Recibos perdidos de despesas da empresa: o que ainda comprova

Ainda posso deduzir despesas da empresa se perdi os recibos?

Perder um recibo, por si só, não acaba com uma dedução. O custo ainda precisa ser uma despesa real da empresa, e você precisa comprová-lo com outros registros. As regras federais exigem livros ou registros suficientes para comprovar as suas deduções (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305), e o IRS, a receita federal dos EUA, diz que a lei não exige um tipo específico de registro, salvo em poucos casos (Publication 583). Comprovar é tarefa sua, e o IRS diz que você geralmente precisa de prova documental, como recibos, cheques compensados ou faturas (IRS: ônus da prova). Quando o recibo some, outros documentos precisam fazer esse trabalho.

O caso deixa de ser simples quando faltam recibos de mais de um ano, quando as lacunas incluem veículo, viagem ou compras grandes, ou quando uma carta do IRS já pede comprovação. As seções abaixo tratam de cada situação.

Há dois níveis de prova:

O limite de US$75 para dispensar o recibo vale para as regras de viagens, presentes e veículos, não para custos comuns. Os detalhes estão abaixo.

O 26 CFR 1.274-5T menciona uma abordagem antiga dos tribunais (Cohan v. Commissioner) que permitia uma aproximação razoável quando uma despesa claramente ocorreu, mas o valor exato era desconhecido. Ele diz que a regra mais rigorosa substitui essa abordagem para viagens, presentes e bens listados (listed property), como veículos. Nem esse regulamento nem as Publications 463 e 583 dizem se a abordagem ainda ajuda para custos comuns; por isso não conte com uma estimativa.

Reúna primeiro:

• Extratos de todas as contas ou cartões que pagaram custos da empresa, do ano inteiro, inclusive um cartão pessoal usado no negócio.
• Históricos de cobrança e faturas da conta online de cada vendedor.
• E-mails de pedido e de recibo, e históricos de compra de aplicativos ou lojas.
• Agendas, roteiros e e-mails de clientes sobre viagens e reuniões.
• A declaração e a escrituração do ano passado, além dos Forms 1099-NEC e 1099-K que você recebeu, para conferir se a renda está completa ao reconstruir (eles mostram dinheiro que entrou, não custos).

Um extrato do banco ou do cartão de crédito basta se eu for auditado?

Em geral, não sozinho. Um extrato prova que você pagou, não o que comprou nem por quê. A Publication 583 diz que extratos de conta bem legíveis podem provar o pagamento quando mostram os detalhes abaixo, e que a prova do pagamento, sozinha, não comprova a dedução. Guarde faturas ou comprovantes de venda que mostrem que o custo foi incorrido (Publication 583).

A Publication 583 trata de extratos preparados por instituições financeiras e não diz se o histórico de um aplicativo de pagamento conta; por isso busque também o extrato do banco ou do cartão que financiou o pagamento.

A Publication 463 faz a mesma observação sobre cheques: um cheque compensado junto com a fatura do beneficiário normalmente estabelece o custo, mas o cheque sozinho não mostra a finalidade comercial (Publication 463). Uma linha de extrato só com o nome do estabelecimento deixa a mesma lacuna.

O que pode substituir um recibo perdido?

Qualquer documento que mostre valor, data, o que foi comprado e por quê pode ajudar, e o substituto mais próximo é uma cópia do vendedor. A Publication 583 lista faturas pagas, faturas, extratos de conta e comprovantes de venda entre os documentos de apoio (Publication 583).

Sobre essa última linha: um registro feito na época ou perto dela tem alto grau de credibilidade que uma declaração posterior não tem, porque a memória costuma falhar. Uma declaração posterior precisa de provas que a confirmem com alto valor probatório (26 CFR 1.274-5T). Esse trecho vale para custos de viagem, presentes e veículo. Para qualquer custo, sustente uma anotação escrita agora com registros externos, como faturas, e-mails e itens da agenda, e indique que ela foi escrita depois.

Para custos de viagem, presentes e veículo, a Publication 463 só deixa a sua própria declaração, escrita ou oral, preencher uma lacuna quando outras provas a sustentam, e o custo, a data ou o local precisam de prova direta ou documental (Publication 463). Para um carro, veja reconstruir um registro de quilometragem.

Um pagamento em dinheiro sem recibo é o caso mais fraco, porque nenhum extrato o mostra. A Publication 583 diz que, quando você não consegue um recibo de um pagamento em dinheiro, deve fazer uma explicação adequada nos seus registros no momento do pagamento (Publication 583). Para um subcontratado pago em dinheiro, veja pagar subcontratados em dinheiro.

Recibos faltando são um problema grave? Quais despesas exigem prova mais rigorosa?

Para custos comuns, um recibo faltando é uma lacuna a preencher com outros registros. Para viagens, presentes e custos de veículo, o problema é maior: o 26 CFR 1.274-5T não permite dedução se cada elemento não for comprovado, e ele se sobrepõe à antiga prática de aproximar um custo.

Fontes: Publication 463, Table 5-1 e 26 CFR 1.274-5T.

A tabela descreve pedidos pelo custo real. Dois métodos de valor fixo, se você se qualificar, substituem alguns recibos: o valor padrão para refeições em viagens e a taxa padrão por milha para custos de carro. Nenhum dos dois exige esses recibos, mas ambos ainda exigem prova da viagem ou das milhas: datas, destino, milhas a trabalho e finalidade (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). São valores fixados, não estimativas; os requisitos estão em dedução de refeições de negócios e taxa padrão por milha ou custos reais do carro.

A regra de prova mais rigorosa não se aplica a um veículo qualificado de uso não pessoal (qualified nonpersonal use vehicle), aquele que, por sua natureza, provavelmente não será usado para fins pessoais além de um valor mínimo (de minimis) (26 U.S.C. 274(d) e (i)). Se uma picape ou van de trabalho se qualifica depende do veículo e de como ele é usado.

Refeições durante uma viagem seguem as regras de viagem. Uma refeição de negócios que não faz parte de uma viagem não está na lista de prova rigorosa da lei, que reúne viagens, presentes e bens listados (26 U.S.C. 274(d)), e a Table 5-1 da Publication 463 não tem linha para ela, mas ela ainda precisa ser uma despesa real da empresa. Para uma refeição de negócios, a Publication 463 diz que o recibo do restaurante basta se mostrar o nome e o local do restaurante, o número de pessoas atendidas, a data e o valor. O extrato do cartão mostra o restaurante, a data e o valor; por isso, quem participou e o motivo comercial exigem um registro seu. Quanto de uma refeição é dedutível está em dedução de refeições de negócios.

Compras pequenas precisam de recibo?

Pelas regras de viagens, presentes e veículos, não é exigido recibo para uma despesa abaixo de US$75, exceto hospedagem. Prova documental é exigida para hospedagem e para qualquer outra despesa de US$75 ou mais. Ela é dispensada para cobranças de transporte quando o recibo não está facilmente disponível, e para refeições ou hospedagem de viagem que um empregado presta contas ao empregador por um plano de reembolso (accountable plan) com diária (per diem) (26 CFR 1.274-5; Publication 463). O valor, a data, o local e a finalidade ainda devem ser registrados.

A Publication 583 não fixa um valor mínimo para custos comuns, que a escrituração ainda precisa sustentar. O que um recibo deve mostrar está em exigências do IRS para recibos.

E se um incêndio, uma enchente ou a pane de um computador destruiu os recibos?

Se os registros se perderam por circunstâncias fora do seu controle, como incêndio, enchente ou outro sinistro, o 26 CFR 1.274-5T dá o direito de comprovar custos de viagem, presentes e veículo por reconstrução razoável (Publication 463). Você precisa estabelecer que a perda ocorreu fora do seu controle; por isso guarde o que mostre o evento, como um pedido de indenização ao seguro ou um boletim de ocorrência.

Uma pane de computador, uma pasta apagada ou uma caixa extraviada não são citadas em nenhuma das duas fontes. Se contam depende dos fatos, e você teria de estabelecê-lo. Peça primeiro cópias ao banco, à operadora do cartão e aos vendedores.

Para reconstruir os registros da empresa após um desastre, o IRS cita cópias de faturas de fornecedores, extratos bancários e declarações de anos anteriores, que ele usa para os números de estoque e de vendas; os mesmos documentos mostram os gastos. Ele acrescenta as transcrições gratuitas da declaração por meio do Get Transcript e, por correio, o Form 4506-T (IRS: reconstruir registros).

Como reconstruo as despesas do ano sem contar nada em dobro?

Comece pelos extratos, não pelos recibos: eles listam todo pagamento feito por uma conta ou cartão, e os outros documentos então provam o que cada um foi. O ano a que um custo pertence segue o método contábil estabelecido da empresa: geralmente o ano do pagamento no regime de caixa e o ano em que o custo foi incorrido, pago ou não, no regime de competência (Publication 583). Para uma escrituração no regime de competência, some as contas a pagar em aberto no fim do ano e relacione cada pagamento com uma conta em aberto para que ela não seja contada de novo. Trabalhe nesta ordem:

1. Liste todas as contas, cartões e aplicativos de pagamento que pagaram custos da empresa durante o ano.
2. Baixe os extratos do ano inteiro de cada um.
3. Marque cada linha como da empresa, pessoal, transferência ou reembolso. A fatura de um cartão de crédito paga pela conta bancária é uma transferência; as compras no cartão são as despesas.
4. Relacione cada linha da empresa com um registro do que ela comprou e anote o registro na linha.
5. Acrescente os pagamentos em dinheiro, que nenhum extrato mostra, a partir de cópias dos vendedores, comprovantes do caixa pequeno e outros registros (Publication 583). Um saque em dinheiro não é uma despesa; relacione-o com o gasto que ele pagou.
6. Conte cada custo uma só vez. Uma fatura e a linha dela no extrato são um único custo; um reembolso reduz o custo que ele devolve.
7. Mantenha as linhas sem registro de apoio em uma lista separada, em vez de enterrá-las em uma categoria de diversos.
8. Confira os totais com os extratos, como a Publication 583 descreve para conciliar um extrato bancário com a escrituração (Publication 583).

Para anos inteiros reconstruídos a partir de extratos, veja reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.

Posso levar multa se não conseguir comprovar uma despesa?

O primeiro custo é a própria dedução: uma despesa que o IRS não aceita aumenta a sua renda tributável. Uma multa pode vir em seguida. A multa por imprecisão é de 20% da parte de um pagamento a menor atribuível a negligência ou a uma subavaliação substancial (IRS: multa por imprecisão). O 26 CFR 1.6662-3 diz que negligência inclui deixar de manter livros e registros adequados ou de comprovar os itens corretamente.

O IRS diz que pode retirar ou reduzir algumas multas quando você agiu de boa-fé e consegue mostrar causa razoável, e que cobra juros sobre multas. Os testes de subavaliação substancial, que diferem para pessoas físicas e para corporações, e os demais custos de registros ruins estão em multas por não manter registros da empresa.

E se o IRS já pediu provas?

Uma auditoria começa por correio, com um pedido por escrito de documentos específicos e uma data para responder (IRS: auditorias do IRS). Se você não responder até essa data, o IRS conclui a auditoria e envia um relatório com as alterações propostas.

1. Leia quais itens e anos a carta abrange. Ela pede documentos específicos; por isso monte a resposta item por item.
2. Para cada item, reúna a linha do extrato, o registro do vendedor e a anotação da finalidade. Para itens de viagem, presentes e veículo, acrescente os elementos da tabela acima.
3. Identifique os registros reconstruídos como reconstruídos, com a data em que foram feitos. Nunca recrie um recibo para parecer o original.
4. Alguns itens podem não ter nenhum registro que os sustente. Comprovar é tarefa sua (IRS: ônus da prova); por isso esses itens são os que correm risco na auditoria. Quais itens vale sustentar primeiro, e quais não, é uma decisão de julgamento de um preparador ou representante autorizado.
5. Se você precisar de mais tempo em uma auditoria por correio, peça por escrito, como a carta orienta. O IRS diz que normalmente pode conceder uma prorrogação automática única de 30 dias. Depois que um Notice of Deficiency (aviso de deficiência) chega por correio registrado, ele não pode dar mais tempo para documentos nem prorrogar o prazo original de 90 dias para recorrer ao Tax Court dos EUA (tribunal tributário federal) (IRS: auditorias do IRS).
6. Envie a resposta por um método que confirme a entrega.

Você pode se representar ou usar um representante autorizado. Como uma auditoria funciona, as regras de prorrogação e quem pode representar você estão em auditoria do IRS em uma pequena empresa.

O que mudo para os recibos não sumirem de novo?

Registre a prova quando o custo acontece, não no fim do ano. Um registro feito na época ou perto dela pesa mais (Publication 463).

• Pague os custos da empresa por uma só conta ou cartão empresarial, para que os extratos listem os gastos do negócio.
• Salve cada e-mail de fatura ou recibo em uma pasta do ano na mesma semana.
• No caso de dinheiro, escreva para que foi, quando e quanto no momento do pagamento (Publication 583).
• Para viagens, presentes, refeições e uso de veículo, escreva a finalidade quando acontecer.
• Concilie os extratos com a escrituração todo mês.

O sistema completo está em manutenção de registros para autônomos. Fotos no lugar do papel estão em recibos digitalizados em vez de papel, e por quanto tempo guardar tudo está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma designer com extratos de cartão e sem recibos

Uma designer autônoma perdeu todos os recibos do ano, mas tem os extratos do cartão: US$3.600 de software, US$1.200 de assinaturas e um notebook de US$2.400, US$7.200 no total. Cada linha do extrato mostra o estabelecimento, a data e o valor, o que prova o pagamento. A designer baixa o histórico de cobrança de cada vendedor e a confirmação do pedido do notebook, que mostram o que foi comprado e quando, e acrescenta uma breve anotação de quanto cada item é usado no negócio (despesas de uso misto e percentual de uso na empresa). Cada custo agora tem prova de pagamento, um registro do vendedor e uma anotação. O notebook também é um ativo; por isso a data de compra, o preço e o uso comercial vão para os registros de ativos.

Um incêndio destrói o escritório

Um incêndio destrói um escritório que guardava cerca de US$15.000 em recibos de despesas do ano. O proprietário pede cópias das faturas aos fornecedores, baixa os extratos do banco e do cartão e usa a declaração do ano anterior para ver quais categorias e ativos já foram deduzidos. Ele guarda o boletim do incêndio e o pedido de indenização ao seguro para mostrar que a perda ocorreu fora do seu controle e identifica a lista reconstruída como reconstruída.

Uma carta do IRS pede provas de carro, viagens e refeições

Uma carta do IRS pede provas de US$9.000 em custos reais de carro, viagens e refeições, e o proprietário não tem recibos. Os extratos do cartão mostram o estabelecimento, a data e o valor, mas não o local e a finalidade de cada viagem, as milhas rodadas nem quem participou de cada refeição. Isso exige registros separados: itens da agenda, e-mails de clientes e faturas ligadas às viagens, e um registro de quilometragem reconstruído a partir deles e identificado como reconstruído. Para o carro e para as viagens, inclusive refeições na estrada, um valor estimado de memória não é dedutível.

E no seu caso?

• Faltam recibos de mais de um ano, ou as lacunas incluem veículo, viagem ou compras grandes: quais despesas podem se sustentar em outros registros e o que reconstruir primeiro são decisões de julgamento sobre os seus fatos. Busque ajuda com a escrituração contábil para reconstruir a escrituração ano a ano.
• Uma carta do IRS já pede comprovação: vale a data de resposta da carta; um Notice of Deficiency (aviso de deficiência) não dá tempo extra para documentos nem prorrogação do prazo de 90 dias para recorrer ao Tax Court, e os itens de viagem, presentes e veículo precisam de todos os elementos. Leia auditoria do IRS em uma pequena empresa e busque ajuda com a escrituração contábil para reunir os registros que a carta cita.
• Uma declaração já entregue incluiu despesas que você agora não consegue sustentar: leia retificar uma declaração por erros em despesas da empresa e busque ajuda com a escrituração contábil para reconstruir o ano afetado.
• A escrituração está meses ou anos atrasada, ou os extratos não batem com ela: veja como atualizar uma escrituração atrasada e, para anos sem declaração entregue, despesas do Schedule C em anos sem declaração entregue.
• Você pagou custos da empresa em um cartão pessoal: veja despesas da empresa em um cartão de crédito pessoal.
• Você é uma corporação ou uma sociedade de pessoas: a Publication 463 foi escrita para empregados e empresários individuais e manda você às instruções da sua declaração para viagens e refeições, e a escrituração da entidade ainda precisa ser suficiente para comprovar cada dedução (26 CFR 1.6001-1). Busque ajuda com a escrituração contábil se os registros da entidade tiverem lacunas.