聘請記帳員前要問的問題與危險信號

聘請記帳員之前，我該問他們哪些問題？

請要求對方以書面回答下列問題，因為無論由誰記帳，保持帳簿正確的責任都在您身上。IRS 允許您使用任何能清楚顯示收入和支出的記錄系統，並把您證明稅表內容的責任稱為舉證責任（burden of proof）。這裡引用的 IRS 頁面並沒有規定記帳員必須交付什麼，所以要靠書面條款來約定。

如果只能問五件事，請問：每月交付內容和交付日期、誰繳存工資稅以及從哪個帳戶繳、誰持有軟體的管理員登入帳號、誰能轉出款項，以及如何終止合作。對方拒絕以書面回答其中任何一項，就是第一個危險信號；完整清單在本文末尾。

下列情況並不簡單：

• 工資或銷售稅是工作的一部分，或銷售稅涉及不止一個州；
• 帳簿已經落後，或上一位記帳員留下了一團亂帳；
• 一位所有者名下有多個實體；
• 要根據這些帳簿編製合夥企業或公司的稅表；
• 您還分不清自己只需要記帳員，還是需要一位與替您報稅的 CPA 合作的記帳員；
• 所有者、銀行帳戶或客戶在美國境外，或帳簿中含有外幣金額；
• 已經收到 IRS 或州政府的通知。

開始打電話之前，請先準備好：您目前使用的軟體、三個月的銀行和信用卡對帳單、一份企業須提交的事項清單（工資、銷售稅、1099 表、稅表）及其日期，以及上一位記帳員的聯絡方式。

他們每月會做什麼？我會收到什麼？

請對方把每月交付內容列成書面清單，註明交付日期，並要求查看用虛構資料製作的範例報表，而不是別的客戶的記錄。沒有清單的話，「記帳」的範圍可以從整理交易分類，一直到完整的月底結帳。對帳（reconcile）是指把帳簿與對帳單比對，更正錯誤，並列出尚未結清的項目，例如還沒兌現的支票，使調整後的餘額一致。

請問：

• 您每月為哪些帳戶對帳：銀行、信用卡、貸款、收款處理平台？
• 我會收到損益表、資產負債表，以及它們背後的對帳報表嗎？
• 有沒有未處理項目清單，列出您無法分類的交易？
• 收據和對帳單存放在哪裡？我自己能打開嗎？
• 如果我的帳簿落後或有誤，您會如何接手：從哪個日期開始、會不會重做之前的月份、是否另外收費？

好的回答會說明帳戶、報表和日期。沒有任何依據的損益表無法查證。請見每月記帳服務包括什麼和檢查您的記帳員的工作。

他們多快結帳？截止日是哪天？

這裡引用的 IRS 頁面沒有規定結帳的期限，所以請對方給出月底後多少個工作日完成，並說明截止日，也就是您必須在哪一天之前寄出收據和回答問題。檢驗標準是結帳是否趕在您的申報到期日之前。

到期日如果落在週末或法定假日，就順延到下一個工作日。合夥企業和公司的稅表可以在正常到期日之前，提交 7004 表來延期。請問：

• 月底之後多少個工作日，我能拿到帳簿？
• 我提交收據和回答問題的截止日是哪天？錯過了會怎樣？
• 我什麼時候能拿到供稅表和年底表格使用的年度最終帳簿？
• 您會回答我的報稅員的問題，並做他們要求的分錄嗎？多快回覆？

「做好了就給您」不是一個日期。結帳背後的步驟，請見月底結帳清單。

誰來做事：我見到的這個人，還是他背後的團隊？

請問將處理您記錄的每個人的姓名、各自負責什麼，以及誰會在您看到之前審核這些工作。任何獲准存取帳簿的人，通常都能看到您的銀行往來；如果他們處理工資，還能看到您雇員的社會安全號碼。

請問：

• 跟我談的這個人會親自做我的帳，還是轉給別人？
• 誰審核工作？我的聯絡人不在時，由誰接手？
• 有沒有任何工作是在美國境外進行的？
• 每個人是否都有自己專屬的登入帳號來進入我的系統？
• 您替與我類似的企業記過帳嗎？用的是哪種軟體？

IRS Publication 4557是寫給稅務專業人士的，但它的規定，要求任何持有您記錄的人遵守也是合理的。它指出，每位可以存取客戶帳戶的人都應該有獨立的密碼，且只有需要的人才可以存取。關於遠端或本地記帳員，請見本地還是線上記帳員；關於境外團隊，請見聘請境外記帳員。

他們是 CPA、註冊代理人，還是都不是？能代表我與 IRS 溝通嗎？

IRS 是按資格證書，而不是按職稱，授予代表您發言的權限，記帳員並不在其名單上。任何持有報稅員稅務識別號碼（PTIN）的人都可以代為準備稅表，但只有部分資格證書才有代表權。

請對方出示執照或登記資料，並向發證機構核實：CPA 的執照向州會計委員會核實，註冊代理人或計劃參加者向 IRS 的報稅員名錄核實。名字不在名錄中，是需要追問的理由，並不證明有問題。如果記帳員也替人準備稅表，請問由誰簽名：收費報稅員在每份稅表上都必須簽名並填寫 PTIN，IRS 把拒絕這樣做稱為重大的危險信號。如果由別人準備稅表，請問記帳員和該報稅員是否會用同一份檔案工作，以及如果稅表發現差異，由誰來更正帳簿。

請問誰會回覆 IRS 的函件，或出席審查。沒有列明資格證書的記帳員，可以在8821 表上被指定，這讓對方可以就您列出的稅種和年度查看並接收您的稅務資訊，但不能代表您發言。只有合資格的代表才能在2848 表上被指定。請見記帳員、會計師還是 CPA。

他們處理工資和銷售稅嗎？漏繳存款時由誰負責？

如果您是雇主，即使由記帳員或工資服務商付款，責任仍然在您。IRS 指出，雇主對工資稅存款負有最終責任，第三方未付款時，稅款、罰款和利息都由雇主承擔，並且可能須就某些未繳的聯邦稅款承擔個人責任。信託基金追討罰款（第 6672 條）就是這類責任之一：凡是故意不繳已預扣稅款的責任人，都可能被評定，IRS 表示這包括工資服務商和其他掌握資金的人。有一個例外：稅法把認證專業雇主組織（CPEO）視為其匯繳給您工作場所雇員的工資所涉及的聯邦僱傭稅的雇主，所以請問工資服務商是不是 CPEO，查看 IRS 的認證 CPEO 公開名單，並仔細閱讀合約。

存款遲繳的罰款為未繳存款的 2% 至 15%，視遲了多少天，以及 IRS 是否已發出通知而定。這些稅率不會疊加。漏繳之後誰欠什麼，請見工資服務商沒有替您繳稅時。

請問工資方面：

• 誰負責發放工資？誰負責每筆存款？從哪個帳戶繳？
• 工資服務商是 CPEO，還是一般服務商？
• 存款會用我的雇主識別號碼（EIN）繳存嗎？這樣我就能用自己的 PIN 登記 IRS 的聯邦稅款電子繳納系統（EFTPS），看到每一筆存款。IRS 建議這樣做並定期檢查，登記後可以在線查看 16 個月的繳款記錄。CPEO 用自己的號碼繳存，其客戶在 EFTPS 中看不到這些存款，所以請向 CPEO 索取每一筆的證明。
• 存款或申報失敗的當天，您會怎麼通知我？
• 誰提交 941 表、940 表、W-2 表和 1099-NEC 表，以及州的工資稅表？
• IRS 登記的是誰的地址？IRS 強烈建議保持是您自己的地址，因為通知會寄到那個地址。

請問銷售稅方面：

• 您在哪些州申報？需要在新的州登記時，由誰決定？
• 誰登入每個州的帳戶？誰付款？誰接收該州的通知？

銷售稅由各州分別訂定。請見提交銷售稅表。

他們會用哪種軟體？檔案和資料會保留在我的名下嗎？

軟體帳戶開在企業名下，您是主要管理員，記帳員是用戶，這樣即使合作結束，帳簿仍在您手上。IRS 指出，如果帳簿是用會計軟體記的，小型企業和自僱人士的審查人員會在早期就要求提供帳簿的備份檔案，並要求提供管理員的用戶名和密碼。IRS 預期在大多數此類審查中提出要求，範圍較窄的審查則可能不需要這個檔案。納稅人可以為備份設一個臨時的管理員密碼，而不必提供平時使用的那一個。為審查重新建立的檔案不符合要求，納稅人仍須對帳簿和記錄負責。

請問：

• 用哪種軟體？誰付費？帳戶登記在誰的名下？
• 我會是主要管理員，記帳員是另一個用戶嗎？
• 我隨時要求，以及每個年底，都能匯出檔案的完整備份嗎？
• 如果您用自己的系統，合作結束時我會收到什麼？是什麼格式？
• 工作結束後，您會保留我的記錄多久？

記帳員如果持有唯一的管理員登入帳號，或只給您報表而從不給檔案，您可能無法回應審查人員。請見讓記帳員存取您的帳戶。

他們需要什麼存取權限？能否限制在沒有人能轉出款項的範圍內？

記帳員需要一個自己的登入帳號，權限以能完成工作的最低限度為準。許多所有者會自己或交給第二個人保管銀行管理、付款放行和工資稅登記。Publication 4557 指出，要把存取權限制在需要的人之內，並保留稽核軌跡，記錄誰在何時做了什麼，以及改了什麼。IRS 也把報稅員將客戶的退稅導入報稅員自己的帳戶，列為警訊。

請問：

• 您需要銀行的哪種角色？有沒有只能查看帳戶、不能付款、新增收款人或更改限額的角色？
• 誰批准並放行付款？
• 您會用自己的登入帳號，而不是用我的嗎？

這裡引用的 IRS 頁面沒有說明銀行角色，各家銀行也不同，所以請問銀行並取得書面答覆。具體步驟請見讓記帳員存取您的帳戶。

收費怎麼定？哪些屬於額外收費？

請問收費以什麼為基礎，什麼情況會加收，因為只有工作內容相同，報價才有可比性。這裡引用的官方資料都沒有規定記帳費用，所以由聘用條款決定。請見記帳員每月收費多少。

請問：

• 費用是固定的還是按小時計算？它假設的業務量是多少：交易筆數、帳戶數、實體數？
• 哪些項目另外收費：發放工資、承包人表格、各州銷售稅表、補帳的月份、年底工作、返工？
• 業務量增加時，費用會怎樣？調整價格會提前多久通知？
• 有沒有需要預付的款項？我怎麼拿到收據？

IRS 把只收現金而不給收據和按退稅款的一定比例收費，列為不良報稅員的特徵，並把對未提供的服務收費列為不當行為。需要以書面約定的條款，請見聘用函指南。

他們如何保護我的資料？合作結束時會怎樣？

在寄出任何東西之前，請先問他們的安全措施，簽約之前先問退出條款。Publication 4557 指出，稅務專業人士必須依照 FTC 保障規則保護客戶資料，該規則要求制定書面的資訊安全計劃，並列出了基本步驟。IRS 的這個頁面沒有說明該規則是否適用於不準備稅表的記帳員，但這些問題問一問仍是合理的。

請問資料方面：

• 有沒有書面的安全計劃？由誰負責？
• 每位能接觸我資料的人，是否都須通過第二道登入驗證？
• 您如何接收和發送文件：安全的入口網站或加密傳輸，而不是普通電子郵件？
• 檔案有加密並備份嗎？
• 如果我的資料外洩，您會告訴我嗎？

請問終止合作方面：

• 合作結束時我會收到什麼：完整的檔案、佐證文件和未處理項目清單？多快交付？
• 您會移除所有登入帳號，並撤回所有 IRS 授權嗎？Publication 4557 要求從業人員撤回已不再是客戶者的授權，而 8821 表和 2848 表的填表說明則說明您如何自行撤銷授權。
• 您的副本何時銷毀？

請自己保留一份副本：IRS 要求雇主保留僱傭稅記錄，期限為稅款到期日或繳款日（以較晚者為準）之後至少 四年，其他記錄則在可能需要用來證明稅表上的收入或扣除額期間內一直保留。IRS 也把不歸還客戶的原始記錄列為報稅員的不當行為。交接事宜，請見更換您的記帳員。

我可以向誰索取推薦？哪些危險信號代表應該拒絕？

請對方提供兩三位與您企業類似的現有客戶，並詢問每位客戶：報表是否準時送到、有沒有漏繳存款或漏報、是否得追著對方要答覆，以及交接過程如何。這裡引用的官方資料都沒有提供推薦人問題。下面的危險信號，來自上文所述的風險，以及 IRS 列為報稅員不當行為的事項。準備稅表或處理工資的記帳員屬於這些清單的範圍，而對不做這些事的記帳員，同樣的行為也是合理的檢驗標準。

舉例

以下舉例僅供說明，金額以美元計。

一家網路商店的三份報價

鳳凰城一家電商 LLC 收到三份報價。所有者向每位記帳員問了同樣的問題：為哪些帳戶對帳、在哪些州申報、誰負責繳存工資稅，以及哪些屬於額外收費。

這些回答顯示三份報價做的是三種不同的工作，所以在工作範圍一致之前，這些報價無法比較。

誰負責繳存工資稅

一位餐廳老闆問誰負責繳存工資稅。服務商是一家以她的雇主識別號碼繳存的普通工資公司，對方表示老闆仍然須負責。她用自己的 PIN 登記了 EFTPS，每個季度把系統顯示的存款與工資報表對照。只要有一次漏了存款，就是 IRS 所說的危險信號，所以她立即向服務商追問。

以固定月費換取完整的銀行權限

一位自由工作者收到一個提議：月費 US$150，並要求完整的銀行權限。她先要求只讀權限和書面的工作範圍。銀行沒有只讀角色，所以她每月寄出對帳單，付款登入帳號自己保管，並在工作範圍和退出條款都以書面寫明之後才簽約。

您的情況不同嗎？

• 您正在物色記帳員，而且往往是在經歷了一個不好的記帳員之後：簽約前，請以書面確定工作範圍、結帳時間、存取權限和退出條款。您是只需要記帳員，還是需要一位與替您報稅的 CPA 合作的記帳員，取決於工資、銷售稅、您的實體類型，以及稅表的需要。歡迎與記帳服務團隊討論。
• 帳簿已經落後，或上一位記帳員留下了一團亂帳：請見補做逾期的帳務，並在稅表要用到這些帳簿之前，先尋求記帳服務的協助。請問新的記帳員打算如何接手檔案。
• 漏繳了工資稅存款，或收到 IRS 或州政府的通知：請見拖欠工資稅和IRS 發給您企業的通知。罰款和個人責任取決於具體事實，所以請讓記帳服務團隊審查受影響的月份。
• 合夥企業、公司或多個實體會根據這些帳簿提交稅表：請見記帳員、會計師還是 CPA，並詢問與稅表相配合的記帳服務。
• 所有者、銀行帳戶或客戶在美國境外：請問記帳員是否替外資企業或橫跨兩國的企業記過帳，並請見美國帳簿中的外幣帳戶和跨境稅務服務。
• 您正在比較線上套餐、CPA 事務所、本地或遠端的記帳員，或者您是新創公司：請見線上記帳服務還是 CPA 事務所、本地還是線上記帳員和為新創公司選擇會計師。
• 您已有記帳員，或不確定是否需要：請見檢查您的記帳員的工作、更換您的記帳員和自己記帳還是聘請記帳員。如果答案取決於工資、銷售稅，或帳簿所支撐的稅表，歡迎與記帳服務團隊討論。