Buchhalter einstellen: Fragen vor Vertragsabschluss, Warnsignale

Welche Fragen sollte ich einem Buchhalter vor der Einstellung stellen?

Lassen Sie sich die Antworten auf die folgenden Fragen schriftlich geben, denn die Pflicht, korrekte Bücher zu führen, bleibt bei Ihnen, egal wer sie führt. Der IRS erlaubt Ihnen, jedes Buchführungssystem zu verwenden, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und nennt Ihre Pflicht, die Angaben in Ihrer Steuererklärung zu belegen, die Beweislast (Burden of Proof). Die hier zitierten IRS-Seiten legen keine verpflichtenden Leistungen für einen Buchhalter fest, das tun daher die schriftlichen Vereinbarungen.

Wenn Sie nur fünf Dinge fragen, fragen Sie nach den monatlichen Leistungen samt Liefertermin, wer die Lohnsteuer einzahlt und von welchem Konto, wer das Administrator-Login der Software hält, wer Geld bewegen kann und wie Sie die Zusammenarbeit beenden. Wenn sich jemand weigert, eines davon schriftlich zu bestätigen, ist das das erste Warnsignal. Die vollständige Liste steht am Ende.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Lohnabrechnung oder Sales Tax zur Arbeit gehören oder die Sales Tax mehr als einen Bundesstaat betrifft;
• die Bücher im Rückstand sind oder der letzte Buchhalter Chaos hinterlassen hat;
• ein Eigentümer mehrere Gesellschaften hat;
• aus diesen Büchern eine Erklärung einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft erstellt wird;
• Sie noch nicht beurteilen können, ob Sie nur einen Buchhalter brauchen oder einen, der mit einem CPA verbunden ist, der Ihre Steuererklärungen einreicht;
• ein Eigentümer, ein Bankkonto oder ein Kunde außerhalb der USA ist oder die Bücher Beträge in Fremdwährung enthalten;
• bereits ein Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates eingegangen ist.

Legen Sie bereit, bevor Sie anrufen: die Software, die Sie jetzt nutzen, drei Monate Konto- und Kartenauszüge, eine Liste dessen, was das Unternehmen einreichen muss (Lohnabrechnung, Sales Tax, Forms 1099, Steuererklärungen) und wann, sowie die Kontaktdaten des bisherigen Buchhalters.

Was machen sie jeden Monat, und was bekomme ich?

Lassen Sie sich die monatlichen Leistungen als schriftliche Liste mit Liefertermin geben und bitten Sie um Musterberichte mit fiktiven Daten, nicht mit den Unterlagen eines anderen Kunden. Ohne Liste kann „Buchhaltung“ alles bedeuten, vom Sortieren von Transaktionen bis zum vollständigen Monatsabschluss. Abstimmen bedeutet, die Bücher mit dem Kontoauszug zu vergleichen, Fehler zu korrigieren und offene Posten aufzulisten, etwa noch nicht eingelöste Schecks, damit die bereinigten Salden übereinstimmen.

Fragen Sie:

• Welche Konten stimmen Sie jeden Monat ab: Bank, Karte, Darlehen, Zahlungsabwickler?
• Erhalte ich eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und die Abstimmungsberichte dahinter?
• Gibt es eine Liste offener Posten, also der Transaktionen, die Sie nicht zuordnen konnten?
• Wo werden die Belege und Auszüge gespeichert, und kann ich sie selbst öffnen?
• Wie übernehmen Sie, wenn meine Bücher im Rückstand oder falsch sind: ab welchem Datum, machen Sie frühere Monate neu, und wird das gesondert berechnet?

Eine gute Antwort nennt die Konten, die Berichte und ein Datum. Eine Gewinn- und Verlustrechnung ohne Unterbau lässt sich nicht prüfen. Siehe was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst und die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.

Wie schnell schließen sie die Bücher, und wie lautet der Stichtag?

Die hier zitierten IRS-Seiten legen keine Frist für den Abschluss der Bücher fest. Verlangen Sie daher eine Zahl von Werktagen nach Monatsende und den Stichtag, also den Tag, bis zu dem Sie Belege schicken und Fragen beantworten müssen. Entscheidend ist, ob der Abschluss vor den Fälligkeitsterminen Ihrer Einreichungen liegt.

Fällt ein Termin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Die Erklärungen der Personengesellschaft und der Kapitalgesellschaft können mit Form 7004, eingereicht bis zum regulären Fälligkeitstermin, verlängert werden. Fragen Sie:

• Wie viele Werktage nach Monatsende bekomme ich die Bücher?
• Wie lautet der Stichtag für meine Belege und Antworten, und was passiert, wenn ich ihn verpasse?
• Wann erhalte ich die endgültigen Jahresbücher für die Steuererklärung und die Formulare zum Jahresende?
• Beantworten Sie die Fragen meines Erstellers der Steuererklärung und nehmen Sie die gewünschten Buchungen vor, und wie schnell?

„Wenn es fertig ist“ ist kein Datum. Zu den Schritten hinter einem Abschluss siehe die Checkliste für den Monatsabschluss.

Wer macht die Arbeit: die Person, die ich treffe, oder ein Team dahinter?

Fragen Sie nach dem Namen jeder Person, die Ihre Unterlagen bearbeitet, was jede tut und wer die Arbeit prüft, bevor Sie sie sehen. Wer Zugriff auf die Bücher hat, sieht in der Regel Ihre Bankbewegungen und, wenn er an der Lohnabrechnung arbeitet, die Social-Security-Nummern Ihrer Arbeitnehmer.

Fragen Sie:

• Macht die Person, mit der ich spreche, meine Bücher selbst oder gibt sie sie weiter?
• Wer prüft die Arbeit, und wer vertritt meinen Ansprechpartner bei Abwesenheit?
• Wird ein Teil der Arbeit außerhalb der USA erledigt?
• Bekommt jede Person ein eigenes Login für meine Systeme?
• Haben Sie Bücher für ein Unternehmen wie meines geführt, und in welcher Software?

IRS Publication 4557 richtet sich an Steuerexperten, aber ihre Regeln dürfen Sie von jedem verlangen, der Ihre Unterlagen verwahrt. Danach sollte jede Person mit Zugriff auf Kundenkonten ein eigenes Passwort haben, und der Zugriff sollte nur an die gehen, die ihn brauchen. Zur Frage remote oder vor Ort siehe lokaler oder Online-Buchhalter, zu Teams im Ausland siehe einen Buchhalter im Ausland beauftragen.

Sind sie CPA, Enrolled Agent oder keins von beidem, und dürfen sie für mich mit dem IRS sprechen?

Der IRS vergibt die Befugnis, für Sie zu sprechen, nach Qualifikation, nicht nach Berufsbezeichnung, und „Buchhalter“ steht nicht auf seiner Liste. Jeder mit einer PTIN (Preparer Tax Identification Number, Steuernummer für Ersteller von Steuererklärungen) darf Steuererklärungen erstellen, aber nur manche Qualifikationen verleihen Vertretungsrechte.

Lassen Sie sich die Lizenz oder Zulassung zeigen und prüfen Sie sie beim Aussteller: die Lizenz eines CPA bei der staatlichen Aufsichtsbehörde (State Board of Accountancy), einen Enrolled Agent oder Programmteilnehmer im Verzeichnis der Ersteller des IRS. Ein Name, der im Verzeichnis fehlt, ist ein Grund nachzufragen, kein Beweis für ein Problem. Erstellt der Buchhalter auch Steuererklärungen, fragen Sie, wer unterschreibt: Ein bezahlter Ersteller muss unterschreiben und eine PTIN angeben, und zwar auf jeder Erklärung. Der IRS nennt eine Weigerung ein großes Warnsignal. Erstellt jemand anderes die Erklärung, fragen Sie, ob der Buchhalter und dieser Ersteller mit derselben Datei arbeiten und wer die Bücher korrigiert, wenn die Erklärung eine Abweichung zeigt.

Fragen Sie, wer ein IRS-Schreiben beantworten oder an einer Prüfung teilnehmen würde. Ein Buchhalter ohne gelistete Qualifikation kann auf Form 8821 benannt werden. Damit darf diese Person Ihre Steuerdaten für die angegebenen Steuern und Jahre einsehen und erhalten, aber nicht für Sie sprechen. Auf Form 2848 kann nur ein berechtigter Vertreter benannt werden. Siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Übernehmen sie Lohnabrechnung und Sales Tax, und wer haftet, wenn eine Einzahlung ausfällt?

Sind Sie der Arbeitgeber, bleiben Sie verantwortlich, auch wenn ein Buchhalter oder Lohnabrechnungsanbieter die Zahlung leistet. Der IRS sagt, der Arbeitgeber sei letztlich verantwortlich für die Einzahlung der Lohnsteuern, schulde die Steuern, Zuschläge und Zinsen, wenn ein Dritter nicht zahlt, und könne für bestimmte nicht gezahlte Bundessteuern persönlich haftbar gemacht werden. Der Trust Fund Recovery Penalty (Haftung für einbehaltene Steuern, Section 6672) ist eine solche Haftung: Er kann gegen jede verantwortliche Person festgesetzt werden, die vorsätzlich einbehaltene Steuern nicht abführt, ein Kreis, zu dem laut IRS Lohnabrechnungsdienstleister und andere gehören, die über die Mittel verfügen. Eine Ausnahme: Das Steuergesetz behandelt eine Certified Professional Employer Organization (CPEO, zertifizierter Personaldienstleister) für die Bundeslohnsteuern auf die Löhne, die sie für Ihre Arbeitnehmer am Arbeitsplatz abführt, als Arbeitgeber. Fragen Sie daher, ob ein Lohnabrechnungsanbieter eine CPEO ist, prüfen Sie die öffentliche Liste zertifizierter CPEOs des IRS und lesen Sie den Vertrag.

Eine verspätete Einzahlung zieht einen Zuschlag von 2 % bis 15 % auf die nicht gezahlte Einzahlung nach sich, abhängig davon, wie viele Tage sie verspätet ist und ob der IRS bereits ein Schreiben geschickt hat. Die Sätze addieren sich nicht. Wer nach einem Versäumnis was schuldet, steht in wenn ein Lohnabrechnungsanbieter Ihre Steuern nicht gezahlt hat.

Fragen zur Lohnabrechnung:

• Wer führt die Lohnabrechnung aus, und wer leistet jede Einzahlung, von welchem Konto?
• Ist der Lohnabrechnungsanbieter eine CPEO oder ein gewöhnlicher Anbieter?
• Laufen die Einzahlungen unter meiner EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), damit ich mich beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, elektronisches System des IRS für Bundessteuerzahlungen) mit meiner eigenen PIN anmelden und jede Einzahlung sehen kann? Der IRS rät, das zu tun und regelmäßig zu prüfen, und sagt, die Anmeldung gebe Online-Zugriff auf 16 Monate Zahlungshistorie. Eine CPEO zahlt unter ihrer eigenen Nummer ein, und ihre Kunden können diese Einzahlungen in EFTPS nicht sehen. Verlangen Sie daher von einer CPEO einen Nachweis für jede Einzahlung.
• Wie informieren Sie mich an dem Tag, an dem eine Einzahlung oder Einreichung scheitert?
• Wer reicht Forms 941, 940, W-2 und 1099-NEC sowie die Lohnsteuererklärungen der Bundesstaaten ein?
• Wessen Adresse ist beim IRS hinterlegt? Der IRS empfiehlt dringend, dass es Ihre bleibt, weil Schreiben an diese Adresse gehen.

Fragen zur Sales Tax:

• In welchen Bundesstaaten reichen Sie ein, und wer entscheidet, wann ich mich in einem neuen registrieren muss?
• Wer meldet sich bei jedem Konto eines Bundesstaates an, wer zahlt, und wer erhält die Schreiben des Bundesstaates?

Die Sales Tax wird Bundesstaat für Bundesstaat festgelegt. Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Welche Software verwenden sie, und bleiben Datei und Daten auf meinen Namen?

Ein Software-Konto auf den Namen des Unternehmens, mit Ihnen als Hauptadministrator und dem Buchhalter als Benutzer, hält die Bücher in Ihrer Reichweite, wenn die Zusammenarbeit endet. Der IRS sagt, wenn Bücher in einer Buchhaltungssoftware geführt werden, fordern Prüfer in Prüfungen von kleinen Unternehmen und Selbstständigen früh eine Sicherungsdatei der Bücher an, mit Benutzername und Passwort des Administrators. Er erwartet, in den meisten solchen Prüfungen danach zu fragen, und braucht die Datei bei einer engen Prüfung womöglich nicht. Ein Steuerpflichtiger kann für die Sicherung ein temporäres Administratorpasswort festlegen, statt das alltägliche weiterzugeben. Eine für die Prüfung neu erstellte Datei erfüllt die Anforderung nicht, und der Steuerpflichtige bleibt für die Bücher und Unterlagen verantwortlich.

Fragen Sie:

• Welche Software, wer bezahlt sie, und auf wessen Namen läuft das Konto?
• Werde ich Hauptadministrator, und der Buchhalter ein eigener Benutzer?
• Kann ich jederzeit auf Anfrage und zu jedem Jahresende eine vollständige Sicherung der Datei exportieren?
• Was erhalte ich bei der Trennung, wenn Sie Ihr eigenes System nutzen, und in welchem Format?
• Wie lange bewahren Sie meine Unterlagen nach Ende der Arbeit auf?

Ein Buchhalter, der das einzige Administrator-Login hält oder Ihnen zwar Berichte, aber nie die Datei gibt, kann Sie unfähig machen, einem Prüfer zu antworten. Siehe einem Buchhalter Zugriff geben.

Welchen Zugriff brauchen sie, und lässt er sich so begrenzen, dass niemand Geld bewegen kann?

Ein Buchhalter braucht ein eigenes Login mit dem geringsten Zugriff, der die Arbeit erlaubt. Viele Inhaber behalten die Bankadministration, die Freigabe von Zahlungen und die Anmeldung zur Lohnsteuer bei sich oder einer zweiten Person. Publication 4557 empfiehlt, den Zugriff zu begrenzen auf Personen, die ihn brauchen, und Prüfpfade zu führen, die festhalten, wer wann was getan und was geändert hat. Der IRS nennt außerdem einen Ersteller, der die Erstattung eines Kunden auf das eigene Konto des Erstellers umleitet, als Warnzeichen.

Fragen Sie:

• Welche Bankrolle brauchen Sie, und gibt es eine, die Konten nur einsehen, aber nicht zahlen, keinen Zahlungsempfänger hinzufügen und kein Limit ändern kann?
• Wer genehmigt und gibt Zahlungen frei?
• Verwenden Sie Ihr eigenes Login, nie meines?

Die hier zitierten IRS-Seiten beschreiben keine Bankrollen, die sich von Bank zu Bank unterscheiden. Fragen Sie daher die Bank und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Die Schritte stehen in einem Buchhalter Zugriff auf Ihre Konten geben.

Wie wird der Preis festgelegt, und was kostet extra?

Fragen Sie, wonach sich die Gebühr richtet und was mehr auslöst, denn Angebote sind nur vergleichbar, wenn die Arbeit dieselbe ist. Keine der hier zitierten amtlichen Quellen legt Buchhaltungsgebühren fest, daher entscheiden die Vertragsbedingungen. Siehe was ein Buchhalter pro Monat kostet.

Fragen Sie:

• Ist die Gebühr pauschal oder stundenweise, und von welchem Volumen geht sie aus: Transaktionen, Konten, Gesellschaften?
• Was wird zusätzlich berechnet: Lohnabrechnungsläufe, Formulare für Auftragnehmer, Sales-Tax-Erklärungen je Bundesstaat, Nachholmonate, Jahresabschlussarbeiten, Nacharbeit?
• Was geschieht mit der Gebühr, wenn das Volumen wächst, und mit welcher Frist wird eine Preisänderung angekündigt?
• Wird etwas im Voraus bezahlt, und wie erhalte ich eine Quittung?

Der IRS nennt reine Barzahlung ohne Quittung und Gebühren, die sich nach einem Anteil an der Erstattung richten, unter den Zeichen eines schlechten Erstellers und nennt das Berechnen nicht erbrachter Leistungen Fehlverhalten. Zu den Bedingungen, die schriftlich festgehalten werden sollten, siehe den Ratgeber zum Engagement Letter.

Wie schützen sie meine Daten, und was geschieht bei der Trennung?

Fragen Sie nach den Sicherheitsmaßnahmen, bevor Sie etwas senden, und nach den Ausstiegsbedingungen, bevor Sie unterschreiben. Publication 4557 sagt, Steuerexperten müssten Kundendaten nach der FTC Safeguards Rule schützen, die einen schriftlichen Informationssicherheitsplan verlangt, und führt grundlegende Schritte auf. Die IRS-Seite sagt nicht, ob die Regel einen Buchhalter erfasst, der keine Steuererklärungen erstellt, aber die Fragen sind trotzdem berechtigt.

Fragen zu den Daten:

• Gibt es einen schriftlichen Sicherheitsplan, und wer ist dafür zuständig?
• Ist für alle, die an meine Daten kommen, ein zweiter Anmeldeschritt vorgeschrieben?
• Wie erhalten und senden Sie Dokumente: über ein sicheres Portal oder verschlüsselte Übertragung, nicht per einfacher E-Mail?
• Sind Dateien verschlüsselt und gesichert?
• Informieren Sie mich, wenn meine Daten offengelegt werden?

Fragen zum Ausstieg:

• Was erhalte ich bei der Trennung: die vollständige Datei, die Belege und die Liste offener Posten, und wie schnell?
• Entfernen Sie jedes Login und ziehen Sie sich aus jeder IRS-Vollmacht zurück? Publication 4557 weist Praktiker an, Vollmachten für Personen zu widerrufen, die keine Kunden mehr sind, und die Anleitungen zu Form 8821 und Form 2848 erklären, wie Sie selbst eine widerrufen.
• Wann werden Ihre Kopien vernichtet?

Behalten Sie eine eigene Kopie: Der IRS weist Arbeitgeber an, Lohnsteuerunterlagen aufzubewahren, und zwar mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt, und andere Unterlagen so lange, wie sie zum Nachweis von Einkünften oder Abzügen in einer Erklärung gebraucht werden können. Der IRS nennt auch das Nichtherausgeben von Originalunterlagen eines Kunden als Fehlverhalten eines Erstellers. Zur Übergabe siehe Ihren Buchhalter ersetzen.

Wen kann ich um eine Referenz bitten, und welche Warnsignale bedeuten Nein?

Bitten Sie um zwei oder drei aktuelle Kunden mit einem Unternehmen wie Ihrem und fragen Sie jeden, ob die Berichte pünktlich kamen, ob je eine Einzahlung oder Einreichung versäumt wurde, ob er Antworten hinterherlaufen musste und wie eine Übergabe verlief. Keine der hier zitierten amtlichen Quellen liefert Fragen für Referenzen. Die Warnsignale unten stammen aus den oben genannten Risiken und aus dem, was der IRS als Fehlverhalten von Erstellern aufführt. Ein Buchhalter, der Steuererklärungen erstellt oder die Lohnabrechnung führt, fällt unter diese Listen, und dieselben Verhaltensweisen sind faire Prüfsteine für einen, der das nicht tut.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar.

Drei Angebote für einen Onlineshop

Eine E-Commerce-LLC in Phoenix erhält drei Angebote. Der Inhaber stellt jedem Buchhalter dieselben Fragen: Welche Konten werden abgestimmt, in welchen Bundesstaaten wird eingereicht, wer führt die Lohnsteuer-Einzahlungen aus, und was wird zusätzlich berechnet.

Die Antworten zeigen drei verschiedene Aufträge, daher sind die Angebote erst vergleichbar, wenn der Leistungsumfang derselbe ist.

Wer für die Lohnsteuer-Einzahlungen verantwortlich ist

Die Inhaberin eines Restaurants fragt, wer die Lohnsteuer-Einzahlungen ausführt. Der Anbieter, ein gewöhnliches Lohnabrechnungsunternehmen, das unter ihrer EIN einzahlt, sagt, die Inhaberin bleibe verantwortlich. Sie meldet sich mit ihrer eigenen PIN bei EFTPS an und vergleicht jedes Quartal die dort angezeigten Einzahlungen mit den Lohnabrechnungsberichten. Eine einzige fehlende Einzahlung ist das Warnsignal, das der IRS beschreibt, also fragt sie den Anbieter sofort danach.

Voller Bankzugriff für eine Pauschale

Einer Freiberuflerin wird voller Bankzugriff bei einer Gebühr von US$150 im Monat angeboten. Sie verlangt zuerst einen reinen Lesezugriff und einen schriftlichen Leistungsumfang. Die Bank kennt keine Rolle nur zum Ansehen, also schickt sie jeden Monat Kontoauszüge, behält das Zahlungslogin selbst und unterschreibt erst, nachdem Leistungsumfang und Ausstiegsbedingungen schriftlich festgehalten sind.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie wählen Buchhalter aus, oft nach einem schlechten ersten: Legen Sie Leistungsumfang, Abschlusszeitpunkt, Zugriff und Ausstiegsbedingungen schriftlich fest, bevor Sie unterschreiben. Ob Sie nur einen Buchhalter brauchen oder einen, der mit einem CPA verbunden ist, der Ihre Steuererklärungen einreicht, hängt von Lohnabrechnung, Sales Tax, Ihrer Rechtsform und dem ab, was die Steuererklärung braucht. Besprechen Sie es mit der Buchhaltungshilfe.
• Die Bücher sind im Rückstand, oder der letzte Buchhalter hat Chaos hinterlassen: Siehe überfällige Bücher nachholen und holen Sie sich Buchhaltungshilfe, bevor eine Steuererklärung davon abhängt. Fragen Sie einen neuen Buchhalter, wie er die Datei übernimmt.
• Eine Lohnsteuer-Einzahlung wurde versäumt, oder ein Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates ist eingegangen: Siehe Rückstand bei der Lohnsteuer und ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen. Zuschläge und persönliche Haftung hängen vom Einzelfall ab, lassen Sie daher die betroffenen Monate mit der Buchhaltungshilfe prüfen.
• Eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft oder mehrere Gesellschaften reichen Erklärungen aus diesen Büchern ein: Siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA und fragen Sie nach Buchhaltungshilfe, die mit der Steuererklärung verbunden ist.
• Ein Eigentümer, ein Bankkonto oder ein Kunde ist außerhalb der USA: Fragen Sie, ob der Buchhalter Bücher für Unternehmen in ausländischem Besitz oder mit zwei Ländern geführt hat, und siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie vergleichen ein Online-Paket, eine CPA-Kanzlei, einen lokalen oder Remote-Buchhalter oder sind ein Start-up: Siehe Online-Buchhaltungsservice oder CPA-Kanzlei, lokaler oder Online-Buchhalter und einen Buchhaltungsexperten für ein Start-up wählen.
• Sie haben bereits einen Buchhalter oder sind nicht sicher, ob Sie einen brauchen: Siehe die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen, Ihren Buchhalter ersetzen und Bücher selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen. Hängt die Antwort von Lohnabrechnung, Sales Tax oder der Steuererklärung ab, die aus den Büchern entsteht, besprechen Sie es mit der Buchhaltungshilfe.