ اسٹیٹمنٹس ہیں مگر رسیدیں نہیں

ایک فری لانس ڈیزائنر کی سال بھر کی تمام رسیدیں گم ہو گئیں لیکن کارڈ اسٹیٹمنٹس موجود ہیں: ⁦US$3,600⁩ سافٹ ویئر، ⁦US$1,200⁩ سبسکرپشنز اور ⁦US$2,400⁩ کا لیپ ٹاپ، کل ⁦US$7,200⁩۔ ہر اسٹیٹمنٹ لائن تاجر، تاریخ اور رقم دکھاتی ہے، جو ادائیگی ثابت کرتی ہے۔ ڈیزائنر ہر فروخت کنندہ کی بلنگ کی تاریخ اور لیپ ٹاپ کی آرڈر کی تصدیق ڈاؤن لوڈ کرتا ہے، جو دکھاتی ہیں کہ کیا خریدا گیا اور کب، پھر ایک مختصر نوٹ شامل کرتا ہے کہ ہر چیز کتنی کاروبار کے لیے استعمال ہوتی ہے (ملے جلے استعمال کے اخراجات اور کاروباری فیصد)۔ اب ہر خرچ کے پاس ادائیگی کا ثبوت، فروخت کنندہ کا ریکارڈ اور نوٹ ہے۔ لیپ ٹاپ ایک اثاثہ بھی ہے، اس لیے اس کی خریداری کی تاریخ، قیمت اور کاروباری استعمال اثاثوں کے ریکارڈ میں جاتے ہیں۔

آگ دفتر تباہ کر دیتی ہے

آگ ایک ایسے دفتر کو تباہ کر دیتی ہے جس میں سال کے اخراجات کی تقریباً ⁦US$15,000⁩ کی رسیدیں تھیں۔ مالک سپلائرز سے انوائسز کی کاپیاں مانگتا ہے، بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس نکالتا ہے، اور پچھلے سال کے گوشوارے سے دیکھتا ہے کہ کون سے زمرے اور اثاثے پہلے ہی لیے جا چکے ہیں۔ مالک آگ کی رپورٹ اور انشورنس کلیم رکھتا ہے تاکہ دکھا سکے کہ نقصان اس کے قابو سے باہر تھا، اور دوبارہ بنائی گئی فہرست پر لکھتا ہے کہ یہ دوبارہ بنائی گئی ہے۔

IRS کا خط کار، سفر اور کھانوں کا ثبوت مانگتا ہے

IRS کا ایک خط ⁦US$9,000⁩ کی اصل کار، سفر اور کھانے کی لاگت کا ثبوت مانگتا ہے، اور مالک کے پاس رسیدیں نہیں ہیں۔ کارڈ اسٹیٹمنٹس تاجر، تاریخ اور رقم دکھاتی ہیں، لیکن ہر سفر کی جگہ اور مقصد، چلائے گئے میل، یا ہر کھانے میں کون شریک تھا، نہیں دکھاتیں۔ ان کے لیے الگ ریکارڈ چاہیے: کیلنڈر کی اندراجات، سفروں سے جڑی گاہکوں کی ای میلز اور انوائسز، اور ان سے دوبارہ بنایا گیا مائلیج لاگ جس پر لکھا ہو کہ یہ دوبارہ بنایا گیا ہے۔ کار اور سفر کے لیے، بشمول راستے کے کھانوں کے، یادداشت سے اندازہ لگائی گئی رقم قابل کٹوتی نہیں ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کی ایک سے زیادہ سالوں کی رسیدیں غائب ہیں، یا خلا میں گاڑی، سفر یا بڑی خریداریاں شامل ہیں: کون سے اخراجات دوسرے ریکارڈ پر ٹھہر سکتے ہیں اور پہلے کیا دوبارہ بنانا ہے، یہ آپ کے حقائق پر فیصلے کے معاملات ہیں۔ حسابات سال بہ سال دوبارہ بنوانے کے لیے حساب کتاب کی مدد لیں۔
• IRS کا خط پہلے ہی ثبوت مانگ رہا ہے: خط پر دی گئی جواب کی تاریخ ہی لاگو ہوتی ہے، Notice of Deficiency دستاویزات کے لیے اضافی وقت نہیں دیتا اور Tax Court میں پٹیشن دائر کرنے کے 90 دن کی توسیع بھی نہیں، اور سفر، تحفے اور گاڑی کی مدوں کے لیے ہر جزو چاہیے۔ چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ پڑھیں اور خط میں مذکور ریکارڈ جمع کرنے کے لیے حساب کتاب کی مدد لیں۔
• جمع شدہ گوشوارے میں ایسے اخراجات تھے جنہیں آپ اب ثابت نہیں کر سکتے: کاروباری اخراجات کی غلطیوں کے لیے گوشوارے میں ترمیم پڑھیں اور متاثرہ سال کے حسابات دوبارہ بنوانے کے لیے حساب کتاب کی مدد لیں۔
• حسابات مہینوں یا سالوں پیچھے ہیں، یا اسٹیٹمنٹس ان سے نہیں ملتیں: پچھلے حسابات مکمل کرنا دیکھیں، اور جمع نہ کرائے گئے سالوں کے لیے جمع نہ کرائے گئے سالوں کے Schedule C اخراجات۔
• آپ نے کاروباری اخراجات ذاتی کارڈ سے ادا کیے: ذاتی کریڈٹ کارڈ پر کاروباری اخراجات دیکھیں۔
• آپ کارپوریشن یا شراکت داری ہیں: Publication 463 ملازمین اور انفرادی کاروبار کے مالکان کے لیے لکھی گئی ہے اور سفر اور کھانوں کے لیے آپ کو اپنے گوشوارے کی ہدایات کی طرف بھیجتی ہے، اور ادارے کے حسابات کو پھر بھی ہر کٹوتی ثابت کرنے کے لیے کافی ہونا چاہیے (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔ اگر ادارے کے ریکارڈ میں خلا ہیں تو حساب کتاب کی مدد لیں۔