Perguntas antes de contratar um responsável contábil

O que devo perguntar a um responsável contábil antes de contratá-lo?

Peça por escrito as respostas às perguntas abaixo, porque o dever de manter a escrituração correta continua com você, não importa quem a faça. O IRS permite que você use qualquer sistema de registros que mostre com clareza a renda e as despesas e chama de ônus da prova o seu dever de comprovar o que consta da sua declaração. As páginas do IRS citadas aqui não fixam entregas obrigatórias para um responsável contábil, então quem as fixa são as condições escritas.

Se for perguntar só cinco coisas, pergunte pelas entregas mensais e pela data de entrega, por quem deposita os impostos da folha de pagamento e de qual conta, por quem tem o login de administrador do software, por quem pode movimentar dinheiro e por como você encerra o contrato. Recusar qualquer uma dessas respostas por escrito é o primeiro sinal de alerta; a lista completa está no fim.

O caso não é simples quando:

• a folha de pagamento ou o imposto sobre vendas faz parte do trabalho, ou o imposto sobre vendas abrange mais de um estado;
• a escrituração está atrasada, ou o último responsável contábil deixou uma bagunça;
• um proprietário tem várias empresas;
• a declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação será montada a partir dessa escrituração;
• você ainda não sabe se precisa apenas de um responsável contábil ou de um ligado a um CPA que entrega suas declarações;
• um proprietário, uma conta bancária ou um cliente está fora dos EUA, ou a escrituração inclui valores em moeda estrangeira;
• já chegou um aviso do IRS ou de um estado.

Separe antes de começar a ligar: o software que você usa hoje, três meses de extratos bancários e de cartão, uma lista do que a empresa precisa entregar (folha de pagamento, imposto sobre vendas, formulários 1099, declarações) e quando, e os dados de contato do responsável contábil anterior.

O que ele fará a cada mês e o que vou receber?

Peça as entregas mensais em uma lista escrita, com data de entrega, e peça para ver relatórios de exemplo feitos com dados fictícios, e não com os registros de outro cliente. Sem uma lista, “escrituração contábil” pode significar qualquer coisa, desde classificar lançamentos até um fechamento completo do mês. Conciliar é comparar a escrituração com o extrato, corrigir erros e listar os itens pendentes, como cheques ainda não compensados, para que os saldos ajustados batam.

Pergunte:

• Quais contas você concilia a cada mês: banco, cartão, empréstimo, processador de pagamentos?
• Recebo uma demonstração do resultado, um balanço patrimonial e os relatórios de conciliação que estão por trás deles?
• Existe uma lista de itens em aberto, os lançamentos que você não conseguiu classificar?
• Onde ficam guardados os recibos e os extratos, e eu mesmo posso abri-los?
• Se a minha escrituração estiver atrasada ou errada, como você vai assumi-la: a partir de qual data, vai refazer os meses anteriores, e isso é cobrado à parte?

Uma boa resposta cita as contas, os relatórios e uma data. Uma demonstração do resultado sem nada por trás não pode ser conferida. Veja o que um serviço mensal de escrituração inclui e como conferir o trabalho do seu responsável contábil.

Em quanto tempo ele fecha a escrituração, e qual é a data limite?

As páginas do IRS citadas aqui não fixam prazo para fechar a escrituração, então peça um número de dias úteis depois do fim do mês e a data limite, que é o dia até o qual você precisa enviar recibos e responder a perguntas. O teste é se o fechamento acontece antes das datas de vencimento das suas entregas ao IRS.

Uma data que cai em um fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil, e as declarações de sociedade de pessoas e de corporação podem ser prorrogadas com o Form 7004, entregue até o vencimento normal. Pergunte:

• Quantos dias úteis depois do fim do mês levo para receber a escrituração?
• Qual é a data limite para os meus recibos e respostas, e o que acontece se eu a perder?
• Quando recebo a escrituração final do ano para a declaração e para os formulários de fim de ano?
• Você vai responder às perguntas do meu preparador de declarações e fazer os lançamentos que ele pedir, e com que rapidez?

“Quando ficar pronto” não é uma data. Para ver as etapas de um fechamento, consulte a lista de verificação do fechamento mensal.

Quem faz o trabalho: a pessoa que conheço ou uma equipe por trás dela?

Peça o nome de cada pessoa que vai cuidar dos seus registros, o que cada uma faz e quem revisa o trabalho antes de você vê-lo. Quem recebe acesso à escrituração em geral consegue ver a movimentação do seu banco e, se trabalha com a folha de pagamento, os números de Social Security dos seus empregados.

Pergunte:

• A pessoa com quem estou falando vai fazer a minha escrituração ou vai passá-la a outra pessoa?
• Quem revisa o trabalho, e quem cobre quando o meu contato está ausente?
• Alguma parte do trabalho é feita fora dos EUA?
• Cada pessoa recebe um login próprio nos meus sistemas?
• Você já fez a escrituração de uma empresa como a minha, e em qual software?

A Publication 4557 do IRS foi escrita para profissionais de impostos, mas é razoável exigir suas regras de qualquer pessoa que guarde os seus registros. Ela diz que cada pessoa com acesso às contas dos clientes deve ter uma senha única e que o acesso deve ir só a quem precisa dele. Sobre a escolha entre atendimento remoto e local, veja responsável contábil local ou on-line; sobre equipes no exterior, veja como contratar um responsável contábil no exterior.

Ele é CPA, enrolled agent ou nenhum dos dois, e pode falar com o IRS por mim?

O IRS dá autoridade para falar em seu nome por credencial, e não por cargo, e “responsável contábil” não está na lista dele. Quem tem um número de identificação de preparador do IRS (PTIN) pode preparar declarações, mas só algumas credenciais trazem direitos de representação.

Peça a licença ou o registro e confira com quem o emitiu: a licença de um CPA no conselho estadual de contabilidade, um enrolled agent ou participante do programa no diretório de preparadores do IRS. Um nome que não aparece no diretório é motivo para perguntar, não prova de problema. Se o responsável contábil também prepara declarações, pergunte quem assina: o preparador pago deve assinar e informar o PTIN em toda declaração, e o IRS chama a recusa de um grande sinal de alerta. Se outra pessoa prepara a declaração, pergunte se o responsável contábil e esse preparador vão trabalhar com o mesmo arquivo e quem corrige a escrituração se a declaração revelar uma diferença.

Pergunte quem responderia a uma carta do IRS ou acompanharia uma auditoria. Um responsável contábil sem credencial listada pode ser indicado no Form 8821, que permite a essa pessoa consultar e receber as suas informações fiscais dos impostos e anos que você listar, mas não falar em seu nome. Só um representante habilitado pode ser indicado no Form 2848. Veja responsável contábil, contador ou CPA.

Ele cuida da folha de pagamento e do imposto sobre vendas, e quem é responsável se um depósito for perdido?

Se você é o empregador, continua responsável mesmo quando um responsável contábil ou um provedor de folha de pagamento faz o pagamento. O IRS diz que o empregador é o responsável final pelos depósitos dos impostos sobre a folha, deve os impostos, as multas e os juros se um terceiro deixar de pagar, e pode ser responsabilizado pessoalmente por certos impostos federais não pagos. A Trust Fund Recovery Penalty (multa de recuperação dos valores retidos, seção 6672) é uma dessas responsabilidades: ela pode ser aplicada a qualquer pessoa responsável que deixe de pagar de propósito o imposto retido, grupo que, segundo o IRS, inclui provedores de serviços de folha de pagamento e outros que controlam os fundos. Há uma exceção: o código tributário trata uma organização profissional de empregadores certificada (CPEO) como empregadora, para os impostos federais sobre a folha, em relação aos salários que ela recolhe dos empregados do seu local de trabalho. Por isso, pergunte se o provedor de folha de pagamento é uma CPEO, confira a lista pública de CPEOs certificadas do IRS e leia o contrato.

O depósito em atraso gera uma multa de 2% a 15% do depósito não pago, conforme o número de dias de atraso e se o IRS já enviou um aviso. As alíquotas não se acumulam. Quem deve o quê depois de um depósito perdido está em quando o provedor de folha de pagamento não pagou os seus impostos.

Pergunte sobre a folha de pagamento:

• Quem executa a folha de pagamento e quem faz cada depósito, de qual conta?
• O provedor da folha de pagamento é uma CPEO ou um provedor comum?
• Os depósitos serão feitos com o meu EIN (número de identificação do empregador), para que eu me cadastre no Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, sistema de pagamento eletrônico de impostos federais) do IRS com o meu próprio PIN e veja cada depósito? O IRS recomenda fazer isso e conferir periodicamente, e diz que o cadastro dá acesso on-line a 16 meses de histórico de pagamentos. A CPEO deposita com o número dela, e os clientes dela não veem esses depósitos no EFTPS; por isso, peça à CPEO a comprovação de cada um.
• Como você vai me avisar no dia em que um depósito ou uma entrega falhar?
• Quem entrega os Forms 941, 940, W-2 e 1099-NEC e as declarações estaduais da folha de pagamento?
• Qual endereço está registrado no IRS? O IRS recomenda com firmeza que seja o seu, porque os avisos vão para esse endereço.

Pergunte sobre o imposto sobre vendas:

• Em quais estados você entrega declarações, e quem decide quando preciso me cadastrar em um novo?
• Quem entra na conta de cada estado, quem paga e quem recebe os avisos do estado?

O imposto sobre vendas é definido estado por estado. Veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Qual software ele vai usar, e o arquivo e os dados ficarão no meu nome?

Uma conta de software no nome da empresa, com você como administrador principal e o responsável contábil como usuário, mantém a escrituração ao seu alcance se o trabalho acabar. O IRS diz que, quando a escrituração é mantida em um software de contabilidade, os examinadores de auditorias de pequenas empresas e autônomos pedem um arquivo de backup da escrituração logo no início, com o nome de usuário e a senha do administrador. Ele espera pedir o arquivo na maioria dessas auditorias e pode não precisar dele em uma auditoria restrita. O contribuinte pode definir uma senha de administrador temporária para o backup, em vez de entregar a de uso diário. Um arquivo recriado para a auditoria não atende ao pedido, e o contribuinte continua responsável pelos livros e registros.

Pergunte:

• Qual software, quem paga por ele e em nome de quem está a conta?
• Serei o administrador principal, com o responsável contábil como usuário separado?
• Posso exportar um backup completo do arquivo sempre que pedir e no fim de cada ano?
• Se você usa um sistema próprio, o que recebo quando nos separarmos, e em que formato?
• Por quanto tempo você guarda os meus registros depois que o trabalho acaba?

Um responsável contábil que tem o único login de administrador, ou que entrega relatórios mas nunca o arquivo, pode deixar você sem condições de responder a um examinador. Veja como dar acesso a um responsável contábil.

De que acessos ele precisa, e é possível limitá-los para que ninguém movimente dinheiro?

O responsável contábil precisa de um login próprio, com o menor acesso que permita fazer o trabalho. Muitos proprietários mantêm para si, ou para uma segunda pessoa, a administração do banco, a liberação de pagamentos e o cadastro dos impostos da folha. A Publication 4557 diz para limitar o acesso a quem precisa dele e para manter trilhas de auditoria que registrem quem fez o quê, quando e o que mudou. O IRS também lista como sinal de alerta o preparador que desvia a restituição do cliente para a conta do próprio preparador.

Pergunte:

• De qual perfil de acesso ao banco você precisa, e existe um que só permita ver as contas, sem pagar, incluir um beneficiário ou mudar um limite?
• Quem aprova e libera os pagamentos?
• Você vai usar o seu próprio login, nunca o meu?

As páginas do IRS citadas aqui não descrevem perfis de acesso bancário, que variam de banco para banco; por isso, pergunte ao banco e peça a resposta por escrito. As etapas estão em como dar acesso às suas contas a um responsável contábil.

Como o preço é definido, e o que é extra?

Pergunte em que a mensalidade se baseia e o que faz o valor subir, porque os orçamentos só são comparáveis quando o trabalho é o mesmo. Nenhuma das fontes oficiais citadas aqui define honorários de escrituração contábil, então quem decide são as condições do contrato. Veja quanto custa um responsável contábil por mês.

Pergunte:

• O valor é fixo ou por hora, e que volume ele pressupõe: lançamentos, contas, empresas?
• O que é cobrado além disso: folhas de pagamento, formulários de prestadores de serviços, declarações de imposto sobre vendas por estado, meses de atualização contábil, trabalho de fim de ano, retrabalho?
• O que acontece com o valor se o volume crescer, e com quanta antecedência avisam de uma mudança de preço?
• Algo é pago adiantado, e como recebo o recibo?

O IRS lista o pagamento só em dinheiro, sem recibo e os honorários calculados como parte da restituição entre os sinais de um mau preparador, e lista a cobrança por serviços não prestados como má conduta. Para as condições que devem constar por escrito, veja o guia da carta de contratação.

Como ele protege os meus dados, e o que acontece quando nos separarmos?

Peça as práticas de segurança dele antes de enviar qualquer coisa e as condições de saída antes de assinar. A Publication 4557 diz que os profissionais de impostos devem proteger os dados dos clientes conforme a FTC Safeguards Rule, que exige um plano escrito de segurança da informação, e lista medidas básicas. A página do IRS não diz se a regra alcança um responsável contábil que não prepara declarações, mas as perguntas continuam razoáveis.

Pergunte sobre os dados:

• Existe um plano de segurança escrito, e quem é o responsável por ele?
• Todos que acessam os meus dados precisam de uma segunda etapa de login?
• Como você recebe e envia documentos: um portal seguro ou transferência criptografada, e não e-mail comum?
• Os arquivos são criptografados e têm backup?
• Você vai me avisar se os meus dados forem expostos?

Pergunte sobre a saída:

• O que recebo quando nos separarmos: o arquivo completo, os documentos de apoio e a lista de itens em aberto, e em quanto tempo?
• Você vai remover todos os logins e se retirar de qualquer autorização do IRS? A Publication 4557 manda os profissionais retirarem as autorizações de quem deixou de ser cliente, e as instruções do Form 8821 e do Form 2848 explicam como você mesmo pode revogar uma.
• Quando as suas cópias são destruídas?

Guarde a sua própria cópia: o IRS manda os empregadores guardarem os registros dos impostos sobre a folha por pelo menos quatro anos depois da data em que o imposto vence ou é pago, a que for posterior, e os demais registros pelo tempo em que puderem ser necessários para comprovar renda ou deduções em uma declaração. O IRS também lista como má conduta do preparador a falta de devolução dos registros originais do cliente. Para a passagem do trabalho, veja como trocar de responsável contábil.

A quem posso pedir referências, e quais sinais de alerta significam um não?

Peça dois ou três clientes atuais com uma empresa parecida com a sua e pergunte a cada um se os relatórios chegaram no prazo, se algum depósito ou entrega foi perdido, se foi preciso correr atrás de respostas e como foi a passagem do trabalho. Nenhuma das fontes oficiais citadas aqui traz perguntas para referências. Os sinais de alerta abaixo vêm dos riscos acima e do que o IRS lista como má conduta de preparadores. Um responsável contábil que prepara declarações ou executa a folha de pagamento se enquadra nessas listas, e os mesmos comportamentos são testes razoáveis para quem não faz isso.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Três orçamentos para uma loja virtual

Uma LLC de comércio eletrônico em Phoenix recebe três orçamentos. O proprietário faz as mesmas perguntas a cada responsável contábil: quais contas são conciliadas, em quais estados são entregues declarações, quem executa os depósitos da folha de pagamento e o que é cobrado à parte.

As respostas mostram três trabalhos diferentes, então os orçamentos só são comparáveis quando o escopo é o mesmo.

Quem é responsável pelos depósitos da folha de pagamento

A dona de um restaurante pergunta quem executa os depósitos da folha de pagamento. O provedor, uma empresa de folha de pagamento comum que deposita com o EIN dela, diz que a responsabilidade continua sendo da proprietária. Ela se cadastra no EFTPS com o próprio PIN e, a cada trimestre, compara os depósitos que ele mostra com os relatórios da folha de pagamento. Um depósito ausente, mesmo que uma só vez, é o sinal de alerta que o IRS descreve, então ela pergunta ao provedor sobre ele na hora.

Acesso bancário total por um valor fixo

Uma freelancer recebe a oferta de acesso bancário total por uma mensalidade de US$150. Ela pede primeiro acesso somente para consulta e um escopo por escrito. O banco não tem perfil só de consulta, então ela envia os extratos todo mês, guarda para si o login de pagamento e só assina depois que o escopo e as condições de saída estão escritos.

E no seu caso?

• Você está escolhendo entre responsáveis contábeis, muitas vezes depois de um primeiro que deu errado: combine por escrito o escopo, o prazo de fechamento, os acessos e as condições de saída antes de assinar. Se você precisa apenas de um responsável contábil ou de um ligado a um CPA que entrega suas declarações, isso depende da folha de pagamento, do imposto sobre vendas, do tipo da sua empresa e do que a declaração exige. Converse sobre isso com a ajuda de escrituração contábil.
• A escrituração está atrasada, ou o último responsável contábil deixou uma bagunça: veja como colocar em dia a escrituração atrasada e procure a ajuda de escrituração contábil antes que uma declaração dependa dela. Pergunte a um novo responsável contábil como ele vai assumir o arquivo.
• Um depósito da folha de pagamento foi perdido, ou chegou um aviso do IRS ou de um estado: veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento e um aviso do IRS para a sua empresa. Multas e responsabilidade pessoal dependem dos fatos, então peça que os meses afetados sejam revisados com a ajuda de escrituração contábil.
• Uma sociedade de pessoas, uma corporação ou várias empresas vão entregar declarações a partir dessa escrituração: veja responsável contábil, contador ou CPA e pergunte sobre a ajuda de escrituração contábil ligada à declaração.
• Um proprietário, uma conta bancária ou um cliente está fora dos EUA: pergunte se o responsável contábil já fez a escrituração de empresas de propriedade estrangeira ou que atuam em dois países, e veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e ajuda com impostos entre países.
• Você está comparando um pacote on-line, um escritório de CPA, um responsável contábil local ou remoto, ou é uma startup: veja serviço de escrituração on-line ou escritório de CPA, responsável contábil local ou on-line e como escolher um contador para uma startup.
• Você já tem um responsável contábil, ou não tem certeza de que precisa de um: veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil, como trocar de responsável contábil e fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil. Se a resposta depende da folha de pagamento, do imposto sobre vendas ou da declaração que a escrituração alimenta, converse sobre isso com a ajuda de escrituração contábil.