Reçus perdus pour dépenses d'entreprise : quelles preuves restent

Puis-je quand même déduire mes dépenses d'entreprise si j'ai perdu les reçus?

Un reçu perdu ne met pas à lui seul fin à une déduction. Le coût doit quand même être une vraie dépense d'entreprise, et vous devez le prouver avec d'autres registres. Les règles fédérales exigent des livres ou des registres suffisants pour établir vos déductions (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305), et l'IRS indique que la loi n'exige aucun type de registre en particulier, sauf dans quelques cas (Publication 583). La preuve vous incombe, et l'IRS précise qu'il faut généralement des pièces documentaires comme des reçus, des chèques encaissés ou des factures (IRS : fardeau de la preuve). Quand le reçu a disparu, d'autres documents doivent faire ce travail.

Un cas n'est pas simple quand il manque des reçus pour plus d'une année, quand les manques touchent un véhicule, des voyages ou de gros achats, ou quand une lettre de l'IRS demande déjà des pièces. Les sections ci-dessous traitent chaque cas.

Deux régimes de preuve s'appliquent :

Le seuil de 75 $ sans reçu relève des règles sur les voyages, les cadeaux et les véhicules, pas des coûts ordinaires. Les détails suivent plus bas.

Le 26 CFR 1.274-5T mentionne une ancienne approche des tribunaux (Cohan v. Commissioner) qui permettait une approximation raisonnable lorsqu'une dépense avait clairement été engagée mais que le montant exact était inconnu. Il précise que la règle plus stricte remplace cette approche pour les voyages, les cadeaux et les biens énumérés comme les véhicules. Ni ce règlement ni les Publications 463 et 583 ne disent si l'approche aide encore pour les coûts ordinaires; ne comptez donc pas sur une estimation.

À rassembler d'abord :

• Les relevés de chaque compte ou carte qui a payé des coûts d'entreprise, pour toute l'année, y compris une carte personnelle utilisée pour l'entreprise.
• Les historiques de facturation et les factures du compte en ligne de chaque vendeur.
• Les courriels de commande et de reçu, et les historiques d'achats d'applications ou de magasins.
• Les calendriers, les itinéraires et les courriels de clients pour les voyages et les réunions.
• La déclaration et les livres de l'an dernier, ainsi que les formulaires 1099-NEC et 1099-K reçus, pour vérifier que les revenus sont complets pendant la reconstitution (ils montrent l'argent entrant, pas les coûts).

Un relevé bancaire ou de carte de crédit suffit-il en cas de vérification?

En général, non, pas seul. Un relevé prouve que vous avez payé, pas ce que vous avez acheté ni pourquoi. La Publication 583 précise que des relevés de compte très lisibles peuvent prouver le paiement s'ils montrent les détails ci-dessous, et qu'une preuve de paiement seule n'établit pas la déduction. Conservez les factures ou les bordereaux de vente montrant que le coût a été engagé (Publication 583).

La Publication 583 parle des relevés préparés par des institutions financières et ne dit pas si l'historique d'une application de paiement compte; allez donc aussi chercher le relevé de la banque ou de la carte qui a financé le paiement.

La Publication 463 fait la même remarque pour les chèques : un chèque encaissé accompagné de la facture du bénéficiaire établit habituellement le coût, mais le chèque seul ne montre pas un but commercial (Publication 463). Une ligne de relevé qui n'indique que le nom d'un commerçant laisse le même vide.

Que peut-on utiliser à la place d'un reçu perdu?

Tout ce qui montre le montant, la date, ce qui a été acheté et pourquoi peut aider, et le meilleur substitut est une copie du vendeur. La Publication 583 range les factures payées, les factures, les relevés de compte et les bordereaux de vente parmi les pièces justificatives (Publication 583).

À propos de cette dernière ligne : un registre fait au moment des faits, ou presque, a une grande crédibilité qu'une déclaration ultérieure n'a pas, car la mémoire est souvent défaillante. Une déclaration ultérieure doit être appuyée par des éléments corroborants de grande valeur probante (26 CFR 1.274-5T). Ce passage vise les voyages, les cadeaux et les frais de véhicule. Pour n'importe quel coût, appuyez une note rédigée maintenant sur des registres externes comme des factures, des courriels et des entrées de calendrier, et indiquez qu'elle a été rédigée après coup.

Pour les voyages, les cadeaux et les frais de véhicule, la Publication 463 permet à votre propre déclaration écrite ou orale de combler un vide seulement si d'autres éléments l'appuient, et le coût, le moment, le lieu ou la date doit être établi par une preuve directe ou documentaire (Publication 463). Pour une voiture, voyez reconstituer un registre des milles parcourus.

Un paiement comptant sans reçu est le cas le plus faible, car aucun relevé ne le montre. La Publication 583 précise que si vous ne pouvez pas obtenir de reçu pour un paiement comptant, vous devez consigner une explication adéquate dans vos registres au moment du paiement (Publication 583). Pour un sous-traitant payé comptant, voyez payer des sous-traitants comptant.

Des reçus manquants posent-ils un gros problème? Quelles dépenses exigent une preuve plus stricte?

Pour les coûts ordinaires, un reçu manquant est un vide à combler avec d'autres registres. Pour les voyages, les cadeaux et les frais de véhicule, le problème est plus grave : le 26 CFR 1.274-5T n'autorise aucune déduction si chaque élément n'est pas justifié, et il remplace l'ancienne pratique qui consistait à approximer un coût.

Sources : Publication 463, tableau 5-1 et 26 CFR 1.274-5T.

Le tableau décrit les demandes fondées sur les coûts réels. Deux méthodes à taux fixe, si vous y êtes admissible, remplacent certains reçus : l'allocation forfaitaire pour repas en voyage hors de chez soi, et le taux forfaitaire par mille pour les frais de voiture. Ni l'une ni l'autre n'exige ces reçus, mais les deux exigent quand même la preuve du voyage ou des milles : dates, destination, milles d'affaires et but (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). Ce sont des taux fixes, pas des estimations; l'admissibilité est expliquée dans la déduction des repas d'affaires et taux par mille forfaitaire ou frais réels de voiture.

La règle de preuve plus stricte ne s'applique pas à un véhicule admissible à usage non personnel, c'est-à-dire un véhicule qui, par nature, ne risque guère d'être utilisé à des fins personnelles au-delà d'un usage minimal (26 U.S.C. 274(d) et (i)). Qu'un camion ou une fourgonnette de travail y soit admissible dépend du véhicule et de son usage.

Les repas en voyage relèvent des règles sur les voyages. Un repas d'affaires qui ne fait pas partie d'un voyage ne figure pas sur la liste de preuve stricte de la loi (voyages, cadeaux et biens énumérés) (26 U.S.C. 274(d)), et le tableau 5-1 de la Publication 463 n'a pas de ligne pour lui, mais il doit quand même être une vraie dépense d'entreprise. Pour un repas d'affaires, la Publication 463 précise qu'un reçu de restaurant suffit s'il indique le nom et l'emplacement du restaurant, le nombre de personnes servies, ainsi que la date et le montant. Un relevé de carte montre le restaurant, la date et le montant; les participants et la raison commerciale exigent donc votre propre registre. La part déductible d'un repas est expliquée dans la déduction des repas d'affaires.

Les petits achats exigent-ils un reçu?

Selon les règles sur les voyages, les cadeaux et les véhicules, un reçu n'est pas exigé pour une dépense inférieure à 75 $, sauf l'hébergement. Une pièce documentaire est exigée pour l'hébergement et pour toute autre dépense de 75 $ ou plus. Elle n'est pas exigée pour les frais de transport lorsqu'un reçu n'est pas facilement disponible, ni pour les repas ou l'hébergement en voyage qu'un employé justifie à son employeur selon un régime de justification à l'aide d'une allocation quotidienne (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Le montant, la date, le lieu et le but doivent quand même être consignés.

La Publication 583 ne fixe aucun seuil en dollars pour les coûts ordinaires, que les livres doivent quand même appuyer. Ce qu'un reçu doit indiquer est expliqué dans les exigences de l'IRS pour les reçus.

Et si un incendie, une inondation ou une panne d'ordinateur a détruit les reçus?

Si des registres sont perdus par suite de circonstances indépendantes de votre volonté, comme un incendie, une inondation ou un autre sinistre, le 26 CFR 1.274-5T vous donne le droit de justifier les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule par une reconstitution raisonnable (Publication 463). Vous devez établir que la perte était indépendante de votre volonté; conservez donc tout ce qui montre l'événement, comme une réclamation d'assurance ou un rapport d'incident.

Une panne d'ordinateur, un dossier supprimé ou une boîte égarée n'est nommé dans aucune des deux sources. Que cela compte ou non dépend des faits, et vous devriez l'établir. Demandez d'abord des copies à la banque, à l'émetteur de la carte et aux vendeurs.

Pour reconstituer les registres d'une entreprise après une catastrophe, l'IRS nomme les copies de factures de fournisseurs, les relevés bancaires et les déclarations des années précédentes, qu'il utilise pour les chiffres de stocks et de ventes; les mêmes documents montrent les dépenses. Il ajoute les relevés de déclaration gratuits par Get Transcript et, par la poste, le formulaire 4506-T (IRS : reconstituer les registres).

Comment reconstituer les dépenses de l'année sans rien compter en double?

Partez des relevés, pas des reçus : ils énumèrent chaque paiement fait par un compte ou une carte, et d'autres documents prouvent ensuite ce qu'était chacun. L'année à laquelle un coût appartient suit la méthode comptable établie de l'entreprise : généralement l'année du paiement avec la méthode de caisse, et l'année où le coût est engagé, payé ou non, avec la méthode d'exercice (Publication 583). Pour des livres tenus selon la méthode d'exercice, ajoutez les factures impayées à la fin de l'année et associez chaque paiement à une facture ouverte pour qu'il ne soit pas compté de nouveau. Procédez dans cet ordre :

1. Dressez la liste de chaque compte, carte et application de paiement qui a payé des coûts d'entreprise durant l'année.
2. Obtenez les relevés de l'année complète pour chacun.
3. Marquez chaque ligne comme entreprise, personnelle, virement ou remboursement. Une facture de carte de crédit payée avec le compte bancaire est un virement; ce sont les achats faits avec la carte qui sont les dépenses.
4. Associez chaque ligne d'entreprise à un registre de ce qu'elle a servi à acheter, et notez ce registre sur la ligne.
5. Ajoutez les paiements comptants, qu'aucun relevé ne montre, à partir des copies de vendeurs, des bordereaux de petite caisse et d'autres registres (Publication 583). Un retrait d'argent comptant n'est pas une dépense; associez-le aux achats qu'il a servi à payer.
6. Comptez chaque coût une seule fois. Une facture et sa ligne de relevé forment un seul coût; un remboursement réduit le coût qu'il rembourse.
7. Gardez les lignes sans registre à l'appui dans une liste à part plutôt que de les noyer dans une catégorie « divers ».
8. Rapprochez les totaux des relevés, comme la Publication 583 le décrit pour rapprocher un relevé bancaire des livres (Publication 583).

Pour des années complètes reconstituées à partir de relevés, voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Pourrais-je devoir une pénalité si je ne peux pas prouver une dépense?

Le premier coût est la déduction elle-même : une dépense refusée par l'IRS fait augmenter votre revenu imposable. Une pénalité peut s'y ajouter. La pénalité liée à l'exactitude est de 20 % de la partie d'un impôt insuffisamment payé qui est attribuable à la négligence ou à une sous-estimation importante (IRS : pénalité liée à l'exactitude). Le 26 CFR 1.6662-3 précise que la négligence comprend le défaut de tenir des livres et des registres adéquats ou de justifier correctement les éléments.

L'IRS indique qu'il peut annuler ou réduire certaines pénalités lorsque vous avez agi de bonne foi et pouvez démontrer un motif raisonnable, et qu'il facture des intérêts sur les pénalités. Les critères d'une sous-estimation importante, qui diffèrent pour les particuliers et pour les sociétés, et les autres coûts d'une mauvaise tenue des registres sont expliqués dans les pénalités pour défaut de tenir les registres d'entreprise.

Et si l'IRS a déjà demandé une preuve?

Une vérification commence par la poste, avec une demande écrite de documents précis et une date de réponse (IRS : vérifications de l'IRS). Si vous ne répondez pas à cette date, l'IRS termine la vérification et envoie un rapport avec les changements qu'il propose.

1. Lisez quels éléments et quelles années la lettre vise. Elle demande des documents précis; construisez donc la réponse élément par élément.
2. Pour chaque élément, réunissez la ligne de relevé, le registre du vendeur et la note du but. Pour les voyages, les cadeaux et les frais de véhicule, ajoutez les éléments du tableau ci-dessus.
3. Indiquez que les registres reconstitués le sont, avec la date de leur création. Ne recréez jamais un reçu pour qu'il ressemble à l'original.
4. Certains éléments pourraient n'avoir aucun registre à l'appui. La preuve vous incombe (IRS : fardeau de la preuve); ce sont donc ces éléments qui sont à risque dans la vérification. Décider quels éléments valent la peine d'être appuyés en premier, et lesquels non, relève du jugement d'un préparateur de déclarations de revenus ou d'un représentant autorisé.
5. Si vous avez besoin de plus de temps dans une vérification par la poste, demandez-le par écrit comme la lettre l'indique. L'IRS indique qu'il peut habituellement accorder une prolongation automatique unique de 30 jours. Une fois qu'un avis d'insuffisance (notice of deficiency) arrive par courrier recommandé, il ne peut accorder ni plus de temps pour les documents ni une prolongation des 90 jours prévus pour saisir la Tax Court (tribunal fiscal américain) (IRS : vérifications de l'IRS).
6. Envoyez la réponse par un moyen qui confirme la livraison.

Vous pouvez vous représenter vous-même ou recourir à un représentant autorisé. Le déroulement d'une vérification, les règles de prolongation et les personnes qui peuvent vous représenter sont expliqués dans la vérification d'une petite entreprise par l'IRS.

Que changer pour que les reçus ne se perdent plus?

Saisissez la preuve au moment où le coût survient, pas à la fin de l'année. Un registre fait au moment des faits, ou presque, a plus de poids (Publication 463).

• Payez les coûts d'entreprise avec un seul compte ou une seule carte d'entreprise, pour que les relevés énumèrent les dépenses d'entreprise.
• Enregistrez chaque courriel de facture ou de reçu dans un dossier de l'année dès la même semaine.
• Pour les paiements comptants, écrivez à quoi ils ont servi, quand et combien, au moment du paiement (Publication 583).
• Pour les voyages, les cadeaux, les repas et l'usage d'un véhicule, écrivez le but au moment où cela se produit.
• Rapprochez les relevés des livres chaque mois.

Le système complet est expliqué dans la tenue de registres du travailleur autonome. Les photos à la place du papier sont expliquées dans les reçus numérisés à la place du papier, et la durée de conservation de tous les documents, dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Une graphiste avec des relevés de carte et sans reçus

Une graphiste pigiste a perdu tous ses reçus de l'année, mais elle a ses relevés de carte : 3 600 $ US de logiciels, 1 200 $ US d'abonnements et un ordinateur portable de 2 400 $ US, soit 7 200 $ US en tout. Chaque ligne de relevé indique le commerçant, la date et le montant, ce qui prouve le paiement. La graphiste télécharge l'historique de facturation de chaque vendeur et la confirmation de commande de l'ordinateur, qui montrent ce qui a été acheté et quand, puis ajoute une courte note sur la part d'utilisation de chaque article pour l'entreprise (dépenses à usage mixte et pourcentage d'utilisation en affaires). Chaque coût a maintenant une preuve de paiement, un registre du vendeur et une note. L'ordinateur est aussi un actif; sa date d'achat, son prix et son usage commercial vont donc dans les registres des actifs.

Un incendie détruit le bureau

Un incendie détruit un bureau où se trouvaient environ 15 000 $ US de reçus de dépenses de l'année. Le propriétaire demande des copies de factures aux fournisseurs, obtient les relevés bancaires et de carte, et se sert de la déclaration de l'année précédente pour voir quelles catégories et quels actifs ont déjà été déclarés. Il conserve le rapport d'incendie et la réclamation d'assurance pour montrer que la perte était indépendante de sa volonté, et il indique que la liste est une reconstitution.

Une lettre de l'IRS demande des preuves pour la voiture, les voyages et les repas

Une lettre de l'IRS demande la preuve de 9 000 $ US de frais réels de voiture, de voyage et de repas, et le propriétaire n'a pas de reçus. Les relevés de carte montrent le commerçant, la date et le montant, mais pas le lieu et le but de chaque voyage, les milles parcourus ni les participants à chaque repas. Il faut des registres distincts pour cela : des entrées de calendrier, des courriels de clients et des factures liés aux voyages, et un registre des milles parcourus reconstitué à partir de ceux-ci et indiqué comme tel. Pour la voiture et les voyages, y compris les repas en déplacement, un montant estimé de mémoire n'est pas déductible.

Votre situation est différente?

• Il vous manque des reçus pour plus d'une année, ou les manques touchent un véhicule, des voyages ou de gros achats : décider quelles dépenses peuvent s'appuyer sur d'autres registres, et quoi reconstituer en premier, relève du jugement selon vos faits. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les livres année par année.
• Une lettre de l'IRS demande déjà une preuve : la date de réponse de la lettre prévaut, un avis d'insuffisance (notice of deficiency) n'accorde aucun délai supplémentaire pour les documents ni aucune prolongation des 90 jours pour saisir la Tax Court, et les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule exigent chaque élément. Lisez la vérification d'une petite entreprise par l'IRS et obtenez de l'aide en tenue de livres pour réunir les registres que la lettre nomme.
• Une déclaration déjà produite comprenait des dépenses que vous ne pouvez plus appuyer : lisez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer l'année touchée.
• Vos livres ont des mois ou des années de retard, ou les relevés ne concordent pas avec eux : voyez rattraper une tenue de livres en retard et, pour les années non produites, les dépenses de l'annexe C pour des années non produites.
• Vous avez payé des coûts d'entreprise avec une carte personnelle : voyez les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Vous êtes une société ou une société de personnes : la Publication 463 est écrite pour les employés et les entrepreneurs individuels et vous renvoie aux instructions de votre déclaration pour les voyages et les repas, et les livres de l'entité doivent quand même suffire à établir chaque déduction (26 CFR 1.6001-1). Obtenez de l'aide en tenue de livres si les registres de l'entité comportent des lacunes.