Mất biên lai chi phí kinh doanh: dùng gì để chứng minh

Nếu mất biên lai, tôi còn khấu trừ được chi phí kinh doanh không?

Mất biên lai không tự động làm mất khoản khấu trừ. Khoản chi vẫn phải là chi phí kinh doanh có thật, và bạn phải chứng minh bằng các hồ sơ khác. Quy định liên bang yêu cầu sổ sách hoặc hồ sơ đủ để xác lập các khoản khấu trừ của bạn (26 CFR 1.6001-1; IRS Topic 305), và IRS cho biết luật không đòi hỏi loại hồ sơ cụ thể nào, trừ một vài trường hợp (Publication 583). Việc chứng minh là trách nhiệm của bạn, và IRS cho biết bạn thường cần chứng từ như biên lai, séc đã thanh toán hoặc hóa đơn (IRS: Nghĩa vụ chứng minh). Khi biên lai đã mất, các giấy tờ khác phải làm thay công việc đó.

Trường hợp không còn đơn giản khi thiếu biên lai của nhiều hơn một năm, khi các khoản thiếu gồm chi phí xe, đi lại hoặc khoản mua lớn, hoặc khi thư của IRS đã yêu cầu hồ sơ. Các phần bên dưới nói về từng trường hợp.

Có hai mức chứng minh:

Mức không cần biên lai $75 thuộc về quy tắc chi phí đi lại, quà tặng và xe, không áp dụng cho chi phí thông thường. Chi tiết ở bên dưới.

26 CFR 1.274-5T nhắc đến một cách tiếp cận cũ của tòa án (Cohan v. Commissioner) từng cho phép lấy số xấp xỉ gần đúng khi chắc chắn đã phát sinh chi phí nhưng không biết chính xác số tiền. Quy định này nêu rằng quy tắc nghiêm hơn thay thế cách tiếp cận đó đối với chi phí đi lại, quà tặng và tài sản được liệt kê như xe. Cả quy định đó lẫn Publication 463 và 583 đều không nói cách tiếp cận này còn giúp được cho chi phí thông thường hay không, nên đừng trông cậy vào số ước tính.

Hãy gom trước:

• Sao kê của mọi tài khoản hoặc thẻ đã trả chi phí kinh doanh, cho cả năm, kể cả thẻ cá nhân đã dùng cho việc kinh doanh.
• Lịch sử thanh toán và hóa đơn trong tài khoản trực tuyến của từng người bán.
• Email xác nhận đơn hàng và email biên lai, cùng lịch sử mua trên ứng dụng hoặc cửa hàng.
• Lịch, lịch trình và email với khách hàng cho các chuyến đi và cuộc họp.
• Tờ khai và sổ sách năm ngoái, cùng các Form 1099-NEC và Form 1099-K bạn đã nhận, để kiểm tra thu nhập đã đầy đủ khi dựng lại sổ sách (các giấy tờ này cho thấy tiền vào, không phải chi phí).

Nếu bị kiểm tra thuế, sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng có đủ không?

Thường là không, nếu chỉ có sao kê. Sao kê chứng minh bạn đã trả tiền, không cho biết bạn đã mua gì hoặc vì sao. Publication 583 nêu rằng sao kê tài khoản rất rõ ràng có thể chứng minh việc thanh toán khi có đủ các chi tiết dưới đây, và bằng chứng đã thanh toán tự nó không xác lập khoản khấu trừ. Hãy giữ hóa đơn hoặc phiếu bán hàng cho thấy chi phí đã phát sinh (Publication 583).

Publication 583 nói về sao kê do tổ chức tài chính lập và không nói lịch sử của ứng dụng thanh toán có được chấp nhận hay không, nên hãy lấy thêm sao kê của ngân hàng hoặc thẻ đã cấp tiền cho giao dịch đó.

Publication 463 nêu cùng điểm này đối với séc: tờ séc đã thanh toán kèm hóa đơn của người nhận thường xác lập được chi phí, nhưng riêng tờ séc không cho thấy mục đích kinh doanh (Publication 463). Một dòng sao kê chỉ có tên cửa hàng cũng để lại khoảng trống tương tự.

Dùng gì thay cho biên lai đã mất?

Bất cứ thứ gì cho thấy số tiền, ngày, món đã mua và lý do đều có thể giúp ích, và vật thay thế gần nhất là bản sao từ người bán. Publication 583 liệt kê hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn bán hàng, sao kê tài khoản và phiếu bán hàng trong số các giấy tờ hỗ trợ (Publication 583).

Về dòng cuối: hồ sơ lập vào lúc đó hoặc gần lúc đó có độ tin cậy cao mà lời khai viết sau không có, vì trí nhớ thường kém. Lời khai viết sau cần thêm bằng chứng xác nhận có giá trị chứng minh cao (26 CFR 1.274-5T). Đoạn đó chi phối chi phí đi lại, quà tặng và xe. Với mọi loại chi phí, hãy dùng hồ sơ từ bên ngoài như hóa đơn, email và mục trên lịch để hỗ trợ ghi chú viết bây giờ, và ghi rõ đó là ghi chú viết sau.

Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, Publication 463 chỉ cho phép lời khai bằng văn bản hoặc lời nói của chính bạn bù vào chỗ thiếu khi có bằng chứng hỗ trợ khác, và chi phí, thời gian, địa điểm hoặc ngày cần có bằng chứng trực tiếp hoặc bằng giấy tờ (Publication 463). Với xe, xem dựng lại nhật ký số dặm.

Khoản trả bằng tiền mặt không có biên lai là trường hợp yếu nhất, vì không có sao kê nào ghi lại. Publication 583 nêu rằng khi bạn không thể lấy biên lai cho một khoản trả bằng tiền mặt, bạn nên ghi lời giải thích đầy đủ vào hồ sơ ngay lúc thanh toán (Publication 583). Với nhà thầu phụ được trả bằng tiền mặt, xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ.

Thiếu biên lai có nghiêm trọng không? Chi phí nào cần chứng minh nghiêm hơn?

Với chi phí thông thường, biên lai bị thiếu là một chỗ trống cần lấp bằng hồ sơ khác. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, vấn đề lớn hơn: 26 CFR 1.274-5T không cho khấu trừ nếu từng yếu tố không được chứng minh, và quy định này thay thế cách làm cũ là lấy số xấp xỉ.

Nguồn: Publication 463, Table 5-1 và 26 CFR 1.274-5T.

Bảng này mô tả trường hợp khai theo chi phí thực tế. Hai phương pháp theo mức cố định, nếu bạn đủ điều kiện, thay thế được một số biên lai: mức trợ cấp bữa ăn tiêu chuẩn cho chuyến đi xa nhà, và mức dặm tiêu chuẩn (standard mileage rate) cho chi phí xe hơi. Cả hai đều không cần các biên lai đó, nhưng vẫn cần chứng minh chuyến đi hoặc số dặm: ngày, điểm đến, số dặm dùng cho kinh doanh và mục đích (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463). Đó là mức cố định, không phải số ước tính; điều kiện nằm trong khoản khấu trừ bữa ăn kinh doanh và mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế.

Quy tắc chứng minh nghiêm hơn không áp dụng cho xe "qualified nonpersonal use vehicle" (xe không dùng cho mục đích cá nhân), tức loại xe mà bản chất khó có thể được dùng cho mục đích cá nhân quá mức tối thiểu (26 U.S.C. 274(d) and (i)). Xe tải hoặc xe van dùng cho công việc có đủ điều kiện hay không tùy vào loại xe và cách sử dụng.

Bữa ăn khi đi công tác thuộc quy tắc chi phí đi lại. Bữa ăn kinh doanh không nằm trong chuyến đi thì không có trong danh sách phải chứng minh nghiêm ngặt của đạo luật gồm chi phí đi lại, quà tặng và tài sản được liệt kê (26 U.S.C. 274(d)), và Table 5-1 trong Publication 463 cũng không có dòng nào cho loại này, nhưng đó vẫn phải là chi phí kinh doanh có thật. Với bữa ăn kinh doanh, Publication 463 nêu rằng biên lai nhà hàng là đủ nếu ghi tên và địa điểm nhà hàng, số người được phục vụ, ngày và số tiền. Sao kê thẻ cho thấy nhà hàng, ngày và số tiền, nên ai tham dự và lý do kinh doanh cần hồ sơ của chính bạn. Bữa ăn được khấu trừ bao nhiêu nằm trong khoản khấu trừ bữa ăn kinh doanh.

Khoản mua nhỏ có cần biên lai không?

Theo quy tắc chi phí đi lại, quà tặng và xe, không cần biên lai cho khoản chi dưới $75, trừ tiền lưu trú. Chứng từ bằng giấy tờ là bắt buộc đối với tiền lưu trú và mọi khoản chi khác từ $75 trở lên. Chứng từ được miễn đối với phí vận chuyển khi không dễ lấy biên lai, và đối với bữa ăn hoặc tiền lưu trú khi đi công tác mà nhân viên báo cáo với người sử dụng lao động theo kế hoạch accountable plan bằng khoản trợ cấp theo ngày (per diem) (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Số tiền, ngày, địa điểm và mục đích vẫn phải được ghi lại.

Publication 583 không đặt mức tiền giới hạn nào cho chi phí thông thường, và sổ sách vẫn phải có chứng từ hỗ trợ. Biên lai phải ghi những gì được nêu trong yêu cầu của IRS về biên lai.

Nếu biên lai bị hủy do cháy, ngập lụt hoặc máy tính hỏng thì sao?

Nếu hồ sơ mất do hoàn cảnh nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, như cháy, ngập lụt hoặc tai nạn khác, 26 CFR 1.274-5T cho bạn quyền chứng minh chi phí đi lại, quà tặng và xe bằng cách dựng lại hợp lý (Publication 463). Bạn phải chứng minh rằng việc mất hồ sơ nằm ngoài tầm kiểm soát của mình, nên hãy giữ mọi giấy tờ cho thấy sự việc, như hồ sơ yêu cầu bảo hiểm bồi thường hoặc biên bản sự cố.

Máy tính hỏng, thư mục bị xóa hoặc thùng giấy tờ thất lạc không được nêu tên trong cả hai nguồn. Có được tính hay không tùy vào từng trường hợp, và bạn sẽ phải chứng minh. Hãy xin bản sao từ ngân hàng, đơn vị phát hành thẻ và người bán trước.

Để dựng lại hồ sơ kinh doanh sau thiên tai, IRS nêu tên bản sao hóa đơn của nhà cung cấp, sao kê ngân hàng và tờ khai của các năm trước, mà IRS dùng cho số liệu hàng tồn kho và doanh thu; các giấy tờ này cũng cho thấy khoản chi tiêu. IRS cho biết thêm có thể lấy bản trích lục tờ khai miễn phí qua Get Transcript và, qua đường bưu điện, bằng Form 4506-T (IRS: Dựng lại hồ sơ).

Làm sao dựng lại chi phí cả năm mà không tính trùng khoản nào?

Hãy bắt đầu từ sao kê, không phải từ biên lai: sao kê liệt kê mọi khoản thanh toán qua một tài khoản hoặc thẻ, và các giấy tờ khác sau đó chứng minh từng khoản là gì. Năm mà một chi phí thuộc về tuân theo phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã áp dụng: thường là năm trả tiền nếu theo phương pháp tiền mặt (cash method), và là năm phát sinh, dù đã trả hay chưa, nếu theo phương pháp dồn tích (accrual method) (Publication 583). Với sổ theo phương pháp dồn tích, hãy thêm các hóa đơn chưa trả vào cuối năm và đối chiếu từng khoản thanh toán với hóa đơn đang mở để không tính lại lần nữa. Làm theo thứ tự sau:

1. Liệt kê mọi tài khoản, thẻ và ứng dụng thanh toán đã trả chi phí kinh doanh trong năm.
2. Lấy sao kê cả năm của từng tài khoản, thẻ và ứng dụng.
3. Đánh dấu mỗi dòng là chi phí kinh doanh, chi phí cá nhân, khoản chuyển hoặc khoản hoàn tiền. Hóa đơn thẻ tín dụng được trả từ tài khoản ngân hàng là một khoản chuyển; các khoản mua trên thẻ mới là chi phí.
4. Đối chiếu từng dòng kinh doanh với một hồ sơ cho biết đã mua gì, và ghi hồ sơ đó vào dòng.
5. Thêm các khoản trả bằng tiền mặt, vốn không có sao kê nào ghi lại, từ bản sao của người bán, phiếu quỹ tiền mặt nhỏ và các hồ sơ khác (Publication 583). Rút tiền mặt không phải là chi phí; hãy đối chiếu nó với khoản chi mà nó đã trả.
6. Mỗi khoản chi chỉ tính một lần. Hóa đơn và dòng sao kê của nó là một khoản chi; khoản hoàn tiền làm giảm khoản chi mà nó hoàn lại.
7. Giữ các dòng không có hồ sơ hỗ trợ trong một danh sách riêng, thay vì chôn chúng vào mục chi phí khác.
8. Đối chiếu tổng với sao kê, như Publication 583 mô tả về việc đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ sách (Publication 583).

Với cả năm được dựng lại từ sao kê, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Tôi có thể bị phạt nếu không chứng minh được một khoản chi không?

Cái giá đầu tiên là chính khoản khấu trừ: chi phí bị IRS không chấp nhận sẽ làm thu nhập chịu thuế của bạn tăng lên. Tiền phạt có thể theo sau. Tiền phạt do khai sai liên quan đến độ chính xác là 20% của phần số thuế khai thiếu do sơ suất hoặc do khai thiếu đáng kể (IRS: Tiền phạt do khai sai liên quan đến độ chính xác). 26 CFR 1.6662-3 nêu rằng sơ suất gồm việc không lưu sổ sách và hồ sơ đầy đủ hoặc không chứng minh đúng cách các khoản mục.

IRS cho biết họ có thể xóa hoặc giảm một số khoản phạt khi bạn hành động thiện chí và chứng minh được lý do chính đáng, và họ tính lãi trên tiền phạt. Các tiêu chí về khai thiếu đáng kể, khác nhau giữa cá nhân và công ty, cùng các chi phí khác của việc lưu hồ sơ kém được nêu trong tiền phạt khi không lưu hồ sơ kinh doanh.

Nếu IRS đã yêu cầu chứng minh thì sao?

Cuộc kiểm tra thuế bắt đầu bằng thư, kèm yêu cầu bằng văn bản về những giấy tờ cụ thể và ngày phải trả lời (IRS: Các cuộc kiểm tra thuế của IRS). Nếu bạn không trả lời chậm nhất vào ngày đó, IRS hoàn tất cuộc kiểm tra và gửi báo cáo kèm các thay đổi họ đề xuất.

1. Hãy đọc kỹ thư nêu những khoản mục và năm nào. Thư yêu cầu những giấy tờ cụ thể, nên hãy chuẩn bị câu trả lời theo từng khoản mục.
2. Với mỗi khoản mục, hãy tập hợp dòng sao kê, hồ sơ của người bán và ghi chú về mục đích. Với các khoản đi lại, quà tặng và xe, hãy thêm các yếu tố trong bảng ở trên.
3. Hãy ghi rõ hồ sơ dựng lại là hồ sơ dựng lại, kèm ngày lập. Không bao giờ làm lại biên lai để trông giống bản gốc.
4. Một số khoản mục có thể không có hồ sơ nào hỗ trợ. Việc chứng minh là của bạn (IRS: Nghĩa vụ chứng minh), nên những khoản mục đó là những khoản có nguy cơ bị bác trong cuộc kiểm tra. Khoản nào đáng chứng minh trước, khoản nào không, là quyết định cần phán đoán của người chuẩn bị thuế hoặc người đại diện được ủy quyền.
5. Nếu bạn cần thêm thời gian trong cuộc kiểm tra qua thư, hãy đề nghị bằng văn bản theo hướng dẫn trong thư. IRS cho biết thường có thể cho gia hạn tự động một lần là 30 ngày. Khi Notice of Deficiency (thông báo thiếu thuế) được gửi đến bằng thư bảo đảm, IRS không thể cho thêm thời gian nộp giấy tờ hoặc kéo dài 90 ngày ban đầu để kiện lên Tax Court (IRS: Các cuộc kiểm tra thuế của IRS).
6. Hãy gửi câu trả lời bằng phương thức có xác nhận đã giao.

Bạn có thể tự đại diện cho mình hoặc dùng người đại diện được ủy quyền. Cuộc kiểm tra diễn ra thế nào, quy tắc gia hạn và ai có thể đại diện cho bạn được nêu trong IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ.

Tôi cần thay đổi gì để biên lai không bị thất lạc nữa?

Hãy lưu chứng từ ngay khi chi phí phát sinh, không đợi đến cuối năm. Hồ sơ lập vào lúc đó hoặc gần lúc đó có sức nặng hơn (Publication 463).

• Trả chi phí kinh doanh từ một tài khoản hoặc một thẻ kinh doanh, để sao kê liệt kê các khoản chi tiêu kinh doanh.
• Lưu mỗi email hóa đơn hoặc biên lai vào thư mục của năm đó ngay trong tuần.
• Với tiền mặt, hãy viết ngay lúc trả tiền khoản đó dùng cho việc gì, khi nào và bao nhiêu (Publication 583).
• Với chi phí đi lại, quà tặng, bữa ăn và việc dùng xe, hãy ghi mục đích ngay khi sự việc xảy ra.
• Đối chiếu sao kê với sổ sách mỗi tháng.

Toàn bộ hệ thống được nêu trong lưu hồ sơ cho người tự kinh doanh. Ảnh thay cho giấy được nêu trong biên lai quét thay cho bản giấy, và thời gian lưu mọi hồ sơ nằm trong lưu hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thiết kế có sao kê thẻ nhưng không có biên lai

Một nhà thiết kế làm việc tự do mất mọi biên lai của năm nhưng còn sao kê thẻ: US$3.600 phần mềm, US$1.200 phí đăng ký và một chiếc laptop US$2.400, tổng cộng US$7.200. Mỗi dòng sao kê cho thấy cửa hàng, ngày và số tiền, đủ để chứng minh đã thanh toán. Nhà thiết kế tải lịch sử thanh toán của từng người bán và xác nhận đơn hàng của laptop, cho thấy đã mua gì và khi nào, rồi thêm một ghi chú ngắn về mức mỗi món được dùng cho kinh doanh (chi phí dùng chung và tỷ lệ kinh doanh). Mỗi khoản chi giờ có bằng chứng thanh toán, hồ sơ của người bán và ghi chú. Laptop còn là một tài sản, nên ngày mua, giá và mức dùng cho kinh doanh được ghi vào hồ sơ tài sản.

Một vụ cháy phá hủy văn phòng

Một vụ cháy phá hủy văn phòng đang chứa khoảng US$15.000 biên lai chi phí của năm. Chủ doanh nghiệp xin các nhà cung cấp bản sao hóa đơn, lấy sao kê ngân hàng và thẻ, và dùng tờ khai năm trước để xem những nhóm chi phí và tài sản nào đã được khai. Chủ doanh nghiệp giữ biên bản vụ cháy và hồ sơ yêu cầu bảo hiểm để chứng minh việc mất hồ sơ nằm ngoài tầm kiểm soát, và ghi rõ danh sách dựng lại là danh sách dựng lại.

Thư của IRS yêu cầu chứng minh chi phí xe, đi lại và bữa ăn

Một lá thư của IRS yêu cầu chứng minh US$9.000 chi phí thực tế của xe, đi lại và bữa ăn, và chủ doanh nghiệp không có biên lai nào. Sao kê thẻ cho thấy cửa hàng, ngày và số tiền, nhưng không cho thấy địa điểm và mục đích của từng chuyến đi, số dặm đã lái, hay ai đã dự từng bữa ăn. Những điều đó cần hồ sơ riêng: mục trên lịch, email với khách hàng và hóa đơn gắn với các chuyến đi, cùng nhật ký số dặm dựng lại từ các hồ sơ đó và ghi rõ là dựng lại. Với xe và chi phí đi lại, kể cả bữa ăn trên đường, số tiền ước tính theo trí nhớ không được khấu trừ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn thiếu biên lai của nhiều hơn một năm, hoặc các khoản thiếu gồm chi phí xe, đi lại hoặc khoản mua lớn: chi phí nào có thể dựa vào hồ sơ khác, và nên dựng lại gì trước, là những quyết định cần phán đoán theo hoàn cảnh của bạn. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại sổ sách từng năm một.
• Thư của IRS đã yêu cầu chứng minh: ngày trả lời ghi trên thư là ngày quyết định, Notice of Deficiency không cho thêm thời gian nộp giấy tờ và không kéo dài 90 ngày để kiện lên Tax Court, và các khoản đi lại, quà tặng và xe cần đủ mọi yếu tố. Hãy đọc IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán tập hợp các hồ sơ mà thư nêu.
• Tờ khai đã nộp có các chi phí mà bây giờ bạn không chứng minh được: hãy đọc điều chỉnh tờ khai vì sai sót về chi phí kinh doanh và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại năm bị ảnh hưởng.
• Sổ sách chậm vài tháng hoặc vài năm, hoặc sao kê không khớp với sổ: xem bù sổ sách bị chậm và, với các năm chưa nộp tờ khai, chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai.
• Bạn đã trả chi phí kinh doanh bằng thẻ cá nhân: xem chi phí kinh doanh trên thẻ tín dụng cá nhân.
• Bạn là công ty hoặc hợp danh: Publication 463 được viết cho nhân viên và chủ doanh nghiệp một chủ và chuyển bạn sang hướng dẫn điền tờ khai của mình để biết về chi phí đi lại và bữa ăn, và sổ sách của pháp nhân vẫn phải đủ để xác lập từng khoản khấu trừ (26 CFR 1.6001-1). Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán nếu hồ sơ của pháp nhân có chỗ thiếu.