Recibos perdidos de gastos del negocio: qué aún los respalda

¿Puedo deducir gastos del negocio si perdí los recibos?

Perder un recibo no elimina por sí solo la deducción. El costo debe seguir siendo un gasto real del negocio, y usted debe probarlo con otros registros. Las reglas federales exigen libros o registros suficientes para establecer sus deducciones (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305), y el IRS indica que la ley no exige un tipo particular de registro, salvo en unos pocos casos (Publication 583). Probarlo le corresponde a usted, y el IRS indica que por lo general se necesita evidencia documental, como recibos, cheques cancelados o facturas (IRS: carga de la prueba). Cuando el recibo ya no existe, otros documentos tienen que hacer ese trabajo.

El caso no es sencillo cuando faltan recibos de más de un año, cuando los vacíos incluyen costos de vehículo, de viaje o compras grandes, o cuando una carta del IRS ya pide pruebas. Las secciones siguientes tratan cada caso.

Se aplican dos tipos de prueba:

El límite de $75 para gastos sin recibo pertenece a las reglas de viajes, regalos y vehículos, no a los costos ordinarios. Los detalles están más abajo.

El 26 CFR 1.274-5T menciona un criterio judicial anterior (Cohan v. Commissioner) que permitía una aproximación cercana cuando un gasto claramente se había incurrido pero se desconocía el monto exacto. Indica que la regla más estricta reemplaza ese criterio para viajes, regalos y bienes listados, como los vehículos. Ni esa regulación ni las Publications 463 y 583 dicen si el criterio todavía sirve para los costos ordinarios, así que no cuente con una estimación.

Reúna primero:

• Los estados de cuenta de cada cuenta o tarjeta con que se pagaron costos del negocio, de todo el año, incluida una tarjeta personal usada para el negocio.
• Los historiales de facturación y las facturas de la cuenta en línea de cada vendedor.
• Los correos de pedidos y recibos, y los historiales de compras de aplicaciones o tiendas.
• Calendarios, itinerarios y correos de clientes de los viajes y reuniones.
• La declaración y los libros del año pasado, más los Forms 1099-NEC y 1099-K que recibió, para verificar que el ingreso esté completo mientras reconstruye (muestran dinero que entró, no costos).

¿Basta un estado de cuenta bancario o de tarjeta de crédito si me auditan?

Por lo general no, por sí solo. Un estado de cuenta prueba que usted pagó, no qué compró ni por qué. La Publication 583 indica que los estados de cuenta muy legibles pueden probar un pago cuando muestran los datos que se detallan abajo, y que la sola prueba de pago no establece la deducción. Conserve las facturas o las notas de venta que muestren que el costo se incurrió (Publication 583).

La Publication 583 habla de estados de cuenta preparados por instituciones financieras y no dice si el historial propio de una aplicación de pago cuenta, así que obtenga también el estado de cuenta del banco o de la tarjeta que financió ese pago.

La Publication 463 señala lo mismo sobre los cheques: un cheque cancelado junto con la factura del beneficiario normalmente establece el costo, pero el cheque por sí solo no muestra un motivo comercial (Publication 463). Una línea del estado de cuenta que solo trae el nombre del comercio deja el mismo vacío.

¿Qué puede sustituir a un recibo perdido?

Sirve cualquier cosa que muestre el monto, la fecha, qué se compró y por qué, y el sustituto más cercano es una copia del vendedor. La Publication 583 incluye las facturas pagadas, las facturas, los estados de cuenta y las notas de venta entre los documentos de respaldo (Publication 583).

Sobre esa última fila: un registro hecho en el momento o cerca de él tiene un alto grado de credibilidad que no tiene una declaración posterior, porque la memoria suele fallar. Una declaración posterior necesita evidencia que la corrobore y que tenga un alto valor probatorio (26 CFR 1.274-5T). Ese pasaje rige los costos de viaje, regalos y vehículos. Para cualquier costo, respalde una nota escrita ahora con registros externos, como facturas, correos y entradas de calendario, y márquela como escrita después.

En los costos de viaje, regalos y vehículos, la Publication 463 permite que su propia declaración escrita u oral llene un vacío solo cuando otra evidencia la respalda, y el costo, la hora, el lugar o la fecha necesitan evidencia directa o documental (Publication 463). Para un auto, vea cómo reconstruir un registro de millas.

Un pago en efectivo sin recibo es el caso más débil, porque ningún estado de cuenta lo muestra. La Publication 583 indica que, cuando no puede obtener un recibo de un pago en efectivo, debe dejar una explicación adecuada en sus registros en el momento del pago (Publication 583). Para un subcontratista pagado en efectivo, vea cómo pagar a subcontratistas en efectivo.

¿Es grave que falten recibos? ¿Qué gastos exigen una prueba más estricta?

En los costos ordinarios, un recibo faltante es un vacío que se llena con otros registros. En los viajes, los regalos y los costos de vehículo es un problema mayor: el 26 CFR 1.274-5T no permite ninguna deducción si cada elemento no está comprobado, y desplaza la práctica anterior de aproximar un costo.

Fuentes: Publication 463, Table 5-1 y 26 CFR 1.274-5T.

La tabla describe las deducciones por costo real. Si califica, dos métodos de tarifa fija reemplazan algunos recibos: la asignación estándar para comidas en viajes fuera de casa y la tarifa estándar por milla para los costos del auto. Ninguno necesita esos recibos, pero ambos siguen exigiendo prueba del viaje o de las millas: fechas, destino, millas de trabajo y motivo (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). Son tarifas fijas, no estimaciones; los requisitos están en deducción de comidas de negocios y tarifa estándar por milla o gastos reales del auto.

La regla de prueba más estricta no se aplica a un vehículo calificado de uso no personal, es decir, uno que por su naturaleza no es probable que se use para fines personales más que en una cantidad mínima (de minimis) (26 U.S.C. 274(d) and (i)). Que una camioneta de trabajo o una van califique depende del vehículo y de cómo se use.

Las comidas durante un viaje se rigen por las reglas de viaje. Una comida de negocios que no forma parte de un viaje no está en la lista de prueba estricta de la ley (viajes, regalos y bienes listados) (26 U.S.C. 274(d)), y la Table 5-1 de la Publication 463 no tiene una fila para ella, pero igual debe ser un gasto real del negocio. Para una comida de negocios, la Publication 463 indica que basta el recibo del restaurante si muestra su nombre y ubicación, el número de personas atendidas, y la fecha y el monto. El estado de cuenta de una tarjeta muestra el restaurante, la fecha y el monto, así que quiénes asistieron y el motivo comercial necesitan su propio registro. Cuánto de una comida es deducible se explica en deducción de comidas de negocios.

¿Las compras pequeñas necesitan recibo?

Según las reglas de viajes, regalos y vehículos, no se exige recibo para un gasto menor de $75, salvo el alojamiento. Se exige evidencia documental para el alojamiento y para cualquier otro gasto de $75 o más. Se exime en los cargos de transporte cuando no es fácil obtener un recibo, y en las comidas o el alojamiento de viaje que un empleado rinde a su empleador bajo un plan de rendición de cuentas con una asignación por día (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Aun así, debe registrar el monto, la fecha, el lugar y el motivo.

La Publication 583 no fija un límite en dólares para los costos ordinarios, que los libros igualmente deben respaldar. Lo que debe mostrar un recibo se explica en requisitos del IRS para los recibos.

¿Y si un incendio, una inundación o la falla de una computadora destruyó los recibos?

Si los registros se pierden por circunstancias fuera de su control, como un incendio, una inundación u otro siniestro, el 26 CFR 1.274-5T le da derecho a comprobar los costos de viaje, regalos y vehículos mediante una reconstrucción razonable (Publication 463). Usted debe establecer que la pérdida estuvo fuera de su control, así que conserve lo que muestre el hecho, como un reclamo al seguro o un informe del incidente.

Ninguna de las dos fuentes menciona la falla de una computadora, una carpeta borrada o una caja extraviada. Que cuente depende de los hechos, y usted tendría que establecerlo. Pida primero copias al banco, al emisor de la tarjeta y a los vendedores.

Para reconstruir los registros del negocio tras un desastre, el IRS menciona las copias de facturas de proveedores, los estados de cuenta bancarios y las declaraciones de años anteriores, que usa para las cifras de inventario y ventas; los mismos documentos muestran el gasto. Añade las transcripciones gratuitas de la declaración mediante Get Transcript y, por correo, el Form 4506-T (IRS: Reconstructing records).

¿Cómo reconstruyo los gastos del año sin contar nada dos veces?

Parta de los estados de cuenta, no de los recibos: enumeran cada pago hecho con una cuenta o tarjeta, y los demás documentos prueban después qué fue cada uno. El año al que pertenece un costo sigue el método contable establecido del negocio: por lo general el año en que se paga bajo el método de efectivo, y el año en que se incurre, se pague o no, bajo el método de acumulación (Publication 583). En libros por acumulación, agregue las facturas sin pagar al cierre del año y empareje cada pago con una factura abierta para no contarlo otra vez. Trabaje en este orden:

1. Haga una lista de cada cuenta, tarjeta y aplicación de pago con que se pagaron costos del negocio durante el año.
2. Obtenga el año completo de estados de cuenta de cada una.
3. Marque cada línea como del negocio, personal, transferencia o reembolso. El pago de una tarjeta de crédito desde la cuenta bancaria es una transferencia; los cargos de la tarjeta son los gastos.
4. Empareje cada línea del negocio con un registro de lo que compró, y anote ese registro en la línea.
5. Agregue los pagos en efectivo, que ningún estado de cuenta muestra, a partir de copias del vendedor, vales de caja chica y otros registros (Publication 583). Un retiro en efectivo no es un gasto; empárejelo con el gasto que pagó.
6. Cuente cada costo una sola vez. Una factura y su línea en el estado de cuenta son un solo costo; un reembolso reduce el costo que reembolsa.
7. Deje las líneas sin registro de respaldo en una lista aparte, en vez de esconderlas en una categoría de varios.
8. Cuadre los totales con los estados de cuenta, como describe la Publication 583 para conciliar un estado de cuenta bancario con los libros (Publication 583).

Para años completos reconstruidos a partir de estados de cuenta, vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios.

¿Podría deber una multa si no puedo probar un gasto?

El primer costo es la propia deducción: un gasto que el IRS rechaza aumenta su ingreso gravable. Puede seguir una multa. La multa por exactitud es de 20% de la parte de un pago insuficiente atribuible a negligencia o a una subdeclaración sustancial (IRS: multa relacionada con la exactitud). El 26 CFR 1.6662-3 dice que la negligencia incluye no llevar libros y registros adecuados o no comprobar debidamente las partidas.

El IRS indica que puede eliminar o reducir algunas multas cuando usted actuó de buena fe y puede mostrar una causa razonable, y que cobra intereses sobre las multas. Las pruebas de una subdeclaración sustancial, que son distintas para personas y para corporaciones, y los demás costos de llevar mal los registros se explican en multas por no llevar registros del negocio.

¿Y si el IRS ya pidió pruebas?

Una auditoría empieza por correo, con una solicitud escrita de documentos específicos y una fecha de respuesta (IRS: auditorías del IRS). Si no responde a más tardar en esa fecha, el IRS completa la auditoría y envía un informe con los cambios que propone.

1. Lea qué partidas y qué años abarca la carta. Pide documentos específicos, así que arme la respuesta partida por partida.
2. Para cada partida, reúna la línea del estado de cuenta, el registro del vendedor y la nota del motivo. En las partidas de viaje, regalos y vehículos, agregue los elementos de la tabla de arriba.
3. Rotule los registros reconstruidos como reconstruidos, con la fecha en que los hizo. Nunca recree un recibo para que parezca el original.
4. Algunas partidas pueden no tener ningún registro que las respalde. Probarlas le corresponde a usted (IRS: carga de la prueba), así que esas son las partidas en riesgo en la auditoría. Cuáles vale la pena respaldar primero y cuáles no es una decisión de criterio para un preparador o un representante autorizado.
5. Si necesita más tiempo en una auditoría por correo, pídalo por escrito como indica la carta. El IRS indica que normalmente puede conceder una prórroga automática única de 30 días. Cuando llega un Notice of Deficiency (aviso de deficiencia) por correo certificado, ya no puede dar más tiempo para los documentos ni extender los 90 días que se permiten para presentar una petición ante el Tax Court (IRS: auditorías del IRS).
6. Envíe la respuesta por un medio que confirme la entrega.

Usted puede representarse a sí mismo o usar un representante autorizado. Cómo se desarrolla una auditoría, las reglas de prórroga y quién puede representarlo se explican en auditoría del IRS a un pequeño negocio.

¿Qué cambio para que no vuelvan a faltar recibos?

Guarde la prueba cuando ocurra el costo, no a fin de año. Un registro hecho en el momento o cerca de él pesa más (Publication 463).

• Pague los costos del negocio desde una sola cuenta o tarjeta del negocio, para que los estados de cuenta muestren el gasto del negocio.
• Guarde cada factura o correo de recibo en una carpeta del año esa misma semana.
• En los pagos en efectivo, escriba para qué fue, cuándo y cuánto en el momento del pago (Publication 583).
• En viajes, regalos, comidas y uso de vehículos, escriba el motivo cuando ocurra.
• Concilie los estados de cuenta con los libros todos los meses.

El sistema completo está en cómo llevar registros si es trabajador independiente. Las fotos en lugar del papel están en recibos escaneados en lugar de papel, y cuánto tiempo conservarlo todo está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una diseñadora con estados de cuenta de tarjeta y sin recibos

Una diseñadora independiente perdió todos los recibos del año, pero tiene los estados de cuenta de la tarjeta: US$3,600 de software, US$1,200 de suscripciones y una laptop de US$2,400, US$7,200 en total. Cada línea del estado de cuenta muestra el comercio, la fecha y el monto, lo que prueba el pago. La diseñadora descarga el historial de facturación de cada vendedor y la confirmación del pedido de la laptop, que muestran qué se compró y cuándo, y luego agrega una nota breve de cuánto se usa cada artículo para el negocio (gastos de uso mixto y porcentaje del negocio). Cada costo ya tiene prueba de pago, un registro del vendedor y una nota. La laptop además es un activo, así que su fecha de compra, su precio y su uso comercial van en los registros de activos.

Un incendio destruye la oficina

Un incendio destruye una oficina donde estaban guardados recibos de gastos del año por unos US$15,000. El propietario pide copias de facturas a los proveedores, obtiene los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, y usa la declaración del año anterior para ver qué categorías y activos ya se habían reclamado. Conserva el informe del incendio y el reclamo al seguro para mostrar que la pérdida estuvo fuera de su control, y rotula la lista reconstruida como reconstruida.

Una carta del IRS pide pruebas de auto, viajes y comidas

Una carta del IRS pide pruebas de US$9,000 de costos reales de auto, viajes y comidas, y el propietario no tiene recibos. Los estados de cuenta de la tarjeta muestran comercio, fecha y monto, pero no el lugar y el motivo de cada viaje, las millas recorridas ni quién asistió a cada comida. Eso necesita registros aparte: entradas de calendario, correos de clientes y facturas ligadas a los viajes, y un registro de millas reconstruido a partir de ellos y rotulado como reconstruido. En el auto y en los viajes, incluidas las comidas en el camino, un monto estimado de memoria no es deducible.

¿Su caso es distinto?

• Le faltan recibos de más de un año, o los vacíos incluyen costos de vehículo, de viaje o compras grandes: qué gastos pueden sostenerse con otros registros y qué reconstruir primero son decisiones de criterio según sus hechos. Busque ayuda con la contabilidad para reconstruir los libros año por año.
• Una carta del IRS ya pide pruebas: manda la fecha de respuesta de la carta, un Notice of Deficiency no da más tiempo para los documentos ni permite extender los 90 días para presentar una petición ante el Tax Court, y las partidas de viaje, regalos y vehículos necesitan todos los elementos. Lea auditoría del IRS a un pequeño negocio y busque ayuda con la contabilidad para reunir los registros que nombra la carta.
• Una declaración ya presentada incluyó gastos que ahora no puede respaldar: lea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y busque ayuda con la contabilidad para reconstruir el año afectado.
• Los libros llevan meses o años de atraso, o los estados de cuenta no cuadran con ellos: vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada y, para años sin presentar, gastos del Schedule C en años sin presentar.
• Pagó costos del negocio con una tarjeta personal: vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• Usted es una corporación o una sociedad de personas: la Publication 463 está escrita para empleados y propietarios únicos y lo remite a las instrucciones de su declaración para viajes y comidas, y los libros de la entidad igualmente deben bastar para establecer cada deducción (26 CFR 1.6001-1). Busque ayuda con la contabilidad si los registros de la entidad tienen vacíos.