Belege für Geschäftsausgaben verloren: Was sie ersetzen kann

Kann ich Geschäftsausgaben noch abziehen, wenn ich die Belege verloren habe?

Ein verlorener Beleg beendet einen Abzug nicht von selbst. Die Kosten müssen weiterhin eine echte Geschäftsausgabe sein, und Sie müssen sie mit anderen Unterlagen belegen. Die Bundesvorschriften verlangen Bücher oder Aufzeichnungen, die ausreichen, um Ihre Abzüge zu belegen (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305), und der IRS sagt, das Gesetz verlange bis auf wenige Fälle keine bestimmte Art von Aufzeichnung (Publication 583). Der Nachweis ist Ihre Aufgabe, und nach Angaben des IRS brauchen Sie grundsätzlich Urkundenbeweise wie Belege, eingelöste Schecks oder Rechnungen (IRS: Beweislast). Ist der Beleg weg, müssen andere Unterlagen diese Aufgabe übernehmen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Belege für mehr als ein Jahr fehlen, wenn die Lücken Fahrzeug-, Reise- oder große Anschaffungskosten betreffen oder wenn ein IRS-Schreiben bereits Nachweise verlangt. Die Abschnitte unten behandeln jeden dieser Fälle.

Es gelten zwei Arten von Nachweis:

Die Grenze von $75, unter der kein Beleg nötig ist, gehört zu den Regeln für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge, nicht zu üblichen Kosten. Einzelheiten stehen unten.

26 CFR 1.274-5T nennt einen älteren Ansatz der Gerichte (Cohan v. Commissioner), der eine enge Annäherung erlaubte, wenn eine Ausgabe sicher angefallen war, der genaue Betrag aber unbekannt blieb. Die Vorschrift sagt, dass die strengere Regel diesen Ansatz für Reisen, Geschenke und aufgeführte Wirtschaftsgüter wie Fahrzeuge ersetzt. Weder diese Vorschrift noch die Publications 463 und 583 sagen, ob der Ansatz bei üblichen Kosten noch hilft; verlassen Sie sich also nicht auf eine Schätzung.

Sammeln Sie zuerst:

• Kontoauszüge für jedes Konto und jede Karte, mit denen Geschäftskosten bezahlt wurden, für das ganze Jahr, einschließlich einer privaten Karte, die Sie für das Unternehmen genutzt haben.
• Abrechnungsverläufe und Rechnungen aus dem Online-Konto jedes Verkäufers.
• Bestell- und Beleg-E-Mails sowie Kaufverläufe aus Apps oder Shops.
• Kalender, Reisepläne und Kunden-E-Mails zu Reisen und Terminen.
• Die Steuererklärung und Buchhaltung des Vorjahres sowie die erhaltenen Forms 1099-NEC und 1099-K, um beim Rekonstruieren zu prüfen, ob die Einkünfte vollständig sind (sie zeigen eingehendes Geld, keine Kosten).

Genügt ein Konto- oder Kreditkartenauszug, wenn ich geprüft werde?

Meist nicht allein. Ein Auszug beweist, dass Sie gezahlt haben, nicht was Sie gekauft haben oder wozu. Publication 583 sagt, dass gut lesbare Kontoauszüge die Zahlung belegen können, wenn sie die unten genannten Angaben zeigen, und dass der Zahlungsnachweis allein den Abzug nicht begründet. Bewahren Sie Rechnungen oder Kassenbons auf, die zeigen, dass die Kosten entstanden sind (Publication 583).

Publication 583 spricht von Auszügen, die Finanzinstitute erstellen, und sagt nicht, ob der eigene Verlauf einer Zahlungs-App gilt. Holen Sie deshalb zusätzlich den Auszug der Bank oder Karte, die die Zahlung finanziert hat.

Publication 463 sagt dasselbe zu Schecks: Ein eingelöster Scheck zusammen mit der Rechnung des Zahlungsempfängers belegt die Kosten in der Regel, aber der Scheck allein zeigt keinen geschäftlichen Zweck (Publication 463). Eine Auszugszeile nur mit dem Namen des Händlers lässt dieselbe Lücke.

Was kann einen verlorenen Beleg ersetzen?

Alles, was Betrag, Datum, das Gekaufte und den Zweck zeigt, kann helfen; der nächstbeste Ersatz ist eine Kopie des Verkäufers. Publication 583 nennt bezahlte Rechnungen, Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbons als Belege (Publication 583).

Zur letzten Zeile: Eine Aufzeichnung, die zum Zeitpunkt oder kurz nach dem Geschehen entsteht, hat eine hohe Glaubwürdigkeit, die eine spätere Erklärung nicht hat, weil die Erinnerung oft schlecht ist. Eine spätere Erklärung braucht bestätigende Beweise mit hohem Beweiswert (26 CFR 1.274-5T). Diese Stelle gilt für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten. Stützen Sie bei jeder Art von Kosten eine jetzt geschriebene Notiz mit externen Unterlagen wie Rechnungen, E-Mails und Kalendereinträgen und kennzeichnen Sie sie als später verfasst.

Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten lässt Publication 463 Ihre eigene schriftliche oder mündliche Erklärung eine Lücke nur dann füllen, wenn andere Belege sie stützen, und für Kosten, Zeit, Ort oder Datum braucht es direkte oder urkundliche Beweise (Publication 463). Zum Auto siehe Fahrtenbuch rekonstruieren.

Eine Barzahlung ohne Beleg ist der schwächste Fall, weil kein Auszug sie zeigt. Publication 583 sagt, dass Sie bei einer Barzahlung, für die Sie keinen Beleg bekommen können, zum Zeitpunkt der Zahlung eine ausreichende Erklärung in Ihren Aufzeichnungen festhalten sollen (Publication 583). Zu einem Subunternehmer, den Sie bar bezahlt haben, siehe Subunternehmer bar bezahlen.

Sind fehlende Belege ein großes Problem? Welche Ausgaben brauchen strengere Nachweise?

Bei üblichen Kosten ist ein fehlender Beleg eine Lücke, die Sie mit anderen Unterlagen füllen. Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten ist er ein größeres Problem: 26 CFR 1.274-5T erlaubt keinen Abzug, wenn nicht jedes Element belegt ist, und verdrängt die ältere Praxis, Kosten anzunähern.

Quellen: Publication 463, Table 5-1 und 26 CFR 1.274-5T.

Die Tabelle beschreibt den Ansatz der tatsächlichen Kosten. Zwei Pauschalmethoden ersetzen, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, einen Teil der Belege: die Standardpauschale für Mahlzeiten auf Reisen außerhalb des Wohnorts und der Standardsatz je Meile für Autokosten. Keine von beiden braucht diese Belege, aber beide verlangen weiter den Nachweis der Reise oder der Meilen: Datum, Reiseziel, geschäftliche Meilen und Zweck (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). Es sind feste Sätze, keine Schätzungen; die Voraussetzungen stehen in Abzug für Geschäftsessen und Standardsatz je Meile oder tatsächliche Autokosten.

Die strengere Nachweisregel gilt nicht für ein Fahrzeug mit qualifizierter nicht privater Nutzung, also eines, das seiner Art nach voraussichtlich nur in geringfügigem Umfang privat genutzt wird (26 U.S.C. 274(d) und (i)). Ob ein Arbeitstruck oder ein Transporter dazugehört, hängt vom Fahrzeug und seiner Nutzung ab.

Mahlzeiten auf Reisen fallen unter die Reiseregeln. Ein Geschäftsessen, das nicht Teil einer Reise ist, steht nicht auf der Liste des Gesetzes mit strengem Nachweis für Reisen, Geschenke und aufgeführte Wirtschaftsgüter (26 U.S.C. 274(d)), und Table 5-1 in Publication 463 hat dafür keine Zeile, aber es muss trotzdem eine echte Geschäftsausgabe sein. Bei einem Geschäftsessen genügt nach Publication 463 ein Restaurantbeleg, wenn er Name und Ort des Restaurants, die Zahl der bewirteten Personen sowie Datum und Betrag zeigt. Ein Kartenauszug zeigt Restaurant, Datum und Betrag; wer teilgenommen hat und der geschäftliche Grund erfordern also Ihre eigene Aufzeichnung. Wie viel einer Mahlzeit abzugsfähig ist, steht in Abzug für Geschäftsessen.

Brauchen kleine Einkäufe einen Beleg?

Nach den Regeln für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge ist für eine Ausgabe unter $75 kein Beleg nötig, mit Ausnahme der Unterkunft. Urkundenbeweise sind für Unterkunft und für jede andere Ausgabe ab $75 erforderlich. Sie entfallen bei Beförderungskosten, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres erhältlich ist, und bei Mahlzeiten oder Unterkunft auf Reisen, die ein Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber im Rahmen eines Accountable Plan mit einer Tagespauschale (Per Diem) abrechnet (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Betrag, Datum, Ort und Zweck müssen trotzdem festgehalten werden.

Publication 583 setzt für übliche Kosten keine Betragsgrenze; die Buchhaltung muss sie weiterhin belegen. Was ein Beleg zeigen muss, steht in Beleganforderungen des IRS.

Was gilt, wenn ein Brand, eine Überschwemmung oder ein Computerabsturz die Belege vernichtet hat?

Gehen Aufzeichnungen durch Umstände verloren, die Sie nicht beeinflussen konnten, etwa Feuer, Überschwemmung oder einen anderen Schadensfall, gibt 26 CFR 1.274-5T das Recht, Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten durch angemessene Rekonstruktion zu belegen (Publication 463). Sie müssen nachweisen, dass der Verlust außerhalb Ihrer Kontrolle lag; bewahren Sie daher auf, was das Ereignis zeigt, etwa einen Versicherungsantrag oder einen Schadensbericht.

Ein Computerabsturz, ein gelöschter Ordner oder ein verlegter Karton wird in keiner der beiden Quellen genannt. Ob das zählt, hängt von den Tatsachen ab, und Sie müssten es nachweisen. Bitten Sie zuerst Bank, Kartenaussteller und Verkäufer um Kopien.

Für die Rekonstruktion von Geschäftsunterlagen nach einer Katastrophe nennt der IRS Kopien von Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge und Steuererklärungen früherer Jahre, die er für Bestands- und Umsatzzahlen heranzieht; dieselben Unterlagen zeigen die Ausgaben. Er verweist außerdem auf kostenlose Auszüge der Steuererklärung über Get Transcript und, per Post, auf Form 4506-T (IRS: Reconstructing records).

Wie rekonstruiere ich die Ausgaben des Jahres, ohne etwas doppelt zu zählen?

Beginnen Sie bei den Kontoauszügen, nicht bei den Belegen: Sie listen jede Zahlung über ein Konto oder eine Karte auf, und andere Unterlagen belegen dann, was jede Zahlung war. Das Jahr, dem eine Ausgabe zugeordnet wird, folgt der festgelegten Gewinnermittlungsmethode des Unternehmens: grundsätzlich das Jahr der Zahlung bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) und das Jahr des Entstehens, bezahlt oder nicht, bei der periodengerechten Methode (Accrual Method) (Publication 583). Bei periodengerechter Buchführung ergänzen Sie zum Jahresende unbezahlte Rechnungen und ordnen jede Zahlung einer offenen Rechnung zu, damit sie nicht erneut gezählt wird. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Listen Sie jedes Konto, jede Karte und jede Zahlungs-App auf, mit denen im Jahr Geschäftskosten bezahlt wurden.
2. Holen Sie für jedes das ganze Jahr an Kontoauszügen.
3. Markieren Sie jede Zeile als geschäftlich, privat, Überweisung oder Erstattung. Eine Kreditkartenrechnung, die vom Bankkonto bezahlt wird, ist eine Überweisung; die Abbuchungen auf der Karte sind die Ausgaben.
4. Ordnen Sie jeder geschäftlichen Zeile eine Unterlage zu, die zeigt, was gekauft wurde, und vermerken Sie die Unterlage in der Zeile.
5. Ergänzen Sie Barzahlungen, die kein Auszug zeigt, aus Kopien der Verkäufer, Kassenzetteln der Handkasse und anderen Unterlagen (Publication 583). Eine Bargeldabhebung ist keine Ausgabe; ordnen Sie sie den Ausgaben zu, die damit bezahlt wurden.
6. Zählen Sie jede Ausgabe einmal. Eine Rechnung und ihre Auszugszeile sind eine Ausgabe; eine Erstattung mindert die Ausgabe, die sie erstattet.
7. Führen Sie Zeilen ohne Beleg in einer eigenen Liste, statt sie in einer Sammelkategorie zu verstecken.
8. Stimmen Sie die Summen mit den Kontoauszügen ab, so wie Publication 583 die Abstimmung eines Kontoauszugs mit der Buchhaltung beschreibt (Publication 583).

Zu ganzen Jahren, die aus Kontoauszügen rekonstruiert werden, siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren.

Kann ich einen Strafzuschlag zahlen müssen, wenn ich eine Ausgabe nicht belegen kann?

Die ersten Kosten sind der Abzug selbst: Eine Ausgabe, die der IRS nicht anerkennt, erhöht Ihr steuerpflichtiges Einkommen. Ein Strafzuschlag kann folgen. Der genauigkeitsbezogene Strafzuschlag beträgt 20 % des Teils einer zu niedrig gezahlten Steuer, der auf Fahrlässigkeit oder auf eine erhebliche Unterschätzung zurückgeht (IRS: Genauigkeitsbezogener Strafzuschlag). 26 CFR 1.6662-3 sagt, dass Fahrlässigkeit das Versäumnis einschließt, angemessene Bücher und Aufzeichnungen zu führen oder Posten ordnungsgemäß zu belegen.

Der IRS sagt, er könne manche Strafzuschläge erlassen oder mindern, wenn Sie in gutem Glauben gehandelt haben und einen triftigen Grund (Reasonable Cause) zeigen können, und dass er auf Strafzuschläge Zinsen berechnet. Die Tests für eine erhebliche Unterschätzung, die für Privatpersonen und Kapitalgesellschaften verschieden sind, und die weiteren Folgen schlechter Aufzeichnungen stehen in Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen.

Was gilt, wenn der IRS bereits einen Nachweis verlangt hat?

Eine Prüfung beginnt per Post, mit einer schriftlichen Anforderung bestimmter Unterlagen und einem Antwortdatum (IRS: IRS-Prüfungen). Antworten Sie nicht bis zu diesem Datum, schließt der IRS die Prüfung ab und sendet einen Bericht mit seinen vorgeschlagenen Änderungen.

1. Lesen Sie, welche Posten und Jahre das Schreiben umfasst. Es verlangt bestimmte Unterlagen, also bauen Sie die Antwort Posten für Posten auf.
2. Stellen Sie für jeden Posten die Auszugszeile, die Unterlage des Verkäufers und die Notiz zum Zweck zusammen. Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugposten ergänzen Sie die Elemente aus der Tabelle oben.
3. Kennzeichnen Sie rekonstruierte Unterlagen als rekonstruiert, mit dem Datum der Erstellung. Erstellen Sie niemals einen Beleg so nach, dass er wie das Original aussieht.
4. Für manche Posten gibt es womöglich keine Unterlage, die sie stützen kann. Der Nachweis liegt bei Ihnen (IRS: Beweislast); diese Posten sind in der Prüfung gefährdet. Welche Posten sich zuerst zu belegen lohnen und welche nicht, ist eine Ermessensfrage für einen Ersteller der Steuererklärung oder einen Bevollmächtigten.
5. Brauchen Sie bei einer Prüfung per Post mehr Zeit, bitten Sie schriftlich darum, so wie das Schreiben es vorgibt. Der IRS sagt, er könne in der Regel einmalig automatisch eine Frist von 30 Tage verlängern. Sobald ein Notice of Deficiency (Bescheid über eine Steuernachforderung) per Einschreiben eingeht, kann er weder mehr Zeit für Unterlagen gewähren noch die ursprünglichen 90 Tage für die Klage vor dem Tax Court verlängern (IRS: IRS-Prüfungen).
6. Senden Sie die Antwort auf einem Weg, der den Zugang bestätigt.

Sie können sich selbst vertreten oder einen Bevollmächtigten einsetzen. Wie eine Prüfung abläuft, welche Regeln für Fristverlängerungen gelten und wer Sie vertreten darf, steht in IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen.

Was ändere ich, damit Belege nicht wieder verloren gehen?

Sichern Sie den Nachweis, wenn die Kosten anfallen, nicht erst zum Jahresende. Eine Aufzeichnung, die zum Zeitpunkt oder kurz nach dem Geschehen entsteht, hat mehr Gewicht (Publication 463).

• Bezahlen Sie Geschäftskosten von einem Geschäftskonto oder einer Karte, damit die Auszüge die geschäftlichen Ausgaben auflisten.
• Speichern Sie jede Rechnung und jede Beleg-E-Mail noch in derselben Woche in einem Jahresordner.
• Halten Sie bei Barzahlungen zum Zeitpunkt der Zahlung fest, wofür, wann und wie viel (Publication 583).
• Schreiben Sie bei Reisen, Geschenken, Mahlzeiten und Fahrzeugnutzung den Zweck auf, wenn es geschieht.
• Stimmen Sie die Auszüge jeden Monat mit der Buchhaltung ab.

Das ganze System steht in Aufzeichnungen für Selbstständige. Fotos statt Papier behandelt gescannte Belege statt Papier, und wie lange Sie alles aufbewahren, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine Designerin mit Kartenauszügen und ohne Belege

Eine freiberufliche Designerin hat alle Belege des Jahres verloren, besitzt aber die Kartenauszüge: US$3.600 für Software, US$1.200 für Abonnements und ein Laptop für US$2.400, insgesamt US$7.200. Jede Auszugszeile zeigt Händler, Datum und Betrag, was die Zahlung belegt. Die Designerin lädt den Abrechnungsverlauf jedes Verkäufers und die Bestellbestätigung des Laptops herunter, die zeigen, was wann gekauft wurde, und ergänzt eine kurze Notiz, zu welchem Anteil jeder Posten geschäftlich genutzt wird (gemischt genutzte Ausgaben und Geschäftsanteil). Jede Ausgabe hat nun einen Zahlungsnachweis, eine Unterlage des Verkäufers und eine Notiz. Der Laptop ist zugleich ein Anlagegut; Kaufdatum, Preis und geschäftliche Nutzung gehören daher in die Anlagenunterlagen.

Ein Brand zerstört das Büro

Ein Brand zerstört ein Büro, in dem Ausgabenbelege des Jahres über rund US$15.000 lagen. Der Eigentümer bittet Lieferanten um Rechnungskopien, holt die Bank- und Kartenauszüge und nutzt die Steuererklärung des Vorjahres, um zu sehen, welche Kategorien und Anlagegüter schon geltend gemacht wurden. Der Eigentümer bewahrt den Brandbericht und den Versicherungsantrag auf, um zu zeigen, dass der Verlust außerhalb seiner Kontrolle lag, und kennzeichnet die rekonstruierte Liste als rekonstruiert.

Ein IRS-Schreiben verlangt Nachweise für Auto, Reisen und Mahlzeiten

Ein IRS-Schreiben verlangt den Nachweis von US$9.000 an tatsächlichen Auto-, Reise- und Verpflegungskosten, und der Eigentümer hat keine Belege. Die Kartenauszüge zeigen Händler, Datum und Betrag, aber nicht Ort und Zweck jeder Reise, die gefahrenen Meilen oder wer an jedem Essen teilnahm. Dafür braucht es gesonderte Unterlagen: Kalendereinträge, Kunden-E-Mails und Rechnungen zu den Reisen sowie ein daraus rekonstruiertes Fahrtenbuch, das als rekonstruiert gekennzeichnet ist. Für das Auto und für Reisen, einschließlich Mahlzeiten unterwegs, ist ein aus der Erinnerung geschätzter Betrag nicht abzugsfähig.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihnen fehlen Belege für mehr als ein Jahr, oder die Lücken betreffen Fahrzeug-, Reise- oder große Anschaffungskosten: Welche Ausgaben sich auf andere Unterlagen stützen lassen und was Sie zuerst rekonstruieren, sind Ermessensfragen auf Grundlage Ihrer Tatsachen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Buchhaltung Jahr für Jahr neu aufzubauen.
• Ein IRS-Schreiben verlangt bereits einen Nachweis: Es gilt das Antwortdatum im Schreiben; ein Notice of Deficiency gewährt weder mehr Zeit für Unterlagen noch eine Verlängerung der 90 Tage für die Klage vor dem Tax Court, und bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugposten braucht es jedes Element. Lesen Sie IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Unterlagen zusammenzustellen, die das Schreiben nennt.
• Eine bereits eingereichte Steuererklärung enthielt Ausgaben, die Sie jetzt nicht belegen können: Lesen Sie Steuererklärung wegen Fehlern bei Geschäftsausgaben ändern und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um das betroffene Jahr neu aufzubauen.
• Die Buchhaltung liegt Monate oder Jahre zurück, oder die Auszüge stimmen nicht damit überein: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und für nicht eingereichte Jahre Schedule-C-Ausgaben für nicht eingereichte Jahre.
• Sie haben Geschäftskosten mit einer privaten Karte bezahlt: Siehe Geschäftsausgaben mit einer privaten Kreditkarte.
• Sie sind eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft: Publication 463 richtet sich an Arbeitnehmer und Einzelunternehmer und verweist Sie für Reisen und Mahlzeiten auf die Anleitung zu Ihrer Steuererklärung; die Buchhaltung der Gesellschaft muss weiterhin ausreichen, um jeden Abzug zu belegen (26 CFR 1.6001-1). Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Unterlagen der Gesellschaft Lücken haben.