ٹیکس ریٹرن سے پہلے پچھلے حسابات مکمل کرنے کا طریقہ

ٹیکس ریٹرن جمع کرانے سے پہلے میرے حسابات میں کیا دکھائی دینا ضروری ہے؟

آپ کے حسابات میں کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹ اتنے واضح ہونے چاہییں کہ ٹیکس ریٹرن کی تائید کر سکیں۔ ان میں یہ فرق بھی نظر آنا چاہیے کہ کون سی رقم کمائی ہوئی آمدنی ہے اور کون سے ڈپازٹ فروخت نہیں ہیں، اور کاروباری خرچ کون سا ہے اور ذاتی کون سا۔ IRS کوئی بھی مناسب نظام قبول کرتا ہے، مگر ٹیکس ریٹرن میں لکھی گئی رقموں کو ثابت کرنے کے لیے کافی ریکارڈ مانگتا ہے (IRS کی ریکارڈ رکھنے کی رہنمائی; 26 CFR 1.6001-1)۔

ٹیکس کے لیے تیار حسابات صرف بینک لین دین کی فہرست نہیں ہوتے۔ ان سے یہ جانچیں نکلتی ہیں:

IRS بتاتا ہے کہ کاروباری حسابات ان لین دین کا خلاصہ ہوتے ہیں جو معاون دستاویزات میں نظر آتے ہیں۔ سب سے پرانے غائب مہینے سے شروع کریں، اسے ملائیں، پھر آگے بڑھیں تاکہ بعد کے بیلنس پہلی غلطیاں ساتھ نہ لے جائیں۔ یہ مجموعے کس ٹیکس ریٹرن میں جاتے ہیں، یہ کاروبار کی قسم پر منحصر ہے؛ دیکھیں آپ کا کاروبار کون سے ٹیکس ریٹرن فائل کرتا ہے۔

کیا حسابات مکمل کرتے وقت میں توسیع کی درخواست دے سکتا ہوں؟

عموماً ہاں: ٹیکس ریٹرن کی اصل آخری تاریخ تک لاگو توسیع کی درخواست دیں۔ Form 4868 اور Form 7004 عام طور پر فائل کرنے کی مدت بڑھاتے ہیں، ادائیگی کی نہیں۔ اس لیے واجب الادا ٹیکس کا اندازہ لگا کر اسی تاریخ تک ادا کریں اور توسیع کی تصدیق سنبھال کر رکھیں۔ جو امریکی شہری یا رہائشی بیرون ملک رہتے ہیں اور ان کا ٹیکس ہوم اور رہائش بھی بیرون ملک ہے، یا جو بیرون ملک فوج میں خدمات انجام دے رہے ہیں، اور بعض شراکت داریاں اور کارپوریشنز کو اس کے بجائے سال کے اختتام کے بعد چھٹے مہینے کی 15 تاریخ تک فائل اور ادائیگی کا وقت ملتا ہے۔ اہلیت کا ثبوت ٹیکس ریٹرن کے ساتھ لگائے گئے بیان سے دیں، یا اگر اس تاریخ تک فائل کرنے کا مزید وقت مانگ رہے ہیں تو Form 4868 یا Form 7004 کا اہلیت والا خانہ منتخب کریں۔ عام آخری تاریخ سے غیر ادا شدہ ٹیکس پر سود پھر بھی چلتا رہتا ہے (IRS کی توسیع کی رہنمائی; 26 CFR 1.6081-5; Form 7004 کی ہدایات)۔

ادارے کی توسیع مالک کے انفرادی ٹیکس ریٹرن کی مدت نہیں بڑھاتی؛ ضرورت ہو تو اس کی توسیع الگ سے مانگیں (IRS Form 7004 کی ہدایات; IRS Topic 304)۔ توسیع سے حسابات مکمل نہیں ہوتے اور نہ ہی وہ تمام الگ ذمہ داریاں ختم ہوتی ہیں، جیسے تنخواہوں کے ڈپازٹ یا ریاستی سیلز ٹیکس۔ ٹیکس ریٹرن کی آخری تاریخوں اور اداروں کے فارم کے لیے آپ کا کاروبار کون سے ٹیکس ریٹرن فائل کرتا ہے دیکھیں۔ اگر ٹیکس ریٹرن پہلے ہی دیر سے ہے تو دیر سے فائلنگ اور ادائیگی کے جرمانے دیکھیں۔

دوبارہ بنانے کے لیے مجھے کون سا ریکارڈ چاہیے اور اس کی کاپیاں کہاں سے ملیں گی؟

لین دین کی درجہ بندی سے پہلے ہر غائب مہینے کا ریکارڈ جمع کریں۔ بینک اسٹیٹمنٹ نقطہ آغاز ہیں، لیکن انوائس، ادائیگی کی رپورٹیں، تنخواہ کا ریکارڈ اور پچھلے سال کا فائل شدہ ٹیکس ریٹرن بتاتے ہیں کہ ڈپازٹ اور نکلوائی گئی رقمیں کس لیے تھیں (IRS Publication 583)۔

انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے، IRS کا اجرت اور آمدنی کا ٹرانسکرپٹ ان معلوماتی ریٹرن کو تلاش کرنے میں مدد دے سکتا ہے جو فرد کے ٹیکس نمبر پر جاری ہوئے، لیکن اس میں صرف وہی فارم ہوتے ہیں جو IRS کے پاس فائل ہوئے۔ اگر پچھلے سال کی کاپی گم ہے تو شراکت داریاں اور کارپوریشنز کاروباری ٹیکس ریٹرن کا ٹرانسکرپٹ مانگ سکتی ہیں؛ اس میں ٹیکس ریٹرن کی زیادہ تر لائنیں ہوتی ہیں، ہر منسلکہ نہیں۔ غائب بنیادی دستاویزات جاری کرنے والے سے مانگیں۔

کیا میں رسیدوں کی جگہ بینک اور کریڈٹ کارڈ اسٹیٹمنٹ استعمال کر سکتا ہوں؟

اسٹیٹمنٹ ثابت کرنے میں مدد دیتے ہیں کہ رقم منتقل ہوئی؛ لیکن صرف ان سے یہ ثابت نہیں ہو سکتا کہ کیا خریدا گیا یا اس کا کاروباری مقصد کیا تھا۔ IRS اسٹیٹمنٹ کو ممکنہ معاون دستاویزات میں گنتا ہے، مگر کہتا ہے کہ رقم وصول کرنے والے، رقم، ادائیگی، تاریخ اور کاروباری وضاحت ثابت کرنے کے لیے کئی دستاویزات کا مجموعہ درکار ہو سکتا ہے (IRS کی ریکارڈ رکھنے کی رہنمائی)۔

اسٹیٹمنٹ کے ہر اندراج کو انوائس، رسید، آرڈر کی تاریخ، معاہدے، یا دوسرے ثبوت سے تائید شدہ تحریری وضاحت سے ملائیں۔ بینک اکاؤنٹ میں نظر آنے والی کارڈ کی ادائیگی دراصل کارڈ کا بیلنس چکانے کی منتقلی ہے؛ ممکنہ اخراجات کارڈ پر کی گئی اصل خریداریاں ہیں۔ دونوں کی کٹوتی نہ کریں۔ سفر، تحائف، کھانے اور گاڑی کے استعمال کے لیے Publication 463 رقم، وقت، جگہ اور کاروباری مقصد کا اضافی ثبوت بیان کرتی ہے۔ بینک میں صرف رقم نکلنے کا اندراج یہ سب فراہم نہیں کرتا۔

اگر رسیدیں گم ہو گئیں یا کبھی رکھی ہی نہیں تو کیا کروں؟

گم شدہ ثبوت کو دوسرے آزاد ذرائع کے ریکارڈ سے دوبارہ بنانے کی کوشش کریں، اور جس خرچ کا ثبوت نہ مل سکے اسے ٹیکس ریٹرن تیار ہونے سے پہلے نشان زد کریں۔ انوائس یا رسیدوں کی نقول مانگیں، انہیں اسٹیٹمنٹ کے ساتھ جوڑیں، اور جب تک مقصد یاد ہے اسے لکھ لیں۔ IRS معاون دستاویزات کا تقاضا کرتا ہے حسابات اور ٹیکس ریٹرن دونوں کے اندراجات کے لیے۔

رسیدیں نہ ہونے سے ہر خرچ خود بخود رد نہیں ہوتا، مگر اندازے خطرناک ہیں۔ سفر، تحائف اور گاڑی کی لاگت کے لیے Publication 463 کہتی ہے کہ نامکمل ریکارڈ کی صورت میں ایک مخصوص بیان اور کافی دوسرا ثبوت درکار ہے، اور رقمیں محض اندازے سے نہیں لکھی جا سکتیں۔ اگر ریکارڈ آپ کے قابو سے باہر حالات میں تباہ ہوا ہو تو Publication 463 ریکارڈ یا اخراجات کو دوبارہ بنانے کی اجازت دیتی ہے۔ جن چیزوں کی رقم یا مقصد غیر یقینی ہے ان کی الگ فہرست رکھیں تاکہ ٹیکس ریٹرن تیار کرنے والا طے کر سکے کہ کیا قابل تائید ہے۔

ایک ہی اکاؤنٹ میں ذاتی اور کاروباری اخراجات کیسے الگ کروں؟

ہر لین دین کی درجہ بندی اس کی اصل نوعیت سے کریں، اس سے نہیں کہ وہ کس اکاؤنٹ میں تھا۔ IRS مشورہ دیتا ہے کہ کاروباری اور ذاتی اکاؤنٹ الگ رکھیں اور ڈپازٹ کا ذریعہ اور خرچ کی قسم شناخت کریں (IRS Publication 583)۔

پہلے اپنے ہی اکاؤنٹس کے درمیان منتقلیاں، کارڈ کی ادائیگیاں اور قرض کی رقمیں ان کے دوسرے سرے سے ملائیں؛ انہیں فروخت یا آپریٹنگ لاگت نہ کہیں صرف اس لیے کہ وہ اکاؤنٹ سے گزریں۔ حقیقی قرض کی رقم آمدنی نہیں ہوتی (IRS Publication 334)۔ پھر ہر ڈپازٹ اور چارج کو کاروباری، ذاتی، منتقلی، قرض یا غیر حل شدہ کے طور پر نشان زد کریں۔ مخلوط استعمال کے چارج میں صرف قابل تائید کاروباری حصے کو ممکنہ کاروباری لاگت کے طور پر درج کریں اور تقسیم کی بنیاد محفوظ رکھیں (IRS Publication 334)۔ ذاتی اخراجات اور مالک کی نکاسی الگ رکھیں۔ انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے ذاتی نکلوائی گئی رقم کاروباری خرچ نہیں ہوتی۔ شراکت داری یا کارپوریشن میں مالکان کو ادائیگیوں کا ٹیکس سلوک مختلف ہو سکتا ہے؛ کسی ادائیگی کو قرض، اجرت یا تقسیم اس وقت تک نہ کہیں جب تک اسے ثابت کرنے والا معاہدہ اور ریکارڈ موجود نہ ہو۔ خاص طور پر، S کارپوریشن کی طرف سے کام کرنے والے مالک کو دی گئی ادائیگیاں اجرت ہو سکتی ہیں چاہے انہیں تقسیم کہا گیا ہو (IRS کی رہنمائی)۔

کیا میری آمدنی کے مجموعے Form 1099-K اور Form 1099-NEC سے ملنے ضروری ہیں؟

آپ کے حسابات کو ہر فرق کی وضاحت کرنی چاہیے؛ قابل ٹیکس آمدنی کا مجموعہ فارموں کے مجموعے کے برابر ہونا ضروری نہیں۔ Form 1099-K فیس، واپسیوں اور دیگر ایڈجسٹمنٹ سے پہلے کی کل پروسیس شدہ ادائیگیاں بتاتا ہے، جبکہ آپ کے ریکارڈ میں نقد اور براہ راست ادائیگیاں بھی ہو سکتی ہیں جو اس فارم میں نہیں ہوتیں (IRS Form 1099-K کی رہنمائی)۔

ہر فارم کو بنیادی لین دین سے ملائیں۔ اگر ادائیگی کے اکاؤنٹ نے ایک سے زیادہ سرگرمیوں کے لیے رقم وصول کی تو لین دین کے ریکارڈ سے ادائیگیوں کو سرگرمی کے لحاظ سے تقسیم کریں (IRS Form 1099-K کی رہنمائی)۔ Form 1099-NEC کی رقمیں انوائس اور ادائیگیوں سے ملائیں، دیکھیں کہ کوئی ادائیگی پروسیسر کی رپورٹ میں بھی تو نہیں، اور ہر فروخت کو ایک ہی بار گنیں۔ کل پروسیس شدہ ادائیگیوں کا موازنہ واپسیوں، فیس اور بینک میں پہنچنے والے خالص ڈپازٹ سے کریں۔ اگر کوئی فارم غلط ٹیکس دہندہ کے نام پر یا غلط رقم کے ساتھ جاری ہوا ہو تو اس کی تحقیق کریں اور جاری کرنے والے سے درستی مانگیں۔ شراکت داری یا کارپوریشن میں دیکھیں کہ Form 1099-K میں کسی انفرادی مالک کا نام تو نہیں جبکہ فروخت ادارے نے کی تھی؛ جاری کرنے والے سے اسے درست کرائیں اور فروخت کا ریکارڈ رکھیں۔ درست شدہ Form 1099-K کے انتظار میں فائلنگ مؤخر نہ کریں (IRS Form 1099-K کی رہنمائی)۔ جو آمدنی کسی فارم پر ظاہر نہیں ہوئی وہ بھی حسابات میں آنی چاہیے۔ مارکیٹ پلیس کی فروخت کے ٹیکس سلوک کے لیے آن لائن بیچنے والوں کی آمدنی پر ٹیکس دیکھیں۔

پیچھے رہ گئے حسابات کو کس اکاؤنٹنگ طریقے کی پیروی کرنی چاہیے؟

حسابات کو اسی اکاؤنٹنگ طریقے سے دوبارہ بنائیں جو کاروبار کے ٹیکس ریٹرن میں استعمال ہوتا ہے، جب تک کہ طریقہ بدلنے کی درست اجازت لاگو نہ ہو۔ حسابات مکمل کرنے سے کاروبار خود بخود نقد (cash) سے استحقاقی (accrual) اکاؤنٹنگ پر نہیں جاتا۔ نقد طریقے میں آمدنی عموماً وصولی پر ظاہر کی جاتی ہے اور اخراجات عموماً ادائیگی پر کٹوتی یا کیپٹلائز کیے جاتے ہیں؛ استحقاقی طریقے میں آمدنی عموماً کمانے پر اور اخراجات واجب ہونے پر کٹوتی یا کیپٹلائز کیے جاتے ہیں (IRS Publication 583)۔

لین دین کو کسی ٹیکس سال میں رکھنے سے پہلے آخری فائل شدہ ٹیکس ریٹرن دیکھیں اور یہ بھی کہ انوینٹری کو کیسے برتا گیا تھا۔ جو کاروبار انوینٹری بیچتا ہے اس پر انوینٹری کے اضافی قواعد اور استثنا لاگو ہو سکتے ہیں؛ صرف بینک سے دوبارہ بنانے میں موجود مال یا گاہکوں کی غیر ادا شدہ انوائس رہ سکتی ہیں۔ IRS کے مطابق اکاؤنٹنگ کا طریقہ بدلنے کے لیے عموماً اس کی منظوری لینا پڑتی ہے، جو اکثر Form 3115 پر مانگی جاتی ہے (IRS Publication 583; IRS Form 3115)۔ اگر طریقہ غلط لگے تو اس سال کے مجموعے خاموشی سے بدلنے کے بجائے اسے ٹیکس جائزے کے لیے نشان زد کریں۔

کیا میری شراکت داری یا کارپوریشن کو ایسی بیلنس شیٹ چاہیے جو پچھلے سال کے ٹیکس ریٹرن سے ملتی ہو؟

اگر ادارے کو Schedule L مکمل کرنا ضروری ہے تو اس کی بیلنس شیٹ ادارے کے حسابات اور ریکارڈ سے مطابقت رکھنی چاہیے۔ کچھ چھوٹی شراکت داریاں اور کارپوریشنز Schedule L چھوڑنے کی اہل ہوتی ہیں، اس لیے یہ فرض نہ کریں کہ یہ ہمیشہ لازمی ہے؛ متعلقہ ٹیکس ریٹرن کی ہدایات دیکھیں (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120)۔

دوبارہ بنانے کی ابتدا نقد، وصولیوں، انوینٹری، اثاثوں، قرضوں اور مالک کی ایکویٹی کے پچھلے اختتامی بیلنس سے کریں۔ غائب مہینے درج کرنے سے پہلے ہر بیلنس کو موجودہ اسٹیٹمنٹ اور ریکارڈ سے ملائیں۔ Form 1065 کی ہدایات کے مطابق ابتدائی کل اثاثے عموماً پچھلے سال کے اختتامی کل اثاثوں کے برابر ہونے چاہییں؛ بلا وضاحت فرق کے لیے بیان دینا پڑتا ہے۔ پچھلے سال کی غلطی کا الگ جائزہ لینا پڑ سکتا ہے۔ نئی بیلنس شیٹ کو ملانے کے لیے کوئی من گھڑت رقم نہ ڈالیں اور نہ ابتدائی فرق کو موجودہ آمدنی سمجھیں۔

دوبارہ بنائے گئے حسابات سے اور کیا واجبات سامنے آ سکتے ہیں؟

حسابات مکمل کرنے سے آمدنی کے ٹیکس ریٹرن سے باہر کی ذمہ داریاں بھی سامنے آ سکتی ہیں۔ کام کو مکمل سمجھنے سے پہلے ادائیگیوں اور فروخت کے ریکارڈ میں ٹھیکیداروں کی رپورٹنگ، تنخواہوں اور سیلز ٹیکس کا جائزہ لیں (IRS Publication 583)۔

ان معاملات کی فائلنگ کے قواعد ادائیگی کرنے والے، ادارے کی قسم اور ریاست پر منحصر ہیں۔ مالک کی ادائیگی کے لیے S کارپوریشن مالک کی تنخواہ اور سیلز ٹیکس کے لیے وصول نہ کیے گئے سیلز ٹیکس کا معاملہ درست کرنا دیکھیں۔ اگر کئی ٹیکس سال فائل نہیں ہوئے تو غیر فائل شدہ کاروباری ٹیکس ریٹرن مکمل کرنا دیکھیں۔

ٹیکس ریٹرن فائل ہونے کے بعد ریکارڈ کتنی مدت تک رکھوں؟

دوبارہ بنائے گئے حسابات اور ان کی معاون دستاویزات اس پوری مدت تک رکھیں جس میں ٹیکس ریٹرن میں ترمیم یا اس کی جانچ ہو سکتی ہے؛ کچھ ریکارڈ اس سے زیادہ مدت تک رکھنے پڑتے ہیں۔ فائل شدہ ٹیکس ریٹرن کی کاپیاں رکھیں تاکہ بیلنس اور طریقے اگلے سالوں میں آگے لے جا سکیں (IRS کی ریکارڈ رکھنے کی مدت کی رہنمائی)۔

صرف یہی مدتیں نہیں ہیں: بعض دعووں اور غیر ظاہر کی گئی آمدنی کے لیے IRS طویل مدتیں بتاتا ہے۔ ریاستی قواعد مختلف ہو سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر Texas Comptroller سیلز اور یوز ٹیکس کا ریکارڈ کم از کم چار سال رکھنے کا تقاضا کرتا ہے اور مشورہ دیتا ہے کہ کسی آڈٹ یا متعلقہ تنازع کے حل ہونے تک رکھیں۔ اگر آپ کاغذی اصل کی جگہ الیکٹرانک ریکارڈ رکھتے ہیں تو IRS کے قواعد کے تحت اسٹوریج سسٹم کو پڑھنے کے قابل اور دوبارہ حاصل ہونے والی کاپیاں محفوظ رکھنی ہوں گی (IRS Publication 583)۔

مثال

صرف وضاحت کے لیے؛ تمام رقمیں امریکی ڈالر میں ہیں۔ ایک خود روزگار کنسلٹنٹ کے Form 1099-K اور پروسیسر کی رپورٹ میں گاہکوں سے $50,000 کے چارج دکھائے گئے ہیں۔ پروسیسر $5,000 واپس کرتا ہے، $2,000 فیس لیتا ہے اور $43,000 ڈپازٹ کرتا ہے۔ گاہکوں کی براہ راست ادائیگیاں $30,000 بینک میں آتی ہیں اور Form 1099-NEC میں بھی ظاہر ہوتی ہیں۔ کنسلٹنٹ کے اپنے سیونگ اکاؤنٹ سے $10,000 کی منتقلی ایک اور ڈپازٹ ہے۔

حسابات میں گاہکوں کے $80,000 کے چارج، $5,000 کی واپسیاں، اور واپسیوں کے بعد $75,000 کی گاہک وصولیاں دکھائی دیتی ہیں۔ پروسیسر کی $2,000 فیس کے بعد بینک میں جمع ہونے والی گاہکوں کی ادائیگیاں کل $73,000 بنتی ہیں۔ بینک کے کل ڈپازٹ $83,000 ہیں، جن میں سیونگ سے $10,000 کی منتقلی شامل ہے جو فروخت نہیں ہے۔ Form 1099-NEC سے آمدنی میں مزید $30,000 نہیں بڑھتے۔ ٹیکس ریٹرن تیار ہونے سے پہلے کنسلٹنٹ کو دوسرے اخراجات کا ریکارڈ بھی چاہیے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• کئی سالوں کے ٹیکس ریٹرن غائب ہیں: فائلنگ کی ترتیب طے کرنے کے لیے غیر فائل شدہ کاروباری ٹیکس ریٹرن مکمل کرنا استعمال کریں۔
• حسابات میں تنخواہوں کی کمی ہے یا S کارپوریشن کے مالک کی کوئی تنخواہ نہیں: S کارپوریشن مالک کی تنخواہ دیکھیں اور تنخواہ کے ریکارڈ کے ساتھ حساب کتاب میں مدد لیں۔
• سیلز ٹیکس واجب تھا مگر کبھی وصول نہیں ہوا: وصول نہ کیے گئے سیلز ٹیکس کا معاملہ درست کرنا دیکھیں۔
• غیر ملکی مالک کے پاس امریکہ میں ایک رکن والی LLC ہے: اس کے Form 5472 کے ریکارڈ پر الگ توجہ چاہیے؛ دیکھیں غیر ملکی ملکیت کی ایک رکن والی LLC کی فائلنگ۔
• کمپنی کینیڈا کی ہے: T2 کی ضرورتوں کے لیے کارپوریشن کے سال کے اختتام کے مالی گوشوارے دیکھیں۔
• کاروبار ایک سال سے زیادہ پیچھے ہے، تنخواہ یا سیلز ٹیکس کے مسائل حل طلب ہیں، یا ادارے کی بیلنس شیٹ چاہیے: حساب کتاب میں مدد لینے سے پہلے بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹ، ادائیگی کی رپورٹیں، Form 1099، قرض کے اسٹیٹمنٹ، تنخواہ کا ریکارڈ اور آخری فائل شدہ ٹیکس ریٹرن جمع کر لیں۔ حسابات اپ ٹو ڈیٹ ہو جائیں تو اپنا حساب کتاب خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا کا موازنہ دیکھیں۔