أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك الدفاتر وعلامات التحذير

ما الذي أسأله لمسؤول مسك الدفاتر قبل توظيفه؟

اطلب الإجابة عن الأسئلة التالية كتابةً، فواجب إمساك دفاتر صحيحة يبقى عليك مهما كان من يمسكها. تسمح لك IRS باستخدام أي نظام لحفظ السجلات يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، وتسمّي واجبك في إثبات ما ورد في إقرارك عبء الإثبات. ولا تحدد صفحات IRS المذكورة هنا مخرجات لازمة من مسؤول مسك الدفاتر، فالشروط المكتوبة هي التي تحددها.

إذا لم تسأل إلا عن خمسة أشياء، فاسأل عن المخرجات الشهرية وموعد التسليم، ومن يودع ضرائب الرواتب ومن أي حساب، ومن يملك بيانات دخول مسؤول النظام في البرنامج، ومن يستطيع تحريك الأموال، وكيف تنهي التعاقد. ورفض أي منها كتابةً هو أول علامة تحذير؛ والقائمة الكاملة في آخر الصفحة.

تكون الحالة غير بسيطة عندما:

• الرواتب أو ضريبة المبيعات جزء من العمل، أو تشمل ضريبة المبيعات أكثر من ولاية واحدة؛
• الدفاتر متأخرة، أو ترك مسؤول مسك الدفاتر السابق فوضى؛
• لمالك واحد عدة كيانات؛
• سيُعدّ إقرار شراكة أو شركة من هذه الدفاتر؛
• لا تعرف بعد هل تحتاج إلى مسؤول مسك دفاتر وحده أم إلى مسؤول مرتبط بمحاسب CPA يقدّم إقراراتك؛
• مالك أو حساب مصرفي أو عميل خارج الولايات المتحدة، أو تتضمن الدفاتر مبالغ بعملة أجنبية؛
• وصل إشعار من IRS أو من الولاية بالفعل.

اجمع ما يلي قبل أن تبدأ الاتصال: البرنامج الذي تستخدمه الآن، وكشوف ثلاثة أشهر من الحساب المصرفي والبطاقات، وقائمة بما يجب على النشاط تقديمه (الرواتب، وضريبة المبيعات، ونماذج 1099، والإقرارات) ومواعيده، وبيانات الاتصال بمسؤول مسك الدفاتر السابق.

ماذا سيفعلون كل شهر، وماذا سأتلقى؟

اطلب المخرجات الشهرية في قائمة مكتوبة بموعد تسليم، واطلب الاطلاع على نماذج من تقاريرهم مُعدّة ببيانات وهمية، لا بسجلات عميل آخر. فمن دون قائمة، قد تعني عبارة «مسك الدفاتر» أي شيء، من تصنيف المعاملات إلى إقفال شهري كامل. وتسوية الحسابات تعني مقارنة الدفاتر بالكشف المصرفي، وتصحيح الأخطاء، وإدراج البنود المعلقة، مثل الشيكات التي لم تُصرف بعد، حتى تتطابق الأرصدة المعدَّلة.

اسأل:

• أي حسابات تسوّونها كل شهر: المصرفي، والبطاقات، والقروض، ومعالج المدفوعات؟
• هل أتلقى قائمة دخل وميزانية عمومية وتقارير التسوية التي تقف خلفهما؟
• هل توجد قائمة بالبنود المفتوحة، أي المعاملات التي لم تستطيعوا تصنيفها؟
• أين تُحفظ الإيصالات والكشوف، وهل أستطيع فتحها بنفسي؟
• إذا كانت دفاتري متأخرة أو خاطئة، فكيف ستتسلمونها: من أي تاريخ، وهل ستعيدون العمل على الأشهر السابقة، وهل يُحاسَب ذلك بشكل منفصل؟

الإجابة الجيدة تسمّي الحسابات والتقارير والموعد. أما تقرير الأرباح والخسائر الذي لا شيء خلفه فلا يمكن التحقق منه. راجع ما تشمله خدمة مسك الدفاتر الشهرية ومراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.

ما سرعة إقفالهم الدفاتر، وما تاريخ القطع؟

لا تحدد صفحات IRS المذكورة هنا موعدًا لإقفال الدفاتر، فاطلب عددًا من أيام العمل بعد نهاية الشهر، واطلب تاريخ القطع، وهو اليوم الذي يجب أن ترسل قبله الإيصالات وتجيب عن الأسئلة. والاختبار هو هل يتم الإقفال قبل مواعيد استحقاق إقراراتك.

التاريخ الذي يصادف عطلة أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي، ويمكن تمديد إقراري الشراكة والشركة بالنموذج 7004 المقدَّم بحلول الموعد المعتاد. اسأل:

• بعد كم يوم عمل من نهاية الشهر أتسلّم الدفاتر؟
• ما تاريخ القطع لإيصالاتي وإجاباتي، وماذا يحدث إذا فاتني؟
• متى أتسلّم دفاتر نهاية السنة النهائية للإقرار ونماذج نهاية السنة؟
• هل ستجيبون عن أسئلة معدّ الإقرار الضريبي لدي وتجرون القيود التي يطلبها، وبأي سرعة؟

عبارة «عندما ننتهي» ليست موعدًا. وللاطلاع على خطوات الإقفال، راجع قائمة فحص الإقفال الشهري.

من ينفّذ العمل: الشخص الذي ألتقيه، أم فريق خلفه؟

اطلب اسم كل شخص سيتعامل مع سجلاتك، وما يفعله كل منهم، ومن يراجع العمل قبل أن تراه. وعادةً يستطيع كل من مُنح صلاحية الدخول إلى الدفاتر أن يرى حركة حسابك المصرفي، وإن كان يعمل على الرواتب فيرى أرقام الضمان الاجتماعي لموظفيك.

اسأل:

• هل سيمسك دفاتري الشخص الذي أتحدث إليه، أم سيسلّمها لغيره؟
• من يراجع العمل، ومن ينوب عندما يغيب الشخص الذي أتعامل معه؟
• هل يجري أي جزء من العمل خارج الولايات المتحدة؟
• هل يحصل كل شخص على بيانات دخول خاصة به إلى أنظمتي؟
• هل أمسكتم دفاتر لنشاط مثل نشاطي، وبأي برنامج؟

المنشور 4557 من IRS موجّه إلى مختصي الضرائب، لكن قواعده عادلة أن تُطلب من أي جهة تحتفظ بسجلاتك. وهو ينص على أن يكون لكل شخص يصل إلى حسابات العملاء كلمة مرور فريدة، وألا تُمنح الصلاحية إلا لمن يحتاج إليها. وللمفاضلة بين العمل عن بُعد والمحلي، راجع مسؤول مسك دفاتر محلي أم عبر الإنترنت؛ وللفرق في الخارج، راجع توظيف مسؤول مسك دفاتر في الخارج.

هل هو محاسب CPA أو وكيل مسجل (Enrolled Agent) أو لا هذا ولا ذاك، وهل يستطيع التحدث إلى IRS نيابةً عني؟

تمنح IRS صلاحية التحدث نيابةً عنك بحسب المؤهل لا بحسب المسمى الوظيفي، ومسؤول مسك الدفاتر ليس في قائمتها. يجوز لأي شخص لديه رقم تعريف معدّ الإقرارات الضريبي (PTIN) أن يعدّ الإقرارات، لكن بعض المؤهلات فقط تمنح حق التمثيل.

اطلب الرخصة أو سجل القيد وتحقق منها لدى الجهة المصدِرة: رخصة CPA لدى مجلس المحاسبة في الولاية، والوكيل المسجل أو المشارك في البرنامج في دليل المعدّين لدى IRS. غياب الاسم عن الدليل سبب للسؤال، لا دليل على مشكلة. وإذا كان مسؤول مسك الدفاتر يعدّ الإقرارات أيضًا، فاسأل من يوقّع: يجب على معدّ الإقرارات المأجور أن يوقّع ويذكر PTIN في كل إقرار، وتعدّ IRS الرفض علامة تحذير كبرى. وإذا كان غيره يعدّ الإقرار، فاسأل هل سيعمل مسؤول مسك الدفاتر وذلك المعدّ من الملف نفسه، ومن يصحح الدفاتر إذا كشف الإقرار عن فرق.

اسأل من سيجيب عن خطاب من IRS أو يحضر تدقيقًا. يمكن تسمية مسؤول مسك الدفاتر الذي لا يملك مؤهلًا مدرجًا في النموذج 8821، وهو يتيح لذلك الشخص الاطلاع على معلوماتك الضريبية وتلقيها عن الضرائب والسنوات التي تحددها، لكنه لا يتيح له التحدث نيابةً عنك. أما النموذج 2848 فلا يمكن أن يُسمّى فيه إلا ممثل مؤهل. راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.

هل يتولون الرواتب وضريبة المبيعات، ومن المسؤول إذا فات إيداع؟

إذا كنت صاحب العمل، فتبقى مسؤولًا حتى لو سدّد الدفعة مسؤول مسك الدفاتر أو مزوّد خدمة الرواتب. وتقول IRS إن صاحب العمل هو المسؤول في النهاية عن إيداعات ضريبة الرواتب، وإنه يدين بالضرائب والغرامات والفوائد إذا تخلفت جهة خارجية عن السداد، وقد يُحمَّل مسؤولية شخصية عن بعض الضرائب الفيدرالية غير المسددة. وغرامة استرداد ضريبة الأمانة (Trust Fund Recovery Penalty) (المادة 6672) إحدى هذه المسؤوليات: يمكن فرضها على أي شخص مسؤول يتخلف عمدًا عن سداد الضريبة المقتطعة، وتقول IRS إن هذه الفئة تشمل مزوّدي خدمات الرواتب وغيرهم ممن يتحكمون في الأموال. وهناك استثناء واحد: يعامل قانون الضرائب منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO) صاحبَ عمل لأغراض ضرائب التوظيف الفيدرالية على الأجور التي تسددها عن موظفيك في موقع العمل، فاسأل هل مزوّد الرواتب منها، وراجع القائمة العامة لمنظمات CPEO المعتمدة لدى IRS، واقرأ العقد.

يترتب على الإيداع المتأخر غرامة قدرها من ⁦2%⁩ إلى ⁦15%⁩ من الإيداع غير المسدد، بحسب عدد أيام التأخير وهل أرسلت IRS إشعارًا بالفعل. ولا تتراكم النسب. وتجد من يدين بماذا بعد الإخفاق في عندما لم يسدد مزوّد الرواتب ضرائبك.

اسأل عن الرواتب:

• من يشغّل الرواتب، ومن يجري كل إيداع، ومن أي حساب؟
• هل مزوّد الرواتب منظمة CPEO أم مزوّد عادي؟
• هل ستُجرى الإيداعات برقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بي، لأتمكن من التسجيل في نظام سداد الضرائب الفيدرالية الإلكتروني (EFTPS) لدى IRS برقم PIN خاص بي وأرى كل إيداع؟ تنصح IRS بذلك وبالمراجعة الدورية، وتقول إن التسجيل يتيح الاطلاع عبر الإنترنت على سجل مدفوعات 16 شهرًا. أما منظمة CPEO فتودع برقمها هي، ولا يستطيع عملاؤها رؤية تلك الإيداعات في EFTPS، فاطلب من CPEO إثباتًا لكل إيداع.
• كيف ستخبرونني في اليوم الذي يفشل فيه إيداع أو تقديم إقرار؟
• من يقدّم النماذج 941 و940 و⁦W-2⁩ و⁦1099-NEC⁩، وإقرارات الرواتب في الولاية؟
• ما العنوان المسجَّل لدى IRS، وعنوان مَن هو؟ تنصح IRS بشدة بأن يبقى عنوانك أنت، لأن الإشعارات تُرسل إلى ذلك العنوان.

اسأل عن ضريبة المبيعات:

• في أي ولايات تقدمون الإقرارات، ومن يقرر متى يجب أن أسجّل في ولاية جديدة؟
• من يدخل إلى حساب كل ولاية، ومن يسدد، ومن يتلقى إشعارات الولاية؟

تُحدَّد ضريبة المبيعات ولاية بولاية. راجع تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.

أي برنامج سيستخدمون، وهل سيبقى الملف والبيانات باسمي؟

حساب البرنامج باسم النشاط، وأنت مسؤول النظام الرئيسي ومسؤول مسك الدفاتر مستخدم فقط، يُبقي الدفاتر في متناولك إذا انتهى العمل. وتقول IRS إنه عندما تُمسك الدفاتر في برنامج محاسبة، يطلب المدققون في عمليات التدقيق الخاصة بالأعمال الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص نسخة احتياطية من الدفاتر مبكرًا، مع اسم مستخدم مسؤول النظام وكلمة مروره. وتتوقع أن تطلبها في معظم هذه العمليات، وقد لا تحتاج إلى الملف في تدقيق ضيق. ويمكن لدافع الضرائب أن يضع كلمة مرور مؤقتة لمسؤول النظام للنسخة الاحتياطية بدل إعطاء كلمة المرور اليومية. والملف الذي يُعاد إنشاؤه من أجل التدقيق لا يلبّي الطلب، ويبقى دافع الضرائب مسؤولًا عن الدفاتر والسجلات.

اسأل:

• أي برنامج، ومن يدفع ثمنه، وباسم من الحساب؟
• هل سأكون مسؤول النظام الرئيسي، ومسؤول مسك الدفاتر مستخدمًا منفصلًا؟
• هل أستطيع تصدير نسخة احتياطية كاملة من الملف متى طلبت، وفي نهاية كل سنة؟
• إذا كنتم تستخدمون نظامكم الخاص، فماذا سأتسلم عند الانفصال، وبأي صيغة؟
• كم تحتفظون بسجلاتي بعد انتهاء العمل؟

قد يتركك مسؤول مسك الدفاتر الذي يملك وحده بيانات دخول مسؤول النظام، أو يعطيك تقارير دون الملف أبدًا، عاجزًا عن الرد على مدقق. راجع إعطاء مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول.

ما الصلاحيات التي يحتاجون إليها، وهل يمكن تقييدها حتى لا يستطيع أحد تحريك الأموال؟

يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى بيانات دخول خاصة به بأقل صلاحية تنجز المهمة. ويبقي كثير من أصحاب الأعمال إدارة الحساب المصرفي وصرف المدفوعات والتسجيل في ضريبة الرواتب عندهم أو عند شخص ثانٍ. وينص المنشور 4557 على تقييد الصلاحيات بمن يحتاج إليها، وعلى الاحتفاظ بسجلات تدقيق تبيّن من فعل ماذا ومتى وما الذي تغيّر. وتدرج IRS أيضًا ضمن علامات التحذير المعدّ الذي يوجّه استرداد العميل إلى حساب المعدّ نفسه.

اسأل:

• أي دور مصرفي تحتاجون إليه، وهل يوجد دور يرى الحسابات فقط دون أن يدفع أو يضيف مستفيدًا أو يغيّر حدًّا؟
• من يوافق على المدفوعات ويصرفها؟
• هل ستستخدمون بيانات دخولكم أنتم، لا بياناتي أبدًا؟

لا تصف صفحات IRS المذكورة هنا الأدوار المصرفية، فهي تختلف من مصرف إلى آخر، لذا اسأل المصرف واحصل على الجواب كتابةً. وتجد الخطوات في إعطاء مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.

كيف يُحدَّد السعر، وما الذي يُحسب إضافةً؟

اسأل على أي أساس تُحسب الرسوم وما الذي يرفعها، فالعروض لا تُقارن إلا إذا كان العمل نفسه. ولا يحدد أي مصدر رسمي مذكور هنا رسوم مسك الدفاتر، فشروط التعاقد هي التي تحددها. راجع كم يكلّف مسؤول مسك الدفاتر شهريًا.

اسأل:

• هل الرسوم ثابتة أم بالساعة، وما الحجم الذي تفترضه: المعاملات أم الحسابات أم الكيانات؟
• ما الذي يُحاسَب عليه إضافةً: تشغيل الرواتب، ونماذج المقاولين، وإقرارات ضريبة المبيعات لكل ولاية، وأشهر استكمال الدفاتر المتأخرة، وعمل نهاية السنة، وإعادة العمل؟
• ماذا يحدث للرسوم إذا زاد الحجم، وبكم من الإشعار المسبق يأتي تغيير السعر؟
• هل يُدفع شيء مقدمًا، وكيف أحصل على إيصال؟

تدرج IRS الدفع النقدي فقط دون إيصال والرسوم المحسوبة بنسبة من الاسترداد ضمن علامات المعدّ السيئ، وتعدّ تقاضي أجر مقابل خدمات لم تُؤدَّ سوء سلوك. وللشروط التي تُكتب، راجع دليل خطاب التعاقد.

كيف يحمون بياناتي، وماذا يحدث عند الانفصال؟

اطلب ممارساتهم الأمنية قبل أن ترسل أي شيء، وشروط الإنهاء قبل أن توقّع. ينص المنشور 4557 على أن مختصي الضرائب يجب أن يحموا بيانات العملاء بموجب قاعدة الحماية الصادرة عن FTC، وهي تتطلب خطة مكتوبة لأمن المعلومات، ويدرج خطوات أساسية. ولا تذكر صفحة IRS هل تشمل القاعدة مسؤول مسك دفاتر لا يعدّ إقرارات، لكن الأسئلة تبقى عادلة.

اسأل عن البيانات:

• هل توجد خطة أمنية مكتوبة، ومن المسؤول عنها؟
• هل تُشترط خطوة تحقق ثانية لكل من يصل إلى بياناتي؟
• كيف تستلمون المستندات وترسلونها: عبر بوابة آمنة أو نقل مشفَّر، لا بريد إلكتروني عادي؟
• هل الملفات مشفَّرة ولها نسخ احتياطية؟
• هل ستخبرونني إذا تعرضت بياناتي للانكشاف؟

اسأل عن الانفصال:

• ماذا أتسلّم عند الانفصال: الملف الكامل والمستندات الداعمة وقائمة البنود المفتوحة، وبأي سرعة؟
• هل ستزيلون كل بيانات الدخول وتنسحبون من أي تفويض لدى IRS؟ ينص المنشور 4557 على أن يسحب الممارسون التفويضات الخاصة بمن لم يعودوا عملاء، وتشرح تعليمات النموذج 8821 والنموذج 2848 كيف تلغي تفويضًا بنفسك.
• متى تُتلف نسخكم؟

احتفظ بنسختك الخاصة: تطلب IRS من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات ضريبة التوظيف مدة أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد، وبالسجلات الأخرى ما دامت قد تلزم لإثبات الدخل أو الخصومات في إقرار. وتعدّ IRS أيضًا عدم إعادة السجلات الأصلية للعميل سوء سلوك من المعدّ. وعند تسليم العمل، راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.

من أطلب منه مرجعًا، وأي علامات تحذير تعني الرفض؟

اطلب اثنين أو ثلاثة من العملاء الحاليين لديهم نشاط يشبه نشاطك، واسأل كلًّا منهم هل وصلت التقارير في وقتها، وهل فات يومًا إيداع أو تقديم إقرار، وهل اضطر إلى ملاحقة الإجابات، وكيف جرى التسليم. ولا يقدم أي مصدر رسمي مذكور هنا أسئلة للمراجع. وعلامات التحذير أدناه مستمدة من المخاطر أعلاه ومما تدرجه IRS على أنه سوء سلوك من المعدّ. ومسؤول مسك الدفاتر الذي يعدّ الإقرارات أو يشغّل الرواتب تشمله تلك القوائم، وتصلح السلوكيات نفسها اختبارًا عادلًا لمن لا يفعل ذلك.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. المبالغ بالدولار الأمريكي.

ثلاثة عروض لمتجر إلكتروني واحد

تحصل LLC للتجارة الإلكترونية في Phoenix على ثلاثة عروض. ويسأل المالك كل مسؤول مسك دفاتر الأسئلة نفسها: أي حسابات تُسوّى، وفي أي ولايات تُقدَّم الإقرارات، ومن يشغّل إيداعات الرواتب، وما الذي يُحاسَب عليه إضافةً.

تُظهر الإجابات ثلاثة أعمال مختلفة، فلا تصح المقارنة بين العروض حتى يتطابق النطاق.

من المسؤول عن إيداعات الرواتب

تسأل صاحبة مطعم من يشغّل إيداعات الرواتب. يقول المزوّد، وهو شركة رواتب عادية تودع برقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بها، إن المسؤولية تبقى على المالكة. فتسجّل في EFTPS برقم PIN خاص بها، وتقارن كل ربع سنة الإيداعات التي يعرضها النظام بتقارير الرواتب. والإيداع الفائت ولو مرة واحدة هو علامة التحذير التي تصفها IRS، فتسأل المزوّد عنه فورًا.

وصول مصرفي كامل مقابل رسوم ثابتة

يُعرض على مستقلة وصول مصرفي كامل مقابل رسوم قدرها ⁦US$150⁩ شهريًا. فتطلب أولًا وصولًا للاطلاع فقط ونطاق عمل مكتوبًا. وليس للمصرف دور للاطلاع فقط، فترسل الكشوف كل شهر، وتحتفظ ببيانات دخول الدفع عندها، ولا توقّع إلا بعد كتابة نطاق العمل وشروط الإنهاء.

هل وضعك مختلف؟

• تختار مسؤول مسك دفاتر، وغالبًا بعد تجربة أولى سيئة: احسم النطاق وتوقيت الإقفال والصلاحيات وشروط الإنهاء كتابةً قبل أن توقّع. وكون حاجتك مسؤول مسك دفاتر وحده أو مسؤولًا مرتبطًا بمحاسب CPA يقدّم إقراراتك يتوقف على الرواتب وضريبة المبيعات وكيانك وما يحتاجه الإقرار. ناقش الأمر مع مساعدة مسك الدفاتر.
• الدفاتر متأخرة، أو ترك مسؤول مسك الدفاتر السابق فوضى: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر قبل أن يعتمد إقرار عليها. واسأل مسؤول مسك الدفاتر الجديد كيف سيتسلّم الملف.
• فات إيداع رواتب، أو وصل إشعار من IRS أو من الولاية: راجع التأخر في ضرائب الرواتب وإشعار من IRS إلى نشاطك. تتوقف الغرامات والمسؤولية الشخصية على الوقائع، فاطلب مراجعة الأشهر المتأثرة مع مساعدة مسك الدفاتر.
• ستقدَّم إقرارات شراكة أو شركة أو عدة كيانات من هذه الدفاتر: راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA واسأل عن مساعدة مسك الدفاتر المرتبطة بالإقرار.
• مالك أو حساب مصرفي أو عميل خارج الولايات المتحدة: اسأل هل أمسك مسؤول مسك الدفاتر دفاتر لأنشطة مملوكة لأجانب أو تعمل في بلدين، وراجع الحسابات بعملة أجنبية في الدفاتر الأمريكية ومساعدة الضرائب عبر الحدود.
• تقارن بين باقة عبر الإنترنت ومكتب CPA ومسؤول مسك دفاتر محلي أو عن بُعد، أو أنت شركة ناشئة: راجع خدمة مسك دفاتر عبر الإنترنت أم مكتب CPA ومسؤول مسك دفاتر محلي أم عبر الإنترنت واختيار محاسب لشركة ناشئة.
• لديك مسؤول مسك دفاتر بالفعل، أو لست متأكدًا أنك تحتاج إليه: راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر واستبدال مسؤول مسك الدفاتر وإمساك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر. وإذا كان الجواب يتوقف على الرواتب أو ضريبة المبيعات أو الإقرار الذي تغذّيه الدفاتر، فناقش الأمر مع مساعدة مسك الدفاتر.