Câu hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ và dấu hiệu cảnh báo

Tôi nên hỏi gì trước khi thuê nhân viên ghi sổ?

Hãy yêu cầu trả lời các câu hỏi dưới đây bằng văn bản, vì nghĩa vụ giữ sổ sách đúng vẫn thuộc về bạn dù ai là người ghi. IRS cho phép bạn dùng bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí, và gọi nghĩa vụ chứng minh những gì có trên tờ khai là nghĩa vụ chứng minh (burden of proof). Các trang IRS được dẫn ở đây không quy định sản phẩm bàn giao bắt buộc nào cho nhân viên ghi sổ, nên điều khoản bằng văn bản phải làm việc đó.

Nếu chỉ hỏi năm điều, hãy hỏi về sản phẩm bàn giao hằng tháng và ngày giao, ai nộp thuế lương và từ tài khoản nào, ai giữ thông tin đăng nhập quản trị phần mềm, ai có thể chuyển tiền, và chấm dứt hợp tác ra sao. Từ chối trả lời bằng văn bản bất kỳ điều nào trong số này là dấu hiệu cảnh báo đầu tiên; danh sách đầy đủ nằm ở cuối trang.

Trường hợp không đơn giản khi:

• công việc có thuế lương hoặc thuế bán hàng, hoặc thuế bán hàng liên quan nhiều hơn một tiểu bang;
• sổ sách bị trễ, hoặc nhân viên ghi sổ trước để lại tình trạng lộn xộn;
• một chủ sở hữu có nhiều pháp nhân;
• tờ khai của hợp danh hoặc công ty sẽ được lập từ các sổ sách này;
• bạn chưa biết nên chỉ cần nhân viên ghi sổ hay cần người gắn với CPA nộp tờ khai cho bạn;
• chủ sở hữu, tài khoản ngân hàng hoặc khách hàng ở ngoài Hoa Kỳ, hoặc sổ sách có các khoản bằng ngoại tệ;
• đã nhận thông báo từ IRS hoặc từ tiểu bang.

Hãy chuẩn bị trước khi gọi: phần mềm bạn đang dùng, sao kê ngân hàng và thẻ của ba tháng, danh sách những gì doanh nghiệp phải nộp (thuế lương, thuế bán hàng, Form 1099, tờ khai) và hạn nộp, cùng thông tin liên lạc của nhân viên ghi sổ trước.

Mỗi tháng họ sẽ làm gì, và tôi sẽ nhận được gì?

Hãy lấy sản phẩm bàn giao hằng tháng thành một danh sách bằng văn bản có ngày giao, và yêu cầu xem báo cáo mẫu làm từ dữ liệu giả, không phải hồ sơ của khách hàng khác. Nếu không có danh sách, "ghi sổ" có thể là bất cứ việc gì, từ phân loại giao dịch đến chốt sổ trọn vẹn cuối tháng. Đối chiếu nghĩa là so sổ sách với sao kê, sửa lỗi và liệt kê các khoản đang chờ, như séc chưa được thanh toán, để số dư sau điều chỉnh khớp nhau.

Hãy hỏi:

• Mỗi tháng bạn đối chiếu những tài khoản nào: ngân hàng, thẻ, khoản vay, đơn vị xử lý thanh toán?
• Tôi có nhận báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và các báo cáo đối chiếu đứng sau chúng không?
• Có danh sách các khoản còn tồn, tức những giao dịch bạn chưa phân loại được không?
• Biên lai và sao kê được lưu ở đâu, và tôi có tự mở được không?
• Nếu sổ sách của tôi bị trễ hoặc sai, bạn sẽ tiếp quản thế nào: từ ngày nào, có làm lại các tháng trước không, và có tính phí riêng không?

Một câu trả lời tốt nêu rõ tài khoản, báo cáo và ngày giao. Báo cáo kết quả kinh doanh mà không có gì đứng sau thì không kiểm tra được. Xem dịch vụ ghi sổ hằng tháng gồm những gì và kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.

Họ chốt sổ nhanh đến đâu, và hạn chốt là khi nào?

Các trang IRS được dẫn ở đây không quy định hạn chốt sổ, vì vậy hãy yêu cầu số ngày làm việc sau cuối tháng và hạn chốt, tức ngày bạn phải gửi biên lai và trả lời câu hỏi. Điều cần kiểm tra là sổ có được chốt trước các hạn nộp hồ sơ của bạn hay không.

Ngày rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật sẽ dời sang ngày làm việc kế tiếp, và tờ khai của hợp danh và của công ty có thể được gia hạn bằng Form 7004, nộp chậm nhất vào hạn thông thường. Hãy hỏi:

• Sau cuối tháng bao nhiêu ngày làm việc thì tôi nhận được sổ sách?
• Hạn chốt để tôi gửi biên lai và trả lời là khi nào, và chuyện gì xảy ra nếu tôi trễ?
• Khi nào tôi nhận được sổ sách cuối năm hoàn chỉnh để làm tờ khai và các biểu mẫu cuối năm?
• Bạn có trả lời câu hỏi của người chuẩn bị thuế của tôi và ghi các bút toán họ yêu cầu không, và nhanh đến mức nào?

"Khi nào xong thì giao" không phải là một ngày cụ thể. Về các bước đứng sau việc chốt sổ, xem danh sách kiểm tra chốt sổ cuối tháng.

Ai làm việc: người tôi gặp, hay cả một nhóm đứng sau?

Hãy hỏi tên từng người sẽ xử lý hồ sơ của bạn, mỗi người làm gì, và ai soát lại công việc trước khi bạn nhìn thấy. Ai được cấp quyền vào sổ sách thường xem được hoạt động ngân hàng của bạn, và nếu làm về tiền lương thì thấy cả số An sinh Xã hội của nhân viên bạn.

Hãy hỏi:

• Người tôi đang nói chuyện sẽ tự ghi sổ cho tôi, hay giao cho người khác?
• Ai soát lại công việc, và ai thay khi người liên hệ của tôi vắng mặt?
• Có phần việc nào được làm ở ngoài Hoa Kỳ không?
• Mỗi người có tài khoản đăng nhập riêng vào các hệ thống của tôi không?
• Bạn đã ghi sổ cho doanh nghiệp giống của tôi chưa, và bằng phần mềm nào?

IRS Publication 4557 viết cho các chuyên gia thuế, nhưng những quy tắc trong đó hoàn toàn có thể đòi hỏi ở bất kỳ ai giữ hồ sơ của bạn. Tài liệu nêu rằng mỗi người có quyền vào tài khoản khách hàng nên có mật khẩu riêng và chỉ người cần mới được cấp quyền. Về câu hỏi làm từ xa hay tại chỗ, xem nhân viên ghi sổ tại địa phương hay trực tuyến; về nhóm làm việc ở nước ngoài, xem thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài.

Họ là CPA, enrolled agent hay không có chứng chỉ nào, và có được làm việc với IRS thay tôi không?

IRS trao quyền đại diện cho bạn theo chứng chỉ, không theo chức danh công việc, và "nhân viên ghi sổ" không nằm trong danh sách của IRS. Bất kỳ ai có mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN) đều có thể chuẩn bị tờ khai, nhưng chỉ một số chứng chỉ mới kèm quyền đại diện.

Hãy yêu cầu xem giấy phép hoặc đăng ký rồi kiểm tra với nơi cấp: giấy phép CPA kiểm tra với hội đồng kế toán của tiểu bang, enrolled agent hoặc người tham gia chương trình kiểm tra trong danh bạ người chuẩn bị thuế của IRS. Không thấy tên trong danh bạ là lý do để hỏi thêm, chưa phải bằng chứng có vấn đề. Nếu nhân viên ghi sổ cũng chuẩn bị tờ khai, hãy hỏi ai là người ký: người chuẩn bị thuế có thu phí phải ký và ghi PTIN trên mọi tờ khai, và IRS coi việc từ chối là dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng. Nếu người khác chuẩn bị tờ khai, hãy hỏi nhân viên ghi sổ và người chuẩn bị đó có làm việc trên cùng một tệp không, và ai sửa sổ sách nếu tờ khai phát hiện chênh lệch.

Hãy hỏi ai sẽ trả lời thư của IRS hoặc dự buổi kiểm tra thuế. Nhân viên ghi sổ không có chứng chỉ trong danh sách có thể được nêu tên trên Form 8821, cho phép người đó xem và nhận thông tin thuế của bạn đối với các loại thuế và năm bạn ghi, nhưng không được nói thay bạn. Chỉ người đại diện đủ điều kiện mới được nêu tên trên Form 2848. Xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Họ có xử lý thuế lương và thuế bán hàng không, và ai chịu trách nhiệm nếu bỏ sót một khoản nộp?

Nếu bạn là người sử dụng lao động, bạn vẫn chịu trách nhiệm dù nhân viên ghi sổ hay đơn vị làm lương là người nộp tiền. IRS nêu rằng người sử dụng lao động chịu trách nhiệm cuối cùng về khoản nộp thuế lương, phải trả thuế, tiền phạt và tiền lãi nếu bên thứ ba không nộp, và có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với một số khoản thuế liên bang chưa nộp. Trust Fund Recovery Penalty (section 6672), tức khoản phạt thu hồi thuế ủy thác, là một trách nhiệm như vậy: có thể ấn định đối với bất kỳ người có trách nhiệm nào cố ý không nộp thuế đã khấu trừ, và IRS nêu nhóm này gồm cả đơn vị làm lương và những người khác kiểm soát số tiền. Có một ngoại lệ: luật thuế coi tổ chức chủ lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO) là người sử dụng lao động về thuế tuyển dụng lao động liên bang đối với tiền lương mà tổ chức này nộp cho nhân viên tại nơi làm việc của bạn, vì vậy hãy hỏi đơn vị làm lương có phải CPEO không, kiểm tra danh sách công khai các CPEO được chứng nhận của IRS và đọc hợp đồng.

Khoản nộp trễ chịu tiền phạt 2% đến 15% trên khoản nộp chưa trả, tùy số ngày trễ và việc IRS đã gửi thông báo hay chưa. Các mức phạt này không cộng dồn. Ai nợ gì sau khi bỏ sót được nêu trong khi đơn vị làm lương không nộp thuế cho bạn.

Hãy hỏi về tiền lương:

• Ai chạy bảng lương, và ai nộp từng khoản, từ tài khoản nào?
• Đơn vị làm lương là CPEO hay là đơn vị thông thường?
• Các khoản nộp có được thực hiện dưới mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của tôi để tôi ghi danh vào hệ thống nộp thuế điện tử EFTPS của IRS bằng PIN riêng và thấy mọi khoản nộp không? IRS khuyên làm vậy và kiểm tra định kỳ, và việc ghi danh cho phép xem trực tuyến lịch sử thanh toán 16 tháng. CPEO nộp dưới mã số của chính mình và khách hàng không thấy các khoản nộp đó trong EFTPS, nên hãy yêu cầu CPEO cung cấp bằng chứng cho từng khoản.
• Bạn sẽ báo cho tôi thế nào ngay ngày một khoản nộp hoặc hồ sơ bị lỗi?
• Ai nộp Form 941, Form 940, Form W-2 và Form 1099-NEC, cùng các tờ khai thuế lương của tiểu bang?
• Địa chỉ của ai đang được lưu tại IRS? IRS đặc biệt khuyên nên giữ địa chỉ của bạn, vì thông báo được gửi đến địa chỉ đó.

Hãy hỏi về thuế bán hàng:

• Bạn nộp tờ khai ở những tiểu bang nào, và ai quyết định khi nào tôi phải đăng ký ở tiểu bang mới?
• Ai đăng nhập vào từng tài khoản tiểu bang, ai trả tiền, và ai nhận thông báo của tiểu bang?

Thuế bán hàng do từng tiểu bang quy định. Xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Họ sẽ dùng phần mềm nào, và tệp cùng dữ liệu có đứng tên tôi không?

Tài khoản phần mềm đứng tên doanh nghiệp, bạn là quản trị viên chính còn nhân viên ghi sổ là người dùng, giúp sổ sách vẫn nằm trong tầm tay nếu hợp tác kết thúc. IRS nêu rằng khi sổ sách được lưu bằng phần mềm kế toán, nhân viên kiểm tra thuế trong các cuộc kiểm tra doanh nghiệp nhỏ và người tự kinh doanh sẽ sớm yêu cầu tệp sao lưu sổ sách, kèm tên đăng nhập và mật khẩu của quản trị viên. IRS dự kiến sẽ yêu cầu trong hầu hết các cuộc kiểm tra như vậy và có thể không cần tệp trong một cuộc kiểm tra hẹp. Người nộp thuế có thể đặt mật khẩu quản trị viên tạm thời cho bản sao lưu thay vì đưa mật khẩu dùng hằng ngày. Tệp được dựng lại cho cuộc kiểm tra không đáp ứng yêu cầu, và người nộp thuế vẫn chịu trách nhiệm về sổ sách và hồ sơ.

Hãy hỏi:

• Dùng phần mềm nào, ai trả tiền, và tài khoản đứng tên ai?
• Tôi có là quản trị viên chính, còn nhân viên ghi sổ là người dùng riêng không?
• Tôi có thể xuất bản sao lưu đầy đủ của tệp bất cứ khi nào yêu cầu, và vào mỗi cuối năm không?
• Nếu bạn dùng hệ thống riêng, tôi nhận được gì khi chúng ta chia tay, và ở định dạng nào?
• Bạn giữ hồ sơ của tôi bao lâu sau khi công việc kết thúc?

Nhân viên ghi sổ giữ tài khoản quản trị viên duy nhất, hoặc đưa báo cáo cho bạn mà không bao giờ đưa tệp, có thể khiến bạn không trả lời được yêu cầu của nhân viên kiểm tra thuế. Xem cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ.

Họ cần quyền truy cập nào, và có thể giới hạn để không ai chuyển tiền được không?

Nhân viên ghi sổ cần tài khoản đăng nhập riêng với quyền tối thiểu đủ để làm việc. Nhiều chủ doanh nghiệp giữ quyền quản trị ngân hàng, quyền duyệt thanh toán và việc ghi danh thuế lương cho mình hoặc cho một người thứ hai. Publication 4557 nêu rằng cần giới hạn quyền truy cập cho những người cần và giữ nhật ký ghi lại ai làm gì, khi nào và thay đổi gì. IRS cũng liệt kê việc người chuẩn bị thuế chuyển tiền hoàn thuế của khách vào tài khoản của chính người đó là một dấu hiệu cảnh báo.

Hãy hỏi:

• Bạn cần vai trò nào ở ngân hàng, và có vai trò chỉ xem tài khoản mà không thanh toán, thêm người nhận hay đổi hạn mức không?
• Ai duyệt và cho phép chuyển các khoản thanh toán?
• Bạn sẽ dùng tài khoản đăng nhập của chính mình, không bao giờ dùng của tôi chứ?

Các trang IRS được dẫn ở đây không mô tả vai trò ngân hàng, vì mỗi ngân hàng một khác, nên hãy hỏi ngân hàng và lấy câu trả lời bằng văn bản. Các bước nằm trong cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ.

Giá được tính thế nào, và khoản nào tính thêm?

Hãy hỏi phí dựa trên điều gì và điều gì làm phí tăng, vì các báo giá chỉ so sánh được khi công việc giống nhau. Không nguồn chính thức nào được dẫn ở đây quy định phí ghi sổ, nên điều khoản hợp đồng quyết định. Xem chi phí ghi sổ mỗi tháng.

Hãy hỏi:

• Phí cố định hay theo giờ, và giả định khối lượng nào: giao dịch, tài khoản, pháp nhân?
• Những gì tính thêm: chạy bảng lương, Form cho nhà thầu, tờ khai thuế bán hàng theo từng tiểu bang, các tháng làm bù, công việc cuối năm, làm lại?
• Phí thay đổi thế nào nếu khối lượng tăng, và báo trước bao lâu khi đổi giá?
• Có khoản nào trả trước không, và tôi nhận biên lai bằng cách nào?

IRS liệt kê thu tiền mặt không có biên lai và tính phí theo phần trăm tiền hoàn thuế vào các dấu hiệu của người chuẩn bị thuế tồi, và liệt kê tính phí cho dịch vụ chưa thực hiện là hành vi sai phạm. Về các điều khoản nên ghi bằng văn bản, xem hướng dẫn về thư thỏa thuận dịch vụ.

Họ bảo vệ dữ liệu của tôi thế nào, và chuyện gì xảy ra khi chúng ta chia tay?

Hãy hỏi về biện pháp bảo mật của họ trước khi gửi bất cứ thứ gì, và hỏi điều khoản chấm dứt trước khi ký. Publication 4557 nêu rằng chuyên gia thuế phải bảo vệ dữ liệu khách hàng theo FTC Safeguards Rule, quy tắc này yêu cầu có kế hoạch bảo mật thông tin bằng văn bản, và liệt kê các bước cơ bản. Trang IRS không nói quy tắc có áp dụng cho nhân viên ghi sổ không chuẩn bị tờ khai hay không, nhưng các câu hỏi vẫn hợp lý.

Hãy hỏi về dữ liệu:

• Có kế hoạch bảo mật bằng văn bản không, và ai phụ trách?
• Mọi người truy cập dữ liệu của tôi có bắt buộc qua bước đăng nhập thứ hai không?
• Bạn nhận và gửi tài liệu thế nào: cổng an toàn hoặc chuyển có mã hóa, không dùng email thường?
• Tệp có được mã hóa và sao lưu không?
• Bạn có báo cho tôi nếu dữ liệu của tôi bị lộ không?

Hãy hỏi về việc chấm dứt hợp tác:

• Tôi nhận được gì khi chia tay: toàn bộ tệp, chứng từ đi kèm và danh sách các khoản còn tồn, và trong bao lâu?
• Bạn có gỡ mọi tài khoản đăng nhập và rút khỏi mọi ủy quyền với IRS không? Publication 4557 yêu cầu người hành nghề rút các ủy quyền của khách không còn là khách, và hướng dẫn Form 8821 và Form 2848 giải thích cách tự thu hồi.
• Khi nào bạn hủy các bản sao của mình?

Hãy giữ bản sao của riêng bạn: IRS yêu cầu người sử dụng lao động lưu hồ sơ thuế tuyển dụng lao động ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn, và các hồ sơ khác chừng nào còn cần để chứng minh thu nhập hoặc khoản khấu trừ trên tờ khai. IRS cũng liệt kê việc không trả lại hồ sơ gốc của khách là hành vi sai phạm của người chuẩn bị thuế. Về việc bàn giao, xem thay nhân viên ghi sổ.

Tôi có thể xin ai làm người tham khảo, và dấu hiệu cảnh báo nào nghĩa là nên từ chối?

Hãy xin hai hoặc ba khách hàng hiện tại có doanh nghiệp giống của bạn, và hỏi từng người xem báo cáo có đến đúng hạn không, có khi nào bỏ sót khoản nộp hoặc hồ sơ không, họ có phải đi hỏi đòi câu trả lời không, và việc bàn giao diễn ra thế nào. Không nguồn chính thức nào được dẫn ở đây đưa ra câu hỏi cho người tham khảo. Các dấu hiệu cảnh báo bên dưới xuất phát từ những rủi ro nêu trên và từ những gì IRS liệt kê là hành vi sai phạm của người chuẩn bị thuế. Nhân viên ghi sổ chuẩn bị tờ khai hoặc chạy bảng lương thuộc các danh sách đó, và những hành vi tương tự cũng là phép thử hợp lý đối với người không làm vậy.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền bằng đô la Hoa Kỳ.

Ba báo giá cho một cửa hàng trực tuyến

Một LLC thương mại điện tử ở Phoenix nhận ba báo giá. Chủ doanh nghiệp hỏi mỗi nhân viên ghi sổ cùng các câu hỏi: đối chiếu những tài khoản nào, nộp tờ khai ở những tiểu bang nào, ai chạy khoản nộp thuế lương, và khoản nào tính thêm.

Các câu trả lời cho thấy ba công việc khác nhau, nên các báo giá chưa so sánh được cho đến khi phạm vi giống nhau.

Ai chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế lương

Một chủ nhà hàng hỏi ai chạy các khoản nộp thuế lương. Đơn vị làm lương, một công ty làm lương thông thường nộp dưới mã số định danh người sử dụng lao động của bà, cho biết bà vẫn chịu trách nhiệm. Bà ghi danh vào EFTPS bằng PIN riêng và mỗi quý so các khoản nộp hiển thị ở đó với báo cáo bảng lương. Một khoản nộp bị thiếu dù chỉ một lần là dấu hiệu cảnh báo mà IRS mô tả, nên bà hỏi đơn vị làm lương ngay.

Toàn quyền truy cập ngân hàng với mức phí cố định

Một người làm tự do được đề nghị toàn quyền truy cập ngân hàng với mức phí US$150 mỗi tháng. Cô yêu cầu quyền chỉ xem và một bản phạm vi công việc bằng văn bản trước. Ngân hàng không có vai trò chỉ xem, nên cô gửi sao kê mỗi tháng, tự giữ tài khoản đăng nhập để thanh toán, và chỉ ký sau khi phạm vi và điều khoản chấm dứt được ghi ra giấy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang chọn nhân viên ghi sổ, thường sau một lần chọn không tốt: hãy chốt bằng văn bản phạm vi công việc, thời điểm chốt sổ, quyền truy cập và điều khoản chấm dứt trước khi ký. Bạn chỉ cần nhân viên ghi sổ hay cần người gắn với CPA nộp tờ khai cho bạn còn tùy vào tiền lương, thuế bán hàng, loại pháp nhân và yêu cầu của tờ khai. Hãy trao đổi với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách bị trễ, hoặc nhân viên ghi sổ trước để lại tình trạng lộn xộn: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán trước khi tờ khai phụ thuộc vào số liệu đó. Hãy hỏi nhân viên ghi sổ mới họ sẽ tiếp quản tệp thế nào.
• Một khoản nộp thuế lương bị bỏ sót, hoặc đã nhận thông báo từ IRS hay tiểu bang: xem trễ thuế lương và thông báo của IRS gửi doanh nghiệp. Tiền phạt và trách nhiệm cá nhân tùy vào từng trường hợp cụ thể, nên hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán xem lại các tháng bị ảnh hưởng.
• Tờ khai của hợp danh, công ty hoặc nhiều pháp nhân sẽ được lập từ các sổ sách này: xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA và hỏi về dịch vụ ghi sổ kế toán gắn với tờ khai.
• Chủ sở hữu, tài khoản ngân hàng hoặc khách hàng ở ngoài Hoa Kỳ: hãy hỏi nhân viên ghi sổ đã ghi sổ cho doanh nghiệp do người nước ngoài sở hữu hoặc hoạt động ở hai quốc gia chưa, và xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và dịch vụ thuế xuyên biên giới.
• Bạn đang so sánh gói trực tuyến, công ty CPA, nhân viên ghi sổ tại địa phương hay từ xa, hoặc bạn là công ty khởi nghiệp: xem dịch vụ ghi sổ trực tuyến hay công ty CPA, nhân viên ghi sổ tại địa phương hay trực tuyến và chọn kế toán cho công ty khởi nghiệp.
• Bạn đã có nhân viên ghi sổ, hoặc chưa chắc có cần không: xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ, thay nhân viên ghi sổ và tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Nếu câu trả lời phụ thuộc vào tiền lương, thuế bán hàng hoặc tờ khai dùng số liệu từ sổ sách, hãy trao đổi với dịch vụ ghi sổ kế toán.