Kaybolan Makbuzlar: İşletme Giderlerini Neyle Kanıtlarsınız?

Makbuzları kaybettiysem işletme giderlerini yine de indirebilir miyim?

Kaybolan bir makbuz tek başına indirimi bitirmez. Maliyetin yine gerçek bir işletme gideri olması gerekir ve bunu başka kayıtlarla kanıtlamanız gerekir. Federal kurallar, indirimlerinizi belirlemeye yetecek defter veya kayıt tutmanızı şart koşar (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305); IRS de birkaç durum dışında kanunun belirli bir kayıt türü şart koşmadığını söyler (Publication 583). Kanıtlama sizin işinizdir ve IRS genel olarak makbuz, ödenmiş çek veya fatura gibi belgesel kanıt gerektiğini belirtir (IRS: İspat yükü). Makbuz yoksa bu işi başka belgelerin görmesi gerekir.

Birden fazla yıl için makbuz eksikse, eksikler araç, seyahat veya büyük alımları kapsıyorsa ya da bir IRS yazısı zaten destek istiyorsa durum basit değildir. Aşağıdaki bölümler her birini ele alır.

İki kanıt yolu vardır:

Makbuzsuz kalabilme sınırı olan $75, olağan giderler için değil, seyahat, hediye ve araç kurallarına aittir. Ayrıntılar aşağıdadır.

26 CFR 1.274-5T, bir giderin açıkça yapıldığı ama tam tutarının bilinmediği durumlarda yakın bir tahmine izin veren eski bir mahkeme yaklaşımından (Cohan v. Commissioner) söz eder. Seyahat, hediye ve araç gibi listelenmiş mülkler için daha sıkı kuralın bu yaklaşımın yerini aldığını belirtir. Ne bu düzenleme ne de Publication 463 ve 583, yaklaşımın olağan giderlerde hâlâ işe yarayıp yaramadığını söyler; bu yüzden tahmine güvenmeyin.

Önce toplayın:

• İşletme giderlerini ödeyen her hesabın veya kartın tüm yıla ait hesap özetleri; işletme için kullanılan kişisel kart dahil.
• Her satıcının çevrimiçi hesabındaki fatura geçmişleri ve faturalar.
• Sipariş ve makbuz e-postaları ile uygulama veya mağaza satın alma geçmişleri.
• Geziler ve toplantılar için takvimler, seyahat programları ve müşteri e-postaları.
• Geçen yılın beyannamesi ve defterleri ile aldığınız Form 1099-NEC ve 1099-K belgeleri; yeniden oluştururken gelirin eksiksiz olduğunu kontrol etmek için (bunlar giriş yapan parayı gösterir, giderleri değil).

Denetlenirsem banka veya kredi kartı özeti yeterli olur mu?

Genellikle tek başına olmaz. Hesap özeti ödediğinizi kanıtlar; neyi neden aldığınızı kanıtlamaz. Publication 583, çok net okunabilen hesap özetlerinin aşağıdaki ayrıntıları gösterdiğinde ödemeyi kanıtlayabileceğini ve ödeme kanıtının tek başına indirimi doğrulamadığını söyler. Giderin yapıldığını gösteren fatura veya satış fişlerini saklayın (Publication 583).

Publication 583, finansal kuruluşların hazırladığı hesap özetlerinden söz eder ve bir ödeme uygulamasının kendi geçmişinin geçerli olup olmadığını söylemez; bu yüzden ödemeyi finanse eden banka veya kartın hesap özetini de alın.

Publication 463 çekler için aynı noktayı vurgular: alıcının faturasıyla birlikte ödenmiş çek genellikle maliyeti kanıtlar, ancak çek tek başına işletme amacını göstermez (Publication 463). Yalnızca satıcı adı içeren bir hesap özeti satırı aynı boşluğu bırakır.

Kayıp bir makbuzun yerine ne geçebilir?

Tutarı, tarihi, neyin alındığını ve nedenini gösteren her belge yardımcı olabilir; en yakın ikame ise satıcıdan alınan bir kopyadır. Publication 583, ödenmiş faturaları, ödeme faturalarını, hesap özetlerini ve satış fişlerini destekleyici belgeler arasında sayar (Publication 583).

Son satırla ilgili olarak: olay sırasında veya hemen sonrasında yapılmış bir kayıt, sonradan verilen bir beyanda bulunmayan yüksek bir güvenilirlik taşır; çünkü hatırlama çoğu zaman zayıftır. Sonradan verilen bir beyan, yüksek kanıt değeri olan destekleyici delillere ihtiyaç duyar (26 CFR 1.274-5T). Bu bölüm seyahat, hediye ve araç giderlerini kapsar. Her gider için, şimdi yazdığınız notu fatura, e-posta ve takvim kaydı gibi dış kayıtlarla destekleyin ve notu sonradan yazılmış olarak işaretleyin.

Seyahat, hediye ve araç giderlerinde Publication 463, kendi yazılı veya sözlü beyanınızın bir boşluğu ancak başka destekleyici deliller onu destekliyorsa doldurmasına izin verir; maliyet, zaman, yer veya tarih için doğrudan veya belgesel kanıt gerekir (Publication 463). Araç için bkz. kilometre kaydının yeniden oluşturulması.

Makbuzsuz nakit ödeme en zayıf durumdur, çünkü hiçbir hesap özeti onu göstermez. Publication 583, nakit ödeme için makbuz alamazsanız ödeme sırasında kayıtlarınıza yeterli bir açıklama yazmanız gerektiğini söyler (Publication 583). Nakit ödenen bir taşeron için bkz. taşeronlara nakit ödeme.

Eksik makbuzlar büyük sorun mu? Hangi giderler daha sıkı kanıt ister?

Olağan giderlerde eksik makbuz, başka kayıtlarla doldurulacak bir boşluktur. Seyahat, hediye ve araç giderlerinde daha büyük bir sorundur: 26 CFR 1.274-5T her unsur kanıtlanmadıkça indirime izin vermez ve bir gideri yaklaşık hesaplama yönündeki eski uygulamanın yerine geçer.

Kaynaklar: Publication 463, Table 5-1 ve 26 CFR 1.274-5T.

Tablo fiili maliyet taleplerini anlatır. Koşulları sağlıyorsanız iki sabit oranlı yöntem bazı makbuzların yerini alır: evden uzakta seyahat için standart yemek ödeneği ve araba giderleri için standart kilometre oranı. İkisi de o makbuzları gerektirmez, ancak ikisi de gezinin veya kilometrenin kanıtını yine ister: tarihler, varış yeri, iş kilometresi ve amaç (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). Bunlar sabit oranlardır, tahmin değildir; uygunluk koşulları işletme yemekleri indirimi ve standart kilometre oranı mı fiili araba giderleri mi rehberlerinde anlatılır.

Daha sıkı kanıt kuralı, doğası gereği kişisel amaçla en fazla önemsiz ölçüde kullanılması beklenen bir nitelikli kişisel olmayan kullanım aracı için geçerli değildir (26 U.S.C. 274(d) ve (i)). Bir iş kamyonetinin veya vanın bu niteliği taşıyıp taşımadığı, aracın ne olduğuna ve nasıl kullanıldığına bağlıdır.

Seyahat sırasındaki yemekler seyahat kurallarına girer. Bir geziye bağlı olmayan işletme yemeği, kanunun seyahat, hediye ve listelenmiş mülkten oluşan sıkı kanıt listesinde yer almaz (26 U.S.C. 274(d)) ve Publication 463'teki Table 5-1'de de onun için bir satır yoktur; ancak yine de gerçek bir işletme gideri olması gerekir. İşletme yemeği için Publication 463, restoranın adını ve yerini, hizmet verilen kişi sayısını, tarihi ve tutarı gösteren bir restoran makbuzunun yeterli olduğunu söyler. Kart özeti restoranı, tarihi ve tutarı gösterir; kimin katıldığı ve işletme gerekçesi için kendi kaydınız gerekir. Yemeğin ne kadarının indirilebileceği işletme yemekleri indirimi rehberindedir.

Küçük alımlar için makbuz gerekir mi?

Seyahat, hediye ve araç kuralları kapsamında, konaklama dışında $75 tutarının altındaki bir gider için makbuz gerekmez. Konaklama için ve $75 veya daha fazla olan diğer her gider için belgesel kanıt gerekir. Makbuzun kolayca alınamadığı ulaşım ücretlerinde ve bir çalışanın sorumlu plan kapsamında günlük ödenek kullanarak işverenine hesap verdiği seyahat yemekleri veya konaklamada bu şart aranmaz (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Tutar, tarih, yer ve amaç yine de kaydedilmelidir.

Publication 583, kayıtlarla yine de desteklenmesi gereken olağan giderler için bir dolar sınırı koymaz. Bir makbuzun neleri göstermesi gerektiği IRS makbuz şartları rehberinde anlatılır.

Yangın, sel veya bilgisayar çökmesi makbuzları yok ettiyse ne olur?

Kayıtlar yangın, sel veya başka bir kayıp gibi kontrolünüz dışındaki koşullarla kaybolursa 26 CFR 1.274-5T, seyahat, hediye ve araç giderlerini makul bir yeniden oluşturmayla kanıtlama hakkı verir (Publication 463). Kaybın kontrolünüz dışında olduğunu ortaya koymanız gerekir; bu yüzden olayı gösteren sigorta talebi veya olay raporu gibi belgeleri saklayın.

Bilgisayar çökmesi, silinen bir klasör veya yanlış yere konan bir kutu iki kaynakta da anılmaz. Bunun geçerli olup olmadığı olgulara bağlıdır ve bunu ortaya koymanız gerekir. Önce bankadan, kart kuruluşundan ve satıcılardan kopya isteyin.

IRS, bir afet sonrasında işletme kayıtlarının yeniden oluşturulması için tedarikçi fatura kopyalarını, banka hesap özetlerini ve önceki yıl beyannamelerini sayar; bunları stok ve satış rakamları için kullandığını belirtir, aynı belgeler harcamayı da gösterir. Buna Get Transcript üzerinden ücretsiz beyanname dökümlerini ve posta yoluyla Form 4506-T'yi ekler (IRS: Kayıtların yeniden oluşturulması).

Yılın giderlerini hiçbirini iki kez saymadan nasıl yeniden oluştururum?

Makbuzlardan değil hesap özetlerinden başlayın: bir hesap veya kart üzerinden yapılan her ödemeyi listelerler ve diğer belgeler her ödemenin ne olduğunu kanıtlar. Bir maliyetin ait olduğu yıl, işletmenin yerleşik muhasebe yöntemine göre belirlenir: nakit esasında genel olarak ödemenin yapıldığı yıl, tahakkuk esasında ise ödenmiş olsun olmasın giderin doğduğu yıl (Publication 583). Tahakkuk esaslı kayıtlarda yıl sonunda ödenmemiş faturaları ekleyin ve her ödemeyi açık bir faturayla eşleştirin; böylece ikinci kez sayılmaz. Şu sırayla çalışın:

1. Yıl boyunca işletme giderlerini ödeyen her hesabı, kartı ve ödeme uygulamasını listeleyin.
2. Her biri için tam yıllık hesap özetlerini alın.
3. Her satırı işletme, kişisel, havale veya iade olarak işaretleyin. Banka hesabından ödenen bir kredi kartı faturası havaledir; kart üzerindeki harcamalar ise giderlerdir.
4. Her işletme satırını neyin alındığını gösteren bir kayıtla eşleştirin ve kaydı satıra not edin.
5. Hiçbir hesap özetinin göstermediği nakit ödemeleri satıcı kopyalarından, küçük kasa fişlerinden ve diğer kayıtlardan ekleyin (Publication 583). Nakit çekimi bir gider değildir; onu ödediği harcamayla eşleştirin.
6. Her gideri bir kez sayın. Bir fatura ile hesap özeti satırı tek bir giderdir; iade, iade ettiği gideri azaltır.
7. Destekleyici kaydı olmayan satırları “çeşitli” gibi bir kategoriye gömmek yerine ayrı bir listede tutun.
8. Toplamları, Publication 583'ün bir banka hesap özetinin defterlerle mutabakatı için anlattığı gibi hesap özetlerine bağlayın (Publication 583).

Hesap özetlerinden yeniden oluşturulan tam yıllar için bkz. defterleri banka hesap özetlerinden yeniden oluşturma.

Bir gideri kanıtlayamazsam ceza öder miyim?

İlk maliyet indirimin kendisidir: IRS'nin kabul etmediği bir gider vergilendirilebilir gelirinizi artırır. Ardından ceza gelebilir. Doğruluğa bağlı ceza, ihmalden veya önemli bir eksik beyandan kaynaklanan eksik ödemenin o kısmının %20 oranıdır (IRS: Doğruluğa bağlı ceza). 26 CFR 1.6662-3, yeterli defter ve kayıt tutmamanın veya kalemleri gereği gibi kanıtlamamanın ihmal sayıldığını belirtir.

IRS, iyi niyetle hareket ettiğinizi ve makul sebebi gösterebildiğinizi kanıtlarsanız bazı cezaları kaldırabileceğini veya azaltabileceğini ve cezalara faiz uyguladığını söyler. Bireyler ile şirketler için farklı olan önemli eksik beyan ölçütleri ve zayıf kayıtların diğer maliyetleri işletme kayıtlarını tutmamanın cezaları rehberindedir.

IRS zaten kanıt istediyse ne olur?

Denetim posta yoluyla, belirli belgeleri ve bir yanıt tarihini içeren yazılı bir talepla başlar (IRS: IRS denetimleri). O tarihe kadar yanıt vermezseniz IRS denetimi tamamlar ve önerdiği değişiklikleri içeren bir rapor gönderir.

1. Yazının hangi kalemleri ve yılları kapsadığını okuyun. Belirli belgeler istendiği için yanıtı kalem kalem hazırlayın.
2. Her kalem için hesap özeti satırını, satıcı kaydını ve amaç notunu bir araya getirin. Seyahat, hediye ve araç kalemleri için yukarıdaki tablodaki unsurları ekleyin.
3. Yeniden oluşturulan kayıtları, hazırlandığı tarihle birlikte yeniden oluşturulmuş olarak etiketleyin. Bir makbuzu asıl makbuza benzeyecek şekilde yeniden düzenlemeyin.
4. Bazı kalemlerin onları destekleyebilecek bir kaydı olmayabilir. Kanıtlama sizindir (IRS: İspat yükü); denetimde risk altında olan kalemler bunlardır. Hangi kalemlerin önce desteklenmeye değer olduğu ve hangilerinin olmadığı, bir hazırlayıcının veya yetkili temsilcinin değerlendirmesine kalır.
5. Posta yoluyla yapılan bir denetimde daha fazla zamana ihtiyacınız varsa yazının yönlendirdiği şekilde yazılı olarak isteyin. IRS genel olarak 30 gün süreli tek seferlik otomatik bir uzatma verebileceğini söyler. Taahhütlü postayla bir Notice of Deficiency geldikten sonra belgeler için daha fazla süre veremez ve Tax Court'a başvuru için tanınan asıl 90 gün süreyi uzatamaz (IRS: IRS denetimleri).
6. Yanıtı, teslimi teyit eden bir yöntemle gönderin.

Kendinizi temsil edebilir veya yetkili bir temsilci kullanabilirsiniz. Bir denetimin nasıl ilerlediği, uzatma kuralları ve sizi kimin temsil edebileceği küçük işletmenin IRS denetimi rehberindedir.

Makbuzlar bir daha kaybolmasın diye neyi değiştirmeliyim?

Kanıtı yıl sonunda değil, gider yapıldığında alın. Olay sırasında veya hemen sonrasında yapılan bir kayıt daha fazla ağırlık taşır (Publication 463).

• İşletme giderlerini tek bir işletme hesabından veya kartından ödeyin; böylece hesap özetleri işletme harcamalarını listeler.
• Her fatura veya makbuz e-postasını aynı hafta içinde yıllık bir klasöre kaydedin.
• Nakit ödemede, ödeme sırasında ne için, ne zaman ve ne kadar olduğunu yazın (Publication 583).
• Seyahat, hediye, yemek ve araç kullanımında amacı olduğu anda yazın.
• Hesap özetlerinin defterlerle mutabakatını her ay yapın.

Tüm sistem serbest çalışanlar için kayıt tutma rehberindedir. Kâğıt yerine fotoğraflar kâğıt yerine taranmış makbuzlar rehberinde, her şeyin ne kadar süre saklanacağı ise işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı rehberinde anlatılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarını kullanır.

Hesap özeti olup makbuzu olmayan bir tasarımcı

Serbest çalışan bir tasarımcı yıla ait tüm makbuzları kaybetmiş, ancak kart özetleri elinde: US$3.600 yazılım, US$1.200 abonelik ve US$2.400 dizüstü bilgisayar, toplam US$7.200. Her hesap özeti satırı satıcıyı, tarihi ve tutarı gösterir; bu da ödemeyi kanıtlar. Tasarımcı her satıcının fatura geçmişini ve neyin ne zaman alındığını gösteren dizüstü bilgisayarın sipariş onayını indirir, sonra her kalemin işletme için ne kadar kullanıldığına dair kısa bir not ekler (karma kullanımlı giderler ve işletme yüzdesi). Artık her giderin ödeme kanıtı, satıcı kaydı ve notu vardır. Dizüstü bilgisayar aynı zamanda bir varlıktır; bu yüzden satın alma tarihi, fiyatı ve işletme kullanımı varlık kayıtlarına girer.

Bir yangın ofisi yok ediyor

Bir yangın, yılın gider makbuzlarından yaklaşık US$15.000'lık kısmını barındıran bir ofisi yok eder. İşletme sahibi tedarikçilerden fatura kopyaları ister, banka ve kart özetlerini alır ve hangi kategorilerin ve varlıkların zaten talep edildiğini görmek için önceki yılın beyannamesini kullanır. Sahibi, kaybın kontrolü dışında olduğunu göstermek için yangın raporunu ve sigorta talebini saklar ve yeniden oluşturulan listeyi yeniden oluşturulmuş olarak işaretler.

Bir IRS yazısı araba, seyahat ve yemek giderlerini istiyor

Bir IRS yazısı US$9.000'lık fiili araba, seyahat ve yemek giderinin kanıtını ister ve işletme sahibinin makbuzu yoktur. Kart özetleri satıcıyı, tarihi ve tutarı gösterir; ancak her gezinin yerini ve amacını, gidilen kilometreyi veya her yemeğe kimlerin katıldığını göstermez. Bunlar için ayrı kayıtlar gerekir: takvim kayıtları, gezilere bağlı müşteri e-postaları ve faturaları ile bunlardan yeniden oluşturulan ve yeniden oluşturulmuş olarak etiketlenen bir kilometre kaydı. Araba ve seyahat için, yoldaki yemekler dahil, hafızadan tahmin edilen bir tutar indirilemez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birden fazla yıl için makbuzlarınız eksik ya da eksikler araç, seyahat veya büyük alımları kapsıyor: hangi giderlerin başka kayıtlara dayanabileceği ve önce neyin yeniden oluşturulacağı sizin olgularınıza göre değerlendirme gerektirir. Defterleri yıl yıl yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Bir IRS yazısı zaten kanıt istiyor: yazıdaki yanıt tarihi esastır; Notice of Deficiency belgeler için ek süre tanımaz ve Tax Court'a başvuru için tanınan 90 gün süreyi uzatmaz; seyahat, hediye ve araç kalemleri her unsuru gerektirir. Küçük işletmenin IRS denetimi rehberini okuyun ve yazının andığı kayıtları bir araya getirmek için muhasebe desteği alın.
• Verilmiş bir beyanname artık destekleyemeyeceğiniz giderler içeriyordu: işletme gideri hataları için beyannameyi düzeltme rehberini okuyun ve etkilenen yılı yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Defterleriniz aylar veya yıllar geride ya da hesap özetleri defterlerle tutmuyor: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama; beyanname verilmemiş yıllar için ise beyanname verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri.
• İşletme giderlerini kişisel kartla ödediniz: bkz. kişisel kredi kartıyla yapılan işletme giderleri.
• Şirket veya ortaklıksınız: Publication 463 çalışanlar ile şahıs işletmesi sahipleri için yazılmıştır ve seyahat ile yemekler için sizi beyanname talimatlarına yönlendirir; ayrıca kuruluşun defterleri her indirimi belirlemeye yine de yeterli olmalıdır (26 CFR 1.6001-1). Kuruluşun kayıtlarında boşluklar varsa muhasebe desteği alın.