קבלות שאבדו להוצאות עסקיות: מה עדיין מוכיח אותן

האם אפשר עדיין לנכות הוצאות עסקיות אם איבדתי את הקבלות?

קבלה שאבדה לא מבטלת בפני עצמה ניכוי. ההוצאה חייבת עדיין להיות הוצאה עסקית אמיתית, ואתם צריכים להוכיח אותה בעזרת רישומים אחרים. הכללים הפדרליים דורשים ספרים או רישומים שמספיקים כדי לבסס את הניכויים (⁦26 CFR 1.6001-1⁩; נושא 305 של IRS), ו-⁠IRS אומר שהחוק אינו דורש סוג מסוים של רישום, פרט למקרים מעטים (פרסום 583). ההוכחה היא תפקידכם, ו-⁠IRS אומר שבדרך כלל דרושה ראיה מתועדת, כמו קבלות, צ׳קים מבוטלים או חשבונות (IRS: נטל ההוכחה). כשהקבלה אבדה, מסמכים אחרים צריכים לעשות את העבודה הזאת.

מקרה אינו פשוט כשחסרות קבלות ליותר משנה אחת, כשהפערים כוללים רכב, נסיעות או רכישות גדולות, או כשמכתב של IRS כבר מבקש תמיכה. הסעיפים שלהלן עוסקים בכל אחד מהם.

יש שני מסלולי הוכחה:

הסף של ⁦$75⁩ לפטור מקבלה שייך לכללי הנסיעות, המתנות והרכב, ולא להוצאות רגילות. פרטים בהמשך.

⁦26 CFR 1.274-5T⁩ מזכיר גישה ישנה של בית המשפט (Cohan v. Commissioner) שהתירה קירוב קרוב כשהוצאה בוודאי נוצרה אבל הסכום המדויק לא היה ידוע. התקנה קובעת שהכלל המחמיר יותר מחליף את הגישה הזאת בנסיעות, במתנות וברכוש רשום כמו רכבים. לא התקנה הזאת ולא פרסומים 463 ו-⁠583 אומרים אם הגישה עדיין מועילה להוצאות רגילות, ולכן אסור לסמוך על הערכה.

אוספים קודם:

• דפי חשבון של כל חשבון או כרטיס ששילמו הוצאות עסקיות, לכל השנה, כולל כרטיס אישי ששימש לעסק.
• היסטוריית חיובים וחשבוניות מהחשבון המקוון של כל ספק.
• הודעות אימייל של הזמנות וקבלות, והיסטוריית רכישות מאפליקציות וחנויות.
• יומנים, מסלולי נסיעה ואימיילים עם לקוחות על נסיעות ופגישות.
• הדוח והספרים של השנה שעברה, וגם טפסי ⁦1099-NEC⁩ ו-⁠⁦1099-K⁩ שקיבלתם, כדי לוודא שההכנסה שלמה בזמן הבנייה מחדש (הם מראים כסף שנכנס, לא הוצאות).

האם דף חשבון של בנק או כרטיס אשראי מספיק אם עורכים לי ביקורת?

בדרך כלל לא לבדו. דף חשבון מוכיח ששילמתם, לא מה קניתם ולמה. פרסום 583 אומר שדפי חשבון קריאים היטב יכולים להוכיח תשלום כשהם מראים את הפרטים שלהלן, ושהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת את הניכוי. שומרים חשבוניות או שוברי מכירה שמראים שההוצאה נוצרה (פרסום 583).

פרסום 583 מדבר על דפי חשבון שמכינים מוסדות פיננסיים, ואינו אומר אם היסטוריה של אפליקציית תשלום עצמה נחשבת, ולכן מושכים גם את דף החשבון של הבנק או הכרטיס שמימנו אותה.

פרסום 463 מציין אותו דבר לגבי צ׳קים: צ׳ק מבוטל יחד עם החשבון של הנמען מבסס בדרך כלל את העלות, אבל הצ׳ק לבדו אינו מראה מטרה עסקית (פרסום 463). שורה בדף חשבון שיש בה רק שם של בית עסק משאירה אותו פער.

מה יכול לשמש במקום קבלה שאבדה?

כל דבר שמראה את הסכום, התאריך, מה נקנה ולמה יכול לעזור, והתחליף הקרוב ביותר הוא עותק מהמוכר. פרסום 583 מונה חשבונות ששולמו, חשבוניות, דפי חשבון ושוברי מכירה בין המסמכים התומכים (פרסום 583).

על השורה האחרונה: לרישום שנעשה בזמן האירוע או סמוך לו יש אמינות גבוהה שחסרה להצהרה מאוחרת יותר, כי הזיכרון לרוב לקוי. הצהרה מאוחרת דורשת ראיות מחזקות בעלות ערך הוכחתי גבוה (⁦26 CFR 1.274-5T⁩). הקטע הזה חל על הוצאות נסיעה, מתנות ורכב. בכל הוצאה, מגבים הערה שנכתבה עכשיו ברישומים חיצוניים כמו חשבוניות, אימיילים ופריטים ביומן, ומסמנים שנכתבה מאוחר יותר.

בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב, פרסום 463 מאפשר להצהרה בכתב או בעל פה שלכם למלא פער רק כשראיות תומכות אחרות מגבות אותה, והעלות, המועד, המקום או התאריך דורשים ראיה ישירה או מתועדת (פרסום 463). לגבי רכב, ראו שחזור יומן קילומטראז׳.

תשלום במזומן ללא קבלה הוא המקרה החלש ביותר, כי שום דף חשבון אינו מראה אותו. פרסום 583 אומר שכשאי אפשר להשיג קבלה על תשלום במזומן, יש לרשום הסבר הולם ברישומים בזמן התשלום (פרסום 583). בקבלן משנה ששולם במזומן, ראו תשלום לקבלני משנה במזומן.

האם קבלות חסרות הן עניין גדול? אילו הוצאות דורשות הוכחה מחמירה יותר?

בהוצאות רגילות, קבלה חסרה היא פער שממלאים ברישומים אחרים. בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב זו בעיה גדולה יותר: ⁦26 CFR 1.274-5T⁩ אינו מתיר ניכוי אלא אם כל רכיב הוכח, והוא גובר על המנהג הישן של קירוב העלות.

מקורות: פרסום 463, טבלה ⁦5-1⁩ ו-⁦26 CFR 1.274-5T⁩.

הטבלה מתארת תביעות לפי עלות בפועל. שתי שיטות בתעריף קבוע, אם אתם זכאים להן, מחליפות חלק מהקבלות: קצבת הארוחות הסטנדרטית לנסיעה הרחק מהבית, ותעריף המייל הסטנדרטי להוצאות מכונית. אף אחת מהן אינה דורשת את הקבלות האלה, אבל שתיהן עדיין דורשות הוכחה של הנסיעה או של המיילים: תאריכים, יעד, מיילים עסקיים ומטרה (⁦26 CFR 1.274-5(j)⁩; פרסום 463). אלה תעריפים קבועים, לא הערכות; הזכאות מוסברת בניכוי ארוחות עסקיות ובתעריף מייל סטנדרטי או הוצאות רכב בפועל.

כלל ההוכחה המחמיר אינו חל על רכב ייעודי שאינו לשימוש אישי (qualified nonpersonal use vehicle), כלומר רכב שמטבעו לא צפוי לשמש למטרות אישיות יותר מכמות זניחה (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩ ו-⁠(i)). אם משאית עבודה או ואן עומדים בכך תלוי ברכב ובאופן השימוש בו.

ארוחות בזמן נסיעה כפופות לכללי הנסיעות. ארוחה עסקית שאינה חלק מנסיעה אינה ברשימת ההוכחה המחמירה של החוק, שכוללת נסיעות, מתנות ורכוש רשום (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩), ואין לה שורה בטבלה ⁦5-1⁩ בפרסום 463, אבל היא עדיין חייבת להיות הוצאה עסקית אמיתית. בארוחה עסקית, פרסום 463 אומר שקבלה ממסעדה מספיקה אם היא מראה את שם המסעדה ומיקומה, מספר הסועדים, התאריך והסכום. דף חשבון של כרטיס מראה את המסעדה, התאריך והסכום, ולכן מי השתתף והסיבה העסקית דורשים רישום משלכם. כמה מארוחה ניתן לנכות מוסבר בניכוי ארוחות עסקיות.

האם רכישות קטנות דורשות קבלה?

לפי כללי הנסיעות, המתנות והרכב, אין צורך בקבלה על הוצאה שנמוכה מ-⁠⁦$75⁩, מלבד לינה. ראיה מתועדת נדרשת ללינה ולכל הוצאה אחרת של ⁦$75⁩ או יותר. היא נדרשת פחות בחיובי תחבורה כשאין קבלה זמינה בקלות, ובארוחות או לינה בנסיעה שעובד מדווח עליהם למעסיק במסגרת תוכנית החזר מוסדרת (accountable plan) באמצעות אש״ל יומי (per diem) (⁦26 CFR 1.274-5⁩; פרסום 463). הסכום, התאריך, המקום והמטרה עדיין חייבים להירשם.

פרסום 583 אינו קובע סף בדולרים להוצאות רגילות, שהספרים עדיין חייבים לתמוך בהן. מה קבלה חייבת להראות מוסבר בדרישות IRS לקבלות.

מה אם שריפה, שיטפון או קריסת מחשב השמידו את הקבלות?

אם רישומים אבדו בנסיבות שמחוץ לשליטתכם, כמו שריפה, שיטפון או אסון אחר, ⁦26 CFR 1.274-5T⁩ נותן זכות להוכיח הוצאות נסיעה, מתנות ורכב בשחזור סביר (פרסום 463). עליכם לבסס שהאובדן היה מחוץ לשליטתכם, ולכן שומרים כל מה שמראה את האירוע, כמו תביעת ביטוח או דוח אירוע.

קריסת מחשב, תיקייה שנמחקה או קופסה שאבדה אינן מוזכרות באף אחד משני המקורות. אם הן נחשבות תלוי בעובדות, ואתם תצטרכו לבסס זאת. מבקשים קודם עותקים מהבנק, ממנפיק הכרטיס ומהמוכרים.

לשחזור רישומים עסקיים לאחר אסון, IRS מזכיר עותקים של חשבוניות ספקים, דפי חשבון בנק ודוחות של שנים קודמות, שבהם הוא משתמש לנתוני מלאי ומכירות; אותם מסמכים מראים גם הוצאות. הוא מוסיף תדפיסי דוח חינמיים דרך Get Transcript, ובדואר, טופס ⁦4506-T⁩ (IRS: שחזור רישומים).

איך בונים מחדש את הוצאות השנה בלי לספור שום דבר פעמיים?

מתחילים מדפי החשבון, לא מהקבלות: הם מפרטים כל תשלום שבוצע דרך חשבון או כרטיס, ומסמכים אחרים מוכיחים אחר כך מה כל תשלום היה. השנה שאליה שייכת הוצאה נקבעת לפי שיטת החשבונאות שהעסק נוהג בה: בדרך כלל השנה שבה שולם בשיטת מזומן, והשנה שבה נוצרה ההוצאה, שולמה או לא, בשיטת צבירה (פרסום 583). בספרים בשיטת צבירה, מוסיפים חשבונות שלא שולמו בסוף השנה ומתאימים כל תשלום לחשבון פתוח כדי שלא ייספר שוב. עובדים לפי הסדר הזה:

1. מפרטים כל חשבון, כרטיס ואפליקציית תשלום ששילמו הוצאות עסקיות במהלך השנה.
2. מושכים דפי חשבון לכל השנה עבור כל אחד מהם.
3. מסמנים כל שורה כעסקית, אישית, העברה או החזר. חשבון כרטיס אשראי ששולם מחשבון הבנק הוא העברה; החיובים בכרטיס הם ההוצאות.
4. מתאימים כל שורה עסקית לרישום שמראה מה היא קנתה, ורושמים את הרישום בשורה.
5. מוסיפים תשלומים במזומן, שאף דף חשבון אינו מראה, מעותקים של מוכרים, שוברי קופה קטנה ורישומים אחרים (פרסום 583). משיכת מזומן אינה הוצאה; מתאימים אותה להוצאה ששולמה בה.
6. סופרים כל הוצאה פעם אחת. חשבונית ושורה בדף חשבון הן הוצאה אחת; החזר מקטין את ההוצאה שהוא מחזיר.
7. שומרים שורות ללא רישום תומך ברשימה נפרדת, ולא קוברים אותן בקטגוריה כללית של שונות.
8. מתאימים את הסכומים לדפי החשבון, כפי שפרסום 583 מתאר להתאמת דף חשבון בנק לספרים (פרסום 583).

לשנים שלמות שנבנות מחדש מדפי חשבון, ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק.

האם אני עלול לשלם קנס אם אין לי הוכחה להוצאה?

העלות הראשונה היא הניכוי עצמו: הוצאה ש-⁠IRS שולל מעלה את ההכנסה החייבת שלכם. אחריה עלול לבוא קנס. הקנס בגין אי-דיוק בדוח הוא ⁦20%⁩ מהחלק בתשלום החסר שמיוחס לרשלנות או להמעטה מהותית (IRS: קנס בגין אי-דיוק בדוח). ⁦26 CFR 1.6662-3⁩ קובע שרשלנות כוללת אי-שמירה על ספרים ורישומים נאותים או אי-הוכחה נאותה של פריטים.

IRS אומר שהוא רשאי לבטל קנסות מסוימים או להפחית אותם כשפעלתם בתום לב ואתם יכולים להראות סיבה סבירה, ושהוא גובה ריבית על קנסות. המבחנים להמעטה מהותית, שונים ליחידים ולחברות, והעלויות האחרות של רישומים לקויים מופיעים בקנסות על אי-שמירת רישומים עסקיים.

מה אם IRS כבר ביקש הוכחה?

ביקורת מתחילה בדואר, בבקשה בכתב למסמכים מסוימים ובתאריך למענה (IRS: ביקורות של IRS). אם לא משיבים עד התאריך הזה, IRS משלים את הביקורת ושולח דוח עם השינויים שהוא מציע.

1. קוראים אילו פריטים ושנים המכתב מכסה. הוא מבקש מסמכים מסוימים, ולכן בונים את התשובה פריט אחר פריט.
2. לכל פריט, מרכיבים את השורה מדף החשבון, את הרישום של המוכר ואת ההערה על המטרה. בפריטי נסיעה, מתנות ורכב, מוסיפים את הרכיבים שבטבלה שלמעלה.
3. מסמנים רישומים שנבנו מחדש כרישומים שנבנו מחדש, עם תאריך היצירה. לעולם לא יוצרים קבלה מחדש כך שתיראה כמו המקור.
4. ייתכן שלפריטים מסוימים אין רישום שיכול לתמוך בהם. ההוכחה היא שלכם (IRS: נטל ההוכחה), ולכן אלה הפריטים שבסיכון בביקורת. אילו פריטים כדאי לתמוך בהם קודם ואילו לא הוא עניין של שיקול דעת של מכין דוחות מס או של נציג מורשה.
5. אם צריך עוד זמן בביקורת בדואר, מבקשים זאת בכתב כפי שהמכתב מורה. IRS אומר שהוא יכול בדרך כלל להעניק הארכה אוטומטית חד-פעמית של 30 ימים. משהגיעה בדואר רשום הודעת חוסר (Notice of Deficiency), הוא אינו יכול להעניק עוד זמן למסמכים או להאריך את 90 ימים המקוריים להגשת עתירה לבית המשפט למסים (IRS: ביקורות של IRS).
6. שולחים את התשובה בדרך שמאשרת מסירה.

אפשר לייצג את עצמכם או להיעזר בנציג מורשה. איך ביקורת מתנהלת, כללי ההארכה ומי יכול לייצג אתכם מוסברים בביקורת של IRS בעסק קטן.

מה משנים כדי שקבלות לא ייעלמו שוב?

לוכדים הוכחה כשההוצאה קורית, לא בסוף השנה. לרישום שנעשה בזמן האירוע או סמוך לו יש משקל רב יותר (פרסום 463).

• משלמים הוצאות עסקיות מחשבון או מכרטיס עסקי אחד, כך שדפי החשבון מפרטים את ההוצאות העסקיות.
• שומרים כל חשבונית או אימייל קבלה בתיקיית שנה באותו שבוע.
• במזומן, כותבים בזמן התשלום על מה זה היה, מתי ובכמה (פרסום 583).
• בנסיעות, מתנות, ארוחות ושימוש ברכב, כותבים את המטרה כשזה קורה.
• מתאימים את דפי החשבון לספרים בכל חודש.

המערכת המלאה מופיעה בשמירת רישומים לעצמאים. צילומים במקום נייר מוסברים בקבלות סרוקות במקום נייר, וכמה זמן לשמור הכול מוסבר בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ובדולרים אמריקאיים.

מעצבת עם דפי כרטיס וללא קבלות

מעצבת עצמאית איבדה כל קבלה של השנה אבל יש לה את דפי הכרטיס: ⁦US$3,600⁩ על תוכנה, ⁦US$1,200⁩ על מנויים ו-⁦US$2,400⁩ על מחשב נייד, ⁦US$7,200⁩ בסך הכול. כל שורה בדף החשבון מראה את בית העסק, התאריך והסכום, מה שמוכיח תשלום. המעצבת מורידה את היסטוריית החיובים של כל מוכר ואת אישור ההזמנה של המחשב, שמראים מה נקנה ומתי, ומוסיפה הערה קצרה על כמה כל פריט משמש לעסק (הוצאות בשימוש מעורב ואחוז שימוש עסקי). לכל הוצאה יש עכשיו הוכחת תשלום, רישום של המוכר והערה. המחשב הוא גם נכס, ולכן תאריך הרכישה, המחיר והשימוש העסקי שלו נרשמים ברישומי הנכסים.

שריפה הורסת את המשרד

שריפה הורסת משרד שהחזיק כ-⁦US$15,000⁩ מקבלות ההוצאות של השנה. הבעלים מבקש עותקי חשבוניות מהספקים, מושך את דפי הבנק והכרטיס, ומשתמש בדוח של השנה הקודמת כדי לראות אילו קטגוריות ונכסים כבר נתבעו. הבעלים שומר את דוח השריפה ואת תביעת הביטוח כדי להראות שהאובדן היה מחוץ לשליטתו, ומסמן את הרשימה שנבנתה מחדש כנבנתה מחדש.

מכתב של IRS מבקש הוכחה להוצאות רכב, נסיעות וארוחות

מכתב של IRS מבקש הוכחה להוצאות בפועל של ⁦US$9,000⁩ על רכב, נסיעות וארוחות, ולבעלים אין קבלות. דפי הכרטיס מראים בית עסק, תאריך וסכום, אבל לא את המקום והמטרה של כל נסיעה, את המיילים שנסעו, או מי השתתף בכל ארוחה. אלה דורשים רישומים נפרדים: פריטים ביומן, אימיילים עם לקוחות וחשבוניות שקשורות לנסיעות, ויומן קילומטראז׳ שנבנה מהם ומסומן כנבנה מחדש. ברכב ובנסיעות, כולל ארוחות בדרך, סכום שהוערך מהזיכרון אינו ניתן לניכוי.

המצב שלכם שונה?

• חסרות לכם קבלות ליותר משנה אחת, או שהפערים כוללים רכב, נסיעות או רכישות גדולות: אילו הוצאות יכולות להישען על רישומים אחרים ומה לבנות קודם הם עניינים של שיקול דעת לפי העובדות שלכם. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות את הספרים מחדש שנה אחר שנה.
• מכתב של IRS כבר מבקש הוכחה: התאריך שבמכתב קובע את המועד למענה, הודעת חוסר (Notice of Deficiency) אינה מאפשרת זמן נוסף למסמכים ואינה מאפשרת להאריך את 90 ימים להגשת עתירה לבית המשפט למסים, ופריטי נסיעה, מתנות ורכב דורשים כל רכיב. קראו ביקורת של IRS בעסק קטן וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להרכיב את הרישומים שהמכתב מזכיר.
• דוח שכבר הוגש כלל הוצאות שאתם לא יכולים לתמוך בהן עכשיו: קראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש את השנה שהושפעה.
• הספרים מפגרים בחודשים או בשנים, או שדפי החשבון לא מתאימים להם: ראו השלמת ספרים באיחור ולשנים שלא הוגשו, הוצאות Schedule C לשנים שלא הוגשו.
• שילמתם הוצאות עסקיות בכרטיס אישי: ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.
• אתם חברה או שותפות: פרסום 463 נכתב לעובדים ולבעלי עסקים יחידניים ומפנה אתכם להוראות הדוח שלכם בנסיעות וארוחות, והספרים של הישות עדיין חייבים להספיק כדי לבסס כל ניכוי (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). קבלו עזרה בהנהלת חשבונות אם ברישומי הישות יש פערים.