영수증 분실 시 사업 비용 공제: 대신 쓸 수 있는 증빙

영수증을 잃어버렸어도 사업 비용을 공제받을 수 있나요?

영수증을 잃어버렸다고 해서 공제가 바로 없어지지는 않습니다. 그 비용은 여전히 실제 사업 비용이어야 하고, 다른 기록으로 증명해야 합니다. 연방 규정은 공제를 입증하기에 충분한 장부나 기록을 요구하며(26 CFR 1.6001-1, IRS Topic 305), IRS는 몇 가지 경우를 제외하면 법이 특정한 종류의 기록을 요구하지 않는다고 안내합니다(Publication 583). 증명은 납세자의 몫이며, IRS는 일반적으로 영수증, 취소된 수표, 청구서 같은 문서 증거가 필요하다고 합니다(IRS: 입증 책임). 영수증이 없으면 다른 문서가 그 역할을 해야 합니다.

영수증이 여러 해에 걸쳐 없거나, 빠진 부분에 차량, 출장, 큰 금액 구매가 포함되어 있거나, IRS 서신이 이미 증빙을 요청했다면 간단한 경우가 아닙니다. 아래에서 각각 설명합니다.

증빙 기준은 두 가지입니다.

$75 기준의 무영수증 선은 일반 비용이 아니라 출장, 선물, 차량 규정에 속합니다. 자세한 내용은 아래를 보세요.

26 CFR 1.274-5T는 비용이 분명히 발생했지만 정확한 금액을 모를 때 근사치를 인정했던 예전 법원의 접근 방식(Cohan v. Commissioner)을 언급합니다. 출장, 선물, 차량 같은 listed property에서는 더 엄격한 규정이 그 방식을 대체한다고 밝힙니다. 이 규정도 Publication 463과 583도 그 방식이 일반 비용에 여전히 도움이 되는지 말하지 않으므로, 추정에 기대지 마세요.

먼저 모을 자료:

• 사업 비용을 낸 모든 계좌나 카드의 연간 명세서. 사업에 쓴 개인 카드도 포함합니다.
• 각 판매자 온라인 계정의 결제 내역과 청구서.
• 주문 및 영수증 이메일, 앱 또는 스토어의 구매 내역.
• 출장과 회의에 대한 일정표, 여행 일정, 고객과 주고받은 이메일.
• 전년도 신고서와 장부, 그리고 받은 Form 1099-NEC와 Form 1099-K. 장부를 다시 만들면서 소득이 빠짐없이 들어갔는지 확인하는 용도입니다(들어온 돈은 보여 주지만 비용은 보여 주지 않습니다).

세무조사를 받으면 은행이나 신용카드 명세서로 충분한가요?

대개 명세서만으로는 충분하지 않습니다. 명세서는 돈을 냈다는 사실을 증명할 뿐, 무엇을 샀고 왜 샀는지는 증명하지 못합니다. Publication 583은 아래 내용이 나와 있는 선명한 계좌 명세서가 지급을 증명할 수 있지만, 지급 증빙만으로는 공제가 인정되지 않는다고 설명합니다. 비용이 발생했음을 보여 주는 청구서나 판매 전표를 보관하세요(Publication 583).

Publication 583은 금융기관이 발행한 명세서를 말하며 결제 앱 자체의 내역이 인정되는지는 밝히지 않으므로, 그 앱에 자금을 댄 은행이나 카드의 명세서도 함께 받으세요.

Publication 463도 수표에 대해 같은 점을 지적합니다. 수취인의 청구서가 있는 취소된 수표는 보통 비용을 증명하지만, 수표만으로는 사업 목적이 드러나지 않습니다(Publication 463). 명세서에 가맹점 이름만 있는 줄도 같은 빈틈이 있습니다.

잃어버린 영수증을 무엇으로 대신할 수 있나요?

금액, 날짜, 무엇을 샀는지, 왜 샀는지를 보여 주는 자료는 무엇이든 도움이 되며, 가장 가까운 대체 자료는 판매자가 발행한 사본입니다. Publication 583은 지급 완료된 청구서, 청구서, 계좌 명세서, 판매 전표를 증빙 서류로 듭니다(Publication 583).

마지막 줄에 대해 설명합니다. 당시나 그 무렵에 작성한 기록은 나중에 하는 진술에 없는 높은 신뢰성이 있습니다. 기억은 흔히 정확하지 않기 때문입니다. 나중에 한 진술에는 증명력이 높은 보강 증거가 필요합니다(26 CFR 1.274-5T). 이 부분은 출장, 선물, 차량 비용에 적용됩니다. 어떤 비용이든 지금 작성한 메모는 청구서, 이메일, 일정표 같은 외부 기록으로 뒷받침하고, 나중에 작성했다고 표시하세요.

출장, 선물, 차량 비용에서 Publication 463은 본인의 서면 또는 구두 진술이 빈틈을 메울 수 있는 경우를 다른 뒷받침 증거가 있을 때로 한정하며, 비용, 시기, 장소 또는 날짜는 직접 증거나 문서 증거가 필요하다고 합니다(Publication 463). 자동차는 주행 기록 재작성을 보세요.

영수증 없는 현금 지급은 명세서에 나타나지 않으므로 가장 약한 경우입니다. Publication 583은 현금 지급의 영수증을 받을 수 없을 때는 지급 당시 기록에 충분한 설명을 남겨야 한다고 합니다(Publication 583). 현금으로 지급한 하도급업자는 하도급업자에게 현금으로 지급하기를 보세요.

영수증이 없는 것이 큰 문제인가요? 어떤 비용에 더 엄격한 증빙이 필요한가요?

일반 비용은 영수증이 없으면 다른 기록으로 메우면 되는 빈틈입니다. 출장, 선물, 차량 비용은 더 큰 문제입니다. 26 CFR 1.274-5T는 각 요소를 증명하지 못하면 공제를 허용하지 않으며, 비용을 근사치로 잡던 예전 관행보다 우선합니다.

출처: Publication 463, Table 5-1 및 26 CFR 1.274-5T.

이 표는 실제 비용으로 공제하는 경우를 설명합니다. 자격이 되면 정액 방식 두 가지가 일부 영수증을 대신합니다. 출장 식비의 표준 식대와 자동차 비용의 표준 주행 거리 요율입니다. 둘 다 그 영수증은 필요 없지만, 출장이나 주행 거리의 증빙은 여전히 필요합니다. 날짜, 목적지, 사업 주행 거리, 목적입니다(26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). 이는 정해진 요율이지 추정이 아닙니다. 자격 요건은 업무 식비 공제와 표준 주행 거리 요율 또는 실제 자동차 비용을 보세요.

더 엄격한 증빙 규정은 적격 비개인용 차량(qualified nonpersonal use vehicle), 즉 성질상 개인 용도로 사용될 가능성이 극히 적은 차량에는 적용되지 않습니다(26 U.S.C. 274(d) 및 (i)). 업무용 트럭이나 밴이 해당하는지는 차량과 사용 방식에 따라 다릅니다.

출장 중 식사는 출장 규정을 따릅니다. 출장에 포함되지 않은 업무 식사는 법 조항의 엄격한 증빙 대상 목록인 출장, 선물, listed property에 없고(26 U.S.C. 274(d)), Publication 463의 Table 5-1에도 해당 줄이 없지만, 그래도 실제 사업 비용이어야 합니다. 업무 식사에 대해 Publication 463은 식당 이름과 위치, 식사 인원, 날짜와 금액이 나와 있으면 식당 영수증으로 충분하다고 합니다. 카드 명세서에는 식당, 날짜, 금액만 나오므로 누가 참석했고 사업상 이유가 무엇이었는지는 본인의 기록이 필요합니다. 식사 비용 중 공제되는 비율은 업무 식비 공제에 있습니다.

소액 구매에도 영수증이 필요한가요?

출장, 선물, 차량 규정에서는 숙박을 제외하고 $75 미만의 비용에는 영수증이 필요하지 않습니다. 숙박과 $75 이상인 다른 모든 비용에는 문서 증거가 필요합니다. 영수증을 쉽게 구할 수 없는 교통 요금, 그리고 직원이 책임 있는 플랜(accountable plan)에 따라 일당(per diem)으로 고용주에게 정산하는 출장 식비나 숙박비는 문서 증거가 면제됩니다(26 CFR 1.274-5; Publication 463). 금액, 날짜, 장소, 목적은 그래도 기록해야 합니다.

Publication 583은 일반 비용에 금액 기준을 두지 않으며, 일반 비용도 장부로 뒷받침해야 합니다. 영수증에 나와야 할 내용은 IRS 영수증 요건에서 설명합니다.

화재, 홍수, 컴퓨터 고장으로 영수증이 없어졌다면 어떻게 하나요?

화재, 홍수 같은 재해 등 통제할 수 없는 사정으로 기록을 잃었다면 26 CFR 1.274-5T는 출장, 선물, 차량 비용을 합리적인 재구성으로 증명할 권리를 줍니다(Publication 463). 손실이 통제할 수 없는 사정 때문이었음을 증명해야 하므로, 보험금 청구서나 사고 보고서 같이 그 사건을 보여 주는 자료를 보관하세요.

컴퓨터 고장, 삭제한 폴더, 잃어버린 상자는 두 출처 어디에도 나오지 않습니다. 해당 여부는 사실관계에 달려 있으며 직접 증명해야 합니다. 먼저 은행, 카드사, 판매자에게 사본을 요청하세요.

재해 후 사업 기록을 재구성하는 방법으로 IRS는 공급업체 청구서 사본, 은행 명세서, 전년도 신고서를 듭니다. 재고와 매출 금액을 구하는 데 쓰는 자료이지만 같은 문서로 지출도 확인할 수 있습니다. 또 Get Transcript로 받는 무료 신고서 기록 증명서와 우편으로 신청하는 Form 4506-T도 안내합니다(IRS: Reconstructing records).

한 해의 비용을 중복 없이 다시 만들려면 어떻게 하나요?

영수증이 아니라 명세서에서 시작하세요. 명세서에는 계좌나 카드로 한 모든 지급이 나와 있고, 다른 문서로 각 지급이 무엇이었는지 증명하면 됩니다. 비용이 속하는 연도는 사업체가 정해 쓰는 회계 방식을 따릅니다. 현금주의에서는 일반적으로 지급한 해이고, 발생주의에서는 지급 여부와 관계없이 비용이 발생한 해입니다(Publication 583). 발생주의 장부라면 연말에 미지급 청구서를 추가하고, 각 지급을 미결 청구서와 짝지어 두 번 잡히지 않게 하세요. 다음 순서로 진행하세요.

1. 그해에 사업 비용을 낸 모든 계좌, 카드, 결제 앱을 나열합니다.
2. 각각의 연간 명세서를 전부 받습니다.
3. 각 줄을 사업, 개인, 이체, 환불 중 하나로 표시합니다. 은행 계좌에서 낸 신용카드 대금은 이체이고, 카드로 결제한 내역이 비용입니다.
4. 각 사업 관련 줄을 무엇을 샀는지 보여 주는 기록과 짝짓고, 그 줄에 해당 기록을 적어 둡니다.
5. 명세서에 나타나지 않는 현금 지급은 판매자 사본, 소액 현금 전표, 기타 기록에서 추가합니다(Publication 583). 현금 인출은 비용이 아니므로, 그 돈으로 낸 지출과 짝지으세요.
6. 각 비용은 한 번만 계산합니다. 청구서와 그 명세서 줄은 한 건의 비용이고, 환불은 환불된 비용을 줄입니다.
7. 뒷받침하는 기록이 없는 줄은 기타 항목에 묻지 말고 별도 목록으로 두세요.
8. 합계를 명세서와 맞춰 보세요. Publication 583이 은행 명세서를 장부와 대사하는 방법으로 설명하는 것과 같습니다(Publication 583).

명세서로 몇 해 치를 다시 만든다면 은행 명세서로 장부 재작성을 보세요.

비용을 증명하지 못하면 가산세를 낼 수 있나요?

첫 번째 대가는 공제 자체입니다. IRS가 비용을 부인하면 과세소득이 늘어납니다. 가산세가 뒤따를 수 있습니다. 정확성 관련 가산세는 과실이나 상당한 과소 신고로 인한 과소 납부 세액의 20%입니다(IRS: 정확성 관련 가산세). 26 CFR 1.6662-3은 적절한 장부와 기록을 보관하지 않거나 항목을 제대로 증명하지 않는 것도 과실에 포함된다고 합니다.

IRS는 선의로 행동했고 정당한 사유를 보여 줄 수 있으면 일부 가산세를 면제하거나 줄여 줄 수 있으며, 가산세에도 이자를 부과한다고 안내합니다. 상당한 과소 신고의 기준은 개인과 법인이 다릅니다. 이 기준과 기록 관리 소홀의 다른 대가는 사업 기록 미보관에 대한 가산세에서 설명합니다.

IRS가 이미 증빙을 요청했다면 어떻게 하나요?

세무조사는 우편으로 시작하며, 특정 문서를 요청하는 서면과 답변 기한이 함께 옵니다(IRS: IRS audits). 그 기한까지 답하지 않으면 IRS는 조사를 마치고 변경 제안이 담긴 보고서를 보냅니다.

1. 서신이 다루는 항목과 연도를 확인하세요. 특정 문서를 요청하므로, 항목별로 답변을 준비하세요.
2. 각 항목마다 명세서 줄, 판매자 기록, 목적 메모를 모으세요. 출장, 선물, 차량 항목은 위 표의 요소를 추가하세요.
3. 다시 만든 기록에는 다시 만들었다고 표시하고 작성한 날짜를 적으세요. 영수증을 원본처럼 보이게 다시 만들지 마세요.
4. 일부 항목은 뒷받침할 기록이 아예 없을 수 있습니다. 증명은 납세자의 몫이므로(IRS: 입증 책임), 그런 항목이 세무조사에서 위험한 항목입니다. 어떤 항목을 먼저 뒷받침할 가치가 있고 어떤 항목은 그렇지 않은지는 세금 신고 대행인이나 권한을 받은 대리인이 판단할 문제입니다.
5. 우편 세무조사에서 시간이 더 필요하면 서신의 안내에 따라 서면으로 요청하세요. IRS는 보통 30일의 1회 자동 연장을 허용할 수 있다고 합니다. 등기우편으로 Notice of Deficiency가 도착한 뒤에는 문서 제출 시간을 더 줄 수 없고, 세금 법원에 청구할 수 있는 원래의 90일도 연장할 수 없습니다(IRS: IRS audits).
6. 답변은 배달이 확인되는 방법으로 보내세요.

본인이 직접 대응할 수도 있고, 권한을 받은 대리인을 쓸 수도 있습니다. 세무조사 진행 방식, 연장 규정, 대리할 수 있는 사람은 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사에 있습니다.

영수증이 다시 없어지지 않게 하려면 무엇을 바꿔야 하나요?

연말이 아니라 비용이 생길 때 증빙을 확보하세요. 당시나 그 무렵에 작성한 기록의 비중이 더 큽니다(Publication 463).

• 사업 비용은 사업 계좌나 카드 하나로 내서 명세서에 사업 지출이 모두 나오게 하세요.
• 청구서나 영수증 이메일은 같은 주 안에 연도별 폴더에 저장하세요.
• 현금은 지급할 때 무엇에 얼마를 썼는지 적어 두세요(Publication 583).
• 출장, 선물, 식사, 차량 사용은 그 일이 일어날 때 목적을 적어 두세요.
• 명세서를 매달 장부와 대사하세요.

전체 방법은 자영업자의 기록 관리에 있습니다. 종이 대신 사진을 쓰는 방법은 종이 대신 스캔한 영수증, 모든 자료를 얼마나 보관해야 하는지는 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러 기준입니다.

카드 명세서만 있고 영수증이 없는 디자이너

프리랜서 디자이너가 한 해의 영수증을 모두 잃어버렸지만 카드 명세서는 있습니다. 소프트웨어 US$3,600, 구독료 US$1,200, 노트북 US$2,400으로 모두 US$7,200입니다. 명세서의 각 줄에는 가맹점, 날짜, 금액이 나와 있어 지급이 증명됩니다. 디자이너는 각 판매자의 결제 내역과 노트북 주문 확인서를 내려받아 무엇을 언제 샀는지 보여 주고, 각 항목을 사업에 얼마나 쓰는지 짧은 메모를 덧붙입니다(혼합 용도 비용과 사업 사용 비율). 이제 각 비용에 지급 증빙, 판매자 기록, 메모가 모두 있습니다. 노트북은 자산이기도 하므로 구입일, 가격, 사업 사용 비율을 자산 기록에 넣습니다.

화재로 사무실이 불탄 경우

화재로 한 해 동안의 비용 영수증 약 US$15,000어치가 보관된 사무실이 불탔습니다. 소유주는 공급업체에 청구서 사본을 요청하고, 은행·카드 명세서를 받고, 전년도 신고서로 이미 공제한 범주와 자산을 확인합니다. 소유주는 손실이 통제할 수 없는 사정으로 생겼음을 보여 주도록 화재 보고서와 보험금 청구서를 보관하고, 다시 만든 목록에 재작성했다고 표시합니다.

IRS 서신이 자동차, 출장, 식비를 요청한 경우

IRS 서신이 실제 자동차, 출장, 식사 비용 US$9,000의 증빙을 요청했는데 소유주에게 영수증이 없습니다. 카드 명세서에는 가맹점, 날짜, 금액은 있지만 각 출장의 장소와 목적, 주행 거리, 각 식사의 참석자는 없습니다. 이 내용에는 별도 기록이 필요합니다. 출장과 연결된 일정표 항목, 고객 이메일, 청구서, 그리고 이 자료로 다시 만들고 재작성했다고 표시한 주행 기록입니다. 자동차와 출장(이동 중 식사 포함)에서는 기억에 의존해 추정한 금액은 공제되지 않습니다.

상황이 다르다면?

• 영수증이 여러 해에 걸쳐 없거나 빠진 부분에 차량, 출장, 큰 금액 구매가 포함된 경우: 어떤 비용을 다른 기록만으로 인정받을 수 있는지, 무엇부터 다시 만들어야 하는지는 사실관계에 따른 판단이 필요합니다. 장부 관리 도움을 받아 장부를 해마다 다시 만드세요.
• IRS 서신이 이미 증빙을 요청한 경우: 서신에 적힌 답변 기한이 우선하고, Notice of Deficiency는 문서 제출 시간을 더 주지 않으며 세금 법원에 청구할 수 있는 90일도 연장되지 않고, 출장, 선물, 차량 항목은 모든 요소가 필요합니다. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 읽고, 장부 관리 도움을 받아 서신이 요구한 기록을 모으세요.
• 이미 제출한 신고서에 지금은 증명할 수 없는 비용이 들어 있는 경우: 사업 비용 실수로 신고서를 수정하는 방법을 읽고, 장부 관리 도움을 받아 해당 연도를 다시 만드세요.
• 장부가 몇 달 또는 몇 해 밀려 있거나 명세서가 장부와 맞지 않는 경우: 밀린 장부 따라잡기를 보세요. 신고하지 않은 연도는 미신고 연도의 Schedule C 비용을 보세요.
• 개인 카드로 사업 비용을 낸 경우: 개인 신용카드로 낸 사업 비용을 보세요.
• 법인이나 파트너십인 경우: Publication 463은 직원과 개인사업자를 위해 쓰였고 출장과 식비는 신고서 작성 안내를 보라고 하므로, 사업체의 장부도 각 공제를 입증하기에 충분해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). 사업체의 기록에 빈틈이 있다면 장부 관리 도움을 받으세요.