장부 담당자 채용 전 질문과 위험 신호

고용하기 전에 장부 담당자에게 무엇을 물어봐야 하나요?

아래 질문의 답을 서면으로 받으세요. 장부를 누가 쓰든 올바른 장부를 유지할 책임은 사업주에게 있기 때문입니다. IRS는 수입과 지출을 명확히 보여 주는 기록 체계라면 어떤 것이든 쓸 수 있게 하며, 신고서에 적은 내용을 입증할 사업주의 책임을 입증 책임(burden of proof)이라고 부릅니다. 여기에 인용한 IRS 페이지는 장부 담당자가 반드시 제공해야 할 결과물을 정해 두지 않으므로, 이를 정하는 것은 서면 약정입니다.

다섯 가지만 묻는다면 이것을 물어보세요. 월별 결과물과 전달일, 누가 어느 계좌에서 급여세를 납부하는지, 누가 소프트웨어 관리자 로그인을 갖는지, 누가 돈을 옮길 수 있는지, 계약을 어떻게 끝내는지입니다. 이 중 하나라도 서면으로 밝히기를 거부하면 첫 번째 위험 신호입니다. 전체 목록은 이 글 끝에 있습니다.

다음 경우에는 단순한 사례가 아닙니다.

• 급여나 판매세가 업무에 포함되거나, 판매세 신고 대상이 둘 이상의 주에 걸쳐 있는 경우
• 장부가 밀려 있거나, 이전 장부 담당자가 엉망으로 남기고 떠난 경우
• 소유주 한 명이 사업체를 여러 개 갖고 있는 경우
• 이 장부로 파트너십이나 법인 신고서를 작성해야 하는 경우
• 장부 담당자만 필요한지, 신고서를 제출하는 CPA와 연결된 담당자가 필요한지 아직 판단하기 어려운 경우
• 소유주, 은행 계좌, 고객 중 누군가가 미국 밖에 있거나, 장부에 외화 금액이 포함된 경우
• IRS나 주 정부의 통지서가 이미 도착한 경우

전화를 돌리기 전에 준비할 자료: 지금 쓰는 소프트웨어, 최근 3개월의 은행·카드 거래 내역서, 사업체가 제출해야 하는 서류(급여, 판매세, 1099 서식, 신고서)와 그 시기의 목록, 이전 장부 담당자의 연락처.

매달 무엇을 해 주고, 저는 무엇을 받게 되나요?

월별 결과물을 전달일과 함께 서면 목록으로 받고, 다른 고객의 기록이 아니라 가상의 데이터로 만든 샘플 보고서를 보여 달라고 하세요. 목록이 없으면 "장부 관리"는 거래 분류부터 월말 결산 전체까지 무엇이든 뜻할 수 있습니다. 대사(reconciliation)는 장부를 거래 내역서와 비교해 오류를 바로잡고, 아직 처리되지 않은 수표 같은 미결 항목을 정리해 조정 후 잔액이 일치하게 하는 작업입니다.

질문:

• 매달 어떤 계좌를 대사하나요: 은행, 카드, 대출, 결제 대행사 계좌 중 무엇인가요?
• 손익계산서, 재무상태표, 그 바탕이 되는 대사 보고서를 받을 수 있나요?
• 분류하지 못한 거래를 모은 미결 항목 목록이 있나요?
• 영수증과 거래 내역서는 어디에 보관하며, 제가 직접 열어 볼 수 있나요?
• 장부가 밀렸거나 틀렸다면 어떻게 인수하나요? 어느 날짜부터 하는지, 이전 달을 다시 작업하는지, 그 비용은 따로 청구하는지 알려 주세요.

좋은 답변에는 계좌, 보고서, 날짜가 들어 있습니다. 뒷받침하는 자료가 없는 손익 보고서는 검증할 수 없습니다. 월별 서비스에 포함된 업무와 장부 담당자의 업무 점검을 참고하세요.

장부 마감은 얼마나 빠르고, 마감 기준일은 언제인가요?

여기에 인용한 IRS 페이지는 장부 마감 기한을 정해 두지 않으므로, 월말 후 영업일 며칠 이내인지와 마감 기준일을 물어보세요. 마감 기준일은 사업주가 영수증을 보내고 질문에 답해야 하는 날입니다. 판단 기준은 마감이 신고 기한보다 먼저 끝나는지입니다.

주말이나 법정 공휴일에 해당하는 기한은 다음 영업일로 넘어가며, 파트너십과 법인 신고서는 정규 기한까지 Form 7004를 제출하면 연장할 수 있습니다. 질문:

• 월말 후 영업일 며칠 안에 장부를 받나요?
• 영수증과 답변의 마감 기준일은 언제이고, 놓치면 어떻게 되나요?
• 신고서와 연말 서식에 쓸 최종 연말 장부는 언제 받나요?
• 제 세금 신고 대행인이 묻는 질문에 답하고 요청하는 분개를 입력해 주나요? 얼마나 빨리 해 주나요?

"끝나면 드릴게요"는 날짜가 아닙니다. 마감 과정은 월말 결산 체크리스트를 참고하세요.

일하는 사람은 제가 만나는 담당자인가요, 그 뒤의 팀인가요?

제 기록을 다룰 사람의 이름과 각자의 역할, 결과물을 받기 전에 업무를 검토하는 사람을 물어보세요. 장부에 접근할 수 있는 사람은 대개 사업체의 은행 거래를 볼 수 있고, 급여 업무를 한다면 직원의 사회보장번호도 볼 수 있습니다.

질문:

• 지금 이야기하는 담당자가 제 장부를 직접 쓰나요, 다른 사람에게 넘기나요?
• 누가 업무를 검토하고, 담당자가 자리를 비우면 누가 대신하나요?
• 업무 중 미국 밖에서 이뤄지는 것이 있나요?
• 모든 직원이 제 시스템에 각자의 로그인을 갖나요?
• 저와 비슷한 사업체의 장부를 관리해 본 적이 있나요? 어떤 소프트웨어를 썼나요?

IRS Publication 4557은 세무 전문가를 위한 안내서이지만, 그 기준은 고객의 기록을 보관하는 누구에게든 요구해도 합당합니다. 이 안내서는 고객 계정에 접근하는 사람마다 고유한 비밀번호를 쓰게 하고, 접근 권한은 필요한 사람에게만 주라고 합니다. 원격이냐 현지냐의 문제는 현지 장부 담당자와 온라인 장부 담당자를, 해외 팀은 해외 장부 담당자 고용을 참고하세요.

CPA인가요, IRS 등록 세무사(enrolled agent)인가요, 둘 다 아닌가요? IRS 앞에서 저를 대신해 말할 수 있나요?

IRS는 직함이 아니라 자격에 따라 사업주를 대신해 말할 권한을 주며, 장부 담당자(bookkeeper)는 그 목록에 없습니다. 세금 신고 대행인 식별번호(PTIN)가 있으면 누구나 신고서를 작성할 수 있지만, 대리 권한이 있는 것은 일부 자격뿐입니다.

면허나 등록 사실을 보여 달라고 하고 발급 기관에 확인하세요. CPA 면허는 주 회계위원회(state board of accountancy)에서, IRS 등록 세무사와 프로그램 참여자는 IRS의 신고 대행인 명부에서 확인합니다. 명부에 이름이 없다면 문제가 있다는 증거가 아니라 물어봐야 할 이유입니다. 장부 담당자가 신고서도 작성한다면 누가 서명하는지 물어보세요. 유급 신고 대행인은 모든 신고서에 서명하고 PTIN을 기재해야 하며, IRS는 이를 거부하는 것을 중대한 위험 신호로 봅니다. 다른 사람이 신고서를 작성한다면, 장부 담당자와 그 대행인이 같은 파일로 일하는지, 신고서를 작성하다 차이가 발견되면 누가 장부를 고치는지 물어보세요.

IRS 서신에 누가 답하고 세무조사에 누가 출석하는지 물어보세요. 목록에 있는 자격이 없는 장부 담당자도 Form 8821에는 이름을 올릴 수 있습니다. 이 서식으로 그 사람은 사업주가 지정한 세목과 연도의 세무 정보를 열람하고 받을 수 있지만, 사업주를 대신해 말할 수는 없습니다. Form 2848에는 자격을 갖춘 대리인만 이름을 올릴 수 있습니다. 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하세요.

급여와 판매세도 맡아 주나요? 납부가 누락되면 누구 책임인가요?

고용주라면 장부 담당자나 급여 대행업체가 납부를 대신해도 책임은 계속 고용주에게 있습니다. IRS는 고용주가 급여세 납부에 대한 최종 책임을 지고, 제3자가 납부하지 않으면 세금, 가산세, 이자를 고용주가 내야 하며, 일부 미납 연방세에 대해서는 개인 책임을 질 수도 있다고 밝힙니다. Trust Fund Recovery Penalty(section 6672)가 그런 책임 중 하나로, 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않은 모든 책임자에게 부과될 수 있습니다. IRS는 이 책임자에 급여 서비스 제공업체와 자금을 통제하는 다른 사람들도 포함된다고 설명합니다. 한 가지 예외가 있습니다. 세법은 인증 전문 고용 대행 기관(CPEO)이 사업장 직원에게 지급하는 급여에서 납부하는 연방 고용세에 대해서는 CPEO를 고용주로 봅니다. 따라서 급여 서비스 제공업체가 CPEO인지 물어보고, IRS의 인증 CPEO 공개 명단을 확인하고, 계약서를 읽으세요.

납부가 늦으면 미납 납부액에 대해 2%~15%의 가산세가 붙으며, 늦은 일수와 IRS가 이미 통지서를 보냈는지에 따라 달라집니다. 비율은 누적되지 않습니다. 납부가 누락된 뒤 누가 무엇을 내야 하는지는 급여 대행업체가 세금을 납부하지 않았을 때를 참고하세요.

급여에 관한 질문:

• 급여는 누가 처리하고, 누가 어느 계좌에서 납부하나요?
• 급여 서비스 제공업체는 CPEO인가요, 일반 업체인가요?
• 납부는 제 고용주 식별번호(EIN)로 이뤄지나요? 그래야 저도 IRS의 전자 세금 납부 시스템(EFTPS)에 제 PIN으로 등록해 모든 납부를 볼 수 있습니다. IRS는 이렇게 하고 주기적으로 확인하라고 권하며, 등록하면 최근 16개월의 납부 기록을 온라인으로 볼 수 있다고 합니다. CPEO는 자체 번호로 납부하므로 고객은 EFTPS에서 그 납부를 볼 수 없습니다. CPEO에는 납부마다 증빙을 요청하세요.
• 납부나 신고가 실패한 날 바로 알려 주나요?
• Form 941, 940, W-2, 1099-NEC와 주 급여 신고서는 누가 제출하나요?
• IRS에 등록된 주소는 누구의 주소인가요? 통지서가 그 주소로 가므로, IRS는 사업주의 주소를 유지하라고 강하게 권합니다.

판매세에 관한 질문:

• 어느 주에 신고하나요? 새 주에 등록해야 하는 시점은 누가 판단하나요?
• 주별 계정에는 누가 로그인하고, 누가 납부하고, 주 정부의 통지서는 누가 받나요?

판매세는 주마다 다릅니다. 판매세 신고서 제출을 참고하세요.

어떤 소프트웨어를 쓰고, 파일과 데이터는 제 명의로 남나요?

사업체 명의의 소프트웨어 계정에서 사업주가 주 관리자, 장부 담당자가 일반 사용자라면 업무가 끝나도 장부를 확보할 수 있습니다. IRS는 장부를 회계 소프트웨어로 관리하는 경우, 소규모 사업자·자영업자 세무조사의 조사관이 초기에 관리자 사용자 이름과 비밀번호와 함께 장부 백업 파일을 요청한다고 밝힙니다. 이런 조사의 대부분에서 요청할 것으로 예상하며, 범위가 좁은 조사에서는 파일이 필요하지 않을 수 있습니다. 납세자는 평소 쓰는 관리자 비밀번호를 알려 주는 대신 백업용 임시 관리자 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 조사를 위해 다시 만든 파일은 요청을 충족하지 못하며, 장부와 기록에 대한 책임은 납세자에게 남습니다.

질문:

• 어떤 소프트웨어를 쓰고, 누가 비용을 내며, 계정은 누구 명의인가요?
• 제가 주 관리자가 되고 장부 담당자는 별도 사용자가 되나요?
• 원할 때마다, 그리고 매 연말에 파일 전체 백업을 내보낼 수 있나요?
• 자체 시스템을 쓴다면 계약이 끝날 때 무엇을 어떤 형식으로 받나요?
• 업무가 끝난 뒤 제 기록을 얼마나 보관하나요?

장부 담당자가 유일한 관리자 로그인을 갖고 있거나 보고서만 주고 파일은 주지 않으면, 사업주가 조사관의 요청에 답하지 못할 수 있습니다. 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기를 참고하세요.

어떤 접근 권한이 필요하며, 돈을 옮길 수 없게 제한할 수 있나요?

장부 담당자에게는 업무에 필요한 최소 권한만 가진 자기 로그인이 필요합니다. 많은 사업주가 은행 관리, 결제 승인, 급여세 납부 등록은 본인이나 제2의 사람에게 남겨 둡니다. Publication 4557은 필요한 사람에게만 접근을 제한하고, 누가 언제 무엇을 바꿨는지 기록하는 감사 기록을 유지하라고 합니다. IRS는 또한 신고 대행인이 고객의 환급금을 대행인 본인 계좌로 돌리는 것을 경고 신호로 꼽습니다.

질문:

• 어떤 은행 역할이 필요한가요? 계좌를 보기만 하고 결제, 수취인 추가, 한도 변경은 할 수 없는 역할이 있나요?
• 결제는 누가 승인하고 실행하나요?
• 제 로그인이 아니라 담당자 본인의 로그인을 쓰나요?

여기에 인용한 IRS 페이지는 은행의 역할을 설명하지 않으며 은행마다 다르므로, 은행에 물어서 서면으로 답을 받으세요. 절차는 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기에 있습니다.

가격은 어떻게 정하고, 무엇이 추가 비용인가요?

수수료가 무엇을 기준으로 하고 무엇이 비용을 늘리는지 물어보세요. 업무가 같을 때만 견적을 비교할 수 있기 때문입니다. 여기에 인용한 공식 자료는 어디에도 장부 관리 수수료를 정해 두지 않으므로, 업무 계약 조건이 이를 정합니다. 장부 담당자의 월 비용을 참고하세요.

질문:

• 정액인가요, 시간제인가요? 어떤 물량(거래 건수, 계좌, 사업체)을 전제로 하나요?
• 그 밖에 추가로 청구되는 것은 무엇인가요: 급여 처리, 계약자 서식, 주별 판매세 신고, 밀린 달 정리, 연말 작업, 재작업?
• 물량이 늘면 수수료는 어떻게 되고, 가격 변경은 얼마 전에 알려 주나요?
• 선불로 내는 비용이 있나요? 영수증은 어떻게 받나요?

IRS는 영수증 없는 현금 결제와 환급금의 일정 비율로 정하는 수수료를 나쁜 신고 대행인의 신호로 꼽고, 제공하지 않은 서비스에 요금을 청구하는 것을 비위 행위로 꼽습니다. 서면에 넣을 조건은 업무 계약서 안내를 참고하세요.

내 데이터는 어떻게 보호하고, 계약이 끝나면 어떻게 되나요?

무엇이든 보내기 전에 보안 관행을, 계약하기 전에 종료 조건을 물어보세요. Publication 4557은 세무 전문가가 FTC Safeguards Rule에 따라 고객 데이터를 보호해야 하며 이 규칙이 서면 정보 보안 계획을 요구한다고 밝히고, 기본 조치를 열거합니다. 이 IRS 페이지는 신고서를 작성하지 않는 장부 담당자에게도 이 규칙이 적용되는지는 말하지 않지만, 이런 질문은 그래도 합당합니다.

데이터에 관한 질문:

• 서면 보안 계획이 있나요? 책임자는 누구인가요?
• 제 데이터에 접근하는 모든 사람에게 2단계 로그인이 필수인가요?
• 문서는 어떻게 주고받나요? 일반 이메일이 아니라 보안 포털이나 암호화 전송을 쓰나요?
• 파일은 암호화하고 백업하나요?
• 제 데이터가 노출되면 알려 주나요?

계약 종료에 관한 질문:

• 계약이 끝날 때 무엇을 받나요: 파일 전체, 증빙 서류, 미결 항목 목록 중 무엇을, 얼마나 빨리 받나요?
• 모든 로그인을 삭제하고 IRS 권한 위임에서도 빠지나요? Publication 4557은 더 이상 고객이 아닌 사람에 대한 위임을 철회하라고 실무자에게 안내하며, Form 8821과 Form 2848의 작성 안내에는 직접 철회하는 방법이 나와 있습니다.
• 담당자가 가진 사본은 언제 파기하나요?

사본은 직접 보관하세요. IRS는 고용주가 고용세 기록을 보관하도록 안내하며, 기간은 세금 납부 기한이나 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년입니다. 그 밖의 기록은 신고서의 소득이나 공제를 입증하는 데 필요할 수 있는 동안 보관해야 합니다. IRS는 고객의 원본 기록을 돌려주지 않는 것도 신고 대행인의 비위 행위로 꼽습니다. 인수인계는 장부 담당자 교체하기를 참고하세요.

추천인은 누구에게 요청하고, 어떤 위험 신호가 있으면 거절해야 하나요?

저와 비슷한 사업체를 가진 현재 고객 두세 명을 소개해 달라고 하고, 각 고객에게 보고서가 제때 왔는지, 납부나 신고가 누락된 적이 있는지, 답을 받으려고 재촉해야 했는지, 인수인계는 어땠는지 물어보세요. 여기에 인용한 공식 자료 중 추천인 질문을 제시하는 것은 없습니다. 아래 위험 신호는 앞에서 본 위험과 IRS가 신고 대행인의 비위 행위로 꼽는 항목에서 나온 것입니다. 신고서를 작성하거나 급여를 처리하는 장부 담당자는 그 목록의 적용을 받으며, 그렇지 않은 담당자에게도 같은 행동을 기준으로 삼는 것이 합당합니다.

예시

이 예시는 이해를 돕기 위한 가상의 경우이며, 금액은 미국 달러입니다.

한 온라인 쇼핑몰의 견적 세 건

피닉스의 이커머스 LLC가 견적 세 건을 받습니다. 사업주는 장부 담당자마다 같은 질문을 합니다. 어떤 계좌를 대사하는지, 어느 주에 신고하는지, 누가 급여세를 납부하는지, 무엇이 추가 비용인지입니다.

답변을 들어 보니 세 업체가 서로 다른 업무를 말하고 있어서, 범위가 같아지기 전에는 견적을 비교할 수 없습니다.

급여세 납부 책임은 누구에게 있는가

한 식당 사업주가 급여세 납부를 누가 처리하는지 묻습니다. 사업주의 고용주 식별번호로 납부하는 일반 급여 대행업체는 사업주에게 책임이 남는다고 답합니다. 사업주는 자신의 PIN으로 EFTPS에 등록하고, 분기마다 EFTPS에 나오는 납부 내역을 급여 보고서와 비교합니다. 납부가 단 한 번이라도 빠지면 IRS가 말하는 위험 신호이므로, 곧바로 대행업체에 문의합니다.

정액 수수료에 은행 전체 접근 권한을 요구하는 경우

한 프리랜서가 월 US$150의 수수료에 은행 전체 접근 권한을 제안받습니다. 프리랜서는 먼저 조회 전용 권한과 서면 업무 범위를 요청합니다. 그 은행에는 조회 전용 역할이 없어서, 프리랜서는 매달 거래 내역서를 보내고 결제 로그인은 직접 갖고 있으며, 업무 범위와 종료 조건을 서면으로 정한 뒤에야 서명합니다.

상황이 다르다면?

• 장부 담당자 후보를 비교하고 있다면(첫 담당자가 좋지 않았던 경우가 많습니다): 계약하기 전에 업무 범위, 마감 시점, 접근 권한, 종료 조건을 서면으로 정하세요. 장부 담당자만 필요한지, 신고서를 제출하는 CPA와 연결된 담당자가 필요한지는 급여, 판매세, 사업체 형태, 신고서에 필요한 자료에 따라 달라집니다. 장부 관리 지원과 상담해 보세요.
• 장부가 밀려 있거나 이전 장부 담당자가 엉망으로 남기고 떠난 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하고, 신고서가 장부에 의존하기 전에 장부 관리 지원을 받으세요. 새 장부 담당자에게 파일을 어떻게 인수할지 물어보세요.
• 급여세 납부가 누락됐거나 IRS 또는 주 정부 통지서가 도착한 경우: 급여세 체납과 사업체에 온 IRS 통지서를 참고하세요. 가산세와 개인 책임은 사실관계에 따라 달라지므로, 해당 월을 장부 관리 지원으로 검토받으세요.
• 이 장부로 파트너십, 법인, 또는 여러 사업체가 신고서를 제출하는 경우: 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하고, 신고서와 연결된 장부 관리 지원을 문의하세요.
• 소유주, 은행 계좌, 고객 중 누군가가 미국 밖에 있는 경우: 외국인 소유 사업체나 두 나라에 걸친 사업체의 장부를 관리해 본 적이 있는지 물어보고, 미국 장부의 외화 계좌와 국경 간 세무 지원을 참고하세요.
• 온라인 묶음 서비스, CPA 사무소, 현지 또는 원격 장부 담당자를 비교하고 있거나 스타트업인 경우: 온라인 장부 관리 서비스와 CPA 사무소, 현지 장부 담당자와 온라인 장부 담당자, 스타트업의 회계사 선택을 참고하세요.
• 이미 장부 담당자가 있거나 필요한지 확실하지 않은 경우: 장부 담당자의 업무 점검, 장부 담당자 교체하기, 직접 장부를 쓸지, 장부 담당자를 고용할지를 참고하세요. 답이 급여, 판매세, 장부가 뒷받침하는 신고서에 달려 있다면 장부 관리 지원과 상담해 보세요.