聘请记账员前该问什么：问题清单与危险信号

聘请记账员之前我该问什么？

请对方把下面各个问题的答案写成书面文字，因为不管谁来记账，保持账目正确的责任仍在您身上。IRS 允许您使用任何能清楚反映收入和支出的记录系统，并把您证明税表内容的责任称为举证责任。此处引用的 IRS 页面没有规定记账员必须交付什么，所以要靠书面条款来约定。

如果您只问五件事，就问：每月交付内容和交付日期、谁来缴存工资税及从哪个账户缴存、谁掌握软件管理员登录权限、谁能转出资金，以及如何退出。任何一项拒绝书面答复，就是第一个危险信号；完整清单见本文末尾。

出现下列情况，就不是简单的案子：

• 工作包括工资税或销售税，或销售税涉及不止一个州；
• 账目已经落后，或上一任记账员留下一团乱账；
• 同一位所有人名下有多个实体；
• 要根据这些账目编制合伙企业或公司的税表；
• 您还拿不准是只需要记账员，还是需要与替您报税的 CPA 合作的记账员；
• 所有人、银行账户或客户在美国境外，或账目包含外币金额；
• 已经收到 IRS 或州的通知。

开始打电话之前请备齐：您现在用的软件、三个月的银行和信用卡对账单、业务必须申报的事项清单（工资税、销售税、1099 表、税表）及截止时间，以及上一任记账员的联系方式。

他们每月会做什么，我会收到什么？

请记账员把每月交付内容列成书面清单，注明交付日期，并要求查看用虚构数据做的样例报告，而不是别的客户的记录。没有清单，“记账”可以指从整理交易到完整月末结账之间的任何工作。对账是指把账目与对账单比对，更正错误，并列出未结项目（例如尚未兑现的支票），使调整后的余额一致。

请问：

• 每个月对哪些账户对账：银行账户、信用卡、贷款、支付处理平台？
• 我会收到损益表、资产负债表，以及支持它们的对账报告吗？
• 有没有未结项目清单，也就是无法归类的交易？
• 收据和对账单存放在哪里，我自己能打开吗？
• 如果我的账目落后或有错，您会怎么接手：从哪个日期开始，会不会重做之前的月份，这部分是否另外收费？

好的回答会列明账户、报告和日期。只有损益表而没有任何支撑，就无法核查。请见月度记账服务包含什么和如何检查记账员的工作。

他们多快结账，截止时点是什么？

这里引用的 IRS 页面没有规定结账期限，所以请对方给出月末后多少个工作日结账，以及截止时点，也就是您必须交来收据并回答问题的最后一天。检验标准是：结账是否赶在各项申报的到期日之前。

到期日若落在周末或法定假日，则顺延到下一个工作日；合伙企业和公司的税表可以用 7004 表申请延期，须在正常到期日前提交。请问：

• 月末之后多少个工作日我能拿到账目？
• 我交收据和回答问题的截止时点是什么，错过了会怎样？
• 我什么时候能拿到用于报税和年末表格的最终年度账目？
• 您会回答我的报税人员提出的问题，并按其要求做分录吗？多快能做到？

“完成了就交”不是一个日期。结账背后的步骤，请见月末结账清单。

谁来做事：是我见到的这个人，还是他背后的团队？

请对方说出每个经手您记录的人的姓名、各自负责什么，以及谁在您看到之前审核这些工作。任何获准查看账目的人通常都能看到您的银行活动，参与发薪工作的人还能看到员工的社会保障号码。

请问：

• 和我谈的这个人会亲自记我的账，还是转给别人？
• 谁来审核工作？我的联系人不在时由谁顶替？
• 有没有任何工作在美国境外完成？
• 每个人对我的系统都有自己单独的登录账号吗？
• 您做过与我类似的业务的账吗？用的是什么软件？

IRS 第 4557 号出版物是写给税务专业人士的，但它的规则同样适合要求任何保管您记录的人遵守。它规定，每位能接触客户账户的人都应有独立的密码，并且只给确实需要的人开放权限。关于远程还是本地记账员，请见本地还是线上记账员；关于海外团队，请见聘请离岸记账员。

他们是 CPA、注册税务代理，还是都不是？能替我与 IRS 沟通吗？

IRS 是按资质，而不是按职位名称，来授予代表您发言的权限的，而且“记账员”不在它的名单上。持有报税人员纳税识别号码（PTIN）的人都可以编制税表，但只有部分资质带有代表权。

请对方出示执照或注册证明，并向发证机构核实：CPA 的执照向州会计委员会核实，注册税务代理或计划参与者则在 IRS 的报税人员名录中核实。名字不在名录里，是应该追问的理由，不能证明有问题。如果记账员也编制税表，请问由谁签字：有偿报税人员必须在每份税表上签字并填写 PTIN，IRS 把拒绝签字称为重大危险信号。如果税表由别人编制，请问记账员和那位报税人员是否使用同一份账套文件，以及税表暴露出差异时由谁来改账。

请问谁来回复 IRS 来信、谁出席审计。没有所列资质的记账员，可以在8821 表上被列名，这让此人可以查看和接收您列明的税种和年度的税务信息，但不能代表您发言。只有符合条件的代表才能在2848 表上被列名。请见记账员、会计师还是 CPA。

他们负责发薪和销售税吗？漏缴一次时谁负责？

如果您是雇主，即使由记账员或发薪服务商付款，责任仍然在您。IRS 说雇主对工资税缴存负最终责任；第三方没有付款时，雇主仍欠税款、罚款和利息，而且对某些未缴的联邦税可能要承担个人责任。信托基金追缴罚款（第 6672 条）就是这类责任之一：对任何故意不缴纳已代扣税款的责任人都可以核定，IRS 称这类人包括发薪服务商和其他控制这笔资金的人。有一个例外：税法在联邦雇佣税上，把认证专业雇主组织（CPEO）视为其为您的工作场所员工代为汇缴的那部分工资的雇主，所以请问清楚发薪服务商是不是 CPEO，查看 IRS 的认证 CPEO 公开名单，并仔细阅读合同。

缴存迟了，要按未缴存款的2% 至 15% 缴纳罚款，具体取决于迟了多少天，以及 IRS 是否已经发出通知。各档费率不叠加。漏缴之后各方分别欠什么，请见发薪服务商没有缴纳您的税款怎么办。

关于发薪，请问：

• 谁负责发薪？每次缴存由谁办理，从哪个账户缴？
• 发薪服务商是 CPEO，还是普通服务商？
• 缴存款会使用我的雇主识别号码，让我能用自己的 PIN 注册 IRS 的联邦电子税款缴纳系统（EFTPS）并看到每一笔缴存吗？IRS 说应当这样做，并定期查看，而且注册后可在线查看 16 个月的付款历史。CPEO 使用自己的号码缴存，其客户在 EFTPS 中看不到这些缴存，所以请向 CPEO 索要每一笔的证明。
• 缴存或申报失败的当天，您怎么通知我？
• 941 表、940 表、W-2 表、1099-NEC 表以及各州的工资税申报表，分别由谁报送？
• IRS 档案里留的是谁的地址？IRS 强烈建议留您自己的地址，因为通知会寄到那个地址。

关于销售税，请问：

• 你们在哪些州申报？在新的州何时必须登记，由谁决定？
• 每个州的账户由谁登录、谁付款、谁接收该州的通知？

销售税是各州各自规定的。请见申报销售税。

他们用什么软件？账套文件和数据会留在我名下吗？

软件账户开在企业名下，您是主管理员、记账员是普通用户，这样即使合作结束，账目仍在您手里。IRS 说，当账目保存在会计软件里时，小企业及自雇人士审计中的审查人员会在早期索要账目备份文件，并要求提供管理员的用户名和密码。IRS 预计在大多数此类审计中会索要，范围很窄的审计可能不需要这个文件。纳税人可以为备份设置一个临时管理员密码，而不是交出日常使用的那个。为审计重新生成的文件不满足这项要求，纳税人仍对账目和记录负责。

请问：

• 用哪种软件？谁付费？账户登记在谁的名下？
• 我是主管理员，记账员是单独的用户吗？
• 我随时要求，以及每个年末，您能导出完整的备份文件吗？
• 如果用你们自己的系统，合作结束时我能拿到什么，是什么格式？
• 合作结束后，你们保留我的记录多长时间？

记账员如果独占唯一的管理员登录权限，或者只给您报告而从不给文件，您可能没法回应审查人员。请见给予记账员账户访问权限。

他们需要什么权限？能否限制，让任何人都无法转走资金？

记账员需要有自己的登录账号，权限以够用为限。许多所有人把银行管理、付款放行和工资税注册留给自己或另一个人。第 4557 号出版物说，要限制权限，只给需要的人，并保留审计痕迹，记录谁在何时做了什么、改了什么。IRS 还把报税人员把客户的退税款转进自己账户列为警示信号。

请问：

• 你们需要哪种银行角色？有没有只能查看账户、不能付款、不能添加收款人、不能更改限额的角色？
• 谁批准并放行付款？
• 您会用自己的登录账号，绝不用我的吗？

此处引用的 IRS 页面没有说明银行角色，各家银行不同，所以请直接问银行，并要求书面答复。具体步骤请见给予记账员账户访问权限。

价格如何确定，哪些属于额外收费？

请问收费以什么为基础，什么情况会加价，因为只有工作内容相同，报价才可比。此处引用的官方来源都没有规定记账收费，所以由委托条款决定。请见记账员每月收费多少。

请问：

• 收费是固定的还是按小时？它假定的业务量是多少：交易笔数、账户数还是实体数？
• 哪些在此之外另行收费：发薪、承包商表格、按州计的销售税申报、补账月份、年末工作、返工？
• 业务量增加时，费用会怎么变？调价要提前多久通知？
• 有没有预付款项？我怎么拿到收据？

IRS 把只收现金、不给收据和按退税额的一定比例收费，列为糟糕报税人员的迹象，并把对未提供的服务收费列为不当行为。委托书中该写哪些条款，请见记账委托书指南。

他们如何保护我的数据？合作结束时会怎样？

请在发送任何资料之前询问对方的安全措施，在签约之前询问退出条款。第 4557 号出版物说，税务专业人士必须依据 FTC《保障规则》保护客户数据，该规则要求制定书面的信息安全计划，并列出了基本措施。IRS 的这个页面没有说明该规则是否适用于不编制税表的记账员，但这些问题同样合理。

关于数据，请问：

• 有没有书面的安全计划？由谁负责？
• 凡接触我的数据的人，是否都必须通过第二步登录验证？
• 你们怎样接收和发送文件：用安全门户或加密传输，而不是普通电子邮件？
• 文件是否加密并有备份？
• 我的数据一旦暴露，你们会告诉我吗？

关于合作结束，请问：

• 合作结束时我能拿到什么：完整的账套文件、支持文件和未结项目清单？多快能拿到？
• 你们会删除所有登录账号，并撤销所有 IRS 授权吗？第 4557 号出版物要求从业人员，对不再是客户的人撤销授权；8821 表和2848 表的填报说明则说明您如何自己撤销授权。
• 你们保存的副本何时销毁？

请自己保留一份副本：IRS 要求雇主将雇佣税记录至少保留 四年，自税款到期或缴纳之日（以较晚者为准）起算，其他记录则保留到可能需要用来证明税表上的收入或扣除为止。IRS 还把不归还客户的原始记录列为报税人员的不当行为。交接事宜请见更换记账员。

我可以向谁要推荐人？哪些危险信号意味着应该拒绝？

请对方提供两三位目前的客户，业务要与您类似，然后分别问他们：报告是否按时到达、是否曾漏缴工资税缴存或漏报、是否需要自己追着要答复，以及交接是否顺利。此处引用的官方来源都没有提供询问推荐人的问题。下表的危险信号，来自上文的风险，以及 IRS 列出的报税人员不当行为。编制税表或负责发薪的记账员，适用这些清单；对不做这些的记账员，同样的行为也是合理的检验标准。

示例

这些示例仅为说明。金额以美元计。

一家网店的三份报价

凤凰城一家电商 LLC 收到三份报价。所有人向每位记账员问了同样的问题：对哪些账户对账、在哪些州申报、谁负责发薪缴存，以及哪些另行收费。

回答显示这是三种不同的工作，所以在工作范围相同之前，这些报价没有可比性。

谁负责发薪缴存

一位餐馆老板问谁负责发薪缴存。服务商是一家普通的发薪公司，用她的雇主识别号码缴存，并表示责任仍在老板身上。她用自己的 PIN 注册了 EFTPS，并在每个季度把 EFTPS 显示的缴存款与发薪报告比对。只要有一次缺了缴存款，就是 IRS 所说的危险信号，所以她立刻去问服务商。

全权访问银行账户，收取固定费用

一位自由职业者被提议全权访问银行账户，每月收费 US$150。她先要求只读权限和书面的工作范围。银行没有只读角色，于是她每月发送对账单，自己保留付款登录权限，直到工作范围和退出条款都写下来才签约。

您的情况不同？

• 您正在挑选记账员，常常是因为第一位记账员不理想：签约前，把工作范围、结账时间、访问权限和退出条款都落到书面上。您只需要记账员，还是需要和替您报税的 CPA 合作的记账员，取决于发薪、销售税、您的实体类型以及税表的需要。请通过记账协助和我们聊聊。
• 账目已经落后，或上一任记账员留下一团乱账：请见补做逾期账目，并在税表依赖这些账目之前，先获得记账协助。请问新记账员打算如何接手账套文件。
• 漏缴了工资税缴存，或收到 IRS 或州的通知：请见拖欠工资税和IRS 寄给企业的通知。罚款和个人责任要看具体事实，所以请通过记账协助，把受影响的月份交给专业人士审阅。
• 合伙企业、公司或多个实体将根据这些账目报税：请见记账员、会计师还是 CPA，并了解与税表衔接的记账协助。
• 所有人、银行账户或客户在美国境外：请问记账员是否做过外国人持有或跨两国的企业的账，并请见美国账目中的外币账户和跨境税务服务。
• 您正在比较线上套餐、CPA 事务所、本地或远程记账员，或者您是初创公司：请见线上记账服务还是 CPA 事务所、本地还是线上记账员和为初创公司选择会计师。
• 您已经有记账员，或不确定是否需要：请见如何检查记账员的工作、更换记账员和自己记账还是聘请记账员。如果答案取决于发薪、销售税或账目所服务的税表，请通过记账协助和我们聊聊。