Preguntas antes de contratar a un responsable contable y señales de alerta

¿Qué debo preguntarle a un responsable contable antes de contratarlo?

Pida por escrito las respuestas a las preguntas siguientes, porque la obligación de llevar una contabilidad correcta sigue siendo suya, sin importar quién la lleve. El IRS permite usar cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y llama «carga de la prueba» a su obligación de demostrar lo que consta en su declaración. Las páginas del IRS citadas aquí no fijan entregas obligatorias para un responsable contable, así que las fijan las condiciones por escrito.

Si solo hace cinco preguntas, pida las entregas mensuales y su fecha, quién deposita los impuestos de nómina y desde qué cuenta, quién tiene la clave de administrador del software, quién puede mover dinero y cómo termina la relación. Que se nieguen a ponerlo por escrito es la primera señal de alerta; la lista completa está al final.

Un caso no es sencillo cuando:

• la nómina o el impuesto sobre las ventas forman parte del trabajo, o el impuesto sobre las ventas abarca más de un estado;
• la contabilidad está atrasada, o el responsable contable anterior dejó un desorden;
• un propietario tiene varias entidades;
• se armará una declaración de sociedad de personas o de corporación con esta contabilidad;
• todavía no sabe si necesita solo un responsable contable o uno vinculado a un CPA que presente sus declaraciones;
• un propietario, una cuenta bancaria o un cliente está fuera de EE. UU., o la contabilidad incluye montos en moneda extranjera;
• ya llegó un aviso del IRS o del estado.

Reúna antes de empezar a llamar: el software que usa ahora, tres meses de estados de cuenta bancarios y de tarjetas, una lista de lo que el negocio debe presentar (nómina, impuesto sobre las ventas, Forms 1099, declaraciones) y cuándo, y los datos de contacto del responsable contable anterior.

¿Qué hará cada mes y qué voy a recibir?

Pida las entregas mensuales en una lista escrita con fecha de entrega, y pida ver informes de muestra hechos con datos ficticios, no con los registros de otro cliente. Sin una lista, «contabilidad» puede significar desde clasificar transacciones hasta un cierre mensual completo. Conciliar es comparar la contabilidad con el estado de cuenta, corregir errores y enumerar las partidas pendientes, como los cheques aún no cobrados, para que los saldos ajustados coincidan.

Pregunte:

• ¿Qué cuentas concilia cada mes: bancarias, de tarjeta, de préstamos, de procesadores de pago?
• ¿Recibo un estado de resultados, un balance general y los informes de conciliación que los respaldan?
• ¿Hay una lista de partidas abiertas, es decir, las transacciones que no pudo clasificar?
• ¿Dónde se guardan los recibos y los estados de cuenta, y puedo abrirlos yo mismo?
• Si mi contabilidad está atrasada o tiene errores, ¿cómo la va a asumir: desde qué fecha, rehará los meses anteriores y eso se cobra aparte?

Una buena respuesta nombra las cuentas, los informes y una fecha. Un estado de resultados sin nada que lo respalde no se puede verificar. Vea qué incluye un servicio mensual de contabilidad y cómo revisar el trabajo de su responsable contable.

¿Qué tan rápido cierran la contabilidad y cuál es la fecha de corte?

Las páginas del IRS citadas aquí no fijan un plazo para cerrar la contabilidad, así que pida un número de días hábiles después del fin de mes y la fecha de corte, que es el día en que usted debe enviar los recibos y responder las preguntas. La prueba es si el cierre llega antes de las fechas de vencimiento de sus presentaciones.

Una fecha que cae en fin de semana o en un feriado legal pasa al siguiente día hábil, y las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones pueden prorrogarse con el Form 7004, presentado a más tardar en la fecha de vencimiento regular. Pregunte:

• ¿Cuántos días hábiles después del fin de mes recibo la contabilidad?
• ¿Cuál es la fecha de corte para mis recibos y mis respuestas, y qué pasa si no la cumplo?
• ¿Cuándo recibo la contabilidad definitiva del año para la declaración y los formularios de fin de año?
• ¿Responderá las preguntas de mi preparador de impuestos y hará los asientos que le pida, y con qué rapidez?

«Cuando esté listo» no es una fecha. Para ver los pasos de un cierre, consulte la lista de verificación del cierre mensual.

¿Quién hace el trabajo: la persona que conozco o un equipo detrás de ella?

Pida el nombre de cada persona que manejará sus registros, qué hace cada una y quién revisa el trabajo antes de que usted lo vea. Quien tenga acceso a la contabilidad por lo general puede ver los movimientos de sus cuentas bancarias y, si trabaja en la nómina, los números de Seguro Social de sus empleados.

Pregunte:

• ¿La persona con quien hablo llevará mi contabilidad o se la pasará a otra?
• ¿Quién revisa el trabajo y quién cubre cuando mi contacto está ausente?
• ¿Parte del trabajo se hace fuera de EE. UU.?
• ¿Cada persona tiene su propia clave de acceso a mis sistemas?
• ¿Ha llevado la contabilidad de un negocio como el mío y en qué software?

La Publication 4557 del IRS está escrita para profesionales de impuestos, pero es razonable exigir sus reglas a cualquiera que guarde sus registros. Dice que cada persona con acceso a las cuentas de los clientes debe tener una contraseña única y que el acceso debe darse solo a quienes lo necesitan. Sobre trabajo remoto o local, vea responsable contable local o en línea; sobre equipos en el extranjero, vea cómo contratar a un responsable contable en el extranjero.

¿Es CPA, agente inscrito (enrolled agent) o ninguno de los dos, y puede hablar con el IRS por mí?

El IRS da autoridad para hablar en su nombre según la credencial, no según el cargo, y «responsable contable» no figura en su lista. Cualquier persona con un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) puede preparar declaraciones, pero solo algunas credenciales conllevan derechos de representación.

Pida la licencia o la inscripción y verifíquela con quien la emitió: la licencia de un CPA con la junta estatal de contabilidad, y un agente inscrito o participante del programa en el directorio de preparadores del IRS. Que un nombre no aparezca en el directorio es un motivo para preguntar, no una prueba de problema. Si el responsable contable también prepara declaraciones, pregunte quién firma: un preparador pagado debe firmar e incluir un PTIN en cada declaración, y el IRS considera que negarse es una señal de alerta grave. Si otra persona prepara la declaración, pregunte si el responsable contable y ese preparador trabajarán con el mismo archivo y quién corrige la contabilidad si la declaración revela una diferencia.

Pregunte quién respondería una carta del IRS o asistiría a una auditoría. Un responsable contable sin una credencial reconocida puede figurar en el Form 8821, que le permite examinar y recibir su información tributaria de los impuestos y años que usted indique, pero no hablar en su nombre. Solo un representante elegible puede figurar en el Form 2848. Vea responsable contable, contador o CPA.

¿Manejan la nómina y el impuesto sobre las ventas, y quién responde si se omite un depósito?

Si usted es el empleador, sigue siendo responsable aunque un responsable contable o un proveedor de nómina haga el pago. El IRS dice que el empleador es el responsable final de los depósitos de impuestos de nómina, debe los impuestos, las multas y los intereses si un tercero no paga, y puede responder personalmente por ciertos impuestos federales impagos. La multa por recuperación de impuestos en fideicomiso (Trust Fund Recovery Penalty) (sección 6672) es una de esas responsabilidades: puede imponerse a cualquier persona responsable que deliberadamente no pague el impuesto retenido, un grupo que según el IRS incluye a los proveedores de servicios de nómina y a otros que controlan los fondos. Hay una excepción: el código tributario trata a una organización certificada de empleadores profesionales (CPEO) como el empleador para los impuestos federales sobre el empleo de los salarios que remite por sus empleados en el lugar de trabajo, así que pregunte si el proveedor de nómina es una, consulte la lista pública de CPEO certificadas del IRS y lea el contrato.

Un depósito tardío conlleva una multa de del 2% al 15% del depósito impago, según cuántos días de retraso tenga y si el IRS ya envió un aviso. Las tasas no se acumulan. Quién debe qué tras un incumplimiento se explica en cuando un proveedor de nómina no pagó sus impuestos.

Pregunte sobre la nómina:

• ¿Quién procesa la nómina y quién hace cada depósito, desde qué cuenta?
• ¿El proveedor de nómina es una CPEO o un proveedor ordinario?
• ¿Los depósitos se harán con mi número de identificación del empleador (EIN) para que yo pueda inscribirme en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) del IRS con mi propio PIN y ver cada depósito? El IRS indica hacerlo y revisar periódicamente, y que la inscripción da acceso en línea a 16 meses de historial de pagos. Una CPEO deposita con su propio número y sus clientes no pueden ver esos depósitos en el EFTPS, así que pídale a una CPEO la prueba de cada uno.
• ¿Cómo me avisará el día en que falle un depósito o una presentación?
• ¿Quién presenta los Forms 941, 940, W-2 y 1099-NEC, y las declaraciones estatales de nómina?
• ¿De quién es la dirección registrada en el IRS? El IRS recomienda enfáticamente que sea la suya, porque los avisos se envían a esa dirección.

Pregunte sobre el impuesto sobre las ventas:

• ¿En qué estados presentan declaraciones y quién decide cuándo debo registrarme en uno nuevo?
• ¿Quién ingresa a la cuenta de cada estado, quién paga y quién recibe los avisos del estado?

El impuesto sobre las ventas se fija estado por estado. Vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué software usarán y el archivo y los datos seguirán a mi nombre?

Una cuenta de software a nombre del negocio, con usted como administrador principal y el responsable contable como usuario, mantiene la contabilidad a su alcance si el trabajo termina. El IRS dice que, cuando la contabilidad se lleva en un software, los examinadores de las auditorías de pequeñas empresas y trabajadores independientes piden pronto un archivo de respaldo de la contabilidad, con el nombre de usuario y la contraseña del administrador. Espera pedirlo en la mayoría de esas auditorías y puede no necesitar el archivo en una auditoría acotada. El contribuyente puede fijar una contraseña temporal de administrador para el respaldo en lugar de entregar la de uso diario. Un archivo recreado para la auditoría no cumple con la solicitud, y el contribuyente sigue siendo responsable de los libros y registros.

Pregunte:

• ¿Qué software, quién lo paga y a nombre de quién está la cuenta?
• ¿Seré el administrador principal y el responsable contable un usuario aparte?
• ¿Puedo exportar un respaldo completo del archivo cuando lo pida y al cierre de cada año?
• Si usan su propio sistema, ¿qué recibo cuando nos separemos y en qué formato?
• ¿Cuánto tiempo guardan mis registros después de que termina el trabajo?

Un responsable contable que tiene la única clave de administrador, o que le da informes pero nunca el archivo, puede dejarle sin poder responder a un examinador. Vea cómo dar acceso a un responsable contable.

¿Qué acceso necesitan y se puede limitar para que nadie pueda mover dinero?

Un responsable contable necesita una clave propia con el mínimo acceso que le permita hacer el trabajo. Muchos propietarios se quedan con la administración del banco, la autorización de pagos y la inscripción de impuestos de nómina, o se la dan a una segunda persona. La Publication 4557 dice que se debe limitar el acceso a quienes lo necesitan y mantener rastros de auditoría que registren quién hizo qué, cuándo y qué cambió. El IRS también menciona como señal de advertencia a un preparador que desvía el reembolso del cliente a la cuenta del propio preparador.

Pregunte:

• ¿Qué función necesitan en el banco y existe una que permita ver las cuentas pero no pagar, agregar un beneficiario ni cambiar un límite?
• ¿Quién aprueba y autoriza los pagos?
• ¿Usará su propia clave y nunca la mía?

Las páginas del IRS citadas aquí no describen las funciones bancarias, que varían según el banco, así que pregúntele al banco y pida la respuesta por escrito. Los pasos están en cómo dar acceso a un responsable contable a sus cuentas.

¿Cómo se fija el precio y qué se cobra aparte?

Pregunte en qué se basa la tarifa y qué hace que aumente, porque las cotizaciones solo son comparables cuando el trabajo es el mismo. Ninguna de las fuentes oficiales citadas aquí fija tarifas de contabilidad, así que deciden las condiciones de la contratación. Vea cuánto cuesta un responsable contable al mes.

Pregunte:

• ¿La tarifa es fija o por hora, y qué volumen supone: transacciones, cuentas, entidades?
• ¿Qué se cobra además: ciclos de nómina, formularios para contratistas, declaraciones del impuesto sobre las ventas por estado, meses atrasados, trabajo de fin de año, rehacer trabajo?
• ¿Qué pasa con la tarifa si el volumen crece y con cuánta anticipación avisan de un cambio de precio?
• ¿Se paga algo por adelantado y cómo obtengo un recibo?

El IRS menciona entre las señales de un mal preparador el pago solo en efectivo sin recibo y las tarifas basadas en un porcentaje del reembolso, y considera mala conducta cobrar por servicios no prestados. Para saber qué condiciones poner por escrito, consulte la guía de la carta de contratación.

¿Cómo protegen mis datos y qué pasa cuando nos separemos?

Pida sus prácticas de seguridad antes de enviar nada, y las condiciones de salida antes de firmar. La Publication 4557 dice que los profesionales de impuestos deben proteger los datos de los clientes conforme a la Safeguards Rule de la FTC, que exige un plan escrito de seguridad de la información, y enumera pasos básicos. La página del IRS no dice si la regla alcanza a un responsable contable que no prepara declaraciones, pero las preguntas siguen siendo razonables.

Pregunte sobre los datos:

• ¿Hay un plan de seguridad por escrito y quién está a cargo?
• ¿Se exige un segundo paso de verificación a todos los que acceden a mis datos?
• ¿Cómo reciben y envían documentos: por un portal seguro o una transferencia cifrada, no por correo electrónico común?
• ¿Los archivos están cifrados y tienen copias de respaldo?
• ¿Me avisarán si mis datos quedan expuestos?

Pregunte sobre la salida:

• ¿Qué recibo cuando nos separemos: el archivo completo, los documentos de respaldo y la lista de partidas abiertas, y en cuánto tiempo?
• ¿Eliminarán todas las claves de acceso y se retirarán de cualquier autorización del IRS? La Publication 4557 indica a los profesionales que retiren las autorizaciones de los clientes que ya no lo son, y las instrucciones del Form 8821 y del Form 2848 explican cómo revocar una usted mismo.
• ¿Cuándo destruyen sus copias?

Conserve su propia copia: el IRS indica a los empleadores que conserven los registros de impuestos sobre el empleo al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después, y los demás registros mientras puedan hacer falta para probar ingresos o deducciones en una declaración. El IRS también considera mala conducta del preparador no devolver los registros originales de un cliente. Para un traspaso, vea cómo reemplazar a su responsable contable.

¿A quién puedo pedir una referencia y qué señales de alerta significan que no?

Pida dos o tres clientes actuales con un negocio como el suyo, y pregunte a cada uno si los informes llegaron a tiempo, si alguna vez se omitió un depósito o una presentación, si tuvo que insistir para obtener respuestas y cómo fue el traspaso. Ninguna de las fuentes oficiales citadas aquí ofrece preguntas para referencias. Las señales de alerta siguientes salen de los riesgos anteriores y de lo que el IRS enumera como mala conducta de preparadores. Un responsable contable que prepara declaraciones o maneja la nómina queda comprendido en esas listas, y los mismos comportamientos son pruebas razonables para uno que no lo hace.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Las cifras están en dólares estadounidenses.

Tres cotizaciones para una tienda en línea

Una LLC de comercio electrónico en Phoenix recibe tres cotizaciones. El propietario hace las mismas preguntas a cada responsable contable: qué cuentas se concilian, en qué estados se presenta, quién hace los depósitos de nómina y qué se cobra aparte.

Las respuestas muestran tres trabajos distintos, así que las cotizaciones no son comparables hasta que el alcance sea el mismo.

Quién es responsable de los depósitos de nómina

La propietaria de un restaurante pregunta quién hace los depósitos de nómina. El proveedor, una empresa de nómina ordinaria que deposita con el EIN de ella, le responde que la responsable sigue siendo ella. Ella se inscribe en el EFTPS con su propio PIN y, cada trimestre, compara los depósitos que ahí aparecen con los informes de nómina. Un depósito que falta, aunque sea una sola vez, es la señal de alerta que describe el IRS, así que le pregunta de inmediato al proveedor.

Acceso bancario total por una tarifa fija

A una trabajadora independiente le ofrecen acceso bancario total con una tarifa de US$150 al mes. Ella pide primero acceso solo de lectura y un alcance por escrito. El banco no tiene una función de solo lectura, así que envía los estados de cuenta cada mes, se queda con la clave de pagos y firma solo después de que el alcance y las condiciones de salida queden por escrito.

¿Su caso es distinto?

• Está preseleccionando responsables contables, a menudo después de una mala primera experiencia: deje por escrito el alcance, los tiempos de cierre, los accesos y las condiciones de salida antes de firmar. Si necesita solo un responsable contable o uno vinculado a un CPA que presente sus declaraciones depende de la nómina, el impuesto sobre las ventas, su tipo de entidad y lo que necesite la declaración. Converse el caso con ayuda de contabilidad.
• La contabilidad está atrasada, o el responsable contable anterior dejó un desorden: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y busque ayuda de contabilidad antes de que una declaración dependa de ella. Pregunte a un nuevo responsable contable cómo asumirá el archivo.
• Se omitió un depósito de nómina, o llegó un aviso del IRS o del estado: vea atrasos en los impuestos de nómina y un aviso del IRS para su negocio. Las multas y la responsabilidad personal dependen de los hechos, así que pida revisar los meses afectados con ayuda de contabilidad.
• Una sociedad de personas, una corporación o varias entidades presentarán declaraciones con esta contabilidad: vea responsable contable, contador o CPA y consulte por ayuda de contabilidad vinculada a la declaración.
• Un propietario, una cuenta bancaria o un cliente está fuera de EE. UU.: pregunte si el responsable contable ha llevado la contabilidad de negocios de propiedad extranjera o con operaciones en dos países, y vea cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Está comparando un paquete en línea, una firma de CPA, un responsable contable local o remoto, o es una empresa nueva (startup): vea servicio de contabilidad en línea o firma de CPA, responsable contable local o en línea y cómo elegir un contador para una startup.
• Ya tiene un responsable contable, o no está seguro de necesitar uno: vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable, cómo reemplazar a su responsable contable y llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable. Si la respuesta depende de la nómina, el impuesto sobre las ventas o la declaración que se alimenta de la contabilidad, converse el caso con ayuda de contabilidad.