Choisir un spécialiste de la tenue de livres : questions à poser

Que demander à un spécialiste de la tenue de livres avant de l'embaucher?

Demandez par écrit les réponses aux questions ci-dessous, parce que l'obligation de tenir des livres exacts reste la vôtre, peu importe qui les tient. L'IRS vous permet d'utiliser tout système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et elle appelle votre obligation de prouver ce qui figure dans votre déclaration le fardeau de la preuve. Les pages de l'IRS citées ici n'imposent aucun livrable à un spécialiste de la tenue de livres : ce sont les conditions écrites qui le font.

Si vous ne posez que cinq questions, demandez les livrables mensuels et leur date de livraison, qui dépose les charges sociales et à partir de quel compte, qui détient l'accès d'administrateur du logiciel, qui peut déplacer de l'argent, et comment vous mettez fin au mandat. Refuser l'un de ces points par écrit est le premier signal d'alerte; la liste complète se trouve à la fin.

Un dossier n'est pas simple quand :

• la paie ou la taxe de vente fait partie du travail, ou la taxe de vente touche plus d'un État;
• les livres sont en retard, ou le dernier spécialiste de la tenue de livres a laissé un désordre;
• un propriétaire a plusieurs entités;
• une déclaration de société de personnes ou de société sera préparée à partir de ces livres;
• vous ne savez pas encore si vous avez besoin d'un spécialiste de la tenue de livres seul ou d'un spécialiste lié à un CPA qui produit vos déclarations;
• un propriétaire, un compte bancaire ou un client se trouve hors des États-Unis, ou les livres contiennent des montants en devises étrangères;
• un avis de l'IRS ou d'un État est déjà arrivé.

À réunir avant de téléphoner : le logiciel que vous utilisez, trois mois de relevés bancaires et de cartes de crédit, la liste de ce que l'entreprise doit produire (paie, taxe de vente, formulaires 1099, déclarations) avec les dates, et les coordonnées du spécialiste de la tenue de livres précédent.

Que fera-t-il chaque mois, et que recevrai-je?

Obtenez les livrables mensuels sous forme de liste écrite avec une date de livraison, et demandez à voir des exemples de rapports faits avec des données fictives, et non avec les registres d'un autre client. Sans liste, « tenue de livres » peut vouloir dire n'importe quoi, du simple classement des opérations à une clôture mensuelle complète. Rapprocher, c'est comparer les livres au relevé, corriger les erreurs et dresser la liste des éléments en suspens, comme les chèques non encore encaissés, pour que les soldes rajustés concordent.

Demandez :

• Quels comptes rapprochez-vous chaque mois : compte bancaire, carte de crédit, prêt, processeur de paiements?
• Est-ce que je reçois un état des résultats, un bilan et les rapports de rapprochement qui les appuient?
• Existe-t-il une liste des éléments en suspens, soit les opérations que vous n'avez pas pu classer?
• Où sont rangés les reçus et les relevés, et puis-je les ouvrir moi-même?
• Si mes livres sont en retard ou erronés, comment prendrez-vous la relève : à partir de quelle date, referez-vous les mois précédents, et est-ce facturé à part?

Une bonne réponse nomme les comptes, les rapports et une date. Un état des résultats sans rien derrière ne peut pas être vérifié. Voyez ce que comprend un service mensuel et la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres.

En combien de temps ferme-t-il les livres, et quelle est la date de tombée?

Les pages de l'IRS citées ici ne fixent aucun délai pour clôturer les livres. Demandez donc un nombre de jours ouvrables après la fin du mois et la date de tombée, soit le jour avant lequel vous devez envoyer les reçus et répondre aux questions. Le test est de savoir si la clôture arrive avant les dates d'échéance de vos productions.

Une date qui tombe une fin de semaine ou un jour férié légal passe au jour ouvrable suivant, et les déclarations des sociétés de personnes et des sociétés peuvent être prolongées avec le formulaire 7004, produit au plus tard à la date d'échéance normale. Demandez :

• Combien de jours ouvrables après la fin du mois dois-je attendre pour recevoir les livres?
• Quelle est la date de tombée pour mes reçus et mes réponses, et que se passe-t-il si je la manque?
• Quand recevrai-je les livres définitifs de fin d'année pour la déclaration et les formulaires de fin d'année?
• Répondrez-vous aux questions de mon préparateur de déclarations et ferez-vous les écritures qu'il demande, et en combien de temps?

« Quand ce sera fini » n'est pas une date. Pour les étapes d'une clôture, voyez la liste de contrôle de la clôture mensuelle.

Qui fait le travail : la personne que je rencontre, ou une équipe derrière elle?

Demandez le nom de chaque personne qui traitera vos registres, ce que chacune fait, et qui révise le travail avant que vous le voyiez. Toute personne qui a accès aux livres peut généralement voir vos mouvements bancaires et, si elle travaille sur la paie, les numéros de sécurité sociale (SSN) de vos employés.

Demandez :

• La personne à qui je parle tiendra-t-elle mes livres elle-même, ou les confiera-t-elle à quelqu'un d'autre?
• Qui révise le travail, et qui remplace mon contact en son absence?
• Une partie du travail se fait-elle hors des États-Unis?
• Chaque personne a-t-elle un accès personnel à mes systèmes?
• Avez-vous déjà tenu les livres d'une entreprise comme la mienne, et dans quel logiciel?

La Publication 4557 de l'IRS s'adresse aux professionnels de l'impôt, mais il est raisonnable d'en demander les règles à quiconque détient vos registres. Elle prévoit que chaque personne ayant accès aux comptes des clients doit avoir un mot de passe unique et que l'accès ne doit être donné qu'à ceux qui en ont besoin. Pour la question du travail à distance ou local, voyez un spécialiste local ou en ligne; pour les équipes à l'étranger, voyez l'embauche d'un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger.

Est-il CPA, agent inscrit (enrolled agent) ou ni l'un ni l'autre, et peut-il parler à l'IRS pour moi?

L'IRS accorde le pouvoir de parler en votre nom selon le titre professionnel, et non selon le titre de poste; « spécialiste de la tenue de livres » ne figure pas sur sa liste. Toute personne qui a un numéro d'identification fiscale du préparateur (PTIN) peut préparer des déclarations, mais seuls certains titres donnent des droits de représentation.

Demandez le permis ou l'inscription et vérifiez-les auprès de l'organisme qui les délivre : le permis d'un CPA auprès de l'ordre des comptables de l'État, un agent inscrit ou un participant au programme dans le répertoire des préparateurs de l'IRS. Un nom absent du répertoire est une raison de poser des questions, et non la preuve d'un problème. Si le spécialiste de la tenue de livres prépare aussi des déclarations, demandez qui signe : un préparateur rémunéré doit signer et inscrire son PTIN sur chaque déclaration, et l'IRS qualifie un refus de signal d'alerte majeur. Si quelqu'un d'autre prépare la déclaration, demandez si le spécialiste de la tenue de livres et ce préparateur travailleront à partir du même fichier, et qui corrige les livres si la déclaration révèle un écart.

Demandez qui répondrait à une lettre de l'IRS ou assisterait à une vérification. Un spécialiste de la tenue de livres sans titre reconnu peut être nommé sur le formulaire 8821, qui lui permet de consulter et de recevoir vos renseignements fiscaux pour les impôts et les années que vous indiquez, mais pas de parler en votre nom. Seul un représentant admissible peut être nommé sur le formulaire 2848. Voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

S'occupe-t-il de la paie et de la taxe de vente, et qui est responsable si un dépôt est manqué?

Si vous êtes l'employeur, vous restez responsable même quand un spécialiste de la tenue de livres ou un fournisseur de paie fait le paiement. L'IRS précise que l'employeur est responsable en dernier ressort des dépôts des charges sociales, qu'il doit les impôts, les pénalités et les intérêts si un tiers ne paie pas, et qu'il peut être tenu personnellement responsable de certains impôts fédéraux impayés. La Trust Fund Recovery Penalty (pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie, article 6672) est une telle responsabilité : elle peut être imposée à toute personne responsable qui omet volontairement de verser l'impôt retenu, un groupe qui comprend, selon l'IRS, les fournisseurs de services de paie et les autres personnes qui contrôlent les fonds. Une exception : le code fiscal traite une organisation professionnelle d'employeurs certifiée (CPEO) comme l'employeur aux fins des impôts fédéraux sur l'emploi pour les salaires qu'elle verse à vos employés. Demandez donc si un fournisseur de paie en est une, consultez la liste publique des CPEO certifiées de l'IRS et lisez le contrat.

Un dépôt tardif entraîne une pénalité de 2 % à 15 % du dépôt impayé, selon le nombre de jours de retard et selon que l'IRS a déjà envoyé un avis ou non. Les taux ne s'additionnent pas. Pour savoir qui doit quoi après un dépôt manqué, voyez quand un fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts.

Questions sur la paie :

• Qui fait rouler la paie, et qui fait chaque dépôt, à partir de quel compte?
• Le fournisseur de paie est-il une CPEO, ou un fournisseur ordinaire?
• Les dépôts se feront-ils sous mon numéro d'identification de l'employeur (EIN), pour que je puisse m'inscrire à l'Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS), le système de paiement des impôts fédéraux de l'IRS, avec mon propre NIP et voir chaque dépôt? L'IRS recommande de le faire et de vérifier périodiquement, et précise que l'inscription donne accès en ligne à 16 mois d'historique de paiements. Une CPEO dépose sous son propre numéro, et ses clients ne peuvent pas voir ces dépôts dans l'EFTPS : demandez donc à une CPEO la preuve de chacun.
• Comment m'avertirez-vous le jour où un dépôt ou une production échoue?
• Qui produit les formulaires 941, 940, W-2 et 1099-NEC, et les déclarations de paie de l'État?
• Quelle adresse l'IRS a-t-elle au dossier? L'IRS recommande fortement de garder la vôtre, parce que les avis sont envoyés à cette adresse.

Questions sur la taxe de vente :

• Dans quels États produisez-vous, et qui décide du moment où je dois m'inscrire dans un nouvel État?
• Qui ouvre une session dans chaque compte d'État, qui paie, et qui reçoit les avis de l'État?

La taxe de vente est fixée État par État. Voyez la production des déclarations de taxe de vente.

Quel logiciel utilisera-t-il, et le fichier et les données resteront-ils à mon nom?

Un compte de logiciel au nom de l'entreprise, où vous êtes l'administrateur principal et le spécialiste de la tenue de livres un utilisateur, garde les livres à votre portée si le mandat prend fin. L'IRS précise que, lorsque les livres sont tenus dans un logiciel de comptabilité, ses vérificateurs des vérifications de petites entreprises et de travailleurs autonomes demandent tôt un fichier de sauvegarde des livres, avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur. Elle s'attend à le demander dans la plupart de ces vérifications et peut ne pas avoir besoin du fichier dans une vérification restreinte. Un contribuable peut définir un mot de passe d'administrateur temporaire pour la sauvegarde plutôt que de remettre celui de tous les jours. Un fichier recréé pour la vérification ne répond pas à la demande, et le contribuable reste responsable des livres et des registres.

Demandez :

• Quel logiciel, qui le paie, et à quel nom est le compte?
• Serai-je l'administrateur principal, avec le spécialiste de la tenue de livres comme utilisateur distinct?
• Puis-je exporter une sauvegarde complète du fichier quand je le demande, et à chaque fin d'année?
• Si vous utilisez votre propre système, que recevrai-je à la fin de notre collaboration, et dans quel format?
• Pendant combien de temps conservez-vous mes registres après la fin du mandat?

Un spécialiste de la tenue de livres qui détient le seul accès d'administrateur, ou qui vous remet des rapports mais jamais le fichier, peut vous laisser incapable de répondre à un vérificateur. Voyez l'accès donné à un spécialiste de la tenue de livres.

De quel accès a-t-il besoin, et peut-on le limiter pour que personne ne puisse déplacer de l'argent?

Un spécialiste de la tenue de livres a besoin d'un accès personnel, au niveau minimal pour faire le travail. Beaucoup de propriétaires gardent pour eux-mêmes, ou pour une deuxième personne, l'administration bancaire, l'autorisation des paiements et l'inscription pour les impôts sur la paie. La Publication 4557 recommande de limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin et de conserver des pistes de vérification qui consignent qui a fait quoi, quand, et ce qui a changé. L'IRS cite aussi comme signe d'alerte un préparateur qui dirige le remboursement d'un client vers son propre compte.

Demandez :

• De quel rôle bancaire avez-vous besoin, et en existe-t-il un qui permet de consulter les comptes sans payer, ajouter un bénéficiaire ni modifier une limite?
• Qui approuve et autorise les paiements?
• Utiliserez-vous votre propre accès, jamais le mien?

Les pages de l'IRS citées ici ne décrivent pas les rôles bancaires, qui varient d'une banque à l'autre. Demandez donc à la banque et obtenez la réponse par écrit. Les étapes se trouvent dans l'accès donné à un spécialiste de la tenue de livres.

Comment le prix est-il fixé, et qu'est-ce qui est en supplément?

Demandez sur quoi les honoraires reposent et ce qui les fait augmenter, car les soumissions ne sont comparables que si le travail est le même. Aucune des sources officielles citées ici ne fixe les honoraires de tenue de livres : ce sont les conditions du mandat qui décident. Voyez combien coûte un spécialiste de la tenue de livres par mois.

Demandez :

• Les honoraires sont-ils forfaitaires ou horaires, et sur quel volume reposent-ils : opérations, comptes, entités?
• Qu'est-ce qui est facturé en plus : cycles de paie, formulaires pour entrepreneurs indépendants, déclarations de taxe de vente par État, mois de rattrapage, travaux de fin d'année, reprises?
• Que deviennent les honoraires si le volume augmente, et quel préavis accompagne un changement de prix?
• Y a-t-il quelque chose à payer d'avance, et comment obtiens-je un reçu?

L'IRS range le paiement en argent comptant sans reçu et les honoraires calculés selon une part du remboursement parmi les signes d'un mauvais préparateur, et qualifie d'inconduite le fait de facturer des services non rendus. Pour les conditions à mettre par écrit, voyez le guide de la lettre de mission.

Comment protège-t-il mes données, et que se passe-t-il à la fin de notre collaboration?

Demandez ses pratiques de sécurité avant d'envoyer quoi que ce soit, et les conditions de sortie avant de signer. La Publication 4557 prévoit que les professionnels de l'impôt doivent protéger les données des clients selon la FTC Safeguards Rule, qui exige un plan écrit de sécurité de l'information, et elle énumère des mesures de base. La page de l'IRS ne dit pas si cette règle vise un spécialiste de la tenue de livres qui ne prépare aucune déclaration, mais les questions restent raisonnables.

Questions sur les données :

• Existe-t-il un plan de sécurité écrit, et qui en est responsable?
• Une deuxième étape de connexion est-elle exigée de toute personne qui accède à mes données?
• Comment recevez-vous et envoyez-vous les documents : par un portail sécurisé ou un transfert chiffré, et non par courriel ordinaire?
• Les fichiers sont-ils chiffrés et sauvegardés?
• Me préviendrez-vous si mes données sont exposées?

Questions sur la fin du mandat :

• Que recevrai-je à la fin de notre collaboration : le fichier complet, les pièces justificatives et la liste des éléments en suspens, et en combien de temps?
• Supprimerez-vous tous les accès et vous retirerez-vous de toute autorisation de l'IRS? La Publication 4557 demande aux professionnels de retirer les autorisations des clients qui ne sont plus des clients, et les instructions des formulaire 8821 et formulaire 2848 expliquent comment en révoquer une vous-même.
• Quand vos copies sont-elles détruites?

Gardez votre propre copie : l'IRS demande aux employeurs de conserver les registres des impôts sur l'emploi au moins quatre ans après la date où l'impôt devient exigible ou est payé, selon la plus tardive des deux, et les autres registres aussi longtemps qu'ils peuvent servir à prouver un revenu ou une déduction dans une déclaration. L'IRS range aussi le défaut de rendre les registres originaux d'un client parmi les inconduites des préparateurs. Pour une passation, voyez le remplacement de votre spécialiste de la tenue de livres.

À qui puis-je demander une référence, et quels signaux d'alerte veulent dire non?

Demandez deux ou trois clients actuels qui ont une entreprise comme la vôtre, et demandez à chacun si les rapports sont arrivés à temps, si un dépôt ou une production a déjà été manqué, s'il a dû courir après les réponses, et comment la passation s'est déroulée. Aucune des sources officielles citées ici ne fournit de questions pour les références. Les signaux d'alerte ci-dessous viennent des risques décrits plus haut et de ce que l'IRS range parmi les inconduites des préparateurs. Un spécialiste de la tenue de livres qui prépare des déclarations ou fait rouler la paie relève de ces listes, et les mêmes comportements sont de bons tests pour celui qui ne le fait pas.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

Trois soumissions pour une boutique en ligne

Une LLC de commerce électronique de Phoenix reçoit trois soumissions. Le propriétaire pose à chaque spécialiste de la tenue de livres les mêmes questions : quels comptes sont rapprochés, dans quels États il produit, qui fait les dépôts de la paie, et ce qui est facturé en supplément.

Les réponses montrent trois travaux différents : les soumissions ne sont donc pas comparables tant que l'étendue du travail n'est pas la même.

Qui est responsable des dépôts de la paie

Une propriétaire de restaurant demande qui fait les dépôts de la paie. Le fournisseur, une entreprise de paie ordinaire qui dépose sous le numéro d'identification de l'employeur de la propriétaire, lui répond qu'elle reste responsable. Elle s'inscrit à l'EFTPS avec son propre NIP et, chaque trimestre, compare les dépôts qu'il montre avec les rapports de paie. Un dépôt absent, ne serait-ce qu'une fois, est le signal d'alerte que décrit l'IRS : elle interroge donc aussitôt le fournisseur.

Accès bancaire complet pour des honoraires forfaitaires

On offre à une pigiste un accès bancaire complet avec des honoraires de 150 $ US par mois. Elle demande d'abord un accès en lecture seule et une étendue du travail écrite. La banque n'offre pas de rôle en lecture seule : elle envoie donc ses relevés chaque mois, garde elle-même l'accès aux paiements, et ne signe qu'une fois l'étendue du travail et les conditions de sortie mises par écrit.

Votre situation est différente?

• Vous dressez une liste de candidats, souvent après une mauvaise première expérience : réglez par écrit, avant de signer, l'étendue du travail, le calendrier de clôture, l'accès et les conditions de sortie. Que vous ayez besoin d'un spécialiste de la tenue de livres seul ou d'un spécialiste lié à un CPA qui produit vos déclarations dépend de la paie, de la taxe de vente, de votre type d'entité et de ce que la déclaration exige. Discutez-en avec nous au sujet de l'aide en tenue de livres.
• Les livres sont en retard, ou le dernier spécialiste de la tenue de livres a laissé un désordre : voyez le rattrapage de livres en retard, et obtenez de l'aide en tenue de livres avant qu'une déclaration en dépende. Demandez à un nouveau spécialiste de la tenue de livres comment il prendra le fichier en charge.
• Un dépôt de la paie a été manqué, ou un avis de l'IRS ou d'un État est arrivé : voyez le retard dans les charges sociales et un avis de l'IRS adressé à votre entreprise. Les pénalités et la responsabilité personnelle dépendent des faits : faites donc examiner les mois touchés avec l'aide en tenue de livres.
• Une société de personnes, une société ou plusieurs entités produiront des déclarations à partir de ces livres : voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA et renseignez-vous sur l'aide en tenue de livres liée à la déclaration.
• Un propriétaire, un compte bancaire ou un client se trouve hors des États-Unis : demandez si le spécialiste de la tenue de livres a déjà tenu les livres d'entreprises à propriétaires étrangers ou actives dans deux pays, et voyez les comptes en devises étrangères dans des livres américains et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous comparez une offre en ligne groupée, un cabinet de CPA, un spécialiste local ou à distance, ou vous êtes une startup : voyez un service de tenue de livres en ligne ou un cabinet de CPA, un spécialiste local ou en ligne et le choix d'un comptable pour une startup.
• Vous avez déjà un spécialiste de la tenue de livres, ou vous n'êtes pas sûr d'en avoir besoin d'un : voyez la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres, le remplacement de votre spécialiste de la tenue de livres et tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste. Si la réponse dépend de la paie, de la taxe de vente ou de la déclaration que les livres alimentent, discutez-en avec nous au sujet de l'aide en tenue de livres.